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RESOLUCIÓN 248 DE 2021
(abril 12)
Diario Oficial No. 51.644 de 13 de abril de 2021
JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ
Por la cual se adopta e implementa el Registro de Activos de Información (RAI) en la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP).
LA SECRETARIA EJECUTIVA DE LA JURISDICCIÓN ESPECIAL PARA LA PAZ (JEP),
en ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y reglamentarias consagradas en el artículo transitorio 7o del Acto Legislativo 01 de 2017, los artículos 111 y 112 de la Ley 1957 de 2019, el Acuerdo AOG No.036 de 2018, el Acuerdo ASP No. 001 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que en el artículo 2o de la Ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, se establece que la presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles.
Que el artículo 2.8.2.5.3 del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015, “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura” señala “La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos, así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas”.
Que el artículo 2.8.2.5.5 del Decreto mencionado anteriormente, establece que la gestión de documentos en toda la administración pública está regida por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculo archivístico, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los datos, entre otros.
Que, por otra parte, la Ley Estatutaria 1712 del 6 de marzo de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, reglamenta el derecho al acceso a los documentos públicos establecidos en el artículo 74 de la Constitución Política.
Que el artículo 3o de la mencionada Ley Estatutaria, señala que el principio de la divulgación proactiva de la información es “El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible atendiendo a límites razonables del talento humano, recursos físicos y financieros”.
Que, el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014 establece que “Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información haciendo un listado de:
a) Todas las categorías de información publicada por el sujeto obligado;
b) Todo registro publicado;
c) Todo registro disponible para ser solicitado por el público.
El Ministerio Público podrá establecer estándares en relación con los Registros Activos de Información.
Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación con la constitución de las Tablas de Retención Documental (TRD) y los inventarios documentales”.
Que el Acto Legislativo 01 del 4 de abril del año 2017, creó la JEP como la encargada de administrar justicia de manera transitoria y autónoma, para conocer en forma preferente y exclusiva las conductas cometidas con anterioridad al primero de diciembre de 2016, por causa, con ocasión o en relación directa o indirecta con el conflicto armado, en especial respecto a conductas consideradas graves infracciones al Derecho Internacional Humanitario o graves violaciones de los Derechos Humanos.
Que el Acto Legislativo mencionado, en cuanto al funcionamiento de la JEP, establece que “estará sujeta a un régimen legal propio, con autonomía administrativa, presupuestal y técnica”.
Que la Ley 1957 de 2019, “Estatutaria de la Administración de Justicia en la Jurisdicción Especial para la Paz.”, consagró:
“Artículo 110. Órgano de Gobierno de la Jurisdicción especial de Paz. (…) Son funciones del Órgano de Gobierno: (…) 7. Desarrollar y adoptar el procedimiento para la contratación y demás aspectos de funcionamiento en los aspectos no previstos por el legislador. (…)
Artículo 111. Secretaría Ejecutiva de la Jurisdicción Especial de Paz. (…) 25. Diseñar, proponer e implementar mecanismos de transparencia, rendición de cuentas a la ciudadanía y de herramientas de gestión, transmisión y difusión de datos y conocimientos. (…)
Que el Acuerdo ASP No. 001 de 2020, por el cual se adopta el Reglamento General de la Jurisdicción Especial para la Paz, establece que la Secretaria Ejecutiva es la encargada de la administración y ejecución de los recursos bajo la orientación de la Presidencia y el Órgano de Gobierno, enfocando los mismos para el logro de los objetivos y la ejecución de procesos de adquisición de bienes y servicios, gestión del talento humano, logística, gestión tecnológica, gestión financiera, entre otros.
Que mediante la Resolución No. 820 del 27 marzo de 2019 expedida por la Secretaria Ejecutiva de la JEP, se constituyó el Comité de Gestión para la Administración de Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz, instancia encargada de implementar y desarrollar las políticas en esta materia, el cual cumple el propósito del Comité de Desarrollo Administrativo previsto en el parágrafo del artículo 2.8.2.1.14. del Decreto 1080 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”.
Que mediante Resolución número 303 de 31 de marzo de 2020 expedida por la Secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz, se adicionó la Resolución número 820 del 27 de marzo de 2019, estableciendo que el Comité de Gestión para la Administración de la Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz asumirá las funciones de que trata el artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 del 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, esto es, las de Comité Interno de Archivo.
Que en sesión del 28 de mayo de 2020 del Comité de Gestión para la Administración de la Justicia de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), conforme a la función asignada en el numeral 3 del artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 del 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, aprobó las Tablas de Retención Documental de la JEP, lo cual consta en la respetiva acta del comité y hacen parte del Registro de Activos de la Información.
Que, en desarrollo de la normatividad anterior, se hace necesario adoptar e implementar un Registro de Activos de Información (RAI) en la Jurisdicción Especial para la Paz.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adóptese el Registro de Activos de Información (RAI) de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 2o. IMPLEMENTACIÓN. Impleméntese el Registro de Activos de Información (RAI), en todos los procesos de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP), el cual será de obligatorio cumplimiento por parte de todos los servidores, servidoras y contratistas de la Jurisdicción.
PARÁGRAFO. El Registro de Activos de Información (RAI) se actualizará, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1712 de 2014 y demás normas que la modifiquen, complementen o la sustituyan. Cuando la información contenida en el RAI deba modificarse por cualquier cambio en la información de la entidad, el área responsable de cada uno de los activos de información realizará los ajustes pertinentes y comunicará la versión ajustada a la Secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial para la Paz.
ARTÍCULO 3o. PUBLICACIÓN. Publíquese el Registro de Activos de Información (RAI) y el presente acto administrativo en la página web de la Jurisdicción Especial para la Paz (JEP) www.jep.gov.co.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 12 de abril de 2021.
La Secretaria Ejecutiva,
María del Pilar Bahamón Falla,
Jurisdicción Especial para la Paz.