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RESOLUCION 8865 DE 2004
(30 septiembre)
<Fuente: Archivo Dian>
DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES – DIAN
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por la Resolución 1094 de 2006>
Por la cual se actualiza el Sistema de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
EL DIRECTOR DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
En uso de las facultad legales y especialmente de las consagradas en el literal cc) del artículo 19 del Decreto 1071 de 1999 y en el artículo 18 el Decreto 1265 de
2000
CONSIDERANDO
Que el artículo 6o de la Ley 87 de 1993 establece que “el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”.
Que el Decreto 2145 de 4 de noviembre 1999, dicta las normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial.
Que en correspondencia a la necesidad de establecer un esquema de control se deben establecer los roles y responsabilidades para los diferentes niveles de la administración publica en relación con el Sistema de Control Interno en la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Que es necesario armonizar las responsabilidades para el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno en la Unidad Administrativa Especial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
RESUELVE:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 1o. DEFINICION DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> Se entiende por Sistema de Control Interno de la Unidad Administrativa Especial- Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, el conjunto de recursos y medios organizacionales interrelacionado e interdependientes entre sí, que buscan sinérgica y armónicamente, alcanzar los objetivos que le han sido asignados a la Entidad por las normas constitucionales y legales vigentes, en el marco de las políticas trazadas por la Dirección General y el Gobierno Nacional.
El sistema de Control Interno, se constituye como la herramienta de gestión, que debe garantizar el logro de resultados acordes con la misión institucional, el cumplimiento de objetivos y metas, la razonable administración de la información y los recursos, la calidad de las operaciones de la entidad, cuyo propósito es reflejo de los principios orientadores de una gestión pública transparente, en beneficio general del Estado y la sociedad.
ARTÍCULO 2o. OBJETIVO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> El diseño, y desarrollo del Sistema de Control Interno tienen como fundamento el:
a) Garantizar la ejecución de los objetivos institucionales y el cumplimiento de la misión y la visión de la Entidad;
b) Asegurar la existencia y aplicación de políticas y directrices acordes con la planeación estratégica u otro sistema de planeación que adopte la Entidad;
c) Proteger todos los bienes y recursos, asegurando que la administración cubra todos los riesgos, utilizando la medidas de seguridad necesarias para salvaguardar la Entidad y asegurar el cumplimiento de sus objetivos;
d) Garantizar la efectividad de todas las operaciones tributarias, aduaneras, cambiarias y administrativas, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades así como el uso de los recursos, determinados para el desarrollo de la misión institucional, mediante los objetivos y estrategias, en concordancia con los principios establecidos para el sistema de control interno;
e) Garantizar que se efectúe el seguimiento y la evaluación de la gestión organizacional y que ésta corresponda a lo efectivamente realizado;
f) Garantizar que la información financiera, contable, administrativa y de gestión, sea veraz, razonable, confiable y entregada oportunamente a quienes compete conocerla;
g) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que afecten el logro de sus objetivos;
h) Evaluar periódicamente los controles implantados, las acciones correctivas y la contribución al proceso de toma de decisiones por parte del nivel directivo y recomendar, si es del caso, nuevos mecanismos de control;
i) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación, retroalimentación y evaluación;
j) Verificar que el desarrollo de actividades, operaciones y tareas, se realice conforme a lo establecido en el sistema de planeación elegido.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> Para la implementación y desarrollo del Sistema de Control Interno, se deben atender los principios constitucionales de la administración pública a saber:
a) Eficacia: Entendida como el grado de cumplimiento de los objetivos y metas fijadas por la sociedad y por los organismos gubernamentales competentes, a través de los planes de cada área para un periodo determinado, en relación con los resultados realmente obtenidos.
b) Eficiencia: Definida como la comparación de los resultados obtenidos con los recursos aplicados para conseguirlos. Permite minimizar desperdicios en los recursos físicos, financieros, técnicos y tecnológicos, al igual que optimizar el talento humano.
c) Economía: Comprendida como la ejecución de todas las operaciones y actividades de la entidad, haciendo que el beneficio obtenido, en términos de calidad, cantidad y oportunidad, sea mayor que el costo aplicado.
d) Igualdad: Entendida como la obligación de que todas las actividades de la
entidad, se desarrollen en procura del interés general de la comunidad, sin
privilegios especiales a grupos o personas en particular. Los servidores públicos deben tener en cuenta que la entidad busca el beneficio de toda la sociedad;
e) Moralidad: Toda actividad debe ser realizada acatando principios éticos y morales;
f) Celeridad: Es la capacidad de respuesta oportuna a las necesidades sociales, de acuerdo con la competencia de la entidad.
g) Imparcialidad: En las actuaciones de los servidores públicos de la Unidad Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional, no puede presentarse discriminación, ni tendencia a favorecer a personas o grupos particulares.
h) Responsabilidad: Corresponde a los administradores públicos, de manera indelegable, el adecuado diseño, adopción e implementación del sistema de control interno en el ámbito de su competencia.
NIVELES Y RESPONSABLES DEL CONTROL EN LA DIAN.
ARTÍCULO 4o. NIVELES DE CONTROL. Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006>
El esquema de control en la Entidad se soporta en tres niveles así: un primer nivel denominado AUTOCONTROL; un segundo nivel denominado EVALUACION; y un tercer nivel denominado LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN, con el objeto de mejorar la coordinación y efectividad de las diferentes instancias responsables del control.
ARTÍCULO 5o. PRIMER NIVEL AUTOCONTROL. Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> Es el ejercido directamente por los responsables de la correcta ejecución de los procesos del logro de metas y objetivos de gestión y del mejoramiento estructural de los procesos críticos institucionales, cuya determinación se hará de acuerdo con la metodología impartida por la Subsecretaria de Control Interno. En el primer nivel se efectúa la aplicación de los diferentes mecanismos de control diseñados para garantizar el cumplimiento de los planes, programas, metas y obligaciones legales asignadas a la entidad para el cumplimiento de su misión. Este nivel tiene dos componentes básicos: el monitoreo y la supervisión.
El monitoreo es el control de ejecución de los procesos que se hace en tiempo real, confrontando los resultados obtenidos con las metas o demás estándares de cumplimiento.
