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RESOLUCION 1916 DE 2004
(marzo 11)
Diario Oficial No. 45.495, de 19 de marzo de 2004
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se reglamenta el proceso de Valoración Individual del Desempeño de los servidores públicos de la contribución y se dictan otras disposiciones.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (E.)
en ejercicio de las facultades legales conferidas en los literales h) y w) del artículo 19 del Decreto 1071 y en especial las estipuladas en el artículo 53 del Decreto 1072 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 4o de la Ley 443 de 1998 determinó para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales un Sistema Específico de Carrera;
Que el Decreto 1072 del 26 de junio de 1999 establece el Sistema Específico de Carrera de los servidores públicos de la contribución;
Que el artículo 49 del Capítulo V del Título III del Decreto 1072 de 1999 determina que el Desempeño laboral de los servidores de la contribución deberá evaluarse mediante el proceso de valoración del desempeño,
RESUELVE:
GENERALIDADES, DEBERES Y DERECHOS.
CAPITULO 1.
GENERALIDADES.
ARTÍCULO 1o. FILOSOFÍA. Facilitar el mejoramiento continuo en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, a través del desarrollo personal y profesional de sus funcionarios y de la optimización de los procesos.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS RECTORES. La Valoración Individual del Desempeño se fundamenta en los siguientes principios rectores:
Buena fe. Se presumirá la buena fe de quienes participan en el proceso.
Igualdad. No habrá en su desarrollo discriminación de ninguna índole.
Transparencia. Las metas establecidas en la Valoración Individual del Desempeño serán claras, cuantificables, medibles y se determinarán a partir de criterios objetivos. Las evaluaciones deberán estar debidamente sustentadas. Las calificaciones serán públicas.
Personalización. Cada una de las etapas de este proceso se adelantará de manera personal e individualizada.
Concertación. Todas las etapas del proceso se fundamentarán en el diálogo y el acuerdo entre las partes.
Institucionalidad. El proceso se regirá por los principios, valores y fines institucionales, así como por las funciones asignadas al puesto de trabajo.
ARTÍCULO 3o. CAMPO DE APLICACIÓN. En concordancia con el artículo 4o de la Ley 443 del 11 de junio de 1998, "por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones", la presente resolución reglamenta el proceso de Valoración Individual del Desempeño de los servidores públicos de la contribución pertenecientes al Sistema Específico de Carrera de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
PARÁGRAFO. Los servidores públicos de la contribución de libre nombramiento y remoción, así como los vinculados en calidad de supernumerarios, no deberán ser evaluados al amparo de la presente norma, por cuanto no pertenecen al sistema específico de carrera. Sin embargo, la entidad podrá adoptar los mecanismos que considere necesarios para valorar la gestión de los mismos.
ARTÍCULO 4o. OBJETIVOS DE LA VALORACIÓN DEL DESEMPEÑO:
a) Adquirir los derechos de carrera para quienes hayan sido nombrados en período de prueba y superen en forma satisfactoria dicho período;
b) Reconocer los desempeños individuales destacados;
c) Conceder estímulos;
d) Determinar la promoción y el desarrollo dentro de la carrera;
e) Formular estrategias de formación, capacitación y bienestar;
f) Promover la práctica de los valores institucionales;
g) Realizar la planeación individual de cada puesto de trabajo;
h) Facilitar y mejorar la comunicación institucional;
i) Señalar y corregir desempeños individuales deficientes;
j) Retroalimentar el desarrollo de los procesos, promoviendo el diseño de planes de acción para la solución de los problemas identificados;
k) Medir la gestión para determinar el cumplimiento de metas;
l) Determinar la permanencia en el servicio.
ARTÍCULO 5o. COMPETENCIA. El jefe inmediato es el competente para adelantar el proceso de Valoración Individual del Desempeño de todos sus colaboradores, en los términos y condiciones establecidos en esta resolución y en las normas legales vigentes. Se entiende por jefe inmediato, el superior jerárquic o de la dependencia en la cual presta sus servicios cada servidor público de la contribución. En el evento de existir Grupo Interno de Trabajo formalmente creado, dicha competencia recaerá en el Jefe del respectivo grupo.
El funcionario competente no podrá delegar su actuación en este proceso.
La valoración del desempeño podrá complementarse con otros calificadores, siempre y cuando hayan sido partícipes en las relaciones requeridas o derivadas de la prestación del servicio.
Para efectos de la presente resolución, el funcionario competente para adelantar este proceso se denominará "Evaluador"; y cada uno de los servidores públicos de la contribución objeto de la evaluación, se denominará "Evaluado".
PARÁGRAFO 1o. Cuando se presente alguna de las situaciones descritas en el artículo 34 de la presente resolución, el competente para adelantar el proceso será el jefe inmediato del evaluador que tenía la competencia o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 2o. Según los siguientes cargos sean desempeñados por funcionarios que pertenezcan al sistema específico de carrera, el Director General, tendrá la competencia para evaluar el desempeño de: El Director de Impuestos, el Director de Aduanas, el Director de Policía Fiscal y Aduanera, el Secretario de Desarrollo Institucional, el Secretario General, los Jefes de Oficina, los Directores Regionales y Administradores Especiales.
Los Directores de Impuestos y de Aduanas, y el Director de Policía Fiscal y Aduanera, serán los evaluadores de los Subdirectores de sus respectivas áreas; el Secretario de Desarrollo Institucional y el Secretario General evaluarán a los Subsecretarios de sus áreas, y el Director Regional evaluará a los Administradores Locales y Administradores Delegados.
ARTÍCULO 6o. ESTRUCTURA. En la Valoración Individual del Desempeño se evaluará la productividad individual de cada funcionario, a partir de los objetivos establecidos; así como su comportamiento laboral. Para efectos de la presente Resolución, la productividad y las actitudes laborales se denominarán "Objetivos de Desempeño" y "Competencias Laborales", respectivamente.
La Valoración Individual del desempeño, fortalecerá y promoverá el desarrollo humano, por lo que además de los dos componentes citados en el inciso anterior, se podrán tener en cuenta algunas actividades de desarrollo personal relacionadas con la promoción de los valores institucionales.
ARTÍCULO 7o. PRODUCTOS Y ESPECIFICACIONES. Con el fin de garantizar el mejoramiento continuo de los procesos que adelanta la entidad, se deberán identificar los diferentes productos que cada una de sus áreas realiza, estableciendo de manera detallada sus especificaciones, esto es, las características de calidad y cantidad que debe reunir cada producto, atendiendo a los requerimientos de ley, a las necesidades del cliente y a las posibilidades del área en la cual se está prestando el servicio.
Estos productos y sus especificaciones deberán ser dados a conocer a los funcionarios implicados en su ejecución, a efecto de que sean incluidos en la concertación de los mismos.
PARÁGRAFO 1o. Cada una de las áreas que conforman la entidad deberá dentro de los seis meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente resolución, realizar las actividades necesarias tendientes a identificar los productos y especificaciones de que trata el primer inciso de este artículo.
PARÁGRAFO 2o. Para facilitar y hacer objetiva la valoración de lo s evaluados, se deberá establecer para cada una de las especificaciones concertadas, su correspondiente indicador de logro.
ARTÍCULO 8o. DETERMINACIÓN DE CRITERIOS DE VALORACIÓN. Con el fin de estandarizar los criterios de evaluación del desempeño, la Subsecretaría de Desarrollo Humano adoptará aquellos que estime convenientes, a efecto de que los evaluadores los tengan presentes al momento de evaluar el desempeño de sus colaboradores.
PARÁGRAFO. Las diferentas áreas que conforman la entidad podrán proponer los criterios de valoración que consideren más convenientes para evaluar el desempeño de sus funcionarios; para lo cual deberán atender los lineamientos que al respecto impartan las Subsecretarías de Planeación y de Desarrollo Humano. De hacerlo, deberán remitirlos a la Subsecretaría de Desarrollo Humano, para que esta, de considerarlos pertinentes, los adopte.
ARTÍCULO 9o. CALIFICACIÓN. Es el resultado de la evaluación del desempeño del período establecido o del promedio ponderado de las evaluaciones parciales que durante el mismo hubiere sido necesario efectuar.
Los rangos de calificación serán establecidos conforme a las escalas y grados de valoración del sistema de calificación adoptado por la entidad. Se entiende por calificación insatisfactoria aquella que sea inferior al puntaje mínimo aprobatorio determinado en dicho sistema y por calificación satisfactoria aquella que sea igual o superior al mismo.
Los servidores públicos de la contribución deberán ser calificados en los siguientes casos:
1. Por períodos semestrales comprendidos entre el 1° de febrero y el 31 de julio de cada año y el 1° agosto y el 31 de enero del año inmediatamente siguiente.
2. Cuando así lo ordene, por escrito, el Director General en caso de recibir la información debidamente soportada de que el desempeño laboral de un servidor público de la contribución, grupo o área es deficiente. Esta calificación no podrá ordenarse antes de transcurridos tres (3) meses de efectuada la última calificación y comprenderá todo el período no calificado hasta el momento de la orden.
PARÁGRAFO. Las personas que se encuentren nombradas en período de prueba, deberán ser calificadas al vencimiento de dicho período.
ARTÍCULO 10. ETAPAS Y OPORTUNIDAD. En desarrollo del proceso de Valoración Individual del Desempeño se deben surtir las siguientes etapas y plazos, atendiendo al procedimiento establecido en el Título II de la presente Resolución:
1. Concertación. Etapa para planear las actividades propias de cada puesto de trabajo, asignando a cada funcionario sus objetivos de desempeño, su ponderación y las competencias laborales.
La concertación se deberá efectuar al inicio del período conforme a las fechas que establezca la Subsecretaría de Desarrollo Humano.
2. Seguimiento sistemático. Momento para verificar el nivel de cumplimiento de los compromisos laborales adquiridos, e identificar las dificultades técnicas y administrativas que se han presentado, las necesidades de capacitación y el desempeño del funcionario frente a las competencias laborales que se le asignaron.
Por definición, el seguimiento sistemático deberá realizarse atendiendo a la forma de seguimiento que se haya determinado en la concertación, y en todo caso se deberá realizar como mínimo un (1) seguimiento en el período.
3. Evaluación del desempeño. Es la calificación final del nivel de cumplimiento de los objetivos de desempeño y de las co mpetencias laborales.
La evaluación deberá efectuarse una vez finalizado el período conforme a las fechas que para tal fin establezca la Subsecretaría de Desarrollo Humano.
PARÁGRAFO. Si alguna de las etapas de que trata el presente artículo no llegare a realizarse dentro de los plazos establecidos, esta se podrá adelantar en cualquier momento, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que hubiere lugar.
ARTÍCULO 11. Solicitud por escrito de la concertación o la evaluación del desempeño. Si cualquiera de las etapas no se realizare dentro de los dos (2) días calendario siguientes a su vencimiento, el evaluado deberá solicitarla por escrito.
Si dentro de los dos (2) días calendarios siguientes al recibo de la solicitud el evaluador no atendiere la solicitud, el peticionario deberá informar este hecho a la Subsecretaría de Desarrollo Humano, para que esta área inicie las gestiones pertinentes con el fin de garantizar el cumplimiento de la etapa correspondiente.
ARTÍCULO 12. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA. De conformidad con el artículo 51 del Decreto 1072 del 26 de junio de 1999, el incumplimiento de las responsabilidades y deberes por parte de los evaluadores en desarrollo de la Valoración Individual del Desempeño, será sancionable disciplinariamente.
DEBERES Y DERECHOS.
ARTÍCULO 13. DEBERES DEL EVALUADO. Son deberes del evaluado, los siguientes:
a) Participar, en forma proactiva, en todas las etapas;
b) Solicitar la realización de la concertación, así como la evaluación final o parcial cuando haya lugar a ella;
c) Conocer los planes institucionales del área en la cual presta sus servicios;
d) Proponer la planeación de su puesto de trabajo en función de los planes institucionales y de los lineamientos del área a la cual pertenece, conforme a lo previsto en el artículo 18 de la presente Resolución;
e) Firmar los diferentes instrumentos empleados en este proceso;
f) Administrar las copias de los documentos relacionados con su Valoración Individual del Desempeño, que le sean entregadas.
ARTÍCULO 14. DERECHOS DEL EVALUADO. Todo servidor público de la contribución tiene derecho a:
a) Conocer las normas, el procedimiento, los instrumentos y parámetros con los cuales será evaluado; así como los planes institucionales y del área en la cual presta sus servicios;
b) Disponer del tiempo necesario para adelantar en debida forma las etapas del proceso;
c) Conocer oportunamente, por parte de su jefe inmediato, las deficiencias que está presentando su trabajo.
d) Ser evaluado bajo los parámetros determinados en la concertación;
e) Que la autoevaluación de su desempeño en el puesto de trabajo sea tenida en cuenta, siempre y cuando tenga los soportes pertinentes;
f) Que se le garantice el debido proceso;
g) Solicitar y obtener la orientación de parte del área responsable de administrar el proceso;
h) Interponer los respectivos recursos a que haya lugar.
ARTÍCULO 15. DEBERES DEL EVALUADOR. SON DEBERES DEL EVALUADOR:
a) Cumplir con el procedimiento establecido en la presente resolución y con los criterios y lineamientos previstos en los instrumentos que adopte la entidad;
b) Garantizar a sus colaboradores el tiempo necesario para adelantar el proceso;
c) Facilitar la divulgación a sus colaboradores de las normas, el procedimiento, instrumentos y parámetros a partir de los cuales se desarrolla este proceso;
d) Brindar información oportuna a sus colaboradores sobre los planes institucionales, así como de los lineamientos del área;
e) Realizar la planeación del puesto de trabajo de cada uno de sus colaboradores, a partir de las necesidades propias de su grupo de trabajo; de criterios técnicos y objetivos; de las capacidades técnicas y/o profesionales de los mismos y de las diferentes actividades que ellos realicen;
f) Realizar durante el período concertado los seguimientos que haya establecido a cada uno de sus colaboradores, y en todo caso como mínimo uno (1);
g) Firmar los diferentes instrumentos empleados en el proceso, previa verificación de su debido diligenciamiento;
h) Remitir las evaluaciones parciales y definitivas a la dependencia competente, en las fechas estipuladas;
i) Tramitar y resolver oportunamente los recursos que le sean presentados.
ARTÍCULO 16. DERECHOS DEL EVALUADOR. Todo servidor público de la contribución que tenga por deber evaluar tiene derecho a:
a) Conocer las normas, el procedimiento e instrumentos con los cuales adelantará el proceso, así como recibir la información relacionada con los planes institucionales, en particular los propios del área en la cual presta sus servicios;
b) Solicitar y obtener la orientación sobre el proceso de parte del área responsable de administrarlo;
c) Que se le garantice el tiempo necesario para adelantarlo en debida forma.
PROCESO DE VALORACION INDIVIDUAL DEL DESEMPEÑO.
CONCERTACIÓN.
ARTÍCULO 17. ASPECTOS QUE SON OBJETO DE CONCERTACIÓN. En desarrollo de este proceso se deberá concertar:
a) Las especificaciones de los productos, siempre y cuando sea procedente dicha concertación;
b) La ponderación de los objetivos del desempeño y de las especificaciones;
c) La calificación final que se haga de las especificaciones, en el evento que no se haya establecido en la concertación los indicadores de logro de las mismas, o que no se cuente con los soportes del caso por no haber realizado los seguimientos necesarios durante el período;
d) La evaluación final que se haga de las competencias laborales, respaldada en su respectiva argumentación y soportes.
PARÁGRAFO 1o. La concertación descrita en los literales a) y b) del presente artículo, deberá realizarse atendiendo los parámetros y lineamientos establecidos para tal efecto por parte de la respectivas Subdirecciones o por la Subsecretaría de Desarrollo Humano y/o la de Planeación.
PARÁGRAFO 2o. En ausencia de los parámetros y lineamientos de que trata el parágrafo anterior, la ponderación de los objetivos de desempeño y de las especificaciones debe hacerse atendiendo los criterios tales como:
a) El impacto del producto o resultado sobre la gestión del área y de la entidad;
b) El tiempo destinado a la ejecución del mismo;
c) La dificultad que presenta su realización;
d) La relevancia de cada una de las especificaciones dentro del producto final;
e) Las necesidades propias del puesto de trabajo.
Esta ponderación se hará de manera porcentual, de tal forma que la suma de los pesos totalice el 100%.
ARTÍCULO 18. DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE OBJETIVOS DE DESEMPEÑO. Se entiende por objetivos de desempeño las actividades que debe realizar cada servidor público de la contribución, durante el período objeto de concertación.
A partir de la formulación de los planes institucionales, de las demás actividades propias de cada división, grupo y/o puesto de trabajo y de los lineamientos del área, cada servidor público de la contribución planeará las actividades propias de su puesto de trabajo, para lo cual deberá relacionar sus objetivos de desempeño y establecer las especificaciones de los diferentes productos que realizará; además deberá proponer la ponderación de los objetivos y las especificaciones, siguiendo los criterios que conforme al artículo 7o de la presente resolución haya impartido el área correspondiente.
La misma responsabilidad le compete a su jefe inmediato, quien deberá asignar los objetivos de desempeño de sus colaboradores y formalizar la concertación.
PARÁGRAFO. La concertación inicial relacionada con los objetivos de desempeño podrá ser modificada en los siguientes eventos:
a) Cuando se produzca un cambio en los planes que sirvieron de base para concertar los objetivos de desempeño inicialmente asignados;
b) Cuando como consecuencia del seguimiento de los mismos se aprecie que estos no se han podido o no se podrán cumplir como se tenía planeado, por dificultades técnicas y/o administrativas o por causas inesperadas;
c) Cuando por necesidades del servicio haya asignación de nuevos objetivos al servidor público de la contribución.
En estos eventos se debe dejar constancia de las modificaciones en los formatos adoptados por la entidad.
ARTÍCULO 19. OBJETIVOS NO RELACIONADOS CON EL PUESTO DE TRABAJO. En el evento de que algún funcionario deba desarrollar algunas labores que no se relacionan directamente con su puesto de trabajo, tales como actividades en el área de bienestar, el comité paritario de salud ocupacional, la capacitación o el desarrollo gerencial, se deberá incluir también dentro de su concertación estos objetivos de desempeño, para que se reconozca toda la gestión realizada. La ponderación de estos objetivos de desempeño deberá realizarse atendiendo el tiempo que se dedique a la actividad en cuestión, pero en ningún evento podrá exceder del di ez por ciento (10%).
Para determinar la calificación del funcionario en este tipo de objetivos de desempeño, el responsable del área relacionada con la actividad realizada, emitirá un concepto por escrito en el que se evalúe el desempeño del funcionario incurso en esta situación, haciendo referencia, en términos generales, al nivel de cumplimiento de los objetivos de desempeño que se le asignaron, Este escrito deberá ser firmado por el jefe que lo produce y por el funcionario evaluado.
PARÁGRAFO. En el caso de actividades sindicales, no se aplica lo dispuesto en este artículo. Sin embargo, a los funcionarios sindicalizados a los que por su rol en la organización sindical, la entidad les conceda permisos sindicales periódicos, se les deberá realizar una concertación en la que los objetivos de desempeño se fijen proporcionalmente al tiempo que efectivamente esto deben dedicar a trabajar en el área en la cual se encuentren ubicados.
ARTÍCULO 20. DEFINICIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES. Se entiende por competencia laboral, la capacidad que se presenta dentro de diversos contextos, para movilizar, articular y colocar en acción valores, actitudes, habilidades, conocimientos y saberes (saber, saber hacer, saber ser y saber convivir) necesarios para el desempeño eficiente y eficaz de las actividades requeridas por la naturaleza del trabajo y la solución de los problemas del mismo.
ARTÍCULO 21. VALORES INSTITUCIONALES. La entidad promoverá la vivencia y práctica de los valores institucionales por medio de la realización de actividades de desarrollo personal.
A partir de las actividades de desarrollo personal determinadas por la entidad, el evaluado podrá seleccionar aquella o aquellas que estime conveniente practicar durante el período concertado.
PARÁGRAFO transitorio. En tanto se genera la cultura organizacional necesaria, las actividades de desarrollo personal que reflejen los valores institucionales no harán parte de la calificación del evaluado.
ARTÍCULO 22. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR LA REALIZACIÓN DE LA ETAPA DE CONCERTACIÓN. Para garantizar la realización de la etapa de concertación, el evaluador deberá citar dentro de los plazos que establezca la Subsecretaría de Desarrollo Humano para tal efecto, a aquellos colaboradores con los que no haya sido posible realizar esta etapa, a efecto de que se presenten en su despacho para formalizarla.
Vencido este plazo, si el evaluado no se presenta, salvo situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, la concertación deberá comunicarse siguiendo el procedimiento descrito en el inciso segundo del artículo 37 de esta resolución. Surtido dicho procedimiento, se entenderá que el evaluador cumplió con su deber de concertar y en consecuencia el proyecto de concertación enviado por este, se tendrá para todos los efectos como concertación definitiva.
SEGUIMIENTO.
ARTÍCULO 23. Con ocasión del seguimiento, el evaluador deberá identificar:
a) El nivel de cumplimiento de cada una de las especificaciones;
b) Las competencias laborales en las que el evaluado presenta deficiencias así como aquellas en las que sobresale;
c) Las dificultades técnicas y administrativas que se han presentado;
d) Las necesidades de capac itación derivadas de las dificultades que en materia de conocimiento presenta el evaluado.
El seguimiento debe registrarse en los formatos correspondientes y su contenido debe ser tenido en cuenta para la calificación final.
PARÁGRAFO. Con el fin de garantizar una adecuada evaluación del desempeño, el evaluador, a partir de los seguimientos, deberá generar los soportes a que haya lugar, en particular en los eventos en que se observe rendimientos insatisfactorios o sobresalientes de sus colaboradores, pues solo a partir de dichos soportes se podrá asignar calificaciones insatisfactorias o sobresalientes.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
ARTÍCULO 24. Para desarrollar esta etapa, cada servidor público de la contribución debe proyectar la valoración de su desempeño, atendiendo al siguiente procedimiento:
a) Identificar el nivel de cumplimiento de las especificaciones que se establecieron en la concertación, confrontando los compromisos adquiridos contra sus resultados, haciendo uso de los indicadores de logro que se determinaron en la misma;
b) Identificar y tener en cuenta las causas inesperadas y las dificultades técnicas y/o administrativas que se presentaron durante el período y que afectaron o impidieron el adecuado cumplimiento de los compromisos, enunciando las propuestas de mejoramiento a que haya lugar;
c) Valorar su desempeño en relación con las competencias laborales que se le asignaron, haciendo especial énfasis en identificar aquellas en las que sobresale y/o presenta deficiencias;
d) Valorar su nivel de participación en las actividades de desarrollo personal, en caso de haber optado por alguna de ellas,
A partir de estos pasos preliminares el evaluado deberá proyectar la calificación de su desempeño y presentarla a su jefe inmediato dentro de los plazos fijados.
