Resolución 2104 de 2010 SNS

RESOLUCIÓN 2104 DE 2010

(diciembre 28)

Diario Oficial No. 47.964 de 26 de enero de 2011

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

<NOTA DE VIGENCIA: Revocada por el artículo 6o. de la Resolución 1398 de 2011 en lo relacionado con Control Disciplinario Interno>

Por medio de la cual se crean, reorganizan y conforman los Grupos Internos de Trabajo en la Secretaría General, se determinan sus funciones y se dictan otras disposiciones.

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,

en uso de las facultades legales, especialmente las conferidas por el numeral 5 del artículo 8o del Decreto 1018 del 30 de marzo de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 establece lo siguiente: “El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el Director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo.

En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”.

Que el Decreto 1018 de 2007 modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud.

Que el artículo 13 del Decreto 1018 de 2007, señala las funciones de la Secretaria General.

Que para lograr el cabal desarrollo de las funciones asignadas a la Secretaria General es necesaria la creación, reorganización y conformación de los Grupos Internos de Trabajo.

En consecuencia,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución revocada por el artículo 6o. de la Resolución 1398 de 2011, en lo relacionado con Control Disciplinario Interno> Crear, organizar y conformar en la Secretaría General de la Entidad los siguientes Grupos Internos de Trabajo:

1 Grupo de Notificaciones

2. Grupo de Talento Humano

3. Grupo de Administración Financiera

4. Grupo de Tesorería

5. Grupo de Administración de Recursos Físicos

6. Grupo de Contratación de Bienes y Servicios

7. Grupo de Archivo y Correspondencia

8. Grupo de Comunicaciones Estratégicas e imagen institucional

9. Grupo de Control Disciplinario Interno

ARTÍCULO 2o. COORDINADOR. Cada Grupo Interno de Trabajo –GIT– tendrá un Coordinador, quien será el responsable de dirigir, proponer, controlar, organizar, ejecutar, supervisar, avalar y efectuar el seguimiento de las funciones que le competen a cada grupo.

1. Grupo de Notificaciones

1. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 232 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Notificar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia de Salud, facultadas para ello, de conformidad con lo establecido en el acto administrativo y las normas legales vigentes, con excepción de aquellos expedidos en ejercicio de la facultad jurisdiccional propios de la Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, los Grupos de Talento Humano y de Control Disciplinario Interno.

2. Notificar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, facultadas para ello de conformidad con lo establecido en las normas legales vigentes.

3. Revisar y aceptar los poderes conferidos por los vigilados a sus apoderados.

4. Utilizar y custodiar la cartelera que servirá para la fijación de los respectivos edictos.

5. Coordinar el envío de las citaciones y comunicaciones con el Grupo de Archivo y Correspondencia.

6. Fijar los avisos correspondientes a que hubiere lugar.

7. Llevar un registro de radicaciones de los expedientes generados por parte de todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud.

8. Crear y mantener actualizada una base de datos que contenga todo el proceso de notificación con los respectivos controles que permitan evaluar su oportunidad.

9. Ejecutoriado el acto administrativo objeto de notificación, deberá informar dicha situación al área que expidió el mismo, devolviendo los documentos soportes.

10. Verificar y cumplir las normas que rigen el procedimiento de la función asignada.

11. Rendir informe mensual sobre la gestión a la Secretaria General.

12. Expedir las certificaciones que requieran los órganos jurisdiccionales y demás interesados, cuando a ello haya lugar.

13. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

14. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

15. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

16. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

2. Grupo de Talento Humano

1. Garantizar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias en materia de administración de personal.

2. Responder por los trámites relacionados con las novedades de personal, situaciones administrativas, carrera administrativa, selección e ingreso, retiro del servicio y demás eventos y situaciones que correspondan a la administración del recurso humano.

3. Liquidar y tramitar adecuadamente la nómina, factores salariales y demás prestaciones y reconocimientos económicos del personal, así como los descuentos a que haya lugar, de conformidad con las disposiciones que rigen la materia.

