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ACUERDO AOG 31 DE 2020
(agosto 11)
Diario Oficial No. 51.403 de 11 de agosto de 2020
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por el cual se adopta la política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la Jurisdicción Especial para la Paz.
EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),
en uso de sus facultades constitucionales y legales en especial las conferidas por el Acto Legislativo 01 de 2017, la Ley 1957 de 2019, el Acuerdo ASP número 001 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 del 2017, que creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, señaló que la Jurisdicción Especial para la Paz estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones.
Que el artículo 110 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la JEP, Ley 1957 del 6 de junio de 2019, establece que la JEP “tendrá un Órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción, así como en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.
Que igualmente dicha disposición establece que el Órgano de Gobierno se enfocará en “la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción” y el numeral 10 del mismo artículo establece que al Órgano de Gobierno le corresponde: “Aprobar las políticas generales de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la JEP”.
Que el artículo 111 de la mencionada Ley Estatutaria establece que la Secretaría Ejecutiva se encargará de la administración y ejecución de los recursos bajo la orientación de la presidencia o de la instancia de gobierno de la JEP, estará enfocada en la organización de los mismos para el logro de los objetivos establecidos para la JEP y en la ejecución centralizada de procesos de adquisición de bienes y servicios, gestión del talento humano, logística, gestión tecnológica, gestión financiera, entre otros.
Que el artículo 112 de la mencionada Ley Estatutaria establece como funciones de la Secretaría Ejecutiva: “17). Elaborar y coordinar la ejecución de los Planes Estratégico Cuatrienal y de Acción Anual, así como las demás propuestas de políticas, planes y programas para someterlos al Órgano de Gobierno para su aprobación. (…) 23) Diseñar protocolos, instrumentos, modelos de servicio, servicios comunes y demás herramientas de gestión encaminadas al mejoramiento continuo de la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía y a los despachos judiciales. (…) 25) Diseñar, proponer e implementar mecanismos de transparencia, rendición de cuentas a la ciudadanía y de herramientas de gestión, transmisión y difusión de datos y conocimientos, así como “31) Diseñar e implementar estrategias y herramientas que sean necesarias para la difusión de resultados, naturaleza e imagen de la JEP”.
Que el Reglamento General de la JEP en el Capítulo 17, regula lo relativo a la protección, manejo, reserva, archivo y publicidad de la información y en el artículo 115 establece que el “acceso a la información de la JEP se implementará de conformidad con lo dispuesto en las Leyes 1712 de 2014, 1755 de 2015, 1581 de 2012 y demás disposiciones legales concordantes o las normas que las sustituyan, modifiquen o complementen”.
Que el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea La Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, establece, entre otros, los principios de transparencia y de divulgación proactiva de la información.
Que la transparencia es fundamental para que la JEP cuente con los mecanismos y las herramientas que garanticen a los titulares de derechos y a la ciudadanía el ejercicio del derecho de acceso a la información pública en posesión, custodia o bajo control de la JEP, a responder de manera eficaz sobre los procesos y resultados de su gestión y a prevenir o mitigar los riesgos de corrupción que puedan afectar el logro de los objetivos tanto institucionales como de los procesos.
Que en cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias de la JEP es necesario que la entidad establezca la Política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía como una política integral que se gestione a partir de las disposiciones que le son propias dado su régimen especial y sustentadas en normas sobre transparencia, lucha contra la corrupción y rendición de cuentas.
Que el Órgano de Gobierno en sesión de 11 de agosto de 2020 aprobó la Política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la Jurisdicción Especial para la Paz y autorizó a la Presidenta y la Secretaria Ejecutiva para la suscripción del presente acuerdo.
En mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. Adoptar la Política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), cuyo texto se anexa y forma parte integral del presente acuerdo.
ARTÍCULO 2o. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de publicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 11 de agosto de 2020.
La Presidenta,
Patricia Linares Prieto.
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla.
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP)
POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y RENDICIÓN DE CUENTAS
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3. PROPÓSITO Y ALCANCE
3.1. Propósito
3.2. Propósitos específicos
3.3. Alcance
4. DECLARACIÓN DE COMPROMISO
5. PRECEPTOS
6. MARCO DE ACCIÓN
7. RESPONSABLES DE LA POLÍTICA
8. DESTINATARIOS
8.1. Grupos de interés internos de la JEP
8.2. Grupos de interés externos
9. VIGENCIA
10. DESARROLLO DE LA POLÍTICA
10.1. Transparencia en la gestión pública
10.2. Transparencia en el acceso a la información
10.2.1. Transparencia activa
10.2.2. Transparencia pasiva
10.3. Transparencia en la rendición de cuentas
10.4. Integridad
10.5. Mecanismos de prevención y lucha contra la corrupción
1. INTRODUCCIÓN
La Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) es el componente de Justicia del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No repetición (SIVJRNR), creado el 24 de noviembre de 2016 en el marco del Acuerdo final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera, mediante el Acto legislativo 01 de 2017. La JEP está sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica; administra justicia de manera transitoria, independiente y autónoma y conoce de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva de los delitos cometidos en el marco del conflicto armado antes del 1 de diciembre de 2016, con el fin de satisfacer los derechos de las víctimas a la justicia, ofrecerles verdad y contribuir a su reparación. Es un órgano judicial del orden nacional que no pertenece a la Rama Judicial del poder público y se encuentra separada orgánica y funcionalmente de la institucionalidad existente. (Corte Constitucional. Sentencia C-674 de 2017).
