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RESOLUCIÓN 21 DE 2023
(enero 13)
Diario Oficial No. 52.294 de 31 de enero de 2023
SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR
Por medio de la cual se realiza una adición a la Resolución número 0629 de 2018.
EL SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el Decreto ley 2150 de 1992, Decreto número 2595 de 2012, Decreto número 2172 de 2015, la Ley 789 de 2002, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Resolución número 629 de 2018, y
CONSIDERANDO:
Que el Decreto número 2595 de 2012, en concordancia con la Ley 25 de 1981, establece que la Superintendencia del Subsidio Familiar ejerce la inspección, vigilancia y control de las Cajas de Compensación Familiar y las demás entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar, con el fin de velar que en su constitución y funcionamiento se ajusten a las leyes, decretos y estatutos internos.
De conformidad con el artículo 5o. del Decreto número 2595 de 2012, por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias, el Superintendente del Subsidio Familiar tiene las siguientes funciones:
“1. Dirigir y adoptar la acción administrativa de la Superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a esta corresponde. (…)
17. Imponer las sanciones y adoptar las medidas cautelares a que haya lugar de conformidad con la ley.
18. Ordenar la intervención administrativa, en forma total o parcial, de las entidades sometidas a su vigilancia, por infracción a las leyes y estatutos o por inobservancia de las instrucciones impartidas por la Superintendencia.
19. Ordenar la vigilancia especial en las entidades sometidas a su inspección, vigilancia y control, con el fin de superar, en el menor tiempo posible, la situación que haya dado lugar a la medida. (…)
24. Designar Director Administrativo y agente especial para la administración y representación jurídica de la Caja de Compensación Familiar intervenida, cuyas actuaciones serán realizadas bajo su propia responsabilidad”.
Que el Superintendente del Subsidio Familiar se encuentra facultado para designar tanto a funcionarios como a terceros para la administración de las cajas de compensación intervenidas, conforme a lo dispuesto en el artículo 93 del Decreto número 341 de 1988 compilado en el Decreto número 1072 de 2015, que establece:
“Artículo 2.2.7.7.18. La intervención a que se refiere el artículo 15 de la Ley 25 de 1981, tiene por objeto la adopción de medidas administrativas que fueren necesarias para subsanar los hechos que hayan dado lugar a aquella.
Además, cuando se requiera puede encargar temporalmente la dirección de la entidad intervenida a un particular y emplear los expertos auxiliares y consejeros que considere necesarios, con cargo a la caja intervenida”.
Que el artículo 16 del Decreto número 2595 de 2012 establece como funciones de la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, las siguientes:
“(…)
3. Vigilar el cumplimiento del régimen de incompatibilidades e inhabilidades para el ejercicio de funciones directivas y de elección por parte de las entidades bajo inspección y control de la Superintendencia.
4. Verificar que el Revisor Fiscal y suplente de las Cajas de Compensación Familiar, reúnan los requisitos legales y de idoneidad exigidos por la ley para el desempeño de sus cargos.
5. Verificar que los Consejeros Directivos y el Director Administrativo de las Cajas de Compensación Familiar, reúnan los requisitos legales y de idoneidad exigidos por la ley para el desempeño de sus cargos.
6. Velar porque no se presenten situaciones de conflictos de interés entre las entidades sometidas a su control y vigilancia y terceros. (…)
12. Revisar y conceptuar sobre el cumplimiento de requisitos de los agentes especiales de intervención, agentes de seguimiento y liquidadores.
13. Realizar el seguimiento de la gestión de agentes especiales de intervención, Revisores Fiscales y liquidadores. (…)”
Que de acuerdo con la Resolución número 0629 del 19 de septiembre de 2018, corresponde al Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales revisar y conceptuar sobre el cumplimiento de los requisitos por parte de los terceros que se designen para la ocupación de cargos de directores o agentes en el marco de una intervención, tales como profesión, experiencia y causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en el Decreto ley 2463 de 1981.
Tomando en consideración que la normativa prevé la facultad de nombrar un contralor en el marco de una medida de intervención, conforme lo señala el Decreto número 2595 de 2012, en el artículo 5o. numeral 23: “Separar al Revisor Fiscal y designar Contralor para la Caja intervenida, en los casos que dicha separación permita la superación de las causas que originaron la intervención”.
En razón a la ausencia de regulación frente a la figura de Contralor de Intervención, se hace necesario desarrollar un procedimiento para describir funciones, trámite de vinculación, ejercicio de la misma, determinar el perfil, las actividades y honorarios que se asignen a esta designación.
Que, en aras de mayor seguridad jurídica, imparcialidad e independencia, se requiere establecer el procedimiento que determina las reglas relacionadas con la designación, fijación de honorarios, posesión, funciones, obligaciones, seguimiento, sanciones, reemplazo y otros asuntos para los particulares que se designen como Contralores de Intervención por la Superintendencia del Subsidio Familiar conforme las medidas cautelares previstas en la Ley 789 de 2002 y el Decreto número 2595 de 2012.
1. Funciones de Contralor de intervención.
1.1. Funciones generales.
a) De Salvaguarda y Legalidad.
La salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, o mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.
Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos y los procedimientos.
b) De Operación.
El desempeño del Contralor deberá basarse estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos. Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado y capacitado en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera más objetiva probables dificultades y/u oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.
c) De Información.
En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor, genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.
La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general, será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos más importantes de una empresa.
Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización.
d) De Implementación.
Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.
e) De Evaluación.
Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron o no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logró una meta, sino tener claro en qué medida o proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos.
f) De Proyectos.
Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo o de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios que sean los mejores para la organización y definir de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor futuro para la empresa. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su ramo.
1.2. Funciones específicas.
a) El Contralor de Intervención asumirá las funciones de la Revisoría Fiscal.
b) En el marco de su ejercicio deberá realizar análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los fines que señala la ley.
c) Supervisar, conceptuar y evaluar la gestión de las personas o funcionarios que tienen a su cargo fondos o bienes, con el objeto de hacer efectiva su responsabilidad dentro del marco de la medida de intervención administrativa.
d) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la corporación se ajustan a las prescripciones de los estatutos y de la Agencia Especial de Intervención.
e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Dirección Administrativa, Agencia Especial de Intervención y Superintendencia del Subsidio Familiar, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la corporación y en el desarrollo de sus operaciones.
f) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
g) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la corporación y las actas de las reuniones de la asamblea, de la Agencia Especial de Intervención, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la corporación y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
h) Inspeccionar asiduamente los bienes de la corporación y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
i) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores de la corporación.
j) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
k) Convocar a la asamblea o Agencia Especial de Intervención a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
l) Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
m) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o Agencia Especial de Intervención.
n) Que el Contralor de Intervención deberá sujetarse en todas sus actuaciones a las normas que rigen el Sistema del Subsidio Familiar, en concordancia con lo establecido en la Resolución número 629 de 2018.
2. Requisitos
El Contralor de Intervención deberá cumplir los mismos requisitos establecidos en la Caja de Compensación Familiar para el ejercicio de la Revisoría Fiscal, lo cual será certificado por la oficina de Talento Humano de la Caja en cuestión.
La Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales emitirá previamente concepto favorable para el ejercicio del cargo frente al requisito de idoneidad e inexistencia de causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento, de conformidad con lo previsto en la Resolución número 0629 de 2018, en concordancia con lo señalado en el Decreto ley 2463 de 1981.
3. Vinculación
El Contralor de Intervención se vinculará a la Caja de Compensación Familiar por el término en que dure su labor o por el término en que dure la designación, de conformidad con el artículo 20, parágrafo 1o. de la Ley 789 de 2002.
El Contralor de Intervención devengará con cargo a la Caja de Compensación Familiar los mismos honorarios establecidos en dicha Caja para la Revisoría Fiscal.
Que, en atención al Decreto número 2595 de 1981, para ningún efecto el acto de nombramiento o designación de Agentes de Intervención, Directores Administrativos, contralores o auxiliares constituye una delegación de funciones por parte del Superintendente del Subsidio Familiar, entendiéndose que las actuaciones que realicen serán bajo su propia responsabilidad.
4. Designación del Contralor de Intervención
El Superintendente de Subsidio Familiar puede designar Contralor de Intervención de conformidad a la facultad prevista en el numeral 23 del artículo 5o. del Decreto número 2595 de 2012.
Se deberá verificar por parte de la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales que quien pretenda ser designado, no tenga antecedentes de tipo disciplinario, fiscal o judicial.
La persona externa que pretenda ser designada deberá allegar la hoja de vida, anexando documentos de identificación personal y profesional y los soportes correspondientes.
Manifestar por escrito la aceptación de la designación hecha por el Superintendente de Subsidio Familiar, declarando no estar incurso en régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades contenido en el Decreto ley 2463 de 1981, o impedido para ejercer de manera plena las funciones de contralor.
Que conforme a lo expuesto se da la necesidad de adicionar a la Resolución número 0629 de 2018 el “Título V. De la contraloría de intervención”, incluyendo en este lo siguiente 1. Funciones de la contraloría de intervención, 2. Requisitos, 3. Vinculación y 4. Designación del Contralor de Intervención.
En mérito de lo expuesto, este despacho,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adicionar a la Resolución número 0629 de 2018, el Título V. De la contraloría de intervención, el cual quedará así:
DE LA CONTRALORÍA DE INTERVENCIÓN
1. Funciones de Contralor de intervención
1.1. Funciones generales
a) De Salvaguarda y Legalidad.
La salvaguarda de todos los recursos con que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la adquisición de seguros, por ejemplo, o mediante la asignación de responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos que por su delicadeza requieran una especial atención.
Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los motivos y los procedimientos.
b) De Operación.
El desempeño del Contralor deberá basarse estrictamente en Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área de Contraloría. Las funciones de operación del Contralor exigen además un orden y una organización en todos los sentidos. Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá también estar constantemente actualizado y capacitado en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le permitirá visualizar de manera más objetiva probables dificultades y/o oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por parte de la alta dirección.
c) De Información.
