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RESOLUCIÓN 2116 DE 2014
(septiembre 25)
Diario Oficial No. 49.289 de 29 de septiembre de 2014
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Por medio de la cual se modifican los artículos 1o y 8o de la Resolución número 000678 de 2014 y se dictan otras disposiciones.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en uso de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 7o del Decreto número 2462 de 2013, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 594 de 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, reglamentada parcialmente por los Decretos número 2578 de 2012 y 1100 de 2014, se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Que mediante la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, se regula el derecho de acceso a la información pública y se establecen los lineamientos para el ejercicio y garantía del derecho, así como el manejo de la información al interior de las entidades, entre ellas las actividades relacionadas con su Gestión Documental.
Que en el artículo 6o del Decreto número 2609 del 2012, se definen los componentes constitutivos de la política de Gestión Documental que deben formular las entidades públicas.
Que en desarrollo de lo dispuesto en el literal d) del artículo 3o del Decreto número 2482 de 2012, “en el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” se adoptó la política de Eficiencia Administrativa, orientada a “identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado” incluyendo entre sus temas los relacionados con la Gestión Documental.
Que a través del Decreto número 2462 de 2013 se modificó la estructura de la entidad, señalando en el numeral 1 del artículo 7o, como función del Superintendente Nacional de Salud, “dirigir la acción administrativa de la Superintendencia y el cumplimiento de las funciones que a la entidad le corresponden.”
Que el Decreto número 943 de 2014, “por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECI)” dispone en su artículo 4o, numeral 2 que “las entidades y organismos que cuentan con un Modelo implementado, deberán realizar los ajustes necesarios para adaptar en su interior los cambios surtidos en la actualización del MECI, dentro de los siete meses siguientes a la publicación del presente decreto.”
Que a través del Decreto número 1443 de 2014 “por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)”, se definen las directrices de obligatorio cumplimiento para la implementación de este Sistema de Gestión.
Que mediante la Resolución número 000678 de 2014, se adoptó el Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia Nacional de Salud, conformado por (6) seis subsistemas, así: i) de Gestión de Calidad, ii) de Control Interno, iii) de Seguridad en la Información, iv) de Seguridad y Salud Ocupacional, v) de Gestión Ambiental y vi) de Responsabilidad Social.
Que para fortalecer la implementación de las disposiciones contenidas en la Ley 1712 de 2014 y en el Decreto número 2609 de 2012, se requiere adicionar un nuevo subsistema al Sistema Integrado de Gestión, el de Gestión Documental.
Que para implementar las modificaciones introducidas en la actualización del Modelo Estándar de Control Interno (MECI: 2014), en concordancia con lo dispuesto en el Decreto número 943 de 2014, se requiere modificar el Subsistema de Control Interno, ajustando la normativa existente a los lineamientos del nuevo modelo.
Que para implementar las directrices de obligatorio cumplimiento establecidas en el Decreto número 1443 de 2014, se requiere modificar el Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), que en adelante se denominará Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST).
Que para garantizar el cumplimiento de las funciones de los líderes de cada uno de los subsistemas del Sistema Integrado de Gestión, de conformidad con lo establecido en el artículo 9o de la Resolución número 000678 de 2014, se requiere modificar la dependencia que actúa como líder operativo del Subsistema de Gestión Ambiental.
Que en virtud a lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar el artículo 1o de la Resolución número 000678 de 2014, el cual quedará así:
“Artículo 1o. Adoptar el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Superintendencia Nacional de Salud, entendido como el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico, el cual se encuentra conformado por siete (7) subsistemas que se definen a continuación:
a) El subsistema de Gestión de Calidad (SGC): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP 1000:2009, la cual determina las generalidades y requisitos mínimos a establecer, documentar, implementar y mantener en este subsistema, con el propósito de gestionar de forma eficaz las actuaciones de la Entidad, mejorando su desempeño, así como la satisfacción de sus usuarios. La base para la implementación de los lineamientos de esta norma será el uso de un enfoque de procesos en la operación y gestión de la Superintendencia, en los cuales se articularán los elementos de los demás subsistemas. Dichos procesos estarán alineados con la planeación estratégica institucional. Se incluirán las directrices entorno a la racionalización de trámites y demás elementos de las Políticas de Desarrollo Administrativo que estén relacionados;
b) El Subsistema de Control Interno (SCI): Comprende el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas y objetivos previstos. Los elementos de este subsistema serán establecidos de conformidad con lo dispuesto en el MECI:2014;
c) El Subsistema de Seguridad en la Información (SSI): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001, la cual determina los requisitos de los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), y estos son aplicados a todos los procesos, servicios, áreas y dependencias, en todos los niveles jerárquicos de la Entidad, que empleen las tecnologías de la información y las comunicaciones conforme a la normatividad nacional aplicable. En este subsistema se incluyen los planes, programas, proyectos, metodologías e instrumentos establecidos para dar cumplimiento a los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea;
d) El Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de la Norma Técnica Colombiana GTC-34 y OHS.A.S. 18001:2007 de Sistemas de Gestión de Salud y Seguridad Laboral. Estos aplican a todos los funcionarios públicos y servidores públicos de la Entidad vinculados directamente o por medio de contratos de aprendizaje, contratos de servicios temporales de trabajo y otras formas de contratación laboral que establezca la ley, en los diferentes puestos, centros de trabajo e instalaciones de trabajo y en todos los niveles jerárquicos de esta Superintendencia. El subsistema comprende la política, el diagnóstico, la planeación, la organización, la ejecución, la evaluación, la auditoría y la implementación de acciones de mejora con el fin de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo;
e) El Subsistema de Gestión Ambiental (SGA): Se enmarca dentro de los principios y requisitos de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 14001:2004. Estos aplican a todos los procesos estratégicos, misionales, de soporte y de evaluación y mejora involucrados en la prestación de los servicios que brinda la Superintendencia a sus usuarios. El subsistema abarca desde la identificación de los aspectos e impactos ambientales, la definición de las políticas y directrices de Gestión Ambiental, la elaboración del Plan Institucional de Gestión Ambiental, la implementación de los planes y programas de Gestión Ambiental, la evaluación y análisis de los indicadores de procesos, hasta la identificación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora, conforme a la normatividad aplicable y al plan para la implementación del Subsistema;
f) El Subsistema de Responsabilidad Social (SRS): Comprenden un modelo de gestión institucional que integra el conjunto de acciones que deberá tomar la Entidad para asumir las responsabilidades derivadas del impacto de sus actividades sobre la sociedad y el medio ambiente, basadas en un comportamiento ético, en el cumplimiento de la legislación aplicable, y en ser consistentes con los intereses de la sociedad y el desarrollo sostenible, cuyos principios y elementos contextuales se encuentran contenidos en la norma ISO 26000:2010;
g) El Subsistema de Gestión Documental (SGD): Es un modelo de gestión institucional, alineado con el direccionamiento estratégico organizacional, que integra las políticas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos y demás instrumentos documentados, el cual está fundamentado en el concepto de archivo total y está orientado hacia la modernización tecnológica que permita la estandarización de la administración del documento en los distintos soportes durante todo su ciclo vital. Lo anterior con el fin de garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad y usabilidad oportuna de la información en atención de las necesidades de los usuarios. Este modelo se enmarca en los lineamientos establecidos por la normativa archivística legal vigente y las demás normas técnicas complementarias que aseguren la conservación y preservación de la memoria institucional en el tiempo.”
ARTÍCULO 2o. Modificar el artículo 8o de la Resolución número 000678 de 2014, el cual quedará así:
“Artículo 8o. Líder operativo de Subsistema. Cada uno de los subsistemas definidos en el marco del Sistema Integrado de Gestión tendrá un líder operativo, quien de acuerdo con las funciones establecidas en el Decreto número 2462 de 2013 de Estructura Orgánica de la entidad, definirán las directrices y pautas, propias de sus funciones, dentro del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Oficina Asesora de Planeación:
a) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC);
b) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Control Interno (SCI);
c) La Oficina de Tecnologías de la Información será el líder operativo del Subsistema de Seguridad en la Información (SSI);
d) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST);
e) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA);
f) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS);
g) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Documental (SGD).”
ARTÍCULO 3o. Publicidad de la información. Los líderes operativos tendrán la responsabilidad de socializar al interior de sus respectivos equipos de trabajo lo establecido por la presente resolución. De igual forma, deberán modificarse las políticas, planes y demás documentación elaborada en el marco de la implementación de cada uno de los subsistemas en la entidad.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación, derogando especialmente los artículos 1o y 8o de la Resolución número 000678 de 2014.
Dada en Bogotá, D. C., 25 de septiembre de 2014.
Comuníquese y cúmplase.
El Superintendente Nacional de Salud,
GUSTAVO ENRIQUE MORALES COBO.