El evaluador por su parte deberá seguir estos mismos pasos, a fin de verificar que la autoevaluación de sus colaboradores se haya realizado de tal forma que refleje de la manera más ajustada el desempeño de los mismos; luego mediante entrevista con el evaluado procederá a determinar la calificación definitiva y a notificarla siguiendo el procedimiento establecido en el Título IV de la presente norma
ARTÍCULO 25. PLANES DE MEJORAMIENTO. Cada evaluador realizará, a partir de las necesidades planteadas por sus colaboradores y con destino a su jefe inmediato, el plan de mejoramiento propio de su grupo, el cual deberá contener: Las principales acciones que se deben emprender para dar solución a las dificultades técnicas y/o administrativas que se presentaron durante el período y los programas de capacitación que considere se deben adelantar para garantizar el desarrollo profesional y personal de sus colaboradores.
Cada jefe de dependencia o área consolidará la información recibida de los jefes de grupo y propondrá un plan de mejoramiento para la misma, el cual deberá ser abordado en el comité que se programe para tal fin en su unidad de trabajo.
Como resultado del comité de que trata el inciso anterior, deberá producirse un acta que contenga el plan de mejoramiento de la unidad de trabajo respectiva. Cuando este implique la participación de otras áreas que no pertenezcan a la unidad de trabajo, se dará traslado de lo pertinente a las mismas.
SITUACIONES ESPECIALES.
EVALUACIONES PARCIALES.
ARTÍCULO 26. Se entenderá por evaluaciones parciales las que deben ser efectuadas a los servidores públicos de la contribución en los siguientes casos:
1. Por cambio de jefe.
2. Por traslado definitivo del evaluado.
3. Cuando el servidor público de la contribución deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones propias del cargo, por presentarse una situación administrativa que así lo establezca siempre y cuando el término de duración de esta sea superior a treinta (30) días calendario.
4. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del período a calificar.
Las evaluaciones parciales deberán realizarse antes de que se formalice la situación que las genera y, en caso de ser procedente, ser entregadas al nuevo jefe para que este realice una nueva concertación por el tiempo que sea necesario.
PARÁGRAFO 1o. Las calificaciones parciales se deben diligenciar en los formatos previstos para la calificación definitiva y harán parte de la misma, pero no producen por si solas los efectos previstos en los literales a) y m) del artículo 77 del Decreto 1072 de 1999; ni contra ellas procede recurso alguno. Sin embargo, si el evaluado no estuviere de acuerdo con la misma, podrá solicitar la mediación de la dependencia responsable de administrar la Valoración Individual del Desempeño, para que se dé aplicación a los literales c) y d) del artículo 45 de esta resolución.
PARÁGRAFO 2o. El término de duración, cualquiera que este sea, de las situaciones administrativas en las que pueda encontrarse un servidor público de la contribución referidas en el numeral 3 de este artículo, no se tendrá en cuenta para la evaluación o la calificación.
PARÁGRAFO 3o. Cuando cualquiera de las situaciones descritas en este artículo se dé faltando menos de un (1) mes con relación a la finalización del período, el funcionario incurso en la misma deberá ser calificado en forma definitiva.
PARÁGRAFO 4o. La evaluación parcial referida en los numerales 1 y 2 de este artículo solo procederá si el funcionario implicado en la misma se ha desempeñado por lo menos un mes en su puesto de trabajo.
ARTÍCULO 27. COMISIÓN DE SERVICIOS. El jefe del grupo o dependencia donde esté comisionado el funcionario, deberá evaluarlo por el tiempo que dure dicha situación, una vez se cumpla el período objeto de la comisión. Si la terminación de la comisión coincide con la etapa de evaluación del desempeño, deberá realizar su evaluación parcial, determinar la calificación definitiva y enviar los formatos respectivos, a la dependencia en la cual se encuentra ubicado formalmente el evaluado.
Cuando la comisión de servicios se cumpla en otra entidad, serán evaluados y calificados por quien allí deba supervisarlos, utilizando el sistema y formatos vigentes para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, excepto cuando se trate de la comisión para ejercer cargos de libre nombramiento y remoción, consagrada en el artículo 73 del Decreto 1072 del 26 de junio de 1999.
ARTÍCULO 28. PROCEDIMIENTO PARA LAS CALIFICACIONES PARCIALES. Cuando se realice una evaluación parcial se deben valorar los objetivos ya cumplidos y el grado de avance de los objetivos en proceso. Si existieren objetivos que aún no han iniciado su proceso de ejecución, estos no deben ser considerados para efectos de calificación. Lo anterior implica reponderar el peso de los objetivos con el fin de hacerlos calificables sobre un 100% a la fecha de la calificación parcial.
Cuando se presenten evaluaciones parciales, el evaluador que realice la última de ellas deberá, ponderar las calificaciones parciales obtenidas por el evaluado a fin de determinar la calificación final del mismo, para lo cual deberá aplicar la siguiente fórmula:
(P1 x D1) + (P2 x D2) +... (Pn x Dn)
D1 + D2 +... Dn
En donde:
P1: Puntaje total de la calificación 1
D1: Número de días calificados por el evaluador 1
P2: Puntaje total de la calificación 2
D2: Número de días calificados por el evaluador 2
Pn: Puntaje total de la calificación N
Dn: Número de días calificados por el evaluador N
OTRAS SITUACIONES
ARTÍCULO 29. VACACIONES. Cuando un funcionario inicie sus vacaciones el primer día del mes en que se lleve a cabo la concertación, seguimiento o evaluación del desempeño, el jefe inmediato debe realizar la etapa correspondiente antes de que se inicie el disfrute de las mismas. Serán responsables del cumplimiento de esta obligación tanto el evaluador como el evaluado, correspondiéndole a este último solicitarla mínimo con cinco (5) días hábiles de anticipación.