La supervisión es el control desarrollado mediante una serie de estrategias a través de las cuales, las áreas del nivel central cumplen sus funciones básicas de dirección, planeación, coordinación, control y evaluación sobre los procesos de su competencia a nivel nacional. Este componente se concreta en el Plan Nacional de Supervisión y Control, el cual será reglamentado por un acto administrativo.
a) OBJETIVOS GENERALES DEL PRIMER NIVEL:
1. Garantizar que el Sistema de Control Interno de la entidad disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación que permitan ejercer un control efectivo en tiempo real.
2. Prevenir la ocurrencia de desviaciones en la aplicación de procedimientos, en la obtención de los resultados esperados, y/o de eventos de corrupción.
3. Corregir, en tiempo real, las desviaciones detectadas.
4. Apoyar el fomento de la cultura de autocontrol en la entidad.
b) ACTORES DEL PRIMER NIVEL DE CONTROL:
Son responsables, y actúan en este nivel todos los servidores de la contribución a lo largo de la escala administrativa; en primera instancia, los funcionarios con cargos de dirección y mando en el nivel central: Director General, Director de Impuestos, Director de Aduanas, y el Director de la Policía Fiscal y Aduanera, mediante las diferentes Oficinas y Subdirecciones; el Secretario General y Secretario de Desarrollo Institucional por intermedio de las diferentes Subsecretarias.
Los Directores Regionales, Administradores Especiales, Locales y Delegados, los Jefes de División y Grupos internos de Trabajo, tanto en el nivel central como regional, son responsables por el monitoreo y supervisión de los procesos, y los servidores de la contribución, por la correcta aplicación de los mecanismos de control establecidos para desarrollar las funciones asignadas en su puesto de trabajo.
c) RESPONSABILIDADES EN EL PRIMER NIVEL DE CONTROL:
1. Responsabilidades de la máxima dirección en la entidad (art. 6 Ley 87/93) conformado por el Director General, el Director de Impuestos Nacionales, el Director de Aduanas Nacionales, el Director de la Policía Fiscal y Aduanera, el Secretario General y el Secretario de Desarrollo Institucional.
Las principales responsabilidades del Director General en el primer nivel de control son:
1.1. Definir las políticas de control en la Entidad.
1.2. Dirigir el establecimiento y desarrollo del sistema de control Interno mediante el uso y aplicación de las funciones administrativas de: Planeación, Organización, Dirección, Ejecución y Evaluación.
1.3. Establecer adecuados instrumentos de gestión que garanticen los resultados de la Entidad bajo parámetros de calidad, eficiencia, eficacia y servicio.
1.4. Garantizar el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en la entidad.
1.5. Impartir los lineamientos, políticas e instrucciones necesarias a los directivos de primer nivel de control para garantizar que los objetivos que integran los macroproceso se cumplan según lo planeado para cada periodo.
1.6 Dirigir los diferentes comités establecidos en el Decreto 1071 de 1999, para efectos de definir las políticas para el fortalecimiento del sistema de control
interno y las políticas de prevención y represión de la corrupción en la entidad y garantizar el seguimiento al cumplimiento de los respectivos planes y políticas.
1.7. Definir las políticas generales e impartir instrucciones para la elaboración y ejecución del plan nacional de supervisión y control.
1.8. Dar traslado en forma inmediata a los Jefes de área, de las notificaciones de inicio de las auditorias a realizar por parte de la CGR (Contraloría General de la República), e impartir instrucciones para el suministro de información y atención a las correspondientes visitas, incentivando el compromiso de las áreas objeto de auditoria para que se implementen los correctivos necesarios desde el comienzo del proceso auditor.
1.9. Remitir en forma inmediata a las áreas auditadas y de Control Interno, copia de los borradores de los hallazgos encontrados por la CGR, con instrucciones precisas para adelantar la debida revisión, análisis y respuesta, con los soportes correspondientes para desvirtuar, si es del caso, dichos hallazgos y suscribir posteriormente las respuestas, al informe definitivo presentado por la CGR.
1.10. Conocer y dar traslado de forma inmediata a los jefes de área, los informes definitivos de las auditorias externas practicadas e impartir instrucciones si es del caso para consolidar el plan de mejoramiento correspondiente.
1.11. Presentar y suscribir los planes de mejoramiento ante el Contralor Delegado para la Gestión Pública e instituciones financieras dentro de los términos y con las formalidades del caso.
1.12 Suscribir las actas internas de compromiso con los Directores de Impuestos, Aduanas y Regionales correspondientes a los Planes de mejoramiento de su competencia, junto con el Subsecretario de Control Interno.
1.13. Establecer políticos de orden financiero y contable que actúen como guía de acción para la ejecución de los procesos y las actividades que componen los sistemas de información financiera y contable, garantizando la implementación de controles, el mantenimiento y actualización del Sistema de Evaluación del Control Interno Contable y el cumplimiento de las obligaciones de información periódica a la Contaduría General de la Nación y demás organismos de Control Fiscal.
1.14. Suscribir y remitir al competente, el informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado de la Evaluación del Sistema de Control Interno.
2. Son responsabilidades de los demás integrantes del equipo de máxima Dirección: Directores de Impuestos y Aduanas, Policía Fiscal y Aduanera, Secretario General y Secretario de Desarrollo Institucional:
2.1 Asesorar al Director General en la formulación de las políticas y directrices
orientadas a fortalecer el sistema de control interno en sus cinco funciones administrativas.
2.2 Revisar y aprobar los proyectos de respuesta elaborados por los jefes de nivel central qué serán entregados a los equipos de auditoria, en relación con los requerimientos de información solicitados por los entes fiscalizadores externos.
2.3. Conocer periódicamente e informar los resultados de las actividades de seguimiento en relación con el cumplimiento de los planes de mejoramiento correspondientes a los macroproceso y el integral de la entidad suscrito con la Contraloría General de la República.
2.4. Concertar las prioridades que ameritan los planes de supervisión y control con los administradores.
2.5. Evaluar los avances en el cumplimiento de los objetivos del plan estratégico.
2.6. Definir los criterios para la calificar (sic) los procesos críticos e identificarlos para un determinado periodo.
2.7. Definir políticas, estrategias y acciones concretas para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de acuerdo con los resultados arrojados por la Evaluación del Sistema de Control Interno y las diferentes acciones de las actividades de evaluación del segundo nivel en su área.