En virtud de lo anterior, la JEP tiene un Modelo de Gestión propio, acorde con su naturaleza y sus funciones(1); que está concebido como un conjunto ordenado y sistemático de herramientas y buenas prácticas que apoyan la gestión jurisdiccional y permite alinear las órbitas judicial y administrativa de la entidad para que cumpla su misión y objetivos propuestos y aquellos que emanan de su ordenamiento constitucional, legal y reglamentario. Además, el Modelo pone la gestión pública al servicio de la administración de justicia, diferenciando esta última de la gestión judicial.
Ahora bien, tanto la administración de justicia como la gestión judicial deben estar soportadas en principios que garanticen a los ciudadanos la confianza en la Jurisdicción, lo que implica contar con mecanismos y herramientas que garanticen que las acciones institucionales se desarrollen en cumplimiento de la misión y objetivos estratégicos y que a la vez se encuentren enmarcadas en un concepto de justicia abierta y desprovistas de los riesgos de corrupción.
Por su parte, la Justicia abierta debe entenderse como la forma de gestión pública relacionada con la administración de justicia, que busca garantizar el estado de derecho, promover la paz social y fortalecer la democracia mediante el acercamiento del poder judicial a la ciudadanía, soportada en los principios de transparencia, participación y colaboración; en otras palabras, es la justicia que se reenfoca desde el punto de vista del ciudadano, para estar a su servicio, donde la transparencia, el acceso a la información, la participación y la rendición de cuentas sean los ejes fundamentales de su accionar, lo que le permitirá brindarle una atención eficiente y oportuna.
Entonces, el quehacer de la JEP se debe desarrollar bajo lineamientos de transparencia como marco jurídico, político, ético y organizativo.
Para lograr tal propósito, se adopta la presente Política de Transparencia y rendición de cuentas, obedeciendo a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que rigen a la JEP, con lo cual se pretende asegurar una gestión judicial transparente y eficiente en cumplimiento de su misión y objetivos, que garantice el ejercicio del derecho de acceso a la información pública y a que rinda cuentas a la ciudadanía sobre los resultados de su gestión.
Es así como se establecen cinco propósitos específicos orientados a la transparencia en la gestión pública, a la transparencia en el acceso a la información, a la transparencia en la rendición de cuentas, a la integridad en el servicio público y a la lucha contra la corrupción.
A su vez, los propósitos específicos permiten relacionar esta política con otras con que cuenta la JEP y con otros instrumentos de planeación y de gestión, tal como se observa en la siguiente gráfica:
La política que se presenta, establece los lineamientos a través de los cuales la JEP debe ejercer su función jurisdiccional y realizar gestión judicial acorde con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias que le son aplicables, estableciendo los parámetros, acciones que le permitan garantizar a los ciudadanos, usuarios y demás interesados, el ejercicio del derecho de acceso a la información pública relacionada con su naturaleza, estructura y funciones considerando sus grupos de interés.
Es así como la presente política, está compuesta de diez secciones. La introducción, en la que se explica el documento y su sustento, continúa con los términos y definiciones propios de la Política, para dar paso a la determinación de su propósito y alcance, y seguidamente establecer el compromiso que asume la entidad frente a la transparencia en su gestión y los preceptos para lograrlo. Adicionalmente establece cuál es el marco de acción, indica quiénes son los responsables de su desarrollo, implementación y control, así como sus beneficiarios y la vigencia, para finalizar con las estrategias, mecanismos e instrumentos para su desarrollo.
El principal sustento jurídico de esta política es la Ley Estatutaria de la JEP, que señala como una de las funciones del Órgano de Gobierno la de Aprobar las políticas generales de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía. Es así como, conforme al artículo 112, numerales 17 y 25, de la misma ley, es al Secretario Ejecutivo a quien le corresponde presentarla al Órgano de Gobierno. Con este mandato, queda claro tanto las competencias de elaboración y aprobación de la política, como la definición legal del legislador sobre el objeto de esta política, que difiere de la previsión estándar de políticas de gestión y desempeño institucional(2).
Finalmente, en lo concerniente a los objetivos estratégicos de la Jurisdicción, esta política aunque se relaciona con cada uno de ellos, se enmarca especialmente en el cuarto objetivo: “…Ser reconocidos como una entidad legítima y confiable, mediante la comunicación constante y clara de su gestión, y la activa participación de los distintos actores en la construcción de la paz y la búsqueda de la reconciliación”.
2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
- Código de integridad: normas que hacen operativa la conducta de los servidores públicos y contratistas de la Jurisdicción en correspondencia con sus valores y principios éticos institucionales.
- Corrupción: abuso de una posición de poder o de confianza para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio propio o de un tercero(3).
- Derecho de acceso a la información pública: derecho fundamental en virtud del cual el Estado brinda a los ciudadanos acceso a la información que está en su poder y establece el derecho que tenemos todos los ciudadanos de buscar, solicitar, recibir y divulgar aquella información pública, en manos de los órganos, entidades y funcionarios que componen el Estado, salvo los casos exceptuados por ley. (ABC Ley de transparencia).
- Información: se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen (artículo 6o de la Ley 1712 de 2014).
- Información pública: es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. (Artículo 6o de la Ley 1712 de 2014).
- Información pública clasificada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 (artículo 6o de la Ley 1712 de 2014).
- Información pública reservada: es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la ley 1712 de 2014. (Artículo 6o de la Ley 1712 de 2014).
- Integridad: “es la disposición de actuar con responsabilidad y respeto a la gestión jurisdiccional y administrativa conforme a los valores y principios éticos” de la entidad(4).
- Justicia abierta: “es un modelo de gobernanza que parte de la ideología del gobierno abierto, un modelo que busca replantear la relación entre el gobierno y la ciudadanía para favorecer la transparencia en los servicios, los procesos y la información gubernamentales, la participación ciudadana y la colaboración entre las instituciones públicas y la sociedad civil para atender nuevas demandas, necesidades e ideas.
Instrumento en virtud del cual se establecen los lineamientos que permiten generar la confianza en el Estado, optimizando la prestación de un servicio público desprovisto de los riesgos de corrupción y con los cuales se busca garantizar la transparencia, el acceso a la información promoviendo la rendición de cuentas y la participación ciudadana”(5).
- Matriz de riesgo (de corrupción): documento que contiene la información resultante de la gestión del riesgo; incluye las causas, consecuencias, la probabilidad de ocurrencia, el impacto en caso de materialización, los controles definidos para el manejo del riesgo y el plan de acción. La JEP contará con una única matriz institucional donde se consignará la información correspondiente a los diferentes tipos de riesgos (de gestión y de corrupción). Los proyectos estratégicos de la JEP contarán con su propia matriz de riesgos(6).
- Plan anticorrupción y atención al ciudadano (PAAC): instrumento de tipo preventivo para el control de la corrupción. Su metodología incluye varios componentes autónomos e independientes, que contienen parámetros y soporte normativo propio. Debe ser formulado y publicado por todas las entidades siguiendo sus procedimientos internos. El artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, Estatuto Anticorrupción, establece que el plan debe elaborarse por todas las entidades de orden nacional, departamental y municipal(7). Los componentes del PAAC en la JEP son: Gestión del riesgo de corrupción – Mapa de Riesgos de Corrupción, Rendición de cuentas, Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano, Mecanismos para la transparencia y acceso a la información. El componente de racionalización de trámites administrativos se evaluará en caso de que la entidad tenga tal tipo de trámites, pues se ha visto que adelanta trámites judiciales.
- Publicar o divulgar: significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión(8).
- Riesgos de corrupción: eventos en que por abuso de una posición de poder o de confianza se desvíe la gestión de lo público hacia el beneficio propio o de un tercero, lesionando los intereses de la entidad y, en consecuencia, del Estado(9).
- Transparencia: marco jurídico, político, ético y organizativo de la administración pública que rige las actuaciones de todos los servidores públicos en Colombia(10).
- Transparencia activa: es la relacionada con la publicación y puesta a disposición de información pública en los canales de divulgación establecidos, de manera proactiva sin que medie solicitud alguna.
- Transparencia en el acceso a la información pública: se refiere a poner a disposición del público de manera completa, oportuna y permanente, la información sobre todas las actuaciones de la administración, salvo los casos que expresamente establezca la ley(11).
- Transparencia en la gestión pública: se refiere a la existencia de reglas claras y conocidas para el ejercicio de la función pública (planeación, decisión, ejecución y evaluación de programas y planes), así como de controles para la vigilancia de estas(12).
- Transparencia en la rendición de cuentas: conlleva la obligación de quienes actúan en función de otros, de responder eficaz y recíprocamente sobre los procesos y resultados de la gestión pública(13).
- Transparencia pasiva: es la relacionada con la respuesta a las solicitudes de acceso a la información, en términos de calidad, oportunidad y disponibilidad.
3. PROPÓSITO Y ALCANCE
3.1. Propósito
Establecer lineamientos de transparencia como marco jurídico, político, ético y organizativo,(14) para las actuaciones de la Jurisdicción, facilitando a los titulares de derechos, grupos de interés y a la ciudadanía, el ejercicio del derecho a la participación y del derecho al acceso a la información pública sobre el quehacer de la Jurisdicción, fortaleciendo así, la integridad de los servidores, servidoras y contratistas.
3.2. Propósitos específicos
3.2.1. Transparencia en la gestión pública: establecer directrices de transparencia en todas las actividades de la JEP (función jurisdiccional, de investigación y acusación; gestión judicial) que armonicen y permitan el cumplimiento de su misión y objetivos.
3.2.2. Transparencia en el acceso a la información: documentar las diferentes actuaciones de la Jurisdicción con el fin de facilitar a los interesados el acceso a la información pública, salvo para los casos de excepción que establezca expresamente la ley.
3.2.3. Transparencia en la rendición de cuentas: prever diversos espacios y mecanismos de participación para rendir cuentas a la ciudadanía y grupos de interés sobre los procesos y resultados de la gestión institucional de manera recíproca, garantizando el derecho de participación de las víctimas de las decisiones adoptadas por la JEP.
3.2.4. Integridad en el servicio público: promover e incentivar la integridad, implementando mecanismos y estrategias idóneas orientadas al reconocimiento y a la apropiación de valores y comportamientos éticos propios del servicio público y distintivos de la JEP en todos sus servidores, servidoras y contratistas.
3.2.5. Lucha contra la corrupción: implementar mecanismos eficaces que permitan prevenir y luchar contra potenciales fenómenos de corrupción que pudiesen afectar el desarrollo de las funciones y actuaciones de la Jurisdicción.
3.3. Alcance
En cuanto a los sujetos vinculados con la presente política, esta se aplica a los servidores públicos, contratistas, judicantes y practicantes de la JEP, a todas las actuaciones de la entidad en cumplimiento de su misión y visión institucional, así como de los objetivos de su plataforma estratégica.
En cuanto a cada propósito específico, se trata el alcance a continuación. En primer lugar, frente al principio de transparencia (Propósito específico 3.2.1), esta política comprende toda la gestión de la entidad, concretamente sus funciones jurisdiccionales judiciales y de investigación y acusación, así como el ejercicio de la gestión judicial en sus tres niveles: gerencia judicial(15), gobierno judicial(16) y servicios judiciales(17).
