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RESOLUCIÓN 1097 DE 2023
(diciembre 15)
Diario Oficial No. 52.626 de 2 de enero de 2024
<Rige a partir del primero (1o) de enero de 2024>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por la cual se delega el ejercicio de unas funciones del/la Secretario/a Ejecutivo/a de la Jurisdicción Especial para la Paz.
EL SECRETARIO EJECUTIVO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Acto Legislativo 01 de 2017, Ley Estatutaria 1957 de 2019, Ley 489 de 1998, Decreto número 2107 de 2017, los Acuerdos números 012 y 015 de 2023 y normas concordantes, y
CONSIDERANDO QUE:
El Acto Legislativo 01 del 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz (en adelante “la JEP”), con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, la cual estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre todas las demás jurisdicciones.
El artículo 7o transitorio del referido Acto Legislativo estableció que el/la Secretario/a Ejecutivo/a, se encargará de la administración, gestión y ejecución de los recursos de la JEP, así como de dictar y ejecutar los actos administrativos necesarios para el funcionamiento de la Entidad.
De acuerdo con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. En el mismo sentido, el artículo 211 de la Constitucional dispuso que las autoridades administrativas puedan delegar sus funciones en sus subalternos o en otras autoridades.
El artículo 9o de la Ley 489 de 1998, establece que “Las autoridades administrativas, en virtud de lo dispuesto en la Constitución Política y de conformidad con la presente ley, podrán mediante acto de delegación, transferir el ejercicio de funciones a sus colaboradores o a otras autoridades, con funciones afines o complementarias”.
La citada norma adicionalmente establece que “los representantes legales de organismos y entidades que posean una estructura independiente y anatomía administrativa podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados por la ley y los actos orgánicos respectivos, en los empleos públicos de los niveles directivo y asesores vinculados al organismo correspondiente(…)”.
Los numerales 27 y 28 del artículo 112 de la Ley 1957 del 6 de junio de 2019, “Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz”, establecen que corresponde al/la Secretario/a Ejecutivo/a de la Jurisdicción Especial para la Paz ejercer la representación legal de la entidad y representarla en los procesos judiciales, para lo cual puede constituir apoderados especiales.
El artículo 113 de la misma Ley 1957 de 2019, dispone que el Secretario Ejecutivo podrá delegar en el Subsecretario y en los funcionarios del nivel directivo las siguientes funciones:
a) Nombrar y remover los funcionarios dependientes de los delegatarios;
b) Ordenar gastos y celebrar los contratos y convenios, de acuerdo con el Plan de Acción Anual y con el presupuesto apropiado para cada actividad;
c) Cualquier otra definida en el Reglamento de la JEP, incluido el ejercicio del poder disciplinarlo sobre los empleados dependientes de los delegatarios si así se estableciera en dicho Reglamento”.
El Decreto número 2107 de 2017 dispuso que “(...) el Secretario Ejecutivo como representante legal y judicial de la JEP, se encargará de la administración, gestión y ejecución de los recursos de la Jurisdicción Especial para la Paz. Para el efecto, tendrá la capacidad de suscribir convenios, contratar, comprometer los recursos y ordenar el gasto a nombre de la JEP en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en la respectiva sección”.
El Acuerdo ASP 01 DE 2020 –Reglamento de la JEP–, establece que la Secretaría Ejecutiva de la JEP es la encargada de la administración y ejecución de los recursos bajo la orientación de la Presidencia y/o el Órgano de Gobierno.
El Acuerdo AOG 012 de 2023 derogó los Acuerdos AOG número 04, 005, 017 y 032 de 2018, 001, 002 y 003 de 2019, 008 y 033 de 2021 y 008 de 2023, estableció la estructura organizacional y fijo la planta de personal de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
Por su parte el Acuerdo AOG 015 de 2023 determinó dentro de las funciones del/la Secretario/a Ejecutivo/a, las establecidas en la Constitución Política, la Ley 1957 del 6 de junio de 2019 “Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz” y las establecidas en el Reglamento de la Jurisdicción Especial para la Paz.
El artículo 110 del Estatuto Orgánico del Presupuesto compilado por el Decreto Ley 111 de 1996, dispone que las facultades de contratación y ordenación del gasto de los jefes de los órganos que son una sección en el Presupuesto General de la Nación podrán ser delegadas en funcionarios del nivel directivo.
Teniendo en cuenta las normas citadas y con el fin de garantizar la aplicación de los principios de eficiencia, eficacia y celeridad administrativa de las funciones asignadas al/la Secretario/a Ejecutivo/a de la JEP, se hace necesario delegar en servidores públicos del nivel directivo de la entidad algunas funciones de naturaleza administrativa, así como las inherentes a la competencia para ordenar el gasto y el pago en materia administrativa y contractual, relacionadas con la adquisición de bienes, obras y servicios para el cumplimiento de los cometidos institucionales de la JEP.
El Órgano de Gobierno de la Jurisdicción Especial para la Paz, a través de Acuerdo AOG número 015 de 2023, adoptó el Manual de Funciones y Competencias Laborales para los empleos de la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, Manual que en su numeral 9 otorgó al Director Nacional de Asuntos Jurídicos la facultad de “ejercer la defensa y representación judicial y extrajudicial de la Entidad en los procesos en los que sea parte o interviniente, con el objeto de defender los intereses de la JEP”, facultades que no prevén la representación para asuntos judiciales. Por lo anterior, es necesario que Secretario Ejecutivo le delegue la representación judicial y extrajudicial en aquellos asuntos en los que la entidad sea parte o interviniente.
El Órgano de Gobierno de la Jurisdicción Especial para la Paz, a través de Acuerdo AOG número 015 de 2023, estableció que los cargos de Subsecretario Ejecutivo, Director de Asuntos Jurídicos, Director de Tecnologías de la Información, Director Administrativo y Financiero, Subdirector de Recursos Físicos e Infraestructura, pertenecen al nivel directivo de la Secretaría Ejecutiva de la JEP.
En cumplimiento de los objetivos de la JEP, se hace necesario delegar algunas funciones del/ la Secretario/a Ejecutivo/a en los servidores públicos del nivel directivo citados.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Delegar las siguientes funciones en el Subsecretario/a Ejecutivo/a:
1. En materia contractual se delega en el/la Subsecretario/a Ejecutivo/a:
1.1 <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 80 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Ordenar el gasto mediante la celebración de actos, contratos y convenios requeridos para el desarrollo de las funciones relacionadas con su despacho, de las áreas a su cargo y de las Oficinas Asesoras de Justicia Restaurativa, de Monitoreo Integral y de Estructuración de Proyectos.
1.2. Ordenar el gasto mediante la celebración de contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas por la Unidad de Investigación y Acusación, las Oficinas Asesoras de Justicia Restaurativa, de Monitoreo Integral y de Estructuración de Proyectos.
ARTÍCULO 2o. Delegar las siguientes funciones en el/la Director/a Administrativo/a y Financiero/a de la Secretaría Ejecutiva de la JEP:
1. En material contractual:
1.1. Ordenar el gasto mediante la celebración de actos, contratos y convenios para la adquisición de bienes, obras, servicios, actividades y/o soportes administrativos y financieros que se requieran para el funcionamiento y operación de la JEP, que sean iguales o superen los 45 smmlv y los demás que no se encuentren delegados específicamente a otro servidor público.
1.2. Ordenar el gasto mediante la celebración de contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sin importar su cuantía, requeridos por las áreas a su cargo, por la Subdirecciones de Planeación, de Fortalecimiento Institucional, de Asuntos Disciplinarios, de Control Interno, y de Comunicaciones, así como los de las Oficinas Asesoras de Memoria Institucional y del Sistema Integral para la Paz.
2. En materia de gestión del talento humano:
2.1. Suscribir los actos administrativos que reconocen salarios y prestaciones sociales.
2.2. Suscribir los actos administrativos para autorizar, liquidar y pagar el trabajo suplementario en dominicales, festivos y recargos nocturnos.
2.3. Inscribir y anotar las sanciones disciplinarias en firme en la hoja de vida y sistemas de información que correspondan.
