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RESOLUCIÓN 2020-0008067 DE 2020
(febrero 20)
Diario Oficial No. 51.339 de 8 de junio de 2020
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA
Por medio de la cual se adoptan los Comités Internos en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se deroga la Resolución número 20181210069057 de 2018.
EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA,
en uso de las facultades que le confiere la Ley 489 de 1998, Ley 1474 de 2011, el Decreto 1083 de 2015 y el artículo 6o del Decreto 2355 de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1955 de 2019 expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad”, que tiene como objetivo sentar las bases de legalidad, emprendimiento y equidad que permitan lograr la igualdad de oportunidades para todos los colombianos, en concordancia con un proyecto de largo plazo con el que Colombia alcance los Objetivos de Desarrollo Sostenible al 2030.
Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.
Que así mismo en el artículo 269 se establece que, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
Que la Ley 87 de 1993, en su artículo 13, expresa que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 5o de la presente ley, deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Con fundamento en la norma citada anteriormente, el Decreto 2355 de 2006 por el cual se modificó la estructura de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, estableció que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno como un órgano de asesoría y coordinación al interior de la Entidad.
Que el Decreto 648 de 2017 “Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública”, en su artículo 4o adiciona el Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, con los siguientes artículos: “Artículo 2.2.21.1.4 Informe ejecutivo anual. El Jefe de la Oficina de Coordinación del Control Interno además de las funciones señaladas en la ley y en el reglamento, deberá presentar un informe ejecutivo anual al Ministro o Director de Departamento Administrativo correspondiente, acerca del estado del Sistema de Control Interno, los resultados de la evaluación de gestión y las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización. Artículo 2.2.21.1.5 Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno.
La ley 446 de 1998 expresa en su artículo 75 lo siguiente: “Las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen”.
Que el artículo 70 de la Ley 446 de 1998 derogatorio del artículo 59 de la Ley 23 de 1991, expresa: “Podrán conciliar, total o parcialmente, en las etapas prejudicial o judicial, las personas jurídicas de derecho público, a través de sus representantes legales, sobre conflictos de carácter particular y contenido patrimonial que ante la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo se ventilarían mediante las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo”.
Posteriormente con las modificaciones de la Ley 446 de 1998, se adicionó a la Ley 23 de 1991 un nuevo artículo - el artículo 65B - que tuvo por objeto crear la figura del Comité de Conciliación, para lo cual le impuso “Las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen y cumplirá las funciones que se le señalen. Las entidades de derecho público de los demás órdenes tendrán la misma facultad”.
Que el Decreto Reglamentario 1716 de 2009 por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001, en su artículo 16, definió la naturaleza jurídica del Comité de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad y de posterior de decisión; y en su artículo 17 dispuso expresamente sobre su integración, norma que fue incorporada en el artículo 2.2.4.3.1.2.3. del Decreto 1069 de 2015, el cual a su vez fue modificado por el artículo 2o del Decreto 1167 de 2016 al señalar que las entidades públicas del orden nacional pueden invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a participar en las respectivas sesiones, a efectos de lo cual tendrá derecho a voz y a voto.
La Ley 489 de 1998 establece en su artículo 3o, que la función administrativa se desarrollará, conforme a los principios constitucionales y particularmente a los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia.
Que el Decreto 1716 de 2009 “Por el cual se reglamenta el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capítulo V de la Ley 640 de 2001”, en el Capítulo II reglamenta el Comité de Conciliación.
Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, señala como falta gravísima, no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que, en materia de contabilidad pública, se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.
Que la Resolución número 119 de 27 de abril de 2006, “por la cual se adopta el Modelo Estándar de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública”, expedida por el Contador General la Nación, establece en el numeral 2.1.10 que dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes públicos, estos evaluarán la pertinencia de constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del área contable y financiera de las entidades.
Que mediante Resolución número 357 de julio de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, que es su anexo denominado “procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable” en el numeral 3 procedimientos de control interno contable, subnumeral 3.11 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, establece, faculta a los entes públicos para evaluar la pertinencia de constituir e integrar un Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, como una instancia asesora del área contable en procura de la generación de información contable confiable, relevante y comprensible.
Que a su turno y de conformidad con la Ley 1010 de 2006 y las Resoluciones 652 de 2012 y 1356 de 2012, se establece la conformación y funcionamiento de los Comités de Convivencia Laboral en entidades públicas y privadas.
Que la Resolución número 652 de 2012 del Ministerio de Trabajo estableció la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas.
Que la Resolución 1356 del 18 de julio de 2012, modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012 emanada por el Ministerio de Trabajo, a través de la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones.
Que el parágrafo 2 del artículo 2.2.4.6.2 del Decreto 1072 de 2015, establece que se entenderán: el Comité Paritario de Salud Ocupacional como Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo y el de Vigía en Salud Ocupacional como Vigía en Seguridad y Salud en el Trabajo, quienes tendrán las funciones establecidas en la normatividad vigente.
De otra parte y con relación a la creación de un comité de compras y adquisiciones al interior de las entidades, (...)Principios que rigen al comité de compras y adquisiciones, comité que es instrumento para dar transparencia al proceso contractual de forma tal, que los directivos de la entidad participen activamente y tomen la decisión más conveniente para suplir las necesidades de la Supervigilancia.
Que el Decreto 445 de 2017 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, adiciona el “Título 6 a la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público y se reglamenta el parágrafo 4 del artículo 163 de la Ley 1753 de 2015, sobre depuración definitiva de la cartera de imposible recaudo de las entidades públicas del orden nacional”, en su artículo 2.5.6.2. establece su ámbito de aplicación así: “El presente decreto aplica a las entidades públicas del orden nacional, con excepción de las entidades financieras de carácter estatal, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, las Sociedades de Economía Mixta y las entidades en liquidación”.
Que el artículo 2.5.6.5. también, del citado decreto, establece la Constitución del Comité de Cartera, bajo el siguiente concepto: En el caso que no exista Comité de Cartera, el representante legal de cada entidad señalada en el artículo 2.5.6.2. del presente decreto, lo constituirá y reglamentará internamente mediante acto administrativo, el cual estará integrado como mínimo por cinco (5) servidores públicos, quienes tendrán voz y voto.
Que el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y de los organismos públicos, dirigido a generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, en los términos del artículo 2.2.22.3.2. del Decreto 1083 de 2015.
Que el artículo 2.2.22.3.8 del citado decreto dispone que cada una de las entidades integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que el Decreto 1499 de 2017 en su artículo 2.2.22.3.6 expresa que: Los Comités Sectoriales de Desarrollo Administrativo de que trataba la Ley 489 de 1998, se denominarán Comités Sectoriales de Gestión y Desempeño. Igualmente, en el artículo 2.2.22.3.8 expresa que en cada una de las entidades se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño, que será el encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual sustituirá los demás comités que tengan relación con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
Que de acuerdo con el Decreto 1499 de 2017, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño absorbe los siguientes comités:
- Comité de Archivo, (artículo 4o Acuerdo 12 de 1995; en el orden nacional derogado por Decreto 2578 de 2012).
- Comité de Racionalización de Trámites (Recomendación Guías FP).
- Comité de Capacitación y Formación para el Trabajo (Decreto-ley 1567 de 1998). Comité de Incentivos (artículo 27 Decreto 1567 de 1998, artículo 127 Decreto 1572 de 1998 (derogado) Decreto 1227 de 2005).
- Comité de Capacitación y Estímulos (Estímulos: artículo 17 Decreto-ley 1567 de 1998) Decreto 1227 de 2005.
- Comité de Gobierno en Línea (Decreto 1151 de 2008).
Que la misma norma establece que en el nivel central de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, el Comité será liderado por el viceministro o subdirector de departamento administrativo o secretarios generales y en el nivel descentralizado, por los subdirectores generales o administrativos o los secretarios generales o quienes hagan sus veces, e integrado por los servidores públicos del nivel directivo o asesor que designe el representante legal de cada entidad.
Que mediante el Decreto 1078 de 2015 se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Define los componentes, instrumentos y responsables de la implementación del Gobierno en Línea.
