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ACUERDO AOG 5 DE 2019
(enero 29)
Diario Oficial No. 50.853 de 31 de enero de 2019
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
<NOTA DE VIGENCIA: Acuerdo derogado por el artículo 2 del Acuerdo 30 de 2022>
Por el cual se adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales.
EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ,
en ejercicio de sus facultades constitucionales legales y reglamentarias en especial el parágrafo 2 del artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 de 2017, precisado en sus alcances por la Corte Constitucional en Sentencia C-671 de 2017 (Comunicado número 55 noviembre 14 de 2017, numeral 13), el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 5o transitorio del Acto Legislativo 01 del 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica.
Que respecto de su naturaleza jurídica, el citado Acto Legislativo señala en el artículo transitorio 5o que la JEP estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones.
Que el artículo 15 del Acto Legislativo 01 del 2017 estipula que la Jurisdicción Especial para la Paz “(...) entrará en funcionamiento a partir de la aprobación de este Acto Legislativo sin necesidad de ninguna norma de desarrollo, sin perjuicio de la aprobación posterior de las normas de procedimiento y lo que establezca el reglamento de dicha jurisdicción (...)”.
Que el inciso 6 del artículo transitorio 12 del Acto Legislativo 01 de 2017 dispone que los Magistrados de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), sin incluir normas procesales, adoptarán el reglamento de funcionamiento y organización de la JEP.
Que a través del Acuerdo 001 del 9 de marzo de 2018 proferido por la Plenaria de la JEP adoptó su Reglamento General. En el mismo se estableció que el Órgano de Gobierno de la JEP tendría como funciones las señaladas en la Constitución, la ley estatutaria de la JEP, la ley de procedimiento de la JEP, la ley y las referidas en el artículo 12 de ese Reglamento.
Que el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz establece que le corresponde al Órgano de Gobierno de la JEP definir las políticas públicas, los lineamientos y criterios generales necesarios para su funcionamiento y regular los trámites administrativos que se adelanten en la JEP.
Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 establece las disposiciones generales para la protección de datos personales en desarrollo de los derechos constitucionales previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
Que el artículo 17 de la referida ley dispone que las entidades responsables del tratamiento de datos personales deben “Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
Que el Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1078 de 2015) establece que “los Responsables de tratamiento deberán desarrollar sus políticas de tratamiento personales”.
Que la Ley 1712 de 2014 desarrolla el derecho de acceso a la información pública nacional y en su artículo 2o dispone el principio de publicidad universal, según el cual toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no puede ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con lo dispuesto en esa misma ley.
Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1078 de 2015 y la Circular SIC 002 de 2015, se expide la Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes términos:
En mérito de lo expuesto,
ACUERDAN:
ARTÍCULO 1o. <Acuerdo derogado por el artículo 2 del Acuerdo 30 de 2022> Adoptar la Política de Protección de Datos Personales de la Jurisdicción Especial para la Paz, cuyo texto se anexa y forma parte integral del presente acuerdo.
ARTÍCULO 2o. Este acuerdo rige a partir de su publicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D.C., a 29 de enero de 2019.
La Presidenta, Jurisdicción Especial para la Paz,
Patricia Linares Prieto.
La Magistrada, Sección de Apelación,
Sandra Rocío Gamboa Rubiano.
El Magistrado, Sección de Revisión,
Adolfo Murillo Granados.
La Magistrada, Sección de Ausencia de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,
Reinere de los Ángeles Jaramillo Chaverra.
El Magistrado, Sección de Reconocimiento de Verdad y Responsabilidad,
Camilo Suárez Aldana.
Ausente, Sala de Reconocimiento de Verdad, de Responsabilidad y de Determinación de los Hechos y Conductas,
Catalina Díaz Gómez.
El Magistrado, Sala de Definición de Situaciones Jurídicas,
Mauricio García Cadena.
El Magistrado, Sala de Amnistía o Indulto,
Juan José Cantillo Pushaina.
El Director, Unidad de Investigación y Acusación,
Giovanni Álvarez Santoyo.
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla.
ANEXO ACUERDO AOG 005 DE 2019.
En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial el parágrafo 2 del artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 de 2017, precisado en sus alcances por la Corte Constitucional en Sentencia C-674 de 2017 (Comunicado número 55, noviembre 14 de 2017, numeral 13), el artículo 12 del Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz, mediante Acuerdo AOG XXX de 2019, el Órgano de Gobierno de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) adoptó la presente,
POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
ARTÍCULO 1o. ALCANCE. La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se aplicará a las bases de datos que contengan Datos Personales y que son objeto de tratamiento por parte de Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), con excepción de las mencionadas en el artículo 2o de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. A los datos personales recolectados en el ejercicio de las funciones de administración de justicia asignadas a la JEP se aplicará la presente Política en aquello que resulte armónico con la normatividad legal aplicable.
