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RESOLUCIÓN 1094 DE 2006
(febrero 7)
Diario Oficial No. 46.177 de 9 de febrero de 2006
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008>
Por la cual se adopta y define el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 determina que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”;
Que la Ley 489 de 1998, en los Capítulos IV y VI dicta normas sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema Nacional de Control Interno;
Que los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999 establecen las funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno;
Que la Ley 872 de 2003, en su artículo 1o, ordena la creación de un Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado;
Que el Decreto 4110 de 2004, en su artículo 1o, adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004;
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, en su artículo 1o establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005;
Que el Decreto 3622 de octubre 10 de 2005 adopta las políticas de Desarrollo Administrativo y reglamenta el Capítulo IV de la Ley 489 de 1998, en lo referente a dicho sistema,
RESUELVE:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO DE LA DIAN.
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Adoptar para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, el cual establece los requisitos necesarios para mejorar el desempeño de la entidad y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes, y a la vez fortalecer el control y la evaluación interna, orientando a la entidad hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales que contribuyen al logro de los fines esenciales del Estado.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de la DIAN establece la forma en que la entidad debe alinear sus esfuerzos para el logro de los fines establecidos en su misión y visión, asegurando la coherencia entre las acciones que desarrolla y la política de la alta dirección, garantizando de esta manera el crecimiento e integración del capital humano, la eficiencia operacional y las relaciones con el entorno.
El Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno integra los Sistemas de Gestión de la Calidad (NTCGP1000:2004), Control Interno (MECI1000:2005), Desarrollo Administrativo (Decreto 3622:2005), Administración de Riesgos Operacionales (NTC5254) y Seguridad y Salud Ocupacional (OHSAS18000:99), establecidos en las normas correspondientes.
ARTÍCULO 3o. COMPONENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Los componentes del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno son:
Plan Estratégico: El plan estratégico es la herramienta gerencial que establece los fines y medios que orientan el desempeño de la entidad para responder a las expectativas y necesidades del Estado, la ciudadanía, los empleados públicos, los agentes económicos y para cumplir su misión y alcanzar su visión.
Norma Técnica: La norma técnica es la síntesis normativa que orienta el desarrollo de las acciones institucionales y promueve el cumplimiento de las mejores prácticas de operación y gestión; en consecuencia, define los requisitos que debe cumplir la entidad integrando los sistemas enunciados en el artículo anterior.
Manual de Calidad u Operación: El manual de calidad u operación describe la forma como la entidad cumple los requisitos definidos en la norma técnica y provee el fundamento para una adecuada gestión y control de las prácticas operativas.
RESPONSABILIDADES.
ARTÍCULO 4o. RESPONSABLES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> La responsabilidad del establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales está a cargo de:
a) El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales, quien es el responsable del establecimiento, desarrollo, mantenimiento y definición de políticas del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de la entidad, buscando que este se ajuste a la misión, visión, naturaleza institucional y necesidades ciudadanas o del servicio público;
b) El Director de Impuestos Nacionales, Director de Aduanas Nacionales, Secretario de Desarrollo Institucional, Secretario General, Jefes de Oficina, Subsecretarios y Subdirectores son responsables de la implantación, la eficiencia y eficacia del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno;
c) Los Directores Regionales, Administradores Especiales, Locales y Delegados de Impuestos Nacionales, de Aduanas Nacionales y de Impuestos y Aduanas Nacionales son responsables de implantar el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en las dependencias a su cargo, de acuerdo con las políticas del Director General y de garantizar su funcionamiento y mejoramiento;
d) Los empleados públicos de la entidad y personas vinculadas como supernumerarios, temporales, asesores internos o externos, son responsables de aplicar lo establecido en el Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en el desarrollo de sus funciones.
COMITES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 5o. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno (Comité de Coordinación del SGCCI); es un órgano de coordinación y asesoría del Director General de la entidad para la definición y diseño de estrategias, políticas y lineamientos orientados a la determinación, implantación, adaptación, funcionamiento, fortalecimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno de la entidad y el análisis del cumplimiento de las metas y objetivos institucionales, generando recomendaciones sobre los correctivos necesarios para garantizar razonablemente su cumplimiento.
ARTÍCULO 6o. INTEGRANTES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Los integrantes del Comité de Coordinación del SGCCI serán: El Director General, el Director de Impuestos, el Director de Aduanas, el Secretario de Desarrollo Institucional, el Secretario General, el Subsecretario de Control Interno y el Subsecretario de Planeación.
PARÁGRAFO. Para dar cumplimiento a la Resolución 3304 del 4 de agosto de 1995 y a la Circular 002 del 6 de marzo de 2000 el Comité de Coordinación del SGCCI, cuando en su agenda incluya temas del Sistema de Control Interno, invitará al delegado del Ministro de Hacienda y Crédito Público, quien asistirá con voz y voto a la correspondiente sesión.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Serán funciones del Comité de Coordinación del SGCCI; además de las establecidas en los Decretos 1826 de 1994 y 2145 de 1999, las siguientes:
a) Aprobar la política y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, garantizando que satisfacen los requisitos legales, reglamentarios y los establecidos por el cliente;
b) Analizar la evaluación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y los resultados obtenidos en cada uno de los procesos y efectuar las recomendaciones necesarias para su mejoramiento continuo;
c) Revisar los resultados de la planeación estratégica y el cumplimiento de metas y objetivos durante el trimestre inmediatamente anterior a cada sesión ordinaria;
d) Dar los lineamientos tanto para el nivel central como para las administraciones, encaminados a subsanar desviaciones detectadas en la evaluación de las metas, objetivos institucionales, planes de mejoramiento y en el análisis de riesgos institucionales;
e) Impartir instrucciones a los Comités de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno tendientes al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno;
f) Evaluar el seguimiento de los planes de mejoramiento encaminados a corregir las observaciones señaladas en los informes de Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y de la Contraloría General de la República;
g) Garantizar la disponibilidad de los recursos para la implantación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno;
h) Las demás que le sean asignadas por el Director General de la entidad.
ARTÍCULO 8o. PRESIDENTE DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Director General presidirá y convocará las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno.
ARTÍCULO 9o. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Subsecretario de Control Interno o quien haga sus veces actuará como Secretario Técnico del Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y ejercerá las siguientes funciones:
a) Coordinar las reuniones del Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno;
b) Presentar los informes de evaluación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y del cumplimiento de los planes de mejoramiento;
c) Elaborar, divulgar y conservar las actas correspondientes a las sesiones del comité.
ARTÍCULO 10. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Director General como responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno de la DIAN, designa al Subsecretario de Planeación o quien haga sus veces, como representante de la dirección para efectos de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el adecuado desarrollo del sistema del SGCCI y para liderar, personalmente o a través de su delegado en las Administraciones, los Comités de Operación, definidos en el artículo 11 de la presente resolución.
ARTÍCULO 11. DEFINICIÓN DE LOS COMITÉS DE OPERACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Los Comités de Operación son órganos colegiados, orientados a impulsar y poner en marcha las estrategias para la debida implementación, operación, seguimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno en las dependencias de su competencia.
ARTÍCULO 12. INTEGRANTES DE LOS COMITÉS DE OPERACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Comité de Operación en el nivel central estará conformado por los Jefes de Oficina, Subdirectores y Subsecretarios. En cada administración estará conformado por el administrador, los jefes de división y por los jefes de grupo en las administraciones en las cuales no hay jefes de división y en los casos en que se considere adecuado o necesario.
ARTÍCULO 13. SECRETARIO TÉCNICO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Representante de la Dirección o su delegado en las administraciones, cumplirá el rol de Secretario Técnico del respectivo Comité de Operación, quien cumplirá las siguientes funciones:
a) Coordinar las reuniones del Comité de Operación del SGCCI;
b) Elaborar, divulgar, conservar y enviar al Subsecretario de Control Interno o a quien haga sus veces, las actas correspondientes a las sesiones del Comité.
ARTÍCULO 14. FUNCIONES DE LOS COMITÉS DE OPERACIÓN DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Serán funciones de los Comités de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y de Control Interno, las siguientes:
a) Garantizar el cumplimiento de la política y objetivos del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno;
b) Revisar los resultados de la planeación operativa y el cumplimiento de metas y objetivos durante el trimestre inmediatamente anterior a cada sesión ordinaria;
c) Implementar los lineamientos e instrucciones impartidas por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno;
d) Dar los lineamientos al interior de sus dependencias, encaminados a subsanar las desviaciones detectadas en las evaluaciones y propender por el mejoramiento de los procesos;
e) Garantizar el desarrollo de las auditorías al Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, según la reglamentación vigente;
f) Revisar y aprobar el informe de seguimiento sobre cumplimiento de los planes de mejoramiento elaborados por las áreas;
g) Las demás que le sean asignadas por el Director General de la entidad.
ARTÍCULO 15. EVALUADOR DEL SGCCI. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> La Subsecretaría de Control Interno o quien haga sus veces, es la instancia responsable de medir y evaluar periódicamente, de manera independiente y objetiva, el desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, con el fin de dar las recomendaciones y sugerencias para su mejoramiento y optimización.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 16. ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Será responsable de la actualización del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno la Subsecretaría de Planeación, la cual establecerá el procedimiento de acuerdo con las normas vigentes establecidas para el control de documentos.
ARTÍCULO 17. AMBITO DE APLICACIÓN Y REGULACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> La presente resolución será aplicable a todas las unidades organizacionales de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio del Manual de Calidad u Operación y de los actos administrativos, manuales de procedimientos, metodologías, conceptos, guías y demás instrumentos de aplicación que se estimen pertinentes.
ARTÍCULO 18. REUNIONES ORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno se reunirá como mínimo cuatro (4) veces al año, una vez cada trimestre. En una de dichas reuniones la Subsecretaría de Control Interno presentará la Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno.
Los Comités de Operación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno, se reunirán, como mínimo, cuatro (4) veces al año, una vez cada trimestre.
ARTÍCULO 19. REUNIONES EXTRAORDINARIAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> El Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno se podrá reunir en forma extraordinaria cuando a juicio del Director General sea necesario y los Comités de Operación cuando el representante de la dirección, su delegado o el administrador así lo consideren necesario.
ARTÍCULO 20. CUMPLIMIENTO DE LAS DECISIONES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> Las decisiones adoptadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y por los Comités de Operación quedarán consignadas en actas, cuyo contenido será de obligatorio cumplimiento.
ARTÍCULO 21. ASISTENCIA. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> La asistencia de los miembros de los Comités de Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad y Control Interno y de Operación, a sus sesiones, será obligatoria y no podrá delegarse.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1131 de 2008> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución 9237 del 10 de noviembre de 2003, la Resolución 08865 del 30 de septiembre de 2004 y la Resolución 11779 del 7 de diciembre de 2005.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 7 de febrero de 2006.
El Director General,
OSCAR FRANCO CHARRY.