Resolución 45 de 2017 SSF

RESOLUCIÓN 45 DE 2017

(febrero 3)

Diario Oficial No. 50.150 de 17 de febrero de 2017

SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO FAMILIAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020>

Por medio de la cual se adecúa el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados.

LA SUPERINTENDENTE DEL SUBSIDIO FAMILIAR,

en uso de las atribuciones que le confiere la ley, en especial de las contenidas en el Decreto ley 2150 de 1992, la Ley 789 de 2002, el Decreto 2595 de 2012, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y

CONSIDERANDO QUE:

El artículo 1.2.1.4.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, señala: “La Superintendencia del Subsidio Familiar es una entidad adscrita al Ministerio de Trabajo, que tiene a su cargo la supervisión de las cajas de compensación familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley”.

El numeral 6 del artículo 7o del Decreto ley 2150 de 1992, en concordancia con el numeral 3 del artículo 5o del Decreto 2595 de 2012, establece que la Superintendencia del Subsidio Familiar debe “Ejercer el control administrativo financiero y contable sobre las Cajas de Compensación Familiar y las demás entidades que estas constituyan, administren o participen, como asociadas o accionistas, con relación a la prestación de los servicios sociales a su cargo”.

Que es función de la Superintendencia del Subsidio Familiar, practicar visitas de inspección, de acuerdo con lo señalado en el numeral 13 del artículo 2o del Decreto 2595 de 2012: “(…) practicar visitas de inspección a las entidades vigiladas con el fin de obtener un conocimiento integral de su situación financiera, del manejo de los negocios, o de aspectos especiales que se requieran, para lo cual se podrán recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos y adelantar las investigaciones a que haya lugar (…)”.

El numeral 21 del artículo 5o del Decreto 2595 de 2012, asigna al Superintendente del Subsidio Familiar la facultad de: “(…) ordenar la práctica de visitas especiales u ordinarias a las entidades vigiladas, así como la práctica de investigaciones administrativas (…)”.

En concordancia con el numeral 23 del artículo 13 del Decreto 2595 de 2012, que le ordena a la Superintendencia Delegada para la Gestión ejercer la inspección, vigilancia y control de los sujetos del ámbito de su competencia, para lo cual se podrá realizar visitas, recibir declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de pruebas legalmente admitidos.

Al evaluar la gestión de las Cajas de Compensación Familiar, la Superintendencia del Subsidio Familiar podrá ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control, de acuerdo con los sistemas de control establecidos y las demás herramientas que tenga a disposición.

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.7.7.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, las visitas que practique la Superintendencia del Subsidio Familiar en cumplimiento de las funciones de inspección y vigilancia a los entes vigilados, podrán ser ordinarias y especiales.

Las visitas ordinarias serán aquellas que de manera regular efectúe la Superintendencia para verificar el adecuado funcionamiento de las entidades vigiladas y la sujeción de sus planes y programas al marco legal establecido para tal fin; y las visitas especiales se realizarán para verificar aspectos específicos de los programas o de la administración de las Cajas de Compensación Familiar.

En razón a que el control administrativo, financiero-contable y las visitas ordinarias deben realizarse de manera regular y bajo el imperativo de hacer mejores prácticas de inspección del Sistema del Subsidio Familiar, es necesaria la generación de adecuadas metodologías que optimicen y hagan más eficiente el trabajo misional y estandaricen la presentación de informes de visita a los Entes Vigilados.

El citado Decreto 2595 de 2012, señala las funciones que cada una de las Delegadas deben desarrollar para el cumplimiento de los objetivos de la Superintendencia del Subsidio Familiar, contexto bajo el cual se han documentado los procedimientos modificados en esta resolución.

Con fundamento en las anteriores consideraciones, la Superintendencia del Subsidio Familiar requiere modificar el procedimiento relacionado con Visitas a los Entes Vigilados, adoptado mediante la Resolución número 070 de 2016.

Por lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. DE LAS VISITAS A ENTES VIGILADOS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> En la búsqueda de mejores prácticas asociadas al marco de las funciones de Inspección y Vigilancia a las Cajas de Compensación Familiar, otorgadas legalmente a la Superintendencia del Subsidio Familiar, a partir de la presente resolución el proceso “Programación, planeación, ejecución y seguimiento de visitas a Entes Vigilados”, se denominará “Visitas a Entes Vigilados”.

ARTÍCULO 2o. DEL PROCESO DE VISITAS A ENTES VIGILADOS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> El proceso “Visitas a Entes Vigilados”, está caracterizado en el sistema integrado de gestión y específicamente en el ciclo PHVA: Planear, Hacer, Verificar y Actuar, así:

Planear: Actividades relacionadas con la programación de Cajas de Compensación Familiar a visitar, ordenación de visita, integración de los grupos y planeación de las visitas ordenadas. Programar con eficiencia y eficacia los puntos a verificar en el desarrollo normal desde el punto de vista administrativo, legal, de gestión, financiero contable, control interno, y los objetivos y resultados propuestos por el Gobierno Nacional y las mismas Cajas de Compensación Familiar.

Hacer: Desarrollar las actividades propuestas en la planeación de la visita, y todas aquellas adicionales que se generen, con el objeto de comprobar que la gestión desarrollada por la Caja de Compensación Familiar se ejecute con eficiencia y eficacia acorde con la normatividad vigente.

Verificar: Son las diferentes actividades encaminadas a comprobar conforme a la ley, la eficiencia y eficacia de la ejecución de los recursos en el desarrollo de los servicios y programas que desarrollan las Cajas de Compensación Familiar.

Verificar los términos y hacer el seguimiento, validar los informes de ejecución frente al cumplimiento y efectividad de los Planes de Mejoramiento resultantes de las visitas realizadas.

Actuar: Establecer e implementar acciones preventivas y correctivas para la mejora del desempeño en la programación y realización de visitas ordinarias y especiales, y en general, cualquier actividad de planear, hacer o verificar.

ARTÍCULO 3o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> El proceso “Visitas a Entes Vigilados”, tendrá por objetivo adoptar el procedimiento eficiente y eficaz en la práctica de visitas a Entes Vigilados, en las diferentes etapas de planeación, preparación administrativa, ejecución, elaboración de informes, aprobación y seguimiento a los planes de mejoramiento, que conduzcan a:

1. Evaluar el estado general del Ente Vigilado, de manera que mediante el Plan de Trabajo se llegue a la consecución de resultados que permitan establecer si los recursos humanos, físicos, financieros, tecnológicos y otros, utilizados por las Cajas de Compensación Familiar, se manejan de forma eficiente, eficaz y transparente de acuerdo con la normatividad vigente.

