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RESOLUCIÓN 573 DE 2021
(agosto 24)
Diario Oficial No. 51.786 de 3 de septiembre de 2021
INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES
Por medio de la cual se establece la Política de Austeridad del Gasto Público en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
EL DIRECTOR GENERAL (E),
en uso de las atribuciones constitucionales y legales, y en especial por la Ley 938 de 2004 y en concordancia con el Acuerdo número 08 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 3o de la Ley 489 de 1998, las actuaciones de los órganos del Poder Público deben desarrollarse, entre otros, con fundamento en los principios de eficiencia, equidad y economía para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, relacionados con la ordenación y ejecución del Presupuesto General de la Nación y, en general, con la administración de bienes y recursos públicos.
Que la Ley 1473 de 2011 por medio de la cual se estableció una regla fiscal y se dictaron otras disposiciones, tiene por objeto expedir normas que garanticen la sostenibilidad de largo plazo de las finanzas públicas y contribuyan a la estabilidad macroeconómica del país y señala en el artículo quinto:
“...Artículo 5o. Regla Fiscal. El gasto estructural no podrá superar al ingreso estructural, en un monto que exceda la meta anual de balance estructural establecido.
El déficit estructural del Gobierno nacional Central no será mayor a 1% del PIB a partir del año 2022.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. El Gobierno nacional seguirá una senda decreciente anual del déficit en el balance fiscal estructural, que le permita alcanzar un déficit estructural de 2,3% del PIB o menos en 2014, de 1.9% del PIB o menos en 2018 y de 1.0% del PIB o menos en 2022”.
Que el Gobierno nacional dicta medidas de austeridad y eficiencia para el manejo de recursos del Tesoro Público para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación que son de obligatorio cumplimiento para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación.
Que con Resolución número 000444 del 5 de julio de 2019, se adoptó la política de Austeridad del Gasto Público en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
Que el Decreto número 371 del 8 de abril de 2021 establece el Plan de Austeridad del Gasto durante la vigencia fiscal de 2021.
Que el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, hace parte de las entidades que ejecutan el Presupuesto General de la Nación y en cumplimiento de la política de austeridad, eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos públicos, se hace necesario adoptar la política institucional de austeridad en el gasto.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Establecer en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, la Política Institucional de Austeridad en el Gasto, mediante el documento anexo, el cual forma parte integral del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase.
Expedida en Bogotá, D. C., a 24 de agosto de 2021.
El Director General (e),
Jorge Arturo Jiménez Pájaro.
A LA RESOLUCIÓN NÚMERO 0000573 DE 2021 POLÍTICA INSTITUCIONAL DE AUSTERIDAD DEL GASTO PARA EL INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES OBJETIVOS DE LA POLÍTICA.
Definir los lineamientos para la idónea administración, uso racional y ejecución de los recursos públicos destinados por el Gobierno nacional para el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, en adelante INMLCF; mediante una cultura de austeridad, e implementar los controles que permitan la eficiencia y eficacia en el uso de dichos recursos.
Objetivos específicos:
Definir metas e indicadores de seguimiento a partir de un Plan de Austeridad Anual, que permitan medir periódicamente los resultados de las acciones en materia de austeridad del gasto, a partir de los cuales se puedan acordar planes de mejora.
Unificar los criterios administrativos a nivel nacional que permitan disminuir el gasto operacional del INMLCF.
Establecer las acciones para llevar a cabo la optimización de los recursos públicos implementando actividades de sensibilización y capacitación, con el fin de fomentar la cultura de austeridad y conciencia ambiental de los funcionarios y contratistas.
ALCANCE DE LA POLÍTICA
Los lineamientos son aplicables a todos los procesos y dependencias del INMLCF y deben ser acatados por todos los servidores públicos y contratistas de la entidad.
MARCO LEGAL Y NORMATIVO
Ley 2063 de 2020, por el cual se decreta el presupuesto de rentas y recursos de capital y ley de apropiaciones para la vigencia fiscal del 1 de enero al 31 de diciembre de 2021 o norma equivalente vigente.
Decreto número 26 de 1998
Decreto número 2209 de 1998
Decreto número 1737 de 1998
Decreto número 2785 de 2011
Decreto número 984 de 2012
Decreto número 1083 de 2015
Decreto número 1068 de 2015
Decreto número 0371 de 2021 - Plan de Austeridad del Gasto para los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación o norma equivalente vigente.
Directivas Presidenciales sobre austeridad en el gasto.
4. GLOSARIO
Austeridad: Reducción del gasto por parte del Gobierno nacional con el objetivo de reducir el déficit presupuestario.
Indicador: Representación cuantitativa establecida entre dos o más variables con el fin de medir avances o retrocesos en el logro de un objetivo.
Planeación: Proceso debidamente organizado, mediante el cual se establecen directrices, se definen estrategias y se seleccionan alternativas, en función de los objetivos y metas del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses (INMLCF); tomando en consideración la disponibilidad de recursos reales y potenciales, lo que permite establecer un marco de referencia necesario para concretar planes y acciones específicas a realizar en el tiempo y en el espacio, de acuerdo al Plan Anual de Adquisiciones.
Presupuesto General de la Nación: Instrumento para el cumplimiento de los planes y programas de desarrollo económico y social.
Política de Austeridad: Son las acciones encaminadas a bajar los gastos públicos del INMLCF, realizando una mejor administración y uso de los recursos públicos.
5. POLÍTICA
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses atendiendo lo ordenado por el Gobierno nacional, en cuanto a la austeridad del gasto, se compromete a adoptar e incorporar nuevas prácticas administrativas y ambientales que permitan la optimización del uso de los recursos públicos y la generación de resultados eficientes en cumplimiento de la misión institucional.
En consecuencia, establece las siguientes medidas por ejes temáticos:
Eje temático Nº 1. Prestación de servicios y administración de personal.
Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
Se realizará una revisión previa y rigurosa de las razones que justifiquen la contratación de personal para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, basada exclusivamente en la inexistencia de personal de planta para desarrollar determinadas actividades necesarias para el cumplimiento de las funciones del Instituto y a los lineamientos internos específicos en la materia, logrando las mejores condiciones de calidad, oportunidad y transparencia en el proceso contractual.
Los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas estarán sujetos a la disponibilidad de recursos y solo se celebrarán aquellos contratos que sean estrictamente necesarios para coadyuvar el cumplimiento de las funciones y fines del INMLCF; así mismo, en aras de evitar pagos que vulneren el Tesoro Público, se tendrá en cuenta la tabla de costos para contratistas vigente.
Horas extras, dominicales y festivos
Las horas extras causadas por los servidores públicos del INMLCF se compensarán en dinero o en tiempo, así, en aras de contribuir al ahorro del presupuesto, el superior jerárquico competente deberá dar a conocer a los funcionarios las bondades de la compensación en tiempo de las horas extras causadas, ello con el propósito de incentivar el descanso como forma de compensación. Así mismo, estas se generan estrictamente por necesidades del servicio debidamente justificadas.
Lo anterior acorde al artículo 8o de la Resolución número 000488 de julio 30 de 2019 por la cual se reglamentó la jornada laboral para los servidores públicos del INMLCF y se dictan otras disposiciones, en el cual se estableció que el trabajo suplementario o de horas extras se reconocerá una vez cumplida la jornada laboral, siempre y cuando exista estricta necesidad del servicio, y podrá ser compensado y/o remunerado. Las horas extras solo se concederán a quienes pertenezcan al nivel Profesional, Técnico y/o Asistencial que ejerzan funciones médico legales y forenses, de igual manera quienes desempeñen la función de conducción, de acuerdo con el Decreto número 1042 de 1978.
Indemnización por vacaciones
Con el fin de garantizar una eficiente y continua prestación del servicio, es indispensable que cada Servidor, en coordinación con los respectivos Jefes, hagan el análisis y ponderación del disfrute de vacaciones, teniendo en cuenta la necesidad del servicio; las vacaciones deben concederse por quien corresponde, oficiosamente o a petición del interesado, dentro del año siguiente a la fecha en que se cause el derecho a disfrutarlas.
