Resolución 563 de 2009 FPSCR

RESOLUCIÓN 563 DE 2009

(junio 12)

Diario Oficial No. 47.403 de 7 de julio de 2009

FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA

Por medio de la cual se crea el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República.

EL DIRECTOR GENERAL DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confieren, las Leyes 33 de 1985; 446 de 1998 artículo 75 y 640 de 2001, y el Decreto 3992 del 16 de octubre de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que dentro de la política trazada por el Gobierno Nacional, de transformación, modernización y racionalización de las instituciones ha resaltado con especial interés la prevención del daño antijurídico estatal y la defensa judicial de las entidades públicas, para lo cual se requiere establecer estrategias encaminadas a determinar la responsabilidad por daños imputables a actuaciones de la administración.

Que el artículo 90 de la Constitución Política, determina que el Estado responderá patrimonialmente por los daños antijurídicos que le sean imputables causados por la acción o por la omisión de las autoridades públicas.

Que la Ley 678 de 2001, consagra el deber de los funcionarios públicos de repetir contra el servidor o ex servidor público que como consecuencia de su conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto.

La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado en forma dolosa o gravemente culposa la reparación patrimonial.

Que la Ley 446 de 1998, en su artículo 75 establece que las entidades y organismos de Derecho Público del orden Nacional, Departamental, Distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deben integrar un Comité de Conciliación.

Que el artículo 13 de la Ley 1285 del 22 de enero de 2009, “por medio de la cual se reforma la Ley 270 de 1996, Ley Estatutaria de la Administración de Justicia, en el artículo 42 consagró que en la conciliación judicial y extrajudicial en materia contencioso administrativo, cuando los asuntos sean conciliables, siempre constituirá requisito de procedibilidad de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que lo sustituyan, el adelantamiento del trámite de la conciliación extrajudicial.

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009, por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y el Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, se establecen funciones para los Comités de Conciliación y determina que estas son de obligatorio cumplimiento para las entidades y organismos de derecho público, de orden Nacional, Departamental, Distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Entes que podrán en funcionamiento los Comités de Conciliación, de acuerdo con las reglas que establece la norma antes citada.

Que la Directiva Presidencial número 02 de 28 de febrero de 2003, determina el procedimiento administrativo de conciliación extrajudicial entre entidades públicas.

Que en desarrollo de las citadas normas se hace necesario expedir una reglamentación sobre el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Crear el Comité de Defensa Judicial y Conciliación del Fondo de Previsión Social del Congreso como instancia administrativa que actuará como sede de estudio, análisis, y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la Entidad.

ARTÍCULO 2o. OBJETO. El propósito principal del Comité radica en analizar, estudiar, evaluar y decidir en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas, sustantivas, procedimentales y de control vigente, para evitar lesionar el patrimonio público.

PARÁGRAFO 1o. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.

PARÁGRAFO 2o. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.

ARTÍCULO 3o. INTEGRACIÓN. El Comité de Defensa judicial y Conciliación del Fondo de Previsión Social del Congreso estará integrado por los siguientes servidores públicos quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes.

1o. El Director General del Fondo o su delegado.

2o. La Subdirectora Administrativa y Financiera.

3o. La Subdirectora de Prestaciones Económicas.

4o. La Jefe de la Oficina Asesora Jurídica o su Delegado previo V.B. de la Dirección General.

La participación de los integrantes será indelegable con excepción del Director General y el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

ARTÍCULO 4o. ASISTENTES. Deberán concurrir a Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Entidad con derecho a voz las siguientes personas:

1o. Los funcionarios que por su condición funcional y su conocimiento sobre el tema sean convocados, deban asistir según el caso concreto, por decisión del convocante.

2o. El apoderado que represente a Fonprecon en cada proceso.

3o. El Asesor de la Oficina de Control Interno de la Entidad.

4o. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación de la entidad.

PARÁGRAFO. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho quien asistirá a sus sesiones con derecho a voz.

ARTÍCULO 5o. SESIONES Y VOTACIONES. El Comité se reunirá ordinariamente como mínimo cada quince (15) días y en forma extraordinaria cuando sea convocado por la Oficina Asesora Jurídica, porque las circunstancias lo exigen. Sesionará con un mínimo de tres (3) de sus miembros permanentes, pero para adoptar decisiones debe contar con quórum total.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual se comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial del Fondo ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del Fondo, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho.

10. Dictar su propio reglamento.

<Funciones adicionadas por el artículo 1 de la Resolución 721 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>   

1. Aplicar de manera rigurosa a las solicitudes de conciliación tramitadas los principios de: eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.

2. Analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada y en los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente y en la jurisprudencia reiterada y decantada de las altas Cortes, especialmente en asuntos relacionados con reconocimientos pensionales y eventos de responsabilidad objetiva.

3. Buscar prioritariamente solucionar las controversias que se presenten entre entidades estatales, a través de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, de conformidad con el procedimiento establecido en la Directiva Presidencial 02 de 2003, con el propósito de descongestionar los despachos judiciales o las jurisdicciones coactivas de las entidades.

4. Ser especialmente cuidadosos en la identificación de los casos en que se presente indebida legitimación de la parte convocada, a fin de decidir oportunamente la improcedencia de la conciliación y comunicarán de manera inmediata tal pronunciamiento, tanto al convocante como al agente del Ministerio Público, ante quien se adelante el trámite extra judicial.

ARTÍCULO 7o. SECRETARÍA TÉCNICA. Designación y funciones. La Jefe de la Oficina Jurídica Asesora designará un profesional del derecho quien ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, y cumplirá las siguientes funciones:

1. Elaborar las actas de cada sesión del Comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el Presidente y el Secretario del Comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del Comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de los decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Diligenciar y remitir semestralmente a la Dirección de Defensa Judicial del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia el formato único de información litigiosa y Conciliaciones, diseñado por dicha entidad.

7. Solicitar a la subdirección Administrativa y Financiera certificación sobre el número de condenas y conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor.

8. Remitir en los meses de junio y diciembre a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte sobre los casos sobre repetición y llamamiento en garantía sometidos a consideración del Comité.

9. Las demás que le sean asignados por el Comité.

<Funciones adicionadas por el artículo 3 de la Resolución 721 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:>   

1. Diligenciar el Formato Unico de Informe de Gestión Semestral diseñado por la Dirección de Defensa Judicial del Estado, antes del 15 de julio y antes del 31 de enero de cada año, el cual contiene tres secciones: a) Lineamientos de prevención y de defensa el cual se diligencia de acuerdo a las tipologías o causas de demandas o condenas insertas en el formato para seleccionar, en caso, que una tipología no se encuentre enlistada, se debe incluir en la columna “causa no enlistada”, b) Relación de conciliaciones y otros Mecanismos Alternos de Solución de Conflictos incluidas las acciones populares y de grupo, y c) 3) Relación de acciones de repetición y llamamiento en garantía con fines de repetición estudiados en el comité.

2. Asignar un número consecutivo a las peticiones de conciliación, las que serán estudiadas por el Comité en el mismo orden de ingreso salvo que exista justificación para alterar el correspondiente orden.

3. Argumentar y sustentar la decisión de procedencia de la conciliación, como la de su improcedencia, en el acta respectiva.

Coordinación de la Defensa de procesos con cuantía Superior a 2000 salarios mínimos legales vigentes.

PARÁGRAFO ÚNICO. La designación o el cambio del Secretario Técnico deberán ser informados inmediatamente a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTÍCULO 8o. DE LA ACCIÓN DE REPETICIÓN. El Comité de Conciliación deberá realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el Subdirector Administrativo (a) y Financiero, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al Comité de Conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses se adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

PARÁGRAFO ÚNICO. La Oficina de Control Interno de las entidades o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ARTÍCULO 9o. LLAMAMIENTO EN GARANTÍA CON FINES DE REPETICIÓN. Los apoderados del Fondo deberán presentar informe al Comité de Conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior.

ARTÍCULO 10. INFORMES SOBRE REPETICIÓN Y LLAMAMIENTO EN GARANTÍA. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Dirección de Defensa Jurídica del Estado del Ministerio del Interior y de Justicia un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el Comité de Conciliación o por el director General, según el caso;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

ARTÍCULO 11. TRÁMITE PREVIO A LA CONVOCATORIA DEL COMITÉ. Para el estudio de los casos por parte del Comité, se seguirá el siguiente trámite:

1o. Las solicitudes y/o citaciones presentadas por los particulares, afiliados o por las dependencias del Fondo para diligencias de conciliación judiciales o extrajudiciales y los requerimientos para someter un caso determinado al estudio y decisión del Comité deben ser enviados a la Oficina Asesora Jurídica con los documentos, antecedentes, soportes y certificaciones pertinentes sobre el caso, y un concepto inicial sobre el tema a tratar emitido por el particular, el afiliado o la oficina que solicita la convocatoria del Comité con una antelación de 10 días a la fecha de la celebración de la respectiva audiencia.

PARÁGRAFO. Recibida la documentación y debidamente analizada la misma se convocará a través de la Secretaría Técnica a reunión de Comité de Defensa Judicial y Conciliación, con cinco (5) días de antelación a la celebración de la reunión del Comité.

ARTÍCULO 12. DIRECTIVO PRESIDENCIAL 02 DEL 28 DE FEBRERO DE 2003. Cuando entre entidades destinatarias de dicha directiva exista un conflicto jurídico susceptible de ser negociado, antes de acudir a la vía procesal o al arbitraje estas entidades deberán buscar la solución del conflicto a través de los mecanismos alternativos de solución de conflictos que establece la ley.

En estos casos las entidades públicas a que hace referencia la directiva mencionada deberán acudir siempre al procedimiento de conciliación extrajudicial en materia Contenciosa Administrativa prevista en las Leyes 23 de 1991; 446 de 1998; y 640 de 2001 ante los Agentes del Ministerio Público, asignados a la Jurisdicción Contencioso Administrativa con la participación de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio del Interior y de Justicia.

En el evento de que no se logre un acuerdo, las entidades estatales destinatarias de la Directiva 02, de la Presidencia antes de someter su conflicto a la Jurisdicción Contencioso Administrativa o al procedimiento arbitral requerirán concepto previo de la Dirección de Defensa Judicial del Ministerio del Interior y de Justicia.

ARTÍCULO 13. Por disposición del artículo 22 del Decreto 1716 del 14 de mayo de 2009 las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados del Fondo.

ARTÍCULO 14. PUBLICACIÓN. Fonprecon publicará en sus páginas web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos, para lo cual el Secretario Técnico del Comité remitirá la información pertinente a la Oficina de Planeación y Sistemas.

ARTÍCULO 15. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su integridad las Resoluciones números 0125 del 27 de agosto de 2004 y 1649 del 19 de diciembre de 2008.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 12 de junio de 2009.

El Director General,

FRANCISCO ALVARO RAMÍREZ RIVERA.