2.8. Definir y consolidar el plan de supervisión del correspondiente macropoceso y prestar el apoyo necesario para la ejecución del plan nacional de auditoria.
3. Son responsabilidades de los Jefes de Oficina, Subdirectores y Subsecretarías en el primer nivel de control las siguientes:
3.1. Ejercer la dirección técnica de su área.
3.2. Participar en la definición de los planes anuales y operativos, que especifiquen claramente los objetivos y metas de gestión para cada periodo.
3.3. Garantizar la documentación y normalización de los procesos y procedimientos del área y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes, actualizaciones necesarias, de manera que sean los orientadores para el óptimo cumplimiento de las funciones, metas y responsabilidades legales asignadas al área.
3.4. Establecer e instruir los mecanismos de control y los parámetros para el seguimiento y evaluación del cumplimiento de los planes del área y de la normatividad vigente.
3.5. Estandarizar las especificaciones de calidad que deben cumplir los productos finales generados en los diferentes procedimientos desarrollados por el área.
3.6. Diseñar, implementar, evaluar y mejorar permanentemente los mecanismos de control de los procesos del área para monitorear los resultados de los procesos en tiempo real.
3.7. Identificar, valorar y actualizar permanentemente los riesgos de ineficiencia y corrupción, tanto internos como externos, que amenazan y afectan los procesos de su área.
3.8. Definir indicadores para monitorear y evaluar la ejecución de los planes y objetivos del área, así como para evaluar la efectividad de la gestión.
3.9. Diseñar y utilizar mecanismos de retroalimentación con los jefes de las demás áreas en el Nivel Central, que intervienen como proveedores o clientes en los procesos de su área y con entes externos y proponer acciones que conduzcan al mejoramiento del Sistema de Control Interno.
3.10. Revisar periódicamente, y con apoyo de las Subsecretarias de Control Interno y Planeación, los procedimientos y actividades que regulan los procesos y adecuarlos a los cambios normativos y las políticas institucionales.
3.11. Evaluar la efectividad de la asignación de delegación y competencias efectuadas en el área, para garantizar el éxito de la descentralización y el adecuado control de los procesos.
3.12. Monitorear permanentemente el funcionamiento de los sistemas de información que le permiten evaluar la gestión y retroalimentar el proceso de planeación, valorando regularmente la calidad de la información incluida en ellos.
3.13. Elaborar el diagnóstico del área a nivel nacional que conduzca a la identificación de los procesos críticos y prioridades para la elaboración del plan de supervisión.
3.14. Formular el plan de supervisión y control del área y garantizar su ejecución y seguimiento.
3.15. Evaluar la efectividad de la comunicación formal en su área.
3.16. Reportar los resultados del plan de supervisión y control a su superior inmediato, y diseñar junto con las divisiones y/o grupos afectados, los planes de mejoramiento.
3.17. Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en los procesos de sus áreas que puedan afectar el logro de los objetivos.
3.18. Informar a los jefes de división y grupo, y a través de ellos, a los demás funcionarios del área, acerca de los procesos de auditoria que se notifiquen, e impartir instrucciones para la atención de las correspondientes visitas, el suministro de información con la oportunidad y confiabilidad requeridas, y desde el comienzo del proceso auditor, crear compromiso en las áreas auditadas ara implementar los correctivos necesarios.
3.19. Suministrar a los equipo de auditores internos (cuando sean solicitados por los entes externos de control) los resultados de los procesos de supervisión y los resultados de los seguimientos efectuados.
3.20. Revisar, apoyar y asesorar a las dependencias en el nivel regional en las respuestas a los requerimientos de información, a las observaciones sobre los borradores de los hallazgos de la CGR, y en la elaboración de los proyectos del plan de mejoramiento, de tal forma que se garantice la unidad de criterio.
3.21. Participar en las mesas de trabajo para la discusión de los informes de auditoria presentados por la CGR y la Subsecretaria de Control Interno, con relación a las dependencias del nivel central y proponer las acciones a ser incorporadas en el plan de mejoramiento, ejecutarlas en el nivel central, y supervisar su ejecución en el nivel regional una vez suscritos los correspondientes planes.
3.22. Consolidar un plan único de mejoramiento del área a nivel nacional para subsanar las deficiencias detectadas en desarrollo de las acciones de evaluación tanto internas como externas.
3.23. Garantizar que las acciones correctivas recomendadas proporcionen el mejoramiento esperado sobre las deficiencias evidenciadas, tanto en las actividades de control interno como externo.
3.24. Evaluar periódicamente el avance de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República y con la Subsecretaría de Control Interno e informar al área de Control Interno acerca de los resultados obtenidos a nivel nacional.
3.25. Identificar, analizar, diseñar la documentación, el mantenimiento y actualización eficiente de los procesos financieros y contables.
4. Son responsabilidades de los Administradores Especiales, Locales y Delegados, en el primer nivel de control las siguientes:
4.1. Ejercer la dirección técnica, jerárquica y administrativa de las dependencias de su jurisdicción.
4.2. Dirigir la adecuada ejecución de la planeación y administración de recursos disponibles hacia el cumplimiento de los objetivos misionales y el mejoramiento de procesos críticos de su jurisdicción.
4.3. Controlar la administración de los recursos físicos y financieros y garantizar su adecuado registro financiero y contable en las dependencias de su jurisdicción.
4.4. Monitorear dentro de los períodos establecidos, los resultados esperados de la gestión en su jurisdicción.
4.5. Implementar y administrar mecanismos gerenciales de información que le permitan monitorear y evaluar, en tiempo real, los resultados de la gestión, especialmente en relación con los procesos calificados como críticos.
4.6. Garantizar una gestión gerencial eficaz para la solución de los problemas de la administración, y presentar propuestas de mejoramiento institucional ante las diferentes áreas competentes del nivel central y la alta dirección.
4.7. Garantizar junto con el apoyo de la Oficina de Servicios Informáticos la implantación, desarrollo y funcionamiento de los sistemas de información que soporten y retroalimenten los procesos, el seguimiento estricto al cumplimiento de los cronogramas establecidos para su implementación, la detección y corrección de errores y la comunicación oportuna a los responsables de su mejoramiento.
