Resolución 678 de 2014 SNS

RESOLUCIÓN 678 DE 2014

(abril 10)

Diario Oficial No. 49.146 de 9 de mayo de 2014

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD}

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 27 de la Resolución 171736 de 2021>

Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones.

EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,

en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 7o del Decreto 2462 de 2013, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política dispone que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones”. Así mismo, señala que “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”.

Que la Ley 87 de 1993 dicta normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado Colombiano, determina en su artículo 6o que “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”.

Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo Administrativo como “un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional”.

Que mediante Ley 872 de 2003 se creó el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, modificado posteriormente por el Decreto 4485 de 2009, en virtud del cual “se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”, enfatiza en su numeral 5.5.2, sobre la responsabilidad y el deber que tiene la administración en designar un miembro de la alta dirección encargado, entre otros de asegurarse que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad al interior de la entidad.

Que la misma Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad, y en tal sentido faculta a las entidades para integrar la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública con el Sistema de Control Interno por ser complementarios y por tanto armonizar cada uno de sus elementos.

Que en cumplimiento a lo señalado en el parágrafo del artículo 3o de la Ley 872 de 2003, se considera necesaria la integración de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública con el Sistema de Control Interno, en cada uno de sus elementos con el fin de armonizarlos.

Que mediante la Ley 962 de 2005, se expidieron “Disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”.

Que mediante Decreto 1599 de 2005 se adoptó el “Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano” MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5o de la Ley 87 de 1993”.

Que el Decreto 2375 de 2006, reglamentario de la Ley 872 de 2003 dispuso que las entidades que deseen certificar su sistema de gestión de la calidad bajo la norma NTCGP:1000, deberán realizarlo ante un organismo de certificación de sistemas de gestión de calidad acreditado bajo dicha norma, por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Que por medio del Decreto 2623 de 2009 se creó “el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano”, indicando que el mismo se complementa y articula con los Sistemas de Control Interno, Desarrollo Administrativo, de Gestión de Calidad y con la política de racionalización de trámites.

Que a través del Decreto 4485 de 2009, se adoptó “la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2009 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2o de la Ley 872 de 2003”.

Que con el Decreto 019 del 2012 el Gobierno Nacional dictó “Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

Que por intermedio del Decreto 2482 de 2012, “en el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión”, se adoptó el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación y las Políticas de Desarrollo Administrativo.

Que conforme a lo dispuesto en el Decreto 2693 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones”., se dictaron lineamientos para la Estrategia de Gobierno en Línea en Colombia para a fin de armonizarla con las tendencias mundiales de gobierno electrónico y la nueva normatividad existente en el País dirigida a asegurar e incentivar la utilización de los medios electrónicos por parte de las entidades del Estado;

Que mediante lo dispuesto en el Decreto 1537 de 2001 “se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan y faciliten el desarrollo y evaluación del sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”.

Que la Superintendencia Nacional de Salud, mediante Resolución 1038 de 2013, modificada mediante Resolución 000293 de 2014, conformó el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, como “instancia responsable de liderar, coordinar y facilitar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión a nivel institucional”.

Que mediante Circular número 3 de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, se dictan “lineamientos generales para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano – MECI 1000:2005”.

Que a través de la Circular 06 de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, se implementa el “Sistema de Gestión de la Calidad en las entidades del estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2004”.

Que en la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001:2006 se determinan los requisitos de los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

Que la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004, establece los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental.

Que a través de la norma ISO 26000:2010 se establecen conceptos, términos, principios y características de la Responsabilidad Social.

Que mediante la Norma Técnica Colombiana GTC – 34 se establece la Guía de estructura básica del programa de salud ocupacional.

Que la Norma Técnica Colombiana OHSAS 18001:2007, establece los requisitos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral.

Que con el fin de mejorar continuamente los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad tanto en la gestión interna como en la respuesta a requerimientos de vigilados y usuarios, la Superintendencia Nacional de Salud ha considerado necesario instituir y mejorar continuamente un modelo de operación por procesos mediante un Sistema Integrado de Gestión, que permita desarrollar procedimientos ágiles, confiables y optimizar el funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.

Que para lograr el funcionamiento armónico y la integralidad de los Sistemas de Gestión de Calidad, Desarrollo Administrativo y Control Interno, la Superintendencia Nacional de Salud considera conveniente unificarlos en un solo sistema que se denominará Sistema Integrado de Gestión, de tal manera que se retroalimenten continuamente para su fortalecimiento.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021. Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2116 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Adoptar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Superintendencia Nacional de Salud, entendido como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, el cual se encuentra conformado por siete (7) subsistemas que se definen a continuación:

a) El subsistema de Gestión de Calidad (SGC): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009, la cual determina las generalidades y requisitos mínimos a establecer, documentar, implementar y mantener en este subsistema, con el propósito de gestionar de forma eficaz las actuaciones de la Entidad, mejorando su desempeño, así como la satisfacción de sus usuarios. La base para la implementación de los lineamientos de esta norma será el uso de un enfoque de procesos en la operación y gestión de la Superintendencia, en los cuales se articularán los elementos de los demás subsistemas. Dichos procesos estarán alineados con la planeación estratégica institucional. Se incluirán las directrices entorno a la racionalización de trámites y demás elementos de las Políticas de Desarrollo Administrativo que estén relacionados;

b) El Subsistema de Control Interno (SCI): Comprende el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos. Los elementos de este subsistema serán establecidos de conformidad con lo dispuesto en el MECI:2014;

c) El Subsistema de Seguridad en la Información (SSI): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001, la cual determina los requisitos de los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), y estos son aplicados a todos los procesos, servicios, áreas y dependencias, en todos los niveles jerárquicos de la Entidad, que empleen las tecnologías de la información y las comunicaciones conforme a la normatividad nacional aplicable. En este subsistema se incluyen los planes, programas, proyectos, metodologías e instrumentos establecidos para dar cumplimiento a los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea;

d) El Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana GTC-34 y OHS.A.S. 18001:2007 de Sistemas de Gestión de Salud y Seguridad Laboral. Estos aplican a todos los funcionarios públicos y servidores públicos de la Entidad vinculados directamente o por medio de contratos de aprendizaje, contratos de servicios temporales de trabajo y otras formas de contratación laboral que establezca la ley, en los diferentes puestos, centros de trabajo e instalaciones de trabajo y en todos los niveles jerárquicos de esta Superintendencia. El subsistema comprende la política, el diagnóstico, la planeación, la organización, la ejecución, la evaluación, la auditoría y la implementación de acciones de mejora con el fin de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo;

e) El Subsistema de Gestión Ambiental (SGA): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 14001:2004. Estos aplican a todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de evaluación y mejora involucrados en la prestación de los servicios que brinda la Superintendencia a sus usuarios. El subsistema abarca desde la identificación de los aspectos e impactos ambientales, la definición de las políticas y directrices de Gestión Ambiental, la elaboración del Plan Institucional de Gestión Ambiental, la implementación de los planes y programas de Gestión Ambiental, la evaluación y análisis de los indicadores de procesos, hasta la identificación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, conforme a la normatividad aplicable y al plan para la implementación del Subsistema;

f) El Subsistema de Responsabilidad Social (SRS): Comprenden un modelo de gestión institucional que integra el conjunto de acciones que deberá tomar la Entidad para asumir las responsabilidades derivadas del impacto de sus actividades sobre la sociedad y el medio ambiente, basadas en un comportamiento ético, en el cumplimiento de la legislación aplicable, y en ser consistentes con los intereses de la sociedad y el desarrollo sostenible, cuyos principios y elementos contextuales se encuentran contenidos en la norma ISO 26000:2010;

g) El Subsistema de Gestión Documental (SGD): Es un modelo de gestión institucional, alineado con el direccionamiento estratégico organizacional, que integra las políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados, el cual está fundamentado en el concepto de archivo total y está orientado hacia la modernización tecnológica que permita la estandarización de la administración del documento en los distintos soportes durante todo su ciclo vital. Lo anterior con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las necesidades de los usuarios. Este modelo se enmarca en los lineamientos establecidos por la normativa archivística legal vigente y las demás normas técnicas complementarias que aseguren la conservación y preservación de la memoria institucional en el tiempo.

ARTÍCULO 2o. COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> De conformidad con lo dispuesto en la Resolución 000293 de 2014, o la norma que lo modifique, adicione o derogue en lo pertinente la máxima instancia coordinadora y facilitadora de la implementación del Sistema Integrado de Gestión, es el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> El Superintendente Nacional de Salud tendrá las siguientes funciones dentro del Sistema Integrado de Gestión, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas:

-- Establecer la política del Sistema Integrado de Gestión.

-- Procurar la disponibilidad de recursos para implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestión.

-- Vigilar que los requisitos del cliente se determinen y se cumplan.

-- Garantizar el establecimiento de procesos de comunicación apropiados al interior de la entidad.

-- Revisar el Sistema Integrado de Gestión a intervalos planificados, para asegurarse de la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora continua. Esta actividad se realizará por lo menos una vez al año e incluirán las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios al Sistema.

-- Aprobar los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LOS SUPERINTENDENTES DELEGADOS, EL SECRETARIO GENERAL, JEFES DE OFICINAS ASESORAS Y JEFES DE OFICINA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> Los Superintendentes Delegados, el Secretario General, Jefes de Oficinas Asesoras y Jefes de Oficina tendrán las siguientes funciones dentro del Sistema Integrado de Gestión, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas:

-- Aprobar y mantener actualizados los documentos del Sistema Integrado de Gestión como son: la caracterización de procesos, procedimientos, instructivos, formatos, guías, entre otros, con el acompañamiento y asesoría de la Oficina Asesora de Planeación.

-- Realizar medición y seguimiento de indicadores y tomar acciones cuando se requiera.

-- Administrar los riesgos de los procesos y establecer los controles sobre los mismos.

-- Realizar seguimiento y medición a la prestación del servicio interno y dar solución a las no conformidades presentadas.

-- Participar la implementación de los planes de mejoramiento y realizar evaluación de la eficiencia y eficacia de los mismos.

-- Aplicar y dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.

-- Atender las auditorías internas y externas que se programen para la evaluación, seguimiento y sostenibilidad del Sistema.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> Los funcionarios y servidores Públicos de la entidad tendrán las siguientes funciones dentro del Sistema Integrado de Gestión, sin perjuicio de las asignadas o contempladas en normas específicas:

-- Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los procesos.

-- Realizar recomendaciones de actualización de documentos del Sistema Integrado de Gestión.

-- Prevenir y controlar el uso no intencionado de documentos obsoletos dentro del Sistema Integrado de Gestión, incentivando el uso exclusivo de los formatos y documentos en general aprobados por el Sistema Integrado de Gestión.

-- Aplicar y dar cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema Integrado de Gestión.

-- Participar en las actividades orientadas al fortalecimiento y socialización del Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 6o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, actuará como representante de la alta dirección de la Superintendencia Nacional de Salud para la implementación, desarrollo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, como representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión, tendrá las siguientes funciones.

-- Apoyar las acciones de articulación para el diseño de estrategias, planes, programas y proyectos enmarcados en el proceso de conformación del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud.

-- Orientar la formulación de las acciones a ser realizadas por los líderes operativos de cada Subsistema.

-- Poner en marcha los mecanismos de comunicación, en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional, para facilitar la participación de los funcionarios y servidores en las diferentes etapas del proceso.

-- Coordinar la elaboración y expedición de directrices, metodologías e instrumentos que orienten la conformación del Sistema Integrado de Gestión, de forma articulada con los coordinadores de cada Subsistema.

-- Concertar un cronograma de actividades con los líderes operativos de cada subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento.

-- Coordinar el acompañamiento, asesoría y asistencia técnica a las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud en la estructuración e implementación de los respectivos elementos del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con las competencias de cada área.

-- Elaborar y presentar informes al Superintendente Nacional de Salud de los avances del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

ARTÍCULO 8o. LÍDER OPERATIVO DE SUBSISTEMA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021. Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 2116 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Cada uno de los subsistemas definidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión tendrá un líder operativo, quien de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto número 2462 de 2013 de Estructura Orgánica de la entidad, definirán las directrices y pautas, propias de sus funciones, dentro del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación:

a) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC);

b) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Control Interno (SCI);

c) La Oficina de Tecnologías de la Información será el líder operativo del Subsistema de Seguridad en la Información (SSI);

d) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST);

e) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA);

f) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS);

g) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Documental (SGD).

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DEL LÍDER OPERATIVO DE SUBSISTEMA. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> Los líderes operativos de cada uno de los Subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión citados en el artículo primero de la presente Resolución, tendrán las siguientes funciones, sin perjuicio de otras contempladas en normas específicas:

-- Definir los elementos básicos del Subsistema de su competencia, que deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestión.

-- Brindar acompañamiento a las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud en la estructuración del Sistema Integrado de Gestión, en lo referente al subsistema de su competencia, de manera armónica con lo establecido por la Oficina Asesora de Planeación.

-- Participar en la construcción de instrumentos, metodologías, planes, programas y proyectos que deban ser involucrados en el subsistema de su competencia.

-- Participar en la consolidación de instrumentos, metodologías, planes, programas y proyectos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.

ARTÍCULO 10. INTEGRALIDAD. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> Los planes, instrumentos, documentación y estrategias de cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión deben ser desarrollados de forma armónica con los requisitos y elementos de los distintos subsistemas.

ARTÍCULO 11. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> Los términos y definiciones aplicables al Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Superintendencia Nacional de Salud, se establecerán de acuerdo con los referentes normativos de cada uno de los subsistemas, así como los generados en el diseño e implementación del SIG. Los términos y definiciones establecidos deberán ser formalizados y socializados al interior de la Entidad.

ARTÍCULO 12. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> La documentación del Sistema Integrado de Gestión será definida mediante una metodología diseñada por la Oficina Asesora de Planeación, la cual será debidamente socializada por los medios dispuestos para tal fin.

PARÁGRAFO 1o. La documentación del Sistema Integrado de Gestión será administrada y controlada por la Oficina Asesora de Planeación atendiendo a los procedimientos y políticas adoptadas por la Entidad. La Superintendencia Nacional de Salud declara como única documentación válida para el Sistema Integrado de Gestión la ubicada en sistema de información dispuesto para tal fin, el cual es administrado por la Oficina Asesora de Planeación. Toda copia de esta documentación se entenderá como copia no controlada.

PARÁGRAFO 2o. La actualización de los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión se realizará de conformidad con los procedimientos y políticas adoptados por la Entidad y atendiendo las disposiciones del Superintendente Nacional de Salud o a las solicitudes expresas de los Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficinas Asesoras o Jefes de Oficinas, con el acompañamiento y asesoría técnica de la Oficina Asesora de Planeación.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo  de la Resolución 171736 de 2021> La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás que le sean contrarias.

Dada en Bogotá, D. C., a los 10 días del mes de abril de 2014.

Publíquese y cúmplase.

El Superintendente Nacional de Salud,

GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO.