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RESOLUCIÓN 5015 DE 2018
(mayo 7)
Diario Oficial No. 50.587 de 8 de mayo de 2018
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023>
Por la cual se establece los costos de reproducción de la información pública que reposa en la Superintendencia Nacional de Salud.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 1 del artículo 7o del Decreto número 2462 de 2013, el Decreto número 265 de 2018, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política en los artículos 23 y 74, consagran el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución; así mismo a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley.
Que en concordancia con lo anterior, en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5o de la Ley 1437 de 2011, se establece la posibilidad a los ciudadanos, para que en sus relaciones con las autoridades puedan solicitar y que se le expida copias de los documentos, siempre que no estén bajo reserva legal.
Que mediante Ley 1712 de 2014, se reguló el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, las excepciones a la publicidad de la información y se estableció entre otros, que las respuestas a las solicitudes deben ser gratuitas o sujetas a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante, prefiriéndose en lo posible, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante.
Que mediante Ley 1755 de 2015(1), se reguló el derecho fundamental de petición, a través del cual se otorga la posibilidad de solicitar y requerir información sobre la acción de las autoridades y en particular, a que se expida copia de los documentos que estas tramitan o conservan en sus archivos, siempre que no tengan el carácter de documentos reservados.
Que mediante Decreto número 103 de 2015(2), se reglamentó la Ley 1712 de 2014, respecto de la información pública en cuanto a “su adecuada publicación y divulgación, la recepción y respuesta a solicitudes de acceso a esta, su adecuada clasificación y reserva, la elaboración de los instrumentos de gestión de información, así como el seguimiento de la misma”.
Que la jurisprudencia de la Corte Constitucional (Sentencia T-487 de 2017) ha resaltado la importancia entre el derecho de acceso a la información y el derecho de petición, precisando que “la Constitución consagra expresamente el derecho fundamental de acceso a información pública (C.P. artículo 74) y el derecho fundamental de petición (C.P. artículo 23) como herramientas esenciales para hacer efectivos los principios de transparencia y publicidad de los actos del Estado. En este sentido, la Corte ha reiterado que tales derechos son mecanismos esenciales para la satisfacción de los principios de publicidad y transparencia y en consecuencia se convierten en una salvaguarda fundamental de las personas contra la arbitrariedad estatal y en condiciones de posibilidad de los derechos políticos. Por tales razones, los límites a tales derechos se encuentran sometidos a exigentes condiciones constitucionales y el juicio de constitucionalidad de cualquier norma que los restrinja debe ser en extremo riguroso”. Así mismo ha señalado la Corte, que la efectividad del derecho a obtener copias resulta también como una manifestación concreta del derecho a obtener pronta resolución a las peticiones formuladas que también hace parte del núcleo esencial del derecho de petición.
Que teniendo en cuenta que la obtención de copias de los documentos al interior de las entidades puede acarrear costos considerables, el Legislador en el artículo 29 de la citada Ley 1755 de 2015, autorizó el cobro de las sumas respectivas, estableciendo que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, así mismo señaló que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado y que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas.
Que a través del Decreto Único Reglamentario número 1080 de 2015, se compilaron y racionalizaron las normas de carácter reglamentario que rigen el sector cultura, indicando en el artículo 2.8.3.12, la información que se debe publicar en el sitio web oficial, en el link “Transparencia y acceso a información pública”, de la cual se destaca:
1. La información mínima requerida a publicar de que tratan los artículos 9o, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Cuando la información se encuentre publicada en otra sección del sitio web o en un sistema de información del Estado, los sujetos obligados deben identificar la información que reposa en estos y habilitar los enlaces para permitir el acceso a la misma.
2. El Registro de Activos de Información.
3. El Índice de Información Clasificada y Reservada.
4. El Esquema de Publicación de Información.
5. El Programa de Gestión Documental.
6. Las Tablas de Retención Documental.
7. El informe de solicitudes de acceso a la información señalado en el artículo 52 del presente decreto.
8. Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación.
PARÁGRAFO 1. Entiéndase por Tabla de Retención Documental la lista de series documentales con sus correspondientes tipos de documentos, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Que mediante Decreto Único Reglamentario del Sector de la Presidencia de la República número 1081 de 2015, se compilaron y racionalizaron las normas de carácter reglamentario que rigen en el sector, estableciendo lo siguiente, en su artículo 2.1.1.3.1.5, sobre el principio de gratuidad:
Artículo 2.1.1.3.1.5. Principio de gratuidad y costos de reproducción. En concordancia con lo establecido en los artículos 3o y 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben:
1. Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información.
2. Permitir al ciudadano, interesados o usuario:
a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta;
b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de acuerdo con lo establecido en el Esquema de Publicación de Información;
c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública. Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información.
Que el citado Decreto Único Reglamentario, a su vez señala que los sujetos obligados a suministrar las copias deben determinar, mediante acto administrativo los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.
Que no obstante, lo dispuesto en el Código General del Proceso los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso, se continúa requiriendo la expedición de copias auténticas con destino a los juzgados o para otros menesteres por parte de los interesados.
Que con base en lo anteriormente expuesto, es necesario señalar el formato en que se encuentra la información y su costo, determinando a su vez a cuánto asciende el valor de las fotocopias simples y auténtica; así como el costo de la información que se suministra a los interesados mediante CD o DVD, de acuerdo con la solicitud elevada por los interesados en la obtención de información.
Que mediante Decreto número 2462 de 2013 se modificó la estructura de la Entidad, señalando en el numeral 1 del artículo 7o, que es función del Superintendente Nacional de Salud, dirigir la acción administrativa de la Superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a la Superintendencia Nacional de Salud le corresponden.
Que en mérito de lo expuesto;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023> Para efectos de la aplicación de la presente Resolución, se entiende por:
a) Costo de Reproducción: Todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción.
b) Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera análoga (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
c) Disco Compacto (CD): Disco óptico que se graba en forma digital.
d) Disco Versátil Digital (DVD): Disco óptico capaz de contener en forma codificada gran cantidad de imágenes, sonidos o datos.
e) Formato: Conjunto de características técnicas y de presentación de una publicación.
f) Fotocopia: Reproducción fotográfica de imágenes directamente sobre papel u otro material.
g) Medio Electrónico: Mecanismo tecnológico, óptico, telemático, informático o similar, conocido o por conocerse, que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos o información.
h) Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
ARTÍCULO 2o. COSTOS DE REPRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023> La Superintendencia Nacional de Salud cobrará por la reproducción de la información pública en posesión, control o custodia de la Entidad, la suma de noventa pesos ($ 90) incluido el IVA por folio impreso.
PARÁGRAFO. Valor de las Copias Auténticas. El costo de reproducción de las fotocopias auténticas(3) solicitadas por un particular, corresponderá al valor de una copia simple.
ARTÍCULO 3o. INFORMACIÓN EN FORMATO ELECTRÓNICO O DIGITAL. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023> Las copias simples suministradas en formato PDF no serán objeto de cobro. El usuario interesado en su obtención deberá realizar el pago correspondiente al formato en el que desea recibir la información de conformidad con el siguiente cuadro:
| N° | Descripción | Valor | Unidad de Medida | Fuente |
| 1 | Fotocopia simple por cara | $ 90 | Copia por cara | Contrato 277 de 2017 |
| 2 | Digitalización por cara | $ 80 | Por imagen | Contrato 256 de 2017 |
| 3 | CD - R 700 MB 80 Min. | $ 550 | Unidad | Contrato 117 de 2018 |
| 4 | DVD -R 4.7 GB | $ 460 | Unidad | Contrato 117 de 2018 |
Nota: Para facilitar los registros contables, se han aproximado los valores dispuestos en el contrato número 277 de 2017 117 de 2018- (Acuerdo Marco de Precios número 26113) / Contrato 256 de 2017 para digitalización. (Subasta inversa).
PARÁGRAFO. Las copias escaneadas y enviadas por vía electrónica no tienen costo, siempre y cuando sus solicitudes de envío a la Superintendencia se realicen por correo electrónico.
ARTÍCULO 4o. ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023> A partir de la fecha, la Coordinación del Grupo de Recursos Físicos, dentro de los primeros quince (15) días de cada vigencia fiscal o cuando los costos varíen de conformidad con la contratación que se adelante al respecto, según el caso, actualizará y certificará los costos de reproducción de la información pública, en función de los contratos que la Superintendencia Nacional de Salud, suscriba para satisfacer las necesidades reprográficas.
PARÁGRAFO. El certificado deberá versar, como mínimo, sobre las siguientes técnicas de reprografía y medios de almacenamiento: fotocopia, digitalización, CD y DVD.
El certificado emitido por el funcionario designado se publicará en un lugar visible de la Superintendencia Nacional de Salud, para el conocimiento del público en general.
ARTÍCULO 5o. PAGO. <Resolución derogada por el artículo 7 de la Resolución 2023930000002161 6 de 2023> Los costos en que deban incurrir los sujetos que ejercen el derecho de acceso a la información pública (salvo reserva), serán cancelados a favor de la Superintendencia Nacional de Salud, en la cuenta corriente identificada con el nombre de Supersalud “Otros Ingresos”, número 031-891255-97 de Bancolombia. Para su expedición, se presentará al Grupo de Tesorería la copia respectiva de la consignación o transferencia en la que conste número de identificación y nombre del tercero beneficiario de la información pública (fotocopias), quien elaborará el Recibo de Caja.
PARÁGRAFO. El área encargada de recepcionar y tramitar la solicitud de copias entregará las copias al interesado a la presentación del Recibo de Caja.
ARTÍCULO 6o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación, la cual deberá adelantarse en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto 1081 de 2015 en la página web de la Entidad, así como en un lugar visible para el público en general, y deroga la Resolución 1591 de 2015.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., 7 de mayo de 2018.
El Superintendente Nacional de Salud,
Luis Fernando Cruz Araújo.
NOTAS AL FINAL:
1. Ley 1755 de 2015 “por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
2. El Decreto 103 de 2015, fue objeto de compilación, mediante Decreto Único Reglamentario 1080 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” y 1081 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”.
3. Ley 1564 de 2012, “por medio del cual se expide el Código General del Proceso Capítulo IX. Artículo 244. Documento auténtico. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos del expediente, incluidas las demandas, sus contestaciones, los que impliquen disposición del derecho en litigio y los poderes en caso de sustitución. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones según el caso. También se presumirán auténticos los memoriales presentados para que formen parte