4.8. Garantizar que los datos y registros de la gestión incluidos en los sistemas de información de la entidad, guarden los atributos de calidad, en los términos de veracidad, exactitud, confiabilidad, y oportunidad.
4.9. Garantizar la seguridad de de la información privilegiada de los contribuyentes y la reserva y adecuado manejo de la misma, como mecanismos de control al acceso de la misma.
4.10. Optimizar los espacios existentes de interacción con otras entidades gubernamentales para el intercambio de información o de bases de datos conducentes a mejorar los resultados de la lucha contra la corrupción y el control de la evasión y el contrabando.
4.11. Utilizar la Comisión Mixta Regional como un mecanismo de fortalecimiento del sistema de control interno en materia de control ciudadano, instalar buzones de quejas, reclamos y sugerencias en las diferentes agremiaciones, así como utilizar las publicaciones institucionales para dar a conocer los logros de la entidad, los mecanismos con los que se cuenta en la lucha contra la corrupción y los beneficios tributarios.
4.12. Fortalecer la comunicación formal a través de los canales y espacios institucionales, exigiendo la utilización de los conductos regulares a los jefes de división, realizando reuniones con el equipo directivo de la regional o administración respectiva, e implementando los mecanismos que permitan monitorear la efectividad de la comunicación.
4.13. Implementar mecanismos que permitan reforzar los valores institucionales en todos y cada uno de los miembros de la institución mediante el ejercicio de las actividades diarias y evaluar su asimilación en el autocontrol, la actitud de servicio y la calidad de la gestión individual.
4.14. Garantizar la adecuada administración y distribución del talento humano encaminada al cumplimiento de las prioridades establecidas.
4.15. Garantizar que el proceso de valoración individual del desempeño, en sus etapas de concertación de objetivos, seguimiento y calificación final, sea una herramienta gerencial para la planeación y el mejoramiento continuo de los servidores de la contribución, y que refleje de manera real, el desempeño de los funcionarios y los resultados de su jurisdicción.
4.16. Informar a la alta dirección, a los jefes de área correspondientes y a los administradores de impuestos y aduanas nacionales donde se realicen las diferentes auditorias, sobre los resultados de las evaluaciones y los planes de mejoramiento acordados.
4.17. Garantizar la implementación y seguimiento en tiempo real de los planes de mejoramiento derivados de las actividades de control, tanto internas como externas, y evaluar periódicamente el avance de los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General e informar a las áreas respectivas sobre los resultados.
4.18. Difundir en las dependencias de su jurisdicción, los resultados de las actividades de la evaluación del Sistema de control interno y de las auditorias practicadas por los entes externos de control, y verificar que se apliquen las medidas preventivas y correctivas definidas por el nivel central sobre los mismos tópicos.
4.19. Supervisar de manera integral los resultados de la gestión de las administraciones de su jurisdicción y presentar la correspondiente evaluación ante e Director General.
4.20. Identificar y calificar mediante métodos objetivos, atendiendo a los criterios definidos por la alta dirección, los procesos críticos en su regional para evaluar y priorizar cuáles y cuántos deben ser controlados directamente desde su despacho y diseñar los indicadores que permitan monitorear el desarrollo de estos procesos.
4.21. Evaluar los riesgos que amenazan y afectan los procesos críticos en las administraciones de su jurisdicción y aplicar acciones que minimicen el riesgo identificado.
4.22. Elaborar el diagnóstico a nivel regional de cada área como retroalimentación a las áreas del nivel central para la elaboración de los planes de supervisión.
4.23. Solicitar y concertar con la alta dirección las prioridades de supervisión de su jurisdicción.
4.24. Implementar controles para supervisar las funciones delegadas por su despacho.
4.25. Verificar y controlar que los funcionarios utilicen adecuadamente los recursos físicos e informáticos disponibles.
4.26. Garantizar que los resultados de la evaluación del sistema de control Interno se utilicen como referente para medir la gestión de cada una de las áreas y administraciones de su jurisdicción.
4.27. Dar traslado en forma inmediata a los jefes de área de las notificaciones de inicio de las auditorias a realizar por parte de la CGR e impartir instrucciones para el suministro de información y atención de las correspondientes visitas y crear compromiso en las áreas auditadas para implementar los correctivos, necesarios desde el comienzo del proceso auditor.
4.28. Verificar que en las respuestas a los requerimientos de información sobre temas estructurales se cumpla con las directrices y unidad de criterio impartidos por el equipo directivo desde el nivel central.
4.29. Remitir a las áreas correspondientes en el Nivel Central, para su revisión, los proyectos de respuesta a los borradores de informe y los proyectos de Planes de Mejoramiento que deberán ser suscritos por el Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales.
4.30. Conocer y dar traslado de forma inmediata a los jefes de las dependencias de su jurisdicción, los informes definitivos de las auditorias externas practicadas, e impartir instrucciones para consolidar el plan de mejoramiento.
4.31. Adoptar las medidas necesarias tendientes a prevenir o corregir las desviaciones detectadas como resultado de las actividades de evaluación tanto internas como externas.
4.32. Suscribir las actas internas de compromiso para el cumplimiento de los planes de mejoramiento de su jurisdicción.
4.33. Presentar el Plan de mejoramiento ante el Gerente Departamental de la CGR dentro de los términos y con las formalidades del caso.
4.34. Efectuar seguimiento periódico a los resultados propios de las actividades de seguimiento con relación al cumplimiento de los planes de mejoramiento.
5. Son responsabilidades de los Jefes de División y Grupo o quien haga sus veces en el nivel central las siguientes:
5.1. Efectuar acciones de supervisión, que permitan evaluar la efectividad de los procedimientos de control establecidos pera cada proceso.
5.2. Proponer accione de mejoramiento a los mecanismos de control establecidos ante la evidencia de pérdida de efectividad de los mismos.
5.3. Cumplir con las acciones correctivas o preventivas contenidas en los planes de mejoramiento derivadas de las acciones de control, tanto internas como externas, que correspondan a las dependencias del nivel central, y monitorear el cumplimiento de las mismas en el nivel regional.