2. Verificar que la ejecución de los recursos, en la prestación de los servicios y desarrollo de los programas se ejecuten conforme a la ley con eficiencia y eficacia.

3. Velar porque las políticas y objetivos propuestos por el Gobierno Nacional se cumplan de acuerdo con la normatividad correspondiente.

4. Efectuar el seguimiento al cumplimiento y efectividad de los Planes de Mejoramiento producto de las visitas realizadas.

ARTÍCULO 4o. DE LA INDEPENDENCIA DEL EQUIPO COMISIONADO, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES Y SUPERINTENDENTES DELEGADOS. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> Los funcionarios del equipo comisionado, directores de dependencia, jefes de oficina, superintendentes delegados y demás actores dentro del desarrollo de la visita, deberán mantener la independencia, imparcialidad y objetividad en los informes de visita, planes de mejoramiento, y demás actuaciones que se generen en el desarrollo de la visita.

De conformidad con lo señalado, en el artículo 2.2.7.7.9 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, para integrar la comisión de visitadores, la Superintendencia tendrá en cuenta la aptitud e idoneidad profesional de los funcionarios para analizar y decidir sobre los asuntos materia de la visita, de manera que lo que se incorpore en cada informe sea responsabilidad de cada profesional, ya que es él quien realiza la tarea en campo y verifica la información que soporta el informe.

En caso de que a un funcionario que participe en cualquier rol dentro del proceso de visita le asistan causales de impedimento, deberá declarar esta situación ante el Superintendente Delegado para la Gestión mediante comunicación escrita y debidamente justificada, el día hábil siguiente a la comunicación de designación a la comisión de servicios. En caso de presentarse esta situación, el Superintendente Delegado para la Gestión deberá decidir el día hábil siguiente mediante comunicación dirigida al funcionario.

Cuando el impedimento se presenta en un Superintendente Delegado, el Superintendente del Subsidio Familiar deberá asignar las funciones a otro funcionario del mismo nivel jerárquico.

ARTÍCULO 5o. ALCANCE. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> El procedimiento de “Visitas a Entes Vigilados”, aplica para toda visita ordinaria, ordenada por la Superintendencia del Subsidio Familiar y realizada por sus comisionados. Incluye todos los aspectos relacionados con la programación, planeación y ejecución de las visitas; elaboración, presentación y sustentación de informes; y análisis y evaluación del informe de visita; hasta el seguimiento con informes a los Planes de Mejoramiento de cada una de las Cajas de Compensación Familiar y las acciones de mejora requeridas para la realización del proceso.

ARTÍCULO 6o. PROCEDIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> El siguiente cuadro describe los términos generales para llevar a cabo el procedimiento de visitas ordinarias, los cuales deberán ser ajustados en el manual de procesos y procedimientos de la entidad, ubicado en la herramienta Isolución o la que haga sus veces, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación, en un término no superior a un (1) mes contado a partir de la expedición de la presente resolución y deberá implementarse todo el proceso contenido en esta resolución en el aplicativo de Visitas a Entes Vigilados:

ACTIVIDAD	DESARROLLO	PRODUCTO
1. Elaboración del Plan Anual de Visitas PAV.	El Superintendente Delegado para la Gestión, el Director para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar y el Director de Gestión Financiera y Contable, presentarán el Plan Anual de Visitas al Superintendente del Subsidio Familiar antes del 30 de enero de la respectiva vigencia. Matriz de programación que comprende las Cajas de Compensación Familiar que serán objeto de visita, período, equipo interdisciplinario que la conformará, cálculos de: valores de viáticos y gastos de transporte, tiempos para trabajo de campo, informes preliminares, contradicciones a informes preliminares, informes definitivos, traslados de hallazgos a Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales y suscripción de planes de mejoramiento. El Plan Anual de Visitas podrá modificarse cuando se requiera a juicio del Superintendente del Subsidio Familiar. Una vez aprobado por el Superintendente del Subsidio Familiar el Plan Anual de Visitas, será remitido a la Secretaría General para los trámites administrativos correspondientes.	Plan Anual de visitas.
2. Trámites administrativos para desarrollo de la comisión de servicios.	Para la práctica de una visita, el Superintendente Delegado para la Gestión, solicitará autorización al Superintendente del Subsidio Familiar. Una vez autorizada la visita por parte del Superintendente del Subsidio Familiar, el Superintendente Delegado para la Gestión comunicará a los comisionados y a la Secretaría General la autorización, para los trámites administrativos correspondientes.	Memorando solicitud visita.
3. Elaboración del Plan de Trabajo para Visita Ordinaria.	Una vez autorizada la comisión de servicios por el Superintendente, la Delegada para la Gestión comunicará la designación de la visita a los funcionarios del equipo comisionado, quienes contarán con un término como mínimo de tres (3) días hábiles para planear la visita y elaborar el respectivo Plan de Trabajo. El Plan de Trabajo deberá ser aprobado y revisado por los dos Directores, en lo que corresponda a su competencia, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega del documento por parte del equipo comisionado, para lo cual tendrán en cuenta la información y análisis financiero contable y de gestión de cada Caja de Compensación Familiar y el artículo décimo primero de la presente resolución. En el Plan de Trabajo se establecen los objetivos y alcance de la visita, el cual comprende: 1. Conocimiento del ente sujeto de control. 2. Estrategia de visita (como desarrollar la visita en campo). 3. Objetivos. 4. El alcance de la visita. 5. Criterios técnicos de evaluación. 6. Cronograma de actividades para las fases de ejecución de la visita e informes. 7. Asignación de responsables por actividad. 8. Informes de visitas anteriores. 9. Plan de Mejoramiento aprobado por la Superintendencia. 10. Informes de seguimiento y/o avances de los planes de mejoramiento, certificados por el Revisor Fiscal de la Caja de Compensación Familiar. 11. Información de gestión financiera y contable de la Caja de Compensación Familiar, analizada por la Dirección de Gestión Financiera y Contable. 12. Informes de gestión trimestral de la Caja de Compensación Familiar, analizada por la Dirección para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar. 13. Información sobre los servicios o unidades de negocio que prestan las Cajas de Compensación Familiar. 14. Seguimiento a los proyectos de inversión en ejecución. 15. Seguimiento a los servicios y programas sociales prestados por las Cajas de Compensación Familiar. 16. Revisión y verificación de las estadísticas oficiales de la Superintendencia del Subsidio Familiar frente a lo reportado por las Cajas de Compensación Familiar en el aplicativo que para el efecto haya dispuesto esta Superintendencia. 17. Tener en cuenta las quejas allegadas a la Superintendencia del Subsidio Familiar, relacionadas con los servicios, programas y proyectos de la Caja de Compensación Familiar. 18. Demás documentos relevantes relacionados con la Caja de Compensación Familiar a visitar. En el ejercicio de las funciones de vigilancia se podrán aplicar sistemas de control establecidos, como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, y la evaluación del control interno, entre otros.	Elaboración y aprobación del Plan de Trabajo
ACTIVIDAD	DESARROLLO	PRODUCTO
4. Comunicación al Ente Vigilado de la visita a practicar.	El Superintendente Delegado para la Gestión, remitirá un oficio al representante legal de la Caja de Compensación Familiar a visitar, con copia al Revisor Fiscal, a través de la herramienta de gestión documental y/o correo electrónico de la Superintendencia, como mínimo con tres (3) días de antelación a la visita, en el que informará el tipo de visita que se adelantará, periodo de la comisión, nombres de los funcionarios comisionados, coordinador, y si se hace necesario, se solicitará información adicional a la que se encuentra en la entidad para que sea enviada con anterioridad.	Oficio al representante legal del Ente Vigilado.
5. Instalación de la visita Ordinaria.	De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.7.7.10 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, para la práctica de las Visitas a los Entes Vigilados por la Superintendencia del Subsidio Familiar, los funcionarios comisionados se presentarán en horas hábiles ante el representante legal de la entidad, darán a conocer el objeto de su comisión y elaborarán acta de instalación. Los funcionarios comisionados podrán solicitar al representante legal del Ente Vigilado o a quien se delegue para el efecto en forma expresa, autorización para ingresar al sistema de información de la Caja de Compensación Familiar, en modo consulta. Todos los requerimientos, deberán reposar en la carpeta física y digital de la visita, de acuerdo con los aspectos verificados. En la instalación de la visita el Director Administrativo realizará una exposición de los temas solicitados en el oficio enviado previo a la práctica de la visita. La instalación tendrá un máximo de duración de una hora.	Acta de instalación
6. Ejecución de la visita	La fase de ejecución es la parte central de la visita, en ella se recauda y verifica la información, y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para sustentar el contenido del informe. Recibo y análisis de la documentación solicitada. El equipo comisionado dará inicio con el estudio de la documentación y/o información solicitada, dentro del ámbito de sus competencias y de conformidad con el Plan de Trabajo. Al estudiar los hechos frente al ordenamiento jurídico, el visitador debe efectuar un estudio objetivo de la evidencia e indagar los diferentes efectos que la presunta inobservancia de la norma le acarrea a la corporación. (Administrativos, de control, operativos, financieros, legales, entre otros). Frente al manual de funciones se hace necesario dejar claro en el informe, quién o quiénes tenían la función o responsabilidad que posiblemente no se cumplió, o se cumplió de manera diferente a la contemplada en la normatividad. Le corresponde a la Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, calificar y establecer los eventuales cargos. Las observaciones y/o recomendaciones pueden identificar una oportunidad de mejora (Plan de Mejoramiento). El numeral 14 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002, faculta a la Superintendencia del Subsidio Familiar para que en la práctica de visitas de inspección a las entidades vigiladas, pueda “(…) recepcionar declaraciones, allegar documentos y utilizar los demás medios de prueba legalmente admitidos (…)”. El informe de visita debe proporcionar un registro completo de la visita, preciso, conciso y claro. Hacer referencia de los objetivos de la visita, el alcance, la identificación del coordinador y de los miembros del equipo visitador, las fechas y lugares donde se realizaron las actividades in situ, los criterios y las conclusiones de la visita. Papeles de Trabajo Registra la planeación, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos aplicados por el visitador y los resultados y conclusiones extraídas a la evidencia obtenida. Se utilizan para controlar el progreso del trabajo realizado para respaldar la opinión del visitador. Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por datos conservados en papel, medios electrónicos u otros medios legalmente aceptados. Constituyen un archivo que respalda el trabajo efectuado por el visitador, por lo tanto deben ser preparados cuidadosamente, claros, sencillos, y concisos, convirtiéndose en un conjunto organizado de documentos. Contenido de los Papeles de Trabajo La planeación, recopilación de información básica, evidencias válidas y suficientes de los trabajos de visita realizados. Todo documento es un papel de trabajo que permiten evidenciar el trabajo realizado, facilita su supervisión y respalda las observaciones o recomendaciones del visitador para poder ser consideradas en el informe. Para la preparación de buenos papeles de trabajo, los visitadores deben ordenarlos, foliarlos y referenciarlos adecuadamente, su tratamiento debe ser integral y completo, indicar los hechos, su evaluación y conclusión sobre los mismos, cumplir el fin para el cual fue diseñado, las anotaciones deben ser claras y concisas, y deben estar completamente terminados.	Papeles de trabajo