Cuando las fechas asignadas para adelantar la concertación, seguimiento o evaluación del desempeño coincidan con el período de vacaciones de los evaluadores, estos deberán realizar la etapa del caso, a todos sus colaboradores, antes de salir a disfrutarlas.
ARTÍCULO 30. LICENCIA O INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD O ACCIDENTE DE TRABAJO. Los servidores públicos de la contribución que se encuentren en licencia o incapacidad por enfermedad o accidente de trabajo, durante el desarrollo de alguna de las etapas de este proceso, serán evaluados por el tiempo efectivamente laborado y la etapa pendiente debe surtirse cuando el funcionario se reincorpore a su puesto de trabajo.
ARTÍCULO 31. PERÍODO DE PRUEBA. De acuerdo con el numeral 6° del artículo 31 del Decreto 1072 de 1999, los servidores públicos de la contribución que se encuentren en período de prueba deberán ser evaluados dentro de los diez (10) días siguientes al vencimiento de los seis (6) meses estipulados como período de prueba, para efectos de determinar su permanencia en la entidad.
En el evento de que se decida autorizar la permanencia en la entidad de un servidor público de la contribución que se encuentra en período de prueba, se debe adelantar un nuevo proceso de Valoración Individual del Desempeño a dicho funcionario, por lo que reste del período, siempre y cuando dicho lapso sea superior a un (1) mes. Para todos los efectos se entenderá que el nuevo período de evaluación para el servidor público de la contribución será el comprendido entre el día hábil siguiente a la finalización del período de prueba y el último día del período normal en curso.
ARTÍCULO 32. CAMBIO DE EMPLEO. En concordancia con el artículo 109 del Decreto 1572 de 1998, cuando el funcionario cambie de empleo como resultado de ascenso dentro de la carrera, cualquiera que sea la causa, no será evaluado al producirse dicho cambio. En este caso la calificación deberá producirse por el tiempo laborado en el nuevo empleo.
ARTÍCULO 33. OBJETIVOS NO EJECUTADOS POR RAZONES AJENAS AL SERVIDOR PÚBLICO DE LA CONTRIBUCIÓN. Cuando un objetivo de desempeño no se realiza por causas de fuerza mayor o caso fortuito o por circunstancias que no sean responsabilidad del evaluado, que estén claramente justificadas, sean susceptibles de ser verificadas y hayan sido oportunamente reportadas en los seguimientos efectuados, este no será tenido en cuenta para la calificación del servidor público de la contribución y el peso que tenía se debe redistribuir entre los demás objetivos que forman parte de la concertación del evaluado.
ARTÍCULO 34. EVALUACIÓN REALIZADA POR EL SUPERIOR INMEDIATO DEL EVALUADOR. La evaluación del desempeño podrá hacerla el servidor público de la contribución de rango superior inmediato al del evaluador, siempre sobre la base de las especificaciones acordadas, en los siguientes eventos:
a) Cuando por razones de fuerza mayor, caso fortuito o enfermedad prolongada, no fuese posible que el servidor público de la contribución competente efectúe la etapa de evaluación del desempeño;
b) Cuando el evaluador cambie de dependencia o se retire de la entidad sin efectuar las evaluaciones del desempeño que le correspondían, sin perjuicio de las acciones disciplinarias a que hubiere lugar en su contra;
c) Cuando el servidor público de la contribución competente para adelantar la evaluación del desempeño haya sido desvinculado por calificación deficiente, declarado insubsistente o suspendido del ejercicio de funciones;
d) Cuando el servidor público de la contribución competente para adelantar la evaluación del desempeño se encuentre incurso en alguno de los impedimentos descritos en el siguiente artículo.
ARTÍCULO 35. IMPEDIMENTOS PARA ADELANTAR LA VALORACIÓN INDIVIDUAL DEL DESEMPEÑO. Los responsables de evaluar a los servidores públicos de la contribución deben declararse impedidos cuando se encuentren vinculados por matrimonio o por unión permanente, o tengan parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad, primero civil o exista enemistad grave con el servidor público de la contribución a evaluar, o cuando por su información se hubiere iniciado acción disciplinaria contra el servidor público de la contribución.
El evaluador además deberá declararse impedido cuando por información proveniente del servidor público de la contribución a evaluar se le hubiere iniciado acción disciplinaria.
ARTÍCULO 36. PROCEDIMIENTO EN CASO DE IMPEDIMENTO. El evaluador al advertir alguna de las causales de impedimento, inmediatamente la comunicará al Subsecretario de Desarrollo Humano, mediante escrito en el que manifieste las razones en que apoya su solicitud.
El subsecretario de Desarrollo Humano, mediante acto motivado, decidirá sobre el impedimento, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud. De aceptarlo designará como evaluador al superior jerárquico del impedido y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos que hasta la fecha obren sobre el desempeño laboral del servidor público de la contribución a evaluar. Cuando el superior jerárquico sea el Director General, designará a un funcionario de igual jerarquía al impedido.
PARÁGRAFO 1o. El evaluado podrá recusar al evaluador ante el Subsecretario de Desarrollo Humano cuando advierta alguna de las causales de impedimento señaladas en el artículo anterior, para lo cual allegará las pruebas que pretenda hacer valer. En tal evento se aplicará el procedimiento antes descrito en lo que sea pertinente.
PARÁGRAFO 2o. Contra las decisiones que resuelvan el impedimento o la recusación no procederá recurso alguno.
PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACION DE LA CALIFICACION Y SUS RECURSOS
ARTÍCULO 37. NOTIFICACIÓN DE LA CALIFICACIÓN. La calificación definitiva deberá ser notificada personalmente mediante entrevista al evaluado por el evaluador, dentro del plazo previsto para evaluar.
