Resolución 629 de 2018 SSF

RESOLUCIÓN 629 DE 2018

(septiembre 19)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

Por medio del cual se adecúa el procedimiento para las medidas cautelares señaladas en los literales a, b y d del numeral 22 del artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1992.

EL SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR

En uso de las atribuciones que le confiere la Ley, en especial de las conferidas por el Decreto Ley 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto 2595 de 2012, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

CONSIDERANDO

Que, de conformidad con lo establecido en el artículo 1 del Decreto 2595 de 2012, la Superintendencia del Subsidio Familiar tiene a su cargo " (...) la supervisión de las cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley".

Son funciones del Superintendente, de acuerdo con el numeral 3 del artículo 7o del Decreto Ley 2150 de 1992, "Velar por la aplicación de las leyes y reglamentos en lo referente al subsidio familiar y ordenar a los organismos vigilados que se ajusten a ellos" y el numeral 1 del artículo 5 del Decreto 2595 de 2012 "Dirigir y adoptar la acción administrativa de la Superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a ésta corresponde.".

Igualmente, de acuerdo con lo señalado en el numeral 23 del artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1992, son funciones del Superintendente del Subsidio Familiar:

“23. Adoptar las siguientes medidas cautelares:

a. Intervención administrativa total de la entidad vigilada.

b. Intervención administrativa parcial, por servicios o por áreas geográficas o de operación;

c. (...)

d. Vigilancia especial con el fin de superar, en el menor tiempo posible, la situación que ha dado origen a la medida. ”

Por otra parte, los numerales 17 al 24 del artículo 5 del Decreto 2595 de 2012, consagran como funciones del Despacho del Superintendente del Subsidio Familiar:

(...)

17. Imponer las sanciones y adoptar las medidas cautelares a que haya lugar de conformidad con la Ley.

(...)

19. Ordenar la vigilancia especial en las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control, con el fin de superar, en el menor tiempo posible, la situación que haya dado lugar a la medida.

20. Emitirlas órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas ilegales o no autorizadas y se adopten las medidas correspondientes correctivas y de saneamiento.

21. Ordenarla práctica de visitas especiales u ordinarias a las entidades vigiladas, así como la práctica de investigaciones administrativas.

22. Separar a los miembros del Consejo Directivo, al Director Administrativo de las Cajas de Compensación Familiar, en ejercicio de la medida de intervención administrativa ordenada por la Superintendencia.

23. Separar al Revisor Fiscal y designar Contralor para la Caja intervenida, en los casos que dicha separación permita la superación de las causas que originaron la intervención.

24. Designar Director Administrativo y agente especial para la administración y representación jurídica de la Caja de Compensación Familiar intervenida, cuyas actuaciones serán realizadas bajo su propia responsabilidad. ”

Además, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 25 de 1981, en consonancia con el numeral 22 del artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1992, el Superintendente del Subsidio Familiar podrá decretar la suspensión o cancelación de la personería jurídica de la respectiva entidad o la intervención administrativa de la misma, en los casos de grave reiterada violación de las normas legales o estatutarias. Así mismo, el numeral 23 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002 y el numeral 22 del artículo 2 del Decreto 2595 de 2012, lo faculta igualmente para intervenir las Cajas de Compensación, cuando se trate de su liquidación, conforme las normas previstas para las entidades promotoras de salud y en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en lo que sea aplicable.

Así mismo, de conformidad con los señalado en el numeral 16 del artículo 5 del Decreto 2595 de 2012, le corresponde al despacho del Superintendente del Subsidio Familiar, la función de " Vigilar e intervenir si lo estima necesario, en el proceso de afiliación de los empleadores y en el acceso de los servicios establecidos en las cajas de compensación familiar y las demás entidades que éstas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas con relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo"

La Superintendencia del Subsidio Familiar requiere modificar el procedimiento relacionado con el proceso de las medidas cautelares señaladas en el numeral 23 del artículo 7 del Decreto Ley 2150 de 1992, para ajustarlo a lo establecido en el Decreto 2595 de 2012.

En consecuencia,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. Modificar la Resolución No. 0240 del 10 de mayo de 2016, “por medio del cual se adecúa el proceso de medidas cautelares de vigilancia especial, salvamento e intervención administrativa de las Cajas de Compensación Familiar”, la cual quedará así:

TITULO I.

COMPETENCIA EN MATERIA DE MEDIDAS CAUTELARES Y DEFINICIONES.

1. COMPETENCIAS

1.1. DEL SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR

La decisión de adoptar una medida cautelar de vigilancia especial e intervención administrativa total o parcial, por servicios o por áreas geográficas o de operación, corresponde al Superintendente del Subsidio Familiar y deberá tener como fundamento los informes y hallazgos que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia de la Superintendencia Delegada para la Gestión o de las peticiones, denuncias, quejas o reclamos de los ciudadanos o de los usuarios, o del grupo comisionado que efectuó la visita especial u ordinaria a la respectiva Corporación u otra autoridad competente, así como de las evaluaciones que de estos efectúe la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales y la recomendación del Comité de Dirección y Coordinación Institucional.

La adopción de una medida cautelar, es independiente a otras acciones que en cualquier momento pueda adoptar la Superintendencia del Subsidio Familiar.

1.2. DE LA DELEGADA PARA LA GESTIÓN

1. Dirigir la inspección y vigilancia del cumplimiento de las normas y principios técnicos relacionados con la eficiencia, eficacia y solidaridad y el control de gestión de las Cajas de Compensación Familiar o las entidades que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas, en relación con la prestación de los servicios sociales a su cargo.

2. Ordenar la elaboración de los mapas de riesgos de las Cajas de Compensación Familiar y realizar la inspección y vigilancia del cumplimiento de los mismos.

3. Instruir a las entidades vigiladas sobre la manera como deben cumplirse las disposiciones que regulan su actividad.

4. Ordenar, previo análisis de la estructura financiera de las entidades bajo su supervisión, los correctivos y planes de mejoramiento a que haya lugar y determinar los parámetros para su seguimiento y cumplimiento.

5. Definir los procesos y actividades de vigilancia e inspección a los sujetos de supervisión, para lo cual se podrán ordenar visitas, recibir declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de pruebas legalmente admitidos.

6. Remitir, para consideración del Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, los hechos o conductas observadas en las actividades de vigilancia e inspección que sean de su competencia.