Que el Decreto 1008 de 2018, establece los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el Capítulo 1 del Título 9 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; en su artículo 2.2.9.1.3.3. establece el responsable de orientar la implementación de la Política de Gobierno Digital. “Los Comités Institucionales de Gestión y Desempeño de que trata el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015, serán los responsables de orientar la implementación de la política de Gobierno Digital, conforme a lo establecido en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión”.
Así mismo establece en su artículo 2.2.9.1.3.4. que el “Responsable de liderar la implementación de la Política de Gobierno Digital. El Director, Jefe de Oficina o Coordinador de Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, o quien haga sus veces, de la respectiva entidad, tendrá la responsabilidad de liderar la implementación de la Política de Gobierno Digital. Las demás áreas de la respectiva entidad serán corresponsables de la implementación de la Política de Gobierno Digital en los temas de su competencia. El Director, Jefe de Oficina o Coordinador de Tecnologías y Sistemas de la Información y las Comunicaciones, o quien haga sus veces, hará parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño y responderá directamente al representante legal de la entidad, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2.2.3.5.4. del Decreto Único Reglamentario de Función Pública 1083 de 2015”.
Que la Ley 1503 de 2011 definió los lineamientos generales en educación, responsabilidad social empresarial y acciones estatales y comunitarias para promover en las personas la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguras en la vía por medio de la formación de criterios autónomos, solidarios y prudentes para la toma de decisiones en situaciones de desplazamiento o de uso de la vía pública.
Que el Ministerio de Transporte mediante la Resolución número 1565 del 6 de junio de 2014 expidió la guía metodológica para la elaboración de Planes Estratégicos de Seguridad Vial a cargo de cada entidad, organización o empresa pública o privada. En esta guía metodológica en su punto 7.1 señala que para la implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (PESV) se debe conformar un equipo de trabajo cuya iniciativa de creación debe ser liderada por la persona o personas que dirigen y controlan la organización.
Con base en lo anterior, se hace necesario crear el Comité de Seguridad Vial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, como mecanismo de coordinación entre todos los involucrados y cuyo objetivo será plantear, diseñar, implementar y medir las acciones que permitan generar conciencia entre el personal y lograr objetivos a favor de la seguridad vial de la entidad.
Que, con base en lo anterior, se hace necesario que en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se traten y aprueben todos los temas relacionados con el Comité de Seguridad Vial, como mecanismo de coordinación entre todos los involucrados y cuyo objetivo será plantear, diseñar, implementar y medir las acciones que permitan generar conciencia entre el personal y lograr objetivos a favor de la seguridad vial de la entidad.
Que con el objetivo de contar con un acto administrativo unificado con los Comités Internos en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y adicionalmente actualizar la conformación y funciones de los mismos, se hace necesario derogar la Resolución número 20181210069057 de 2018 y adoptar estos comités mediante el presente acto administrativo.
Que con base en la normatividad enunciada el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1o. Adoptar los siguientes comités para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada:
1. Comité Directivo.
2. Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
3. Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
4. Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
5. Comité de Convivencia Laboral.
6. Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
7. Comité Asesor de Compras y Adquisiciones.
8. Comité de Cartera.
9. Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
10. Comité Asesor de Evaluación de Servicios de Vigilancia y Seguridad Privada.
11. Comité de Aprobación de Rebajas. <Adicionado por el artículos 1 de la Resolución 1341387 de 2022>
12. Comité de Mejora Normativa. <Adicionado por el artículos 1 de la Resolución 1300041387 de 2022>
13. Comité Técnico de baja de bienes. <Adicionado por el artículos 1 de la Resolución 1300041387 de 2022>
ARTÍCULO 2o. DE LAS CONVOCATORIAS. Las convocatorias para las sesiones de los comités se deberán realizar por escrito, por medio electrónico o a través del sistema de gestión documental de la entidad, por el secretario de cada uno de éstos, previa instrucción del servidor público que lo presida, con mínimo tres (3) días de anterioridad o de forma extraordinaria cuando por necesidad se requiera su celebración, adjuntando los documentos objeto de estudio o aprobación.
ARTÍCULO 3o. DE LAS ACTAS. De la celebración de cada comité se deberá dejar constancia escrita, a través de un acta, en la que se incluirán los temas tratados, las recomendaciones, los compromisos asignados durante las sesiones y las decisiones adoptadas.
PARÁGRAFO 1o. Las actas deberán ser conservadas en el archivo del comité y se realizarán en los siguientes cinco (5) días a la celebración de este. La responsabilidad estará a cargo del secretario de cada uno de ellos, previa aprobación por parte de los asistentes al comité.
PARÁGRAFO 2o. De las actas suscritas por los comités de la entidad se llevará un número consecutivo y deberán encontrarse soportadas con la lista de asistencia. Las actuaciones que se adelanten se tramitarán conforme al procedimiento del gestor documental de la entidad.
ARTÍCULO 4o. DE LAS FUNCIONES DE LOS SECRETARIOS TÉCNICOS. Los secretarios técnicos de cada uno de los comités de que trata la presente Resolución tendrán las siguientes funciones.
a) Preparar la agenda de cada sesión del Comité de conformidad con las solicitudes o requerimientos a tratar en la respectiva sesión.
b) Elaborar el acta del Comité.
c) Someter a aprobación del Comité los temas a tratar en el orden del día.
d) Adjuntar en el orden del día propuesto las fichas, conceptos o documentos técnicos de los asuntos a tratar.
e) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité
f) Hacer seguimiento al cumplimiento de las tareas que se deriven del comité.
g) Orientar las reuniones en forma dinámica y eficaz.
h) Presentar mensualmente un informe de avance de la gestión realizada en los comités en los cuales ejerce las funciones de secretario técnico.
ARTÍCULO 5o. DEL QUÓRUM Y DECISIONES. Los Comités sesionarán válidamente con la asistencia de la mitad, más uno, de sus miembros y sus decisiones serán válidas con la votación favorable de la mitad, más uno, de los miembros asistentes a la respectiva reunión, según corresponda a cada comité, sin perjuicio de las mayorías determinadas en la ley.
COMITÉ DIRECTIVO.
ARTÍCULO 6o. CONFORMACIÓN. El Comité Directivo de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad privada, estará conformado por:
1. Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, quien lo presidirá.
2. Secretario(a) General.
3. Superintendente Delegado(a) para la Operación.
4. Superintendente Delegado(a) para el Control.
5. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
6. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
7. Jefe de la Oficina de Informática y Sistemas.
8. Oficial de enlace y jefe del Grupo de Asesoría y Coordinación Interinstitucional (GACIN).
Los(as) Asesores del Despacho podrán ser invitados(as) y participarán con voz, pero sin voto.
El(la) Jefe de la Oficina de Control Interno se deberá invitar y participará con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO. El Comité Directivo se reunirá en sesiones ordinarias de forma semanal y cuando las necesidades de la Superintendencia lo requieran, lo harán de forma extraordinaria.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES. Son funciones del Comité Directivo, las siguientes:
a) Asesorar al Superintendente en la adopción de políticas y toma de decisiones institucionales en ejercicio de la gerencia y direccionamiento de la entidad.
b) Coordinar con los directivos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la adopción de medidas que permitan optimizar la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia de la entidad.
c) Facilitar la comunicación oportuna entre las diferentes dependencias de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con el fin de generar información para la toma de decisiones.
d) Presentar a consideración del Superintendente la modificación de normas, reglamentos y manuales en desarrollo del cumplimiento de las funciones de la entidad.
e) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, dentro de los planes de trabajo establecidos y recomendar los correctivos necesarios.
f) Realizar el análisis jurídico de los asuntos relevantes para la entidad y formulación de políticas y criterios institucionales en materia jurídica, siempre con sujeción a las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
g) Definir y establecer políticas y estrategias que contribuyan corresponsablemente a las autoridades del Estado en la prevención del delito y al mantenimiento de la convivencia y seguridad ciudadana.
h) Las demás funciones y actividades que el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada formule de acuerdo con la naturaleza del presente Comité.
ARTÍCULO 8o. SECRETARIO. Fungirá como Secretario del Comité Directivo el Asesor del despacho designado, quien deberá cumplir con las funciones previstas en las disposiciones generales de la presente resolución.
COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 9o. CONFORMACIÓN. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada estará conformado por:
1. Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado(a), quien lo presidirá.
2. Secretario(a) General.
3. Superintendente Delegado(a) para el Control.
4. Superintendente Delegado(a) para la Operación.
5. Jefe de la Oficina de Control Interno, sólo con derecho a voz y ejercerá la secretaría técnica.
6. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
7. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
8. Jefe de la Oficina de Informática y Sistemas.
9. Representante de la alta dirección para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, que es el jefe de la Oficina de Planeación en el caso de la Superintendencia.
PARÁGRAFO. A las sesiones del Comité Institucional de Control Interno, podrán ser invitados los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que según los asuntos a tratar y en concepto del Comité deban participar en las sesiones.
ARTÍCULO 10. SECRETARIO. Fungirá como secretario del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el jefe de la Oficina de Control Interno, quien deberá cumplir con las funciones previstas en las disposiciones generales de la presente resolución.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, las siguientes:
a) Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de cada organismo o entidad y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.
b) Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto de Auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.
c) Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
d) Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
e) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
f) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
g) Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.
h) Las demás asignadas por el representante legal de la entidad.
ARTÍCULO 12. REUNIONES. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá como mínimo dos (2) veces al año, previa convocatoria realizada por el secretario técnico, por instrucción del Superintendente o su delegado, y se reunirá extraordinariamente cuando sea necesario.
La asistencia al Comité Técnico será indelegable
COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL.
Comité de Conciliación. Conforme el artículo 2.2.4.3.1.2.2 del Decreto 1069 de 2015, el Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad.
Igualmente decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición contra los miembros del Comité.
PARÁGRAFO. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituye ordenación de gasto.
ARTÍCULO 13. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, quedará integrado de la siguiente manera:
Como miembros permanentes, con voz y voto:
1. Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado, quien lo preside.
2. Secretario(a) General o quien haga sus veces como ordenador del gasto.
3. Jefe de la Oficina Jurídica como dependencia encargada de la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, quién ejercerá como secretario técnico.
4. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
5. Superintendente Delegado(a) para la operación, cuando se requiera de acuerdo con la decisión a tomar.
6. Superintendente Delegado(a) para el control, cuando se requiera de acuerdo con la decisión a tomar.
La participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista en el numeral uno (1) del presente artículo.
PARÁGRAFO 1o. Concurrirán sólo con derecho a voz los funcionarios que por su condición jerárquica y funcional deban asistir según el caso concreto, el apoderado que represente los intereses de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en cada proceso, el Jefe de la Oficina de Control Interno y el Secretario Técnico del Comité.
PARÁGRAFO 2o. El Comité podrá invitar a sus sesiones a un funcionario de la Dirección de Defensa Jurídica de la ANDJE, quien tendrá la facultad de asistir a sus sesiones con derecho a voz y voto, en los términos previstos en el artículo 4o del Acuerdo 01 de 2013 expedido por el Consejo Directivo de dicha entidad.
ARTÍCULO 14. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, tendrá las siguientes funciones:
a) Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la Entidad, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos, y determinar la viabilidad o necesidad de realizar llamamientos en garantía.
b) Determinar la procedencia o improcedencia de conciliación en los casos sometidos a su conocimiento y estudio, y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación.
c) Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.
d) Diseñar las políticas generales que orienten la defensa de los intereses de la entidad.
e) Remitir a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, en los meses de junio y diciembre de cada año, un informe que se realizará bajo los parámetros establecidos por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado y dentro del aplicativo diseñado por esta agencia para tal fin.
f) Definir los criterios para la selección de abogados externos, que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos, y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
g) Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
h) Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.
i) Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
j) Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
k) Designar al funcionario que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente un profesional del Derecho, una vez efectuada tal designación o efectuado un cambio, deberá informarse el nombre del funcionario dentro de los tres (3) días siguientes a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, por conducto del jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
l) Las demás que sean asignadas por la ley, por el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada y por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial.
ARTÍCULO 15. El Secretario Técnico del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, tendrá las siguientes funciones, además de las previstas en las disposiciones generales de la presente resolución:
a) Adjuntar en el orden del día propuesto las fichas, conceptos o documentos técnicos de los asuntos o procesos que vayan a ser sometidos a conocimiento de dicha instancia, dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 2052 de 2014, en relación con el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado.
b) Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
c) Preparar informes semestrales de la gestión del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal de la entidad y a la Dirección de Defensa Judicial de la Nación del Ministerio de Justicia y del Derecho, previa aprobación del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
d) Proyectar todos los informes que solicite y requiera el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para la defensa de los intereses de la entidad, y la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico.
e) Proyectar y someter a consideración del Comité, la información que éste requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.
f) Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
g) Las demás que le sean asignadas por la ley y/o el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
h) Convocar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Conciliación a sus miembros permanentes y los demás invitados.
i) Elaborar a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUl, el orden del día para cada sesión de comité y las actas de cada sesión del comité.
ARTÍCULO 16. la Secretaría Técnica del Comité estará a cargo de un abogado funcionario de planta de la Oficina Jurídica.
ARTÍCULO 17. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá en forma ordinaria dos (2) veces al mes y de forma extraordinaria, cuando las circunstancias los ameriten.
ARTÍCULO 18. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, requiere de la presencia de por lo menos tres (3) de sus miembros permanentes para sesionar, y sus decisiones serán adoptadas por mayoría simple.
ARTÍCULO 19. Las decisiones y recomendaciones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, constituirán los parámetros dentro de los cuales deberán desarrollarse las actuaciones del representante o apoderado de esta entidad en el ámbito de cada conciliación, del llamamiento en garantía y de la acción de repetición y, en general, en la defensa de los intereses litigiosos de la entidad, las cuales no constituyen ordenación del gasto.
ARTÍCULO 20. Para el control y medición de las actividades desarrolladas por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, se adoptan los siguientes indicadores:
a) La eficiencia de la conciliación la cual se reflejará en la disminución porcentual de condenas en contra de la entidad.
b) La efectividad de las decisiones del Comité de Conciliación traducidas en el porcentaje de conciliaciones aprobadas judicialmente.
c) El ahorro patrimonial que se logre con ocasión de los Acuerdos Conciliatorios aprobados por la jurisdicción contencioso administrativa.
PARÁGRAFO 1o. Los indicadores antes señalados deberán ser diligenciados y reportados bimensualmente a la dirección de Defensa Judicial del Estado, en el formato señalado para tal efecto por el Ministerio del Interior y de Justicia.
PARÁGRAFO 2o. El diligenciamiento y envío de esta información a la Dirección de Defensa Judicial del Estado es responsabilidad del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, quien tiene a su cargo la defensa judicial de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para lo cual deberá tener en cuenta las pautas señaladas en la Circular Externa CIR 09-234 DDJ -0350 del 18 de junio de 2009, del Ministerio del Interior y de Justicia.
ARTÍCULO 21. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, clasificará y valorará el riesgo procesal de las demandas, para lo cual aplicará la metodología vigente y definida por la Contraloría General de la República, e informará y pondrá a consideración del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, la calificación del riesgo.
PARÁGRAFO 1o. Sobre los procesos con calificación de alta probabilidad de condena, la Jefatura de la Oficina Asesora Jurídica deberá rendir un informe al Comité de Conciliación y Defensa Judicial, con fundamento en el acervo probatorio allegado al expediente y en la jurisprudencia reiterada y decantada de las altas Cortes, especialmente, en asuntos relacionados con la responsabilidad objetiva, recomendando o no la conciliación, con el fin de que los miembros decidan sobre la viabilidad de la misma.
PARÁGRAFO 2o. Sobre los procesos con calificación media, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica deberá tener especial control y seguimiento de la etapa procesal probatoria, finalizada esta etapa recalificará el riesgo procesal y establecerá el extremo procesal de la valoración, es decir, si varía a riesgo alto o bajo, y así hará la recomendación al Comité.
PARÁGRAFO 3o. Sobre los procesos con calificación baja, el Jefe de la Oficina Asesora Jurídica deberá fortalecer la defensa a través del seguimiento de posibles riesgos externos a los mismos, tales como variación jurisprudencial y las tendencias de fallos del despacho en donde se encuentra radicado el proceso, y procederá a informar al Comité.
COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA CONTABLE.
ARTÍCULO 22. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable estará integrado por:
1. Secretario General, quien lo presidirá.
2. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
3. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
4. Jefe de Control Interno con voz, pero sin voto
5. Asesor(a) de despacho.
6. Coordinador Grupo de Recursos Financieros
7. Profesional de Defensa del Grupo de Recursos Financieros, con voz, pero sin voto, quien actuará como Secretario(a) Técnico.
PARÁGRAFO 1o. El presidente del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros, podrá autorizar la asistencia a la reunión del Comité de cualquier funcionario, en calidad de participante o asistente, quien (es) concurrirán con derecho a voz, pero sin voto. El(la) jefe de la Oficina de Control Interno asistirá con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. La asistencia al Comité Técnico será indelegable.
ARTÍCULO 23. FUNCIONES. El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable tendrá las siguientes funciones:
a) Recomendar la adopción de políticas, montos, objeto de depuración y procedimientos que sobre saneamiento contable se deban cumplir para garantizar la sostenibilidad del sistema contable.
b) Estudiar y evaluar la información que presenten las áreas competentes sobre las partidas objeto de saneamiento contable.
c) Recomendar la depuración de los valores contables a que haya lugar, proponiendo la incorporación o el descargue en los estados financieros de la entidad.
d) Proponer la incorporación, mediante acto administrativo expedido por el Superintendente, de las decisiones acordadas por el Comité, cuando ello resulte procedente.
e) Proponer controles necesarios para mejorar la calidad de la información.
f) Recomendar las directrices y procedimientos administrativos y financieros, que permitan garantizar la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.
g) Las demás que corresponda de acuerdo con su naturaleza.
PARÁGRAFO 1o. Lo anterior sin perjuicio de las responsabilidades y autonomía que caracterizan el ejercicio profesional de la contaduría pública.
PARÁGRAFO 2o. Las funciones previstas en el presente artículo serán ejercidas, en todos los casos, consultando la política institucional de saneamiento contable y los montos de depuración y saneamiento establecidos, así como los parámetros señalados por la Contaduría General de la Nación.
ARTÍCULO 24. REUNIONES. El Comité se reunirá por lo menos una vez cada tres (3) meses con la mitad más uno, de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por la mayoría simple, pero podrá reunirse extraordinariamente cada vez que sea necesario, por convocatoria de su presidente.
ARTÍCULO 25. Las recomendaciones y decisiones del Comité deberán estar soportadas en estudios técnicos suficientemente preparados por el área a la que corresponda el asunto de depuración, saneamiento, recomendación o decisión. Estos estudios serán canalizados a través de la secretaría técnica.
ARTÍCULO 26. SECRETARIO. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el profesional que desarrolla las funciones de contador en el Grupo de Recursos Financieros y sus funciones serán las descritas en las disposiciones generales de la presente resolución.
COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL.
ARTÍCULO 27. El Comité de Convivencia Laboral, actuará en forma confidencial, conciliatoria y efectiva, como mediador en la resolución de conflictos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1010 de 23 de enero de 2006.
ARTÍCULO 28. CONFORMACIÓN. De acuerdo con la Resolución 1356 del 2012 emanada por el Ministerio de Trabajo, estará integrado por:
- Dos (2) representantes del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada.
- Dos (2) representantes de los servidores públicos de la entidad.
PARÁGRAFO. 1o. El Comité de Convivencia Laboral de conformidad con el artículo 3o de la Resolución 652 del 2012 no podrá conformarse con servidores públicos a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral o que hayan sido víctimas de acoso laboral en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación.
PARÁGRAFO. 2o. El empleador designará directamente a sus representantes y los trabajadores elegirán a los suyos a través del voto electrónico y por voto preferente. La conformación del Comité de Convivencia Laboral se dará a conocer a los servidores mediante acto administrativo.
PARÁGRAFO 3o. Para efecto del desarrollo de las funciones del Comité de Convivencia Laboral, cada miembro contará con un suplente, quien obrará en reemplazo de este, cuando el primero esté involucrado de alguna manera en la queja objeto de estudio.
PARÁGRAFO 4o. A las sesiones sólo asistirán los representantes principales de los servidores públicos y de la alta dirección, sólo asistirán los suplentes cuando los principales justifiquen su inasistencia.
ARTÍCULO 29. El periodo de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años contados a partir de la elección de los mismos.
ARTÍCULO 30. FUNCIONES. El Comité de Convivencia Laboral, en relación con el cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1010 de 2006, asumirá como funciones adicionales en conflictos de acoso laboral, las siguientes:
a) Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que pueden constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.
b) Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formulan quejas o reclamos que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral al interior de la entidad.
c) Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.
d) Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.
e) Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.
f) Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo a lo pactado.
g) En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité de Convivencia Laboral deberá remitir la queja a la Procuraduría General de la Nación.
h) Presentar a la alta dirección de la entidad las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de los resultados de la gestión del Comité de Convivencia y los informes requeridos por los organismos de control.
i) Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el Comité de Convivencia al grupo de Recursos Humanos, para el mejoramiento de la vida laboral, para evaluar necesidades, implementar acciones o generar instrumentos de gestión con respecto a la prevención del acoso laboral.
j) Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones los cuales serán presentados a la alta dirección de la entidad.
ARTÍCULO 31. PRESIDENTE. El presidente del Comité de Convivencia Laboral será elegido por los miembros de este y sus funciones serán las señaladas en el artículo 7o de la Resolución 652 del 2012 emanada por el Ministerio de Trabajo.
ARTÍCULO 32. SECRETARIO. El secretario del Comité de Convivencia Laboral será elegido por los integrantes de este y ejercerá las funciones previstas en las disposiciones generales de la presente resolución y las señaladas en el artículo 8o de la Resolución 652 de 2012, emanada del Ministerio del Trabajo.
ARTÍCULO 33. REUNIONES. El Comité sesionará en forma ordinaria cada tres (3) meses, previa convocatoria del Secretario Técnico, y de forma extraordinaria, cuando las circunstancias los ameriten.
ARTÍCULO 40. RECURSOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ. El representante legal de la Entidad deberá garantizar de conformidad con el artículo 10 de la Resolución 652 del 2012 un espacio físico para las reuniones y demás actividades del Comité de convivencia laboral, así como para el manejo reservado de la documentación y realizar actividades de capacitación para los miembros del comité sobre resolución de conflictos, comunicación asertiva y otros temas considerados prioritarios para el funcionamiento del mismo.
ARTÍCULO 41. El procedimiento para el trámite interno de las quejas relacionadas con el acoso laboral será el siguiente:
1. La queja deberá ser presentada por escrito ante el Secretario de Técnico del Comité de Convivencia Laboral, especificando la conducta que considera constitutiva de acoso laboral, los nombres y apellidos de la persona que presuntamente incurrió en los hechos, con exposición sucinta de los mismos, las fechas en que dicho comportamiento fue cometido, allegando las pruebas que fundamenten su inconformidad.
2. El secretario del Comité verificará el contenido de la queja y la identidad de quien la suscribe, y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la queja, convocará al Comité de Convivencia Laboral y Conciliación para que estudie el caso.
3. Una vez analizada la queja por el Comité de Convivencia Laboral, se fijará fecha y hora para llevar a cabo diligencia de conciliación, la cual se notificará por escrito a las partes intervinientes.
4. La diligencia de conciliación se desarrollará atendiendo el siguiente orden:
a) El secretario del Comité hará una breve explicación de los motivos por los cuales se ha convocado a la diligencia, de la queja presentada y de las partes intervinientes en el conflicto.
b) Luego dará la palabra al quejoso para que exponga los motivos por los cuales considera haberse cometido contra él, una conducta de acoso laboral o las diferencias que pretende conciliar, para lo cual es necesario escuchar por separado a quienes estén incluidos en la queja.
c) En los mismos términos del literal anterior, dará la palabra a la otra parte o partes intervinientes.
d) Si de la exposición de los interesados se deduce que los hechos no constituyen una conducta de acoso laboral y que las diferencias suscitadas por la misma pueden solucionarse o aclararse por vía de la conciliación, se instará a las partes para que propongan soluciones y concilien sus diferencias de una forma respetuosa, amigable, dentro de preceptos de dignidad y justicia.
e) Si las partes no proponen fórmulas de solución o de no ser posible llegar a un acuerdo, el Comité recomendará dentro del marco de la Ley, los mecanismos y las medidas que considere pertinentes, teniendo en cuenta los bienes jurídicos tutelados en la Ley 1010 de 2006 y el objetivo de propender por el bienestar y tranquilidad de los servidores, así como generar escenarios para el correcto funcionamiento del área y de la entidad.
f) Si se logra un acuerdo entre las partes, se levantará un acta que debe ser firmada por los integrantes del Comité de Convivencia laboral, y por las partes intervinientes.
g) El acta reposará en los archivos y en virtud del principio de confidencialidad, se mantendrá con carácter de reserva en el archivo que lleve el secretario del Comité y solo será puesta a disposición de sus integrantes, de las partes intervinientes o de la autoridad competente.
h) Cuando no fuere posible llegar a un acuerdo voluntario y el quejoso insistiere en que la queja constituye una conducta de acoso laboral que implica medidas de carácter disciplinario, se dará traslado al organismo de control disciplinario competente para que se adelante el procedimiento correspondiente, dejando constancia que se agotó el procedimiento conciliatorio al interior de la entidad.
i) El Comité propondrá las fórmulas de conciliación pertinentes entre las partes y encaminará el establecimiento de las medidas para formular las sugerencias de prevención, manejo y solución, y en sus conclusiones podrá determinar que los hechos denunciados no son propios del acoso laboral.
j) Si no asistiere alguno de los interesados, deberá justificar debidamente su ausencia ante el Comité, y éste fijará una nueva fecha que no podrá exceder los tres (3) días hábiles siguientes. Si no se presenta a la segunda citación, o no justifica su inasistencia, se dejará constancia en acta suscrita por la parte presente y los miembros del Comité. Si la parte renuente es la afectada, se entenderá desistida la queja, si, por el contrario, es la denunciada, se entenderá que no existe voluntad conciliatoria y el Comité deberá proceder conforme al literal h del presente parágrafo.
k) Toda la actuación que se produzca en virtud del procedimiento aquí señalado, así como las pruebas y las identidades de las personas involucradas en ella, por vía activa o por pasiva, se mantendrán bajo estricta reserva y confidencialidad.
l) Las conclusiones se les darán a conocer a los involucrados oportuna y personalmente.
COMITÉ PARITARIO EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST).
ARTÍCULO 42. CONFORMACIÓN. El Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, estará conformado por:
- Dos (2) representantes del Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada, con sus respectivos suplentes y quien designará al presidente del Comité.
- Dos (2) representantes de los servidores públicos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con sus respectivos suplentes los cuales serán elegidos por voto preferente mediante votación electrónica.
ARTÍCULO 43. De acuerdo con el artículo 63 del Decreto 1295 de 1994, el periodo de los miembros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) será de dos (2) años contados a partir de la elección de los mismos.
PARÁGRAFO 1o. El Secretario Técnico del Comité será elegido en cada una de las sesiones realizadas.
PARÁGRAFO 2o. Las sesiones se realizarán una vez al mes y asistirán los representantes de los servidores públicos principales, y solo concurrirán los suplentes cuando los primeros justifiquen su inasistencia.
ARTÍCULO 44. Son funciones del Secretario Técnico del Comité, además de las previstas en las disposiciones generales de la presente resolución:
a) Tramitar ante el Grupo de Recursos Humanos las recomendaciones aprobadas en el seno del Comité y darle a conocer todas sus actividades.
b) Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comité e informar a los servidores de la entidad acerca de las actividades del mismo.
ARTÍCULO 45. FUNCIONES. Son funciones del Comité Paritario en Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), de conformidad con el artículo 11 de la Resolución 2013 de 1986 y el artículo 26 del Decreto 614 de 1984:
a) Proponer a la alta gerencia la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
b) Proponer y participar en actividades de capacitación en salud ocupacional dirigidas a servidores públicos, colaboradores y directivos de la entidad.
c) Colaborar con los servidores de las entidades gubernamentales de seguridad y salud en el trabajo en las actividades que estos adelanten ante la Entidad y recibir por derecho propio los informes correspondientes.
d) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de seguridad y salud en el trabajo debe realizar la Superintendencia de acuerdo con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgación y observancia.
e) Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales y proponer al Superintendente las medidas correctivas a que haya lugar para evitar sus ocurrencias. Evaluar los programas que se hayan realizado.
f) Visitar periódicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, máquinas, equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal en cada dependencia o sección de la entidad e informar al Grupo de Recursos Humanos a través del formato de “Actos y condiciones inseguras” sobre la existencia de factores de riesgo y sugerir las medidas correctivas y de control.
g) Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores en materia de medicina preventiva, higiene y seguridad industrial.
h) Servir como organismo de coordinación entre el representante legal y los trabajadores en la solución de los problemas relativos a la seguridad y salud en el trabajo y tramitar los reclamos de los trabajadores.
i) Solicitar periódicamente al Grupo de Recursos Humanos los informes sobre accidentalidad y enfermedades laborales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 2013 de 1986.
j) Elegir al Secretario Técnico del Comité.
k) Mantener un archivo de las actas de cada reunión y demás actividades que se desarrollen, el cual estará en cualquier momento a disposición del Superintendente, los colaboradores y las autoridades competentes.
l) Participar de las actividades de promoción, divulgación e información, sobre medicina preventiva, higiene y seguridad industrial entre el Superintendente y los colaboradores para obtener su participación en el desarrollo de los programas y actividades del Sistema de Gestión y Seguridad y Salud en el Trabajo.
m) Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los programas de seguridad y salud en el trabajo en los lugares de la entidad e informar sobre el estado de ejecución de los mismos a las autoridades de seguridad y salud en el trabajo cuando haya deficiencias en su desarrollo.
n) Recibir copias, por derecho propio, de las conclusiones sobre inspecciones e investigaciones que realicen las autoridades de Seguridad y Salud en el Trabajo.
ARTÍCULO 46. PRESIDENTE. El presidente del Comité de Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo será elegido por el Superintendente y sus funciones serán las señaladas en el artículo 12 de la Resolución 2013 del 1986 emanada por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
ARTÍCULO 47. SECRETARIO. El secretario del COPASST será elegido por los integrantes de este y ejercerá las funciones previstas en las disposiciones generales de la presente resolución y las señaladas en el artículo 13 de la Resolución 2013 de 1986, emanada del Ministerio del Trabajo y Seguridad Social.
ARTÍCULO 48. REUNIONES. El COPASST se reunirá por lo menos una vez al mes o cuando se requiera, de conformidad con el artículo 7o de la Resolución 2013 de 1986.
ARTÍCULO 49. RECURSOS. El Superintendente de Vigilancia deberá proporcionar los medios necesarios para el normal desempeño de las funciones del comité según lo establecido en los numerales D y E del artículo 14 de la Resolución 2013 de 1986. Adicionalmente, deberá estudiar las recomendaciones emanadas por el Comité y determinar la adopción de las medidas más convenientes e informar las decisiones tomadas al respecto.
COMITÉ ASESOR DE COMPRAS Y ADQUISICIONES.
ARTÍCULO 50. CONFORMACIÓN. El Comité Asesor de Compras y Adquisiciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada estará conformado por:
1. Secretario General, quien lo presidirá.
2. Asesor(a) de Despacho
3. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
4. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
5. Jefe de Control Interno con voz, pero sin voto.
6. Jefe de la dependencia que presenta la necesidad con voz, pero sin voto.
7. Coordinador Grupo de Recursos Financieros.
8. Coordinador Grupo de Contratos.
PARÁGRAFO 1o. A las reuniones del Comité Asesor de Compras y Adquisiciones de la Entidad, podrán asistir como invitados las personas que hayan servido de apoyo para la estructuración del proceso contractual en sus aspectos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, para suministrar información o ilustrar en casos específicos.
ARTÍCULO 51. Son funciones del Comité Asesor Compras y Adquisiciones, las siguientes:
a) Aprobar el Plan Anual de Adquisidores inicial para cada una de las vigencias.
b) El secretario técnico deberá informar al comité las modificaciones a las que sea sometida el Plan Anual de Adquisiciones.
c) El Comité analizará el informe de seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones con una periodicidad mensual y/o cada que se requiera.
d) El Comité analizará las necesidades de bienes y servicios presentadas a consideración por el área respectiva y el coordinador de contratos.
e) El comité realizará el análisis y la aprobación de las modificaciones, suspensiones de los contratos y convenios.
ARTÍCULO 52. REUNIONES. Las reuniones del Comité Asesor de Compras y Adquisiciones serán programadas por el Coordinador de Contratos y se realizarán cada vez que exista la necesidad de convocarlo.
PARÁGRAFO 1o. A las reuniones del Comité Asesor de Compras y Adquisiciones, podrán ser invitados los funcionarios de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que, a juicio de alguno de sus miembros, contribuyan a informar o explicar con mayor detalle los aspectos fundamentales de los temas de contratación, objeto de estudio en la sesión correspondiente.
PARÁGRAFO 2o. El Comité Asesor de Compras y Adquisiciones podrá deliberar válidamente, con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros.
ARTÍCULO 53. La Secretaría Técnica del Comité Asesor de Compras y Adquisiciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, será asumida por el Coordinador de Contratos y tendrá como funciones:
a) Levantar las actas correspondientes de cada sesión del Comité Asesor de Adquisiciones, así como recoger las firmas de los asistentes a las mismas.
b) Preparar la agenda a debatir en la sesión del Comité Asesor de Adquisiciones, y remitirla a sus integrantes por lo menos con dos (2) días hábiles de antelación, junto con la documentación que le sirva de apoyo para las decisiones a adoptar.
c) Verificar y constatar que la documentación que se allegue se ajuste a lo requerido en la agenda programada.
d) Coordinar la convocatoria a las sesiones del Comité Asesor de Adquisiciones.
e) Hacer seguimiento a las tareas surgidas en cada sesión, y anexar la documentación al expediente del proceso contractual correspondiente.
ARTÍCULO 54. Algunos aspectos generales del Comité Asesor de Compras y Adquisiciones, son los siguientes:
a) Sus miembros están sometidos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de intereses dispuestos en la ley.
b) La Entidad podrá apartarse de la recomendación dada por el Comité Asesor de Adquisiciones, previa justificación que motive la decisión.
COMITÉ DE CARTERA.
ARTÍCULO 55. De acuerdo con el artículo 2.5.6.2 del Decreto 445 del 16 de marzo de 2017, el representante legal de la entidad constituirá y reglamentará, la constitución del comité con mínimo cinco (5) servidores quienes tendrán voz y voto, tres de los cuales desempeñan los siguientes cargos:
1. Secretario(a) General, quien haga sus veces o su delegado, quien lo presidirá.
2. Asesor(a) de Despacho.
3. Coordinador Grupo de Recursos Financieros.
4. Jefe Oficina Jurídica.
5. Jefe de Control Interno con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 1o. El(la) Jefe del área que tenga delegada la función del cobro de cartera, actuará como Secretario del Comité y convocará a las reuniones. En todo caso el Comité siempre estará conformado por un número impar de miembros.
PARÁGRAFO 2o. El(la) Jefe de la Oficina de Control interno o quien haga sus veces, asistirá todas las sesiones y participará con voz, pero sin voto.
ARTÍCULO 56. La responsabilidad y competencia para realizar la depuración, el castigo de los valores y la exclusión de la gestión de los valores contables de cartera recae en el representante legal, quien para tal fin proferirá el acto administrativo que corresponda, previa recomendación del Comité de Cartera.
ARTÍCULO 57. Serán funciones del Comité de Cartera las siguientes:
a) Estudiar y evaluar si se cumple alguna o algunas de las causales señaladas en el artículo 2.5.6.3 del Decreto 445 de 2017, para considerar que una acreencia a favor de la entidad constituye cartera de imposible recaudo, de todo lo cual se dejará constancia en acta.
b) Recomendar al representante legal que se declare mediante acto administrativo una acreencia como cartera de imposible recaudo, el cual será el fundamento para castigar la cartera de la contabilidad y para dar por terminados los procesos de cobro de cartera que se hubieren iniciado.
c) Las demás funciones que le sean asignadas por el representante legal de la entidad.
ARTÍCULO 58. REUNIONES, QUÓRUM Y FUNCIONES. El Comité de Cartera se reunirá por los menos una vez cada tres (3) meses con la mitad, más uno, de sus miembros y sus decisiones serán tomadas por la mayoría simple, previa citación del Secretario del Comité. Sesionará con todos sus miembros permanentes mínimos para que exista quórum, y con sus invitados, según corresponda, y las decisiones se adoptarán por mayoría simple.
ARTÍCULO 59. ACTAS. Las decisiones de cada sesión del Comité de Cartera quedarán consignadas en actas suscritas por el Presidente y el Secretario, las cuales servirán de soporte para la suscripción por parte del funcionario competente de los actos, contratos y actuaciones administrativas a que haya lugar.
COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN Y DESEMPEÑO.
ARTÍCULO 60. Crear el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, como instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual se discutirán temas referentes a las políticas de gestión, desempeño institucional, gobierno y seguridad digital y demás componentes del modelo.
En cuanto a los comités que debe absorber el Comité Institucional de Gestión y Desempeño se encuentran: Comité de archivo, Comité de racionalización de trámites, Comité de capacitación y formación para el trabajo, Comité de incentivos, Comité de capacitación y estímulos, Comité de gobierno en línea.
ARTÍCULO 61. Adoptar, de acuerdo con la normatividad en el artículo 2.2.22.2.1 del Decreto 1499 de 2017, como políticas y desempeño institucional las siguientes:
1. Planeación Institucional
2. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público
3. Talento humano
4. Integridad
5. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción
6. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos
7. Servicio al ciudadano
8. Participación ciudadana en la gestión pública
9. Racionalización de trámites
10. Administración de Archivos y Gestión Documental
11. Gobierno Digital
12. Seguridad Digital
13. Defensa jurídica
14. Gestión del conocimiento e innovación
15. Control interno
16. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional
17. Mejora Normativa.
ARTÍCULO 62. FUNCIONES. Las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada son las siguientes:
a) Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias para la operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
b) Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
c) Proponer al Comité Sectorial de Gestión y Desempeño iniciativas que contribuyan al mejoramiento de la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
d) Presentar los informes que el Comité Sectorial de Gestión y Desempeño Institucional y los organismos de control sobre la gestión y el desempeño de la entidad.
e) Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para para facilitar la valoración interna de la gestión.
f) Asegurar la implementación y el desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de información.
g) Las demás en la relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del modelo.
h) Ejercer como Comité Interno de Archivo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.8.2.1.15 del Decreto 1080 del 2015, que lo define como instancia asesora en materia de aplicación de la Política de Administración de Archivos y Gestión documental.
i) El Comité Institucional de Gestión y Desempeño en concordancia con el artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 de 2015, deberá cumplir las funciones del Comité Interno de Archivo.
j) Tomar las decisiones requeridas al Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con el fin de articularlo al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y buscar su mejoramiento permanente para garantizar los derechos, satisfacer las necesidades y expectativas de la ciudadanía y cumplir con los requisitos legales y normativos.
k) Generar, orientar, implementar y evaluar la estrategia de gobierno y seguridad digital de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada, alineada con los Decretos 1078 de 2015 y 1008 de 2018.
l) Gestionar y apoyar la implementación de la estrategia de gobierno y seguridad digital, alineados con la planeación estratégica de la entidad.
m) Realizar seguimiento a las acciones de uso y apropiación de la estrategia de gobierno y seguridad digital al interior de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
n) Diseñar, mantener y mejorar las acciones que garanticen la participación ciudadana.
o) Aprobar y realizar el seguimiento a la implementación de la estrategia de racionalización de los trámites y servicios de la entidad.
p) Revisar el estado del sistema de gestión de seguridad de la información de la Superintendencia de Vigilancia y seguridad Privada frente a la normatividad aplicable vigente.
q) Evaluar y aprobar las políticas, estrategias, objetivos, procesos, procedimientos y metodologías específicas para gestionar la seguridad, los riesgos y los incidentes de seguridad de la información, dando cumplimiento a la política de gobierno digital.
r) Evaluar la implementación de las acciones correctivas y preventivas con base en los resultados de las auditorias y revisiones, propendiendo por la mejora continua del sistema de gestión de seguridad de la información.
s) Evaluar los impactos de cualquier decisión de inversión, adquisición, cambios o modernización de sistemas de información e infraestructura tecnológica en la entidad, minimizando riesgos asociados.
