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RESOLUCIÓN 780 DE 2020
(diciembre 29)
Diario Oficial No. 51.553 de 10 de enero de 2021
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por la cual se adopta el Programa de Gestión Documental (PGD) en la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
LA SECRETARIA EJECUTIVA DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ,
en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias consagradas en el artículo transitorio 7 del Acto Legislativo 01 de 2017, la Ley 1957 de 2019, el Acuerdo AOG número 036 de 2018, el Acuerdo ASP número 001 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2o de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, establece que la administración pública en sus diferentes niveles se encuentra dentro del ámbito de aplicación de la misma.
Que el artículo 21 ibidem dispone como obligación para las entidades públicas elaborar los programas de gestión de documentos, así: “Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”
Que el artículo 15 de la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” dispone que: “los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.”.
Que el artículo 44 del Decreto 103 del 20 de enero de 2015, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, definió el Programa de Gestión Documental de la siguiente forma: “En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.”
Que el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, fija como obligatorio para todas las entidades del Estado la formulación del Programa de Gestión Documental (PGD).
Que el artículo 2.8.2.5.11 ibidem estipula que el Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial.
Que, mediante la Resolución número 820 del 27 de marzo de 2019, expedida por la Secretaría Ejecutiva de la JEP, se constituyó el Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz, instancia que es la encargada entre otras funciones de proponer al Órgano de Gobierno las políticas institucionales por implementar en la JEP, el cual cumple el propósito del Comité de Desarrollo Administrativo previsto en el parágrafo del artículo 2.8.2.1.14. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.
Que, mediante Resolución número 303 de 31 de marzo de 2020, expedida por la Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, adicionó la Resolución número 820 del 27 de marzo de 2019, señalando que el Comité de Gestión para la Administración de la Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz asumiría, entre otras, las funciones de que trata el artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 del 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, esto es, las de Comité Interno de Archivo.
Que, en sesión ordinaria del 10 de septiembre de 2020 el Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), conforme a la función asignada en el numeral 10 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, aprobaron unánimemente el Programa de Gestión Documental.
Que el artículo 2.8.5.2. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, dispone que el Programa de Gestión Documental debe ser adoptado mediante acto administrativo, así:
“Artículo 2.8.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental deben ser adoptados y actualizados, por medio de acto administrativo o documento equivalente, de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”. Subrayado y negrita fuera de texto.
Que, en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adóptese el Programa de Gestión Documental (PGD) como instrumento archivístico de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), aprobado por el Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) en sesión del 10 de septiembre de 2020, el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. IMPLEMENTACIÓN. Impleméntese el Programa de Gestión Documental (PGD), en todos los procesos de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), el cual será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores, servidoras y contratistas de la Jurisdicción.
ARTÍCULO 3o. PUBLICACIÓN. Publíquese el presente acto administrativo en la página Web de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), www.jep.gov.co.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 29 de diciembre de 2020.
La Secretaria Ejecutiva Jurisdicción Especial para la Paz,
María del Pilar Bahamón Falla