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RESOLUCIÓN 772 DE 2024
(septiembre 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por medio del cual se actualiza la composición y funcionamiento del Comité de Conciliación de la Jurisdicción Especial para la Paz.
EL SECRETARIO EJECUTIVO DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, numeral 27 del artículo 112 de la Ley 1957 de 2019, y en concordancia con lo establecido en el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 5o transitorio del Acto Legislativo 01 de 2017 creó la Jurisdicción Especial para la Paz (en adelante JEP), con autonomía administrativa, presupuestal y técnica, la cual de conformidad con lo expuesto por la Corte Constitucional en sentencia C-674 de 2017, se encuentra separada orgánica y funcionalmente de las ramas del poder público creadas bajo la Constitución de 1991, y está sujeta a un régimen especial y exceptivo.
En atención a lo establecido en el numeral 27 del artículo 112 de la Ley 1957 de 2019, el (la) Secretario/a Ejecutivo/a actúa como representante legal de la JEP.
El numeral 1 del artículo 161 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo dispuso como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción el adelantamiento de la conciliación extrajudicial, cuando se pretenda hacer uso de los medios de control de nulidad y restablecimiento del derecho, de reparación directa y de controversias contractuales.
El Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 1167 de 2016, reformó la integración y funcionamiento de los comités de conciliación.
En atención de las normas mencionadas se expidió la Resolución N° 1035 del 11 de octubre de 2018, mediante la cual se integró el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP.
Mediante la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y la creación del Sistema Nacional de Conciliación con el objetivo de coordinar las acciones y aunar esfuerzos interinstitucionales para la promoción, fortalecimiento y desarrollo de la conciliación.
El artículo 3o de la Ley 2220 de 2022 define la conciliación como un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de las diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.
El artículo 117 de la misma Ley define a los Comités de Conciliación como una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad; y que decidirá en cada caso en específico sobre la procedencia de la conciliación o de cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos.
El artículo 115 de esta misma Ley establece que las normas previstas en el estatuto son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles; y en consecuencia estos entes modificaran el funcionamiento de los Comités de Conciliación
Teniendo en cuenta la entrada en vigencia de la Ley 2220 de 2022 es necesario ajustar la normatividad interna sobre el Comité de Conciliación y Defensa Judicial y su funcionamiento.
El contenido del presente acto administrativo se debatió y aprobó en la Sesión No. 13 del 11 de julio de 2024 del Comité de Conciliación y Defensa Judicial, como consta en la respectiva acta.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE
DIPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL. La JEP constituirá su Comité de Conciliación y Defensa Judicial como instancia administrativa que, además de actuar como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad, decidirá, en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. Asimismo, tendrá en cuenta las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado y la jurisprudencia de las Altas Cortes sobre la materia.
La decisión de conciliar tomada por sí sola no dará lugar a investigaciones disciplinarias o fiscales, ni al ejercicio del medio de control de repetición.
PARÁGRAFO. La decisión del Comité de Conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no requiere disponibilidad presupuestal, ni constituye ordenación de gasto, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 115 de la Ley 2220 de 2022.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIOS RECTORES. Los Servidores y Las Servidoras Públicas que integran el Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP, así como quienes intervengan en sus sesiones en calidad de invitados o invitadas, obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad y tendrán como propósito fundamental proteger los intereses de la entidad y el patrimonio público.
INTEGRACIÓN.
ARTÍCULO 3o. INTEGRACIÓN. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP estará integrado por los (las) siguientes servidores/as públicos/as:
1. Integrantes permanentes con voz y voto:
1.1. El (la) Secretario/a Ejecutivo/a o su Delegado/a, quien actuará como presidente/a del Comité.
1.2. El (la) Subsecretario/a Ejecutivo/a.
1.3. El (la) Director/a Nacional de Asuntos Jurídicos.
1.4. El (la) Director/a Nacional Administrativo/a y Financiero/a.
1.5. El (la) Subdirector/a Nacional de Planeación.
2. Integrantes permanentes con voz:
2.1. El (la) Subdirector/a de Control Interno.
2.2. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Conceptos y Representación Jurídica.
2.3. El (la) Subdirector/a de Contratación.
2.4. El (la) Secretario/a Técnico/a del Comité.
2.5. El (la) apoderado/a que represente los intereses de la JEP en los procesos que vayan a discutirse en la respectiva sesión.
PARÁGRAFO 1o. De conformidad con el artículo 118 de la Ley 2220 de 2022 la participación de los integrantes será indelegable, salvo la excepción prevista para El (la) Secretario/a Ejecutivo/a en su calidad de Representante Legal de la JEP.
PARÁGRAFO 2o. En cada sesión podrán participar los/as funcionarios/as que, por su condición jerárquica y funcional, deban asistir según el caso. Serán invitados/as por quien ejerza la Secretaría Técnica y participarán con voz y sin voto.
PARÁGRAFO 3o. Se prohíbe expresamente la participación en el Comité de personas que no acrediten las calidades exigidas por las normas vigentes, especialmente contratistas o ex funcionarios/as de la entidad, exceptuando los casos puntuales que así lo requieran, evento en el cual lo harán como invitados o invitadas con voz y sin voto.
PARÁGRAFO 4o. Se podrá invitar a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado a las sesiones del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP, quien podrá participar cuando lo estime conveniente con derecho a voz y voto, previa citación que hará quien ejerza la Secretaría Técnica del Comité.
FUNCIONES.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 o las normas que lo modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:
1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico, para lo cual tendrán en cuenta los lineamientos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.
2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.
3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la JEP, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandada o condenada; y las deficiencias en sus actuaciones administrativas, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora.
4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.
5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación en las cuales sea convocada la JEP. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá 'analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia de unificación y la reiterada.
6. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, a través del (la) Secretario/a Técnico/a del Comité, se deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo.
Las opiniones expresadas no tienen carácter vinculante para el Comité o para las actividades de vigilancia y control fiscal que se adelanten o llegaren a adelantar.
La invitación se deberá realizar a través del medio más expedito en un término máximo de cinco (5) días luego de recibida la solicitud de conciliación. En la comunicación que se remita se le indicará a autoridad fiscal invitada que la fecha máxima para confirmar su asistencia es de tres (3) días antes de la fecha de celebración de la sesión del Comité.
En caso de que la autoridad fiscal invitada no asita a la sesión, se dejará la constancia correspondiente en la respectiva acta.
7. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la JEP con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición y a través del (la) Secretario/a Técnico/a del Comité, informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.
El Comité de Conciliación deberá realizar el estudio correspondiente en un término máximo de 4 meses después del pago de la condena. En caso de que se decida iniciar el medio de control de repetición, la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos tendrá un término de dos (2) meses para interponer la demanda.
8. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.
9. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.
10. Designar al funcionario o funcionaría que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, que deberá ser un profesional del Derecho.
11. Autorizar que, de presentarse un conflicto con otra entidad u organismos del orden nacional, el caso sea sometido a la mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o la Procuraduría General de la Nación.
12. Definir las fechas y formas de pago de las diferentes conciliaciones, cuando las mismas contengan temas pecuniarios.
13. Dictar su propio reglamento.
14. Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.
15. Las demás funciones que establezca la Ley o su reglamentación.
SECRETARÍA TÉCNICA.
ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial será ejercida por quien ocupe el cargo de profesional experto/a de la Oficina Asesora de Conceptos y Representación Jurídica, o por el (la) profesional en Derecho de esa oficina que designe el Comité.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité de Conciliación y Defensa Judicial las siguientes:
1. Citar, con antelación no menor a cinco (5) días, las sesiones ordinarias del Comité.
2. Citar las sesiones extraordinarias del Comité, cuando se requiera.
3. Invitar a los/as funcionarios/as que por su condición jerárquica y funcional, deban asistir según el caso concreto, así como a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, por decisión propia o por solicitud de un/a integrante del Comité.
4. Elaborar las actas de cada sesión del Comité, las cuales deben ser suscritas dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.
5. Elaborar las certificaciones sobre las decisiones adoptadas por el Comité de la procedencia o no de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, de la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición.
6. Adelantar la guarda y custodia de las actas de cada sesión junto con sus antecedentes y soportes documentales.
7. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
8. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al (la) representante legal y a los/as integrantes del Comité cada seis (6) meses.
9. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses de la entidad.
10. Informar al (la) Coordinadora de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.
11. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.
12. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.
13. Gestionar y verificar el registro de su designación dentro del Sistema único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (Ekogui).
14. Las demás que establezca la Ley o su reglamentación, así como aquellas que le sean asignadas por el Comité.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Y DEFENSA JUDICIAL.
ARTÍCULO 7o. SESIONES ORDINARIAS, VOTACIÓN Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial se reunirá en forma obligatoria no menos de dos veces al mes previa programación y agendamiento realizado por el (la) Secretario/a Técnico/a.
PARÁGRAFO 1o. Por regla general el Comité adelantará las sesiones ordinarias o extraordinarias de manera presencial. No obstante, por motivos de agenda, de situaciones extraordinarias o con el objetivo de optimizar el desarrollo de las sesiones, se podrá hacer uso de medios tecnológicos para realizar la sesión de manera virtual o mixta, dejando constancia de lo actuado.
PARÁGRAFO 2o. Las decisiones del Comité se someterán a votación como proposiciones y serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la respectiva sesión.
PARÁGRAFO 3o. Las sesiones podrán ser grabadas previa aprobación de los miembros del Comité.
PARÁGRAFO 4o. Comunicada la solicitud de conciliación a la JEP, el Comité deberá adoptar la decisión correspondiente en máximo quince (15) días hábiles contados desde la citación.
PARÁGRAFO 5o. Las decisiones adoptadas por el Comité de Conciliación y Defensa Judicial se regirán en todos los casos por las disposiciones contenidas en la Ley 2220 de 2022 y el Decreto 1716 de 2009 y el Decreto 1069 de 2015, o aquel que lo reglamente, modifique o derogue.
PARÁGRAFO 6o. En los asuntos en los cuales exista alta probabilidad de condena, con fundamento en las pruebas allegadas y en los precedentes jurisprudenciales aplicables al caso, el Comité analizará las pautas jurisprudenciales consolidadas y las sentencias de unificación de las Altas Cortes, a fin de determinar si existe identidad de supuestos de hecho y de derecho respecto de la jurisprudencia reiterada que le permita tomar la decisión de conciliar.
ARTÍCULO 8o. SESIONES EXTRAORDINARIAS. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP se reunirá extraordinariamente cuando la necesidad lo amerite o cuando lo estime conveniente el (la) Secretario/a Ejecutivo/a o el (la) Director/a Nacional de Asuntos Jurídicos, o al menos dos (2) de sus integrantes permanentes, previa convocatoria que con tal propósito formule el (la) Secretario/a Técnico/a.
En los demás aspectos se atenderán las reglas previstas para las sesiones ordinarias del Comité, con excepción al término requerido para convocar.
ARTÍCULO 9o. SUSPENSIÓN DE SESIONES. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, y en todo caso deberá programarse en el menor tiempo posible. Sin perjuicio de lo anterior, el (la) Secretario/a Técnico/a confirmará la citación a través de correo electrónico a cada uno de los miembros e invitados del Comité.
ARTÍCULO 10. CONVOCATORIA. De manera ordinaria el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP procederá a convocar por correo electrónico, con al menos cinco (5) días de anticipación, a los miembros permanentes e invitados, indicando día, hora, lugar, modalidad y el respectivo orden del día de la Sesión.
Con la convocatoria se remitirá a cada miembro del Comité, las fichas técnicas que elaboren los/las abogados/as y/o apoderados/as responsables del caso o proceso.
ARTÍCULO 11. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité de Conciliación y Defensa Judicial deliberará y decidirá con mínimo tres (3) de sus miembros con voz y voto. En caso de empate, se someterá el asunto a una nueva votación y de persistir, quien preside el Comité decidirá el desempate.
ARTÍCULO 12. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día y hora señalados el (la) Secretario/a Técnico/a informará si existen invitados a la sesión, realizará control de asistencia y justificación de las ausencias, verificará el quórum y leerá el orden del día, que será puesto a consideración y aprobación de los miembros del Comité. Aprobado el orden del día se dará inició a la sesión realizando la respectiva exposición de los casos puesto a consideración del comité, y luego se dará paso a la deliberación de los miembros del Comité.
ARTÍCULO 13. DECISIONES. Las deliberaciones y decisiones que adopte el Comité de Conciliación y Defensa Judicial, deberán constar en el acta de la respectiva sesión, que será suscrita por el/la Presidente/a y el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP.
ARTÍCULO 14. SALVAMENTOS Y ACLARACIONES DE VOTO. Los miembros del Comité que se aparten de las decisiones tomadas por la mayoría de sus miembros deberán expresar las razones que motivan su disenso, de las cuales se dejará constancia en la respectiva acta.
ARTÍCULO 15. RESERVA LEGAL DE LAS ESTRATEGIAS DE DEFENSA JURÍDICA. Atendiendo lo establecido en el artículo 129 de la Ley 2220 de 2022, si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la JEP, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva, de conformidad con los literales e. y h. y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 16. TIPOLOGÍAS DE LAS DECISIONES. Las decisiones de carácter general y abstracto que adopte el Comité de Conciliación y Defensa Judicial se denominarán acuerdos. Las particulares y concretas se denominarán resoluciones.
Corresponde a quienes ejercen la Presidencia y Secretaría Técnica sancionar los acuerdos y resoluciones que el Comité adopte.
ARTÍCULO 17. CERTIFICACIONES. La decisión sobre la procedencia o no de la conciliación o de cualquier otro mecanismo alternativo de solución de conflictos, del pacto de cumplimiento, de la acción de repetición o del llamamiento en garantía con fines de repetición, se consignarán en las respectivas actas de las sesiones del Comité y se certificarán por parte del/la Presidente/a y el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité.
IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES.
ARTÍCULO 18. IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES. Los miembros del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP deberán declararse impedidos y podrán ser recusados cuando se encuentren incursos en alguna de las causales previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya y cuando el asunto a decidir pueda comprometer a quien los designó, o a quien participó en el respectivo nombramiento o designación. Si un integrante del comité se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses, deberá informarlo antes de iniciar la sesión, para que los demás miembros decidan sobre su procedencia, de lo cual quedará constancia en el acta.
INFORME DE GESTIÓN DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 19. INFORME DE GESTIÓN DEL COMITÉ. De conformidad con el numeral 3 del artículo 121 de la Ley 2220 de 2022 y del numeral 8 del artículo 6o de esta Resolución, el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité realizará un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al (la) Secretario/a Ejecutivo/a y a los miembros del comité cada seis (6) meses.
ARTÍCULO 20. PUBLICACIÓN. La JEP publicará en su página web los informes de gestión del Comité de Conciliación dentro de los tres (3) días siguientes contados a partir de su aprobación. Para el efecto, el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité remitirá la solicitud de publicación a la Subdirección de Comunicaciones.
PARÁGRAFO. Previo a su publicación, el (la) Secretario/a Técnico/a del Comité deberá garantizar que el informe de gestión del Comité de Conciliación se adecue a los parámetros de reserva que establezca la Ley.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 21. COMUNICACIÓN DEL ACTO ADMINISTRATIVO. El presente acto de actualización de la composición y funcionamiento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial de la JEP será comunicado, por quien ejerza la Secretaría Técnica, a cada funcionario/a designado/a como integrante del mismo.
ARTÍCULO 22. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de su publicación.
ARTÍCULO 23. DEROGATORIA. Deróguese la Resolución N 1035 del 11 de octubre de 2018.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los nueve (9) días del mes de septiembre de dos mil veinticuatro (2024).
HARVEY DANILO SUAREZ MORALES
Secretario Ejecutivo
