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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA REG-EJE- 0103 DE 2022
(enero 17)
Diario Oficial No. 51.923 de 20 de enero de 2022
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se adopta el Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), como herramienta informática que contempla el inicio, planeación, ejecución, informe, cierre, seguimiento y monitoreo de las actuaciones de vigilancia y control Fiscal, en la Contraloría General de la República.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso primero del artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo número 04 del 18 de septiembre de 2019, establece que la vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. Igualmente, señala que la ley reglamentará el ejercicio de las competencias entre contralorías, en observancia de los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad, y que el control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente en los términos que defina la ley.
Que el Decreto ley 403 del 16 de marzo del 2020, “por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 del 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”, señala en el artículo 2 los sujetos de vigilancia y control fiscal.
Que el artículo 2o del Decreto ley 405 de 2020, que modifica el artículo 4o del Decreto ley 267 de 2000, señala que son sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República, los órganos que integran las ramas del poder público, los órganos autónomos e independientes, los de control y electorales, los organismos creados por la Constitución Política y la ley que tienen régimen especial, y las demás entidades públicas en todos los niveles administrativos, los particulares, las personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que a cualquier título recauden, administren, manejen, dispongan o inviertan fondos, recursos del Estado y/o bienes o recursos públicos en lo relacionado con estos. Lo anterior, sin perjuicio del ejercicio de las competencias de las contralorías territoriales y la aplicación de los principios de coordinación, concurrencia, prevalencia y subsidiariedad, de conformidad con la ley. El Banco de la República es sujeto de vigilancia y control fiscal por parte de la Contraloría General de la República cuando administre recursos de la Nación, ejecute actos o cumpla actividades de gestión fiscal y en la medida en que lo haga.
Que el Decreto ley 403 de 2020, en el artículo 55 establece que la finalidad del control fiscal concomitante y preventivo es la defensa y protección del patrimonio público a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los bienes, fondos o recursos públicos, de manera que permita evaluar un conjunto de hitos de control pertenecientes a un proceso en curso, de forma ordenada, sucesiva e interconectada eventualmente advertir sobre la posible ocurrencia de daños al patrimonio público.
Que el Decreto ley 403 de 2020, en el artículo 58 describe una metodología básica para el seguimiento permanente al recurso público. En todo caso, la aplicación del seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo se efectuará sin perjuicio del ejercicio ordinario de la función de vigilancia fiscal por parte de la Contraloría General de la República.
Que el Decreto ley 2037 de 2019, en su artículo 1o modifica el artículo 11 del Decreto ley 267 de 2000, modificado por el artículo 128 de la Ley 1474 de 2011, la Ley 1807 de 2016 y el Decreto ley 888 del 2017.
Que el citado Decreto ley en el artículo 1 establece que la Contraloría General de la República, además de otras dependencias, tendrá la siguiente estructura orgánica y funcional: Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana, Contralaría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, Contraloría Delegada para el Posconflicto, Contraloría Delegada para el Sector Agropecuario, Contraloría Delegada para el Sector Minas y Energía, Contraloría Delegada para el Sector Salud, Contraloría Delegada para el Sector Trabajo, Contraloría Delegada para el Sector Educación, Ciencia y Tecnología, Contraloría Delegada para el Sector Inclusión Social, Contraloría Delegada para el Sector de Infraestructura, Contraloría Delegada para el Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Contraloría Delegada para el Sector Vivienda y Saneamiento Básico, Contraloría Delegada para el Sector Comercio y Desarrollo Regional, Contraloría Delegada para la Gestión Pública e Instituciones Financieras, Contraloría Delegada para el Sector Defensa y Seguridad, Contraloría Delegada para el Sector Justicia, Contraloría Delegada para el Medio Ambiente, Contraloría Delegada para la Responsabilidad Fiscal, Intervención Judicial y Cobro Coactivo.
Que el Decreto ley 267 de 2000, modificado por el Decreto ley 2037 de 2019, en el artículo 6o determina que la Contraloría General de la República, en ejercicio de su autonomía administrativa, debe definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones, en armonía con los principios consagrados en la Constitución Política y en dicho decreto
Que el Decreto ley 267 de 2000, modificado por el Decreto ley 2037 de 2019, en el artículo 10 señala que la estructura y organización de la Contraloría General de la República está constituida por dos niveles básicos: nivel central y nivel desconcentrado.
Que el Decreto ley 267 de 2000, modificado por el Decreto ley 2037 de 2019, en el artículo 48 señala las funciones de la Oficina de Planeación.
Que el Decreto ley 2037 de 2019 en el artículo 7o modifica el artículo 51 del Decreto ley 267 del 2000 y establece en el numeral 1, dentro de las funciones de las Contralorías Delegadas Sectoriales la de responder ante el Contralor General por la vigilancia fiscal integral en todas su etapas y dimensiones en las entidades pertenecientes a su respectivo sector.
Que el nuevo marco jurídico del control fiscal hace necesario la expedición de normas que le permitan a la Contraloría General de la República (CGR), fortalecer su capacidad institucional y ampliar su cobertura en la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos.
Que la Ley 2056 de 2020, por la cual se regula la organización y el funcionamiento del Sistema General de Regalías en el marco de las modificaciones introducidas por el Acto Legislativo 05 de 2019, establece en su artículo 183 que en desarrollo de sus funciones constitucionales y legales, la Contraloría General de la República ejercerá la vigilancia y el control fiscal sobre los recursos del Sistema General de Regalías, para lo cual el Sistema de Seguimiento, Evaluación y Control implementará mecanismos de acceso, metodologías y los procedimientos necesarios para proveer información pertinente y oportuna al organismo de control.
Que para el cumplimiento de las funciones de vigilancia y control fiscal de los recursos del Sistema General de Regalías mediante Resolución Reglamentaria Organizacional 773 de 2020, se crearon cuatro (4) grupos internos de trabajo adscritos al Despacho del Contralor General de la República, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, las políticas y los programas orientados a la vigilancia y el control fiscal de los recursos del Sistema General de Regalías.
Que la Contraloría General de la República de Colombia, el 28 de marzo de 2014 suscribió en Brasilia, en conjunto con la Iniciativa de Desarrollo de la INTOSAI (IDI) y con la Organización Latinoamericana de Entidades de Fiscalización Superior (OLACEFS), la Declaración de Compromisos de la Iniciativa de Implementación de las ISSAI.
Que, en desarrollo de ese compromiso, se establecen los PRINCIPIOS, FUNDAMENTOS Y ASPECTOS GENERALES PARA LAS AUDITORÍAS EN LA CGR en el Marco de las Normas de Auditoria para Entidades Fiscalizadoras Superiores ISSAI, los cuales rigen cualquier tipo de auditoría que lleve a cabo la CGR y, por tanto, se constituyen en el principio rector para el desarrollo de las auditorías especializadas. Asimismo, se elaboraron las Guías para los diferentes tipos de auditoria que se aplicarán por parte de la CGR.
Que se hace necesario que los procedimientos misionales estén soportados en una herramienta tecnológica, que permita efectividad y oportunidad del proceso auditor, dentro del ejercicio del control fiscal.
Que para el cumplimiento de las funciones que le asignan la Constitución y las leyes a la Contraloría General de la República, es imperativo la modernización de las herramientas tecnológicas en los sistemas informáticos y de comunicación, la planeación y el control del proceso auditor.
Que en el marco del Contrato de Préstamo número 3593/OC-CO de febrero de 2016, celebrado entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Contraloría General de la República adelantó el programa de fortalecimiento institucional en el que se ejecutaron distintas iniciativas, entre ellas las relacionadas con ejercicios de Arquitectura Empresarial (AE), que permitieran establecer un norte en relación con la evolución de los procesos de negocio de la Entidad y la tecnología que los soporta.
Que en línea con la definición de la arquitectura destinó propuesta por el ejercicio de Arquitectura Empresarial realizado entre 2016 y 2018, en la cual se buscó que la entidad estuviera orientada a procesos flexibles y servicios empresariales, se recomendó el uso de lineamientos, guías y buenas prácticas producto de experiencias previas en la adopción de SOA (Arquitectura Orientada a Servicios), y más específicamente se recomendó a la CGR usar como modelo de adopción la arquitectura de referencia SOA RA del Open Group. Esta arquitectura de referencia plantea en la capa de procesos de negocio la implementación de componentes de TI que permitan el diseño, ejecución y monitoreo de procesos.
Que en el plan de migración diseñado por el ejercicio de Arquitectura Empresarial se contempló el proyecto “PRY001 Habilitación de la plataforma para la automatización y gestión de procesos” como parte del establecimiento de una plataforma, de TI que permita la automatización de los procesos de negocio de la CGR. La plataforma adquirida y habilitada fue BIZAGI como producto del contrato 019 de 2018. Sobre esta plataforma se ejecutó el proyecto “PRY002 Sistematización proceso auditor”, el cual fue parte del contrato BID 031 de 2018 y se encuentra definido en el portafolio de proyectos de arquitectura empresarial que consolida, entre otros, todos los proyectos de sistematización de procesos de negocio de la Entidad.
Que, en tal sentido, se desarrolló el Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), el cual facilitará el trabajo coordinado y armonizado entre el nivel central y el desconcentrado, a través de una única herramienta informática en aspectos relacionados con planeación, ejecución, seguimiento y monitoreo en tiempo real que se efectúa a los diferentes organismos y entidades sujetas a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República.
Que, en virtud de lo anterior, se hace necesario adoptar este nuevo Sistema, para el adecuado ejercicio de la vigilancia y control fiscal en la Contraloría General de la República.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el Sistema Automatizado para el Proceso auditor (APA), a partir del 17 de enero de 2022, como la herramienta informática de carácter obligatorio que debe ser utilizada para los procesos de planeación, ejecución, seguimiento y monitoreo para el control de las actuaciones de control fiscal, tales como: auditorías, actuaciones especiales de control fiscal, atención de denuncias y seguimientos permanentes a los recursos públicos que realizan los servidores públicos de la Contraloría General de la República, en el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal.
ARTÍCULO 2o. El Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), se activará para el debido ejercicio del registro de la información de las actuaciones de vigilancia y control fiscal el día 17 de enero de 2022, y funcionará de forma simultánea con el SICA hasta el día 28 de febrero de 2022, fecha a partir de la cual solamente se podrá registrar la información de las actuaciones iniciadas en 2022 en el Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), toda vez que en SICA, únicamente se debe culminar el registro de las actuaciones iniciadas en 2021 y que a la fecha estén abiertas. Una vez terminado este registro el SICA, será únicamente un repositorio de información histórica.
ARTÍCULO 3o. La Oficina de Planeación será la encargada de coordinar la administración funcional del Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), a través de los funcionarios asignados por el Director de la Oficina de Planeación.
ARTÍCULO 4o. Los funcionarios asignados a la administración funcional del Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA), serán responsables de realizar las actividades propias de su operatividad y de aquellas que se relacionen con la misma.
ARTÍCULO 5o. Los funcionarios asignados a la administración funcional del Sistema Automatizado para el Proceso auditor (APA), tendrán las siguientes funciones:
5.1. Atender los requerimientos de negocio y funcionales de los diferentes usuarios del sistema, como mesa de ayuda de primer nivel.
5.2. Orientar las actividades que deben realizar los grupos de apoyo técnico, conformados en el Despacho del Vicecontralor, las Contralorías Delegadas Sectoriales, las Gerencias Departamentales Colegiadas, la DIARI, el Grupo Interno de Trabajo para la Vigilancia y Control Fiscal a nivel Micro de los recursos del Sistema General de Regalías y las Contralorías Delegadas Generales cuando adelanten seguimiento permanente a los recursos públicos.
5.3. Asesorar y capacitar a los usuarios del sistema.
5.4. Efectuar seguimiento y monitoreo de la operatividad del Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA).
5.5. Articular con los demás grupos internos de trabajo de la Oficina de Planeación, lo relacionado con metodologías, reportes, y demás requerimientos propios de cada grupo, a partir de los productos generados por el Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA).
5 6. Elaborar los informes y estadísticas que sean requeridos por la alta dirección, para definir estrategias sobre el Sistema Automatizado para el Proceso auditor (APA)
5.7. Monitorear el avance del PVCF de los Grupos de Apoyo Técnico (GAT), conformados en el Despacho del Vicecontralor, las Contralorías Delegadas Sectoriales, las Gerencias Departamentales Colegiadas, la DIARI, el Grupo Interno de Trabajo para la Vigilancia y Control Fiscal a nivel Micro de los recursos del Sistema General de Regalías y las Contralorías Delegadas Generales cuando adelanten seguimiento permanente a los recursos públicos.
5.8. Proponer ajustes o modificaciones para la adaptación del aplicativo, conforme a las necesidades de la Contraloría General de la República.
5.9. Las demás que le asigne el Director de la Oficina de Planeación.
ARTÍCULO 6o. La Oficina de Planeación será responsable de coordinar todo lo referente a los procesos y procedimientos, en lo relacionado con los aspectos de negocio como la orientación y consolidación de la planeación, programación de auditorías, diseño y ajustes de metodologías, seguimiento y monitoreo de la funcionalidad del sistema y generación de reportes para orientación estratégica de la entidad.
ARTÍCULO 7o. La Oficina de Sistemas e Informática (OSEI) será responsable de la administración de la plataforma tecnológica del APA en lo relacionado con aspectos como definición de infraestructura, soporte de segundo nivel como mesa de ayuda a los usuarios del sistema, dirección de las adaptaciones que se requieran del sistema, en función de las necesidades de la Contraloría General de la República y la supervisión de contratos que se vinculen con el componente tecnológico.
ARTÍCULO 8o. El Despacho del Vicecontralor, las Contralorías Delegadas Sectoriales, las Gerencias Departamentales Colegiadas, la DIARI, el Grupo Interno de Trabajo para la Vigilancia y Control Fiscal a nivel Micro de los recursos del Sistema General de Regalías y las Contralorías Delegadas Generales cuando adelanten seguimiento permanente a los recursos públicos, integrarán un grupo de apoyo técnico que dependerá del directivo que lo conforma denominado GAT.
PARÁGRAFO. Los integrantes del GAT serán los enlaces con los funcionarios designados en la Oficina de Planeación del APA, para apoyo técnico y de negocio en la operatividad del sistema, serán facilitadores de los servidores públicos y soporte de primer nivel como mesa de ayuda de la misma.
ARTÍCULO 9o. Las Oficinas de Planeación, Sistemas e Informática (OSEI), y el Líder del Macroproceso Control Fiscal Micro, en el término de (2) dos meses, contados desde el día siguiente de la publicación de la presente Resolución Reglamentaria Ejecutiva deberán ajustar los procedimientos para el adecuado funcionamiento del Sistema Automatizado para el Proceso Auditor (APA).
ARTÍCULO 10. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga las Resoluciones Reglamentarias 212 de 2013, 273 de 2014, las que las modifiquen o adicionen y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 17 de enero de 2022.
El Contralor General de la República (e.).
Julián Mauricio Ruiz Rodríguez