En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el propio Contralor, genera y debe utilizar, así como aquella que en general es desarrollada en toda la organización.
La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general, será estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las veces con datos internos que servirán de base para la elaboración de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones para las situaciones y momentos más importantes de una empresa.
Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de toda la información generada por una organización, y en la actualidad es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que el cruce de información sea más práctico y eficiente por su automatización.
d) De Implementación.
Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los procesos de trabajo de una organización dependerá de varias situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se pretenden lograr.
e) De Evaluación.
Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos, políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer fácilmente si los objetivos se cumplieron o no, pero es indispensable poder identificar no solo si se logró una meta, sino tener claro en qué medida o proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos.
f) De Proyectos.
Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo objetivo o de varios en conjunto, se podrá estar en posición de determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en el mercado, proyectando los distintos escenarios que sean los mejores para la organización y definir de acuerdo a las estimaciones económicas y financieras el mejor futuro para la empresa. Para tal efecto, el Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su ramo.
1.2. Funciones específicas
a) El Contralor de Intervención asumirá las funciones de la Revisoría Fiscal.
b) En el marco de su ejercicio deberá realizar análisis, inspección, observación y confirmación, con el objeto que la fiscalización y la rendición de informes, dictámenes y certificaciones tengan la virtud de alcanzar los fines que señala la ley.
c) Supervisar, conceptuar y evaluar la gestión de las personas o funcionarios que tienen a su cargo fondos o bienes, con el objeto de hacer efectiva su responsabilidad dentro del marco de la medida de intervención administrativa.
d) Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la corporación se ajustan a las prescripciones de los estatutos y de la Agencia Especial de Intervención.
e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Dirección Administrativa, Agencia Especial de Intervención y Superintendencia del Subsidio Familiar, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la corporación y en el desarrollo de sus operaciones.
f) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados.
g) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la corporación y las actas de las reuniones de la asamblea, de la Agencia Especial de Intervención, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la corporación y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.
h) Inspeccionar asiduamente los bienes de la corporación y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
i) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores de la corporación.
j) Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su dictamen o informe correspondiente.
k) Convocar a la asamblea o Agencia Especial de Intervención a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue necesario.
l) Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores.
m) Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes o los estatutos y las que, siendo compatibles con las anteriores, le encomiende la asamblea o Agencia Especial de Intervención.
n) Que el Contralor de Intervención deberá sujetarse en todas sus actuaciones a las normas que rigen el Sistema del Subsidio Familiar, en concordancia con lo establecido en la Resolución número 629 de 2018.
2. Requisitos
El Contralor de Intervención deberá cumplir los mismos requisitos establecidos en la Caja de Compensación Familiar para el ejercicio de la Revisoría Fiscal, lo cual será certificado por la oficina de Talento Humano de la Caja en cuestión.
La Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales emitirá previamente concepto favorable para el ejercicio del cargo frente al requisito de idoneidad e inexistencia de causales de inhabilidad, incompatibilidad o impedimento, de conformidad con lo previsto en la Resolución número 0629 de 2018, en concordancia con lo señalado en el Decreto ley 2463 de 1981.
3. Vinculación
El Contralor de Intervención se vinculará a la Caja de Compensación Familiar por el término en que dure su labor o por el término en que dure la designación, de conformidad con el artículo 20, parágrafo 1o. de la Ley 789 de 2002.
El Contralor de Intervención devengará con cargo a la Caja de Compensación Familiar los mismos honorarios establecidos en dicha Caja para la Revisoría Fiscal.
Que, en atención al Decreto número 2595 de 1981, para ningún efecto el acto de nombramiento o designación de Agentes de Intervención, Directores Administrativos, contralores o auxiliares constituye una delegación de funciones por parte del Superintendente del Subsidio Familiar, entendiéndose que las actuaciones que realicen serán bajo su propia responsabilidad.
4. Designación del Contralor de Intervención
El Superintendente de Subsidio Familiar puede designar Contralor de Intervención de conformidad a la facultad prevista en el numeral 23 del artículo 5o. del Decreto número 2595 de 2012.
Se deberá verificar por parte de la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales que quien pretenda ser designado, no tenga antecedentes de tipo disciplinario, fiscal o judicial.
La persona externa que pretenda ser designada deberá allegar la hoja de vida, anexando documentos de identificación personal y profesional y los soportes correspondientes.
Manifestar por escrito la aceptación de la designación hecha por el Superintendente de Subsidio Familiar, declarando no estar incurso en régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades contenido en el Decreto ley 2463 de 1981, o impedido para ejercer de manera plena las funciones de contralor”.
ARTÍCULO 2o. Publicar la presente resolución en el diario oficial de acuerdo con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en la página web de la Superintendencia del Subsidio Familiar.
ARTÍCULO 3o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la página web de la entidad y deroga las disposiciones que le sean contrarias, contra la misma no procede recurso alguno.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 13 de enero de 2023.
El Superintendente del Subsidio Familiar,
Luis Guillermo Pérez Casas.