Si la notificación no se puede surtir de manera personal según lo dispuesto en el inciso anterior, se deberá, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, enviar por correo certificado a la dirección que figure en la hoja de vida del evaluado, una copia de la calificación, acompañada de una citación para que este se presente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío de la citación, ante su jefe inmediato para notificarse personalmente de su calificación. Vencido este término, de no presentarse el evaluado o de no poder surtirse la notificación personal, se entenderá notificada la evaluación en la fecha que se haya recibido la correspondiente comunicación de acuerdo con certificación que expida el correo.
Una vez en firme, se debe enviar copia de la misma a la hoja de vida del evaluado.
ARTÍCULO 38. FIRMEZA DE LA CALIFICACIÓN. La calificación quedará en firme si dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su notificación el evaluado no presen ta recurso alguno.
ARTÍCULO 39. RECURSOS. La calificación definitiva podrá ser recurrida por el evaluado, conforme al artículo 52 del Decreto 1072 de 1999, solo en el caso de ser esta insatisfactoria, o cuando en concordancia con el artículo 78 del Decreto-ley 1568 de 1998 se considere que se produjo con violación de las normas legales y reglamentarias que la regulan, para que esta se aclare, modifique o revoque.
ARTÍCULO 40. TÉRMINO Y PROCEDIMIENTO PARA INTERPONER LOS RECURSOS. De conformidad con lo establecido en artículo anterior, contra la calificación definitiva, podrá interponerse el recurso de reposición ante el evaluador y el de apelación ante el inmediato superior de este.
Los recursos se presentarán personalmente ante el servidor público de la contribución que sea competente, por escrito y debidamente sustentados en la diligencia de notificación personal, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a ella o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de la notificación presunta según sea el caso.
ARTÍCULO 41. TÉRMINO PARA RESOLVER EL RECURSO. El evaluador o el superior del mismo, según el tipo de recurso de que se trate, dispondrán, cada uno, de un término de diez (10) días hábiles para resolver el recurso.
En caso de que se produzca modificación de la calificación con ocasión del fallo de los recursos, la novedad deberá reportarse a la dependencia responsable de administrar este proceso, a más tardar dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la fecha de notificación de la respuesta al recurso.
La autoridad competente que no resuelva el recurso respectivo dentro del plazo previsto será investigada de conformidad con las normas que regulan el régimen disciplinario.
PARÁGRAFO. En caso de presentarse el recurso de apelación sin haber transcurrido los diez (10) días hábiles de que dispone el funcionario competente para resolver la reposición, el término para resolver la apelación se contará a partir de la notificación del fallo del recurso de reposición.
ARTÍCULO 42. Declaratoria de insubsistencia como consecuencia de la calificación insatisfactoria. Ejecutoriada la calificación insatisfactoria definitiva, el evaluador al día hábil siguiente enviará el respectivo expediente a la División de Carrera de la Subsecretaría de Desarrollo Humano, dependencia que lo remitirá dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de su recibo a la Comisión de Personal, para que esta, en un término máximo de diez (10) días calendario, emita su concepto no vinculante, con destino al jefe de la entidad. Dicho concepto se comunicará al Director General dentro del día hábil siguiente a su emisión.
Recibido el concepto, el Director General declarará, si lo considera procedente, la insubsistencia del nombramiento, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, salvo lo establecido en los siguientes parágrafos.
PARÁGRAFO 1o. Cuando una servidora pública de la contribución perteneciente al sistema específico de carrera, en estado de embarazo, obtenga calificación de servicios insatisfactoria, la declaratoria de insubsistencia de su nombramiento se producirá dentro de los ocho (8) días calendario siguientes al vencimiento de la licencia de maternidad.
PARÁGRAFO 2o. Conforme a lo previsto en el artículo 23 de la Ley 443 de 1998, cuando un servidor público de la contribución cambie de nivel dentro de la carrera como consecuencia de un concurso abierto y obtenga calificación insatisfactoria en el período de prueba de que tr ata el inciso 6 del artículo 31 del Decreto 1072 de 1999, lo dicho en el último inciso de este artículo no tendrá aplicación; en su lugar, el funcionario regresará al empleo que venía desempeñando antes del concurso y conserva su inscripción en la carrera administrativa.
ARTÍCULO 43. RECURSO CONTRA EL ACTO ADMINISTRATIVO QUE DECLARA LA INSUBSISTENCIA. Contra el acto administrativo que declara la insubsistencia del nombramiento de un servidor público de la contribución procede el recurso de reposición ante el Director General de la entidad, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la notificación del acto que declara la insubsistencia y deberá presentarse, por escrito, personalmente o mediante apoderado.
ARTÍCULO 44. SILENCIO ADMINISTRATIVO POSITIVO. De conformidad con el artículo 42 de la Ley 443 del 11 de junio de 1998 si dentro de los cuarenta y cinco (45) días calendario siguientes a la presentación del recurso, la entidad no se ha pronunciado sobre el mismo, la declaratoria de insubsistencia del nombramiento del cargo se entenderá revocada y la calificación que le dio origen se considerará satisfactoria en el puntaje mínimo.
OTRAS DISPOSICIONES.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 45. Responsable de la administración del proceso de valoración individual del desempeño. Si el evaluado pertenece al nivel central, la responsabilidad de Administrar el proceso es del Jefe de la División de Carrera de la Subsecretaría de Desarrollo Humano; si el evaluado pertenece a las Direcciones Regionales o Administraciones Especiales, Locales o Delegadas, la responsabilidad es del jefe del grupo de Coordinación Regional o Especial, según corresponda, o el jefe de la dependencia que en cada una haga sus veces.