6. Son responsabilidades de los Jefes de División y de Grupo o quien haga sus veces del nivel regional:
6.1. Monitorear la efectividad de los mecanismos de control inmersos en cada proceso.
6.2. Verificar la adecuada aplicación de los procedimientos de control establecidos para cada proceso.
6.3. Monitorear las actividades de su competencia dentro de procesos transversales e interactuar con las demás dependencias relacionadas para la evaluación de la eficacia del proceso total.
6.4. Establecer mecanismos permanentes de retroalimentación con los proveedores y clientes de su dependencia.
6.5. Evaluar la efectividad de la gestión individual en los puestos de trabajo dentro del proceso de evaluación del desempeño.
6.6. Proponer ante las dependencias competentes las acciones para el mejoramiento de los mecanismos de control establecidos, ante la evidencia de perdida de efectividad de los mismos.
6.7. Verificar en los procesos a cargo, la ocurrencia de los eventos que se señalan como hallazgos en la estandarización que divulgará periódicamente el nivel central, y garantizar la implementación de las acciones preventivas y correctivas señaladas en los mismos.
6.8. Atender en forma completa, suficiente, pertinente y oportuna los requerimientos de información formulados por los equipos auditores, tanto internos como externos, soportando adecuadamente las respuestas y explicaciones suministradas.
6.9. Proyectar para la firma del jefe inmediato las respuestas a los requerimientos y/o solicitudes de información, a los borradores de los hallazgos de la CER, soportado con los debidos documentos y demás elementos de juicio para desvirtuar los hallazgos que no sean procedentes, o proponer los correctivos necesarios para incorporar en los planes de mejoramiento.
6.10. Participar en las mesas de trabajo para la discusión de los borradores de informe de las auditorias de la CGR y mantener informados a los jefes Inmediatos sobre el desarrollo de las mismas.
6.11. Dar cumplimiento de forma estricta a las medidas correctivas prevista en los planes de mejoramiento, para subsanar las deficiencias evidenciadas en desarrollo de las auditorias tanto internas como externas.
6.12. Informar al superior inmediato acerca del cumplimiento de los compromisos de mejoramiento surgidos de las acciones de evaluación tanto internas como externas.
6.13. Informar al área de control interno sobre posibles incumplimientos en los compromisos adquiridos en los Planes de mejoramiento, dando cuenta de la razones que originan o justifican el incumplimiento y una propuesta de las medidas que pueden ser adoptadas para su (sic) llevar a cabo la ejecución del compromiso y su debido cumplimiento en el menor tiempo posible.
6.14. Promover que cada funcionario a cargo desarrolle y aplique mecanismos de autocontrol en su puesto de trabajo.
7. Son responsabilidades de los demás servidores de la contribución las
siguientes:
7.1. Aplicar los métodos y procedimientos establecidos para el cumplimiento de las funciones asignadas a su puesto de trabajo, en concordancia con las
normas vigentes aplicables a su gestión.
7.2. Administrar y hacer uso adecuado de los recursos asignados para el cumplimiento de sus funciones.
7.3. Informar al superior inmediato acerca de los riesgos detectados en relación con las actividades del puesto de trabajo desempeñado.
7.4. Implementar mecanismos de autocontrol en su puesto de trabajo que aseguren la calidad en el desarrollo de sus funciones.
8. Son responsabilidades del área de control interno a través de la Subsecretaría de Control Interno las siguientes:
8.1. Asesorar y acompañar a las dependencias en la definición, establecimiento y revisión de las actividades de control de sus procesos.
8.2. Definir la metodología para la identificación y administración de riesgos en los procesos de la entidad y asesorar a las áreas en su implementación.
8.3. Definir la metodología y herramientas para llevar a cabo el monitoreo y la supervisión de los procesos.
8.4. Divulgar para toda la entidad y en especial a las áreas competentes y responsables, la estandarización de hallazgos y acciones de mejoramiento producto de las actividades de supervisión y control tanto internas como externas.
8.5. Diseñar y aplicar estrategias orientadas a fomentar la cultura del control en la Entidad.
PARAGRAFO.- En cada administración habrá un Delegado de Control Interno, designado por el Administrador a quien le corresponde la responsabilidad de: Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación, evaluación y seguimiento a la gestión organizacional, detectando los posibles riesgos, corrigiendo las desviaciones que se presenten, como también, ayudar a la administración en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y la implementación de los correctivos necesarios para el cumplimiento de la Misión Institucional.
9. Son responsabilidades del área de desarrollo humano: a través de la Subsecretaria de Desarrollo Humano o quien haga sus veces en el nivel central,
las siguientes:
9.1. Desarrollar programas y estrategias para fomentar la interiorización y el fortalecimiento de los principios y valores éticos de la entidad en todos los servidores de la contribución y evaluar su efectividad.
9.2. Diseñar y aplicar programas y estrategias dirigidas al fortalecimiento de las habilidades gerenciales del equipo directivo de la entidad y evaluar su efectividad.
ARTÍCULO 6o. SEGUNDO NIVEL - EVALUACION. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> Corresponde al ejercicio de todas las actividades de verificación y auditoria realizadas para efectuar la evaluación del Sistema de Control Interno. Para realizar esta evaluación en la entidad, se tienen en cuenta las cinco fases con sus respectivos componentes definidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública (Año 2004).
AMBIENTE DE CONTROL
Se entiende como la filosofía y forma de operar de una entidad en relación con la implementación de sistema de control interno, caracterizada por la actitud y compromiso de la alta dirección. Sus componentes son: los principios y valores, el compromiso y respaldo a todas las políticas dictadas por la alta dirección, la cultura del autocontrol y la cultura del dialogo.
ADMINISTRACION DEL RIESGO
Son las políticas institucionales orientadas a detectar, prevenir, manejar y controlar los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades de la Entidad.
OPERACIONALIZACION DE LOS ELEMENTOS
Se refiere a la forma en que se articulan e interrelacionan el esquema organizacional, la planeación, los procesos y procedimientos, el desarrollo del talento humano, los sistemas de información, los mecanismos para la democratización de la administración y la participación ciudadana, y los mecanismos de verificación y evaluación.
DOCUMENTACION
Es el registro histórico del quehacer institucional; su materialización permite la vivencia y ejercicio del sistema de control interno dentro de ella. Sus componentes son la memoria institucional, los manuales, normas y disposiciones internas.