t) Analizar los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial de la situación de la Entidad con respecto a la seguridad vial y formular la hoja de ruta a seguir, conducente a reforzar los aspectos favorables encontrados, mitigar los riesgos y diseñar acciones para garantizar un cambio de actitud en los diversos actores de la movilidad en la Supervigilancia
u) Identificar los factores de riesgo correspondientes a la seguridad vial y establecer un plan de acción personalizado para cada uno de ellos.
v) Presentar y determinar los programas de capacitación y/o sensibilización a desarrollar con los distintos actores sobre la seguridad vial.
w) Formular acciones que propendan por la integridad y bienestar de los colaborado-res y minimice los riesgos de un accidente de tránsito.
x) Brindar capacitación en materia de seguridad vial a los conductores, servidores y colaboradores de la entidad.
y) Formular campañas y acciones de prevención sobre seguridad vial a desarrollar durante todo el año.
z) Establecer el cronograma de las diversas actividades a ejecutar para el cumplimiento del Plan Estratégico de Seguridad Vial de la entidad y hacer el respectivo seguimiento.
aa) Elaborar informes periódicos para el Ministerio de Transporte, organismo de tránsito u otros interesados, que den cuenta de los programas, las acciones adelantadas y por ejecutar, analizando el impacto, costo-beneficio y aporte en la generación de hábitos, comportamientos y conductas favorables a la seguridad vial del país
bb) Definir la visión, los objetivos y alcances del Plan Estratégico de Seguridad Vial para la Supervigilancia, acorde con los mínimos establecidos por la autoridad correspondiente.
PARÁGRAFO. La participación del presente Comité no exonera a cada una de las dependencias del cumplimiento de las funciones legalmente asignadas y los informes de gestión que desarrollen, estos serán insumos necesarios para la evaluación y el seguimiento que se realizará a través de las reuniones que ejecuta el comité.
ARTÍCULO 63. CONFORMACIÓN. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada estará integrado por servidores públicos del nivel directivo o asesor o por quien designe el Superintendente:
1. Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado.
2. Secretario(a) General.
3. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quién actuará como Secretario(a) Técnico(a).
4. Superintendente Delegado(a) para la Operación o su delegado.
5. El Superintendente Delegado(a) para el Control o su delegado.
6. Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
7. Jefe de la Oficina de Informática y Sistemas.
PARÁGRAFO. 1o. La delegación de los superintendentes delegados se realizará mediante correo electrónico dirigida a la Secretaria Técnica del Comité; El Secretario General, los jefes de la Oficina y jefes de Oficinas Asesoras no podrán delegar su función en ningún funcionario.
PARÁGRAFO. 2o. Concurrirá con voz, pero sin voto, el jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, así como los servidores públicos que por su condición jerárquica y funcional sean convocados, de acuerdo con el asunto a tratar.
PARÁGRAFO 3o. Concurrirá con voz y voto el Coordinador del Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia, conforme al artículo 2.8.1.2.1.15. del Decreto 1080 de 2015.
PARÁGRAFO 4o. La asistencia al Comité Integrado de Gestión y Mejora por parte de sus integrantes será de carácter obligatorio.
PARÁGRAFO 5o. El oficial de seguridad de la información o quien haga sus veces, podrá asistir cuando el Comité se reúna con el propósito de tratar temas de seguridad digital y de la información o relacionadas con estas.
PARÁGRAFO 6o. A las reuniones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad, serán convocados los líderes y Coordinadores responsables de la implementación de las políticas del Modelo Integrado de Gestión y Desempeño de acuerdo al artículo 61 de la presente resolución o los que tengan a cargo la ejecución de Sistema de Gestión que la entidad implemente.
ARTÍCULO 64. La secretaria técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, tendrá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día.
2. Citar a las sesiones a los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
3. Levantar el acta de cada reunión y someterla a consideración por los miembros del comité para su aprobación.
4. Compilar los documentos que deberán enviarse al Comité y verificar los soportes de estos.
5. Organizar, actualizar y archivar los documentos del Comité.
6. Verificar las decisiones adoptadas por el Comité.
7. Hacer seguimiento a los compromisos establecidos en sesiones anteriores.
8. Realizar el seguimiento del cumplimiento de las decisiones que se adopten.
9. Presentar y remitir los informes y requerimientos respectivos.
ARTÍCULO 65. REUNIONES. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño se reunirá ordinariamente por lo menos una vez cada tres (3) meses con la mitad, más uno, de sus miembros y sus decisiones serán tomadas por la mayoría simple, pero podrá reunirse extraordinariamente cada vez que sea necesario. A dichas reuniones podrán asistir como invitadas las personas que se consideren necesarias de acuerdo a los asuntos a debatir.
PARÁGRAFO. Las reuniones del Comité se llevarán a cabo por regla general, de manera presencial, sin embargo, se podrán celebrar reuniones no presenciales, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir los temas sometidos a su consideración por cualquier medio.
ARTÍCULO 66. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1499 de 2017, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad, sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y que no sean obligatorios por mandato legal.
COMITÉ ASESOR DE EVALUACIÓN DE SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA.
1. El Ministro de Defensa Nacional quien lo presidirá o su delegado.
2. El Director General de la Policía Nacional o su delegado
3. El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada.
4. El Director del Departamento de Control Comercio de Armas, Municiones y Explosivos, o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO. El Secretario General de la Superintendencia, o quien haga sus veces, actuará como Secretario del Comité Asesor de Vigilancia y Seguridad Privada.
a) Recomendar los criterios que se deben aplicar para los estudios de las solicitudes que en desarrollo de la ley formulen los vigilados a la Superintendencia.
b) Recomendar los criterios que la Superintendencia debe aplicar para la imposición de sanciones y medidas a las personas naturales o jurídicas no sujetas a la vigilancia de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada que realicen actividades propias de los vigilados.
c) Recomendar los criterios que la Superintendencia debe aplicar para la imposición de sanciones y medidas a los vigilados que incurran en causal de sanción.
d) Efectuar recomendaciones con base en los estudios adelantados por la Superintendencia sobre los aspectos técnicos u operativos de los servicios de vigilancia y seguridad privada, efectuados por solicitud del Ministro de Defensa o su delegado o por iniciativa del Superintendente.
e) Expedir su propio reglamento de funcionamiento.
ARTÍCULO 69. CONVOCATORIAS. El Comité se reunirá por lo menos una vez al semestre.
ARTÍCULO 71. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. La composición y funciones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
COMITÉ DE APROBACIÓN DE REBAJAS.
<Capítulo adicionado por la Resolución 1300041387 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>
ARTÍCULO 3o. OBJETO. Constituir en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada el Comité de aprobación de rebajas como un organismo transitorio asesor para el estudio y análisis de la viabilidad de otorgar rebajas de sanciones, intereses y capital, que corresponden a deudas insolutas de empresas afectadas por las causas que motivaron la declaratoria de Emergencia, Social y Ecológica de que trata el Decreto 417 del 17 de marzo de 2020, que sean admitidos en procesos de insolvencia con fundamento en el parágrafo 3 del artículo 5o del Decreto Legislativo 560 de 2020, reglamentado por el Decreto 939 de 2021.
PARÁGRAFO. El Comité de aprobación de rebajas sesionará de manera ordinaria con el fin de analizar, hacer las observaciones pertinentes y aprobar o negar las solicitudes de rebajas presentados antes del 15 de abril de 2022, que se encuentren debidamente soportadas y de forma extraordinaria si el servicio lo amerita.
ARTÍCULO 4o. Conformación del Comité:
El Comité estará integrado por:
1. El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
4. El Coordinador del Grupo de Recursos Financieros o su delegado. En caso de no existir coordinador, el Secretario General designará un profesional del área, quien participará sin derecho a voto.
PARÁGRAFO. Los miembros del Comité asistirán obligatoriamente a las sesiones, y podrán asistir como invitadas las personas que a juicio de sus miembros puedan contribuir e informar, o dar claridad a los temas a tratar en la respectiva sesión.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. El Comité de Rebajas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, tendrá las siguientes funciones:
1. Analizar, hacer las observaciones pertinentes y decidir respecto a la recomendación presentada por la Secretaría Técnica del Comité, previo estudio entre la oficina asesora jurídica y el grupo de recursos financieros sobre las solicitudes de acreencias por concepto de sanciones, intereses y capital, sobre obligaciones, que administre la entidad, y que corresponden a deudas insolutas de empresas afectadas por las causas que motivaron la declaratoria de Emergencia, Social y Ecológica, que contenga las causas de la reorganización o proceso de insolvencia de las empresas que pretendan ser beneficiarias de la rebaja de acreencias por concepto de sanciones, intereses y capital sobre obligaciones que administre la entidad a fin de determinar si corresponden a las causas dispuestas por el Decreto 560 de 2020, y su decreto reglamentario 939 de 2021 que estén debidamente soportadas.
2. Sesionar el número de veces de acuerdo con los requerimientos de la Secretaría Técnica.
ARTÍCULO 6o. SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y REUNIONES. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el jefe de la oficina asesora jurídica, quien convocará a reunión, levantará las actas de reunión, que serán firmadas por el Presidente y Secretario Técnico del Comité. Igualmente llevará el archivo del comité, con los debidos soportes documentales.
El Comité de rebajas se reunirá de acuerdo con la necesidad institucional.
COMITÉ DE MEJORA NORMATIVA.
<Capítulo adicionado por la Resolución 1300041387 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>
ARTÍCULO 7o. OBJETO. El Comité de mejora normativa, se crea como una instancia interna a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con carácter permanente, teniendo como objetivo dar aplicación y desarrollo a la política de mejora normativa, promoviendo el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, con el fin de lograr que las normas expedidas por la Rama ejecutiva del poder público, tanto de orden nacional como territorial, se ajusten a los parámetros de calidad técnica y jurídica, resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples, para el fortalecimiento de la seguridad jurídica.
ARTÍCULO 8o. CONFORMACIÓN. El Comité de mejora normativa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, quedará integrado por los siguientes miembros quienes tendrán derecho a voz y voto:
1. El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
PARÁGRAFO 1o. Los miembros del Comité de Mejora Normativa deberán pertenecer a los niveles directivo o asesor que tengan a su cargo funciones relacionadas con la producción y mejora normativa en la respectiva entidad.
PARÁGRAFO 2o. A discrecionalidad de los integrantes del Comité de Mejora Normativa, se podrá invitar a sus reuniones a los funcionarios que requieran, y delegados de otras entidades públicas, representantes del sector privado, académicos y demás personas que considere idóneas, cuando lo exijan los temas a tratar.
ARTÍCULO 9o. FUNCIONES. El Comité de mejora normativa de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, tendrá las siguientes funciones:
1. Proponer lineamientos y herramientas técnicas, metodológicas o procedimentales en materia de análisis de impacto normativo, racionalización, simplificación, calidad normativa, fortalecimiento de las capacidades institucionales para la producción normativa y divulgación del ordenamiento jurídico.
2. Contribuir a la apropiación de las herramientas de la Política de Mejora Normativa, por parte de la entidad.
3. Proponer mecanismos y acciones para la capacitación de la Administración pública en relación a la implementación de la Política de Mejora Normativa y del componente de seguridad jurídica.
4. Recomendar mecanismos para promover y divulgar los beneficios de la Política de Mejora Normativa y del componente de seguridad jurídica.
5. Realizar seguimiento al cumplimiento de los estándares y herramientas definidas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para el análisis del impacto normativo, la consulta pública, la racionalización, la simplificación, la calidad y la transparencia normativa.
6. Recomendar estrategias de mejora para la producción normativa en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
8. Generar espacios académicos de debate en relación con las estrategias de análisis de impacto, racionalización, simplificación y calidad normativa con las entidades que integran las Ramas del Poder Público, entidades territoriales, entidades del sector privado, la academia y la sociedad civil.
9. Las demás que sean señaladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
ARTÍCULO 10. SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y REUNIONES.
La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por el funcionario designado para la administración del administrador E-kogui, o el que haga sus veces, quien realizará la convocatoria a reunión, las actas de reuniones que serán firmadas por el Presidente y Secretario del Comité, y su secretario tendrá la responsabilidad de la conservación del archivo.
El Comité sesionará en forma ordinaria cada tres (3) meses, previa convocatoria que se realiza vía correo electrónico y de forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo ameriten.
COMITÉ TÉCNICO DE BAJA DE BIENES.
<Capítulo adicionado por la Resolución 1300041387 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:>
ARTÍCULO 11. OBJETO. De conformidad con la normativa aplicable y vigente el Comité Técnico de Baja de Bienes, el cual funge como instancia interna para que asesore y recomiende al Secretario General de la entidad, como ordenador del gasto, sobre las decisiones relacionadas con la baja de bienes muebles e inmuebles que, por razón de obsolescencia, deterioro, avería, rotura, destrucción o cualquier otro motivo que impida el uso para el cual hayan sido adquiridos y que se haga imposible su recuperación.
Se crea como una instancia interna de carácter permanente la cual actúa como asesor de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que emitirá recomendaciones sobre la destinación más conveniente para aquellos bienes muebles e inmuebles que, por razón de obsolescencia, deterioro, avería, rotura, destrucción o cualquier otro motivo que impida el uso para el cual hayan sido adquiridos y que se haga imposible su recuperación, se hayan dado de baja.
ARTÍCULO 12. CONFORMACIÓN. El Comité Técnico de baja de bienes de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, quedará integrado de la siguiente manera:
1. El Secretario General, quien lo presidirá.
2. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.
4. El Jefe de la Oficina Asesora de control interno.
5. El Jefe de la Oficina de Informática y Sistemas.
6. El Coordinador del proceso de Gestión Administrativa - Grupo de recursos físicos, o el profesional del área designado por el Secretario General.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina de Control Interno y el Coordinador del proceso de Gestión Administrativa - Grupo de recursos físicos, o quien haga sus veces tendrá únicamente derecho a voz, los demás miembros del comité tendrán derecho a voz y voto.
ARTÍCULO 13. FUNCIONES. El Comité Técnico de baja de bienes de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, tendrá las siguientes funciones:
1. Revisar el inventario general de activos de la entidad, el seguimiento y clasificación de los elementos que por su estado y condición sean susceptibles de baja, ya sea de bienes servibles que ya no se requieren para el normal desarrollo de las actividades de la administración o inservibles por su desgaste, deterioro, obsolescencia física, etc.
2. Revisar la clasificación de los bienes objeto de baja de acuerdo con sus características y recomendar el mecanismo por el cual se les cambiará su destinación.
3. Efectuar las recomendaciones que considere pertinentes para que las diferentes dependencias contribuyan con el Comité en la baja de los bienes que no requieran para su normal funcionamiento o que sean inservibles u obsoletos, o que se pretendan reemplazar por otros de tecnología más avanzada.
4. Establecer los mecanismos de evaluación para la baja de bienes de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
5. Requerir informes específicos a los funcionarios de la entidad que tengan bajo su custodia y responsabilidad bienes, sobre sus antecedentes de adquisición, uso, mantenimiento, con el fin de formarse un criterio objetivo de sus recomendaciones.
6. Evaluar las propuestas de destinación presentadas para los bienes muebles objeto de baja, de acuerdo con las actividades establecidas por la Entidad.
7. Revisar que bajo mecanismos idóneos se haya realizado la estimación económica de los bienes objeto de baja, a fin de fijar las cuantías contables que pueden conceptuar y certificar el valor de estos.
8. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles o no utilizables de la Entidad, previo concepto basado en la certificación técnica y financiera del bien.
9. Presentar informe escrito al Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada sobre sus decisiones.
ARTÍCULO 14. SECRETARÍA TÉCNICA, ACTAS Y REUNIONES. El Secretario Técnico del Comité de bajas, será el Coordinador del proceso de Gestión Administrativa - recursos físicos, o al funcionario que delegue el Secretario General, quien deberá cumplir con las funciones previstas en las disposiciones generales de la presente resolución y realizar las actas, las cuales serán firmadas por el presidente y Secretario del Comité. Igualmente deberá llevar el archivo del Comité.
El Comité de bajas se reunirá mínimo una vez al año, o cuando la necesidad institucional lo amerite.
ARTÍCULO 72. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga aquellas que le sean contrarias, en especial la Resolución número 20181210069057 de 2018.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 20 de febrero de 2020.
El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
Orlando A. Clavijo Clavijo.