ACTIVIDAD	DESARROLLO	PRODUCTO
7. Solicitud de información complementaria.	Durante la práctica de la visita se podrá solicitar información adicional que sea requerida y debe ser solicitada por el coordinador de la visita. Los entes sujetos de control por la Superintendencia del Subsidio Familiar prestarán la debida colaboración para la práctica de las visitas. Las copias de la documentación que sean procedentes anexar al expediente, deberán ser solicitadas formalmente al representante legal de la entidad visitada o a la persona asignada por la Caja de Compensación Familiar para atender la visita, quienes no podrán negarse a suministrarlas. En caso de negarse, se levantará acta como prueba de esa situación, y se dará cuenta en el informe con el fin de que la Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, inicie las investigaciones a que haya lugar.	Oficios de requerimientos adicionales.
8. Reunión de terminación de visita en sitio.	El coordinador de la visita y el equipo comisionado una vez terminada la visita ordinaria, celebrarán reunión con el representante legal del Ente Vigilado y/o el personal que delegue para tal efecto, se levantará acta de la reunión, en la cual se podrán plasmar los aspectos relevantes durante el desarrollo de la visita, dejar las constancias y demás pormenores pertinentes de lo realizado. Una copia de la misma deberá ser entregada al representante de la Caja de Compensación Familiar. Al terminar la visita en sitio, el coordinador de la visita solicitará al grupo directivo de la Caja de Compensación Familiar, el diligenciamiento de la encuesta diseñada por la Oficina Asesora de Planeación, la cual deberá entregarse a la Delegada para la Gestión quien dará traslado de las mismas a la Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia.	Acta de reunión de terminación de visita en sitio.
9. Elaboración, y aprobación del Informe Preliminar de Visita Ordinaria.	El coordinador de la visita y el equipo de trabajo comisionado, estudiarán las observaciones y/o recomendaciones, validarán la evidencia y construirán integralmente los pronunciamientos sobre los aspectos verificados en campo. Cada comisionado responderá por el contenido de su informe y será el único responsable del mismo (por acción u omisión), de acuerdo con el aspecto revisado y analizado durante la visita. El informe preliminar contendrá el resultado de la visita de inspección, debe ser redactado en letra Arial 11, a un 1.0 espacio interlineado, ser preciso, conciso, objetivo, soportado mediante pruebas pertinentes, contundentes y conducentes, dicho informe debe contener como mínimo lo siguiente: -- Nombre del Ente Vigilado y del representante legal. -- Relación del acto administrativo que ordena la visita. -- Nombre de los funcionarios comisionados. -- Tabla de contenido. -- Períodos revisados. -- Los hechos examinados. -- La documentación incorporada. -- Contenido con los análisis de las respectivas áreas visitadas. En caso de constituirse una observación y/o recomendación, el comisionado debe identificar las líneas de autoridad y responsabilidad de acuerdo con el manual de funciones del Ente Vigilado, para personalizar la presunta inobservancia a la norma. Cuando las circunstancias particulares de un informe preliminar lo ameriten, dada su complejidad, el coordinador de la visita y el equipo comisionado, solicitará al Superintendente Delegado para la Gestión la conformación de una Mesa de Trabajo con funcionarios expertos en la Superintendencia. El equipo comisionado contará con ocho (8) días hábiles, a partir del término de la visita en sitio para presentar el informe preliminar para revisión y aprobación del Director de Gestión Financiera y Contable, el Director para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar y el Superintendente Delegado para la Gestión. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la presentación del informe preliminar, el Superintendente Delegado para la Gestión, el Director para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar y el Director de Gestión Financiera y Contable, estudiarán y aprobarán el informe preliminar de visita.	Informe Preliminar de Visita.
ACTIVIDAD	DESARROLLO	PRODUCTO
10. Envío de Informe Preliminar	Una vez aprobado el informe preliminar dentro de los términos antes señalados, el coordinador de la visita proyectará para revisión de los dos (2) Directores y firma del Superintendente Delegado y enviará a través de la herramienta de gestión documental y/o correo electrónico un oficio en el que comunica al representante legal del Ente Vigilado el informe preliminar de visita, el cual se adjunta firmado por el equipo comisionado, con el fin de que ejerza su derecho de contradicción dentro del proceso de visitas, presente los argumentos y/o soportes que considere necesarios.	Oficio remisorio de Informe Preliminar. Informe Preliminar firmado.
11. Respuesta del Ente Vigilado al Informe Preliminar	El Ente Vigilado, contará con un término de cinco (5) días hábiles improrrogables a partir del recibo del informe a través de la herramienta de gestión documental y/o correo electrónico para dar respuesta al Informe Preliminar. Sin embargo, en el evento en que el Ente Vigilado solicite ampliación de este término, se le concederá por única vez, el término máximo de tres (3) días hábiles, previa justificación de la solicitud, la cual será revisada y analizada por la Delegada y el equipo de visita.	Respuesta al Informe Preliminar de Visita.
12. Elaboración y Revisión del Informe Final de la Visita Ordinaria.	Transcurridos el término del punto anterior, se procederá así: -- Si vencido el término, no se recibe respuesta por parte del Ente Vigilado, se entenderá que el informe ha sido aceptado y este mismo corresponderá al informe final de visita. -- Una vez recibida la respuesta del Ente Vigilado, esta será remitida al Coordinador de la Visita y al equipo comisionado. A partir de la fecha de recepción de la respuesta, inicia el término de cinco (5) días hábiles para la elaboración y presentación del Informe Final de Visita a los dos Directores y al Superintendente Delegado para la Gestión. -- El equipo comisionado consolidará la información y elaborará el Informe Final de la Visita, el cual debe contener el capítulo de conclusiones, recomendaciones y tabla de observaciones. El Superintendente Delegado y los Directores de Gestión de las Cajas de Compensación Familiar y de Gestión Financiera y Contable, contarán con el término de dos (2) días hábiles para revisar, analizar, evaluar y aprobar el contenido del análisis realizado por el equipo comisionado frente a la respuesta presentada por la Caja de Compensación Familiar, incluidos sus anexos. -- En caso excepcional de no poder presentar el Informe Final de Visita dentro de los términos definidos anteriormente, el coordinador de la Visita solicitará al Superintendente Delegado para la Gestión, mediante el sistema de gestión documental, autorización de ampliación de términos justificando las razones que dieron lugar a esta situación, el cual, en caso de concederse, no será superior a tres (3) días hábiles.	Informe Final de Visita.