RETROALIMENTACION
Es la comunicación efectiva y dinámica sobre la configuración de situaciones no deseables que afectan los procesos, buscando el fortalecimiento de la cultura del autocontrol mejorando los resultados de la gestión. Sus componentes son: los comités, los Planes de mejoramiento y el seguimiento al cumplimiento de los
mismos.
a) OBJETIVOS GENERALES DEL SEGUNDO NIVEL DE CONTROL
1. Evaluar la ejecución y efectividad de los procesos de competencia de la entidad.
2. Evaluar los mecanismos de control del primer nivel.
3. Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles implementados en desarrollo de la efectividad de los procesos.
4. Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del sistema de control interno.
5. Asesorar a la alta dirección en el proceso de mejoramiento del sistema de control interno.
6. Efectuar seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República y Control Interno.
b) ACTORES DEL SEGUNDO NIVEL DE CONTROL:
El área de Control Interno, a través de la Subsecretaria de Control Interno en el nivel central, y los delegados de control interno en las Direcciones Regionales y Administraciones.
c) RESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE CONTROL INTERNO
A través de la Subsecretaria de Control Interno en el nivel central, las siguientes:
1. Asesorar y apoyar al Director General en el desarrollo y mejoramiento del sistema de control interno a través del cumplimiento de sus funciones básicas de evaluación, auditoria y coordinación con los entes externos de control.
2. Asesorar a la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo, en la evaluación de los planes de mejoramiento, supervisión y control establecidos y en la introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
3. Asesorar a la alta dirección acerca de las prioridades que se deben incluir en el plan nacional de supervisión.
4. Coordinar con los Directores de impuestos y aduanas, Secretarios General y de Desarrollo Institucional y Jefes de Oficina, la formulación y estructuración del plan de supervisión de cada macroproceso.
5. Proponer, para la aprobación del Director General, el plan nacional de auditoria para el seguimiento y evaluación de los procesos críticos.
6. Evaluar el sistema de control interno de la entidad conforme a los lineamientos impartidos por el Consejo Asesor para Control Interno.
7. Ejecutar el plan nacional de auditoria y coordinar la realización de las visitas integrales de supervisión definidas para el periodo.
8. Verificar que la función de control esté asociada a todas las actividades propias de la organización.
9. Garantizar que se encuentren claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad en la estructura de la entidad, y que todas las acciones desarrolladas por ella, se enmarquen dentro de este contexto.
10. Medir la eficiencia, eficacia y economía de los controles establecidos para los procesos de la entidad.
11. Acompañar y evaluar la labor de supervisión y control adelantada por cada área.
12. Evaluar la aplicación y eficacia de los mecanismos de participación y control ciudadano.
13. Informar a la alta dirección sobre los resultados del plan nacional de supervisión y control.
14. Presentar al Director General el informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno en los términos establecidos por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
15. Llevar los registros actualizados de las visitas de auditoria adelantadas por la CGR, conocer las líneas de auditoria que serán objeto de examen y los requerimientos que realice el ente de control.
16. Suministrar al equipo de auditores externos, cuando lo soliciten, los informes de evaluación del sistema de control interno, de las auditorias internas y de seguimiento a los planes de mejoramiento de las áreas auditadas.
17. Asesorar a las áreas auditadas en la elaboración de las respuestas a los requerimientos de información formulados por los equipos de auditores externos y coordinar la entrega oportuna de la información requerida.
18. Conocer y llevar registro de las causas de las deficiencias encontradas, en desarrollo de las auditorias externas y de las medidas correctivas adoptadas, su ejecución y efectividad.
19. Asesorar a las áreas auditadas en la elaboración de los borradores de respuesta a los informes de la Contraloría y de los planes de mejoramiento correspondientes.
20. Solicitar en cualquier tiempo los documentos o informes que estime necesarios para efectos de adelantar la coordinación con la CGR.
21. Verificar que se incorporen en las respuestas al informe de la CGR, las observaciones formuladas por las áreas auditadas, las acciones correctivas que hasta la fecha se hayan implementado las acciones de mejoramiento a futuro.
22. Organizar y coordinar la realización de las mesas de trabajo con los auditores de la CGR para la discusión de los informes de hallazgos, para concertar las acciones de mejoramiento y coordinar la preparación de las respectivas actas.
23. Divulgar mediante la carpeta pública, los planes de mejoramiento producto de las auditorias tanto internas, como externas y la estandarización de líneas de mejoramiento preventiva y correctiva derivadas de las mismas.
24. Coordinar a nivel nacional, a través de los Delegados de control interno de las Administraciones el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento.
25. Realizar seguimiento al cumplimiento de los correctivos propuestos tanto en desarrollo de las auditorias internas como externas, y verificar mediante pruebas de auditoria, el cumplimiento estricto y oportuno de los planes de mejoramiento por parte de las áreas auditadas.
26. Requerir a los responsables de la ejecución de los planes de mejoramiento por los incumplimientos detectados, verificar las razones que pretendan justificar tales incumplimientos e informar a su superior inmediato para poner en marcha los correctivos necesarios para garantizar el cumplimiento oportuno de los compromisos adquiridos. En caso de determinar que no existe justificación a los incumplimientos detectados, dar traslado al área de Investigaciones Disciplinarias para lo de su competencia.
27. Consolidar y presentar al directivo correspondiente los resultados del seguimiento a los planes y compromisos de mejoramiento.
28. Presentar los informes periódicos a la Dirección y al Comité de Coordinación de Control Interno, recomendando la adopción de las medidas necesarias para que en la entidad se garantice la efectividad de los procesos financieros, contables y de los controles inherentes a ellos.
29. Cumplir con los términos para la presentación de los informes clasificados como intermedios, sobre la evaluación del Control interno contable a la dirección de la entidad de acuerdo lo establecido por la Contaduría General de la Nación.
30. Efectuar anualmente la evaluación del sistema de control interno contable en sus diferentes componentes como producto de su evaluación integral; el informe final deberá presentarse dentro del término establecido por la Contaduría General de la Nación, reportando sobre la identificación de deficiencias y debilidades del control interno, eficacia de los planes de acción implementados y su resultado, niveles de mejoramiento y concepto sobre el grado en que el sistema de control interno contable de la entidad permite una garantía razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales de orden financiero y contable.
31. Presentar al director de la entidad el resultado de las verificaciones a los informes trimestrales de seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos con la CGR.