En lo referente a la información pública (Propósito específico 3.2.2), se materializa poniendo a disposición de la ciudadanía, organismos de control y demás grupos de interés, la información pública sobre sus actuaciones, estructura, procesos, procedimientos y decisiones, salvo en los casos exceptuados por ley.
De igual manera, la presente política se concreta en la rendición de cuentas (Propósito específico 3.2.3) y los mecanismos que le permitan garantizar la participación ciudadana, respondiendo eficaz y recíprocamente sobre los procesos y resultados de su gestión. Es de anotar que la JEP cuenta con lineamientos para la rendición de cuentas adoptados mediante Acuerdo AOG 017 de 2019 y contará con una estrategia de participación ciudadana, complementaria a esta Política, que adoptará la Secretaria Ejecutiva.
En materia de integridad (Propósito específico 3.2.4), se refiere a: i) los lineamientos éticos indispensables para el recto ejercicio de las funciones propias de la administración de justicia; ii) la explicitación de los mecanismos de acceso a la judicatura y demás cargos de la administración de justicia, y iii) la adecuada regulación de los procedimientos disciplinarios, y el régimen legal de los empleos(18). En cuanto a lineamientos éticos, la JEP cuenta con el Código de integridad ética, buenas prácticas y convivencia, adoptado mediante AOG 028 de 2020.
Todo lo anterior permite reducir el riesgo de corrupción judicial y en la gestión pública, al que la entidad puede verse expuesta, y además exige desarrollar herramientas y mecanismos para su prevención eficaz y efectiva, minimizando la incidencia negativa de este fenómeno en servidores y contratistas de la JEP. A la vez, implica posicionar en ellos los valores y principios relacionados con la promoción de la integridad, la cultura de la legalidad y el cuidado de lo público.
Con lo anterior, la presente Política de transparencia y rendición de cuentas es aplicable al ejercicio y al cumplimiento de las funciones de todos los servidores públicos y contratistas de la Jurisdicción y a todas las actividades propias de la Jurisdicción.
Uno de los grandes retos es contar con una ciudadanía bien informada acerca del cómo se hace efectivo su derecho de acceso a la información, no solo porque fomenta la transparencia en la gestión pública, el buen gobierno y la eficiencia administrativa a través de estrategias tales como la rendición de cuentas y la exigibilidad de resultados, sino porque una ciudadanía informada puede ejercer plenamente otros derechos fundamentales y tomar decisiones más acertadas.
En cuanto al alcance jurídico, esta política se encuentra prevista en la Ley Estatutaria de la JEP (Ley 1957 de 2019) cuando en su artículo 110 establece que es al Órgano de Gobierno al que le corresponde como máxima instancia, “…10. Aprobar las políticas generales de transparencia y rendición de cuentas”; y conforme al artículo 112 de la misma ley, es al Secretario Ejecutivo a quien le corresponde presentarla al Órgano de Gobierno para su adopción: “17). Elaborar y coordinar la ejecución de los Planes Estratégico Cuatrienal y de Acción Anual, así como las demás propuestas de políticas, planes y programas para someterlos al Órgano de Gobierno para su aprobación”. A esta función, se suman las siguientes: “23) Diseñar protocolos, instrumentos, modelos de servicio, servicios comunes y demás herramientas de gestión encaminadas al mejoramiento continuo de la calidad de los servicios prestados a la ciudadanía y a los despachos judiciales”, “25) Diseñar, proponer e implementar mecanismos de transparencia, rendición de cuentas a la ciudadanía y de herramientas de gestión, transmisión y difusión de datos y conocimientos” y “31) Diseñar e implementar estrategias y herramientas que sean necesarias para la difusión de resultados, naturaleza e imagen de la JEP”.
Así mismo tiene su sustento legal, en la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, Ley de transparencia y de acceso a la información pública, así como las demás normas que la reglamentan. En desarrollo de dicha ley, con la presente política se busca garantizar que toda la información que se encuentre en posesión, custodia o bajo control de la JEP, esté a disposición de todos los ciudadanos e interesados de manera oportuna, veraz, completa, reutilizable y procesable y en formatos accesibles, lo que les permita acceder a ella en el ejercicio del derecho de acceso a la información pública con las excepciones legales y a que informe de manera proactiva los resultados de su gestión(19).
Esta política se desarrolla dentro de los principios de transparencia y de divulgación proactiva de la información, previstos en el artículo 3o de la referida Ley 1712 de 2014 y demás disposiciones que la reglamentan y complementan; también recoge los estándares de la gestión pública del Estado colombiano, así como algunos referentes internacionales sobre transparencia.
La rendición de cuentas a la ciudadanía por parte de la JEP se sustenta en los principios de transparencia y de divulgación proactiva de que trata la Ley 1712 de 2014, además, es garantía del derecho a la participación ciudadana. Es de anotar que en virtud del régimen exceptivo de la JEP y por los principios referidos, la Jurisdicción rinde cuentas de su gestión a la ciudadanía conforme lo establece la Ley Estatutaria para la Administración de Justicia de la JEP y además adopta las buenas prácticas de la Rama Ejecutiva, con la convicción de realizar un proceso de participación ciudadana con todos sus elementos: información, diálogo y responsabilidad(20).
Por último, esta política está alineada con el cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, se constituye en una de las actividades del Plan Anticorrupción que deben adoptar las entidades del Estado como estrategia para implementar la lucha contra la corrupción en los procesos institucionales.
En cuanto a la relación con otras políticas de la JEP, esta Política se articula con la de administración del riesgo adoptada por Acuerdo AOG 001 de 2020, mediante la cual se establecen las acciones y mecanismos para gestionar los riesgos, entre ellos los de corrupción identificados en la matriz de riesgos que corresponde, de manera que, a partir de su identificación, se pueda realizar un monitoreo a los controles establecidos.
Además, se relaciona con las siguientes políticas institucionales: de tratamiento de datos personales adoptada mediante Acuerdo AOG 005 de 2019, de seguridad y privacidad de la información adoptada mediante Acuerdo AOG 045 de 2019 y de comunicaciones adoptada por Acuerdo AOG 057 de 2019. De estas, las dos primeras deben ser integradas con la presente política, como parte del marco de acción.
4. DECLARACIÓN DE COMPROMISO
En virtud de la presente política, la JEP asume los siguientes compromisos:
4.1 Institucional: promover que las actuaciones de la Jurisdicción se caractericen por la transparencia y acojan los postulados de Justicia abierta, de manera que satisfaga el derecho de acceso a la información pública, acorde con las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias aplicables a la JEP.
4.2 Servidores, servidoras, contratistas, pasantes y Judicantes de la entidad: “trabajar por administrar justicia célere y efectiva para consolidar la transición hacia la Paz, restaurar el tejido social y satisfacer los derechos de las víctimas del conflicto armado en Colombia, con una clara y sólida estructura ética y de valores que sea el sello que nos identifique en todos los espacios, escenarios y circunstancias de nuestro actuar.
Por esto todas las servidoras y servidores públicos de la JEP, asumimos este compromiso en la certeza que contribuirá al cumplimiento del propósito de verdad, justicia, reparación y garantías de no repetición”(21).
5. PRECEPTOS
La presente política se fundamentará en los siguientes valores adoptados en el Código de Integridad de la Jurisdicción:
Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.
Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.
Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.
Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.
Justicia: Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación. Reconozco la diferencia y los derechos de todas las personas de manera imparcial, equitativa, respetuosa y solidaria.
Responsabilidad: Asumo y desempeño mis funciones y obligaciones profesionales, laborales y sociales, consciente de su importancia y transcendencia.
Transparencia: Actúo de manera clara, oportuna, asertiva y abierta en las funciones que realizo diariamente, procurando confianza en mis compañeros y compañeras, en la ciudadanía y en los grupos de interés.
Paz: Me relaciono a través de acciones armónicas que faciliten la convivencia y el reconocimiento del otro, aportando al desarrollo individual y colectivo.
6. MARCO DE ACCIÓN
El marco de acción corresponde a las orientaciones que para cada uno de los propósitos establecidos, deben tener las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones, así:
6.1. La transparencia en la gestión pública
Las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones se orientan a implementar instrumentos que documenten el direccionamiento estratégico, la planeación, la toma de decisiones, la ejecución y los resultados de la gestión de la entidad, al igual que los mecanismos de control previstos para vigilar su cumplimiento.
6.2. La transparencia en el acceso a la información: transparencia activa y pasiva
Las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones se orientan a poner a disposición de la ciudadanía, tanto de manera proactiva la información exigida por la normatividad vigente y también dar respuesta a los requerimientos a través de las PQRSD-F oportunamente y en debida forma.
6.3. La transparencia en la rendición de cuentas
Las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones se orientan a implementar los lineamientos de rendición de cuentas y desarrollar las estrategias anuales mediante las cuales se informe a los titulares de derechos, grupos de interés y a la ciudadanía sobre los resultados del ejercicio de su función jurisdiccional y de investigación, así como de su gestión judicial en sus niveles de gobierno judicial, gerencia judicial y servicios judiciales ya referidos en el alcance de la presente Política.
6.4. La integridad
Las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones se orientan a establecer instrumentos y estrategias orientados al reconocimiento de valores y su apropiación de comportamientos por parte de los servidores, servidoras, contratistas, pasantes y judicantes, mediante los cuales se promueva el desarrollo de una cultura institucional con integridad ética con el fomento de la transparencia.
6.5. La prevención y lucha integral contra la corrupción
Las estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones se orientan a establecer lineamientos y mecanismos internos articulados con la Política nacional de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, para identificar de manera efectiva los riesgos de corrupción y se establezcan las medidas eficaces para mitigarlos, así como los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano y la rendición pública de cuentas permanente.
Con estas orientaciones por cada propósito, se han tenido avances y hay acciones por adelantar, cuyo detalle se presenta en la sección de desarrollo de la presente Política.
7. RESPONSABLES DE LA POLÍTICA
La presente política es aprobada por el Órgano de Gobierno de la JEP y su formulación corresponde a la Secretaría Ejecutiva. La responsabilidad de su cumplimiento recae en todos los servidores, servidoras y contratistas, judicantes y pasantes de todos los órganos y dependencias de la Jurisdicción.
8. DESTINATARIOS
Los destinatarios de la Política de transparencia y rendición de cuentas de la JEP son las personas o instituciones en quienes recaen estrategias, mecanismos, instrumentos y acciones de la Política y se reflejan los resultados o los impactos de la misma. Se tienen entonces como destinatarios los siguientes:
8.1. Grupos de interés internos de la JEP
El Órgano de Gobierno, la Presidencia, las salas de justicia y secciones del Tribunal para la Paz, la Secretaría Ejecutiva, la Unidad de Investigación y Acusación (UIA), el Grupo de Análisis de Información (GRAI), las comisiones de la JEP, la Secretaría Judicial y la Relatoría, los servidores, servidoras, contratistas, judicantes y pasantes de todos los componentes de la JEP.
