Resolución 353 de 2015 CGR

RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ- 0353 DE 2015

(diciembre 15)

Diario Oficial No. 49.727 de 15 de diciembre de 2015

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016>

Por la cual se modifica la Resolución Reglamentaria 213 de 2013 y la Resolución Reglamentaria 107 de 2010, y se integra y reglamenta el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República.

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 2 y 4 del artículo 35 del Decreto Ley 267 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 267 de la Constitución Política señala que el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación, así mismo determina que es una entidad pública de carácter técnico con autonomía administrativa y presupuestal.

Que el inciso 2 del artículo 209 de la Constitución Política preceptúa que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

Que el artículo 269 de la Constitución Política establece que en las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno.

Que mediante la Ley 87 de 1993 se establecieron las normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado, y en su artículo 6o determinó que “el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.

Que según el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, en concordancia con el artículo 5o de la misma norma, las entidades públicas deben establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, acorde con la naturaleza de la función pública de la organización.

Que de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 6o del Decreto 267 de 2000, la Contraloría General de la República en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política.

Que los numerales 2 y 4 del artículo 35 del Decreto 267 de 2000 establecen como funciones del Contralor General de la República las de Adoptar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Contraloría General de la República, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal otorgada por la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.

Que de acuerdo con el numeral 24 del artículo 11 del Decreto 267 de 2000, relacionado con la organización de la Contraloría General de la República, el Comité de Control Interno se constituye como uno de los órganos de asesoría y coordinación de la Entidad.

Que según el artículo 20 del Decreto 267 de 2000, es objetivo de los órganos de coordinación y asesoría servir como instancia de consulta, coordinación y evaluación de los asuntos para los cuales fueron creados.

Que el artículo 5o del Decreto 2145 de 1999 preceptúa que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.

Que el artículo 7o ibídem establece que el Comité de Coordinación de Control Interno Institucional brindará los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno de cada entidad.

Que en el Decreto 1826 de 1994 se establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de los Ministerios y Departamentos Administrativos, además precisó que las demás entidades diferentes de los Ministerios y Departamentos Administrativos, adoptarán, conforme a la ley las modificaciones necesarias en sus estatutos o estructuras, con el fin de ponerlos en consonancia con las disposiciones de la Ley 87 de 1993.

Que mediante las Resoluciones 5156 y 5157 de 2000, hoy sin vigencia, se conformaron respectivamente los comités de Coordinación del Sistema de Control Interno institucional y de Coordinación del Sistema de Control Interno en las gerencias departamentales.

Que la Circular número 03 del 2005 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno señaló que el Comité de Coordinación de Control Interno puede asumir las veces del Comité de Calidad que comúnmente se conforma al interior de las entidades para implementar el Sistema de Gestión de la Calidad.

Que mediante la Resolución Reglamentaria 52 de 2007, en cumplimiento del Decreto 1599 de 2005, se adopta en la Contraloría General de la República el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, el cual fue actualizado por medio del Decreto 943 de 2014.

Que la Resolución 109 de 2010 reglamentó el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) de la CGR, cuya implementación inició en el año 2000 con la creación del Consejo de Calidad de la Entidad en el marco del Proyecto ISO 9000, mediante la Resolución 05142 de 2000 hoy sin vigencia.

Que en concordancia con la Ley 872 de 2003 que ordena la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público, y con los decretos 4110 de 2004 y 4485 de 2009 mediante los cuales respectivamente se adoptó y actualizó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública –NTCGP:1000, y aunque tales disposiciones no son de obligatoria aplicación para la CGR, esta en ejercicio de su autonomía administrativa consideró conveniente y necesario mantener y fortalecer su Sistema de Gestión de Calidad (SGC).

Que a través de la Resolución Reglamentaria 107 de 2010 se integran el Sistema de Gestión de Calidad SGC y el Sistema de Control Interno implementado bajo el modelo MECI, en el denominado Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), en el cual se estableció que el Comité de Coordinación de Control Interno asumiría las funciones del Comité de Calidad fijando los roles y responsabilidades del mismo.

Que el artículo tercero de la Resolución Reglamentaria 213 de 2013 asignó como función del Comité Directivo de la Contraloría General de la República, entre otras, las de actuar y constituirse como Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, ejerciendo las funciones establecidas en el artículo 5o del Decreto 1826 de agosto 3 de 2004 y actuar y constituirse como Comité del Sistema Gestión de Calidad conforme lo establece la ley y demás disposiciones que para tal efecto lo regulen; derogando las Resoluciones Orgánicas 5156 y 5157 de 2000, la Resolución Orgánica 062 de 2008 y el artículo 4 de la Resolución Reglamentaria 107 de 2010.

Que teniendo en cuenta que el control interno y la gestión de la calidad son herramientas gerenciales de importancia estratégica que coadyuvan al logro de los objetivos y misión institucionales, es necesario integrar el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República, en adelante CCIGC, para que a través de este máximo órgano se traten los asuntos de control interno y gestión de calidad de la entidad.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> Integrar el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y el Comité del Sistema de Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República en el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República, en adelante CCIGC.

ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad de la Contraloría General de la República, estará conformado por:

– El Contralor General, quien lo presidirá

– El Vicecontralor, quien lo presidirá en caso de ausencia del Contralor General

– Un Contralor Delegado Sectorial, el cual será designado por el Contralor General

– El Gerente de Gestión Administrativa y Financiera

– El Gerente del Talento Humano

– El Director de la Oficina de Planeación

– El Director de la Oficina de Sistemas e Informática

– El Director de la Oficina de Control Disciplinario

– El Director de la Oficina de Control Interno, quien participará con voz pero sin voto.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> Serán funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República:

1. Actuar como máximo órgano de consulta, coordinación, asesoría y evaluación en materia de control interno y gestión de la calidad de la Contraloría General de la República. Impartir directrices en cuanto a estrategias, políticas y acciones para la determinación, implantación, adaptación, complementación, fortalecimiento y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno y/o del Sistema de Gestión de la Calidad o del Sistema Integrado de Gestión y Control de Calidad (SIGCC), de conformidad con las normas vigentes y las características de la CGR, independiente de las denominaciones que la Entidad adopte para tales sistemas y de la reglamentación interna de los mismos.

2. Promover el compromiso de la dirección de la Contraloría General de la República en el desarrollo, sostenibilidad, fortalecimiento y mejoramiento permanente del control interno y la gestión de la calidad en la misma.

3. Verificar la asignación de los recursos destinados por la Entidad para el desarrollo, sostenibilidad, fortalecimiento y mejoramiento permanente del control interno y la gestión de la calidad en la misma, y brindar las recomendaciones pertinentes.

4. Impartir directrices sobre estrategias y acciones para el fomento de la cultura del control y la calidad, en aras del mejoramiento permanente del desempeño de la Entidad, cuya orientación estará a cargo de las oficinas de Control Interno y Planeación, en coordinación con todos los directivos como responsables de su implementación.

5. Analizar información sobre el funcionamiento de los sistemas de información que soportan los procesos institucionales, así como su pertinencia, confiabilidad e integridad, y brindar las recomendaciones a que haya lugar.

6. Aprobar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano (PAAC) y sus modificaciones, elaborado por las instancias competentes según el procedimiento previsto para el efecto.

7. Realizar seguimiento y evaluación al avance y cumplimiento de los planes institucionales, y brindar las recomendaciones pertinentes.

8. Analizar los resultados de la actualización anual del Mapa de Riesgos Institucional y su respectivo Plan de Manejo, así como del monitoreo y revisión al respecto por los responsables de los macroprocesos; y brindar las recomendaciones pertinentes.

9. Analizar los resultados de la rendición de cuenta al órgano de control fiscal presentados por los responsables de macroprocesos y la Oficina de Planeación, y brindar las recomendaciones pertinentes.

10. Analizar los siguientes informes presentados por la Oficina de Control Interno, entre otros que esta considere, y brindar las recomendaciones pertinentes:

– Informe Ejecutivo Anual de Control Interno.

– Informes sobre resultados del seguimiento y/o evaluación sobre el avance y cumplimiento de los planes institucionales.

– Informes sobre resultados del seguimiento y/o evaluación a la administración de riesgos.

– Informes sobre resultados del seguimiento al cumplimiento de la Entidad frente a los requerimientos del órgano de control fiscal – Auditoría General de la República (AGR).

11. Aprobar el procedimiento de auditoría interna.

12. Aprobar el Programa de Auditoría Interna elaborado por la Oficina de Control Interno.

13. Analizar los informes de resultados de auditoría interna que determine el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad y/o la Oficina de Control Interno.

14. Conocer los casos en que los responsables hayan decidido no formular acciones frente a los hallazgos establecidos por la Oficina de Control Interno, y brindar las recomendaciones pertinentes.

15. Conocer los casos de limitaciones al normal desarrollo de la auditoría interna según informe de la Oficina de Control Interno, y emitir las instrucciones necesarias.

16. Conocer los casos en que se encuentre en riesgo la independencia de la actividad de auditoría interna y formular las recomendaciones pertinentes.

17. Solicitar y analizar la información sobre los productos no conformes generados en los procesos misionales, presentada al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad por los responsables de los macroprocesos y la Oficina de Planeación, o por la OCI cuando esta lo considere, y brindar las recomendaciones pertinentes.

18. Las demás que determine el Contralor General de la República, relacionadas con la naturaleza de las funciones del Comité.

PARÁGRAFO 1o. El CCIGC tomará sus decisiones con base en los informes elaborados por los responsables según el tema y demás criterios técnicos que considere pertinentes.

PARÁGRAFO 2o. El CCIGC definirá mecanismos de seguimiento al funcionamiento y efectividad del control interno y la gestión de la calidad en el nivel desconcentrado e impartirá las directrices respectivas.

ARTÍCULO 4o. SESIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad se reunirá ordinariamente por lo menos cada tres (3) meses y extraordinariamente siempre que se requiera. Se efectuará la convocatoria por el Presidente del Comité a través del Secretario Técnico quien mediante comunicación escrita o por vía electrónica indicará los temas a tratar.

ARTÍCULO 5o. QUÓRUM. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> Existirá quórum cuando al momento de discutir y decidir se cuente con la mayoría de los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad.

Los miembros del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y de Gestión de la Calidad de la CGR podrán invitar a las sesiones a los funcionarios que consideren, de acuerdo con los temas contemplados en el orden del día. Su presencia en la sesión se limitará a la exposición del asunto encomendado y a su pronunciamiento en relación con los interrogantes formulados por los miembros del Comité.

ARTÍCULO 6o. ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> De cada sesión del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de Calidad se dejará constancia en actas que serán firmadas por cada uno de los asistentes, donde constarán los temas tratados, conclusiones, pronunciamientos, decisiones y/o aprobaciones (o no) cuando estas se requieran.

Los documentos en los cuales se sustenten las conclusiones, pronunciamientos, decisiones y/o aprobaciones del CCIGC formarán parte integral de las respectivas actas, como anexos.

Su numeración será ascendente y corresponderá a cada vigencia. Su elaboración y custodia será responsabilidad del Secretario Técnico del Comité.

ARTÍCULO 7o. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> La Secretaría Técnica del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República será ejercida por el Director de la Oficina de Control Interno y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los integrantes del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Gestión de la Calidad de la Contraloría General de la República a las sesiones que programe el Presidente del mismo.

2. Presentar el orden del día.

3. Elaborar las actas de las reuniones, llevar y custodiar su archivo.

4. Comunicar las instrucciones y decisiones del Comité.

5. Las demás que designe el Comité en ejercicio de sus actividades.

ARTÍCULO 8o. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución OGZ-0527 de 2016> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga el artículo 5o de la Resolución Reglamentaria 107 de 2010, deroga los literales s) y t) y los parágrafos 1o y 2o del artículo 3o, así como el inciso segundo del artículo 6o de la Resolución Reglamentaria 0213 de 2013 y las demás disposiciones que les sean contrarias.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 15 de diciembre de 2015.

El Contralor General de la República,

EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN.