Acuerdo 30 de 2022 JEP

ACUERDO AOG No. 030 de 2022

(noviembre 25)

Diario Oficial No. 52.232 de 28 de noviembre de 2022

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ - JEP

Por el cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales de la JEP

EL ÓRGANO DE GOBIERNO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ - JEP

En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias, en especial las contenidas en el parágrafo 2o del artículo transitorio 5o de la Constitución Política, adoptado por el Acto Legislativo 01 de 2017, el artículo 110 numeral 7 de la Ley Estatutaria 1957 de 2019 y el Acuerdo ASP No. 001 de 2020, y

CONSIDERANDO

Que el artículo transitorio 5o del Acto Legislativo 01 del 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica.

Que, adicionalmente, respecto de su naturaleza jurídica, el mismo artículo del citado Acto Legislativo señala que la JEP estará sujeta a un régimen legal propio y se encargará de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, con conocimiento preferente sobre las demás jurisdicciones.

Que el artículo 110 de la Ley Estatutaria de la Administración de Justicia en la JEP, Ley 1957 del 6 de junio de 2019, establece que la JEP “tendrá un Órgano de Gobierno cuyo objeto será el establecimiento de los objetivos, planificación, orientación de la acción y fijación de la estrategia general de la Jurisdicción, así como en la toma de decisiones de planeación, diseño y/o mejoramiento organizacional, definición de herramientas, lineamientos y criterios generales necesarios para el funcionamiento, así como la definición de políticas públicas que involucren a la jurisdicción”.

Que mediante el Acuerdo ASP No. 001 del 2 de marzo de 2020, la Sala Plena de la JEP adoptó el Reglamento General de la Jurisdicción y, entre otras disposiciones, estableció que el Órgano de Gobierno tendría como funciones las señaladas en la Constitución, la ley estatutaria de la JEP, la ley de procedimiento de la JEP, la ley y las referidas en el artículo 15 de ese Reglamento.

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 establece las disposiciones generales para la protección de datos personales, en desarrollo de los derechos constitucionales previstos en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

Que el literal k del artículo 17 de la referida ley dispone que las entidades responsables del tratamiento de datos personales deben “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consulta y reclamos”.

Que el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (incorporado en el Decreto 1078 de 2015) establece que “los responsables del tratamiento deberán desarrollar una política para el tratamiento de los datos personales y velar por que los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.

Que la Ley 1712 de 2014 desarrolla el derecho de acceso a la información pública nacional y, particularmente, en el artículo 2o dispone el principio de publicidad universal, según el cual toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no puede ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con lo dispuesto en esa misma ley.

Que en atención a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1078 de 2015, el título V de la Circular Única de la SIC y el Acuerdo AOG No. 005 de 2019 “Por la cual se adopta la Política de Protección de Datos Personales de la Jurisdicción Especial para la Paz”, se hace necesario actualizar la política adoptada, en relación con el derecho prevalente de protección de datos de niños, niñas y adolescentes, así como en materia de la seguridad de la información, la transmisión y transferencia de datos personales y la actualización de datos del responsable en virtud de la creación de la línea telefónica de transparencia.

Que el Órgano de Gobierno aprueba la suscripción del presente Acuerdo por parte del Presidente y el Secretario Ejecutivo.

Que, en mérito de lo expuesto,

ACUERDA

ARTÍCULO 1. Actualizar la Política de Tratamiento de Datos Personales de la JEP, cuyo texto se anexa y forma parte integral del presente Acuerdo.

ARTÍCULO 2. Derogar el Acuerdo AOG No. 005 de 2019 y los demás actos que le sean contrarios.

ARTÍCULO 3. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D. C., a los veinticinco (25) días de noviembre de dos mil veintidós (2022).

ROBERTO CARLOS VIDAL LÓPEZ

Presidente

  

ANEXO.

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ JEP

SECRETARÍA EJECUTIVA

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ JEP

POLÍTICA INSTITUCIONAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Contenido

1.	Introducción	3
2.	Términos y definiciones	4
3.	Propósito y alcance	6
4.	Finalidades del tratamiento de datos personales	9
6.	Marco de Acción	13
7.	Responsables de la Política	14
8.	Destinatarios	15
9.	Vigencia	16
10.	Desarrollo de la Política	16

1. Introducción

La Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) es el componente de justicia del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No repetición (SIVJRNR), creado el 24 de noviembre de 2016 en el marco del Acuerdo final para la terminación del conflicto y la construcción de una paz estable y duradera, mediante el Acto legislativo 01 de 2017. La JEP está sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica; administra justicia de manera transitoria, independiente y autónoma y conoce de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva de los delitos cometidos en el marco del conflicto armado antes del 1 de diciembre de 2016, con el fin de satisfacer los derechos de las víctimas a la justicia, ofrecerles verdad y contribuir a su reparación. Es un órgano judicial del orden nacional que no pertenece a la Rama Judicial del poder público y se encuentra separada orgánica y funcionalmente de la institucionalidad existente (Corte Constitucional. Sentencia C-674 de 2017).

En virtud de lo anterior, la JEP tiene un Modelo de Gestión propio, acorde con su naturaleza y sus funciones, que está concebido como un conjunto ordenado y sistemático de herramientas y buenas prácticas que apoyan la gestión jurisdiccional y permite alinear las órbitas judicial y administrativa de la entidad para que cumpla su misión y objetivos propuestos y aquellos que emanan de su ordenamiento constitucional, legal y reglamentario. Además, el Modelo pone la gestión pública al servicio de la administración de justicia, diferenciando esta última de la gestión judicial.

Ahora bien, tanto la administración de justicia como la gestión judicial deben estar soportadas en principios que garanticen a los ciudadanos la confianza en la Jurisdicción, lo que implica contar con mecanismos y herramientas que permitan que las acciones institucionales se desarrollen en cumplimiento de la misión y objetivos estratégicos y que a la vez se encuentren enmarcadas en el propósito de hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad de todos los ciudadanos, para lo cual se establecen instrumentos y controles destinados a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.

Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros, se establecieron las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia. En cumplimiento de estas disposiciones la Jurisdicción Especial para la Paz expidió el Acuerdo AOG No. 005 de 2019^[1], con la finalidad de garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad maneja.

Dicho Acuerdo debe ser objeto de actualización con el fin de incorporar al mismo los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales, particularmente lo relacionado con el derecho prevalente de protección de datos de niños, niñas y adolescentes; la seguridad de la información cuya Política fue aprobada mediante Acuerdo AOG No. 045 de 2019^[2]; la transmisión y transferencia de datos personales y la actualización de datos del responsable en virtud de la creación de la línea telefónica de transparencia, documentos y canal con los que no se contaba al momento en que fue redactada y aprobada la actual Política de Protección de Datos Personales de la entidad.

2. Términos y definiciones

Los términos y definiciones para la aplicación de esta Política son los siguientes:

- Autorización: consentimiento previo expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

- Bases de datos personales conjunto organizado de datos físicos o electrónicos (listas, archivos en cualquier formato, etc.), que contiene información personal.

- Datos personales: cualquier información de datos vinculados o que puedan vincularse, identificar o hacer identificable a una persona natural determinada o determinable.

- Datos privados: son los datos que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular.

- Datos Públicos: aquellos que no son semiprivados, privados o sensibles. Son considerados públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas o su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva

- Datos Sensibles: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

- Datos semiprivados: aquellos que sólo le interesan al titular y a un grupo determinado de personas, las cuales pueden consultar la información mediando una autorización.

- Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica pública o privada que, por sí misma o en asocio con otras, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

- Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales.

- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

- Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Ddtos personales tales como la recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión.

- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable de la base de datos.

3. Propósito

La JEP recolecta, almacena, procesa, usa, circula y/o suprime datos personales públicos, semiprivados, privados y sensibles ante la Jurisdicción Especial para la Paz, grupos de interés, trabajadores, extrabajadores, contratistas, proveedores y ciudadanía en general, que son recopilados física o electrónicamente por ésta durante el ejercicio de las funciones de administración de justicia, de investigación y de gestión administrativa incluyendo, entre otras, la expedición de órdenes judiciales, autos, resoluciones y demás actos del proceso judicial, atención psico- jurídica de comparecientes ante la jurisdicción, asignación de abogados defensores, atención psico-jurídica a las víctimas, trámite de solicitudes de designación de representación para las víctimas, atención y respuesta a derechos de petición, quejas, reclamos, sugerencias denuncias o felicitaciones de la ciudadanía, organizaciones, instituciones y autoridades, suscripción de actas en los procesos judiciales y administrativos, suscripción y ejecución de contratos, ingreso de ciudadanos a sus instalaciones, invitación a eventos, carnetización, identificación del personal de la JEP, identificación de potenciales cooperantes, etc.

Los datos recaudados son, entre otros: nombre, edad, apellidos, identificación, teléfono fijo y/o móvil, dirección física y electrónica, imágenes, vídeos, registro fotográfico, relatos, identidad de género, orientación sexual, enfoque étnico, etario, y situaciones de discapacidad, hechos victimizantes, procesos judiciales, etc.

De acuerdo con lo anterior, el propósito de la política de tratamiento de datos personales de la JEP es que ésta se conozca, acoja y aplique por todos los magistrados, magistradas, fiscales, directores, subdirectores, servidores públicos, contratistas y demás partes interesadas que presten sus servicios o tengan algún tipo de relación con la JEP, para garantizar los derechos de los titulares de datos y fomentar e incentivar la cultura de tratamiento de datos personales.

3.1. Alcance

La Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicará a las bases de datos que contengan datos personales que sean susceptibles de tratamiento por parte de la JEP, con excepción de las bases de datos mencionadas en el artículo 2o de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Así mismo, se aplicará a los datos personales recolectados en el ejercicio de las funciones de administración de justicia asignadas a la JEP, con arreglo a la normativa aplicable. En el caso de datos pertenecientes a procesos misionales de la Jurisdicción Especial para la Paz, producto del desarrollo de las funciones judiciales, o de investigación y acusación, solamente se aplicará la presente Política en aquello que resulte armónico con la normativa propia de cada régimen procesal o jurisdiccional y con la reserva de la información prevista en la ley.

4. Declaración de compromiso

La JEP se compromete con la aplicación de los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales:

- Legalidad: El tratamiento que se da a los datos personales estará ajustado a los parámetros establecidos en la Ley.

- Finalidad: Los datos personales objeto de tratamiento por parte de JEP en el ejercicio de sus funciones constitucionales serán utilizados únicamente conforme a lo establecido en la ley. Los datos personales recolectados como parte del apoyo a la gestión de la JEP solo serán tratados para los fines autorizados por el titular.

- Libertad: Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización de su titular o en ausencia de mandato legal o judicial que releve su consentimiento.

- Transparencia: El titular, en cualquier momento y sin restricciones, podrá obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

- Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de JEP cuenta con las medidas exigidas por la ley según la calidad del dato y a fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

- Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reseña de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende al tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley o por el titular de los datos.

- Veracidad o calidad de la información: La información sujeta a tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

- Acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

5. Finalidades del tratamiento de datos personales

Las finalidades del tratamiento de los datos personales por la JEP son las siguientes:

5.1. Finalidades generales para grupos de interés y ciudadanía en general

5.1.1. Administrar justicia de manera transitoria, independiente y autónoma y conocer de manera preferente sobre todas las demás jurisdicciones y de forma exclusiva de las conductas cometidas con anterioridad al 1 de diciembre de 2016, por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado, y garantizar los derechos de los grupos de interés y ciudadanía en general de la Jurisdicción.

5.1.2. Adelantar investigaciones y acusaciones por los hechos que lleguen a conocimiento de la JEP, en estricto cumplimiento de las funciones constitucionales y legales asignadas.

5.1.3. Proteger y garantizar los derechos de las víctimas a la justicia, la verdad, la reparación y no repetición.

5.1.4. Brindar orientación y asesoría en el marco del Sistema Autónomo de Asesoría y Defensa de la JEP, para la representación de las víctimas y la defensa judicial de los comparecientes.

5.1.5. Dar tratamiento y respuesta a los derechos de petición, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y o felicitaciones presentadas ante la JEP.

5.1.6. Caracterizar a la ciudadanía y grupos de interés, ejecutar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio, adelantar, encuestas de satisfacción de usuarios y definir políticas públicas.

5.1.7. Responder acciones constitucionales: tutela y habeas corpus.

5.1.8. Analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como efectuar el seguimiento al cumplimiento de planes y metas institucionales.

5.1.9. Compartir la información con otras entidades estatales o judiciales nacionales o internacionales por solicitud expresa de las mismas, y bajo los principios de colaboración armónica, circulación restringida y necesidad.

5.1.10. Registrar la información pertinente en bases de datos de carácter administrativo para vincular y administrar el personal, contratar bienes y servicios y en general para el apoyo de la gestión de la JEP.

5.1.11. Registrar la información para la expedición del documento de identificación del personal de la JEP.

5.1.12. Registrar la información en bases de datos de carácter administrativo, entre otros, para convocatorias a eventos o espacios de articulación, socialización, procesos pedagógicos o en el marco de los procesos judiciales a cargo de la JEP.

5.1.13. Garantizar la vigilancia, protección y seguridad de los visitantes, colaboradores y/o contratistas de la JEP.

5.1.14. Garantizar la vigilancia, protección y seguridad de las instalaciones, bienes muebles y objetos que se encuentren en la JEP.

5.1.15. Garantizar la protección y seguridad de la información que reposa en la JEP.

5.2. Finalidades específicas para los Servidores Públicos

5.2.1. Evaluar los requisitos de educación y experiencia de los postulados a ocupar empleos vacantes de la planta de personal de la Entidad, con miras a su vinculación laboral con la JEP.

5.2.2. Evaluar los documentos para la vinculación de pasantes, practicantes y auxiliares judiciales Ad-honorem, de acuerdo con la normativa vigente.

5.2.3. Realizar estudio de seguridad de los postulados de la Unidad de Investigación y Acusación, con miras a su vinculación laboral con la JEP, bien sea que dicha validación la haga la Entidad o un tercero.

5.2.4. Gestionar todas las afiliaciones al sistema General de Seguridad Social ante las entidades respectivas.

5.2.5. Ingresar la información de los servidores en los sistemas de información de la JEP y en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), en cumplimiento de la normativa vigente.

5.2.6. Recibir las diferentes novedades para su posterior liquidación y pago de la nómina de conformidad con la normatividad vigente, dentro de las fechas definidas en la JEP.

5.2.7. Gestionar los procedimientos de desvinculación laboral y pago de las obligaciones económicas a que den lugar.

5.2.8. Registrar la participación de los servidores públicos en reuniones de trabajo, mediante los formatos de listado de asistencia o actas de reuniones definidos para tal fin.

5.2.9. Mantener la custodia de las historias laborales de los servidores, pasantes, practicantes y auxiliares judiciales Ad-honorem.

5.2.10. Gestionar la participación de los servidores en las diferentes actividades contenidas en los siguientes planes, las cuales pueden ser desarrolladas por la Caja de Compensación, ARL, instituciones de formación y otros actores que crea pertinentes la Entidad:

- Plan de Bienestar Social Laboral

- Plan del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)

- Plan de Capacitación

5.2.11. Gestionar la información personal suministrada por parte de los servidores para el trámite de las solicitudes de comisiones de servicio y asignación de tiquetes aéreos, cuando se requieran.

5.2.12. Ingresar la información personal, incluidos datos biométricos de los servidores en los sistemas de control de acceso físico de las oficinas de la Entidad, compartiendo la información de estos con terceros para garantizar la seguridad física de las instalaciones y de su mobiliario.

5.2.13. Administrar las capturas de imágenes mediante video dentro de las instalaciones de la Entidad, con el propósito de mitigar los riesgos de seguridad física.

5.2.14. Registrar el estado de salud de los servidores para determinar el ausentismo laboral de la entidad, identificar las enfermedades comunes, laborales y accidentes de trabajo con el objetivo de realizar sensibilización y compulsar copias para el inicio de actuaciones administrativas cuando a ello haya lugar. Así mismo llevar el control y registro del recobro de las prestaciones economías reconocidas a los servidores de la Entidad por auxilio de incapacidad, licencia, otras prestaciones de seguridad social o reconocimiento de derechos.

5.3. Finalidades específicas para los Contratistas

5.3.1. Validar los antecedentes (i) académicos, (ii) laborales, ((iii) familiares, (iv) comerciales y (v) reputacionales.

5.3.2. Formalizar el relacionamiento contractual con el contratista, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas.

5.3.3. Ingresar la información de los contratistas en los diferentes sistemas de información de la JEP, en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP) y el SECOP, para el normal desarrollo de sus objetos contractuales y obligaciones derivadas de la relación contractual.

5.3.4. Ingresar la información personal, incluidos datos biométricos, de los contratistas por prestación de servicios, así como los autorizados por la Entidad en los sistemas de control de acceso físico de las oficinas de la Entidad, compartiendo la información de estos con terceros exclusivamente para garantizar la seguridad física de las instalaciones y de su mobiliario.

5.3.5. Adelantar los trámites conducentes al pago de los honorarios de los contratistas, de acuerdo con los plazos determinados por la JEP.

5.3.6. Adelantar los trámites conducentes al pago de los honorarios de los contratistas, de acuerdo con los plazos determinados por la JEP.

5.3.7. Gestionar de manera confidencial la información personal suministrada por parte de los contratistas para el trámite de las solicitudes de desplazamientos y asignación de tiquetes aéreos, cuando se requieran.

5.3.8. Registrar la participación de los contratistas en reuniones para el cumplimiento de sus obligaciones, mediante los formatos de listado de asistencia o actas de reuniones definidos para tal fin.

5.3.9. Administrar las capturas de imágenes mediante video o fotografía dentro de las instalaciones de la Entidad, con el propósito de mitigar los riesgos de seguridad física.

5.3.10. Tramitar las actuaciones administrativas requeridas durante la gestión contractual donde se incluyen, prórrogas, adiciones y la liquidación de los contratos.

6. Marco de acción

Para hacer efectivos los compromisos que se establecen en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la JEP asegurará el cumplimiento de las siguientes medidas y acciones:

6.1. Medidas de seguridad

Con el propósito de garantizar la protección de la confidencialidad, integridad, disponibilidad y continuidad de la información de la Jurisdicción, la JEP, mediante Acuerdo AOG No. 045 de 2019, adoptó la Política de Seguridad y Privacidad de la Información por la cual se establecen medidas de seguridad, para evitar accesos no autorizados, modificación, supresión, pérdida y/o utilización indebida de los datos personales.

La Política de Seguridad y Privacidad de la Información hace parte integral de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

6.2. Medidas para la protección de niños niñas y adolescentes.

Derechos de los niños niñas y adolescentes: La JEP se asegura en los derechos prevalente de los niños niñas y adolescentes.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla los siguientes parámetros y/o requisitos:

6.2.1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

6.2.2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

6.2.3. Cumplidos los anteriores requisitos, el tutor legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

6.3. Medidas de Transmisión y transferencia de datos personales:

Podrá trasmitir o transferir los datos personales a terceros con quienes tengan relaciones. En estos casos, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a los datos personales cumplan la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.

Cuando la JEP transmita los datos a uno o varios responsables ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un acuerdo de transmisión de datos personales.

6.4. Pondrá a disposición de los titulares de datos personales los mecanismos necesarios para garantizar que la información sujeta a tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6.5. Determinará el procedimiento para la atención de peticiones, consultas, quejas, denuncias, reclamos y sugerencias en materia de protección de datos personales.

7. Responsables de la Política

La formulación de la presente política corresponde a la Secretaría Ejecutiva, su adopción compete al Órgano de Gobierno de la JEP y su cumplimiento recae en todos los servidores, servidoras, contratistas, judicantes y pasantes de todos los órganos y dependencias de la Jurisdicción.

8. Destinatarios

La política está dirigida a la ciudadanía en general, para que ésta tenga a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a la JEP cuando ésta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

El titular de los datos recolectados por JEP, conforme a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2015, tiene los siguientes derechos:

8.1. Conocer si sus datos personales se encuentran incluidos en la base de datos, qué finalidad y origen tienen estos, así como las cesiones realizadas o previstas a terceros. Se exceptúa la información que, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014, tiene el carácter de información reservada.

8.2. Solicitar que se actualicen y corrijan los datos personales que se encuentran en las bases de datos de propiedad de la JEP, cuando éstos hayan cambiado cuando exista un error, sean inexactos o incompletos.

8.3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la JEP para el tratamiento de sus datos, excepto cuando la información ha sido requerida en ejercicio de las funciones legales o por orden judicial, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

8.4. Solicitar que se supriman sus datos personales en las bases de datos propiedad de la JEP, en los siguiente casos: (i) cuando el tratamiento de los mismos no se ajuste a lo dispuesto por la Ley de Protección de Datos (Ley Estatutaria 1581 de 2012) siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento y (ii) en virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al Titular el deber de permanecer en la referida base de datos. La supresión da lugar al bloqueo de sus datos, lo que implica que los datos se conservan únicamente a disposición de autoridades competentes, con fines de seguridad y para atender las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento.

8.5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio queja por infracciones asociada al uso de sus datos personales, siempre y cuando haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante JEP.

8.6. A que sus datos personales sensibles o reservados sean anonimizados en documentos de carácter público, a fin de proteger sus derechos fundamentales.

9. Vigencia

La presente política rige a partir de la publicación del Acuerdo a través del cual el Órgano de Gobierno la adopte.

10. Desarrollo de la política

10.1. Procedimiento para la atención de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones, su atención se regirá por las siguientes reglas:

Las solicitudes de los titulares de datos personales podrán presentarse a través de los canales dispuestos por la entidad:

10.1.1. Personalmente: En la ventanilla única de recepción y radicación ubicada en la Carrera 7 # 63-44, Bogotá Colombia

10.1.2. Vía telefónica: A través de la línea: (+57 - 1) 7440041 o 01 8000 180602

10.1.3. Línea de transparencia: 01 8000 180422

10.1.4. Correo físico o postal dirigido a la siguiente dirección: Secretaria Ejecutiva

Jurisdicción Especial para la Paz Carrera 7 # 63-44

Bogotá Colombia

10.1.5. Correo electrónico institucional: protecciondedatos@jep.gov.co e info@jep.gov.co

La solicitud deberá contener, como mínimo, la fotocopia del documento de identidad, la dirección de contacto y notificaciones, el teléfono y en caso de obrar mediante poder o en calidad de causahabiente, el documento que acredite la condición con que actúa.

La Secretaría Ejecutiva de la JEP, a través de la Subsecretaría - Departamento de Atención al Ciudadano de la JEP, será el área responsable de la atención de peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y denuncias relacionados con el tratamiento de datos personales.

En todo el procedimiento se aplicarán las normas relativas al proceso administrativo y, particularmente, al derecho de petición establecido en la Ley 1755 de 2015.

10.2. En el caso específico de las quejas, debido a su contenido y finalidad, éstas podrán ser recepcionadas a través de los canales de atención señalados en los numerales 10.1.1, 10.1.2, 10.1.3, 10.1.4, 10.1.5 del presente documento.

10.3. En el caso específico de la actualización o rectificación de datos personales: Una vez se reciba la solicitud de actualización o rectificación de información por parte del Titular de los datos o su representante o un tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos en esta Política, el área respectiva remitirá la solicitud al Oficial de Protección de Datos, quien verificará que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar el derecho que se ejerza por un interesado o un representante de este, y adoptar las medidas que se requieran para asegurar los derechos del titular conforme a la ley y esta política, y de acuerdo con lo acreditado por el titular o interesado.

10.4. En el caso específico de la presentación de reclamos

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la reclamación, para que subsane las fallas y presente la información o documentos faltantes. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que la JEP reciba un reclamo dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

En caso de que la JEP recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, la JEP incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular una leyenda denominada "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.5. Procedimiento de Supresión de Datos Personales:

En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales del Titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, la JEP deberá realizar operativamente la supresión, de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información; sin embargo, el Titular deberá tener en cuenta que, en algunos casos, cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización, por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo con la solicitud del Titular.

10.6. Articulación con otras políticas:

La política de protección de datos se articula con otras políticas de gestión de la información, en especial la Política de Seguridad de la Información y Privacidad, las de Gestión Documental, en particular los manuales y recomendaciones de anonimización de datos y gestión digital de documentos, e interoperabilidad, con el propósito de garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los titulares.

Anexos:

- Acuerdo AOG No. 005 de 2019 “Por el cual se adopta la política de protección de datos personales de la Jurisdicción Especial para la Paz”.

- Acuerdo AOG No. 031 de 2020 “Por el cual se adopta la política de transparencia y rendición de cuentas a la ciudadanía de la Jurisdicción Especial para la Paz”.

- Resolución No. 204 de 2022 “Por la cual se designa el oficial de cumplimiento de la Política de tratamiento de datos personales de la Jurisdicción Especial para la Paz”.

- Plan de implementación integral de gestión de protección de datos personales.

- Autorización para la protección de datos personales.

- Autorización para la protección de datos personales de NNA (Niñas, Niños y Adolescentes).

- Protocolo de anonimización (en desarrollo).

- Procedimiento de supresión de datos personales (en desarrollo).

- Términos y condiciones (en desarrollo).

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. “Por el cual se adopta la Política de Protección de Datos Personales de la JEP”.

2. “Por el cual se adopta la Política de Seguridad y Privacidad de la Información".