32. Evaluar y determinar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos corporativos de la entidad, proveedores de información del sistema de contabilidad pública, así como de los controles y mecanismos de verificación implantados, realizando el seguimiento necesario para que se apliquen las medidas recomendadas.
33. Verificar la implantación y efectividad de los controles internos definidos y en uso en el proceso de gestión financiera y contable de la entidad.
34. Establecer, mediante indicadores y otros elementos de medición y evaluación, la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información financiera, económica y social.
ARTÍCULO 7o. TERCER NIVEL LUCHA CONTRA LA CORRUPCION. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> En este nivel se adelantan las acciones para prevenir, detectar y controlar riesgos de corrupción en los procesos de la Entidad y sancionar a los responsables de los hechos de corrupción.
a) OBJETIVOS GENERALES DEL TERCER NIVEL DE CONTROL:
1. Identificar las fallas, deficiencias y ausencias de los mecanismos utilizados para el control que permiten la ocurrencia de actos de corrupción en los procesos de competencia de la entidad.
2. Proponer las acciones correctivas y preventivas necesarias que impidan la ocurrencia de eventos de corrupción.
3. Establecer responsabilidades individuales con fines sancionatorios en relación con hechos de corrupción denunciados.
4. Generar Riesgo Subjetivo en los servidores de la contribución para persuadir la comisión de hechos que puedan constituir falta disciplinaria o de corrupción.
b) ACTORES DEL TERCER NIVEL DE CONTROL:
En este nivel actúan los despachos de la alta dirección, la Oficina de Investigaciones Disciplinarias, la Subsecretaría de Control Interno, la Unidad Penal y la Oficina de Defensoría del Contribuyente.
Los actores de este nivel de control interactúan con los Entes Gubernamentales Externos, que ejercen funciones de prevención, investigación y sanción de la corrupción.
c) RESPÓNSABIUDADES EN EL TERCER NIVEL DE CONTROL
1. De la máxima Dirección:
1.1. Velar por la prevención y represión de la corrupción administrativa en la Entidad.
1.2. Definir y aplicar las políticas y las estrategias necesarias para la ejecución de acciones que erradiquen y controlen la corrupción en la Entidad.
1.3. Garantizar el cumplimiento de las normas y directrices presidenciales en materia de erradicación y control de la corrupción.
1.4. Evaluar periódicamente el cumplimiento de las medidas establecidas para la erradicación y control de la corrupción.
1.5. Garantizar, como presidente del Comité de Defensa Judicial y Conciliación, la adecuada defensa de los intereses patrimoniales de la entidad mediante las decisiones relacionadas con acciones de repetición y/o llamamiento en garantía.
1.6. Informar una vez al año a la Comisión Nacional de Moralización acerca de las decisiones relacionadas con los planes de mejoramiento, sugiriendo líneas de acción en la lucha contra la corrupción, el despilfarro y la negligencia.
2. De la Policía Fiscal y Aduanera:
2.1. Planear, organizar, ejecutar y controlar las actividades relacionadas con las labores de inteligencia y los operativos derivados de aquéllas, tendientes a la prevención y represión de los delitos contra la administración pública y la corrupción al interior de la entidad.
2.2. Apoyar el ejercicio de las funciones de policía judicial del área de Investigaciones Disciplinarias, respecto de los delitos relacionados con la administración pública y enriquecimiento ilícito, en coordinación con la Fiscalía General de la Nación.
2.3. Participar en la formulación de la política de la entidad en materia de lucha contra la corrupción.
3. De la Subsecretaría de Control Interno, las siguientes:
3.1. Efectuar auditorias puntuales sobre los procesos o dependencias que a juicio del Director General sean consideradas críticas o de alto riesgo, para establecer carencia o deficiencia de mecanismos de control.
3.2. Informar a los Jefes de área sobre los hallazgos producto de las auditorias puntuales para que se adelante la revisión y mejoramiento de los mecanismos de control en el primer nivel.
3.3. Efectuar seguimiento al cumplimiento de las acciones de mejoramiento.
3.4. Informar a los Directores Regionales y a los Administradores locales, especiales y delegados acerca de los principales hallazgos y líneas de acción derivados de las auditorias puntuales, para su debida divulgación con fines de verificación, prevención y corrección.
4. De la Oficina de Investigaciones Disciplinarias:
4.1. Identificar, elaborar, retroalimentar los mapas de riesgos de corrupción de los procesos de la entidad y retroalimentar permanentemente a las áreas sobre factores que deben ser actualizados en los mapas de riesgos.
4.2. Estandarizar y divulgar los hallazgos producto de las fallas de control y derivados de las investigaciones disciplinarias adelantadas.
4.3. Elaborar los indicadores que permitan medir y evaluar las acciones de control ejecutadas en contra de la corrupción en la Entidad.
4.4. Presentar ante el director general los informes relacionados con las investigaciones adelantadas por corrupción en la entidad.
4.5. Presentar al Director General el informe mensual derivado del sistema de quejas, reclamos, sugerencia, denuncias y peticiones, relacionados con hechos de corrupción y los resultados de las investigaciones correspondientes.
4.6. Solicitar a la Contraloría y demás organismos fiscalizadores externos, información sobre los procesos de responsabilidad fiscal o administrativo sancionatorio que se hayan iniciado en contra de funcionarios de la Entidad. con el fin de definir las acciones de mejoramiento necesarias para contrarrestar los riesgos evidenciados, y evitar a futuro la ocurrencia de hechos similares en la entidad.
5. De la Unidad Penal:
5.1. Programar y realizar reuniones periódicas con organismos externos nacionales e internacionales, comprometidos con programas para combatir la corrupción y los déficits fiscales.
5.2. Asesorar al director general en la formulación de políticas para combatir la corrupción.
6. Del Defensor del contribuyente y de usuario aduanero:
6.1. Velar porque las actuaciones de las diferentes dependencias de la DIAN, se realicen dentro del marco de los principios constitucionales de equidad y transparencia, que rigen la función pública.
