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RESOLUCIÓN 310 DE 2011
(marzo 4)
Diario Oficial No. 48.022 de 25 de marzo de 2011
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018>
Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
con fundamento en las facultades contenidas en el numeral 3 del artículo 8o del Decreto 1018 de 2007, y
CONSIDERANDO.
Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;
Que de conformidad con la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, se hace necesario expedir el acto administrativo por medio del cual se establecen las políticas y pautas generales de las comunicaciones oficiales en la Entidad;
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se dictan otras disposiciones;
Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;
Que el Decreto 1018 de 2007, modificó la estructura de la Superintendencia Nacional de Salud y estableció las funciones de cada dependencia;
Que mediante Resolución 2104 del 29 de diciembre de 2010, el Superintendente Nacional de Salud creó, reorganizó y conformó los Grupos Interno de Trabajo de la Secretaría General, incluido el Archivo y Correspondencia;
Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Archivo y Correspondencia de la Secretaría General, es necesario establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos y en general, para la administración de las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud;
En mérito de lo expuesto, este despacho
RESUELVE.
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETIVO. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Son objetivos de la presente resolución, establecer los principios para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, elaboración, alistamiento, distribución y demás procesos relacionados con el manejo de las comunicaciones producidas y recibidas en la entidad, y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud en dicha gestión.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> La gestión de las comunicaciones oficiales y de la correspondencia estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Para los efectos de la presente Resolución se establecen los siguientes conceptos.
1. Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.
2. Comunicaciones Oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Superintendencia Nacional de Salud, independientemente del soporte y medio utilizado.
3. Correspondencia Personal. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la Entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario, las cuales, no generan trámites a la Superintendencia Nacional de Salud.
4. Documento electrónico de archivo. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
5. Documento Original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
6. Documento Público. Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
7. Mensaje de datos. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, tales como, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.
8. Radicación de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la Superintendencia Nacional de Salud asigna un número único consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley; los términos empezarán a contar a partir del día siguiente de radicación del documento.
9. Registro de Comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la Superintendencia Nacional de Salud ingresa la información en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como.
Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta, entre otros.
10. Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
11. Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
12. Tablas de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 4o. COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Se considerarán oficiales las comunicaciones que sean recibidas o producidas en la Superintendencia Nacional de Salud, las cuales, siempre deberán ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, o en forma manual, y enviadas a la ventanilla del Grupo de Archivo y Correspondencia; por lo tanto, ningún funcionario de la Superintendencia Nacional de Salud está autorizado para recibir y dar trámite a las mismas, a través de otras oficinas o dependencias, distintas a las aquí mencionadas.
ARTÍCULO 5o. CLASIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Las comunicaciones oficiales de la Superintendencia Nacional de Salud se clasificarán, en recibida y producida, y se les definirá como a continuación se indica.
1. Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud, como Entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez, se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico.
-- Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud o, a sus funcionarios, y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
-- Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia, dirigidas a la Superintendencia Nacional de Salud o, a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial.
-- Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicaciones que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico de la Superintendencia Nacional de Salud o, a los diferentes fax que se encuentran instalados en la Entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Archivo y Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite.
2. Comunicaciones oficiales producidas. Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigidas a otras dependencias o funcionarios de la Entidad, a otros entes públicos o privados o, a personas naturales y se tramitan a través del Grupo de Archivo y Correspondencia.
ARTÍCULO 6o. IDENTIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Las comunicaciones oficiales en la Superintendencia Nacional de Salud se identificarán en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, con un número prefijo uno (1) para las comunicaciones oficiales recibidas, dos (2) para las comunicaciones oficiales producidas y enviadas a otros entes públicos o privados o, a personas naturales, y tres (3) para las comunicaciones oficiales internas dirigidas a otras dependencias o funcionarios de la entidad, el número prefijo será seguido de un guión, luego, el año de la vigencia de recibo o producción, seguido de otro guión y terminado, con un número consecutivo de seis dígitos. Ésta identificación se inicializa en cada vigencia, así. #-AAAA-XXXXXX.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS.
ARTÍCULO 7o. RECEPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Archivo y Correspondencia de la Secretaría General.
PARÁGRAFO. Cuando una dependencia de la Entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente al Grupo de Archivo y Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad.
ARTÍCULO 8o. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> El horario para la recepción de la correspondencia al público, en el Grupo de Archivo y Correspondencia se establece de 8.00 a.m. a 4.00 p.m., de lunes a viernes, esto es, en días hábiles laborales.
ARTÍCULO 9o. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la Entidad deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de correspondencia del Grupo de Archivo y Correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento.
1. Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la Entidad se someterán a un proceso de revisión, antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial y si ameritan o no radicación.
Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes recomendaciones.
-- Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.
-- Sobres o paquetes sin remitente.
-- Paquetes sucios, manchados o con olores extraños.
-- Exceso de avisos o de sellos postales.
-- Palabras restrictivas.
-- Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.
Si se encontrasen estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se deberá, entre otras medidas de precaución, aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo, y hacer el llamado respectivo a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.
Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección a donde se deba dar respuesta, y asunto correspondiente. Si es de competencia de la Entidad, se procederá a su radicación;
2. Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la Ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 000001, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se deberá dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato;
3. Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por otros envíos recibidos;
4. Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación;
5. Comunicación oficial por medios electrónicos. Cuando una dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, etc., deberá enviarla a la cuenta de correo designada del Grupo de Archivo y Correspondencia, inmediatamente a su conocimiento, para que éste proceda a la recepción, registro y trámite correspondiente. Es responsabilidad del Superintendente Delegado, Secretario General, Director General o Jefe de cada dependencia, velar por el estricto cumplimiento de este deber.
6. Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite, y alertarán permanentemente a todas las dependencias, sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta.
PARÁGRAFO. El recibo de las notificaciones de demandas donde sea parte la Superintendencia Nacional de Salud, se hará directamente en la Oficina Asesora Jurídica e inmediatamente se solicitará al Grupo Archivo y Correspondencia su radicación y registro en el sistema. Así como las Tutelas directas e indirectas se reciben, radican y registran en el Sistema y se deben entregar inmediatamente en la Oficina Asesora Jurídica.
ARTÍCULO 10. DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos recibidos, se clasificarán en los casilleros de correspondencia, se imprimirán planillas de control de distribución por cada una de las dependencias destinatarias y se entregarán a las oficinas en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área.
PARÁGRAFO. El Grupo de Archivo y Correspondencia distribuirá las comunicaciones en los siguientes horarios. 9.00 a.m. y 3.00 p.m.
TRÁMITE OPORTUNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 11. TRÁMITE OPORTUNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales, empezarán a contarse a partir del día siguiente al de su radicación.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS.
ARTÍCULO 12. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Todas las comunicaciones oficiales que se produzca en la Entidad, deberán ser radicadas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, de acuerdo con el siguiente procedimiento.
1. Revisión. Las comunicaciones oficiales que produzca la entidad con destino a otras entidades y a personas naturales o jurídicas, serán recogidas en todas las dependencias en el mismo horario y frecuencia establecida en el parágrafo del artículo 6o. Se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado, que los anexos que se anuncian están completos, que trae el antecedente y las copias anunciadas, que el contenido del original es idéntico al de las copias y que contiene las copias del original para la serie documental, consecutivo de correspondencia producida, y para el archivo de gestión de la oficina productora;
2. Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas.
a) Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada. La fecha y el número lo generará el sistema en el momento de su registro;
b) Los anexos deben ser foliados y unidos al original de la comunicación. El cumplimiento de este requisito y el envío junto con la comunicación oficial original, es responsabilidad de la dependencia remitente;
c) Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben unir los juegos correspondientes;
d) Debe citarse en la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea (campo) de anexos, la cantidad de anexos y folios que la acompañan;
e) Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud registrada, será necesario indicar el número de registro de entrada (número asignado por el sistema al momento de ingresar la comunicación que se está contestando por la Entidad) en el campo “referenciados” de la misma;
f) Las copias extras en las comunicaciones se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades, direcciones completas, ciudad y departamento de destino;
g) Cuando una dependencia de la Superintendencia Nacional de Salud, en razón de sus funciones deba remitir una comunicación de carácter masivo, mismo contenido y destinatarios diferentes, enviará al Grupo de Archivo y Correspondencia a través del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y en medio físico, la primera comunicación y anexo, el listado de la totalidad de los destinatarios, indicando nombre del destinatario, dirección, ciudad y departamento destino, y número de NURC;(El área emisora de la comunicación es la responsable de constatar previamente los datos del destinatario, haciendo todo lo posible por evitar errores que generen por parte del operador de correo utilizado por la Entidad, devoluciones y gastos innecesarios).
h) Las comunicaciones que no cumplan con estos procedimientos serán devueltas sin excepción a la dependencia productora en los recorridos establecidos, para la entrega y recolección de comunicaciones.
3. Radicación. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 000001, utilizando el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales producidas, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni se radicarán comunicaciones sin firma, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su Jefe inmediato.
Todas las comunicaciones deben ser radicadas y registradas en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, el mismo día de recibo en la Superintendencia.
4. Control de comunicaciones oficiales producidas. Los funcionarios encargados de la radicación de las comunicaciones oficiales producidas en cada una de las dependencias, controlarán la radicación, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su radicación y trámite, y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta;
ARTÍCULO 13. DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> La distribución de las comunicaciones oficiales enviadas se realizará a través del operador de correo oficial debidamente autorizado, cuando su destino sea urbano, nacional o internacional o con mensajeros urbanos cuando se requiera.
Cuando la importancia o urgencia de la comunicación lo demande, las dependencias remisoras indicarán al Grupo de Archivo y Correspondencia el tipo de envío a utilizar por parte del operador de correo.
Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, al operador de correo oficial, y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.
Para aquellos casos en que se envíen las comunicaciones por servicio de correo certificado; el Grupo Archivo y Correspondencia, deberá remitir mensualmente a las diferentes áreas solicitantes, las respectivas constancias de entrega, exigiendo éstas, al operador de correo contratado.
ARTÍCULO 14. DEVOLUCIÓN DE COMUNICACIONES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Cuando una comunicación oficial remitida sea devuelta por el operador de correo oficial, se remitirá a la dependencia correspondiente para que determine si solicita su reenvío o si se archiva. Se dejará constancia de la devolución, en el registro de la copia electrónica de la comunicación que la dependencia transfirió al Grupo de Archivo y Correspondencia en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 15. ELABORACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud elaborarán las comunicaciones con destinos externos o interdependencias en el Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, para lo cual se utilizará el siguiente procedimiento.
1. Seleccionar el formato oficial del documento.
2. Citar el destinatario de la comunicación, si no se encuentra registrado se deberá incorporar sus datos y registrarlo en el directorio institucional.
3. Describir el asunto de la correspondencia en forma concreta y clara.
4. Especificar el medio de envío que requiere la comunicación en proceso de elaboración, en el campo OBSERVACIONES.
5. Seleccionar el firmante del documento.
6. Abrir el menú “crear” que permite ingresar al formato desplegado, e incorporar o redactar el texto deseado en modo de edición de acuerdo con la guía de “Elaboración de documentos de salida”.
7. La clasificación de las comunicaciones con destinos externos o interdependencias, debe hacerse según las series o trámites establecidos en el sistema.
ARTÍCULO 16. EDICIÓN Y TRANSFERENCIA. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser transferida al siguiente funcionario responsable para su corrección y/o tramitación final.
El proceso de transferencia entre los empleados responsables, genera el recorrido del documento, y cada funcionario participante debe dejar constancia de las modificaciones y/o correcciones realizadas a su contenido, antes de realizar la mencionada transferencia al siguiente funcionario responsable.
PARÁGRAFO. El proceso de transferencia y correcciones a través del Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad, se deberá realizar hasta tener la certeza de que la correspondencia será oficializada, sólo en ese momento, se radicará y generará el documento en soporte de papel para su firma y posterior envío. Se evitará la impresión de comunicaciones sin la debida revisión final y aprobación por parte de la autoridad responsable de su firma, con el fin de garantizar el ahorro de papel y elementos de impresión.
ARTÍCULO 17. TRÁMITE FINAL DE LAS COMUNICACIONES CON DESTINOS EXTERNOS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Una vez finalizada la edición y corrección de la comunicación, se debe clasificar, imprimir, firmar el original y las copias, y enviarla física y electrónicamente al Grupo de Archivo y Correspondencia.
ARTÍCULO 18. TRÁMITE FINAL DE LAS COMUNICACIONES INTERDEPENDENCIAS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Una vez finalizado el proceso de elaboración de la comunicación, se debe clasificar y transferir electrónicamente al destinatario o destinatarios a través del sistema, sin necesidad de imprimir el documento, salvo en los casos en que se requiera su envío físico.
Al momento de finalizar el trámite, el sistema codificará automáticamente la comunicación y el funcionario responsable la enviará electrónicamente a su destinatario, quien le asignará el trámite que corresponda, al interior de la dependencia a su cargo.
Con el fin de optimizar los procesos de trabajo, el sistema permitirá en todo momento, y solamente a los funcionarios o empleados responsables, revisar y dar seguimiento a las acciones realizadas sobre las comunicaciones en trámite.
ARTÍCULO 19. TIPOS DOCUMENTALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> En la elaboración de las comunicaciones oficiales se emplearán los siguientes tipos documentales.
1. Carta u Oficio. Comunicación escrita con mensaje relacionado con la misión institucional, y se empleará para la correspondencia dirigida al medio externo, como a otras Entidades Oficiales, Personas Naturales o Jurídicas;
2. Memorando. Comunicación de carácter interno al interior de cada oficina y entre las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, desde y para todos los niveles jerárquicos, con el fin de transmitir información, dar orientaciones, dar pautas, y hacer solicitudes y aclaraciones relacionadas con la gestión de la Entidad.
3. Circulares. Son las comunicaciones internas o externas de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Entidad, cambios, políticas y asuntos de interés común. Estas se clasifican así.
a) Circulares externas o Cartas circulares. Se emplean para las comunicaciones con igual contenido de carácter reglamentario o normativo, dirigida a varios destinatarios del medio externo, emitidas solo por el Superintendente Nacional de Salud.
b) Circulares Internas o Generales. Se emplean para dar a conocer información de carácter general o normativa a nivel interno. Las circulares normativas solamente podrán ser emitidas por el o la Superintendente Nacional de Salud o Secretario(a) General.
4. Acta. Comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar por escrito sucintamente, temas tratados, conclusiones, acuerdos y decisiones de una reunión.
5. Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos en cumplimiento de las funciones de la Entidad.
6. Certificación. Comunicación de carácter probatorio que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne. La expide el Jefe de la dependencia o coordinador o donde repose el expediente o el asunto solicitado.
7. Resolución. Acto administrativo emitido por la administración en ejercicio de sus funciones en cuya virtud se decide cuestiones de carácter general o particular, obligatorio y permanente, que afecta a derechos, deberes e intereses de quienes son parte o aparecen como interesados. Son expedidos por el Superintendente Nacional de Salud, los Superintendentes Delegados o la Secretaria(o) General.
PARÁGRAFO. La numeración de los actos administrativos como son las resoluciones, circulares internas y externas que expida la Entidad, son exclusividad de la Secretaría General, quien llevará el registro y control de las mismas, mantendrá en la serie respectiva el archivo de la original respectiva; para lo cual, al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, de cada uno los actos enunciados.
Los demás tipos documentales (Actas, informes) la numeración, control y archivo, lo llevará la dependencia responsable de su producción.
FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 20. FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Las comunicaciones oficiales a destinatarios externos, podrán ser firmadas por los funcionarios que desempeñen los siguientes cargos, en el área de su competencia.
1. Superintendente Nacional de Salud,
2. Secretario(a) General,
3. Superintendentes Delegados,
4. Jefes de Oficina,
5. Jefes de Oficinas Asesores,
6. Directores Generales,
7. Coordinador Grupo de Contratación de Bienes y Servicios,
8. Coordinador Grupo Notificaciones,
9. Coordinador Grupo Control Interno Disciplinario.
10. Los funcionarios con póliza de manejo, y
11. Los funcionarios designados para labores de supervisión en la contratación, las comunicaciones oficiales relacionadas con su función,
PARÁGRAFO 1o. Las comunicaciones oficiales dirigidas a nivel internacional solamente podrán ser firmadas por él o la Superintendente Nacional de Salud.
PARÁGRAFO 2o. Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.
PARÁGRAFO 3o. Los funcionarios con delegación expresa en la ley, normas especiales o apoderados judiciales o extrajudiciales, no se someten a lo estipulado en este artículo.
PARÁGRAFO 4o. Los Coordinadores de Grupo podrán firmar las comunicaciones oficiales que los Superintendentes Delegados, los Jefes de Oficinas, Oficinas Asesoras o la Secretaría General autoricen por escrito, siempre y cuando se tenga en cuenta los siguientes principios institucionales. marco funcional, remisión de documentos solicitados por vigilados y acuso de recibo de comunicaciones que no requieran respuesta o aclaración.
En ningún caso podrán firmar comunicaciones oficiales mediante las cuales se adquieran compromisos para la entidad, se emitan conceptos o constituyan actos administrativos.
PARÁGRAFO 5o. Las comunicaciones interdependencias serán suscritas por los funcionarios que ocupen los cargos antes señalados, los Coordinadores de Grupo y demás funcionarios, en cumplimiento de sus respectivas funciones.
PARÁGRAFO 6o. Los funcionarios del Grupo de Archivo y Correspondencia, llevarán un registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá el nombre del funcionario, su cargo, el número de decreto, resolución de nombramiento o resolución de designación, su firma completa y su firma abreviada.
ARTÍCULO 21. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> El Grupo de Archivo y Correspondencia, tramitará únicamente las comunicaciones oficiales firmadas por los funcionarios o empleados relacionados en el artículo anterior.
IMAGEN CORPORATIVA.
ARTÍCULO 22. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> El Superintendente Nacional de Salud, adopta el “Manual de Imagen Corporativa”, anexo a presente resolución, para la presentación y el manejo de las comunicaciones que emitan las diferentes dependencias. Los funcionarios autorizados para firmar las comunicaciones oficiales, serán responsables de la aplicación y estricto cumplimiento de las normas aquí establecidas.
CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 23. CONSERVACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Todas las dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud serán responsables de la adecuada conservación en los archivos de gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban, y de la copia de aquellas que produzcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, las cuales, archivarán en la serie documental a la cual pertenecen, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental, una vez finalizado el proceso de gestión.
El Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivo Oficial de la Entidad será el único medio de archivo electrónico de la comunicación oficial. La correspondencia interdependencias se archivará únicamente en el medio electrónico y sólo se imprimirá en caso de ser necesario.
INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 24. INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> La incorporación de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos de la Entidad, estará sujeta al cumplimiento de lo establecido en el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, esto es, la Ley General de Archivos.
ARTÍCULO 25. MEDIOS MAGNÉTICOS. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backup, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTÍCULO 26. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> La recepción y envío de comunicaciones oficiales por correo electrónico, debe permitir el control y seguimiento por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia, para lo cual, la Oficina de Tecnología de la Información deberá habilitar cuentas de correo institucional por cada una de estas áreas.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales, se deben atender las disposiciones de la Ley 527 de 1999, la Resolución 276 de 2004 de la Superintendencia Nacional de Salud y demás normas relacionadas.
ARTÍCULO 27. COMUNICACIONES OFICIALES POR FAX. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> La recepción y envío de comunicaciones oficiales vía Fax, debe permitir el control y seguimiento por parte del Grupo de Archivo y Correspondencia; para lo cual, la dependencia que lo recibe debe remitirlo inmediatamente en el formato establecido o en el caso de envío remitir copia del mismo al Grupo Archivo y Correspondencia para su radicación y registro en el Sistema.
ARTÍCULO 28. CONTROL. <Resolución derogada por el artículo 39 de la Resolución 10171 de 2018> El Grupo de Archivo y Correspondencia velará por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta resolución
ARTÍCULO 29. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 4 de marzo de 2011.
El Superintendente Nacional de Salud,
CONRADO ADOLFO GÓMEZ VÉLEZ.