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RESOLUCION 102 DE 2005
(febrero 4)
Diario Ofical No. 45.826 de 18 de febrero de 2005
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010>
Por medio de la cual se establecen pautas para el manejo de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y se dictan otras disposiciones relacionadas con la gestión documental.
EL DIRECTOR GENERAL DEL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA,
en ejercicio de las facultades conferidas en el numeral 4 del artículo 4o del Decreto 00249 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 80 de 1989 le asignó al Archivo General de la Nación la función de fijar las políticas y reglamentos para el manejo de los archivos en Colombia;
Que la Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación;
Que mediante Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación estableció pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas;
Que el Decreto 249 del 28 de enero de 2004 modificó la estructura del Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena, y estableció las funciones asignadas a cada dependencia;
Que mediante Resolución 01863 del 13 de agosto de 2004 el Director General del Sena creó el Grupo Interno de Trabajo permanente de Administración de Documentos en la Secretaría General;
Que para la adecuada prestación del servicio ofrecido por el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de los procesos de gestión documental que deben asumir los despachos de los Directores Regionales y de Subdirectores de Centros de Formación Profesional, es necesario actualizar la normativa interna para establecer un procedimiento para la producción, recepción, radicación, direccionamiento, registro, entrega, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos, y en general para la administración de las comunicaciones oficiales en el Servicio Nacional de Aprendizaje, Sena,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> El objeto de la presente resolución es establecer los lineamientos para la administración de las comunicaciones oficiales, definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia, determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la entidad y establecer las funciones y responsabilidades de los funcionarios del Servicio Nacional de Aprendizaje en el trámite de las comunicaciones.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010>La gestión documental estará al servicio de los intereses generales y se desarrollará con fundamento en los princip ios de igualdad, transparencia, moralidad, eficiencia, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.
ARTÍCULO 3o. MANEJO CENTRALIZADO DE LOS PROCESOS DE CORRESPONDENCIA. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Los Directores Regionales y los Subdirectores de Centros de Formación Profesional velarán porque la recepción y distribución de las comunicaciones oficiales se realice de manera centralizada y normalizada a través de Unidades de Correspondencia adscritas a los despachos de cada uno de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro, respectivamente.
En la Dirección General los procesos de correspondencia estarán a cargo del Grupo de Administración de Documentos.
ARTÍCULO 4o. UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y FUNCIONARIOS A CARGO. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Para ello, los directores regionales y los subdirectores de centro designarán entre los niveles ocupacionales asistencial (oficinista) o técnico, los funcionarios que apoyarán las Unidades de Correspondencia tanto en las Direcciones Regionales como en las Subdirecciones de cada uno de los Centros de Formación Profesional y les proporcionarán los espacios físicos, muebles, equipos e implementos necesarios para la adecuada prestación del servicio.
En la Dirección General se ha conformado el Grupo de Administración de Documentos adscrito a la Secretaría General.
ARTÍCULO 5o. DEFINICIONES.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Para los efectos de la presente Resolución se establecen los siguientes conceptos:
a) Archivo electrónico. Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión;
b) Comunicaciones oficiales. Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado;
c) Correspondencia. Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la entidad, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No genera trámite para la institución;
d) Documento electrónico de archivo. Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos;
e) Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad;
f) Documento público. Es el producido o elaborado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención;
g) Radicació n de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual, la entidad asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley;
h) Registro de comunicaciones oficiales. Es el procedimiento por medio del cual se ingresa en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, la información relacionada con todas las comunicaciones recibidas o producidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
i) Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas;
j) Tabla de retención documental. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 6o. COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional. Ningún funcionario del Sena podrá recibir o distribuir correspondencia a través de otras oficinas o dependencias.
ARTÍCULO 7o. CLASIFICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Las comunicaciones oficiales del Sena se clasificarán en recibida y producida y se les definirá como a continuación se indica:
a) Comunicaciones oficiales recibidas. Son las comunicaciones que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o a través de las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales o de los Centros de Formación Profesional, dirigidas al Sena, como entidad y a sus funcionarios en calidad de tales, a través de las redes de correos o entregadas en la ventanilla de recepción de correspondencia.
Las comunicaciones oficiales recibidas a su vez se clasificarán en Normal, Confidencial y Vía Fax o Correo Electrónico.
Comunicaciones oficiales normales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y no traen anotaciones especiales sobre el empaque.
Comunicaciones oficiales confidenciales. Son aquellas que ingresan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia, dirigidas al Sena o a sus funcionarios y en el sobre o empaque contiene la anotación explícita de Personal o Confidencial.
Comunicaciones oficiales vía fax o correo electrónico. Son las comunicacione s que ingresan a las diferentes direcciones de correo electrónico del Sena o a los diferentes faxes que se encuentran instalados en la entidad. Estas comunicaciones deben ser administradas por el Grupo de Administración de Documentos y por las Unidades de Correspondencia para garantizar la oficialización, seguimiento y control de su trámite;
b) Comunicaciones oficiales producidas. Son las comunicaciones que se producen en cualquier dependencia del Sena, conforme al procedimiento que se establece para ello, dirigida a otras oficinas de la entidad, a otros entes públicos o privados o a personas naturales y se tramitan a través del Grupo de Administración de Documentos o de las Unidades de Correspondencia.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS.
ARTÍCULO 8o. RECEPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010.>Todas las comunicaciones oficiales se recibirán a través del Grupo de Administración de Documentos y de las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional o Centro de Formación Profesional.
PARÁGRAFO. Cuando una dependencia de la entidad reciba una comunicación oficial por medios electrónicos, magnéticos, fax o cualquier otro medio, estará en la obligación de enviarla inmediatamente al Grupo de Administración de Documentos o a las Unidades de Correspondencia para que se oficialice su ingreso a la entidad.
ARTÍCULO 9o. HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolcuión 1063 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> El horario para la recepción de la correspondencia al público, en la Dirección General se establece de 8:00 a. m. a 5:30 p. m. en jornada continua, de lunes a viernes, en días hábiles laborables.
Las Direcciones Regionales y los Centros de Formación Profesional también establecerán de acuerdo con su jornada laboral, el horario de atención en jornada continua y lo fijarán en lugar visible al público.
ARTÍCULO 10. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Todas las comunicaciones oficiales que ingresen a la entidad deben ser radicadas en la ventanilla de recepción de correspondencia de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a) Revisión. Las comunicaciones oficiales que se reciban en la entidad se someterán a un proceso de revisión antes de legalizar su recepción, con el fin de determinar si son de carácter oficial y si ameritan radicación.
Se identificarán sobres o paquetes sospechosos, antes de abrirlos, de acuerdo con las siguientes recomendaciones:
Sobres o paquetes cuyo peso es excesivo.
Sobres o paquetes sin remitente.
Paquetes sucios, manchados o con olores extraños.
Exceso de avisos o de sellos postales.
Palabras restrictivas.
Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.
Si se encuentran estos u otros indicios que adviertan la posibilidad de que existan artefactos explosivos o sustancias extrañas, se debe, entre otras medidas de precaución, aislar el paquete extraño, averiguar y verificar su procedencia, no abrirlo y llamar a los expertos en explosivos o a los organismos de seguridad competentes.
Las comunicaciones oficiales recibidas se revisarán para verificar la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen del ciudadano o entidad que remite, dirección donde se deba dar respuesta y asunto correspondiente. Si es de competencia de la entidad, se procederá a su radicación;
b) Radicación. Es el procedimiento que se aplica con el propósito de oficializar el trámite de las comunicaciones oficiales y cumplir con los términos de vencimiento que establece la ley. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de 00001, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados, de acuerdo con la tecnología que haya incorporado la entidad y se dejará constancia de la fecha y hora de recibo. Este número se constituye en la única identificación del documento.
Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos y cuando el usuario o peticionario presente personalmente la comunicación, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada.
Cuando existan errores en la radicación y se anulen números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del funcionario a cargo de la radicación y de su jefe inmediato;
c) Comunicaciones sin firma y sin nombre del responsable. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones por seguir. Su control se efectuará por otros envíos recibidos;
d) Comunicaciones vía fax. Las comunicaciones oficiales vía fax se reproducirán sobre papel que garantice la permanencia y durabilidad de la información. Cuando se utilice papel químico se deberá fotocopiar, previo a su radicación;
e) Recepción de recursos. Cuando se reciban recursos contra cualquier acto administrativo proferido por la entidad, el funcionario encargado de la recepción y radicación deberá dejar constancia de la presentación personal del recurrente y exigirá la tarjeta profesional y el poder que le fue otorgado, cuando se presente por intermedio de apoderado. Se exceptúan de esta disposición los recursos que traigan inserta la nota de presentación personal hecha conforme a la ley. Si la persona que presenta el documento no se identifica, se dejará constancia del hecho;
f) Control de comunicaciones oficiales. Los funcionarios encargados de la recepción de las comunicaciones oficiales controlarán la recepción, envío, distribución y trámite, en el Sistema de Información para la Gestión Documental, SIGD, o en cualquier soporte sistematizado que implemente la entidad o en forma manual, a través del registro diario de todos los datos que permitan certificar su recepción y trámite y alertarán permanentemente a todas las dependencias sobre las comunicaciones que se encuentren pendientes de trámite y respuesta;
g) Control de otros envíos recibidos. Se consideran otros envíos recibidos: las tarjetas de invitación a funcionarios de la entidad, las revistas y publicaciones oficiales a las cuales se haya afiliado la entidad, sobres confidenciales o personales dirigidos a funcionarios y aquellos documentos que no vienen acompañados de comunicación. Serán objeto de control a través de la asignación de un número consecutivo d iferente del de las comunicaciones oficiales y se registrarán también en el SIGD o en cualquier otro medio sistematizado o manual, como otros envíos recibidos.
ARTÍCULO 11. DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010><Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Las comunicaciones oficiales recibidas en soporte físico papel, una vez registradas en el aplicativo de gestión electrónica documental (ONBASE) se distribuirán a sus destinatarios únicamente vía electrónica y a través del aplicativo, exceptuando aquéllas relacionadas con:
- PROCESOS DISCIPLINARIOS O JUDICIALES
- FALLOS, SENTENCIAS, TUTELAS
- AUTOS EXPEDIDOS POR LA RAMA JUDICIAL O POR LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN,
- RECURSOS CONTRA ACTOS ADMINISTRATIVOS EXPEDIDOS POR EL SENA
- SITUACIONES DE TIPO LABORAL DE LOS FUNCIONARIOS
- OFERTAS Y COTIZACIONES CON SUS SOPORTES
- SOLICITUDES DE TRÁMITE DE APROBACIÓN DE PÓLIZAS
- COMUNICACIONES CUYO ANEXO SE ENCUENTRE EN MEDIO MAGNÉTICO, ESTÉ ANILLADO O CORRESPONDA A PUBLICACIONES.
a) Organización de las comunicaciones en soporte papel en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y C. F. P. y en el Grupo de Administración de Documentos
Las comunicaciones que no se encuentren entre las excepciones citadas, así como las relacionadas con los procesos de ejecución y desarrollo de la contratación, se organizarán en orden consecutivo en las Unidades de Correspondencia y en el Grupo de Administración de Documentos durante el tiempo que se establece en la Tabla de Retención Documental (TRD).
b) Comunicaciones relacionadas con Contratos y Convenios celebrados por la Entidad
Las comunicaciones relacionadas con el desarrollo y ejecución de CONTRATOS y CONVENIOS se entregarán a las áreas encargadas de la organización del expediente único de CONTRATOS y CONVENIOS, para que sean archivadas según corresponda.
Las Oficinas Productoras y los Supervisores de Contratos y Convenios deben solicitar a los Contratistas y Convinientes citar en los asuntos de las comunicaciones el número del contrato o Convenio y el año, para facilitar su registro y recuperación de la información en la base de datos de ONBASE.
c) Distribución de otros envíos recibidos y comunicaciones en soporte físico papel
Los otros envíos recibidos (objetos postales que no son comunicaciones), se registrarán en el aplicativo ONBASE y se clasificarán para su distribución en los casilleros de correspondencia. Se entregarán controladamente junto con las comunicaciones que se establecieron para entrega en soporte físico papel a las dependencias destratarías, acompañadas de las planillas de control de distribución y en las valijas o carpetas establecidas para tal fin, las cuales deberán estar identificadas con el código de cada área.
d) Entrega de originales al destinatario
La entrega al destinatario de todos los origínales de las comunicaciones recibidas estará a cargo únicamente del Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia en las Regionales y C. de F. P. Excepcionalmente, cuando el remitente requiera la entrega inmediata de la comunicación al destinatario, se le entregará una fotocopia.
TRÁMITE OPORTUNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 12. TRÁMITE OPORTUNO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, RADICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN
DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS.
ARTÍCULO 13. RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010><Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:>Todas las comunicaciones oficiales producidas por la Entidad deben ser radicadas en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General o en las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
a) Producción
Comunicaciones internas: Todas las comunicaciones entre dependencias de la Dirección General y entre Regionales y Centros de Formación Profesional con dependencias de la Dirección General y viceversa, se deben elaborar vía correo electrónico. Se exceptúan las comunicaciones relacionadas con situaciones de tipo laboral o disciplinario.
Para las comunicaciones entre dependencias de las Regionales y Centros de Formación Profesional se establecerá el mismo procedimiento, una vez se adecúe la opción que garantice su adecuado funcionamiento.
Comunicaciones externas: Se deben elaborar en soporte físico papel, en un (1) original únicamente.
Este procedimiento lo aplicarán todas las Regionales y Centros de Formación Profesional conectadas al aplicativo ONBASE. Los Centros de Formación que aún no están conectados lo iniciarán a partir de la fecha en la que sean conectados y a más tardar desde el segundo semestre de 2008.
b) Revisión
Las comunicaciones oficiales producidas por la entidad con destino a personas naturales o jurídicas, serán recogidas directamente en las dependencias de la Entidad, en el horario y frecuencia establecidas y excepcionalmente se recepcionarán por ventanilla en las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional y en el Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General.
Estas comunicaciones se someterán al siguiente proceso de revisión antes de proceder a su radicación, con el fin de constatar que han sido debidamente firmadas por el funcionario autorizado y que los anexos que se anuncian están completos.
c) Procedimiento para las dependencias en el envío a radicación de las comunicaciones producidas en soporte físico papel.
Todas las comunicaciones producidas en soporte físico papel, por cualquier dependencia del SENA se elaborará de acuerdo con el siguiente procedimiento:
- Se elaborará únicamente un (1) original, sin fecha, ni número. La fecha y el número se asignará en el momento de su radicación.
- Los anexos deben ser foliados y cosidos al original de la comunicación. En la parte inferior izquierda de la comunicación, en la línea de anexos, se debe citar la cantidad de anexos y folios que la acompañan.
- Cuando en una comunicación se utilicen más de dos hojas, se deben coser todas las hojas.
- Cuando la comunicación que se produce es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar al final de la carta y antes de las iniciales del transcriptos el antecedente, indicando número de radicación y NIS (número interno SENA) que asigna automáticamente el aplicativo ONBASE y que permite relacionar en un mismo expediente electrónico, todas las comunicaciones que se producen o reciben en desarrollo de un mismo asunto.
- Las copias informativas de las comunicaciones que se producen se deben anunciar con los nombres, cargos, entidades y direcciones y deben estar acompañadas del sticker con todos los datos que se adhiere al sobre.
c) Entrega de originales al destinatario
La entrega al destinatario de todos los originales de las comunicaciones producidas estará a cargo únicamente del Grupo de Administración de Documentos en la Dirección General y de las Unidades de Correspondencia en las Regionales y C. de F. P.
Excepcionalmente, cuando se requiera la transmisión inmediata de información al destinatario externo, se le entregará al remitente, una fotocopia de la comunicación para su transmisión por fax.
ARTÍCULO 14. DISTRIBUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES PRODUCIDAS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Una vez registradas las comunicaciones oficiales y los otros envíos producidos, se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución: con destino internacional (correo certificado o EMS internacional); con destino nacional: (correo certificado, posexpress, hoy mismo, y normal, en los casos de apartados aéreos), entre otros; y a nivel urbano el servicio de mensajería especializada, contratado para la entrega personalizada de correspondencia. Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 15. IMAGEN CORPORATIVA.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, la elaboración de comunicaciones oficiales se realizará siguiendo los modelos de las normas Icontec, adoptados por el Sena, a nivel nacional y en la papelería establecida en el Manual de imagen institucional.
ARTÍCULO 16. NÚMERO DE COPIAS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010. Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las comunicaciones producidas por la Entidad se elaborarán en un (1) original únicamente. El original se digitalizará e indexará en el aplicativo ONBASE antes de ser remitido al destinatario.
PARÁGRAFO. Cuando las comunicaciones producidas pertenezcan a series documentales que deban conformarse en soporte físico papel en las oficinas productoras, se elaborará un (1) original y una (1) copia. El original para el destinatario, y la copia para archivarla en la serie documental a la cual pertenece de acuerdo con la Tabla de Retención Documental.
a) Consecutivo de Correspondencia Producida
El Consecutivo de Correspondencia Producida se conservará únicamente en el aplicativo ONBASE (digitalizado e indexado), bajo la responsabilidad del Grupo de Administración de Documentos y de todas las Unidades de Correspondencia de las Regionales y Centros de Formación Profesional.
FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES.
ARTÍCULO 17. FIRMA DE COMUNICACIONES OFICIALES.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Podrán firmar cualquier tipo de comunicación oficial, quienes desempeñen los cargos de: Director General, Director de Área, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores Regionales, Subdirectores de Centro y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo de la Dirección General, de las Direcciones Regionales y de los Centros de Formación Profesional.
PARÁGRAFO 1o. Las comunicaciones oficiales dirigidas a nivel internacional solamente podrán ser firmadas por: Director General, Secretario General, Directores de Area, Jefes de Oficina, Directores Regionales y Subdirectores de Centro.
PARÁGRAFO 2o. <Parágrafo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2387 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:> Los Asesores de Planta de los despachos de los Directores General y Regionales, así como el profesional designado por la Secretaría General y los profesionales de los despachos de los Subdirectores de Centro, podrán firmar comunicaciones oficiales sobre traslados internos de comunicaciones, solicitudes de información, agradecimientos y disculpas, y aquellas que cada Director o subdirector les autorice. En ningún caso podrán firmar comunicaciones mediante las cuales se adquieran compromisos para la Entidad.
PARÁGRAFO 3o. Se autoriza también a los funcionarios con póliza de manejo, a los tesoreros y a los funcionarios comisionados para adelantar investigaciones, o designados para labores de supervisión en la contratación, para firmar comunicaciones oficiales relacionadas con su función.
PARÁGRAFO 4o. Las comunicaciones oficiales podrán ser firmadas únicamente por funcionarios de planta y en ningún caso por contratistas.
PARÁGRAFO 5o. Los funcionarios del Grupo de Admi nistración de Documentos de la Dirección General y los designados en las Unidades de Correspondencia de cada Dirección Regional y Centro de Formación Profesional, llevarán un registro de firmas de los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales. Este registro contendrá el nombre del funcionario, su cargo, el número de decreto, resolución de nombramiento o resolución de designación, su firma completa y su firma abreviada.
CAPITULO IX.<sic>CAPITULO VIII
CONSERVACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 18. CONSERVACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010><Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las dependencias del Sena a nivel nacional serán responsables de la adecuada conservación en los archivos de gestión, de las comunicaciones oficiales en soporte papel que reciban, y de la copia de aquellas que produzcan, con sus correspondientes anexos y antecedentes, las cuales archivarán en la serie documental a la cual pertenecen de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
ARTÍCULO 19. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010><Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Todas las dependencias de la Dirección General, Regionales y Centros de Formación Profesional deben aplicar las Tablas de Retención Documental aprobadas mediante las Resoluciones 2625 y 2626 de 2005, para las series documentales en soporte físico papel, que deban conservarse en los archivos de gestión.
PARÁGRAFO 1o. Actualización de Tablas de Retención Documental.
A partir del 2 de enero de 2008, se aplicarán las Tablas de Retención Documental (TRD) actualizadas y aprobadas en el Comité Nacional de Administración de Documentos, celebrado el 11 de enero de 2008, según consta en el Acta 01 de 2008, para las series documentales: Consecutivo de Correspondencia Recibida, Consecutivo de Correspondencia Producida, Contratos, Convenios, Grupo de Recursos y Peticiones, Grupo de Gestión de Cobro Coactivo, Productos de mesas sectoriales y Servicios Tecnológicos.
PARÁGRAFO 2o.Organización de las Series documentales de Contratos y Convenios
a) Expedientes Únicos de Contratos y Convenios
En lo relacionado con la organización y conservación de la documentación referida a Convenios y Contratos se establece la conformación de Expedientes únicos tanto en la Dirección General como en las Regionales y Centros de Formación Profesional y se designan las siguientes áreas como responsables de su organización:
Contratos:
Dirección General: Grupo Administración de Documentos
Regionales y C. de F. P.: Grupos de Apoyo Administrativo (Área de Contratación)
Convenios:
Dirección General: Grupo Administración de Documentos
Regionales y C. de F. P.: Grupos de F. Profesional y Empleo y/o Subdirecciones de Centro.
b) Radicación única de los procesos contractuales
Se establece la radicación única para todos los procesos contractuales: contratos con y sin formalidades plenas; órdenes de trabajo o servicio; órdenes de suministro, órdenes de pedido y todos aquellos actos administrativos de naturaleza similar.
Se numerarán en orden consecutivo por año, bajo la responsabilidad del Grupo de Administración de Documentos, en la Dirección General y de los Grupos de Apoyo Administrativo (Áreas de Contratación), en las Regionales y Centros de Formación Profesional.
Este procedimiento se aplicará a las Órdenes de Pedido una vez se hayan efectuado los ajustes necesarios al aplicativo Finanzas 2000.
c) Organización física de la documentación relacionada con contratos y convenios
Toda la documentación relacionada con las etapas preparatoria y precontractual debe ser entregada al momento de la radicación, al Grupo de Administración de Documentos, en la Dirección General y a los Grupos de Apoyo Administrativo (Áreas de Contratación), en las Regionales y Centros de Formación Profesional.
Los jefes de las áreas y los supervisores de contratos y convenios deben entregar de manera inmediata y en el mismo momento en el que se producen, todos los documentos que soporten las etapas Contractual y Post-contractual para garantizar que toda la documentación repose en los expedientes únicos de contratos y convenios.
No podrán existir documentos relacionados con estos procesos en las oficinas productoras, ni a cargo de los Supervisores. Toda la documentación que soporte la contratación debe reposar en las áreas designadas para la conformación de los expedientes únicos de contratación.
ARTÍCULO 20. ARCHIVOS CENTRALES. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Los archivos centrales regionales deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo que con los elementos, equipos y bodegas de almacenamiento que aseguren la adecuada conservación de la documentación institucional para recibir las transferencias de los archivos de gestión al central, aplicar las tecnologías de conservación que se hayan definido (microfilmación, digitalización) y la disposición final de los documentos institucionales en cumplimiento de la Tabla de Retención Documental.
Para ello, los Directores Regionales designarán los funcionarios que estarán a cargo de los archivos centrales regionales entre los niveles ocupacionales profesional y técnico.
ARTÍCULO 21. FONDOS ACUMULADOS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> Los Directores Regionales apoyarán a los funcionarios designados para el manejo de los archivos centrales en la elaboración de las Tablas de Valoración y las someterán a aprobación del Comité Nacional de Administración de Documentos.
INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD.
ARTÍCULO 22. INCORPORACIÓN DE NUEVAS TECNOLOGÍAS.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> El SENA ha incorporado para la administración y conservación de los archivos de la entidad el aplicativo de gestión electrónica documental (ONBASE), cumpliendo con lo establecido en el artículo 19, de la Ley 594 de 14 de julio de 2000 (Ley General de Archivos).
ARTÍCULO 23. MEDIOS MAGNÉTICOS. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTÍCULO 24. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> <Artículo modificado por el artículo 5 de la Resolución 239 de 2008. El nuevo texto es el siguiente:> La recepción y envío de comunicaciones oficiales por correo electrónico se controla a través del Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, para lo cual se ha habilitado la cuenta de correo qrupoadmondocumentos@sena.edu.co, la cual se ha integrado a los procesos de gestión electrónica documental a través del aplicativo ONBASE para facilitar su trámite, consulta y recuperación.
Para los efectos de acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales se atenderán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
ARTÍCULO 25. CONTROL.<Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> El Grupo de Administración de Documentos de la Dirección General, las Unidades de Correspondencia de las Direcciones Regionales y Centros de Formación Profesional y los archivos centrales regionales velarán por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en esta resolución.
ARTÍCULO 26. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 35 de la Resolución 2340 de 2010> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las Resoluciones 00279 de 2003, 0475 de 2003 y 01958 de 2004.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 4 de febrero de 2005.
El Director General,
DARÍO MONTOYA MEJÍA.