ARTÍCULO 2o. BASES DE DATOS PERSONALES Y DATO PERSONAL. Base de datos personales es el conjunto organizado de datos físicos o electrónicos (listas, archivos en cualquier formato, etc.), que contiene información personal, es decir, datos vinculados o que pueda vincularse, identificar o hacer identificable a una persona natural determinada o determinable.
Las bases de datos de las que es responsable la JEP contienen datos personales privados (sensibles), semiprivados y públicos, así:
2.1 Datos privados (sensibles): Son aquellos que alertan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
2.2 Datos semiprivados: son aquellos que solo le interesan al titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediando una autorización.
2.3 Datos Públicos: son todos aquellos datos que conciernen a un interés general, tales como los documentos públicos, los relativos al estado civil de las personas, etc.
ARTÍCULO 3o. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO. La JEP aplicará los siguientes principios en tratamiento de los datos personales:
3.1 Principio de legalidad: El tratamiento que se da a los datos personales estará ajustado a los parámetros establecidos en la ley.
3.2 Principio de Finalidad: Los datos personales objeto de tratamiento por parte de JEP en el ejercicio de sus funciones constitucionales serán utilizados únicamente conforme a lo establecido en la ley. Los datos personales recolectados como parte del apoyo a la gestión de la JEP solo serán tratados para los fines autorizados por el titular.
3.3 Principio de libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización de su titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve su consentimiento.
3.4 Principio de transparencia: El titular en cualquier momento y sin restricciones podrá obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
3.5 Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de JEP cuenta con las medidas exigidas por la ley según la calidad del dato y a fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3.6 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley o por el titular de los datos.
3.7 Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
3.8 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
ARTÍCULO 4o. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. La JEP es el componente de justicia del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición (SIVJRNR) y está sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica. La JEP almacena, procesa, usa y transmite datos personales en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales.
Datos del responsable:
Jurisdicción Especial para la Paz JEP
Dirección: Carrera 7 N° 63-44, Bogotá Colombia
Teléfono de contacto (+57-1) 4846980
Ext. 1000-3000
E-mail: info@jep.gov.co
Canal virtual: https://www.jep.gov.co/Paginas/Transparencia/PQJRS.aspx
ARTÍCULO 5o. INFORMACIÓN RECOPILADA. La JEP almacena, procesa, usa y transmite datos personales públicos, semiprivados, privados y sensibles de los comparecientes ante la Jurisdicción Especial para la Paz, víctimas de conflicto, trabajadores, ex trabajadores, contratistas, proveedores y ciudadanos visitantes, recopilados física o electrónicamente por la JEP durante el ejercicio de las funciones de administración de justicia, de investigación y de gestión administrativa; incluyendo entre otras, la expedición de órdenes judiciales, autos, resoluciones y demás actos del proceso judicial; atención psicojurídica de comparecientes a la jurisdicción; asignación de abogados defensores, atención psicojurídica a las víctimas, trámite de solicitudes de designación de representación para las víctimas, atención y respuesta a derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias o felicitaciones de ciudadanos, organizaciones, instituciones y autoridades públicas, suscripción de Actas en los procesos judiciales y administrativos, suscripción y ejecución de contratos, ingreso de ciudadanos a sus instalaciones, invitación a eventos, carnetización, identificación del personal de la JEP, identificación de potenciales cooperantes, etc.
Los datos recaudados son entre otros: nombre, edad, apellidos, identificación, teléfono fijo y/o móvil, dirección física y electrónica, imágenes, vídeos, registro fotográfico, relatos, identidad de género, orientación sexual, enfoque étnico, etario, y situaciones de discapacidad, hechos victimizantes, procesos judiciales, etc.
ARTÍCULO 6o. TRATAMIENTO Y FINALIDAD. Las finalidades del tratamiento de los datos personales recabados por la JEP son las siguientes:
6.1 Administrar justicia de manera transitoria independiente y autónoma y conocer de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva, de las conductas cometidas con anterioridad al 1 de diciembre de 2016, por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado, y garantizar los derechos de los comparecientes a la jurisdicción.
6.2 Adelantar investigaciones y acusaciones por los hechos que lleguen a conocimiento de la JEP en estricto cumplimiento de las funciones constitucionales y legales asignadas.
6.3 Proteger y garantizar los derechos de las víctimas a la justicia, la verdad, la reparación y no repetición.
6.4 Brindar orientación y asesoría en el marco del Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa de la Jurisdicción Especial para la Paz.
6.5 Dar tratamiento y respuesta a los derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la JEP.
6.6 Caracterizar ciudadanos y grupos de interés, ejecutar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio, adelantar encuestas de satisfacción de usuarios y definir políticas públicas.
6.7 Responder acciones constitucionales: tutela y Hábeas Corpus.
6.8 Analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como efectuar el seguimiento al cumplimiento de planes y metas institucionales.
6.9 Compartir la información con otras entidades estatales o judiciales nacionales o internacionales por solicitud expresa de las mismas, y bajo los principios de colaboración armónica, circulación restringida y necesidad.
6.10 Registrar la información en bases de datos de carácter administrativo para vincular y administrar el personal, contratar bienes y servicios y en general para el apoyo de la gestión de la JEP.
6.11 Registrar la información para la expedición del documento de identificación del personal de la JEP.
6.12 Registrar la información en bases de datos de carácter administrativo, entre otros, para convocatorias a eventos o espacios de articulación, socialización, procesos pedagógicos, adelantados por la JEP.
6.13 Garantizar la vigilancia, protección y seguridad de los visitantes, colaboradores y/o contratistas de la JEP.
6.14 Garantizar la vigilancia, protección y seguridad de las instalaciones, bienes muebles, y objetos que se encuentren en la JEP.
6.15 Garantizar la protección y seguridad de la información que reposa en la JEP.
ARTÍCULO 7o. MEDIDAS DE SEGURIDAD. La JEP ha adoptado las siguientes medidas de seguridad para evitar accesos no autorizados, utilización, modificación, supresión, pérdida y/o utilización indebida de los datos personales:
7.1 Protocolo Interno de Seguridad informática y redes telefónicas utilizadas en la JEP. A través de sistemas de seguridad de equipo de cómputo (Endpoint), control de acceso al sistema de correo electrónico (usuario y contraseña), control de acceso a la red Wi-Fi para proteger la información.
7.2 Servicio de acceso a Internet y Telefonía fija IP: Solución de seguridad perimetral (Firewall), para la protección de los intentos de ataques desde Internet.
7.3 Sistemas de gestión documental, de correspondencia y judicial basado en definición de roles, perfiles, usuario, contraseña y trazabilidad de la información.
ARTÍCULO 8o. DERECHOS DEL TITULAR. El titular de los datos recolectados por JEP, conforme a lo establecido en la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2015, tiene los siguientes derechos:
8.1 Conocer si sus datos personales se encuentran incluidos en la base de datos, que finalidad y origen tienen estos, así como las cesiones realizadas o previstas a terceros. Se exceptúa la información que de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 tiene el carácter de información reservada.
8.2 Consultar de forma gratuita sus datos personales al menos una vez cada mes calendario cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información. Cuando la consulta se realice por más de una vez cada mes, la JEP como propietaria de la base de datos, podrá cobrar los gastos de envío, reproducción y si se requiere certificación de documentos. Se exceptúa la información que de acuerdo con la Ley 1712 de 2014 tiene el carácter de información reservada.
8.3 Solicitar que se actualicen y corrijan los datos personales que se encuentran en las bases de datos propiedad de la JEP, cuando estos hayan cambiado o cuando exista un error, sean inexactos o incompletos.
8.4 Solicitar prueba de la autorización otorgada a la JEP para el tratamiento de sus datos excepto cuando la información ha sido requerida en ejercicio de las funciones legales o por orden judicial de acuerdo con el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
8.5 Solicitar que se supriman sus datos personales en las bases de datos propiedad de la JEP, en los siguiente casos: (i) cuando el tratamiento de los mismos no se ajuste a lo dispuesto por la Ley de Protección de Datos (Ley Estatutaria 1581 de 2012) siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida base de datos. La supresión da lugar al bloqueo de sus datos, lo que implica que los datos se conservan únicamente a disposición de autoridades competentes, con fines de seguridad y para atender las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento.
8.6 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones asociadas al uso de sus datos personales, siempre y cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JEP.
8.7 A que sus datos personales sensibles o reservados sean anonimizados en documentos de carácter público, a fin de proteger sus derechos fundamentales.
ARTÍCULO 9o. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS, DENUNCIAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS. La atención de peticiones, consultas, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias se regirá por las siguientes reglas:
9.1 Las solicitudes de los titulares de datos personales podrán presentarse a través de los siguientes medios:
a) Personalmente: En la ventanilla única de recepción y radicación ubicada en la carrera 7 N° 63-44, Bogotá Colombia.
b) Vía telefónica: A través de la línea: (+57-1) 4846980
c) Correo físico o postal dirigido a la siguiente dirección:
Secretaria Ejecutiva
Jurisdicción Especial para la Paz
Carrera 7 N° 63-44
Bogotá Colombia
d) Correo electrónico institucional: proteccióndedatos@jep.gov.co.
9.2 La solicitud deberá contener como mínimo la fotocopia del documento de identidad, la dirección de contacto y notificaciones, el teléfono y en caso obrar mediante poder o en calidad de causahabiente, el documento que acredite la condición con que actúa.
9.3 La Secretaría Ejecutiva de la JEP, a través de la Subsecretaría - Departamento de Atención al Ciudadano de la JEP será el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos, relacionado con el tratamiento de datos personales.
9.4 En todo el procedimiento se aplicarán las normas relativas al proceso administrativo y particularmente, al derecho de petición establecida en la Ley 1755 de 2015.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente política de tratamiento rige a partir de la fecha de su expedición y será publicada en la página web de la JEP.