4. Verificar que la liquidación de las deducciones de nómina estén correctas y acordes con la normatividad vigente.

5. Proyectar para firma del funcionario competente, los actos administrativos relacionados con las novedades de personal, conservando un registro y archivo de las situaciones administrativas.

6. Elaborar y remitir, en forma oportuna, los reportes mensuales y el consolidado anual de la liquidación de cesantías de los funcionarios y ex funcionarios de la Superintendencia, verificando la validez y confiabilidad de la información consignada en dichos reportes.

7. Proyectar, elaborar y remitir a la Secretaría General las solicitudes de disponibilidad presupuestal necesarias para cubrir los pagos de la nómina y de los conceptos inherentes a esta, llevando el control mensual de los mismos.

8. Participar en la preparación del proyecto de presupuesto para los gastos de personal en coordinación con el Grupo de Administración Financiera según las pautas y lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

9. Custodiar y mantener actualizado el archivo de las historias laborales de los funcionarios de la entidad, manteniendo la reserva de los documentos que reposan en la misma.

10. Expedir y suscribir las certificaciones de tiempo de servicio, funciones y para el trámite de Bonos Pensionales de los funcionarios, de los ex funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud que sean solicitadas, cuyas hojas de vida reposen en los archivos de la institución.

11. Expedir y suscribir las certificaciones sobre la ausencia o insuficiencia de personal de planta que se requiera, con el fin de dar cumplimento a los trámites de la contratación, conforme con las disposiciones legales.

12. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo para la firma de la Secretaria General y del Superintendente Nacional de Salud.

13. Elaborar los estudios pertinentes para la asignación de prima técnica, de acuerdo con la normatividad vigente.

14. Proponer los métodos, procesos y procedimientos para implementar las políticas definidas por el Gobierno Nacional orientados a la eficiente administración del talento humano de la Superintendencia Nacional de Salud.

15. Mantener actualizada la información correspondiente al Sistema Único de Información Personal (SUIP) y al Sistema para el control y seguimiento de la declaración de bienes y rentas de los servidores públicos (SIDEC) y realizar su mantenimiento de acuerdo a los requerimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública o la entidad que desarrolle esta actividad.

16. Tramitar en nombre de la Superintendencia Nacional de Salud, la afiliación al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión, Riesgos Profesionales) de los funcionarios al igual que su vinculación a la Caja de Compensación Familiar y demás beneficios colectivos, dentro de la liberalidad que les otorga la ley.

17. Coordinar con la Comisión Nacional del Servicio Civil las actividades necesarias para adelantar las convocatorias a concursos de méritos de conformidad con las disposiciones legales vigentes.

18. Desarrollar las funciones y obligaciones establecidas para la carrera administrativa específica de la Superintendencia en las disposiciones que regulan la materia.

19. Dar cumplimiento a las normas legales y reglamentarias en materia de capacitación, bienestar social e incentivos, salud ocupacional, evaluación del desempeño y selección.

20. Planear, organizar, coordinar y ejecutar los Programas de Bienestar Social del Personal al servicio de la Superintendencia.

21. Velar por el desarrollo del Talento Humano, coordinando y ejecutando los programas de fomento, capacitación y mejoramiento de las competencias del talento humano al servicio de la Superintendencia y promover, impulsar, promover y desarrollar los procesos de inducción y reinducción.

22. Elaborar el Plan Estratégico de Talento Humano, teniendo en cuenta el diagnóstico de necesidades de capacitación y bienestar de los funcionaros de la entidad y retomando los resultados arrojados en el proceso de evaluación de desempeño.

23. Diseñar, implementar y desarrollar el Programa de Salud Ocupacional para los funcionarios de la Superintendencia.

24. Coordinar con las ARP, EPS y Caja de Compensación, la elaboración, ejecución y actualización periódica de los Programas de Salud Ocupacional, Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Ocupacional.

25. Preparar y presentar a las Directivas el Plan de Incentivos Institucionales y velar por el correcto cumplimiento del Sistema de Estímulos e incentivos para el Talento Humano al servicio de la entidad.

26. Responder por la oportuna y adecuada aplicación del Sistema de Evaluación y Calificación de desempeño.

27. Describir, valorar y redefinir perfiles de cargos y habilidades del personal, así como mantener actualizado el Manual de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de la Entidad, de conformidad con la planta de cargos vigentes y normas que regulen la materia.

28. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados por la Secretaría General de la Superintendencia Nacional del Salud.

29. Elaborar el Plan Anual de vacantes y remitirlo al Departamento Administrativo de la Función Pública.

30. Estudiar, analizar y determinar de manera clara y concreta los perfiles de los empleos que deberán ser provistos mediante proceso de selección por méritos.

31. Tramitar y firmar los formularios de afiliación a la Administradora de Riesgos Profesionales, ARP, de los contratistas.

32. Atender oportunamente los requerimientos que hagan a la Superintendencia, las autoridades administrativas y judiciales, en asuntos de carácter laboral, respecto de los funcionarios y ex funcionarios de la entidad

33. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

34. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

35. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

36. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

3. Grupo de Administración Financiera

1. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las operaciones presupuestales de la Superintendencia Nacional de Salud, con base en las normas del Estatuto de Presupuesto, de la Ley Anual de Presupuesto. Decreto de liquidación y demás disposiciones.

2. Responder por todos los asuntos asociados con la gestión presupuestal y contable de la Superintendencia según las normas y procedimientos establecidos incluyendo el seguimiento y control.

3. Colaborar, en coordinación con la Oficina de Planeación y Estudios Económicos en la elaboración del anteproyecto anual de presupuesto de acuerdo con las normas establecidas en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y las directrices impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. Proyectar los traslados y modificaciones presupuestales y adelantar las gestiones ante la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda requeridas para su aprobación.

5. Atender oportunamente las consultas sobre el estado de cuenta de los vigilados por concepto de la tasa de inspección y vigilancia y control que cobra la Superintendencia Nacional de Salud, liquidar los intereses, enviar las comunicaciones de cobro persuasivo a los vigilados en las fechas establecidas y trasladar los expedientes de tasa al Grupo de Cobro Coactivo de la entidad.

6. Velar porque los compromisos presupuestales que asume la Superintendencia se ajusten a los requisitos que fijen las disposiciones vigentes sobre la materia y recomendar cuando sea necesario los correctivos pertinentes.

7. Expedir y suscribir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, previa verificación de la viabilidad legal y financiera de las respectivas solicitudes, verificando que la operación que respalda se encuentre en el Plan de Compras, si a ello hubiere lugar.

8. Realizar el registro presupuestal y velar porque todos los actos administrativos que afectan las apropiaciones presupuestales cumplan con los requisitos de disponibilidad presupuestal.

9. Velar por el desarrollo de las actividades de cierre de vigencia, constituir y elaborar el informe de las reservas presupuestales al cierre de cada vigencia, para su posterior trámite ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

10. Coordinar con las diferentes dependencias la correcta y oportuna ejecución de las Reservas Presupuestales.

11. Elaborar y presentar periódicamente los informes de ejecución presupuestal, previa verificación de la viabilidad legal y financiera de las respectivas solicitudes.

12. Emitir los conceptos técnicos que en materia presupuestal le sean requeridos.

13. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soportes del movimiento presupuestal y contable.

14. Suministrar la información que requiera la Contaduría General de la Nación, la Dirección General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Departamento Nacional de Planeación, la Contraloría General de la República y demás entes de control.

15. Implementar y coordinar las actividades de carácter técnico y administrativo relacionados con el cargue del archivo en el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, a fin de garantizar la efectividad de sus operaciones en relación con el proceso de presupuesto, manteniendo permanente coordinación con la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

16. Responder y garantizar por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo para la firma del Superintendente y del Secretario General de la Superintendencia.

17. Velar porque la contabilidad de la Superintendencia se ajuste a las normas que sobre la materia expida la Contaduría General de la Nación.

18. Informar periódicamente a las diferentes áreas de la Superintendencia Nacional de Salud sobre las técnicas y procedimientos contables que deben implantar para el cabal cumplimiento de los objetivos contables.

19. Elaborar, firmar y presentar los balances, estados financieros contables y anexos explicativos que le sean solicitados por organismos externos facultados para requerirlos, expedir las certificaciones pertinentes al ejercicio contable y presentar los informes contables y rendición de cuentas, en los plazos establecidos por las entidades de control.

20. Coordinar, revisar y firmar cada uno de los asientos contables que serán objeto de incorporación en los libros de contabilidad Mayor y Auxiliar.

21. Proponer mejoras tendientes a establecer y racionalizar procedimientos para llevar a cabo el control financiero y contable de la Superintendencia Nacional de Salud.

22. Realizar las conciliaciones de cuentas mensualmente.

23. Participar en el comité o junta relacionadas con el tema contractual.

24. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

25. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

26. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

27. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

4. Grupo de Tesorería

1. Recibir, consignar, custodiar los recursos financieros asignados a la Superintendencia Nacional de Salud.

2. Responder por todos los asuntos asociados con la gestión de Tesorería de la Superintendencia Nacional de Salud según las normas y procedimientos establecidos.

3. Proyectar el Programa Anual de Caja - P.A.C. y realizar la reprogramación mensual del P.A.C., según los compromisos registrados, modificaciones y traslados, teniendo en cuenta la Ley Orgánica de Presupuesto, sus disposiciones, demás normas vigentes sobre la materia y lineamientos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4. Manejar y controlar el adecuado manejo de los recursos financieros de la Superintendencia y velar por el oportuno pago de las obligaciones a cargo del organismo.

5. Establecer los controles necesarios para que los dineros y títulos valores a cargo de la Superintendencia se encuentren debidamente custodiados.

6. Organizar y programar las actividades necesarias para que los pagos que se efectúen por todo concepto sean oportunos y cumplan con los requisitos legales establecidos.

7. Realizar mensualmente los arqueos a las cajas menores constituidas en la Superintendencia.

8. Aplicar mecanismos de control que garanticen la correcta legalización de la caja menor y los avances y anticipos entregados.

9. Mantener actualizados los saldos de las cuentas corrientes y de la cuenta TES, discriminados por vigencia y conceptos presupuestales y efectuar oportunamente las conciliaciones bancarias de cada Entidad financiera.

10. Constituir y responder por la correcta ejecución de las cuentas por pagar y propender por su giro oportuno al cierre de cada vigencia fiscal.

11. Elaborar el Boletín Diario de Caja y Bancos, con los soportes de cada operación.

12. Revisar la liquidación de la retención en la fuente de la nómina de los funcionarios de la Entidad, conjuntamente con el Grupo de Talento Humano.

13. Hacer seguimiento a las deducciones correspondientes a los embargos de los funcionarios, comunicados por las autoridades competentes, conjuntamente con el Grupo de Talento Humano.

14. Analizar semestralmente la liquidación del porcentaje fijo de retención en la fuente de los funcionarios, conjuntamente con el Grupo de Talento Humano.

15. Responder por los descuentos de retención en la fuente, impuesto de timbre. IVA, ICA, seguridad social integral, embargos judiciales y otros que se deriven del pago de las obligaciones.

16. Expedir las certificaciones que sobre pagos realizados soliciten los organismos de control del Estado, las entidades de seguridad social, los funcionarios y ex funcionarios de la Superintendencia cuyas hojas de vida reposen en los archivos de la Entidad.

17. Elaborar los certificados de devengos de los funcionarios y ex funcionarios para la obtención del bono pensional.

18. Organizar y programar las actividades necesarias para que los pagos que se efectúen por todo concepto, sean oportunos y cumplan con los requisitos legales establecidos.

19. Responder por la correcta organización y archivo de los documentos soportes de las operaciones de ingresos y egresos de la Pagaduría.

20. Emitir certificados de ingresos y retención en la fuente y elaborar los formularios para pagos parafiscales y las declaraciones tributarias de retención en la fuente y de retención de ICA, así como efectuar sus pagos.

21. Implantar y coordinar las actividades de carácter técnico y administrativo relacionado con el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, a fin de garantizar la efectividad de sus operaciones en relación con el proceso de pagaduría, manteniendo permanentemente coordinación con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

22. Preparar el archivo de los pagos efectuados en el año gravable en coordinación con el Grupo de Administración Financiera para la correcta y oportuna presentación de la información exógena solicitada por la DIAN, en los términos y plazos establecidos para el efecto.

23. Responder por la confiabilidad, análisis, estudio y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y/o proyectados por el grupo, para la firma del Superintendente y del Secretario General de la Superintendencia.

24. Adelantar y tener actualizado el proceso de selección, análisis financiero y de riesgo del grupo de negociaciones de títulos TES.

25. Establecer y conservar canales de comunicación con las Entidades del sistema bancario con las cuales la Superintendencia maneja sus cuentas a fin de garantizar la óptima operación del sistema y el flujo e intercambio de información que sirva de soporte y respaldo en el manejo de los recursos de la Entidad.

26. Elaborar mensualmente el estudio para establecer los excedentes de liquidez y realizar la inversión forzosa en los términos del Decreto 1013 de 1995 y 811 de 1998, garantizando la seguridad y buen manejo de las inversiones.

27. Preparar los estudios previos a la rendición anticipada de los títulos TES clase “B” de la Entidad y realizar el proceso de venta, para atender los gastos de funcionamiento e inversión forzosa de la Entidad.

28. Llevar a cabo mensualmente la valoración a precios de mercado de las inversiones en TES, que al cierre de cada mes tenga la Entidad.

29. Proyectar y presentar los informes requeridos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Contraloría General de la República y demás Entidades de Control, en los temas relacionados con la gestión a cargo del Grupo.

30. Efectuar el estudio de la verificación financiera y evaluación económica de los procesos contractuales llevados por la Entidad.

31. Expedir las certificaciones que sobre pagos y deducciones realizadas soliciten los organismos de control del Estado, las entidades de seguridad social, los funcionarios y demás beneficiarios.

32. Cumplir con las órdenes impartidas por autoridades competentes para hacer efectivos los embargos a funcionarios de la entidad.

33. Expedir estados de cuenta de contratos suscritos por la Superintendencia Nacional de Salud, a solicitud del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios los cuales servirán de soporte para la liquidación de contratos.

34. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

35. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

36. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

37. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

5. Grupo de Contratación de Bienes y Servicios

1. Coordinar con el Grupo de Administración de Recursos Físicos la elaboración del plan anual de compras.

2. Coordinar, verificar y ejecutar todas las actividades relacionadas con el proceso contractual de la Superintendencia Nacional de Salud, en todas sus etapas (precontractual, contractual y postcontractual o de liquidación).

3. Realizar el proceso de selección de contratistas para la adquisición de bienes y servicios de la Superintendencia Nacional de Salud en las modalidades de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada, de acuerdo con la normatividad que regula el tema, con base en las necesidades de las diferentes dependencias.

4. Verificar que los procesos de selección de contratistas sometidos a su trámite, cumplan con los requisitos y disposiciones legales vigentes.

5. Elaborar los contratos sometidos a su trámite conforme a las normas legales vigentes.

6. Elaborar las adiciones, modificaciones, prórrogas, cesiones, suspensiones y demás que sean requeridas por los inventores o supervisores de contratos, previo trámite ante el ordenador del gasto, y conforme con las normas legales vigentes.

7. Asesorar a las dependencias interesadas en la adquisición de bienes y servicios.

8 Elaborar los proyectos de actos administrativos que se requieran en las modalidades de contratación,

9. Elaborar los pliegos de condiciones de las licitaciones o concursos públicos y de la contratación directa, para adelantar los procesos de selección de contratista, de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias que regulan la contratación estatal.

10. Enviar para revisión de las dependencias competentes los términos de referencia y pliegos de condiciones, en cualquiera de sus modalidades, así como los demás asuntos que este deba conocer en relación con el proceso de contratación.

11. Trasladar las propuestas presentadas en los procesos de selección, para que las dependencias respectivas realicen la verificación y evaluación de las mismas, conforme lo señalado en el pliego y en las normas legales vigentes.

12. Mantener actualizada la base de datos para realizar el seguimiento y control a los contratos suscritos por la entidad.

13. Proyectar para la firma del ordenador del gasto todos los actos administrativos, certificaciones, autorizaciones y demás que se requieran, previo estudio, análisis y viabilidad de la misma,

14. Someter a consideración de la Junta, las solicitudes presentadas, previo estudio, análisis y verificación de que las mismas se ajustan a las necesidades de la entidad y a las normas legales vigentes. Así, como los informes de verificación y evaluación efectuados en desarrollo del proceso de selección adelantado.

15. Realizar la verificación jurídica de las propuestas presentadas dentro de las modalidades de contratación en conjunto con la Oficina Asesora Jurídica: el profesional del Derecho que esté adelantando el proceso respectivo, hará parte del comité verificador.

16. Solicitar al Grupo de Administración Financiera, la disponibilidad presupuestal para la adquisición de los bienes y servicios.

17. Elaborar y presentar para aprobación de la Secretaría General la rendición de informes y cuentas establecidos por las normas administrativas y fiscales vigentes.

18. Verificar y garantizar que previo a la suscripción de las órdenes o contratos se hayan surtido en su integridad los trámites legales y reglamentarios para la adquisición de los bienes y servicios.

19. Realizar las gestiones tendientes a la obtención de la firma de los contratos, así como de los documentos o trámites requeridos para el perfeccionamiento, ejecución y legalización.

20. Aprobar la garantía única constituida para amparar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones con ocasión de la celebración de los contratos

21. Designar en coordinación con la Secretaría General los interventores y/o supervisores de los contratos que suscriba la Superintendencia Nacional de Salud.

22. Realizar los trámites y procedimientos para la publicación en la página web. Portal de Contratación SECOP, SICE y en las demás que exija la ley.

23. Adelantar todas aquellas diligencias de trámite, que se presenten en la actividad contractual, así como suscribir todos los documentos que se deriven de las mismas.

24. Elaborar los actos administrativos para la liquidación de los contratos, contando para el efecto, entre otros soportes del informe del supervisor/interventor del contrato, estado de cuenta expedido por tesorería, los soportes de pago al Sistema Integral de Seguridad Social Integral y de aportes parafiscales, cuando a ello hubiere lugar.

25. Elaborar los actos administrativos de declaratoria de incumplimiento, caducidad, siniestro y restablecimiento de equilibrio económico, a solicitud del interventor/supervisor del contrato, previo estudio, análisis del mismo, dando el debido proceso conforme a las normas legales vigentes.

26. Elaborar las resoluciones para resolver los recursos que se interpongan contra actos administrativos proferidos dentro de la actividad contractual, en cualquiera de sus etapas y enviarlos para el respectivo análisis, estudio y viabilidad de la Oficina Asesora Jurídica.

27. Expedir las certificaciones que le sean requeridas.

28. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

29. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

30. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

6. Grupo de Administración de Recursos Físicos

1. Coordinar con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios la elaboración del Plan Anual de Compras.

2. Organizar, coordinar, ejecutar, administrar y responder por los servicios, planes, programas, proyectos, procesos y actividades en materia de servicios generales y recursos físicos y coordinar su suministro oportuno y eficiente para el funcionamiento de la Superintendencia.

3. Proponer y elaborar para la Secretaría General el Programa de Seguros para la protección de los activos de la Superintendencia y suministrar la información necesaria para tramitar la indemnización por los riesgos amparados.

4. Garantizar que los bienes y los funcionarios que tengan la disposición de estos, estén amparados por las pólizas de seguro correspondientes y se efectúe la correspondiente reposición de bienes en caso de siniestro.

5. Preparar, ejecutar y evaluar los planes y procesos requeridos para el mantenimiento, seguridad y control de los bienes muebles e inmuebles de la entidad.

6. Coordinar y operar el sistema de información de almacenes e inventarios de la Superintendencia Nacional de Salud.

7. Controlar, verificar, identificar y clasificar los bienes muebles de la Superintendencia Nacional de Salud.

8. Mantener actualizado los inventarios de la Superintendencia Nacional de Salud.

9. Recibir, verificar, codificar, almacenar, suministrar y controlar el consumo e inventario de bienes e insumos de la Superintendencia Nacional de Salud.

10. Responder por la confiabilidad y objetividad de la información, soportes, actos administrativos y demás documentos elaborados y proyectados por el grupo.

11. Realizar la conciliación de cuentas mensualmente de acuerdo con el movimiento de ingresos y egresos registrado de bienes y presentar los informes mensuales al grupo de administración financiera, con el fin de que el contador efectúe lo de su competencia.

12. Coordinar y controlar con las dependencias la ejecución de los procesos de adquisición, registro, almacenamiento y suministro de los bienes y elementos para la realización de la gestión institucional.

13. Responder por el almacenamiento y distribución de los bienes adquiridos por la Superintendencia Nacional de Salud y velar por su adecuada conservación.

14. Informar oportunamente el vencimiento de los contratos y tramitar con la debida antelación las contrataciones requeridas para el normal funcionamiento de la entidad.

15. Informar a las áreas involucradas y reclasificar periódicamente los bienes considerados obsoletos e inservibles con el fin de adelantar los trámites necesarios para dar de baja.

16. Administrar la operación de los vehículos de la Superintendencia Nacional de Salud, garantizando su adecuado uso y mantenimiento.

17. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

18. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

19. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

20. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

7. Grupo de Archivo y Correspondencia

1. Coordinar y administrar el recibo, radicación, clasificación, distribución y entrega de la correspondencia interna y externa de la Entidad, propendiendo por la oportunidad y exactitud en el servicio.

2. Mantener organizado el consecutivo general de correspondencia de la Superintendencia.

3. Velar por la utilización de medios tecnológicos, que permita seguridad, economía, agilidad en el recibo y entrega de la correspondencia.

4. Adelantar las actividades relacionadas con la administración, manejo y conservación de la información documental de la Entidad.

5. Coordinar, preservar, mantener y custodiar el archivo central.

6. Adelantar la actualización de las Tablas de Retención y Valoración Documental del AGN.

7. Prestar asesoría sobre el manejo de los archivos de gestión en las diferentes dependencias.

8. Expedir certificaciones sobre existencia de los documentos que reposan en el archivo central de la entidad y autenticar las copias que le sean requeridas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.

9. Establecer el cronograma de transferencias primarias de los archivos de gestión de las diferentes dependencias, al archivo central y propender por su cumplimiento.

10. Brindar en forma eficiente los servicios de búsqueda, consulta y obtención de información a los servidores de la entidad, de los documentos que reposan en el Archivo General de la Superintendencia.

11. Coordinar el diseño y organización de las políticas de archivo, acorde con las normas establecidas y con las necesidades de la Superintendencia en esta materia, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental del mismo y apoyar la administración del Sistema de Archivo Documental de la Superintendencia.

12. Proponer las normas técnicas y de procedimientos para la recepción, conservación, clasificación, análisis de la documentación que configura el sistema de archivo de la Superintendencia y coordinar su aplicación en las distintas dependencias.

13. Atender las solicitudes de fotocopias de documentos que reposen en el Archivo Central de la Superintendencia

14. Mantener la conservación, buen uso y manejo adecuado de las hojas de vida de ex funcionarios que reposan en el archivo central.

15. Participar en el Comité de Archivo de la Entidad.

16. Apoyar a las diferentes dependencias en el manejo de los soportes documentales del archivo de gestión de la entidad.

17. Coordinar la organización, conservación, buen uso y manejo adecuado de los documentos que conforman el archivo histórico de la entidad.

18. Orientar y coordinar permanentemente la función archivística en la entidad para coadyuvar a la eficiencia de la Gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental de la entidad como parte integral de la riqueza cultural de la Nación.

19. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo, en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

20. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

21. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

22 Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

8. Grupo de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional

1. Proponer y apoyar la política de comunicaciones y relaciones públicas de la entidad.

2. Aportar información a los voceros institucionales para su divulgación ante los medios de comunicación.

3. Planificar la labor de promoción y proyección de la imagen institucional.

4. Coordinar y elaborar los comunicados de prensa para enviar a los medios de comunicación, previa aprobación del Superintendente Nacional de Salud.

5. Coordinar la producción del programa institucional de televisión y su montaje.

6. Apoyar la coordinación de campañas institucionales para la divulgación de la gestión de la entidad: Sistema de Gestión y Control (SGC). Cultura organizacional. PIGA.

7. Apoyar todo lo relacionado con gobierno en línea.

8. Orientar al Superintendente Nacional de Salud en todos los temas relacionados con el adecuado manejo y respuesta a los requerimientos de los medios de comunicación.

9. Diseñar y actualizar los contenidos del portal institucional y de la intranet de la Entidad.

10. Diseño de herramientas gráficas que apoyen los procesos comunicativos tanto externos como internos de la entidad, según las políticas de comunicaciones.

11. Crear conceptos en coordinación con la Secretaría General, que den identidad gráfica al proceso de comunicación institucional, esto comprende tanto las comunicaciones internas como las comunicaciones externas de la entidad.

12. Informar periódicamente al Superintendente Nacional de Salud acerca de las gestiones realizadas.

13. Coordinar con las áreas lo relacionado a la ejecución de eventos en los que se requieran resaltar las acciones e imagen de la Superintendencia y propender por la adecuada utilización de la imagen corporativa.

14. Diseñar planes, programas, mecanismos y acciones de la comunicación pública.

15. Divulgar los planes, programas, mecanismos y acciones de comunicación interna y externa de la Entidad, previa aprobación del Superintendente Nacional de Salud.

16. Llevar un archivo organizado.

17. Apoyar a las diferentes áreas de la entidad en la organización de eventos como audiencias de rendición de cuentas, consultas ciudadanas, jornadas de conciliación, teleconferencias, entre otras.

18. Adelantar los trámites precontractuales para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la gestión de las funciones asignadas al grupo en coordinación con el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.

19. Proponer indicadores de gestión que permitan medir y evaluar la eficiencia y eficacia del grupo.

20. Actualizar permanentemente los procesos y procedimientos conforme a las normas legales vigentes y a las necesidades de la institución.

21. Las demás que le sean asignadas al grupo de acuerdo con la naturaleza de sus funciones.

9. Grupo de Control Disciplinario Interno <Resolución revocada por el artículo 6o. de la Resolución 1398 de 2011, en lo relacionado con Control Disciplinario Interno>

ARTÍCULO 3o. Este Despacho designará mediante acto administrativo a los coordinadores y los servidores públicos que ejercerán las funciones de los grupos internos de trabajo creados y reorganizados mediante la presente resolución.

ARTÍCULO 4o. Los funcionarios que sean designados como Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo se le aplicarán el porcentaje de reconocimiento por coordinación que establezcan las normas legales vigentes.

ARTÍCULO 5o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su totalidad las Resoluciones 740 del 14 de mayo de 2007, 00024 del 6 de enero de 2009, 00556 del 13 abril de 2010 y demás normas que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de diciembre de 2010.

El Superintendente Nacional de Salud,

CONRADO ADOLFO GÓMEZ VÉLEZ.