7. Implementar mecanismos y procedimientos para el cumplimiento de las normas contables por parte de las Cajas de Compensación Familiar.

8. Establecer un sistema de indicadores de alerta temprana que permita la evaluación de la estructura financiera, la identificación de situaciones de riesgo y la toma de correctivos por parte de las entidades vigiladas.

1.3. DE LA DELEGADA PARA LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y LAS MEDIDAS ESPECIALES.

1. Realizar la inspección y vigilancia de las entidades que entren en procesos de vigilancia especial, de salvamento, de intervención o liquidación.

2. Evaluar los informes y hallazgos que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia de la Superintendencia Delegada para la Gestión o de las peticiones, denuncias, quejas o reclamos de los ciudadanos o de los usuarios, para la determinación y el establecimiento de las medidas y sanciones a que haya lugar.

3. Adelantar las investigaciones a que haya lugar a las entidades sometidas a su inspección y vigilancia.

4. Revisar y conceptuar sobre el cumplimiento de requisitos de los agentes especiales de intervención, agentes de seguimiento y liquidadores.

5. Realizar el seguimiento de la gestión de agentes especiales de intervención, revisores fiscales y liquidadores.

6. Dar traslado de los hechos o conductas que puedan constituir faltas cuya investigación y vigilancia corresponda a otras autoridades.

1.4. DEL COMITÉ DE DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN INSTITUCIONAL

Corresponde al Comité de Dirección y Coordinación Institucional:

1. Evaluar y recomendar al Superintendente del Subsidio Familiar, la viabilidad de reconocer, suspender o cancelar la personería jurídica de las entidades sometidas a su vigilancia.

2. Evaluar y recomendar al Superintendente del Subsidio Familiar, la viabilidad de adoptar la medida cautelar de Intervención de la Caja de Compensación Familiar o de la vigilancia especial, o de la intervención del proceso de afiliaciones, cuando se hayan superado, las causas que originaron la medida.

3. Reconocer, suspender o cancelar la personería jurídica de las entidades sometidas a su vigilancia.

4. Evaluar y recomendar al Superintendente del Subsidio Familiar, la viabilidad de adoptar la medida cautelar de intervención de las Cajas de Compensación Familiar o de su vigilancia especial, por infracción a las leyes y estatutos o por inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia.

5. Evaluar y recomendar al Superintendente del Subsidio Familiar, el levantamiento de la medida.

2. DEFINICIONES

2.1. VIGILANCIA: Es la atribución de la Superintendencia para advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las cajas de compensación familiar cumplan con las leyes, los estatutos, las directrices impartidas y en general las normas que regulan el sistema de subsidio familiar.

2.2 INSPECCIÓN: Conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación de las actividades desarrolladas por la Caja, cuyo objeto es el de solicitar, confirmar y analizar la información que se requiera sobre la situación de los servicios sociales a su cargo y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera, técnica científica, administrativa y económica de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar dentro del ámbito de su competencia y que tiene como funciones: practicar visitas, revisión de documentos, seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas, entre otras.

2.3. CONTROL: Es el grado más alto de supervisión. Es la atribución de la Superintendencia para ordenar los correctivos tendientes a la superación de la situación crítica o irregular, ya sea jurídica, financiera, económica, técnica o científico-administrativa, y sancionar las actuaciones que se aparten del ordenamiento legal, bien sea por acción o por omisión.

2.4. MEDIDA CAUTELAR. Instrumento dado por la Ley, con el fin de asegurar las decisiones dictadas mediante actuaciones administrativas, con el fin de garantizar que ciertos derechos sobre los cuales esta Entidad tiene responsabilidad en su protección no sean vulnerados.

2.5. INFORME DE VISITA: Es el texto escrito que describe los resultados de la visita practicada a la caja de compensación familiar, debe ser preciso, conciso, objetivo, soportado en papeles de trabajo y contener un acápite de observaciones, recomendaciones y conclusiones.

2.6. LIQUIDACIÓN DE CAJA DE COMPENSACIÓN: Es el fin del patrimonio social de la Corporación, es decir, cese de la actividad, pago a los acreedores, cerrándola definitivamente.

2.7. COMITÉ DE DIRECCIÓN Y COORDINACIÓN INSTITUCIONAL O EL QUE HAGA SUS VECES: Es el órgano asesor del Superintendente del Subsidio Familiar, para la evaluación, adopción y desarrollo de políticas y planes de acción de carácter administrativo y misional, así como el que recomiende la viabilidad de adoptar la medida cautelar de intervención de las cajas de compensación familiar o de su seguimiento de vigilancia especial.

2.8. INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA COMO MEDIDA CAUTELAR: Se define como una medida cautelar por la cual la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante acto administrativo, asume indirectamente y con carácter temporal, la gestión ordinaria de la caja de compensación familiar, separando del cargo a los miembros del consejo directivo, director administrativo y/o revisor fiscal de la respectiva Corporación, para evitar que esta incurra en causal de suspensión y/o cancelación de la personería jurídica o liquidación. Esta intervención se constituye en una medida de salvamento.

La medida cautelar de intervención administrativa puede ser total o parcial, por servicios o por áreas geográficas o de operación.

2.9. INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA COMO SANCIÓN: Se define como una medida mediante la cual la Superintendencia del Subsidio Familiar, mediante acto administrativo, asume indirectamente y con carácter temporal, la gestión ordinaria de la caja de compensación familiar, separando del cargo a los miembros del consejo directivo, director administrativo y/o revisor fiscal de la respectiva Corporación, en los casos de grave reiterada violación de las normas legales o estatutarias, una vez agotamiento del correspondiente proceso.

2.10. VIGILANCIA ESPECIAL: Se define como una medida cautelar que, sin afectar la gestión ordinaria de la caja de compensación familiar, ni la de sus órganos de dirección, administración y control, se adopta para evitar que dichas Corporaciones incurran en causal de intervención administrativa; suspensión y/o cancelación de la personería jurídica o en liquidación. Esta vigilancia especial se constituye como una medida para prevenir la adopción de una intervención administrativa.

2.11. INTERVENCIÓN DE AFILIACIONES: Se define como una medida cautelar, con el fin de vigilar e intervenir el proceso de afiliación de los empleadores y acceso a los servicios ofrecidos por las cajas de compensación familiar.

2.12. USUARIO: Toda persona (natural o jurídica), interna o externa, que pueda verse afectada por las actividades propias o desarrolladas por las cajas de compensación familiar.

TÍTULO II.
GENERALIDADES.

1. DE LA EVALUACIÓN

La Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales evaluará los informes que remita la Delegada para la Gestión, con el fin de determinar si hay lugar a la adopción de una medida cautelar.

Para tal efecto, la Delegada para la Gestión remitirá:

i) Los informes y hallazgos que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia realizados por la Superintendencia Delegada para la Gestión.

Para tal efecto, la Delegada para la Gestión remitirá a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, lo siguiente:

a) Los informes completos de las visitas ordinarias o especiales ordenadas a la caja de compensación.

b) El estudio presentado por la Dirección Financiera y Contable a la Delegada para la Gestión en cumplimiento de la inspección, evaluación y vigilancia de la gestión financiera, operativa y contable, así como de los balances de las cajas de compensación, del margen de solvencia y el cumplimiento de las inversiones requeridas por las vigiladas, si de dichos estudios se deriva incumplimiento o graves violaciones a las leyes y/o estatutos o se presentare inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia.

c) Los informes y estudios que le sean requeridos por la Delegada para la Gestión a la Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación en cumplimiento de la inspección y vigilancia de los aspectos administrativos, de funcionamiento y operativos de las cajas de compensación, así como de los planes, programas y servicios sociales que prestan, si de dichos informes y estudios se deriva incumplimiento o graves violaciones a las leyes y/o estatutos o se presentare inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia.

ii) Las peticiones, denuncias, quejas o reclamos de los ciudadanos o de los usuarios que se reciban en las dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar y que hayan sido debidamente trasladadas para su evaluación.

Evaluados los informes, las peticiones, denuncias, quejas o reclamos la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales recomendará al Superintendente del Subsidio Familiar tomar las medidas cautelares que señale la Ley y solicitará se convoque al Comité de Dirección y Coordinación Institucional.

2. ADOPCIÓN DE LA MEDIDA

De conformidad con la instrucción del Superintendente del Subsidio Familiar, posterior a la recomendación del Comité de Dirección y Coordinación Institucional, la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales proyectará, para firma de éste, el acto administrativo (Resolución) que ordene la medida a la caja de compensación familiar.

3. PRÓRROGA DE LA MEDIDA

Por lo menos con quince (15) días de antelación al vencimiento del plazo otorgado en el acto administrativo para la medida adoptada, el Agente designado deberá presentar un memorando al Superintendente del Subsidio Familiar con copia al Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, solicitando la prórroga y justificando esta petición.

Dicha solicitud deberá ser evaluada por el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales quien emitirá su recomendación y solicitará se convoque a Comité de Dirección y Coordinación Institucional.

Sin embargo, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, de acuerdo con la evaluación y el análisis de los informes de seguimiento, podrá directamente solicitar la prórroga de la medida y que se convoque a Comité de Dirección y Coordinación Institucional, para la evaluación de su propuesta.

4. REQUISITOS DE LOS AGENTES

En virtud de lo dispuesto en el numeral 12 del artículo 16 del Decreto 2595 de 2012, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales deberá revisar y conceptuar sobre el cumplimiento de requisitos de los Agentes.

4.1. Agentes de Vigilancia Especial

La designación puede recaer en un profesional de la Superintendencia del Subsidio Familiar que no esté incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad, de acuerdo con la normatividad vigente y en especial el Decreto Ley 2463 de 1981.

4.2. Agente Especial de Intervención.

Cuando la designación recaiga en un tercero que no sea directivo de la Superintendencia del Subsidio Familiar, la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales, revisará y conceptuará sobre el cumplimiento de requisitos tales como profesión, experiencia y causales de inhabilidad e incompatibilidad contenidas en el Decreto Ley 2463 de 1981.

Para los Agentes que sean funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar, la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales, revisará que el funcionario sea del nivel directivo o asesor y conceptuará que no se encuentre incurso de causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981.

5. RESPONSABILIDADES DEL AGENTE ESPECIAL

a. Las actuaciones del Agente Especial de Intervención serán realizadas bajo su propia responsabilidad.

b. El Agente deberá sujetarse en todas sus actuaciones a las normas que rigen el Sistema del Subsidio Familiar.

c. El Agente deberá conjuntamente con el equipo de apoyo rendir trimestralmente informe escrito al Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en los términos establecidos en la presente resolución y en los formatos diseñados para tal fin.

d. El funcionario designado como Agente apoyará su gestión en el grupo interdisciplinario de profesionales, designado por el Superintendente del Subsidio Familiar, mediante resolución.

e. El Agente que sea removido de su designación, deberá entregar informe detallado mediante acta al nuevo Agente, dentro de los quince (15) días siguientes a la expedición del acto administrativo. El empalme debe realizarse con la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales:

El informe debe contener:

i. El avance del Plan de Mejoramiento PDM

ii. Cuando sea una intervención administrativa, relación detallada de todas las resoluciones que se generaron en virtud de la Agencia, con su respectivo archivo.

iii. Traslados a entes internos y externos.

iv. Trámites pendientes.

f. Cada vez que se produzca una nueva designación de Agente Especial, el archivo que se genere dentro de la medida cautelar deberá ser entregado por el Agente saliente al entrante mediante acta debidamente detallada, con la indicación de cada uno de los soportes que se entregan. Copia del acta deberá remitirse a la Coordinación de Medidas Especiales junto con una copia de las resoluciones de agencia especial AEI, expedidas durante su gestión.

g. El Agente Especial deberá ceñirse en todo al presente procedimiento de medida cautelar de Intervención Administrativa.

6. CAMBIO DE AGENTE

El Superintendente del Subsidio Familiar, en uso de sus facultades legales podrá cambiar en cualquier momento tanto al Agente como al grupo de apoyo.

7. DEL GRUPO DE APOYO

El grupo de apoyo será designado por el Superintendente del Subsidio Familiar, en el acto administrativo a través del cual se toma la medida.

Tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

Participar en la sustentación y preparación de los diferentes informes.

Revisar y conceptuar sobre los diferentes aspectos que someta a su consideración el Agente Especial.

Llevar el archivo sobre los diferentes aspectos que considere el Agente Especial de Intervención, el cual será custodiado por éste y trasladado al archivo de la Delegada, cuando se levante la medida.

8. REVISOR FISCAL

El revisor fiscal deberá allegar los informes de seguimiento del PDM al Agente con periodicidad mensual y a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, trimestralmente.

9. TRASLADO A AUTORIDADES COMPETENTES

Si como resultado de una visita, o de hallazgos por parte del Agente Especial de Intervención o de Vigilancia Especial, se detecta la presunta comisión de hechos punibles y/o irregularidades en el ejercicio de los cargos desempeñados por directivos, empleados y/o entes de control de una caja de compensación familiar, la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales instaurará las acciones pertinentes frente a las autoridades competentes.

Igualmente, el Agente Especial de Intervención o Vigilancia Especial, impartirá las instrucciones pertinentes al Director Administrativo, con el fin de que éste corra traslado de los hechos acaecidos ante las autoridades competentes.

TITULO III.

DE LA VIGILANCIA ESPECIAL.

1. ACTO ADMINISTRATIVO DE VIGILANCIA ESPECIAL

El acto administrativo que ordene la Vigilancia Especial deberá contener:

a. Competencia y antecedentes.

b. Relación de los principales hallazgos presentados en los informes que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia de la Superintendencia Delegada para la Gestión y/o de las peticiones, denuncias, quejas, reclamos de los ciudadanos o de los usuarios que se reciban en las dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

c. Recomendación del Comité de Dirección y Coordinación Institucional.

d. <Literal modificado por el artículo 1 de la Resolución 378 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:> El término de la medida, el cual no puede ser superior a 12 meses y podrá ser prorrogado hasta por el mismo término, si no se superan las causas que dieron origen a la medida, el Comité de Dirección y Coordinación Institucional evaluará si se adopta otra medida.

e. Las instrucciones o recomendaciones que se consideren pertinentes para superar, en el menor tiempo posible, la situación que haya dado lugar a la medida.

f. Designación del funcionario que ejercerá las funciones de Agente de Vigilancia Especial.

g. Conformación del grupo de profesionales interdisciplinarios que apoyará al Agente de Vigilancia Especial mientras dure la medida.

h. Indicación del plazo en el que el director administrativo de la caja de compensación familiar deberá presentar informes de avance al plan de mejoramiento al Agente de Vigilancia Especial. Este informe deberá ser revisado y avalado previamente por el revisor fiscal.

i. Indicación del procedimiento para elaborar y dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento con el cual se busque superar, en el menor tiempo posible, la situación que haya dado lugar a la medida.

j. El acto administrativo debe notificarse al director administrativo y comunicarse a los miembros principales del consejo directivo, al revisor fiscal, al Agente de Vigilancia de Especial y a su grupo de apoyo, de conformidad con el deber y forma establecida en el Código de Procedimiento Administrativo y del Contencioso Administrativo.

k. Indicación de que con base en lo establecido en los artículos 74 y 236 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contra la resolución por la cual se adopta una medida cautelar únicamente procede el recurso de reposición, que podrá interponerse dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, el cual se concederá en el efecto devolutivo.

l. Ordenar la publicación en el diario oficial de conformidad con lo señalado en el código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo.

2. PLAN DE MEJORAMIENTO

a. Con fundamento en las recomendaciones e instrucciones impartidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y la resolución por medio de la cual se ordena la Medida Cautelar de Vigilancia Especial, la caja de compensación familiar deberá elaborar un PLAN DE MEJORAMIENTO. - PDM

b. El PDM deberá ser aprobado por el consejo directivo en un término de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de la notificación de la resolución que adopta la medida. Una vez aprobado será remitido por el director administrativo a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en un término de cinco (5) días hábiles con la revisión y firma del revisor fiscal.

c. Para el acatamiento de las instrucciones y recomendaciones efectuadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y del acto administrativo que ordenó la medida, la Corporación deberá incorporarlas dentro del cronograma de actividades del PDM.

d. En el PDM podrán proponerse acciones para ser ejecutadas en un plazo inicial de doce (12) meses, dependiendo de la complejidad de cada una de ellas, sin perjuicio de las que sean de cumplimiento inmediato.

e. La Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales contará con un término de quince (15) días hábiles para revisar, analizar y aprobar el PDM presentado por la Caja de compensación familiar y en su defecto hacer la devolución a la Corporación con las indicaciones a que haya lugar.

f. En el evento que el PDM sea devuelto para ajustes, la caja de compensación tendrá cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo rde la comunicación, para allegarlo debidamente ajustado y la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales tendrá cinco (5) hábiles para revisar los ajustes y aprobarlo.

g. La Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales deberá comunicar al revisor fiscal y al consejo directivo la aprobación del PDM por parte de la Superintendencia y allegará copia de este al Agente de Vigilancia Especial y su grupo de apoyo para que en cumplimiento de sus funciones se dé inicio a la Vigilancia Especial y verifiquen el cumplimiento de las acciones propuestas por la caja de compensación familiar.

h. El término para la entrega de los informes trimestrales de avance del PDM por parte de la caja de compensación familiar, es el siguiente:

TRIMESTRE	RECIBO DE INFORMACION EN LA DELEGADA DE MEDIDAS ESPECIALES HASTA EL DIA:
1	EN E-FE B-MAR	30 DE ABRIL
2	ABR-MAY-JUN	30 DE JULIO
3	JUL-AGO-SEPT	30 DE OCTUBRE
4	OCT-NOV-DIC	15 DE FEBRERO

Excepción: Si el PDM, es aprobado a partir del día 16 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, el informe deberá remitirse en el trimestre siguiente.

i. Las acciones de cumplimiento inmediato deberán ser remitidas con el primer informe del PDM.

3. TERMINACIÓN DE LA VIGILANCIA ESPECIAL

Para el levantamiento y terminación de la medida de vigilancia especial, el Agente de Vigilancia Especial enviará solicitud mediante memorando a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en el que concluya que han sido superadas las circunstancias que dieron origen a la misma y que se ha cumplido con el PDM.

El Grupo de Medidas Especiales una vez evaluados los informes de los agentes recomendará al Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, si se prórroga, modifica o levanta, el proceso de vigilancia especial.

Teniendo en cuenta la recomendación del Grupo de Medidas Especiales, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, solicitará al Superintendente de Subsidio Familiar que se convoque al Comité de Dirección y Coordinación Institucional, con el fin de que se tome una decisión frente a la medida.

El Comité de Dirección y Coordinación Institucional, emitirá su recomendación respecto a la decisión adoptada, la cual deberá constar en acta de la reunión.

Tomada la decisión sobre el levantamiento de la medida, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales proyectará para la firma del Superintendente, el correspondiente acto administrativo.

TITULO IV.

INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA.

1. ACTO ADMINISTRATIVO DE INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA

El acto administrativo que ordene la Intervención Administrativa deberá contener:

a. Competencia y antecedentes.

b. Análisis de la situación presentada en la caja de compensación familiar en la que se relacionen los principales hallazgos presentados en los informes que resultaren de las actividades de inspección y vigilancia de la Superintendencia Delegada para la Gestión y/o de las peticiones, denuncias, quejas, reclamos de los ciudadanos o de los usuarios que se reciban en las dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

c. Las disposiciones legales y estatutarias presuntamente infringidas y/o las instrucciones presuntamente inobservadas.

d. Recomendación del Comité de Dirección y Coordinación Institucional.

e. Las instrucciones o recomendaciones que se consideren pertinentes para superar, en el menor tiempo posible, la situación que haya dado lugar a la medida.

f. Término que durará la medida cautelar y la posibilidad de prórroga de acuerdo con las condiciones particulares de cada caso.

g. La orden de la separación del Director Administrativo y la designación el nuevo Director de la caja de compensación, quien ejercerá la representación legal de la misma.

h. Separar a los miembros del consejo directivo.

i. Definir si se separa al revisor fiscal para la Caja intervenida, en los casos en que dicha separación permita la superación de las causas que originaron la medida cautelar de intervención.

j. Designación del funcionario del nivel directivo o asesor que ejercerá las funciones de Agente Especial de Intervención, relacionando las funciones del consejo directivo, entre otras, las siguientes:

1. Adoptar la política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional.

2. Aprobar, en consonancia con el orden de prioridades fijadas por la presente Ley, los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales.

3. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos y someterlos a la aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

4. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o permanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la Caja correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 21 de 1982.

5. Vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja.

6. Elegir el Director Administrativo Suplente.

7. Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el Director Administrativo.

8. Aprobar los contratos que Suscriba el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General.

9. Presentar los informes escritos trimestrales a la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, por parte del Agente Especial y su grupo de apoyo, frente a la situación de la caja de compensación familiar correspondiente.

k. Establecer que las actuaciones del Agente Especial de Intervención y del Director Administrativo, serán realizadas bajo su propia responsabilidad.

l. Conformación del grupo de profesionales interdisciplinarios que apoyará al Agente Especial de Intervención, mientras dure la medida cautelar de intervención.

m. El acto administrativo debe notificarse al director administrativo, a los miembros principales del consejo directivo, al revisor fiscal, y se comunica al Agente Especial de Intervención y a su grupo de apoyo, de conformidad con el deber y forma establecida en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

n. Comunicar la resolución de la medida cautelar a los bancos, corporaciones y demás entidades que tengan algún tipo de relación con la caja de compensación familiar, a la gobernación y alcaldía (s) y demás autoridades públicas que vigilen programas que desarrolle la Caja (por ejemplo, Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia Financiera, Secretaría de Salud, Educación, entre otras).

o. Indicación de que con base en lo establecido en los artículos 74 y 236 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, contra la resolución por la cual se adopta una medida cautelar únicamente procede el recurso de reposición, que podrá interponerse dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación, que se concede en el efecto devolutivo.

p. Si la adopción de la medida es una intervención administrativa sancionatoria, el recurso se concede en el efecto suspensivo.

q. Ordenar la publicación en el diario oficial de conformidad con lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

2. DESIGNACIÓN DEL AGENTE ESPECIAL DE INTERVENCIÓN

El Superintendente del Subsidio Familiar puede designar al Agente Especial de Intervención, de las listas de Interventores o Liquidadores que se establezcan en la Superintendencia del Subsidio Familiar o de las listas de las entidades públicas que las tengan conformadas y sean de naturaleza similar a la Superintendencia del Subsidio Familiar o podrá acudir al instrumento de la gestión fiduciaria a través de las entidades facultadas para el efecto, con cargo a los recursos de la Entidad Intervenida. Igualmente podrá designar a funcionarios de la Superintendencia. En todo caso, se tendrán en cuenta las siguientes reglas:

1. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 873 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> En el evento de designar un funcionario de la Superintendencia se cotejará lo siguiente:

2. Se deberá verificar por parte de la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales que quien pretenda ser designado, no tenga antecedentes de tipo disciplinario, fiscal o judicial.

3. Si corresponde a personal externo de la Superintendencia del Subsidio Familiar, deberá allegar la hoja de vida, en la que se evidencie no solamente sus documentos de identificación personal y profesional, sino todos los soportes de la misma.

4. Manifestar por escrito la aceptación de la designación hecha por el Superintendente del Subsidio Familiar, declarando no estar incurso en el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades contenido en el Decreto Ley 2463 de 1981, o impedido para ejercer de manera plena las funciones de Agente Especial de Intervención.

En todo caso, cuando el Agente Especial, sea un funcionario de la Superintendencia, conservará su investidura de Servidor Público.

3. DESIGNACIÓN DE DIRECTOR ADMINISTRATIVO

En cumplimiento de lo establecido en el numeral 24 del artículo 5 del Decreto 2595 de 2012 y en virtud del acto administrativo de intervención, el Superintendente del Subsidio Familiar designará un nuevo Director Administrativo para la Corporación Intervenida. Podrá seleccionarlo de las listas de Promotores, Interventores y Liquidadores registradas en las Superintendencias afines que desarrollan esta clase de procesos. Una vez designado, se posesionará y se registrará ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Durante la medida cautelar de intervención administrativa el Superintendente del Subsidio Familiar, dentro de las facultades que le otorga la Ley, podrá cambiar el director administrativo designado.

Una vez levantada la medida de intervención administrativa, el director administrativo designado por la Superintendencia continuará ejerciendo las funciones de administración y representación jurídica de la caja de compensación familiar, hasta tanto el consejo directivo decida.

Para el registro del Director Administrativo, se aportará la siguiente documentación:

- Hoja de Vida, con los soportes que demuestren el perfil gerencial y la experiencia profesional.

- Antecedentes Disciplinarios.

- Certificado de antecedentes judiciales vigente.

- Manifestación de aceptación del cargo y solicitud de autorización para ejercer el mismo.

- Manifestación bajo la gravedad de juramento de no estar incurso en causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley 2463 de 1981.

- Copia del manual de funciones de la caja intervenida.

En virtud de lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 16 del Decreto 2595 de 2012, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medida Especiales, deberá verificar que el director administrativo designado por el Superintendente de Subsidio Familiar para la caja intervenida, reúna los requisitos legales y de idoneidad exigidos por la ley para el desempeño de su cargo.

4. PLAN DE MEJORAMIENTO

Teniendo en cuenta los hechos que dieron origen a la medida cautelar, una vez posesionado y contratado el Director Administrativo por la respectiva Caja, este, junto con el Agente Especial de Intervención y su grupo de apoyo, deberá elaborar el PDM correspondiente.

El PDM deberá ser remitido a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de la notificación de la resolución que adopta la medida.

a. Para el acatamiento de las instrucciones y recomendaciones efectuadas por esta Superintendencia y del acto administrativo que ordenó la medida, la Corporación deberá clasificar aquellas que son de cumplimiento inmediato y aquellas que requieren un plazo para su observancia.

b. El PDM deberá ser aprobado por el consejo directivo en un término de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de la notificación de la resolución que adopta la medida. Una vez aprobado será remitido por el director administrativo a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en un término de cinco (5) días hábiles con la revisión y firma del revisor fiscal.

c. Para el acatamiento de las instrucciones y recomendaciones efectuadas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y del acto administrativo que ordenó la medida, la Corporación deberá incorporarlas dentro del cronograma de actividades del PDM.

d. En el PDM podrán proponerse acciones para ser ejecutadas en un plazo inicial de doce (12) meses, dependiendo de la complejidad de cada una de ellas, sin perjuicio de las que sean de cumplimiento inmediato y podrá ajustarse en el transcurso de la intervención.

e. La Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales deberá allegar copia del PDM aprobado al Agente Especial de Intervención, para que en cumplimiento de sus funciones, se dé inicio a las acciones tendientes a superar las cusas que dieron origen a la medida y al revisor fiscal para que verifique su cumplimiento.

f. El término para la entrega de los informes trimestrales de avance del PDM por parte de la caja de compensación familiar, es el siguiente:

TRIMESTRE	RECIBO DE INFORMACION EN LA DELEGADA DE MEDIDAS ESPECIALES HASTA EL DIA:
1	ENE-FEB-MAR	30 DE ABRIL
2	ABR-MAY-JUN	30 DE JULIO
3	JUL-AGO-SEPT	30 DE OCTUBRE
4	OCT-NOV-DIC	15 DE FEBRERO

Excepción: Si el PDM, es aprobado a partir del día 16 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, el informe deberá remitirse en el trimestre siguiente.

Durante la vigencia de la medida cautelar, el PDM deberá ser ajustado siempre y cuando se presenten circunstancias que den lugar a incluir nuevas o diferentes acciones de mejora.

El PDM de intervención, es independiente de los PDM que adopte la caja de compensación derivados de visitas ordinarias o especiales, y, por lo tanto, estos últimos no deberán incorporar las acciones que ya fueron adoptadas por el PDM de intervención.

5. PRÓRROGAS

Para la prórroga de la medida, el Agente de Vigilancia Especial, enviará con quince (15) días de anticipación, solicitud mediante memorando a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, indicando las razones.

Evaluados por parte del Grupo de Medidas, los informes presentados a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales y la solicitud efectuada por el Agente de Vigilancia Especial, recomendará al Superintendente de Subsidio Familiar la prórroga de la medida y solicitará se convoque a Comité de Dirección y Coordinación Institucional, con el fin de que se tome una decisión frente a la prórroga.

6. INICIO DE INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA

Para dar inicio a la medida cautelar de intervención administrativa, el Superintendente del Subsidio Familiar ordenará la práctica de una visita especial y designará un grupo interdisciplinario de profesionales, quienes junto con el Agente Especial realizarán en el desarrollo de la visita, entre otras, las siguientes actividades:

a. Efectuar la notificación personal del acto administrativo que ordena la medida cautelar de intervención administrativa a quien corresponda. Si no se pudiere realizar la notificación personal, el Agente Especial de Intervención y su grupo de apoyo, informarán de manera inmediata a la Secretaria General- Grupo de Notificaciones de la Superintendencia, para que esta realice la notificación en los términos del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

b. Llevar a cabo una reunión con el personal de la Caja intervenida, con el fin de informar la adopción de la medida cautelar.

c. Sellar el libro de actas del Consejo Directivo, dicho sello deberá contener como mínimo la siguiente información:

- Nombre de la Caja de Compensación Familiar.

- Resolución por medio de la cual se ordena la medida cautelar de intervención administrativa.

- Fecha, folio y número de la última acta.

- Las actas que no se encuentren incorporadas en el libro, ni firmadas por el presidente y el secretario del consejo directivo, no serán tenidas como prueba de las decisiones presuntamente adoptadas, toda vez que no produjo sus efectos.

d. Realizar una relación detallada frente a la contratación que haya sido suscrita hasta la fecha, dentro de la correspondiente vigencia, así:

- Contratación General: Contratos vigentes, objeto, valor del contrato, contratista, vigencia, tipo de contrato y estado actual.

- Contratos laborales vigentes, fecha de vencimiento y tipo de vinculación.

- Órdenes de Prestación de Servicio.

- Procesos judiciales.

e. Relación de cheques girados, así como aquellos que están por girar.

f. Órdenes de pago y transacciones electrónicas que deban efectuarse.

g. Back up (copias de respaldo) de los sistemas de información con que cuenta la caja de compensación familiar.

h. Inventario de la infraestructura tecnológica y de los sistemas de información con que cuenta la caja de compensación familiar.

i. Elaborar una relación de:

- Postulaciones presentadas hasta la fecha y que se encuentren en trámite, de FOSFEC y FOVIS.

- Subsidios al desempleo y de vivienda asignados hasta la fecha.

- Convocatorias en curso.

j. Relación de obras en curso, incluyendo el nivel de avance.

k. Elaborar y publicar un anuncio en las puertas principales de las oficinas de la Corporación, informando al público en general la adopción de la medida cautelar de intervención administrativa.

l. Elaboración y envío de las correspondientes comunicaciones dirigidas a:

- Bancos, corporaciones y demás entidades que tengan algún tipo relación con la caja de compensación familiar,

- Gobernación y alcaldía(s).

- Demás autoridades públicas que vigilen programas que desarrolle la Caja (por ejemplo, Superintendencia Nacional de Salud, Superintendencia Financiera de Colombia, Secretarías de Salud, etc.)

m. Así mismo, el Agente Especial deberá programar las acciones a tomar, entre otras:

S Solicitud de informes de gestión, financieros, administrativos, legales y demás que permitan garantizar un corte real de cuentas, saldos y estados financieros de la Corporación, a la fecha de notificación de la medida.

- Acciones a desarrollar complementariamente en la Corporación, como son inspecciones a documentos o lugares, recaudación de pruebas, etc.

- Recomendaciones escritas acerca de actuaciones administrativas al Director Administrativo.

7. METODOLOGÍA PARA EL MANEJO DE LA MEDIDA CAUTELAR DE INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA POR PARTE DE LA AGENCIA ESPECIAL

a. RECURSOS HUMANOS

Cuando por las características de la Intervención Administrativa se requiera contratar profesionales externos, especializados en determinadas áreas, para que coadyuven a la gestión de la Superintendencia, sus emolumentos serán cancelados con cargo a los recursos de la Corporación intervenida.

El Agente Especial deberá realizar trimestralmente, verificación y seguimiento al PDM adoptado, o cuando se requiera por circunstancias urgentes, en la caja de compensación familiar.

b. TRÁMITE DE LA DOCUMENTACIÓN

El Agente Especial de Intervención, en ejercicio de sus funciones, deberá pronunciarse a través de resoluciones.

Las resoluciones serán numeradas de manera consecutiva mientras dure la medida cautelar y denominadas “AEI”.

Serán expedidas en original junto con los anexos correspondientes. El original debe permanecer en el archivo de la intervenida y una copia será para el Agente Especial.

Toda la documentación, original y sus respectivos soportes, que se desprenda del proceso de medida cautelar de intervención administrativa, deberá estar concentrada y custodiada en el archivo de la caja de compensación.

Sin embargo, el Agente Especial de Intervención deberá llevar su archivo con los documentos que estime pertinentes y con copia de todas las resoluciones con sus respectivos soportes, que expida durante su gestión.

Las resoluciones AEI deberán remitirse a la Coordinación de Medidas Especiales, cuando sea designado un nuevo agente o se termine la Agencia

c. PROYECTOS

Si por la complejidad de la caja de compensación intervenida el Superintendente del Subsidio Familiar lo considera necesario, podrá establecer en la resolución de intervención que los proyectos de inversión de la misma estén sometidos al régimen de autorización previa.

8. VISITAS EN CUMPLIMIENTO DE LA MEDIDA ESPECIAL

En cumplimiento de las funciones de Agente Especial de Intervención, se ordenarán visitas de manera periódica, previa solicitud del Agente Especial de Intervención al Superintendente del Subsidio Familiar, con copia a la Delegada para la Responsabilidad Administrativas y las Medidas Especiales.

Las visitas de Agentes Especial de Intervención y su grupo de apoyo deberá efectuarse por lo menos cada dos meses.

Los informes deben presentarse a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, de acuerdo a los formatos diseñados para tal fin.

Si de las visitas se desprenden hechos nuevos, serán remitidos a la Delegada para la Gestión, con el fin que sean tenidas en cuenta, dentro del plan de visitas ordinarias, de acuerdo a su competencia.

Así mismo, si de las visitas se desprenden presuntas violaciones a las leyes, normas de subsidio familiar, estatutos, reglamentos internos, el informe deberá contener los soportes para que la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, dentro de su competencia, inicie las investigaciones a que haya lugar.

9. PRÓRROGAS

Para la prórroga de la medida, el Agente de Intervención, enviará con quince (15) de anticipación, solicitud mediante memorando a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, indicando las razones.

Evaluados por parte del Grupo de Medidas, los informes presentados a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, así como la solicitud efectuada por el agente especial de intervención, recomendará al Superintendente de Subsidio Familiar la prórroga de la medida y solicitará se convoque a Comité de Dirección y Coordinación Institucional, con el fin de que se tome una decisión frente a la prórroga.

10. TERMINACIÓN DEL PROCESO DE INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA

Para el levantamiento y terminación de la medida, el Agente de Intervención Administrativa, enviará con quince (15) de anticipación, solicitud mediante memorando a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en el que concluya que han sido superadas las causas que dieron origen a la misma y que se ha cumplido con el PDM.

El Grupo de Medidas Especiales una vez evaluados los informes de los agentes recomendará al Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, si se prorroga, modifica o levanta, la medida de intervención administrativa.

Teniendo en cuenta la recomendación del Grupo de Medidas Especiales, el Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, solicitará al Superintendente del Subsidio Familiar que se convoque al Comité de Dirección y Coordinación Institucional, con el fin de que se tome una decisión frente a la medida.

El Comité de Dirección y Coordinación Institucional, emitirá su recomendación respecto a la decisión adoptada, la cual deberá constar en acta de la reunión.

Debido a que con la medida cautelar de intervención administrativa se separan del cargo a los miembros del consejo directivo de la caja intervenida, para su conformación, el Superintendente del Subsidio Familiar se deberá:

i. Informar al Ministerio del Trabajo sobre el levantamiento de la medida, con el fin que se inicie el procedimiento establecido para la elección de los representantes de los trabajadores al consejo directivo.

ii. Ordenar, a través de memorando, al Agente Especial de Intervención para que convoque a Asamblea General, con el fin de que elijan a los representantes de los empleadores al consejo directivo y/o revisor fiscal.

iii. Ordenar a través de memorando al Agente Especial de Intervención para que se dé la instrucción al interior de la caja de compensación familiar con el fin que se inicie el procedimiento establecido por el Ministerio del Trabajo para la elección de los representantes de los trabajadores al consejo directivo.

Tomada la decisión sobre el levantamiento de la medida y una vez conformado el nuevo consejo directivo, el Superintendente de Subsidio Familiar ordenará al Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales que proyecte el correspondiente acto administrativo, que tendrá como soporte, la última visita especial decretada en cumplimiento de las acciones propias de la agencia especial y la evaluación realizada por el grupo de medidas especiales, incluyendo las conclusiones y recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, dejando consignadas de manera clara y expresa las razones del Despacho sobre el particular.

Terminado el proceso de medida cautelar de Intervención Administrativa, la Superintendencia ordenará la medida cautelar de Vigilancia Especial a la Corporación.

Para la Vigilancia Especial, la Corporación debe aplicar el procedimiento consignado en este acto administrativo.

Por lo tanto, las acciones que no han sido subsanadas en un 100% deberán ser objeto de PDM, de la nueva medida de vigilancia especial.

11. INTERVENCIÓN DEL PROCESO DE AFILIACIONES

En el acto administrativo por el que se adopte la medida se ordenará a las cajas implicadas:

1. Abstenerse de promover solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliación de empleadores que actualmente estuvieran efectuado los aportes parafiscales por concepto de Subsidio Familiar, a través de cualquiera de las cajas de compensación familiar del respectivo departamento.

2. Suspender los términos para resolver las solicitudes de desafiliación que se hubiesen presentado con anterioridad a la expedición del acto administrativo que adopta la medida mientras dure el proceso de intervención.

3. Orientar los recursos humanos, económicos y las campañas para promover, solicitar, recibir o aprobar solicitudes de afiliación de empleadores que vayan a vincularse por primera vez al sistema del Subsidio familiar, así como hacia los aportantes morosos de la respectiva Caja.

4. Los Directores Administrativos de las cajas de compensación familiar sujetas a la medida remitirán a la Superintendencia de Subsidio Familiar en medio magnético, los listados correspondientes a los empleadores afiliados, a la fecha de expedición del acto administrativo que tome la medida.

ARTÍCULO SEGUNDO. El proceso “MEDIDAS CAUTELARES DE VIGILANCIA ESPECIAL E INTERVENCIÓN ADMINISTRATIVA”, deberán ser ajustados frente al procedimiento existente en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia, ubicado en la herramienta ISOLUCIÓN.

TÍTULO V.

DE LA CONTRALORÍA DE INTERVENCIÓN.

<Título adicionado por el artículo 1 de la Resolución 21 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

1. Funciones de Contralor de intervención

1.1. Funciones generales

a) De Salvaguarda y Legalidad.

La salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, o mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.

Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos y los procedimientos.

b) De Operación.

El desempeño del Contralor deberá basarse estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos. Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado y capacitado en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera más objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.

c) De Información.

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor, genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general, será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos más importantes de una empresa.

Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización.

d) De Implementación.

Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.

e) De Evaluación.

Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron o no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logró una meta, sino tener claro en qué medida o proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos.

f) De Proyectos.

Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo o de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios que sean los mejores para la organización y definir de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor futuro para la empresa. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su ramo.

1.2. Funciones específicas

a) El Contralor de Intervención asumirá las funciones de la Revisoría Fiscal.

b) En el marco de su ejercicio deberá realizar análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los fines que señala la ley.

c) Supervisar, conceptuar y evaluar la gestión de las personas o funcionarios que tienen a su cargo fondos o bienes, con el objeto de hacer efectiva su responsabilidad dentro del marco de la medida de intervención administrativa.

d) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la corporación se ajustan a las prescripciones de los estatutos y de la Agencia Especial de Intervención.

e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Dirección Administrativa, Agencia Especial de Intervención y Superintendencia del Subsidio Familiar, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la corporación y en el desarrollo de sus operaciones.

f) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.

g) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la corporación y las actas de las reuniones de la asamblea, de la Agencia Especial de Intervención, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la corporación y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.

h) Inspeccionar asiduamente los bienes de la corporación y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.

i) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores de la corporación.

j) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.

k) Convocar a la asamblea o Agencia Especial de Intervención a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.

l) Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.

m) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o Agencia Especial de Intervención.

n) Que el Contralor de Intervención deberá sujetarse en todas sus actuaciones a las normas que rigen el Sistema del Subsidio Familiar, en concordancia con lo establecido en la Resolución número 629 de 2018.

2. Requisitos

El Contralor de Intervención deberá cumplir los mismos requisitos establecidos en la Caja de Compensación Familiar para el ejercicio de la Revisoría Fiscal, lo cual será certificado por la oficina de Talento Humano de la Caja en cuestión.

La Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales emitirá previamente concepto favorable para el ejercicio del cargo frente al requisito de idoneidad e inexistencia de causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento, de conformidad con lo previsto en la Resolución número 0629 de 2018, en concordancia con lo señalado en el Decreto ley 2463 de 1981.

3. Vinculación

El Contralor de Intervención se vinculará a la Caja de Compensación Familiar por el término en que dure su labor o por el término en que dure la designación, de conformidad con el artículo 20, parágrafo 1o. de la Ley 789 de 2002.

El Contralor de Intervención devengará con cargo a la Caja de Compensación Familiar los mismos honorarios establecidos en dicha Caja para la Revisoría Fiscal.

Que, en atención al Decreto número 2595 de 1981, para ningún efecto el acto de nombramiento o designación de Agentes de Intervención, Directores Administrativos, contralores o auxiliares constituye una delegación de funciones por parte del Superintendente del Subsidio Familiar, entendiéndose que las actuaciones que realicen serán bajo su propia responsabilidad.

4. Designación del Contralor de Intervención

El Superintendente de Subsidio Familiar puede designar Contralor de Intervención de conformidad a la facultad prevista en el numeral 23 del artículo 5o. del Decreto número 2595 de 2012.

Se deberá verificar por parte de la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales que quien pretenda ser designado, no tenga antecedentes de tipo disciplinario, fiscal o judicial.

La persona externa que pretenda ser designada deberá allegar la hoja de vida, anexando documentos de identificación personal y profesional y los soportes correspondientes.

Manifestar por escrito la aceptación de la designación hecha por el Superintendente de Subsidio Familiar, declarando no estar incurso en régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades contenido en el Decreto ley 2463 de 1981, o impedido para ejercer de manera plena las funciones de contralor.

ARTICULO TERCERO. Comunicar el contenido del presente acto administrativo a los funcionarios y contratistas de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

ARTICULO CUARTO. Esta resolución rige a partir de la fecha de su comunicación y deroga todos los actos administrativos que le sean contrarios, en especial las Resoluciones 240 del 10 de mayo de 2016 y 616 del 7 de octubre de 2016.

COMUNIQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C a los 1 SEP 2018

JOSÉ LEONARDO ROJAS DÍAZ
Superintendente del Subsidio Familiar