3. En materia misional se delega el ejercicio de las siguientes funciones, en el/la siguiente servidor/a público/a de la Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría Ejecutiva de la JEP:
3.1. La certificación por escrito, previo a la suscripción del respectivo contrato, de la inexistencia o insuficiencia de personal de planta, para el cumplimiento del objeto a contratarse, así como la idoneidad del futuro contratista, en el/la Subdirector/a de Talento Humano.
3.2. Administrar la afiliación, desafiliación y los asuntos que se requieran ante los Fondos de Pensiones, Administradoras de Riesgos Laborales, Entidades Promotoras de Salud, Cajas de Compensación y Fondos de Cesantías en el/la Subdirector/a de Talento Humano.
3.3. Expedir las certificaciones laborales que se requieran en relación con la administración de personal en el/la Subdirector/a de Talento Humano.
3.4 <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 80 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Ordenar el pago de los bienes y servicios adquiridos mediante la celebración de los contratos y convenios, de los gastos de la Caja Menor de la JEP, y los derivados del cumplimiento de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales en firme, así como de los servicios públicos que deban ser asumidos por la JEP en el/la Subdirector/a Financiero/a, previa aprobación por parte del respectivo supervisor o interventor u ordenador del gasto.
ARTÍCULO 3o. Delegar las siguientes funciones en el/la Director/a de Asuntos Jurídicos de la Secretaría Ejecutiva de la JEP:
1. En materia contractual:
1.1. Ordenar el gasto mediante la celebración de actos, contratos y convenios requeridos para el desarrollo de las funciones relacionadas con la Dirección de Asuntos Jurídicos y sus dependencias.
1.2. Ordenar el gasto mediante la celebración de contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sin importar su cuantía, requeridos por el Despacho de la Secretaría Ejecutiva, la Subdirección de Cooperación Internacional, las Salas de Justicia y Secciones del Tribunal para la Paz, el Grupo de Análisis de la Información (GRAI), la Secretaría General Judicial, las Secretarías Judiciales y la Relatoría.
2. En materia financiera:
2.1. Ordenar el gasto en relación con sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales en firme.
3. En materia misional:
3.1. Ejercer la representación judicial de la Jurisdicción Especial para la Paz para asuntos judiciales y extrajudiciales en los que la entidad sea parte o interviniente.
3.2. Otorgar poder a los servidores públicos de la JEP o a particulares que tengan la calidad de abogados titulados, inscritos y en ejercicio para que adelanten la defensa de los intereses de la Jurisdicción; así mismo, para adelantar todas las actuaciones relacionadas con la representación judicial y administrativa de la entidad ante la autoridad competente.
3.3. Otorgar poder a los servidores de la JEP o a particulares que tengan la calidad de abogados titulados, inscritos y en ejercicio para que adelanten los procesos que por concepto de obligaciones pendientes con la Entidad deban ser recuperados por vía coactiva.
ARTÍCULO 4o. Delegar las siguientes funciones en el/la Director/a de TI de la Secretaría Ejecutiva de la JEP:
1. En materia contractual:
1.1. Ordenar el gasto mediante la celebración de actos, contratos y convenios requeridos para el desarrollo de las funciones relacionadas con la gestión tecnológica y de la información de la JEP, sin importar la cuantía, ni el área de la que se genere la necesidad contractual.
1.2. Ordenar el gasto mediante la celebración de contratos de prestación de servicios requeridos por el área a cargo, sin importar la cuantía.
ARTÍCULO 5o. Delegar las siguientes funciones en el/la Subdirector/a de Recursos Físicos e Infraestructura:
1. En materia contractual:
1.1 <Numeral modificado por el artículo 3 de la Resolución 80 de 2024. El nuevo texto es el siguiente:> Ordenar el gasto mediante la celebración de actos, contratos y convenios para la adquisición de bienes, obras, servicios, actividades y/o soportes administrativos y financieros que se requieran para el funcionamiento y operación de la JEP, que no superen los 45 SMMLV, así como de los gastos de la Caja Menor de la JEP y de los servicios públicos sin límite de cuantía que deban ser asumidos por la JEP y los demás que no se encuentren delegados específicamente a otro servidor público.
2. En materia misional:
2.1. Conceder las comisiones de los servidores de la Secretaría Ejecutiva y de los miembros del Comité de Seguimiento y Monitoreo (CSM) a la implementación de las recomendaciones de la Comisión de la Verdad, así como las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas de esta dependencia.
2.2. Ordenar el gasto y el pago en todo lo concerniente al trámite de gastos de viaje, gastos de desplazamiento, viáticos y tiquetes aéreos de servidores/as públicos/as, los miembros del Comité de Seguimiento y Monitoreo (CSM) y los contratistas que se les conceda una comisión de servicio o autorización de desplazamiento y gastos de viaje, respectivamente.
3. En materia de administración de bienes y servicios:
3.1. La suscripción de actos para la recepción de bienes que provengan de donaciones que contemplen como beneficiario a la Jurisdicción Especial para la Paz.
ARTÍCULO 6o. ALCANCE DE LAS FUNCIONES DELEGADAS EN MATERIA CONTRACTUAL.
Las funciones de ordenación del gasto que se delegan mediante la presente resolución en materia contractual comprenden todas las etapas que integran el “Proceso de Gestión Contractual”, definidas en el Manual de Contratación de la JEP(1) a saber: (i) Planeamiento de las adquisiciones de bienes, obras y servicios (Plan Anual de Adquisiciones); (ii) Justificación de la Contratación; (iii) Métodos y Procedimientos de Selección de Contratistas; (iv) Suscripción, Legalización, Ejecución, Terminación, Balance Final y Cierre del Contrato.
En tal virtud, entre las actividades que le corresponde adelantar se encuentran:
a) La coordinación con las áreas respectivas de la entidad para que la totalidad de la contratación requerida para el área a su cargo se encuentre financiada e incluida en el Plan Anual de Adquisiciones.
b) La coordinación para que cada proceso o trámite de contratación de su área se encuentre debidamente sustentado en el “Documento Justificativo de la Contratación”.
c) La suscripción física o a través del Sistema Electrónico de Contratación Pública SECOP I o II de i) las “Reglas de la Invitación” correspondientes a los métodos de selección a su cargo, ii) de las modificaciones de dichas reglas que sean necesarias, iii) del acto de aceptación de oferta o de declaratoria de fallido, según corresponda y iv) del contrato.
d) La suscripción de las modificaciones contractuales que sean necesarias.
e) La expedición del acto de aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, Penal de Apremio y Penal de Terminación Anticipada por Decisión de la JEP, de los contratos y convenios suscritos.
f) La suscripción del acto de suspensión o de terminación del contrato de mutuo acuerdo.
g) La expedición de los actos relacionados con el trámite de aviso de la ocurrencia de un siniestro dentro de un contrato o convenio suscrito por la JEP, amparado por póliza de cumplimiento.
h) La suscripción del Balance Final y Cierre de la Contratación.
PARÁGRAFO 1o. En virtud de lo dispuesto por el artículo 112 numeral 19 de la Ley Estatutaria de la JEP(2), tratándose de contratos y convenios para generar alianzas y coordinaciones con entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, organismos multilaterales, de cooperación, gremios, ONG's, escuelas judiciales y universidades, autoridades y organizaciones indígenas, entre otros, y cuyo monto exceda los 1000 smmlv, se deberá verificar, previo a su suscripción, que los mismos cuentan con aprobación del Órgano de Gobierno de la JEP. El trámite para esta aprobación es el establecido en el Manual de Contratación de la JEP.(3)
PARÁGRAFO 2o. Se exceptúan de esta delegación y por tanto serán suscritos directamente por el/la Secretario/a Ejecutivo/a.
a) Los convenios de cooperación internacional con Estados y Organismos Multilaterales.
b) Los convenios o alianzas con las entidades del Ministerio Público y la UARIV, para efectos de una acción coordinada de participación, defensoría pública, atención y reparación a víctimas.
c) Los convenios con el Centro Nacional de Memoria Histórica, el Archivo General de la Nación y con entidades nacionales o extranjeras para el manejo de los procesos y procedimientos relacionados con la Gestión Documental, el archivo de la JEP y la memoria judicial, garantizando la conservación y la seguridad de la información.
d) Los convenios sin cuantía para generar alianzas y coordinaciones con entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, organismos multilaterales, de cooperación, gremios, ONG, escuelas judiciales y universidades, autoridades y organizaciones indígenas, entre otros.
PARÁGRAFO 3o. La expedición del acto de aplicación de la Cláusula Penal Pecuniaria, Penal de Apremio y Penal de Terminación Anticipada por Decisión de la JEP de los contratos que haya suscrito el/la Secretario/a Ejecutivo/a en calidad de Ordenador/a del Gasto, serán adelantados por el Subdirector/a de Contratación.
PARÁGRAFO 4o. La Secretaría Ejecutiva de la JEP se reserva la facultad de dar aplicación a la cláusula Penal de Terminación Anticipada por Decisión de la Entidad contemplada en el numeral 2.4.10.3 del Manual de Contratación de la JEP.
PARÁGRAFO 5o. Delegar respecto de los contratos y convenios regidos bajo el amparo de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes en el: Subsecretario/a Ejecutivo, el/la Director/a Administrativo/a y Financiero, el/la Director/a de TI, el/la Subdirector/a de Recursos Físicos e Infraestructura y Director/a de Asuntos Jurídicos, la facultad para expedir el acto motivado establecida en el artículo 49 de la Ley 80 de 1993 o la norma que lo modifique, complemente o derogue.
PARÁGRAFO 6o. Delegar respecto de todas las etapas del proceso de gestión contractual definidas en el Manual de Contratación de la JEP aprobado por el Acuerdo AOG número 017 de 2022 en el: Subsecretario/a Ejecutivo, el/la Director/a Administrativo/a y Financiero, el/la Director/a de TI, el/la Subdirector/a de Recursos Físicos e Infraestructura y Director/a de Asuntos Jurídicos, la facultad para remover o sanear obstáculos formales o de procedimiento y expedir el acto correspondiente, en virtud de lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Código Civil y Código de Comercio.
PARÁGRAFO 7o. La actividad contractual de la JEP debe enmarcarse en los parámetros establecidos en el Manual de Contratación, los principios de la función Administrativa y de la Gestión Fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente. De igual forma aplica íntegramente el régimen legal de inhabilidades e incompatibilidades en materia contractual.
ARTÍCULO 7o. FACULTAD DE REASUMIR. El/La Secretario/a Ejecutivo/a de la JEP se reserva la facultad de reasumir las funciones delegadas, en cualquier momento y de revisar los actos expedidos por el delegatario.
ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir del primero (1o) de enero de 2024 y deroga las Resoluciones 3194 del 19 de septiembre de 2019, 3415 del 9 de octubre de 2019, 3775 del 31 de diciembre de 2019, 603 del 22 de septiembre de 2020, artículo 1o, 819 del 9 de diciembre de 2021, la 845 de 13 de septiembre de 2023, la 887 de 2 de octubre de 2023 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
No obstante lo anterior, los contratos y convenios adelantados y suscritos bajo las anteriores delegaciones de funciones continuarán su curso hasta su balance y cierre final con los ordenadores del gasto competentes en cada uno de ellos. Este régimen de transición no afecta la delegación de ordenación del pago la cual regirá a partir de la publicación del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 9o. CONTROL. Los servidores públicos en quienes se han delegado funciones mediante el presente acto administrativo deberán presentar trimestralmente, o cuando así lo solicite el/la Secretario/a Ejecutivo/a de la JEP, un informe en el que se relacione el ejercicio de las funciones delegadas, atendiendo los lineamientos que sobre el particular adopte la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de diciembre de 2023.
El Secretario Ejecutivo,
Harvey Danilo Suárez Morales
NOTAS AL FINAL:
1. Numeral 2. “Etapas del Proceso de Gestión Contractual de la JEP”
2. “Artículo 112. Funciones. El Secretario Ejecutivo ejercerá 'las siguientes funciones transitorias y permanentes: (…) 19. Celebrar contratos y convenios en particular para generar alianzas y coordinaciones con entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, organismos multilaterales, de cooperación, gremios, ONG's, escuelas judiciales y universidades, autoridades y organizaciones indígenas. entre otros. Cuando el monto exceda los 1000 salarios mínimos deberá ser aprobado por el órgano de gobierno de la JEP.
3. Numeral 4 “Aprobación Órgano de Gobierno”