FACILITADORES DENTRO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
ARTICULO 8o. LOS FACILITADORES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> Son las instancias encargadas de definir, impulsar y poner en marcha estrategias para la debida implantación y el mejoramiento continuo del sistema de control interno y de brindar retroalimentación para el mejoramiento del Sistema. Son entre otros:
- El Defensor del Contribuyente
- El sistema de Quejas y Reclamos
- La Comisión Mixta de Gestión Tributaria y Aduanera
- Los Organismos externos de control.
- Los Comités de Control Interno de la entidad.
ARTÍCULO 9o. LOS COMITES DE CONTROL INTERNO DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006>
a) COMITE DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO
1. Son objetivos del comité de coordinación del Sistema de Control Interno:
1.1 Asesorar al Director General en el diseño de estrategias, políticas y lineamiento para la determinación, implantación, funcionamiento y fortalecimiento continuo del Sistema de Control Interno.
1.2 Analizar permanentemente el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales y recomendar los correctivos necesarios para garantizar razonablemente su cumplimiento.
2. Son integrantes del Comité de Coordinación de Control Interno.
El Director General, el Director de Impuestos, el Director de Aduanas, el Secretario de Desarrollo Institucional, el Secretario General, el Subsecretario de Control Interno, el Representante del Ministerio de Hacienda y como invitado permanente al Subsecretario de Planeación, quien participará en la sesión con voz pero sin voto.
Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, el comité podrá invitar a cualquier servidor de la contribución para debatir asuntos relacionados con el temario y/o con sus áreas. Estos invitados participarán en el comité con voz, pero no con voto.
Este comité se regirá de acuerdo a lo señalado en la Resolución 9237 de noviembre 2003.
b) LOS SUBCOMITÉS DE CONTROL INTERNO
1. Son objetivos de los Subcomités de Control Interno:
§ Promover en cada administración el buen funcionamiento de la Entidad.
§ Contribuir al mejoramiento permanente del sistema de control interno mediante la formulación de prioridades y recomendaciones derivadas de la verificación al cumplimiento de los planes institucionales.
§ Adopción de controles y procedimientos adecuados para el logro de los objetivos institucionales.
2. Ser integrantes de los Subcomités de Control Interno.
Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno al nivel de las Administraciones Especiales Locales o Delegadas de Impuestos y/o Aduanas estarán conformados por los siguientes funcionarios: El Administrador, quien lo presidirá; Los Jefes de División o los Jefes de Grupos Internos de Trabajo, cuando no haya Jefes de División; el delegado de Control Interno.
Sin perjuicio de lo expuesto, y cuando sea pertinente, podrán asistir en calidad de miembros invitados a las sesiones del Subcomité otros funcionarios que conozcan el tema a tratar y previa invitación del Administrador, quienes concurrirán con voz pero sin voto.
Todos los miembros de los Subcomités serán responsables de garantizar el desarrollo, aplicación, mantenimiento y observancia del Sistema de Control Interno en cada una de las administraciones.
El Delegado de Control Interno, quién actuará como secretario del Subcomité y tiene como misión velar por el cumplimiento de las acciones establecidas y evaluar la efectividad de este mecanismo de control.
3. Son funciones del delegado de control interno dentro del comité:
- Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias
Elaborar la agenda
Llevar las actas y registro de la documentación
Participar con voz pero sin voto en las decisiones del Subcomité.
4. El subcomité de coordinación de control interno sesionará ordinariamente dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes y obligatoriamente, en los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre con el fin de revisar y aprobar el del informe de Seguimiento sobre cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General d la República vigentes a la fecha. El subcomité podrá sesionar extraordinariamente, cuando el Administrador lo considere necesario.
5. La asistencia de los integrantes del subcomité a las reuniones es obligatoria e indelegable. Se considera como causal de mala conducta la inasistencia injustificada a los Subcomités que se citen.
6. Cada sesión debe registrares en el Acta correspondiente, la cual se elaborará de acuerdo con los parámetros establecidos en la Resolución Interna 080 de 2000.
7. Son temas para presentar y discutir en los Subcomités:
- El cumplimiento del Plan Operativo y las metas de cada Administración donde se establezcan las principales debilidades y sus posibles soluciones.
- El cumplimiento de los compromisos suscritos en el Seminario Nacional de Administradores.
- En las sesiones de los meses de Enero, Abril, Julio y Octubre, se debe incluir como tema obligatorio la revisión y aprobación del informe de Seguimiento sobre cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República vigentes a la fecha.
- El seguimiento hasta su cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos entre la Subsecretaria de Control Interno o sus delegados como producto de la Evaluación del Sistema de Control Interno y las Auditorias.
- El seguimiento, hasta su cumplimiento, de los planes de mejoramiento suscritos con las áreas del nivel central coma producto de las actividades derivadas del plan de supervisión.
- Seguimiento a los compromisos relacionados con los controles de advertencia.
- Evaluación de las acciones tendientes a mitigar los riesgos inminentes detectados por los integrantes del Subcomité.
- El resultado de las verificaciones puntuales solicitadas, a los Delegados de Control Interno, por la Subsecretaría de Control Interno durante el período.
- Asuntos adicionales al temario presentado por el secretario técnico del comité podrán ser sugeridos por sus integrantes al inicio de cada sesión para ser integrados a la agenda correspondiente. Si los temas propuestos no son tratados debe quedar constancia en el acta de las razones por las cuales no se consideran o de su aplazamiento.
7. Trimestralmente cada Delegado de Control Interno elaborará un informe, mediante el cual presentará de manera sucinta los resúmenes de las actas correspondientes al periodo. Estos resúmenes deben organizarse por macroproceso: 1) TRIBUTARIO, 2) ADUANERO Y CAMBIARIO 3) SERVICIOS COMPARTIDOS, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Subsecretaria de Control interno.
Como anexo del informe trimestral, se presentará el resultado del seguimiento efectuado a los Planes de Mejoramiento suscritos con la CGR que estén vigentes. Dicho seguimiento deberá estar firmado por el Administrador y el Delegado de Control Interno de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Subsecretaria de Control Interno.
ARTÍCULO 10. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 1094 de 2006> La presente Resolución rige a partir de su fecha de su expedición y deroga las Resoluciones 3121 del 11 de diciembre de 1997 y 7432 de septiembre 15 de 2000; asÍ como todas las demás normas que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase
Dada en Bogotá D. C., a los 30 SET. 2004.
MARIO ALEJANDRO ARANGUREN RINCON
Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales