Puede realizar búsquedas exactas dentro de este documento, ingrese el texto a buscar en la siguiente casilla:
RESOLUCIÓN 117 DE 2023
(enero 26)
Diario Oficial No. 52.302 de 8 de febrero de 2023
DEFENSORÍA DEL PUEBLO
Por medio de la cual se crea el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regional Bogotá y Cundinamarca y se adopta su Reglamento Interno.
EL DEFENSOR DEL PUEBLO,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los artículos 282 y 283 de la Constitución Política, el numeral 1 del artículo 5o. del Decreto ley 025 de 2014, y,
CONSIDERANDO:
Que el artículo 282 de la Constitución Política le asigna al Defensor del Pueblo el mandato de velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos, para lo cual deberá, conforme al numeral primero, orientar e instruir a los habitantes del territorio nacional y a los colombianos en el exterior en el ejercicio y defensa de sus derechos ante las autoridades competentes o entidades de carácter privado.
Que el Decreto ley 025 de 2014 establece que además de las funciones señaladas en la Constitución Política, le corresponden al Defensor del Pueblo una serie de competencias, entre ellas: “Definir las políticas, impartir los lineamientos, directrices y adoptar los reglamentos y demás mecanismos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.”1.
Que la Ley 2220 de 2022, por medio de la cual se expidió el Estatuto de Conciliación, estableció el contenido, obligaciones y requisitos para la creación de centros de conciliación.
Que el artículo 15 del citado Estatuto dispone que el centro de conciliación “Es la línea de acción autorizada por el Ministerio de Justicia y del Derecho a una entidad promotora para que preste el soporte operativo y administrativo requerido para la prestación del servicio de la conciliación extrajudicial en derecho, contando para ello con conciliadores inscritos en sus listas, y estableciendo su propio reglamento para un funcionamiento, el cual igualmente, deberá ser aprobado por el Ministerio de Justicia y del Derecho”.
Que a su turno el artículo 16 de la referida codificación define las entidades promotoras, así: “Es la entidad pública, persona jurídica sin ánimo de lucro, Instituto de Educación Superior con consultorio jurídico, o notaría que es responsable que la prestación del servicio de conciliación ante el Ministerio de Jus ticia y del Derecho”.
Que el artículo 17 de la Ley 2220 de 2022, establece que las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las notarías, las entidades públicas y los consultorios jurídicos universitarios podrán crear centros de conciliación, previa autorización del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Que el artículo 18 de la Ley 2220 de 2022, establece el contenido y anexos de la solicitud de la creación de los centros de conciliación, manifestando que las entidades interesadas en la creación de centros de conciliación deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad promotora en la que se manifieste expresamente su interés de crear el centro de conciliación, se indique el nombre, domicilio y el área de cobertura territorial de Este.
Que en virtud de lo contemplado en el artículo 19 de la Ley 2220 de 2022, el Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud de creación de centros de conciliación, función que de conformidad con el artículo 16 del Decreto 1427 de 2017, es de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, dependencia que le corresponde autorizar la creación de centros de conciliación y arbitraje.
Que mediante oficio de fecha 19 de diciembre de 2022, a través del Sistema de Información de la Conciliación el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC), el doctor Édgar Gómez Ramos, identificado con cédula de ciudadanía número 18.916.176, en calidad de Jefe de la Oficina Jurídica, en ejercicio de la delegación de funciones de Representante Legal otorgadas por el Defensor del Pueblo según Resolución número 264 del 17 de febrero de 2014, solicitó la creación del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo regionales Bogotá y Cundinamarca, que prestará sus servicios en la carrera 9a número 16-21, piso 8o. de la ciudad de Bogotá, D. C.
Que mediante Resolución 0031 del 16 de enero de 2023, el Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos autorizó la creación del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo regionales Bogotá y Cundinamarca, acto que quedó debidamente ejecutoriado el día 20 de enero de 2023, asignándosele el código de identificación número 3458.
Que, en virtud de ello, es necesario crear el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo regionales Bogotá y Cundinamarca y adoptar su Reglamento Interno.
En mérito de lo expuesto,
ARTÍCULO 1o. Crear el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca, de conformidad con lo expuesto en la parte considerativa de esta resolución.
PARÁGRAFO. El Centro de conciliación de que trata el presente artículo iniciará su funcionamiento, una vez se cumpla con todos los requisitos necesarios para garantizar el cumplimiento de sus atribuciones, conforme a lo establecido en el reglamento interno que se adopta a través del presente acto administrativo.
ARTÍCULO 2o. <Ver Notas de Vigencia> Adoptar el reglamento interno del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca, aprobado por el Ministerio de Justicia y del Derecho mediante Resolución número 0031 de 2023.
ARTÍCULO 3o. Comunicar el contenido del presente acto a las Defensorías Regionales de Bogotá y Cundinamarca, a la Subdirección de Gestión del Talento Humano, Oficina de Planeación y a las demás dependencias que deban garantizar el cabal y efectivo funcionamiento del Centro de Conciliación, labor que se le asigna a la Oficina Jurídica de la Entidad.
ARTÍCULO 4o. La presente Resolución rige a partir de su publicación.
RESUELVE:
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 26 de enero de 2023.
El Defensor del Pueblo,
Carlos Camargo Assís.
REGLAMENTO INTERNO DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.
<Reglamento subrogado por el publicado en la Resolución 1697 de 2023. El texto ORIGINAL es el siguiente>
Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cudinamarca
CONTENIDO
REGLAMENTO INTERNO DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONALES BOGOTÁ Y CUNDINAMARCA.
CAPÍTULO I.
DISPOSICIONES GENERALES.
Artículo 1 - Ámbito de aplicación.
Artículo 2 - Población objetivo.
Artículo 3 - Asuntos Conciliables.
CAPÍTULO II.
POLÍTICAS Y PARÁMETROS DE CALIDAD.
Artículo 4 - Política de Calidad.
Artículo 5 - Principios.
Artículo 6 - Objetivos.
Artículo 7 - Metas.
Artículo 8 - Eficacia de los Servicios Prestados.
Artículo 9 - Normatividad.
Artículo 10 - Parámetros de Calidad:
CAPÍTULO III.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.
Artículo 11 - Dependencia funcional.
Artículo 12 - Talento humano.
Artículo 13 - Estructura interna.
Artículo 14 - Del Coordinador. Requisitos.
Artículo 15 - Funciones del Coordinador.
Artículo 16 - De los conciliadores. Requisitos.
Artículo 17 Actividades de los Conciliadores.
Artículo 18 - Causales de exclusión.
CAPÍTULO IV.
CAUSALES Y PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO.
Artículo 19 - Causales:
Artículo 20 - Procedimiento sancionatorio:
Artículo 21 - Competencia:
Artículo 22 - Trámite Interno ante una posible falta disciplinaria:
Artículo 23 - Procedimiento para contratistas.
CAPÍTULO V.
LISTAS DE CONCILIADORES.
Artículo 24 - Procedimiento para conformación de las listas de conciliadores.
Artículo 25 - Forma de designación.
CAPÍTULO VI.
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN.
Artículo 26 - Legitimación para presentar solicitud:
Artículo 27 - Contenido de la Solicitud.
Artículo 28 - Horario de radicación:
Artículo 29 - Trámite de la solicitud:
Artículo 30 - Constancia de Asunto no Conciliable:
Artículo 31 - Suspensión de recepción de solicitudes:
Artículo 32 - Desistimiento:
Artículo 33 - Reprogramación de audiencias:
Artículo 34 - Audiencia de conciliación presencial:
Artículo 35 - Acta de Conciliación:
Artículo 36 - Constancias:
CAPÍTULO VII.
AUDIENCIAS VIRTUALES.
Artículo 37 - De la audiencia de conciliación virtual.
Artículo 38 - Medio de notificación.
Artículo 39 - Grabaciones.
Artículo 40 - Del trámite de la audiencia de conciliación virtual.
Artículo 41 - Asistencia y presentación de las partes.
Artículo 42 - Desarrollo de la audiencia.
Artículo 43 - Suscripción de las actas.
Artículo 44 - Efectos -
CAPÍTULO VIII.
FORMALIZACIÓN DE ACUERDOS DE APOYO Y SUSCRIPCIÓN DE DIRECTIVAS ANTICIPADAS
Artículo 45 - Recepción.
Artículo 46 - Forma de designación.
Artículo 47 - Audiencias.
Artículo 48 - Canales.
Artículo 49 - Acuerdos de apoyo.
Artículo 50 - Ajustes Razonables.
CAPÍTULO IX.
MECANISMOS DE INFORMACIÓN.
Artículo 51 - Mecanismos:
CAPÍTULO X.
CÓDIGO DE ÉTICA.
Artículo 52 - Código de Ética.
Artículo 53 - Pacto de transparencia.
REGLAMENTO INTERNO DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE LA DEFENSORÍA DEL PUEBLO REGIONALES BOGOTÁ Y CUNDINAMARCA
Este reglamento señala el marco general para todos los miembros que se encuentren vinculados legalmente y usuarios del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca y regula aspectos como su funcionamiento, estructura, conformación y finalidades del servicio, con sujeción a la normatividad vigente, procesos y procedimientos que en materia de calidad sean objeto de estandarización, en atención a la implementación de la Norma Técnica de Calidad NTC5906:2012. En consecuencia, este Reglamento cobija a todas aquellas personas que se encuentran vinculadas de alguna manera con el Centro de Conciliación, permitiéndoles contar con un marco de actuación para el desarrollo de sus actividades y la prestación de los servicios.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. - ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este reglamento señala el marco base, dirigido a todos los miembros del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca y regula aspectos como el funcionamiento, estructura, conformación, y finalidades del servicio del Centro.
Sin perjuicio de las reglas establecidas en las leyes que regulan los MASC y, en especial la conciliación, así como aquellas que las complementen o modifiquen, el presente reglamento será de aplicación obligatoria en la totalidad de gestiones que adelante el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, vinculando a conciliadores y demás funcionarios o contratistas, asignados a este Grupo Interno de Trabajo, permitiéndoles contar con un marco de actuación para el desarrollo de sus actividades y la prestación de los servicios de conciliación.
ARTÍCULO 2o. - POBLACIÓN OBJETIVO. En virtud de la naturaleza de las funciones de la Defensoría del Pueblo, los servicios el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca se dirigen a personas naturales y jurídicas, principalmente a sujetos de especial protección constitucional o cuyas condiciones económicas les impidan sufragar los costos para acceder a otros medios alternativos de resolución de conflictos.
Concordante con lo anterior, se atenderán de manera prioritaria aquellos asuntos que involucren población con enfoque diferencial.
ARTÍCULO 3o. - ASUNTOS CONCILIABLES. El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca realizará diligencias tendientes a resolver conflictos que versen sobre asuntos de naturaleza civil, policiva, penal, comercial, de familia, así como, los relacionados con derechos del consumidor, conflictos de convivencia y acoso escolar. En asuntos de naturaleza laboral y de la seguridad social podrá conciliarse si con el acuerdo no se afectan derechos ciertos e indiscutibles.
PARÁGRAFO 1o. - Gratuidad. En virtud del principio de gratuidad del servicio, consagrado en el artículo 8o de la Ley 2220 de 2022 y de la naturaleza de las funciones de la Defensoría del Pueblo la totalidad de los casos se prestará de manera voluntaria y gratuita.
PARÁGRAFO 2o. Formalización de Acuerdos de apoyo y Directivas Anticipadas. El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca es competente para celebrar la Formalización de Acuerdos de Apoyo y Directivas Anticipadas, conforme a lo señalado en el capítulo VIII de este Reglamento.
POLÍTICAS Y PARÁMETROS DE CALIDAD.
ARTÍCULO 4o. - POLÍTICA DE CALIDAD. Son políticas del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, obrar como terceros neutrales en la solución de un conflicto y procurar concientizar a los involucrados, respecto de la importancia de la conciliación como mecanismo primordial para superar las diferencias y propender por una estabilidad emocional en ellos, propiciando un ambiente agradable, que beneficiará a personas naturales, jurídicas y sujetos de especial protección constitucional.
PARÁGRAFO. - La Defensoría del Pueblo gestionará, en términos de eficacia, eficiencia y efectividad, el talento humano, los recursos técnicos y de infraestructura en orden a posibilitar el acceso, en condiciones óptimas, a la conciliación como método alternativo de resolución de conflictos.
Misión: El Centro de Conciliación de la de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, será un espacio al servicio de personas naturales, jurídicas y sujetos de especial protección constitucional o cuyas condiciones económicas les impidan acceder a otros medios alternativos de resolución de conflictos en el que de una manera dinámica, organizada, participativa y ética se permita superar diferencias civiles, policivas, penales, comerciales, de familia, así como, los relacionados con derechos del consumidor, conflictos de convivencia y acoso escolar. También asuntos de naturaleza laboral y de la seguridad social que en el acuerdo no afecten derechos ciertos e indiscutibles.
Visión: el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, se proyecta como un escenario que busca la resolución de conflictos a través de la conciliación, persiguiendo con ello que las partes sean actores de la solución de sus propios problemas evitando el desgaste del aparato jurisdiccional e impidiendo medidas judiciales que pueden afectar a una de las partes.
ARTÍCULO 5o. - PRINCIPIOS. El Centro de Conciliación, sus conciliadores, los funcionarios y demás colaboradores, en las Audiencias de Conciliación y todas las demás actuaciones, se regirán de conformidad con los siguientes principios:
1. Autocomposición. Son las propias partes confrontadas las que resuelven su conflicto, desavenencias o diferencias en ejercicio de la autonomía de la voluntad, asistidos por un tercero neutral e imparcial que promueve y facilita el diálogo y la búsqueda de soluciones al conflicto y negociación entre ellas y que puede proponer fórmulas de solución que las partes pueden o no aceptar según su voluntad. Los interesados gozan de la facultad de definir el centro de conciliación donde se llevará a cabo la conciliación y de elegir el conciliador.
2. Garantía de acceso a la justicia. En la regulación, implementación y operación de la conciliación se garantizará que todas las personas, sin distinción, tengan las mismas oportunidades, y la posibilidad real y efectiva de acceder al servicio que solicitan. Está garantía implica que la prestación del servicio tanto por los particulares, como por las autoridades, investidas de la facultad de actuar como conciliadores generen condiciones para acceder al servicio a poblaciones urbanas y rurales, aisladas o de difícil acceso geográfico, y acogiendo la caracterización requerida por el servicio a la población étnica, población en condición de vulnerabilidad, niños, niñas y adolescentes y personas con discapacidad.
Se deberá garantizar que el trato brindado no resulte discriminatorio por razones de género, raza, idioma, opinión política, condición social, origen étnico, religión, preferencia ideológica, orientación sexual, ubicación territorial, prestando especial atención a la garantía de acceso a la justicia en la ruralidad, en especial en los municipios a que se refiere el Decreto Ley 893 de 2017.
En consecuencia, habrá diferentes modelos para la implementación del instrumento, que atenderán a los diversos contextos sociales, geográficos, económicos, etnográficos y culturales donde se aplique.
3. Celeridad. Los procedimientos definidos en el presente reglamento se erigen sobre preceptos ágiles, de fácil compresión y aplicación en todo contexto y materia, por lo que los mismos deberán interpretarse y aplicarse por el conciliador, con la debida diligencia, en función de la solución autocompositiva del conflicto. El conciliador, las partes, sus apoderados o representantes legales y el centro de conciliación evitarán actuaciones dilatorias injustificadas, en procura de garantizar el acceso efectivo a la justicia.
4. Confidencialidad. El conciliador, las partes y quienes asistan a la audiencia, mantendrán y garantizarán el carácter confidencial de todos los asuntos relacionados con la conciliación, incluyendo las fórmulas de acuerdo que se propongan y los datos sensibles de las partes, los cuales no podrán utilizarse como pruebas en el proceso subsiguiente cuando este tenga lugar.
5. Informalidad. La conciliación esta desprovista de las formalidades jurídicas procesales.
La competencia del conciliador se determinará conforme a lo establecido en la ley y en el presente reglamento, y el factor territorial no será obstáculo alguno para que el conciliador pueda ejercer su labor.
6. Economía. En el ejercicio de la conciliación los conciliadores procuraran el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. El conciliador y las partes deberán proceder con austeridad y eficiencia.
7. Transitoriedad de la función de administrar justicia del conciliador particular. La función transitoria inicia con la designación como conciliador y cesa con la suscripción del acta de conciliación, las constancias que establece la ley o el desistimiento de una o ambas partes. El conciliador se revestirá nuevamente de la función transitoria en los eventos en que proceda la aclaración de un acta o constancia expedida por este.
En el caso de la conciliación extrajudicial en derecho, también terminará con el vencimiento del término de los tres (3) meses en que debió surtirse la audiencia, lo que ocurra primero, salvo por habilitación de las partes para extender la audiencia en el tiempo.
8. Independencia del conciliador. Como administrador de justicia en los términos del artículo 116 de la Constitución, el conciliador tendrá autonomía funcional, es decir, no estará subordinado a la voluntad de otra persona, entidad o autoridad superior que le imponga la forma en que debe dirigir la audiencia o proponer las fórmulas de acuerdo en la conciliación.
9. Seguridad jurídica. El análisis del conflicto deberá contar con referentes de confianza en el proceso conciliatorio como medio para la solución alternativa y pacífica del conflicto y creador de derechos con efectos de cosa juzgada, lealtad procesal en la actuación, y certeza en la justicia desde actores sociales e institucionales.
10. Principio de neutralidad e imparcialidad. Como administrador de justicia, el conciliador garantizará su actuar y su conducta de manera honesta, leal, neutral e imparcial, antes y durante la audiencia de conciliación y hasta que se alcance una decisión final al conflicto o controversia.
11. Principio de presunción de buena fe. En todas las actuaciones de la conciliación se presumirá la buena fe de conformidad con lo previsto en el artículo 83 de la Carta Política, que incluye la presunción de autenticidad de todos los documentos y actuaciones, físicas y virtuales, de conformidad con las disposiciones del CGP.
ARTÍCULO 6o. - OBJETIVOS. Son objetivos del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca:
a) Crear conciencia en la comunidad en general acerca de la importancia de recurrir a medios alternos, diferentes a la justicia ordinaria, para dar solución a los posibles conflictos que se presentan en la sociedad.
b) Servir de terceros neutrales en la solución de los conflictos.
c) Consolidar la confianza de los usuarios, diseñando metodologías que permitan generar conciencia del papel facilitador que cumple el abogado en la resolución de conflictos.
d) Buscar la formación de quienes darán aplicabilidad a los mecanismos de solución de conflictos en todas las áreas relacionadas con el servicio del Centro.
e) Estructurar el proceso de gestión de calidad interno de la conciliación.
f) Hacer de la conciliación un servicio social desde una formación jurídica humanística y ética, en beneficio de personas naturales, jurídicas y sujetos de especial protección constitucional o cuyas condiciones económicas les impidan acceder a otros medios alternativos de resolución de conflictos.
ARTÍCULO 7o. - METAS. Son metas del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca:
a) Brindar los servicios de conciliación a la comunidad en general de una manera ágil, gratuita y eficiente acorde con las necesidades de estos, dando cumplimiento a lo establecido en la Constitución y la Ley, en procura de proteger, de manera prioritaria aquellos asuntos que involucren población con enfoque diferencial.
b) Contribuir a la solución eficiente de los conflictos de la ciudadanía mediante la participación activa y neutral del conciliador.
c) Tener un reconocimiento dentro de las entidades del Ministerio Público como un espacio idóneo para la solución pacífica de conflictos en materia civil, policiva, penal, comercial, de familia, así como, lo relacionados con derechos del consumidor, conflictos de convivencia y acoso escolar. También asuntos de naturaleza laboral y de la seguridad social que en el acuerdo no afecten derechos ciertos e indiscutibles.
d) Evitar el desgaste del aparato jurisdiccional del Estado.
e) Orientar a los profesionales que harán uso de los mecanismos de conciliación a través del Centro.
f) Controlar y evaluar el cumplimiento de los objetivos, planes y programas del centro de conciliación.
ARTÍCULO 8o. - EFICACIA DE LOS SERVICIOS PRESTADOS. La eficacia en la prestación de los servicios del Centro se medirá por medio de encuestas de satisfacción al usuario, conforme al formato DE-P05 Encuestas de satisfacción a usuarios de la Defensoría del Pueblo, en consonancia con los parámetros establecidos por el sistema de Evaluación y Seguimiento al Sistema Integrado de Gestión Institucional, midiendo la cantidad de conciliaciones realizadas, respecto del total del personal atendido y sensibilizado. Igualmente se deberá medir el número de constancias de no acuerdo sobre el total de conciliaciones realizadas.
ARTÍCULO 9o. - NORMATIVIDAD. El Centro de Conciliación está regulado por las siguientes normas:
1. Artículos 116 y 229 de la Constitución Política de Colombia.
2. Ley 2220 de 2022 por medio de la cual se expide el estatuto de conciliación.
3. Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991, 446 de 1998 y 1563 de 2012.
4. Resolución 221 de 2014, Ministerio de Justicia y del Derecho.
5. Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.
6. Resolución 0018 de enero 2016, Ministerio de Justicia y del Derecho por el cual se adopta el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC).
7. Ley 1996 de 2019, por medio de la cual se establece el régimen para el ejercicio de la capacidad legal de las personas con discapacidad, mayores de edad.
8. Ley 1618 de 2013 Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad.
9. Protocolo de atención y prestación de servicios de la Defensoría del Pueblo (incluye protocolo de atención a personas con discapacidad).
ARTÍCULO 10. - PARÁMETROS DE CALIDAD.
Oportunidad: los servicios del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca se ofrecerán de manera ininterrumpida todos los días hábiles (lunes a viernes) de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Lo anterior, salvo eventuales periodos en que, de conformidad con la ley, el Defensor del Pueblo autorice la suspensión de actividades por acto administrativo o se suspenda la programación de audiencias con el propósito de cumplir el término para su realización establecido en el Estatuto de Conciliación.
Cobertura territorial: El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales, Bogotá y Cundinamarca prestará sus servicios para los usuarios que soliciten los servicios de las Regionales Bogotá y Cundinamarca de la Defensoría del Pueblo.
Accesibilidad: El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales, Bogotá y Cundinamarca dispone de un solo punto de atención ubicado en la carrera 9 No. 16 21 Piso 8 en la ciudad de Bogotá D.C.
Imparcialidad: El quehacer orientado al desarrollo de los principios y valores éticos de la Entidad, así como el acatamiento del pacto de transparencia, garantizarán que los(as) conciliadores(as) actúen con imparcialidad.
Satisfacción: El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca se rige por un conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos alineados para garantizar un desempeño institucional articulado, armónico y sistemático, orientado a la satisfacción de los distintos usuarios.
Mejora Continua: A partir de la información primaria de usuarios internos y externos se realizará de manera periódica la evaluación y retroalimentación del quehacer del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca tendiente a mejorar continuamente.
ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 11. - DEPENDENCIA FUNCIONAL. El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca estará conformado por los funcionarios del grupo interno de trabajo, que tiene a su cargo la responsabilidad de fijar las políticas de funcionamiento y coordinar las labores desarrolladas en materia de Conciliación por parte de la Entidad.
ARTÍCULO 12. - TALENTO HUMANO. Las personas designadas para prestar los servicios en el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca deberán estar vinculadas en cualquier modalidad a la Defensoría del Pueblo y desarrollar sus actividades de conformidad con el Manual de Funciones y competencias laborales de la Entidad o las obligaciones del contrato de prestación de servicios, según corresponda.
ARTÍCULO 13. - ESTRUCTURA INTERNA. A fin de garantizar el adecuado manejo administrativo se establece la siguiente estructura interna:
1. Defensor(a) del Pueblo
1.1. Defensores (as) del Pueblo Regional Bogotá y Cundinamarca, según corresponda.
1.1.1. Coordinador del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca.
1.1.1.1. Profesionales en Derecho
1.1.1.2. Profesionales del Área Social
1.1.1.3. Apoyo administrativo
PARÁGRAFO: De acuerdo con la estructura orgánica de la Defensoría del Pueblo y su planta de personal, el Coordinador del Centro de Conciliación desarrollara las funciones y actividades que la ley 2220 de 2022 le asigna a los directores de los centros de conciliación.
ARTÍCULO 14. - DEL COORDINADOR. REQUISITOS. Para ser coordinador(a) del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca se tendrán en cuenta los requisitos establecidos el Manual de Funciones y competencias laborales de la Entidad.
ARTÍCULO 15. - FUNCIONES DEL COORDINADOR. Serán funciones del (la) Coordinador(a) del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca las señaladas en el manual específico de funciones y competencias laborales, y desarrollará las siguientes actividades esenciales:
1. Generar las políticas de divulgación de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
2. Liderar y orientar el trámite de las solicitudes que se sometan a su conocimiento en los asuntos relacionados con controversias civiles, policivas, penales, comerciales, de familia, así como, lo relacionado con derechos del consumidor, conflictos de convivencia y acoso escolar. También asuntos de naturaleza laboral y de la seguridad social que en el acuerdo no afecten derechos ciertos e indiscutibles.
3. Decidir la procedencia del mecanismo conciliatorio, de acuerdo con la naturaleza del asunto, de conformidad con la ley vigente y el reglamento interno.
4. Dar lineamientos para administrar el registro de las conciliaciones, presentar los informes y certificar los asuntos sometidos a su trámite.
5. Controlar la elaboración y actualización de la lista de conciliadores de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca.
6. Rendir los informes y adelantar los trámites necesarios ante las autoridades judiciales y administrativas, de conformidad con la legislación vigente.
7. Desempeñar las demás funciones relacionadas con la naturaleza del cargo y el área y las fijadas por la ley, acuerdos, estatutos y reglamentos.
8. Por disposición de este reglamento, cumplirá además las siguientes funciones:
a) Cumplir y hacer cumplir el reglamento interno del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, el Código de Ética y demás normas que rijan el funcionamiento de la Defensoría del Pueblo.
b) Verificar el adecuado funcionamiento del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca.
c) Suscribir los oficios dirigidos a las autoridades judiciales así como al Ministerio de Justicia y del Derecho.
d) Dirigir las actividades del personal a su cargo (funcionarios de planta y contratistas que presten sus servicios en este Centro) que permitan garantizar la correcta prestación del servicio.
e) Dar reparto de las solicitudes de formalización de acuerdos de apoyo y de directivas anticipadas entre quienes integren la lista de conciliadores.
f) Validar el Registro ante el Ministerio de Justicia y del Derecho de las actas de conciliación según los términos establecidos en la ley.
g) Reportar la información requerida, por el Ministerio de Justicia y del Derecho a través del medio dispuesto para ello, en las condiciones determinadas por dicho Ministerio.
h) Dar trámite a las quejas que se presenten contra la actuación de los conciliadores de su lista y trasladarlas a la autoridad disciplinaria correspondiente, cuando a ello hubiere lugar, siguiendo el procedimiento establecido en el reglamento.
i) Pronunciarse respecto de los impedimentos y recusaciones a que hubiere lugar, de acuerdo con el procedimiento establecido en su reglamento.
j) Presentar ante la Subdirección de Gestión del Talento Humano el plan de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos.
k) Organizar la elaboración, por lo menos una vez al año, de campañas de promoción del mecanismo de resolución de conflictos en el área de influencia u operación del centro para el cual se encuentra habilitado.
PARÁGRAFO - El coordinador podrá actuar como conciliador siempre que cumpla con los requisitos establecidos y se encuentre habilitado legalmente para ello.
ARTÍCULO 16. - DE LOS CONCILIADORES. REQUISITOS. Para integrar las listas de Conciliadores de La Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, se requiere:
- Título de formación profesional en Derecho.
- Capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.
- Tarjeta profesional
- Estar registrado en el sistema de Información del Ministerio de Justicia y del Derecho
- No haber sido sancionado penal y/o disciplinariamente, ni estar incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad.
- Tener vinculación legal y reglamentaria o contractual con la Defensoría del Pueblo
PARÁGRAFO: Para asumir la competencia en la formalización de acuerdos de apoyo y directivas anticipadas, el abogado conciliador debe contar además con certificado de capacitación en la materia.
ARTÍCULO 17. ACTIVIDADES DE LOS CONCILIADORES. Además de las contempladas en el manual específico de funciones y competencias laborales para los servidores de planta o en los contratos de prestación de servicios, los(as) abogados(as) conciliadores(as) cualquiera que sea su forma de vinculación realizarán las siguientes actividades:
1. Prestar orientación jurídica a la ciudadanía en materia de conciliación, atendiendo los procedimientos y lineamientos institucionales.
2. Recibir las solicitudes de conciliación hechas por los ciudadanos y analizarlas para su respectiva admisión o inadmisión, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
3. Conocer y tramitar los asuntos, que le sean asignados, susceptibles de conciliación de conformidad con la Ley vigente y normas complementarias sobre la materia.
4. Realizar la audiencia de conciliación con su respectiva acta conforme a lo establecido en la ley vigente y demás normas concordantes sobre la materia, estas audiencias podrán realizarse de manera presencial, virtual o mixta según la voluntad de las partes inmersas en el conflicto.
5. Expedir las constancias de no acuerdo, inasistencia o inadmisión, de conformidad con lo establecido en este reglamento, la ley de Conciliación y demás normas concordantes sobre la materia.
6. Rendir los informes que le sean solicitados por parte del Coordinador del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca.
7. Cumplir con lo establecido en el presente Reglamento Interno y el Código de Ética de la Defensoría del Pueblo.
8. Ejercer sus actividades en el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca.
9. Ejercer las demás actividades relacionadas con la naturaleza del servicio y el área en la que se brinde la atención.
10. Tramitar los requerimientos, internos y externos que les sean asignados por el (la) Coordinador(a) del Centro de Conciliación.
11. Participar en la elaboración y divulgación de material realizado por el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, según las instrucciones impartidas por el (la) Coordinador(a).
12. Realizar las audiencias de suscripción de acuerdos de apoyo o de directiva anticipada en concordancia con la Ley 1996 de 2019, el Decreto 1429 de 2020 y las normas que las modifiquen o sustituyan.
13. Realizar el registro de documentos en sistemas de información ya sean internas o externas de la entidad.
ARTÍCULO 18. - CAUSALES DE EXCLUSIÓN. Serán causales de exclusión de las listas de conciliadores del Centro de Conciliación Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, las siguientes:
a) Dejar de pertenecer a la planta de personal o la terminación del contrato.
b) Ser sujeto de condena penal.
c) Haber sido sancionado disciplinariamente por faltas gravísimas, dolosas o culposas, o por faltas graves dolosas.
d) Actuar en contravía del Código de Ética y/o el pacto de transparencia.
e) Ser reubicado en otra dependencia conforme con los procedimientos institucionales de gestión del talento humano.
CAUSALES Y PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO.
ARTÍCULO 19. - CAUSALES. Los funcionarios que prestan sus servicios en el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, serán objeto de investigación disciplinaria, según las causales previstas en la Ley disciplinaria.
ARTÍCULO 20. - PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO. los servidores del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca serán investigados según los procedimientos y parámetros de la ley disciplinaria y de encontrarse responsabilidad alguna, serán sujetos del régimen sancionatorio previsto en ella.
ARTÍCULO 21. - COMPETENCIA. De conformidad con la organización interna de la Defensoría del Pueblo, la competencia para investigar a los funcionarios del Centro de Conciliación Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca está radicada en la Oficina de Control Interno Disciplinario y de acuerdo con la Resolución No. 407 de 2022, la etapa de juzgamiento se encuentra asignada al (la) subdirector(a) de Gestión de Talento Humano.
ARTÍCULO 22. - TRÁMITE INTERNO ANTE UNA POSIBLE FALTA DISCIPLINARIA. en caso de presentarse una posible falta disciplinaria por parte de un funcionario del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, su Coordinador(a) remitirá dicho trámite a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
ARTÍCULO 23. - PROCEDIMIENTO PARA CONTRATISTAS. Se llevará a cabo el procedimiento establecido para el incumplimiento de las obligaciones contractuales, señalado en el contrato conforme con las normas contractuales vigentes.
LISTAS DE CONCILIADORES.
ARTÍCULO 24. - PROCEDIMIENTO PARA CONFORMACIÓN DE LAS LISTAS DE CONCILIADORES. La lista puede estar conformada por abogados de la planta global y/o abogados contratistas que hayan sido asignados como conciliadores al Grupo interno del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, conforme con los procedimientos de gestión de talento humano y/o contratación de la Entidad y previa verificación del cumplimiento de requisitos previstos en la ley y en este reglamento.
ARTÍCULO 25. - FORMA DE DESIGNACIÓN. La designación de los abogados para conocer sobre las solicitudes de conciliación recibidas se hará en orden secuencial y cronológico.
En el caso de presentarse situaciones particulares como inhabilidades, incompatibilidades, renuncias, sanciones, situaciones administrativas o similares, la solicitud será asignada a la persona que siga en turno.
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN.
ARTÍCULO 26. - LEGITIMACIÓN PARA PRESENTAR SOLICITUD. De conformidad con el artículo 50 de la Ley 2220 de 2022 la conciliación extrajudicial inicia con la solicitud del interesado, quien deberá asistir a las audiencias que se lleven a cabo dentro del proceso conciliatorio, y quien podrá presentar la solicitud de conciliación personalmente o por medio de abogado con facultad expresa para conciliar. El poder podrá aportarse física o electrónicamente conforme lo dispone el Código General del Proceso.
Cualquier persona interesada podrá solicitar audiencia de conciliación en forma verbal o escrita, individual o conjunta, física o electrónica, a través de los canales digitales dispuestos para tal fin.
Considerando que el proceso de conciliación se podrá realizar en forma presencial, digital o electrónica o mixta, las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma digital o electrónica o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales.
PARÁGRAFO 1o. Podrá presentarse solicitud de conciliación a nombre de una persona de quien no se tenga poder, en los eventos y bajo las condiciones previstas en el Código General del Proceso para el agente oficioso. No será necesario prestar caución.
Si el interesado no ratifica la solicitud dentro de los diez (10) días siguientes a su radicación, se entenderá como no presentada.
ARTÍCULO 27. CONTENIDO DE LA SOLICITUD. La solicitud de conciliación deberá contener los siguientes requisitos:
1. Indicación del conciliador o el centro de conciliación a quien se dirige.
2. Individualización de las partes y de sus representantes si fuere el caso según lo solicitado por el Sistema de Información del Ministerio de Justicia y del Derecho.
3. Descripción de los hechos
4. Pretensiones del convocante.
5. Estimación razonada de la cuantía.
6. Relación de las pruebas que se acompañan cuando se trate de conciliación en derecho.
7. Indicación del correo electrónico de las partes en donde se surtirán las comunicaciones o la identificación del medio que considere más expedito y eficaz para ello;
8. Firma del solicitante o solicitantes o de su apoderado, según el caso.
En el caso de solicitudes enviadas por correo electrónico, el requisito de la firma, se entenderá cumplido, conforme lo establece el artículo 7o de la Ley 527 de 1999 y en estos casos bastará la identificación suministrada por el solicitante.
PARÁGRAFO 1o. Recibida la solicitud, el conciliador procederá a revisar si la solicitud cuenta con la información suficiente para proceder a la citación del o los convocados.
En la conciliación extrajudicial en derecho, el conciliador procederá a revisar si la solicitud cumple con todos los requisitos establecidos en el artículo anterior.
En ningún caso se podrá rechazar de plano la solicitud por ausencia de cualquiera de los requisitos señalados. En este evento, el conciliador informará al interesado sobre los requisitos faltantes para que los complete. Si no lo hiciere dentro del término de cinco (5) días siguientes al requerimiento realizado, se entenderá que el solicitante ha perdido el interés en consecuencia se tendrá por no presentada.
ARTÍCULO 28. - HORARIO DE RADICACIÓN. las solicitudes de conciliación serán recepcionadas de manera presencial en la ventanilla de la Oficina de Correspondencia de la Entidad ubicada en la sede Nacional calle 55 No. 10 32, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. En el caso de solicitudes enviadas a través de la página de la entidad: www.defensoria.gov.co, se encuentra habilitada permanentemente, pero las que se registren después de la finalización del horario de la entidad (5:00 p.m.) o en días no hábiles, se entenderán radicadas el día hábil inmediatamente siguiente.
ARTÍCULO 29. - TRÁMITE DE LA SOLICITUD. Radicada la solicitud de conciliación presencial por cualquiera de los canales descritos y si el asunto es conciliable, el conciliador citará a las partes a la audiencia de conciliación por el medio que considere más expedito y eficaz, indicando sucintamente el objeto de la conciliación.
La citación a la audiencia podrá realizarse por medios virtuales.
El conciliador fijará fecha y hora para la celebración de la audiencia de conciliación, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud o de la corrección de la misma, si a ello hubiere lugar, la cual deberá realizarse dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de admisión de la solicitud.
En el evento en que se programe la realización de la audiencia por videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio técnico, así se informará en el acto de citación y en caso de requerirse por alguno de los interesados, el conciliador o el centro de conciliación, deberán facilitar los medios tecnológicos correspondientes.
La dirección electrónica para dirigir todas las comunicaciones necesarias, dentro del procedimiento, deberá corresponder a la informada a través de registro mercantil o la acordada por las partes contenida en el contrato o negocio jurídico cuando corresponda, o la relacionada por la parte en la solicitud de conciliación.
PARÁGRAFO 1o. - Las solicitudes cuya finalidad sea la de formalizar un acuerdo ya existente entre las partes vinculadas en el conflicto se tramitarán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo siempre que los interesados anexen a la misma, en medio físico o magnético, el documento en el que hagan constar los términos del acuerdo.
ARTÍCULO 30. - CONSTANCIA DE ASUNTO NO CONCILIABLE. En el evento que la solicitud de conciliación verse sobre asuntos no conciliables o que el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, NO sea competente, el (la) abogado(a) conciliador(a) designado(a) por reparto expedirá dentro del término legal, la correspondiente constancia, conforme a lo previsto en el artículo 54 del Estatuto de Conciliación y lo informará por escrito a las partes.
ARTÍCULO 31. - SUSPENSIÓN DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES. de manera excepcional y cuando las necesidades del servicio lo ameriten, el Defensor del Pueblo, por Resolución, previo informe del Coordinador del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca y del Defensor Regional respectivo, en el caso en que la programación de las audiencias de conciliación supere los dos (2) meses siguientes a la radicación de las mismas, suspenderá la recepción de solicitudes hasta por dos semanas, con la finalidad de evitar el vencimiento de términos previsto en la Ley 2220 de 2022.
ARTÍCULO 32. DESISTIMIENTO. La parte convocante podrá manifestar por escrito, en audiencia o mediante el correo electrónico habilitado para tal fin, su desistimiento en razón a un acuerdo con la parte convocada, o de su intención de no continuar con la audiencia de conciliación, lo que se entenderá como desistimiento de la solicitud.
La constancia que determina el desistimiento será emitida por el (la) abogado(a) conciliador(a) designado(a) por reparto.
ARTÍCULO 33. - REPROGRAMACIÓN DE AUDIENCIAS. cuando todas o cualquiera de las partes no asista a la audiencia de conciliación, tendrá(n) tres (3) días hábiles para presentar la correspondiente excusa, vencido ese término el (la) abogado(a) conciliador(a) elaborará la constancia respectiva o si lo considera procedente y pertinente, fijará nueva fecha y hora para la audiencia.
ARTÍCULO 34. - AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN PRESENCIAL. el(la) abogado(a) conciliador(a) en la fecha fijada para llevar a cabo la audiencia de conciliación presencial dará espera de máximo diez (10) minutos para hacer el llamado, instalará la audiencia de conciliación explicándole a las partes los beneficios y alcances de la conciliación. Finalizada la audiencia con un acuerdo total o parcial, el(la) abogado(a) conciliador(a) elaborará el acta respectiva y les entregará a las partes la copia que presta mérito ejecutivo, en caso de no lograrse acuerdo elaborará la respectiva constancia y le entregará a cada parte un original, quienes firmarán el recibido.
En caso de inasistencia de una o de todas las partes el (la) abogado(a) conciliador(a) expedirá la respectiva constancia en el término de diez (10) días hábiles.
PARÁGRAFO 1o. - Las partes podrán asistir personalmente a la audiencia de conciliación junto con su apoderado, o este último concurrirá en representación de aquellas cuando expresamente este facultado para conciliar.
PARÁGRAFO 2o. Si es una persona natural la que comparece a la audiencia para representar a otra persona natural deberá presentar un poder general mediante escritura pública (artículo 74 Código General del Proceso). Cabe precisar que la escritura pública no será necesaria cuando el representante sea un abogado a quien se le ha conferido poder para ello.
Los poderes especiales, deberán ser dirigidos de manera específica al Coordinador del Centro de Conciliación Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca. Si el poder se encuentra dirigido a autoridad o entidad diferente, no será aceptado para el trámite. De igual forma, los poderes especiales presentados, serán válidos únicamente para ese trámite en específico, razón por la cual harán parte integral del expediente y no serán desglosados ni devueltos, excepto en caso de inadmisión o desistimiento.
Las personas jurídicas comparecerán a través de su representante legal, debidamente acreditado, o serán representados por abogado de acuerdo con el poder que se otorgue a este último.
ARTÍCULO 35. ACTA DE CONCILIACIÓN. Los conciliadores deberán expedir las actas de conciliación de acuerdo al numeral 8 del artículo 29 del estatuto de conciliación y su contenido será el establecido en el artículo 64 de la Ley 2220 de 2022
ARTÍCULO 36. CONSTANCIAS. Los conciliadores deberán expedir las constancias de que trata el artículo 65 de la Ley 2220 de 2022.
AUDIENCIAS VIRTUALES.
ARTÍCULO 37. DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN VIRTUAL. Como alternativa a la audiencia de conciliación presencial, el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca ofrece a la ciudadanía la opción de llevar a cabo las audiencias de manera virtual. Para optar por esta modalidad, se deben cumplir los siguientes requisitos básicos, adicionales a los de las conciliaciones presenciales:
- Las partes deberán manifestar en la solicitud de conciliación o una vez citadas, la forma en que actuarán y si se acogen a la forma digital o mixta, certificando que cuentan con la idoneidad y los medios tecnológicos necesarios o si pueden acceder a través de las alcaldías, las personerías municipales y demás entidades públicas habilitadas por la Constitución y la Ley, que se encuentren en disponibilidad de facilitar el acceso en sus sedes a las actuaciones virtuales. También se pueden utilizar teléfonos inteligentes o tabletas con acceso a wifi o plan de datos.
- Las partes deberán, de forma obligatoria, contar con una cuenta de correo electrónico válida y de constante revisión, las cuales serán proporcionadas en el momento de la radicación de la solicitud.
ARTÍCULO 38. MEDIO DE NOTIFICACIÓN. El correo electrónico institucional será el medio oficial, válido y eficaz para el envío y recepción de las comunicaciones y notificaciones que se surtan dentro del trámite virtual, para cuyos efectos se garantizará la debida reserva de acuerdo con la ley de protección de datos.
ARTÍCULO 39. - GRABACIONES. Durante el desarrollo de la audiencia, se grabarán únicamente los siguientes dos momentos por parte del centro de conciliación quien será encargado de la custodia de la grabación:
La parte inicial de la audiencia conformada por la presentación del(a) abogado(a) conciliador(a), indicando fecha y hora de inicio, identificación del objeto de la solicitud de conciliación, nombre de las partes y pretensiones, el protocolo o reglas que se debe tener durante el transcurso de la diligencia, la pregunta a las partes sobre si tienen o no vínculos con la Entidad en razón al Pacto por la Transparencia y la identificación de las partes y de los abogados. Expuesto lo anterior concluirá la grabación.
La parte final en que se leerá el acta de acuerdo o la constancia de no acuerdo, y donde las partes deberán aceptar expresamente el contenido de dichos documentos.
PARÁGRAFO - Las partes no podrán grabar la audiencia de conciliación como garantía del principio de confidencialidad.
ARTÍCULO 40. - DEL TRÁMITE DE LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN VIRTUAL. La audiencia virtual de conciliación se regirá por el instructivo para la instalación, desarrollo y terminación de la audiencia de conciliación, vigente y aprobado en el sistema integrado de gestión de la Defensoría del Pueblo, el cual se aplicará también para las audiencias presenciales.
ARTÍCULO 41. ASISTENCIA Y PRESENTACIÓN DE LAS PARTES. El (la) abogado(a) conciliador(a) se presentará ante las partes con el carné institucional y dará una espera de máximo diez (10) minutos posteriores a la hora fijada para la realización de la audiencia. Si una de las partes o ambas no concurrieren virtualmente, se entenderá como inasistencia y se levantará la respectiva constancia.
El abogado(a) conciliador(a) verificará la identidad de las partes, quienes exhibirán sus originales de cédulas de ciudadanía, tarjeta profesional de abogado(a), en caso de apoderados especiales, poder general si lo hubiere y certificados de existencia y representación legal si alguna de las partes fuere persona jurídica.
PARÁGRAFO. - Si durante el desarrollo de la diligencia se pierde comunicación con alguna de las partes por más de 15 minutos, se levantará constancia de asistencia de la parte respectiva y fijará nueva fecha y hora para la audiencia.
ARTÍCULO 42. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA. El desarrollo de la audiencia será en el marco de respeto y colaboración. El uso de la palabra será dado por el(la) abogado (a) conciliador (a) como director de la audiencia, dando prioridad a la manifestación de las partes, en el orden que el mismo considere conveniente y con el límite de tiempo que se estime prudente.
Terminada la fase de plena identificación y fijación de las pretensiones, y una vez hayan dialogado las partes buscando las posibles alternativas de solución se procede a la fase del levantamiento del acta con el acuerdo o no acuerdo conciliatorio, de la cual hará lectura el (la) abogado(a) conciliador(a), la presentará en la pantalla para su revisión y preguntará a las partes si la aceptan, quienes deberán manifestarlo expresamente.
PARÁGRAFO. - El silencio de alguna de las partes frente a lo estipulado en el documento de acuerdo, se entenderá como ausencia de ánimo conciliatorio frente a lo cual se levantará el acta respectiva de no acuerdo.
ARTÍCULO 43. SUSCRIPCIÓN DE LAS ACTAS. El acta de conciliación realizada por medios virtuales será suscrita únicamente por el (la) abogado(a) conciliador(a). La constancia de primera copia del acta de conciliación será firmada por el (la) Coordinador(a) del Centro de conciliación. Suscrita el acta, será remitida a los correos electrónicos que las partes hubieren suministrado.
ARTÍCULO 44. - EFECTOS. - El acta de conciliación virtual tendrá los mismos efectos legales de la conciliación presencial, por tanto, presta mérito ejecutivo y hace tránsito a cosa juzgada, es decir, la misma servirá de título ejecutivo para acudir a la jurisdicción ordinaria a través de apoderado(a).
FORMALIZACIÓN DE ACUERDOS DE APOYO Y SUSCRIPCIÓN DE DIRECTIVAS ANTICIPADAS.
ARTÍCULO 45. - RECEPCIÓN. La solicitud de formalización de acuerdos de apoyo y de directivas anticipadas, deberá ser radicada en la ventanilla de la Oficina de Correspondencia de la Entidad ubicada en la sede Nacional calle 55 No. 10 32, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. o de manera virtual a través de la página web de la entidad. Los(as) abogados(as) conciliadores(as) prestarán la orientación que se requiera para su correcto trámite.
ARTÍCULO 46. - FORMA DE DESIGNACIÓN. La designación de los abogados para conocer sobre las solicitudes de acuerdos de apoyo y suscripción de directivas anticipadas se realizará por el Coordinar del Centro del Conciliación considerando las especiales necesidades del solicitante.
Solo podrán adelantar las diligencias de que trata el presente capítulo los conciliadores capacitados en ley 1996 de 2019.
ARTÍCULO 47. AUDIENCIAS. Las solicitudes de formalización de acuerdos de apoyo y de directivas anticipadas, se tramitarán en dos etapas:
1. Audiencia privada con la persona con discapacidad, titular del acto jurídico, en la que el (la) abogado(a) conciliador(a) verificará su voluntad.
2. Audiencia de formalización de acuerdo de apoyo o directiva anticipada, resultado de la cual el (la) abogado(a) conciliador(a) elaborará el acta en que conste el acuerdo de apoyo o directiva anticipada.
ARTÍCULO 48. CANALES. Las audiencias previstas en el artículo anterior podrán realizarse a través de los siguientes canales:
- Presencial, en la sede del Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca.
- Virtual, a través de las herramientas de comunicación que hubiere dispuesto la entidad.
ARTÍCULO 49. ACUERDOS DE APOYO. Una vez realizadas las audiencias del artículo anterior se deberá levantar un documento en donde conste el acuerdo de apoyo.
PARÁGRAFO 1o. Ningún acuerdo de apoyo puede extenderse por un período superior a cinco (5) años, pasados los cuales se deberá agotar de nuevo alguno de los procedimientos previstos en la ley.
PARÁGRAFO 2o. En aquellos casos en los que no sea posible llegar a la suscripción del acuerdo de apoyo, se expedirá la constancia de no suscripción. En la oportunidad se informará a la persona con discapacidad titular del acto jurídico, acerca de su derecho a convocar por una vez más dentro del mismo trámite, a otras personas que puedan actuar como su apoyo, sin perjuicio del derecho que le asiste a iniciar con posterioridad un trámite nuevo. En formalización de acuerdos de apoyo o directiva anticipada el centro de conciliación de las Regionales Bogotá y Cundinamarca se regirá por lo dispuesto en el capítulo 5 del Decreto 1429 del 2020.
ARTÍCULO 50. AJUSTES RAZONABLES. Con el fin de garantizar a las personas con discapacidad el acceso efectivo a los servicios prestados por el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca, se implementarán las modificaciones y adaptaciones necesarias y adecuadas en la forma habitual de atención, según las necesidades del usuario y de acuerdo con el protocolo de atención inclusiva de la Defensoría del Pueblo.
MECANISMOS DE INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 51. - MECANISMOS. El Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca, dispone de los siguientes canales de comunicación para brindar información:
1. Sobre el servicio de conciliación ofrecido a la ciudadanía:
- Línea nacional 01-8000-914-814 Bogotá 3147300 y 3144000 a través de la cual se brinda atención los días hábiles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
- Atención personalizada en la carrera 9 No. 16 -21, piso 8 de la Defensoría del Pueblo sede centro, en la ciudad de Bogotá D.C., en el horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m..
- Ventanilla de la Oficina de Correspondencia de la Entidad ubicada en la sede Nacional calle 55 No. 10 32, en la ciudad de Bogotá D.C., en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
- Página web www.defensoria.gov.co - servicio en línea:
- Atención al ciudadano.
- Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones (PQRSDF)
- Información fijada directamente en los puntos de atención.
CÓDIGO DE ÉTICA.
ARTÍCULO 52. - CÓDIGO DE ÉTICA. Los funcionarios y contratistas que prestan sus servicios en el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo, Regionales Bogotá y Cundinamarca deberán orientar sus actuaciones al desarrollo de los valores definidos en el Código de Ética del Servicio Público de la Defensoría del Pueblo adoptado mediante Resolución 738 del 30 de mayo de 2019 o el que lo modifique o sustituya.
Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.
Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.
Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.
Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud y eficiencia, para así optimizar el uso de los recursos del Estado.
Justicia: Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.
ARTÍCULO 53. - PACTO DE TRANSPARENCIA. En virtud de la circular 03 de 2007 del Ministerio del Interior y de Justicia, el Centro de Conciliación de la Defensoría del Pueblo Regionales Bogotá y Cundinamarca se adhiere al pacto de transparencia propuesto en los siguientes términos:
"De la transparencia, neutralidad e imparcialidad: Salvo acuerdo en contrario de todas las partes del conflicto, el centro de conciliación y arbitraje se abstiene de tramitar cualquier conciliación o arbitraje en el cual algún funcionario o persona vinculada al centro o su entidad promotora pueda tener algún interés en el trámite, acuerdo o decisión.
Para que todas las partes en conflicto autoricen al centro de conciliación y/o arbitraje a tramitar su solicitud se debe haber revelado el vínculo o relación que pueda entenderse como constitutivo del interés en el trámite, acuerdo o decisión por escrito y éstas haberlo aceptado también por escrito.
La anterior prohibición se entiende sin perjuicio de la aplicación de las inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés establecidos en las normas legales y reglamentarias."
NOTAS AL FINAL:
1 Numeral 1.