La dependencia responsable de administrar este proceso, deberá hacerse parte de las concertaciones y evaluaciones de desempeño que así lo ameriten a solicitud de alguna de las partes, con el fin de garantizar el adecuado desarrollo de tales etapas; además deberá:
a) Promover y garantizar la Valoración Individual del Desempeño en su jurisdicción;
b) Planear y llevar a cabo los procesos de capacitación relacionados con este proceso, siempre que ello sea necesario;
c) Orientar a los servidores públicos de la contribución que deseen obtener precisiones respecto del proceso;
d) Facilitar el desarrollo del proceso, procurando la adecuada comunicación entre evaluador y evaluado, cuando alguna de las partes lo demande;
e) Programar y coordinar la realización de los núcleos teórico-prácticos de desarrollo gerencial que sea necesario adelantar con ocasión del proceso;
f) Realizar los informes y estadísticas que le solicite la División Carrera;
g) Adelantar la supervisión en cada una de las etapas del proceso.
PARÁGRAFO 1o. La orientación deberá ser prestada siempre que alguna de las partes así lo solicite y consistirá exclusivamente en la aclaración de la normatividad vigente, de los instructivos, formatos y demás instrumentos relacionados con el tema, con el único fin de garantizar que las partes se sujeten a su estricto cumplimiento.
PARÁGRAFO 2 o. Si recibida la orientación existen diferencias entre evaluado y evaluador, la etapa que se esté adelantando deberá ser realizada en forma conjunta entre el evaluado, el evaluador y el superior inmediato de este, quien hará las veces de garante.
ARTÍCULO 46. COMPETENCIA Y FACULTAD DE SUPERVISIÓN. Son competentes para adelantar la supervisión y verificación permanente del proceso de valoración en sus diferentes etapas, en el nivel central, la División de Carrera de la Subsecretaría de Desarrollo Humano; en las Direcciones Regionales o Administraciones Especiales, Locales o Delegadas, además lo es el grupo de Coordinación Regional o Especial, según corresponda, o la dependencia que en cada una haga sus veces.
ARTÍCULO 47. OTROS RESULTADOS COMO REFERENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO. Los resultados de las actividades de control, auditoría, supervisión o de especialistas que evalúen los productos de un área o servidor público de la contribución, deben ser tomados como referentes para adelantar la evaluación del desempeño del evaluado.
ARTÍCULO 48. CALIFICACIÓN POR PARTE DE LOS CLIENTES. Con el ánimo de propender por el mejoramiento continuo de los procesos que adelanta la entidad, esta desarrollará la metodología e instrumentos del caso para que dentro de la Valoración Individual del Desempeño de los servidores públicos de la contribución, los clientes internos de los diferentes productos que estos realizan puedan valorar el desempeño del evaluado en relación con dichos productos.
ARTÍCULO 49. Tiempo destinado para adelantar la evaluación del desempeño y la concertación. Para efectos de garantizar el tiempo que deben dedicar los evaluadores para agotar las etapas de evaluación del desempeño y de concertación, la entidad asignará las funciones propias del jefe a un servidor público de la contribución de su dependencia, excluyendo de la asignación la facultad para adelantar el proceso de Valoración Individual del Desempeño. Esta asignación se hará según los rangos que a continuación se relacionan y en función del número de colaboradores que deban calificar así:
No de colaboradores a cargo Días que debe dedicar al proceso de valoración
Entre 1 y 20 Hasta 4 días hábiles
Entre 21 y 40 Hasta 5 días hábiles
De 41 en adelante Hasta 6 días hábiles
La entidad concederá a los evaluados, a través de su jefe inmediato, cuatro (4) horas laborables, a fin de que estos realicen su autoevaluación y la planeación de sus puestos de trabajo para el período siguiente.
ARTÍCULO 50. DOCUMENTOS DEL PROCESO. Los documentos propios de la Valoración Individual del Desempeño se deben diligenciar en original y una copia; el original deberá reposar en los archivos de la dependencia en la cual presta sus servicios el funcionario evaluado, para tenerlo a disposición de las áreas responsables de administrar el proceso, la copia deberá ser entregada al evaluado.
De la calificación final se deberá producir un (1) original y un (1) documento mediante el cual se notifique la califi cación obtenida por el evaluado en el proceso, los cuales deberán ser firmados por las partes en constancia de su diligenciamiento. Copia de estos documentos deberá ser entregada al funcionario evaluado al momento de la notificación de la calificación.
El evaluador deberá remitir, en las fechas estipuladas, el original de los formatos utilizados a la dependencia responsable para administrar este proceso, para que esta recopile y digite la respectiva información. Tales formatos serán regresados al evaluador respectivo, y harán parte de los documentos que deben reposar en los archivos de la dependencia en la cual presta sus servicios el funcionario evaluado, donde deberán permanecer por dos años, luego de los cuales deben ser enviados al archivo general de la entidad, a fin de tenerlo a disposición de las áreas que en desarrollo de sus funciones puedan requerir de los mismos.
Una vez en firme la calificación, el documento mediante el cual se notificó la misma debe ser enviado a la hoja de vida del evaluado.
ARTÍCULO 51. Adopción de instrumentos. Para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso de valoración individual del desempeño previsto en la presente resolución, se utilizarán los instrumentos diseñados por la Subsecretaría de Desarrollo Humano para tal fin, así como la metodología y estrategias previstas por la mencionada dependencia para adelantar la evaluación del mismo.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES.
ARTÍCULO 52. TRANSITORIO. Para la concertación correspondiente al período comprendido entre el 1° de febrero de 2004 y el 31 de julio de 2004, se deberán tener en cuenta las actividades de desempeño individual realizadas por los funcionarios durante el período previo a la formalización de esta concertación.
ARTÍCULO 53. REMISIÓN A NORMAS GENERALES. En caso de vacíos normativos no previstos en esta resolución se aplicarán las disposiciones establecidas sobre esta materia para los empleados de la rama ejecutiva del orden nacional en el Régimen General de Carrera Administrativa y en el Código Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 54. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 00647 del 3 de febrero de 2003, 0623 del 31 enero de 2003, 0575 del 26 de enero de 2001, 5570 del 12 de julio de 2000, 4063 del 29 de diciembre de 1999 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 11 de marzo de 2004.
El Director General (E.),
OSCAR EDELBERTO FRANCO CHARRY.