Por regla general, las vacaciones no deben ser acumuladas ni interrumpidas. Solo por necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero(1).
Viáticos y gastos de viaje
Se tendrá en cuenta la resolución que fija la escala de viáticos en cada vigencia cuando el INMLCF deba realizar el pago de viáticos con ocasión de comisiones de los servidores públicos y contratistas de la entidad.
Cuando la totalidad de los gastos para manutención, alojamiento y transporte que genere la comisión sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá diferencia en forma proporcional.
Para calcular las tarifas y porcentajes de comisiones, viáticos y gastos de viaje de los servidores públicos y contratistas del INMLCF, se aplicará la normativa externa e interna vigente, según corresponda en la escala salarial del servidor público (excepto gastos de viaje), siempre y cuando, el servidor o contratista utilice mínimo cinco (5) horas al lugar de la comisión.
Tiquetes
Debido al alto volumen de tiquetes que debe adquirir el INMLCF, para el cumplimento de la misión institucional, la política de austeridad en el gasto para este rubro se compromete a:
Ubicar la tarifa aérea más económica: todos los viajes vía aérea nacionales e internacionales se realizarán en clase económica o súper económica, procurando la asignación del vuelo en la franja horaria en la cual se pueda generar mayor austeridad del gasto.
Las solicitudes de comisión de servicios del nivel central deberán radicarse en la Oficina de Personal, y en las Direcciones Regionales, Seccionales con el respectivo Grupo Regional Administrativo y Financiero.
No se autorizarán comisiones de servicios los fines de semana, ni los días festivos, salvo aquellos casos cuando los servidores públicos deban desplazarse para atender situaciones por casos fortuitos.
La radicación de la comisión de servicios deberá realizarse con (5) días calendario antes de iniciar la comisión y dar cumplimiento a los requisitos a que haya lugar, esto con el fin de definir el Programa Anual de Caja (PAC), asignación de los recursos al comisionado y la adquisición de tiquetes a bajo costo.
La Oficina de Personal, será la única Unidad Organizacional autorizada de situar los pasajes aéreos para los servidores públicos del INMLCF.
Para los trayectos inferiores a cuatro (4) horas por vía terrestre, no se expedirá tiquete aéreo, excepto cuando haya cierres viales, eventos causados por la naturaleza o situaciones de salud previo concepto emitido por el Grupo Nacional de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
El valor del tiquete aéreo no utilizado por el servidor público o contratista, deberá reembolsarse en forma inmediata al Tesoro Nacional por parte del servidor público que tenga asignada esa función.
Capacitación
El proceso de capacitación estará ceñido a los lineamientos señalados en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), adoptado en la entidad.
En los eventos de capacitación programados por la entidad, se privilegiará el uso de las Tecnologías de Información y las Telecomunicaciones TIC, para el suministro de las memorias de los eventos o capacitaciones, de restringir al máximo el alquiler de salones, el consumo de papelería, y otros elementos que impliquen erogaciones, tales como carpetas, libretas, bolígrafos, etc.
Los funcionarios de la entidad que asistan a cursos de capacitación transmitirán el conocimiento adquirido a los demás compañeros del área donde desempeñan sus labores, en aras de difundir el conocimiento en beneficio de los objetivos institucionales.
Convenios de cooperación académica
En el marco de los Convenios de Cooperación Académica se promoverá la capacitación formal e informal de los servidores públicos para evitar erogaciones de recursos de la entidad y fortalecer sus competencias.
Eje temático Nº 2. Administración de servicios
Gastos de Telefonía Móvil y Fija
Se deberá racionalizar llamadas telefónicas internacionales, nacionales y a celulares, sometiendo las mismas a exclusivas necesidades del servicio, siguiendo los lineamientos internos del uso del servicio de llamadas a través de la solución de telefonía instalada sobre la red de voz y datos.