8.2. Grupos de interés externos
Las víctimas y las organizaciones que las agrupan; los comparecientes ante la JEP; los medios de comunicación; las organizaciones no gubernamentales; las demás entidades del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (SIVJRNR) y otras instituciones del Estado. Igualmente, la comunidad internacional, la ciudadanía (y la sociedad en su conjunto.
9. VIGENCIA
La presente política regirá a partir de la publicación del Acuerdo a través del cual el Órgano de Gobierno la adopte; además, regirá de manera permanente y por todo el horizonte de existencia de la Jurisdicción.
10. DESARROLLO DE LA POLÍTICA
La Política de transparencia y rendición de cuentas se desarrolla a través de diferentes estrategias, mecanismos e instrumentos y acciones, algunos de ellos ya adoptados y otros en proceso de elaboración o de implementación. De esta manera, hay avances importantes y también desafíos para continuar desarrollando la política.
Los diferentes mecanismos que aún no se han adoptado, serán definidos, elaborados e implementados por los órganos y dependencias con competencia legal o reglamentaria para ello.
A continuación, se presenta el desarrollo de la Política, conforme los cinco propósitos de la misma, señalando aquellos avances y los mecanismos por elaborar o implementar.
10.1. Transparencia en la gestión pública
- Conformación del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno mediante Acuerdo AOG No. 16 del 12 de marzo de 2019 por parte del Órgano de Gobierno, en cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y que facilita la implementación del Modelo estándar de control interno (MECI).
- Conformación del Comité del Modelo de Gestión para la Administración de Justicia de la JEP, mediante Resolución número 820 del 27 de marzo de 2019 de la Secretaría Ejecutiva.
-- Acciones y mecanismos en materia administrativa y financiera:
- Resolución número 1119 del 22 de abril de 2019, por medio de la cual se reglamenta el trámite de comisiones de servicios de los servidores públicos y las autorizaciones de desplazamiento de los contratistas de la Jurisdicción Especial para la Paz”, proferida por la Secretaría Ejecutiva de la JEP.
- Términos para solicitud de situaciones administrativas que requieran aprobación por acto administrativo proferida por la Secretaría Ejecutiva de la JEP (Circular 21 del 29 de agosto de 2019).
- Programación plan anual mensualizado de caja (PAC) vigencia 2020, proferida por el Subdirector Financiero (Circular 01 del 3 de enero de 2020).
- Calendario de trámites de pago de ARL Riesgo 5- Vigencia 2020, proferida por la Directora Administrativa y Financiera, la Directora de Asuntos Jurídicos y el Subdirector Financiero (Circular 02 del 10 de enero de 2020).
- Lineamientos para la presentación de las cuentas de contratos de prestación de servicios, proferida por la Secretaría Ejecutiva de la JEP (Circular 09 del 31 de enero de 2020).
- Directrices sobre el Plan anual de adquisiciones:
– Actualizaciones plan anual de adquisiciones proferida por la Secretaría Ejecutiva (Circular 23 del 30 de septiembre de 2019).
-- Pautas para la formulación y seguimiento del plan operativo de acción anual 2020- POA de la Jurisdicción Especial para la Paz, fijadas mediante Circular 26 del 30 de octubre de 2019 de la Secretaría Ejecutiva, con alcance mediante Circular 29 del 28 de noviembre de 2019 de la Secretaría Ejecutiva.
-- Lineamientos e instrucciones para el cierre financiero contable y de tesorería de la vigencia fiscal 2019 e inicio presupuestal de la vigencia 2020, de la Secretaría Ejecutiva mediante Circular 27 del 1 de noviembre de 2019.
-- Pautas en materia estadística, adoptadas mediante Resolución número 3631 del 26 de noviembre de 2019 de la Secretaría Ejecutiva, por la cual se formulan unas pautas para la producción y calidad estadística de la Jurisdicción Especial para la Paz.
-- Pautas y lineamientos en contratación, mediante Circular 3 del 13 de enero de 2020, de la Directora de Asuntos Jurídicos y el Subdirector de Contratación: Lineamientos Contratación JEP Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión – vigencia 2020.
-- Medidas para la gestión en el marco de la emergencia derivada de la COVID- 19, de acuerdo con lo señalado en el Anexo 1.
10.2. Transparencia en el acceso a la información
10.2.1. Transparencia activa
- Informe de gestión institucional 2018 y 2019, realizados en ejercicios de divulgación a la ciudadanía el 16 de enero de 2019 y el 15 de enero de 2020, respectivamente, y documentos adicionales puestos a disposición en la web institucional.
- Disposición de la página web de la entidad con los contenidos de transparencia y acceso a la información, en virtud de la Ley 1712 de 2014 y la Resolución número 3564 del 31 de diciembre de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información. Se ha avanzado en los contenidos, el seguimiento y la evaluación. Así mismo, el primer seguimiento reportado a la Procuraduría General de la Nación mediante el Índice de Transparencia Activa (ITA) realizado en septiembre de 2019 demostró que en la web se previeron los espacios, con su contenido respectivo o nota de construcción, en su defecto. Desde entonces, se ha mejorado el menú de Transparencia de la web, se han incluido y actualizado contenidos. Así mismo, se ha conformado el esquema de publicación.
- Instrumentos de gestión de la información establecidos en el Decreto número 1081 de 2015:
– Registro de activos de información, que se encuentra en desarrollo por parte de la JEP. Para ello, se cuenta con avance en el inventario de activos de información.
– Índice de información clasificada y reservada, que se encuentra en desarrollo por parte de la JEP.
– Esquema de Publicación de información, que ha sido presentada al Comité de Gestión.
– Programa de Gestión documental, que ha sido presentado al Comité de Gestión.
- Medidas para garantizar la adecuada gestión de información: especial mención requieren las siguientes medidas que se deberán tomar y que también inciden en transparencia pasiva:
– Designar un oficial de cumplimiento de la política de tratamiento de datos personales, en cabeza del Departamento de Atención al Ciudadano, en tanto esta área atiende a las personas titulares de este derecho.
– Determinar las responsabilidades de cada área en la gestión de la información y las políticas de la JEP en la materia, así:
- Secretaría Ejecutiva: Aprobación de los instrumentos que aplican la política de protección de datos y de gestión de la información (autorizaciones, acuerdos de confidencialidad, convenios de intercambio de datos, entre otros).
- Secretaría Ejecutiva, a través de la Dirección de TI, en la administración de la política de acceso e intercambio de información en el marco de la política de privacidad y seguridad y la aplicación de esa política en la gestión integral de la información
- Secretaría Ejecutiva, a través de la Dirección de Asuntos Jurídicos, en la revisión y aprobación legal de nuevos instrumentos de gestión de la información, en especial en el intercambio y acceso a la información, y de protección de datos según corresponda con su naturaleza
– Secretaría Ejecutiva, a través de la Subdirección de Fortalecimiento Institucional, facilita el intercambio de información entre las áreas, a través del modelo de gestión de conocimiento.
- Cada área funcional deberá determinar los instrumentos de aplicación de la política de gestión de la información y promover los procesos de articulación necesarios con otras áreas.
- Cada área funcional deberá entregar a la Secretaría Ejecutiva a través de la Subdirección de Planeación la información estadística previos los procesos de Privacidad y Seguridad de la Información, adelantados por la Dirección de TI, protección de datos personales, a cargo de cada área de acuerdo con las condiciones aplicadas por cada área conforme a la política en la materia y de anonimización efectuada con el soporte del Departamento de Gestión Documental. Salvo que la anonimización de datos(22) la efectúe TI o cada área funcional con las herramientas provistas por TI.
- Secretaría Ejecutiva a través de la Subdirección de Planeación: recopilación y análisis de la información estadística, así como elaboración de piezas para su divulgación, conforme la Resolución 3631 de 2019 adoptada por la Secretaría Ejecutiva.
- Relatoría que divulga la jurisprudencia de la JEP, mediante publicación en web y buscador especializado.
10.2.2. Transparencia pasiva
- Atención efectiva a las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones y denuncias (PQRSFD).
- Directrices sobre notificación de las respuestas a los derechos de petición, suscrita por la Secretaria Ejecutiva, mediante Circular Interna No. 28 del 25 de noviembre de 2019.
- Implementación del contact center con inicio de operación desde el 8 de julio de 2019.
- Resolución 3351 del 3 de octubre de 2019, sobre trámite interno de las PQRSFD.
- Resolución 311 de 1 de abril de 2020 mediante la cual se adicionan disposiciones transitorias a la Resolución número 3351 de 2019 en lo relacionado con el término para atender peticiones hasta que se supere la emergencia sanitaria declarada por el Gobierno nacional.
10.3. Transparencia en la rendición de cuentas
- Lineamientos de la rendición de cuentas de la JEP a la ciudadanía, adoptados por el Órgano de Gobierno mediante Acuerdo AOG No. 017 del 12 marzo 2019.
- Estrategia de rendición de cuentas 2019 aprobada en Comité de Gestión.
- Actividad de rendición de cuentas desarrollada en el segundo semestre de 2019, con alcance territorial y temático. El Diálogo de rendición de cuentas se desarrolló en Neiva.
- Estrategia de rendición de cuentas 2020 presentada en Comité de Gestión.
10.4. Integridad
- Código de integridad ética, buenas prácticas y convivencia, adoptado mediante Acuerdo AOG 028 de 2020. Integridad, en cumplimiento de la Ley 87 de 1993 y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI), así como de la Ley 2016 de 2020. El Código fue el resultado de un proceso participativo en que además se tuvieron como referentes el Código de Integridad construido por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para los servidores públicos de la Rama Ejecutiva y su caja de herramientas, el Código Iberoamericano de Ética Judicial, los principios de Bangalore sobre la conducta judicial y los parámetros de la OCDE, entre otros. El principal reto es la implementación como parte de la cultura institucional.
- Mecanismos de acceso a la judicatura y demás cargos de la administración de justicia, conforme a lo estatuido en el Acuerdo Final, el Acto Legislativo 01 de 2017 y la Ley Estatutaria 1957 de 2019.
- Regulación legal de los procedimientos disciplinarios
- Creación y conformación de la Subdirección de Asuntos Disciplinarios de la JEP.
- Conformación del Comité sobre integridad de que trata el artículo 131 del Acuerdo ASP 001 de 2020.
10.5. Mecanismos de prevención y lucha contra la corrupción
- Plan de Anticorrupción y atención al ciudadano (PAAC), adoptado en 2019 y cumplido al 100%
- Plan de Anticorrupción y atención al ciudadano (PAAC), adoptado en 2020 mediante Acuerdo AOG No. 02 de 2020, junto con el Plan operativo de acción anual. Se encuentra en ejecución, con cumplimiento de lo programado al primer cuatrimestre.
- Matriz de riesgos de corrupción, en seguimiento y evaluación cuatrimestral.
- Definición e implementación de medidas para prevenir, atender, eliminar, denunciar todo acto de corrupción en la gestión pública y judicial.
11. ANEXO 1: MEDIDAS TOMADAS POR LA JEP EN EL MARCO DE LA EMERGENCIA DERIVADA DE LA COVID-19. Consúltelas en https://www.jep. gov.co/Paginas/covid-19.aspx
NOTAS AL FINAL:
1. Resolución número 820 de 27 de marzo de 2019 de la Secretaría Ejecutiva de la JEP, por la cual se crea el Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) y se determinan su estructura y sus funciones.
2. El Decreto número 1083 de 2015, en su artículo 2.2.22.2.1 señala como una de las políticas de gestión y desempeño institucional de que trata la Ley 489 de 1998, la de Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción. Ahora bien, la norma posterior, especial y superior aplicable a la JEP es la Ley Estatutaria 1957 de 2019, la cual refiere las políticas generales de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la JEP. Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-080 de 2019, señaló que la Ley Estatutaria, en el artículo 110 al establecer la función referida en cabeza del Órgano de Gobierno, “define la función de aprobar las políticas generales de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía, que se asimila a las funciones asignadas al Consejo Superior de la Judicatura (artículos 79.1, 79.6 y 85.19). También atiende a los principios de la función administrativa, entre ellos el de publicidad, previstos en el artículo 209 Superior”. En cuanto a la función del Secretario Ejecutivo, consistente en “Diseñar, proponer e implementar mecanismos de transparencia, rendición de cuentas a la ciudadanía y de herramientas de gestión, transmisión y difusión de datos y conocimientos”, la Corte Constitucional señaló que “tiene que ver el diseño e implementación de mecanismos de transparencia y rendición de cuentas, entre otros, lo que es claramente una tarea administrativa y, atiende un deber legal impuesto a todas las ramas del poder público, por intermedio de la Ley 1712 de 2014, que aprobó la ley de transparencia, así como también garantiza el cumplimiento de los principios de la función pública previstos en el artículo 209 Superior, concretamente, los de moralidad y publicidad. Sin embargo, la aprobación de dichos planes la somete al visto bueno del órgano de gobierno, de conformidad con lo señalado en el artículo 112, numeral 10 de la ley bajo examen”.
3. Cfr. Conpes número 167 del 9 de diciembre de 2013. “Estrategia Nacional de la Política Pública Integral Anticorrupción” Numeral III.
4. Cfr. Código de comportamiento ético de la República Dominicana http://www.oas.org/juridico/pdfs/ mesicic4_repdom_codSCJ.pdf
5. TRIBUNAL ELECTORAL DEL PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN. México. Consultado en www.te.gob.mx/blog/reyes/media/pdf/d5a24d682c9b938.pdf, 2020.
6. Cfr. JEP. Política de administración del riesgo, 2020.
7. JEP. Procedimiento Formulación y seguimiento al plan operativo de acción anual V. 2, 2020.
9. Cfr. JEP. Política de administración del riesgo, 2020.
10. TRANSPARENCIA POR COLOMBIA. Una mirada a la transparencia en la gestión pública, 2010. Citado por PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Secretaría de Transparencia. ABC Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, 2015.
11. Ibíd.
12. Ibíd.
13. Ibíd.
14. Ibíd.
15. Secretaría Ejecutiva JEP.
16. Órgano de Gobierno y Presidencia JEP.
17. Secretaría General Judicial y Relatoría; magistrados, fiscales y servidores administrativos de los despachos JEP.
18. Recomendaciones en materia de transparencia, rendición de cuentas e integridad de los sistemas de justicia iberoamericanos http://www.cumbrejudicial.net/c/document_library/get_file?p_l_id=1384021 &folderId=364655&name= DLFE-5236.pdf
19. PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Secretaría de Transparencia. ABC Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, 2015.
20. Entre los referentes internacionales se tienen los siguientes: Convención de Lucha contra el Soborno Internacional, aprobada mediante la Ley 1573 de 2012; Convención de las Naciones Unidas de Lucha contra la Corrupción, aprobada mediante la Ley 970 de 2005; Convención Interamericana de Lucha contra la Corrupción, aprobada mediante la Ley 412 de 1997; Mecanismo de seguimiento a la Convención Interamericana de Lucha contra la Corrupción (MESICIC), el cual cuenta con informes y compromisos puntuales para Colombia; Convención para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en Transacciones Comerciales Internacionales de la OCDE; Alianza de Gobierno Abierto (AGA)/Open Government Partnership (OGP); Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), cuyo objetivo 16 es “Paz, justicia e instituciones sólidas” y a su vez, incluye los siguientes objetivos: “16.6 Crear a todos los niveles instituciones eficaces y transparentes que rindan cuentas”. “16.7 Garantizar la adopción en todos los niveles de decisiones inclusivas, participativas y representativas que respondan a las necesidades”, y “16.10 Garantizar el acceso público a la información y proteger las libertades fundamentales, de conformidad con las leyes nacionales y los acuerdos internacionales”.
21. JEP. Código de Integridad Ética, Buenas Prácticas y Convivencia, 2020.
22. Se define la anonimización de microdatos como un proceso técnico que consiste en: “… transformar los datos individuales de las unidades de observación, de tal modo que no sea posible identificar sujetos o características individuales de la fuente de información, preservando así las propiedades estadísticas en los resultados” (Decreto número 1743 de 2016: Artículo 2.2.3.1.1).2 Guía para la anonimización de files/sen/registros-administrativos/guia-metadatos.pdfbases de datos en el Sistema Estadístico Nacional, DANE (Agosto de 2018) https://www.dane.gov.co/