13. Envío de informe Final y solicitud del Plan de Mejoramiento.	Una vez aprobado el Informe Final de Visita dentro de los términos antes señalados, el coordinador de la visita proyectará para revisión de los dos Directores y para firma del Superintendente Delegado para la Gestión, el oficio de remisión del Informe Final de Visita, el cual se adjunta firmado por el equipo comisionado, y solicitará a la Caja de Compensación Familiar la elaboración del Plan de Mejoramiento conforme al formato establecido por la Superintendencia del Subsidio Familiar, el cual se adjunta en el envío del oficio remisorio. El Ente Vigilado contará con el término de ocho (8) días hábiles, después del recibo de la solicitud, con sujeción a lo reglamentado por las circulares externas emitidas sobre el particular, para elaborar un Plan de Mejoramiento, en el que las acciones de mejora no podrán superar el término de un (1) año. La Superintendencia del Subsidio Familiar podrá conformar mesas de trabajo con la Caja de Compensación Familiar visitada, con el fin de ajustar el Plan de Mejoramiento.	Oficio de remisión de Informe Final de Visita. Informe Final de Visita firmado. Formato Plan de Mejoramiento.
14. Informe Ejecutivo.	Una vez remitido el Informe Final a la Caja de Compensación Familiar, el coordinador de la visita y el equipo de funcionarios comisionados, elaborarán informe ejecutivo y proyectarán memorando dirigido al Superintendente del Subsidio Familiar con firma del Superintendente Delegado para la Gestión, el cual se adjunta firmado por el equipo comisionado, con las conclusiones generales de la práctica de la visita ordinaria, en el que se refleje si se cumplió el objetivo propuesto en el Plan de Trabajo, el resultado, la evaluación general del equipo frente a la Caja de Compensación Familiar y las recomendaciones necesarias para la Superintendencia, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío del informe final.	Memorando e Informe Ejecutivo
ACTIVIDAD	DESARROLLO	PRODUCTO
15. Traslado de Observaciones.	Si como resultado de la visita ordinaria se detecta la presunta comisión de irregularidad administrativa, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al envío del informe final a la Caja de Compensación Familiar, el coordinador de la visita proyectará memorando para firma del Superintendente Delegado para la Gestión, dirigido al Superintendente Delegado para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales, en caso de ser procedente, en el cual informará las observaciones de connotación administrativas encontradas en la práctica de la visita, para lo cual remitirá copia física y digital del informe final de visita, con los soportes pertinentes.	Memorando Delegada para la Responsabilidad Administrativa y las Medidas Especiales.
16. Traslado a las autoridades competentes.	Si como resultado de la visita, se detecta la presunta comisión de hechos punibles y/o irregularidades en el ejercicio de los cargos desempeñados por trabajadores del Ente Vigilado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al envío del informe final a la Caja de Compensación Familiar, el coordinador de la visita proyectará memorando para firma del Superintendente Delegado para la Gestión, dando traslado a la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subsidio Familiar para que instaure las acciones pertinentes frente a las autoridades competentes de acuerdo con lo señalado en los numerales 1, 4, 5 y 8 del artículo 7o del Decreto 2595 de 2012.	Memorando Oficina Asesora Jurídica.
17. Aprobación del Plan de Mejoramiento.	Al cumplirse el plazo para el envío del Plan de Mejoramiento por parte de la Caja de Compensación Familiar, el grupo comisionado analizará y evaluará el Plan de Mejoramiento enviado por la Caja de Compensación Familiar, generando acta de aprobación del mismo. El coordinador de la visita proyectará al Representante Legal y al Revisor Fiscal del Ente Vigilado, oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a su recepción, el oficio se presentará para revisión del Director de Gestión Financiera y Contable y el Director para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar y firma del Superintendente Delegado para la Gestión.	Oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento. Acta de aprobación de Plan de Mejoramiento
17A. Equipo de Seguimiento al Plan de Mejoramiento	<Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 435 de 2019> El Superintendente Delegado para la Gestión designará un equipo de profesionales diferentes a los que integran los equipos comisionados en las visitas ordinarias, para efectuar seguimiento a los avances establecidos en el Plan de Mejoramiento aprobado por esta Entidad.	Avances Plan de Mejoramiento
17B. Autonomía, Apoyo y Responsabilidad del Equipo Comisionado y el Equipo de Seguimiento al Plan de Mejoramiento.	<Numeral adicionado por el artículo 1 de la Resolución 435 de 2019> Dentro del mismo término de ocho (8) días hábiles señalado en la actividad diecisiete (17) del presente artículo, el Coordinador de la Visita, comunicará formalmente la aprobación del plan de mejoramiento al coordinador del Equipo de Seguimiento referido en la presente actividad. El Equipo de Seguimiento al Plan de Mejoramiento y los Equipos Comisionados actuarán de forma autónoma e independiente sin perjuicio del apoyo que se requiera de los asistentes a las visitas comisionadas respecto a los interrogantes que surjan en el seguimiento de los avances aprobados en el plan de mejoramiento. Los documentos e insumos generados en las visitas de seguimientos, deberán ser archivados y cargados en los espacios y plataformas correspondientes por el Coordinador de la visita. Respecto a los insumos generados durante el seguimiento al plan de mejoramiento, dicha responsabilidad se encontrará a cargo del coordinador del equipo de seguimiento. Si una vez culminados los avances al plan de mejoramiento se evidencia la necesidad de remitir un hallazgo u observaciones a una dependencia diferente a la Delegada para la Gestión, el coordinador del equipo de seguimiento a través de memorando, remitirá las observaciones a que haya lugar.	Avances Plan de Mejoramiento
18. Validación documental de los informes de avance del Plan de Mejoramiento.	<Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 435 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> En Cajas de Compensación Familiar: El Revisor Fiscal de cada Caja de Compensación Familiar deberá remitir a la Superintendencia Delegada para la Gestión, en forma trimestral, contado a partir de la fecha de recibo del oficio de aprobación del Plan de Mejoramiento por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, un informe con los porcentajes de avance de las acciones de mejora propuestas y los soportes respectivos. En la Superintendencia del Subsidio Familiar: La Superintendencia Delegada para la Gestión y el Equipo de Seguimiento al Plan de Mejoramiento, validarán el avance del Plan de Mejoramiento, con el fin de evaluar si se ajusta a los requerimientos y si es conducente para la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad en la gestión de la Caja de Compensación Familiar.	Informes de avance del Plan de Mejoramiento.
19. Seguimiento del Plan de Mejoramiento.	<Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 435 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> El seguimiento al Plan de Mejoramiento, se realizará a través de un informe de avance, el cual debe ser elaborado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación del mismo. El coordinador del equipo de seguimiento al plan de mejoramiento proyectará oficio de avance a la Caja de Compensación Familiar, en el cual se adjuntará el informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento firmado por los integrantes del mismo a través de la herramienta de gestión documental y/o correo electrónico, el cual deberá contener la revisión del Director de Gestión Financiero y Contable y el Director para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar, y firma del Superintendente Delegado para la Gestión. El seguimiento del Plan de Mejoramiento deberá ser incluido en el Plan de Trabajo de la siguiente visita ordinaria.	Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento
20. Seguimiento de la visita.	La organización y archivo de los documentos soporte de la visita son responsabilidad del grupo comisionado liderado por el coordinador de la visita. Una vez aprobado el Plan de Mejoramiento, las carpetas físicas deben ser entregadas debidamente foliadas a la Secretaría de la Delegada para la Gestión para su custodia, con el formato de la lista de chequeo de la carpeta de visita, completamente diligenciado. Todos los documentos que hacen parte de la visita deberán ser incorporados en la carpeta virtual, en la herramienta de gestión documental y en el archivo físico de esta superintendencia.	Carpeta física. Carpeta virtual. Lista de chequeo de la carpeta de visita.