Se deberá asignar el servicio de teléfono celular solamente para el nivel directivo que, debido a las funciones desempeñadas requieran disponibilidad inmediata y comunicación ágil y permanente; los funcionarios públicos que tengan autorizado el uso de telefonía móvil, deberán hacer uso de mecanismos alternativos, tales como WhatsApp, Skype, teleconferencias, streaming, o cualquier otro medio que permita la optimización de los servicios adquiridos.
Realizar estudio de mercado una vez finalizado el período contratado del plan corporativo.
Gastos en vehículos y combustible
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses a través de lineamientos internos, tiene establecido el uso del parque automotor y la asignación de vehículos para el desarrollo de las actividades misionales y administrativas; controla el gasto de combustible a través de un chip y tiene un programa de mantenimiento preventivo de vehículos.
En dicho marco, se contempla el traslado de dos o más servidores públicos que soliciten servicios en horas similares y su destino se encuentre en un trayecto común, utilizando un solo vehículo para su movilización.
Así mismo, los vehículos solo podrán ser utilizados de lunes a viernes, y su uso en fines de semana y festivos deberá ser exclusivamente por necesidades del servicio debidamente justificados.
Impresos y publicaciones
La información de interés para usuarios externos se publicará a través de canales audiovisuales y los documentos institucionales se difundirán a través de los diferentes medios electrónicos y el sitio web institucional.
Suscripciones
La suscripción a periódicos, revistas y bases de datos, deberá encontrarse debidamente justificada en las necesidades del servicio, dando prioridad a las suscripciones electrónicas gratuitas.
Para la impresión de textos, folletos y demás publicaciones institucionales, se procurará la mayor economía y eficiencia en el gasto, evitándose impresiones o ediciones de lujo.
Las impresiones en blanco y negro se harán en la opción económica de la impresora y los documentos en borrador se imprimirán en papel reciclable o en su defecto por ambas caras de la hoja. En cuanto a los contratos de impresión de textos, folletos y demás publicaciones institucionales, se dará prioridad a los servicios que en igualdad de condiciones ofrezca la Imprenta Nacional.
Gastos de Papelería
Acorde con lo establecido en la Política Cero Papel, establecida mediante la Resolución número 000989 de 2018 mediante la cual se reglamenta la gestión de archivo y correspondencia en el Instituto, es obligación de los responsables de las unidades organizacionales, así como de los funcionarios y contratistas del Instituto, implementar y poner en práctica las acciones encaminadas a la protección del medio ambiente y la reducción del consumo de papel en la entidad a través de la implementación de buenas prácticas, entre las cuales, se mencionan las siguientes acciones:
- Optimizar el uso de las herramientas tecnológicas y sistemas de información
- Usar el portal de Intranet institucional.
- Implementar herramientas colaborativas de trabajo virtual (teleconferencias, streaming, google drive, etc.).
- Las comunicaciones internas deberán ser enviadas a cada uno de los destinatarios haciendo uso del correo electrónico, imprimiendo solo si es necesario.
- Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras.
- Imprimir o fotocopiar solo los documentos que sean estrictamente necesarios para el desarrollo de las actividades institucionales, siempre por ambas caras.
- Optimizar el ahorro de papel y tóner, empleando interlineado sencillo, ajustando el tamaño de las fuentes.
- Se implementará en cada dependencia la revisión de documentos de forma virtual, utilizando el control de cambios en los mismos, permitiendo así, la agilidad de los procedimientos y las correcciones sin afectar los gastos en papelería.
- De acuerdo a la disponibilidad de recursos a nivel nacional, establecer la viabilidad y pertinencia de implementar el modelo de impresión centralizado con el fin de racionalizar recursos de tiempo y presupuesto.
Adquisición, mantenimiento o reparación de bienes inmuebles o muebles
En relación al mantenimiento de bienes inmuebles a nivel nacional, solamente se realizarán contrataciones para (reparaciones locativas, adecuaciones y mantenimientos) que sean priorizados de acuerdo con las necesidades presentadas y según los recursos disponibles, intervenciones que permitan una mayor durabilidad de la infraestructura a lo largo del tiempo.
Solo se realizarán intervenciones que tengan como fin garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura física existente y que sean indispensables para el buen funcionamiento, seguridad e higiene que exige la normatividad y que provean un ambiente digno, cómodo y agradable para usuarios y funcionarios. Se abstendrá y no se ejecutarán intervenciones que impliquen mejoras suntuarias.
El mantenimiento adecuado de sedes y renovación de espacios, debe propender por espacios amplios e iluminados, que permitan disminuir uso de aires acondicionados y lámparas.
Eje temático Nº 3. Recursos Naturales y Sostenibilidad Ambiental
En el marco de las estrategias y políticas del Sistema de Gestión, se realizarán sensibilizaciones dirigidas a servidores públicos y contratistas del INMLCF, relacionadas con el ahorro de agua y energía al interior de la prestación de sus servicios en la entidad; así mismo, se deberán realizar sensibilizaciones relacionadas con la implementación de medidas del uso de reciclaje y gestión de residuos por cada una de las dependencias del INMLCF y se fomentará en las Direcciones Regionales la instalación de sistemas ahorradores de mayor eficacia y vida útil y toda tecnología que contribuya al ahorro de agua y energía eléctrica.
Para reducir el consumo por concepto de servicios públicos en el INMLCF, se implementarán las siguientes acciones:
a) Seguimiento estricto al cumplimiento de Plan Institucional de Gestión Ambiental en sus componentes de uso eficiente del agua, de la energía y manejo integral de los residuos.
b) Adelantar campañas de sensibilización con el fin de fortalecer el Plan Institucional de Gestión Ambiental y sistema de gestión ambiental.
6. PLAN DE AUSTERIDAD
Acorde con los lineamientos que establezca el Gobierno nacional orientados a las buenas prácticas en los principios de eficiencia, equidad y economía para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado, relacionados con la ordenación y ejecución del Presupuesto General de la Nación y, en general, con la administración de bienes y recursos públicos, anualmente en el mes de enero se establecerá un Plan de Austeridad, que describa las actividades para el cumplimiento de Política de Austeridad, responsables, metas e indicadores.
Una vez acordado por los responsables, se divulgará a nivel nacional con el fin de generar conciencia colectiva y se realizará monitoreo trimestralmente por parte de la Secretaría General; el informe resultante hará parte del informe que se deberá reportar a la Oficina de Control Interno.
8. RESPONSABLES
La Secretaría General conforme a las responsabilidades asignadas en la normativa vigente, realizará el monitoreo trimestral con el fin de verificar el cumplimiento de la Política de Austeridad y enviará a la Oficina de Control Interno los respectivos informes, a más tardar dentro de los quince (15) días calendario, del mes siguiente.
La Oficina de Control Interno realizará el seguimiento trimestral para dar a conocer las observaciones identificadas y formular las recomendaciones a que haya lugar a la Dirección General y su respectiva publicación dentro de los términos establecidos en el sitio web institucional.
El Plan de Austeridad deberá formularse anualmente en el mes de enero por los responsables de cada uno de los rubros sometidos a la Política del Gobierno nacional, el cual será liderado y aprobado por la Secretaría General del INMLCF.
Las unidades organizacionales serán las encargadas de asegurar el cumplimiento de la Política y del Plan Anual de Austeridad; así mismo, deberán reportar trimestralmente a la Secretaría General los informes de su cumplimiento, en la metodología que se establezca para tal fin.
Medidas Complementarias.
Adicional a las medidas aquí constituidas, la Secretaría General y la Subdirección Administrativa y Financiera del INMLCF evaluarán la conveniencia y viabilidad de implementar otras que se consideren pertinentes, para la optimización del gasto en los diferentes rubros y las socializará oportunamente a todos los servidores públicos de la entidad.
La Subdirección Administrativa y Financiera realizará la consolidación de la información del Eje temático Nº 2. Administración de servicios.
NOTAS AL FINAL:
1. Literal 2 artículo 4o Decreto número 371 de 2021.