Nota: Los siguientes documentos deben ir firmados por todo el grupo comisionado:

– Plan de Trabajo

– Acta de instalación de visita

– Acta de terminación de visita

– Informe preliminar de visita

– Informe final de visita

– Informe ejecutivo

– Acta de aprobación de Plan de Mejoramiento

– <Informe suprimido por el artículo 5 de la Resolución 435 de 2019>

ARTÍCULO 7o. DE LAS POLÍTICAS PARA EL EJERCICIO DE VISITAS DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> Al momento de planear la visita y sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 13 del artículo 2o y el numeral 21 del artículo 5o del Decreto 2595 de 2012, y en el artículo 2.2.7.7.4 del Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo 1072 de 2015, en lo relativo a visitas ordinarias, los integrantes del equipo de visitas deben elaborar un Plan de Trabajo, en el que priorizarán los aspectos a observar en la práctica de la visita.

1. La práctica de las visitas debe llevarse a cabo conforme a las siguientes normas éticas:

-- Integridad.

-- Objetividad.

-- Independencia.

-- Responsabilidad.

-- Imparcialidad.

-- Confidencialidad.

-- Competencia y actualización profesional.

-- Difusión y colaboración.

-- Respeto entre colegas, con el compañero de equipo y con el vigilado.

2. Las normas éticas mencionadas deben practicarse por los funcionarios de la entidad durante la visita y al momento de conceptuar, definir y redactar los resultados de la inspección, a manera de conclusiones y recomendaciones, en los informes de visita. En ningún caso los miembros del equipo deben parcializarse o comprometer la objetividad de los resultados por relaciones o compromisos con el personal de la Caja de Compensación Familiar visitada.

3. Es obligación de los comisionados la presentación de informes de visitas precisos, concisos, objetivos, soportados mediante pruebas pertinentes y conducentes, con el fin de garantizar la integralidad del informe presentado por cada uno de los miembros del equipo en los aspectos verificados.

4. La condición de equipo interdisciplinario, conformado para la realización de visitas ordinarias, debe considerarse relevante y utilizarse para adelantar en campo las actividades propias de la inspección.

5. El informe de visita debe contener, de acuerdo con el Plan de Trabajo, la descripción de la información oportuna, conducente y confiable, debidamente analizada para la toma de decisiones fundamentadas por parte de la Superintendencia.

6. Los aspectos a verificar y sus condicionantes, en términos generales, deben permanecer estandarizados para la realización de las visitas, para lo cual los funcionarios comisionados deben reunirse para actualizar la información e interpretación relacionadas con la materia objeto de inspección, así como para dirimir diferencias y construir unidad de criterios y de posición ante las vigiladas.

7. Los funcionarios comisionados a practicar visitas de inspección y vigilancia están obligados a mantenerse actualizados en el marco normativo y demás pronunciamientos expedidos por la Superintendencia del Subsidio Familiar, así como por las demás entidades que tengan relación con los servicios ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar y en la información relevante relacionada con la Corporación a visitar.

ARTÍCULO 8o. DE LAS FUNCIONES DEL COORDINADOR DE LA VISITA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> Serán funciones del Coordinador de la Visita, las siguientes:

1. Coordinar al equipo de funcionarios comisionados en la elaboración, desarrollo y cumplimiento del Plan de Trabajo.

2. Consolidar con el equipo de trabajo, de manera eficiente y eficaz, los informes de visita conforme a los procedimientos y modelos establecidos en las herramientas que para efecto disponga la Superintendencia, con asignación de las actividades y responsables de las mismas en el Plan de Trabajo.

3. Convocar al equipo de funcionarios comisionados para planear y elaborar el Plan de Trabajo, desarrollo de la visita en campo, consolidación de los informes y demás reuniones necesarias para el cumplimiento del objeto de la comisión.

4. Dar las orientaciones a los demás miembros del equipo para la consolidación y validación de los informes correspondientes.

5. Proyectar y enviar las comunicaciones internas y externas requeridas con ocasión de la visita a coordinar.

6. Presentar el equipo de comisionados, ante el Director y/o personal delegado, de la Caja de Compensación Familiar a visitar.

7. Realizar y coordinar reunión de instalación y cierre formal de la visita, elaborar las actas de instalación y de terminación de la visita en campo, junto con los funcionarios comisionados.

8. Las actas deben contener: nombres, cargos de las personas que atienden la visita, documentación entregada; debe ser firmada por el representante legal del Ente Vigilado o quien se delegue para el efecto en forma expresa y por el equipo visitador.

9. Asignar las quejas y reclamos relacionados con los temas inherentes a la visita, a los miembros del equipo comisionado, según su disciplina.

10. Radicar y enviar los informes de visita de acuerdo con las condiciones descritas en la presente resolución, aclarando que los informes deben ser firmados por quienes intervinieron en la visita y los Directores de Gestión Financiera y Contable y para la Gestión de las Cajas de Compensación Familiar, para que el Superintendente Delegado para la Gestión firme y envíe a la Caja de Compensación Familiar correspondiente.

11. Proyectar para la firma del Superintendente Delegado para la Gestión los oficios remisorios.

12. <Numeral suprimido por el artículo 4 de la Resolución 435 de 2019>

ARTÍCULO 9o. DE LAS FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DE VISITA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> Serán funciones de los miembros del equipo de visita, las siguientes:

1. Participar en la elaboración y desarrollo del Plan de Trabajo.

2. Redactar los informes de visita preliminar, final, ejecutivo y hacer el informe de seguimiento a los avances de los planes de mejoramiento dentro de los términos establecidos, de conformidad con los parámetros establecidos en la presente resolución.

3. Cada comisionado responderá por el contenido de su informe y será el único responsable del mismo (por acción u omisión), de acuerdo con el aspecto revisado y analizado durante la visita en concordancia con el Plan de Trabajo propuesto.

4. Garantizar la vigencia de las normas y reglamentos citados en el informe, con el fin de no comprometer la veracidad y confiabilidad del mismo.

5. Soportar debidamente las observaciones y recomendaciones consignadas en el informe de la visita, con las pruebas conducentes y pertinentes del caso.

6. Responder por la integridad y consistencia de las conclusiones y recomendaciones expuestas en el informe de visita.

7. Verificar las quejas asignadas por el Coordinador de la Visita, según su competencia.

8. Digitalizar la información, de tal forma que quede la trazabilidad en el sistema, con los respectivos controles de seguimiento por parte de los responsables.

9. <Numeral modificado por el artículo 3 de la Resolución 435 de 2019. El nuevo texto es el siguiente:> Acatar las directrices del Coordinador de la Visita, para la consolidación y validación del informe preliminar, final y ejecutivo.

ARTÍCULO 10. DE LA INFORMACIÓN A SOLICITAR AL ENTE VIGILADO PARA LA PRÁCTICA DE UNA VISITA. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> El coordinador de cada comisión podrá solicitar a la Corporación objeto de inspección, por escrito, vía correo electrónico y/o el aplicativo institucional establecido, previo a la ejecución de la visita, si a ello hubiere lugar, información para la preparación de la visita.

ARTÍCULO 11. DE LOS ASPECTOS A VERIFICAR EN UNA VISITA ORDINARIA PARA REALIZAR INSPECCIÓN Y/O SEGUIMIENTO A CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> En las visitas ordinarias se verificarán, entre otros, aspectos legales, administrativos, contables, financieros, servicios sociales, informes de gestión, fondos de ley, inversiones, tecnológicos, publicidad y salud, relacionados con la situación general de la entidad vigilada, el cumplimiento de los porcentajes legales en el manejo de los recursos, la adecuada prestación de los servicios a su cargo, y el acatamiento al régimen de inhabilidades e incompatibilidades, entre otros, de acuerdo con el Plan de Trabajo aprobado.

PARÁGRAFO 1o. El coordinador de la visita, solicitará autorización al representante legal o a quien se delegue para el efecto en forma expresa, acceso en modo consulta a los diferentes sistemas de información de la entidad.

PARÁGRAFO 2o. Todos los requerimientos y sus respuestas, deberán reposar en la carpeta de los soportes documentales del informe, por cada uno de los aspectos verificados.

PARÁGRAFO 3o. El equipo comisionado podrá tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos como guía para la elaboración del Plan de Trabajo:

1. Inspeccionar que las Cajas de Compensación Familiar en sus actuaciones, actividades, operaciones y contratos, apliquen las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con su organización y funcionamiento.

2. Estudiar la veracidad de la información reportada y registrada en la Superintendencia del Subsidio Familiar.

3. Estudiar que las decisiones del Consejo Directivo se ajusten a las disposiciones legales, verificar el cumplimiento de las funciones del Consejo Directivo conforme al artículo 54 de la Ley 21 de 1982.

4. Verificar los procesos judiciales y administrativos, conciliaciones y tutelas que recaen sobre las Cajas de Compensación Familiar y su incidencia patrimonial.

5. Se debe solicitar el manual de contratación y verificar que cuente con la respectiva aprobación del Consejo Directivo, que cumpla las reglas, procesos, requisitos y demás formalidades que deba agotar o cumplir la Corporación para la selección de contratistas, que las disposiciones del manual no contraríen la legislación civil ni la del Subsidio Familiar, la divulgación y socialización del manual de contratación frente a todas las dependencias que pueden iniciar un proceso contractual o encontrarse involucradas en su desarrollo.

Solicitar relación de todos los contratos y convenios suscritos durante la vigencia a evaluar, discriminando objeto, identificación del contratista, fecha de suscripción, término de duración, interventoría, pólizas y anticipos, las fuentes o recursos del contrato deben ser verificadas.

Los comisionados deben valorar el grado de observancia de las reglas y procesos dispuestos en el Manual de Contratación para la selección de los contratistas, el régimen de inhabilidades e incompatibilidades de que trata los artículos 6o y 7o del Decreto ley 2463 de 1981 y el artículo 23 de la Ley 789 de 2002, las autorizaciones previas del Consejo Directivo para la suscripción de contratos y convenios cuyo valor supere la cuantía de autorización dispuesta por la Asamblea de Afiliados, el cumplimiento del objeto contractual y evaluar si este está acorde con los objetivos sociales, los servicios y programas que desarrolla la Corporación.

No está permitido a las Cajas de Compensación Familiar suscribir contratos cuyos objeto y acuerdos favorecen o autorizan servicios gratuitos para un solo afiliado (empleador y trabajadores), de conformidad con lo dispuesto por el artículo 44 de la Ley 21 de 1982, en concordancia con el numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002.

El abogado deberá, junto con el comisionado encargado de revisar los aspectos financieros y contables, verificar que las erogaciones económicas en que tenga que incurrir la Caja de Compensación Familiar para el cumplimiento del objeto contractual, se esté imputando a la partida presupuestal correspondiente.

Como salvaguarda de la responsabilidad operativa y financiera de la Corporación, verificar si cuenta con garantía para el rango de riesgos contractuales verbigracia, laborales, daños contra terceros, manejo de recursos económicos entregados anticipadamente, entre otros, de existir, determinar si estas garantías fueron expedidas en legal forma y se mantienen vigentes durante el término de duración del contrato.

6. Verificar el cumplimiento del pago del subsidio monetario conforme a las prescripciones legales, en especial lo señalado en los artículos 19 y siguientes de la Ley 21 de 1982 y artículo 3o de la Ley 789 de 2002 y demás normas reglamentarias y/o circulares expedidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar. Así mismo, revisar y confrontar las certificaciones expedidas por los operadores de PILA. Generar trazabilidad del proceso de pago de cuota monetaria, esto incluye revisión aleatoria de documentos de los afiliados con derecho a cuota monetaria versus el pago de la misma, revisar bases de datos, corroborarla con documentos físicos que identifiquen al empleador, a los empleados y a sus beneficiarios.

7. Revisar cuánto tiempo permanece el recurso de aportes parafiscales en las cuentas bancarias antes de ser giradas para el pago de cuota monetaria y verificar especialmente los valores de cuotas giradas no cobradas versus valores en cuentas bancarias.

8. Verificar el cumplimiento del Reglamento de Afiliación y Expulsión de Afiliados, adoptado por el Consejo Directivo.

9. Verificar las acciones de recuperación de cartera por aportes y acciones de suspensión y expulsión de empleadores morosos, y el cumplimiento de las directrices impartidas por la UGPP.

10. Revisar el proceso de recaudo - las certificaciones expedidas por los operadores de recaudo.

11. Verificar los sistemas de autocontrol que tiene implementada la Caja de Compensación Familiar frente al pago de cuota monetaria para evitar posibles fraudes, corroborar que existan estos sistemas de autocontrol y verificar papeles de trabajo de Auditoría y Revisoría Fiscal de la Caja de Compensación Familiar.

12. Evaluar que la coordinación y administración de los recursos del 4% destinados para el pago del subsidio familiar (monetario, especie y servicios) a los trabajadores de medianos y menores ingresos sea eficaz y eficiente y logre sus objetivos con la máxima productividad y calidad.

13. Verificar el cumplimiento del parágrafo 2o, numeral 19 del artículo 21 de la Ley 789 de 2002, respecto a la adopción y cumplimiento del Código de Buen Gobierno.

14. Verificar el origen de los recursos con los cuales se pagan las sanciones impuestas por la Superintendencia del Subsidio Familiar y demás entidades del Estado.

15. Verificar los procesos y procedimientos para atender los trámites de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) y su aplicación de acuerdo a las normas correspondientes.

16. Verificar el cumplimiento de las directrices de la Superintendencia contenidas en las diferentes circulares.

17. Revisar el cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos con la Superintendencia con los soportes correspondientes.

18. Verificar el cumplimiento del Pacto por la Transparencia firmado entre las Cajas de Compensación Familiar y la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio del Trabajo y esta Superintendencia, en todo su contenido.

19. Analizar, verificar y/o constatar en las Cajas de Compensación Familiar si están dando cumplimiento a la reglamentación, los procedimientos y/o instrucciones impartidas por la Superintendencia del Subsidio Familiar, sobre temas financieros y contables conforme a las normas que le son aplicables. Además de las reglamentaciones internas de la Corporación y los lineamientos trazados por la misma Corporación para determinar la estructura y tendencias de la situación financiera y el Estado de Ingresos, Egresos y Saldo de Obras y Programas de Beneficio Social.

20. Verificar el cumplimiento normativo de las resoluciones y/o circulares vigentes, mediante las cuales la Superintendencia del Subsidio Familiar establece los lineamientos relacionados con la contabilidad, auditoría y revisoría fiscal.

21. Verificar el cumplimiento de la oportunidad y confiablidad de los reportes de información financiera-contable establecida en circulares y directrices de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

22. Verificar el cumplimiento de la resolución de la Superintendencia del Subsidio Familiar mediante la cual se fijó el valor de la cuota monetaria y los porcentajes de apropiación.

23. Verificar que los procedimientos estén conforme a las políticas contables de la Caja de Compensación Familiar.

24. Verificar que los soportes de contabilidad correspondan con los registros contables, en cuanto a número, fecha, origen, concepto, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con la transacción.

25. Verificar que los registros de los libros auxiliares suministren la historia clara de las operaciones de la Caja de Compensación Familiar.

26. Estudiar y analizar la conformidad y estado contable, financiero y presupuestal de las inversiones y recursos de las Cajas de Compensación Familiar.

27. Evaluar la conformidad de la información remitida a la Superintendencia del Subsidio Familiar con la registrada en el libro mayor (al nivel de cuenta que se considere útil para la información de los usuarios) y los libros auxiliares.

28. Verificar que las actuaciones del Revisor Fiscal y el Auditor Interno, se encuentren acordes con sus responsabilidades legales, contractuales y/o estatutarias.

29. Verificar y analizar, que las Cajas de Compensación Familiar sean eficientes y eficaces en el manejo de los recursos del 4% destinado a los servicios sociales, en cumplimiento de su función social; y si dentro de sus estrategias, metas o proyectos encaminan sus esfuerzos a la búsqueda de beneficios para la población afiliada de menores y medianos ingresos y cubierta por la ley. Además, verificar la efectividad de los planes, programas y proyectos de inversión de las Cajas de Compensación Familiar.

30. Verificar la gestión social de las Cajas de Compensación Familiar en cuanto a tarifas asequibles, cobertura en servicios y accesibilidad a los mismos.

31. Verificar el impacto social de los programas de recreación, educación, bibliotecas, capacitación, mercadeo, fondos de crédito en la población objeto.

32. Verificar la ejecución, cumplimiento e impacto de otros programas especiales como adulto mayor, población con discapacidad, bibliotecas.

33. Verificar la implementación del “Marco general para el estudio técnico de costos como insumo para la definición de tarifas categorizadas en los programas sociales de las Cajas de Compensación Familiar”.

34. Evaluar la eficiencia, eficacia y efectividad de la totalidad de servicios sociales de las Cajas de Compensación Familiar.

35. Verificar el cumplimiento del artículo 40 de la Ley 1430 de 2010, en lo relacionado con la obligatoriedad de las Cajas de Compensación Familiar de dar un manejo financiero independiente y en cuentas separadas del recaudo del 4% de la nómina, a los programas de salud a fin de que no se afecte el patrimonio de la Caja de Compensación Familiar.

36. Realizar seguimiento y verificación al comportamiento financiero y la administración de los recursos para servicios de salud prestados, cuando tenga incidencia en el patrimonio de la Caja de Compensación Familiar.

37. Verificar la aplicación y cumplimiento de la normatividad, procesos y procedimientos de cada uno de los fondos de ley, por parte de la Caja de Compensación Familiar.

38. Realizar seguimiento a los informes trimestrales de gestión y a la ejecución, control y manejo de los recursos de los fondos de ley.

39. Verificar los controles contenidos y aplicados en los software utilizados para cada uno de los fondos de ley.

40. Verificar la trazabilidad de los procesos de cada uno de los fondos de ley.

41. Verificar aleatoriamente la trazabilidad financiera y contractual en la ejecución de los proyectos aprobados por la Delegada para Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos.

42. Verificar inconsistencias detectadas en la información reportada en la gestión desarrollada en los fondos de ley, informes trimestrales de gestión y ejecución de las inversiones.

43. Entre otros, y otra información que se requiera.

Documentos de Referencia para la Visita, entre otros:

Informe de la última visita practicada (información que reposa en el sistema de información y la Delegada para la Gestión, informe ejecutivo de la visita anterior, Plan de Mejoramiento vigente, Informes de Seguimiento de Cumplimiento del Plan de Mejoramiento del Revisor Fiscal, antecedentes administrativos y legales de la Caja de Compensación Familiar que considere pertinentes, entre otros.

Estatutos, resoluciones de aprobación de las decisiones de la Asamblea General, información sobre quejas y reclamos, sanciones impuestas por la Superintendencia, información de las diferentes áreas de la entidad sobre aspectos relevantes a verificar, información actualizada de reportes de Director principal y suplente, Revisor Fiscal y Consejeros, entre otros.

Los últimos Estados Financieros presentados, peticiones, quejas y reclamos existentes en materia Financiero-Contable, Libro Mayor y Balances y Libro Diario, Informe y Dictamen del Revisor Fiscal, entre otros.

Informes de gestión, registros y documentos de los proyectos, documentos o comunicados de las dependencias de la Superintendencia del Subsidio Familiar referentes a los proyectos de inversiones, entre otros.

Ejecución anual de los fondos de ley, base de datos de la ejecución de las inversiones trimestral y/o anual, Plan Operativo de los Fondos.

ARTÍCULO 12. <Resolución derogada por el artículo 29 de la Resolución 58 de 2020> Comunicar y dar a conocer a todos los funcionarios de planta de la Superintendencia del Subsidio Familiar la presente resolución, con la finalidad de que cumplan lo allí establecido.

ARTÍCULO 13. La presente resolución deroga la Resolución número 0070 de 2016, y demás resoluciones que regulen el proceso de programación, ejecución y seguimiento de visitas a entes vigilados.

ARTÍCULO 14. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de febrero de 2017.

La Superintendente del Subsidio Familiar,

GRISELDA JANETH RESTREPO GALLEGO.