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RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGANIZACIONAL REG-ORG - 0762 - 2020 DE 2020
(junio 2)
Diario Oficial No. 51.333 de 2 de junio de 2020
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en el artículo 268, ordinal 1, de la Constitución Política y en los artículos 57 y 58 del Decreto 403 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que el inciso 2o. del artículo 267 de la Constitución Política, modificado por el artículo 1o. del Acto Legislativo 04 de 2019, preceptúa que el control fiscal podrá ser ejercido en forma preventiva y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. Necesidad y finalidad son, pues, los criterios fijados por el constituyente derivado para realizar el control preventivo y concomitante, los cuales se expresan en las políticas, planes y programas de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República;
Que en la misma cláusula constitucional se establece que el control preventivo y concomitante no implicará coadministración y se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación activa del control social y con la articulación del control interno;
Que el inciso 3o. del artículo 267 constitucional prescribe que el control concomitante y preventivo tiene carácter excepcional, no vinculante, no implica coadministración, no versa sobre la conveniencia de las decisiones de los administradores de recursos públicos, y se realizará en forma de advertencia al gestor fiscal;
Que el inciso 4o. del artículo 267 superior determina que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el seguimiento permanente al recurso público, sin oponibilidad de reserva legal para el acceso a la información por parte de los órganos de control fiscal;
Que el artículo 268, numeral 4, dispone que el Contralor General de la República podrá exigir informes sobre la gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes públicos; función esta que tiene concordancia con el artículo 51, numeral 8, del Decreto 267 de 2000, modificado por el artículo 7o. del Decreto 2037 de 2019;
Que el numeral 13 del artículo 268 de la Carta Política atribuye al Contralor General de la República la función de advertir a los servidores públicos y particulares que administren recursos públicos de la existencia de un riesgo inminente en operaciones o procesos en ejecución, con el fin de prevenir la ocurrencia de un daño, a fin de que el gestor fiscal adopte las medidas que considere procedentes para evitar que se materialice o se extienda;
Que el artículo 3o. del Decreto Ley 267 de 2000, modificado por el artículo 1o. del Decreto Ley 405 de 2020, señala que son objetivos de la Contraloría General de la República, ejercer en representación de la comunidad, la vigilancia y control de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos; evaluar los resultados obtenidos por las diferentes organizaciones y entidades del Estado en la correcta, eficiente, económica, eficaz y equitativa administración del patrimonio público, de los recursos naturales y del medio ambiente; generar una cultura del control del patrimonio del Estado y de la gestión pública; establecer las responsabilidades fiscales e imponer las sanciones pecuniarias que correspondan y las demás acciones derivadas del ejercicio de la vigilancia y control fiscal; procurar el resarcimiento del patrimonio público;
Que el artículo 3o. del Decreto Ley 403 de 2020 indica que la vigilancia y el control fiscal se fundamentan, entre otros, en los principios de inoponibilidad en el acceso a la información, en virtud del cual los órganos de control fiscal podrán requerir, conocer y examinar, de manera gratuita, todos los datos e información sobre la gestión fiscal de entidades públicas o privadas, exclusivamente para el ejercicio de sus funciones sin que les sea oponible reserva alguna. En la tecnificación, según el cual las actividades de vigilancia y control fiscal se apoyarán en la gestión de la información, entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, como inteligencia artificial, analítica y minería de datos, para la determinación anticipada o posterior de las causas de las malas prácticas de gestión fiscal y la focalización de las acciones de vigilancia y control fiscal, con observancia de la normatividad que regula el tratamiento de datos personales. En la oportunidad, en cuya observancia las acciones de vigilancia y control fiscal, preventivas o posteriores, se deben llevar a cabo en el momento y circunstancias debidas y pertinentes para cumplir su cometido, esto es, cuando contribuyan a la defensa y protección del patrimonio público, al fortalecimiento del control social sobre el uso de los recursos y a la generación de efectos disuasivos frente a las malas prácticas de gestión fiscal. Y en la selectividad, para que el control fiscal se enfoque sobre los procesos que denoten mayor riesgo de incurrir en actos contra la probidad administrativa o detrimento al patrimonio público;
Que el artículo 45 del Decreto Ley 403 de 2020 dispone que los sistemas de control podrán aplicarse en forma individual, combinada o total y que podrá recurrirse a cualesquiera otro generalmente aceptado, o que implique mayor tecnología, eficiencia y seguridad, según lo establezca la Contraloría General de la República mediante reglamento especial;
Que el artículo 54 del Decreto Ley 403 del 16 de marzo de 2020, “Por el cual se dictan normas para la correcta implementación del Acto Legislativo 04 de 2019 y el fortalecimiento del control fiscal”, establece que “(...)el control fiscal concomitante y preventivo es excepcional, no vinculante, no implica coadministración y corresponde a la potestad de la Contraloría General de la República formular advertencia a los sujetos vigilados y de control cuando sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público en hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, a fin de que el gestor fiscal evalúe autónomamente la adopción de las medidas que considere procedentes (...)”;
Que el artículo 55 del Decreto Ley 403 de 2020 establece que la finalidad del control fiscal concomitante y preventivo es la defensa y protección del patrimonio público a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los bienes, fondos o recursos públicos, de manera que permita evaluar un conjunto de hitos de control pertenecientes a un proceso en curso, de forma ordenada, sucesiva e interconectada y eventualmente advertir sobre la posible ocurrencia de daños al patrimonio público;
Que el artículo 57 del Decreto Ley 403 de 2020 enuncia algunos de los mecanismos por medio de los cuales podrá realizarse el seguimiento permanente a los bienes, fondos, recursos o intereses patrimoniales de naturaleza pública, a saber: a) Acceso y análisis de la información; b) Articulación con el Control Social; c) Articulación con el Control Interno; d) Acompañamiento en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión; e) Acciones de especial seguimiento; f) Asistencia con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación, y g) Las demás que determine el Contralor General de la República. Estos mecanismos estarán a cargo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, y las demás dependencias que determine el Contralor General de la República;
Que el artículo 58 del Decreto Ley 403 de 2020 describe una metodología básica para el seguimiento permanente al recurso público; sin perjuicio de lo anterior, el parágrafo 1o. del mismo artículo establece que el Contralor General de la República expedirá los reglamentos que estime necesarios para desarrollar la metodología aplicable al seguimiento permanente al recurso público. En todo caso, la aplicación del seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo se efectuará sin perjuicio del ejercicio ordinario de la función de vigilancia fiscal por parte de la Contraloría General de la República;
Que el control del gasto público es multinivel y, por tanto, involucra al control gubernamental sobre las entidades del sector central y descentralizado de la administración pública; al control interno de gestión; al control externo de fiscalización; al control social y al control político, entre otros. Siendo necesaria, en ese contexto, la consulta de distintas fuentes de información y su análisis para el adecuado seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de gestión pública, desde la perspectiva de la gestión de riesgos;
Que el artículo 67 del Decreto Ley 403 de 2020 establece que “[e]l ejercicio del control fiscal concomitante y preventivo se manifestará mediante la emisión de una advertencia sobre el evento o riesgo identificado, con sustento en los ejercicios de vigilancia y seguimiento permanente al recurso público. Cuando el evento o riesgo impacte a más de una entidad u objeto de control, podrá emitirse una advertencia general”;
Que el parágrafo del artículo ibídem dispone que la “(...) facultad de advertir estará en cabeza del Contralor General de la República de manera exclusiva, la cual no podrá delegarse”;
Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 68 del Decreto Ley 403 de 2020, la advertencia es “(...) el pronunciamiento, no vinculante, mediante el cual el Contralor General de la República previene a un gestor fiscal sobre la detección de un riesgo inminente de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, con el fin de que el gestor fiscal evalúe autónomamente la adopción de las medidas que considere procedentes para ejercer control sobre los hechos así identificados y evitar que el daño se materialice o se extienda”;
Que en relación con las materias específicas sobre las que procede la advertencia, el artículo 69 del Decreto 403 de 2020 establece que esta procederá “(...) sobre los asuntos en curso que determine el Contralor General de la República donde se identifique un riesgo inminente de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, con base en alguno de los siguientes criterios excepcionales:
a) Trascendencia social.
b) Alto impacto ambiental.
c) Alta connotación económica”;
Que el artículo 71 del Decreto Ley 403 de 2020 establece que “[e]l Sistema General de Advertencia Público (SIGAP), administrará la información concerniente a las advertencias dirigidas a los gestores fiscales. El Contralor General de la República con el apoyo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), la Unidad Especial de Prevención e Intervención y la Oficina de Planeación definirá el contenido, estructura y criterios para su funcionamiento”;
Que el artículo 90 del Decreto Ley 403 de 2020 dispone que el acceso a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas, por parte de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal, no podrá impedirse o limitarse con el argumento del carácter reservado o clasificado de la información;
Que, en virtud de la vigilancia fiscal, la Contraloría General de la República tiene prerrogativas para el acceso y uso de la información pública, incluidos datos personales e información clasificada y reservada, cuando es requerida en desarrollo de sus funciones constitucionales y legales, tal como lo preceptúan el artículo 5o., literal e) de la Ley 1266 de 2008; los artículos 6o., literal e), 10, literales a) y d), y 13, literal b), de la Ley 1581 de 2012, con el sentido y alcance fijado por la Corte Constitucional en las Sentencias C-1011 de 2008 y C-748 de 2011;
Que la Ley 1955 de 2019, artículo 136, dispuso que la Contraloría General de la República para el cumplimiento de sus funciones tendrá acceso sin restricciones a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas, y que para ello, la reserva legal de información o documentos no le será oponible, la cual se entenderá extendida exclusivamente para su uso en el marco de sus funciones constitucionales y legales. En consecuencia, prescribe que cada entidad deberá disponer de lo necesario para garantizar el suministro oportuno y en tiempo real de la información requerida por la Contraloría General de la República;
Que el acceso, procesamiento, análisis, administración, custodia y distribución de información por parte de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República debe sujetarse a los principios, políticas, lineamientos y procedimientos de gestión y gobierno de datos e información, en lo pertinente, de conformidad con la ley y normativa interna;
Que el artículo 95 del Decreto Ley 403 de 2020 determina que la finalidad del procesamiento de la información, por parte de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, será producir informes de analítica de datos sobre hechos constitutivos de presunto daño fiscal, de búsqueda selectiva en bases de datos, de analítica predictiva y prospectiva, y otros reportes e insumos, con el propósito de hacer más eficientes las funciones de vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República;
Que el artículo 27 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1o. de la Ley 1755 de 2015, dispone que el carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades administrativas que, siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Sin embargo, corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de esa facultad;
Que, conforme lo establece el artículo 42 A, ordinal 1, del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 3o. del Decreto Ley 2037 de 2019, es función de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata dirigir la formulación de políticas, planes, programas, proyectos y procedimientos relacionados con el acceso, acopio, custodia, seguridad, uso, análisis y aprovechamiento de datos e información, que contribuyan a incrementar la eficiencia, eficacia y resultados con valor agregado de las acciones de vigilancia y control fiscal, con el apoyo de la Unidad de Seguridad y Aseguramiento Tecnológico e Informático y la Oficina de Sistemas e Informática en lo que corresponda;
Que en el Plan Estratégico de la Contraloría General de la República, denominado “Una Contraloría para Todos”, se formuló la visión que se espera lograr, así: “En el 2022, la Contraloría General de la República será reconocida a nivel nacional e internacional como un órgano de control y vigilancia fiscal líder, moderno y efectivo, con un enfoque preventivo y un control fiscal participativo y oportuno, que contribuya al buen manejo de los recursos públicos, y que genere una mejora en la gestión del Estado y calidad de vida de los colombianos”;
Que tal como lo establece el ordinal 1º del artículo 72 A del Decreto Ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 22 del Decreto Ley 2037 de 2019, es función común de las dependencias de la Contraloría General de la República dirigir, coordinar y controlar el desarrollo de sus funciones y las de los servidores a su cargo, en observancia de los principios que regulan la función administrativa y el principio de unidad de gestión;
Que es necesario desarrollar las condiciones generales para el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo, así como los mecanismos de seguimiento permanente a los recursos públicos, en el interior de la Contraloría General de la República;
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
GENERALIDADES
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene por objeto desarrollar las condiciones generales del seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. El seguimiento permanente a los recursos públicos hace parte de la vigilancia de la gestión fiscal del Estado, es un proceso sistemático y continuo de recolección y análisis de información sobre la gestión fiscal en todas sus etapas y ciclos, que consiste en observar el desarrollo o ejecución de los procesos o toma de decisiones de los sujetos de control, sin intervenir en aquellos o tener injerencia en estas, con el fin de obtener información útil para monitorear y analizar los riesgos y controles asociados a la planeación, uso, ejecución, contratación e impacto de los bienes, fondos o recursos públicos, y para realizar el control fiscal concomitante y preventivo o posterior y selectivo.
PARÁGRAFO. El seguimiento permanente al recurso público en el marco del control concomitante y preventivo corresponde a una competencia de la Contraloría General de la República, sin perjuicio del ejercicio ordinario de su función de vigilancia fiscal.
ARTÍCULO 3o. DESARROLLO DEL SEGUIMIENTO PERMANENTE. El seguimiento permanente al recurso público estará a cargo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales conforme al presente acto administrativo, o quien designe el Contralor General de la República, y se desarrollará a través de:
1. Consulta interna de información en tiempo real.
2. El ejercicio de cualquiera de los siguientes mecanismos: Acceso y análisis de la información; articulación con el Control Social; articulación con el Control Interno; acciones de especial seguimiento y acompañamiento en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión; asistencia con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación. Los cuales podrán ser aplicados individual o simultáneamente, de conformidad con lo dispuesto en el presente acto administrativo y lo previsto en el documento de planeación que se apruebe.
PARÁGRAFO. Lo dispuesto en el presente artículo aplicará sin perjuicio de las demás funciones legales de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) y del ejercicio ordinario de la vigilancia fiscal por parte de la Contraloría General de la República, incluyendo el especial seguimiento sobre políticas, programas o proyectos de que trata el artículo 75 del Decreto Ley 403 de 2020.
CONSULTA INTERNA DE INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL
ARTÍCULO 4o. CONSULTA INTERNA DE INFORMACIÓN EN TIEMPO REAL. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) conformará, gestionará y administrará sistemas de seguimiento en tiempo real a los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información y la gestión inteligente de la misma entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros, para la determinación anticipada de eventos o malas prácticas, con probabilidad significativa de ocurrencia, persistencia o mutación, y que impliquen riesgos de pérdida del patrimonio público.
Las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales podrán consultar y solicitar de manera permanente la información producto de la revisión, análisis y cruces de información solicitados sobre las bases de datos y sistemas de información que administre la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), de conformidad con las directrices, procedimientos, protocolos y los demás instrumentos adoptados para el efecto, para el ejercicio de la función de vigilancia y control fiscal preventivo y concomitante o posterior y selectivo, entre ella, la cadena presupuestal, rubros, compromisos, contratación, pagos y las demás relevantes para conocer de la gestión fiscal de los recursos en el del respectivo sector o sectores dependiendo de su ámbito de competencia.
PARÁGRAFO. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) y las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales podrán generar alertas tempranas con destino a las dependencias correspondientes de la Contraloría General de la República, contralorías territoriales, demás autoridades públicas competentes y para la ciudadanía para efectos de la promoción de ejercicios de control social. Las alertas tempranas corresponden al informe breve y sucinto de la detección preliminar de algún posible riesgo de afectación o pérdida de los recursos públicos, que sirve de insumo al ejercicio del control fiscal y no constituye advertencia al gestor fiscal.
ARTÍCULO 5o. CENTRALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y BASES DE DATOS EXISTENTES. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) centralizará la información existente en bases de datos o en cualquier otro mecanismo de almacenamiento digital que se considere y cumpla con las políticas y protocolos que determine la Contraloría General de la República, conforme a los principios, políticas, lineamientos y procedimientos de gestión y gobierno de datos e información; con ese fin, conformará un inventario de las bases de datos existentes en la entidad.
METODOLOGÍA PARA EL SEGUIMIENTO PERMANENTE EN EL MARCO DEL CONTROL CONCOMITANTE Y PREVENTIVO
ARTÍCULO 6o. PLANEACIÓN DEL SEGUIMIENTO PERMANENTE A LOS RECURSOS PÚBLICOS PARA EL CONTROL CONCOMITANTE Y PREVENTIVO. En caso de detectar preliminarmente algún riesgo significativo o sistemático de afectación o pérdida de los recursos públicos a partir de las alertas tempranas, las denuncias, los informes de analítica, las solicitudes de acompañamiento de los interesados o de cualquier mecanismo de seguimiento permanente y la demás información disponible, el Jefe de la Unidad de Reacción Inmediata con el visto bueno del Director de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), el Contralor Delegado General o Sectorial correspondiente, elaborarán y suscribirán el documento de planeación.
ARTÍCULO 7o. DOCUMENTO DE PLANEACIÓN. El documento de planeación deberá ser construido dentro de un esquema lógico y deberá contener como mínimo:
a) Objeto de control y el contexto de la gestión pública.
b) Razones por las cuales los objetos de control en desarrollo o ejecución ameritan un monitoreo y seguimiento excepcional a través de los mecanismos de seguimiento permanente establecidos en el artículo 57 del Decreto Ley 403 de 2020.
c) Actividades de seguimiento por realizar.
d) Hitos de ejecución de las actividades de seguimiento.
e) Objetivos.
f) Resultados esperados.
g) Criterios de éxito.
h) Riesgos del proceso en cuestión.
i) Identificación de indicadores preexistentes del objeto de control.
j) Responsables del desarrollo, seguimiento y análisis en el interior de la dependencia correspondiente.
Las actividades contempladas en el documento de planeación o sus modificaciones deberán observar las reglas contenidas en el presente acto administrativo y ser registradas en el plan de vigilancia y control fiscal o la herramienta que sea dispuesta para el control por parte de la Oficina de Planeación.
PARÁGRAFO. En caso de que se prevea la necesidad de ejecutar las actividades especiales de acompañamiento a que se refiere el artículo 24 de la presente resolución, se deberá contar previamente con la autorización del Contralor General de la República o su delegado.
En caso de que se prevea la necesidad de asistir con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación, deberá contarse con la aprobación y/o acompañamiento de la Oficina Jurídica.
Las actividades de articulación con el control social deberán ser previamente concertadas con la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana.
ARTÍCULO 8o. FASE DE EJECUCIÓN. La Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) o Contraloría Delegada correspondiente aplicará las actividades dispuestas para la ejecución de los mecanismos de seguimiento permanente, los procedimientos necesarios para obtener la información pertinente, y realizará el análisis de la misma, determinando los resultados previsibles y la efectividad de los controles a los riesgos identificados o de situaciones adversas no previstas.
En caso de que se presenten solicitudes o denuncias relacionadas con el objeto de control sobre el cual se encuentren en curso actividades de seguimiento permanente, la solicitud e información allegada se incorporará al trámite, sin perjuicio de la posibilidad de que sean tramitadas por separado conforme a los procedimientos de atención de denuncias o control fiscal micro.
ARTÍCULO 9o. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE EJECUCIÓN. Finalizada la etapa de ejecución, se observarán las siguientes reglas:
En el evento en que se determine que los fundamentos de hecho que dieron lugar a la activación de los mecanismos de seguimiento no representaban un riesgo de pérdida o afectación a los recursos públicos, se concluirá la actuación y se consignará lo correspondiente en el informe que reposará en el archivo de la respectiva dependencia.
En el evento en que se determine que los fundamentos de hecho que dieron lugar a la activación de los mecanismos de seguimiento desaparecieron por decisión del gestor fiscal, contratistas o beneficiarios por causas directas o indirectas asociadas a la actuación de la Contraloría General de la República, se concluirá la actuación, se consignará lo correspondiente en el informe y se reportarán los respectivos beneficios del seguimiento adelantado.
En el evento en que el riesgo identificado se haya materializado, el informe constituirá un insumo para priorizar ejercicios de vigilancia y control fiscal posterior dentro de la respectiva Contraloría Delegada, estableciendo la actividad de control posterior que se desarrollará.
En el evento en que el riesgo no se haya materializado y el objeto de control continúe en desarrollo o ejecución, si se cumplen con criterios de excepcionalidad cualitativos y cuantitativos de trascendencia social, alto impacto ambiental o connotación económica, el informe se pondrá a consideración del Contralor General de la República para que decida sobre la emisión o no de la advertencia correspondiente. En caso de no cumplir con los criterios de excepcionalidad, se concluirá la actuación y el informe constituirá un insumo para priorizar ejercicios de vigilancia, especial seguimiento o control fiscal posterior dentro de la respectiva dependencia.
PARÁGRAFO. Los informes internos y demás documentos de trabajo se considerarán como opiniones o puntos de vista que hacen parte del proceso deliberativo que antecede al ejercicio de la facultad de advertencia del control concomitante y preventivo y, por tal razón, gozarán de reserva. Sin perjuicio de las alertas tempranas generadas en ejercicio de la articulación con el control interno y el control social.
ARTÍCULO 10. INFORME INTERNO. El Jefe de la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), o Contralor Delegado respectivo, suscribirán el informe interno, que deberá contener los siguientes aspectos, según resulten aplicables conforme a la conclusión de la etapa de ejecución:
a) Descripción de las actividades desarrolladas.
b) Hitos de gestión analizados y la periodicidad de los mismos.
c) Riesgos identificados.
d) Documentos de trabajo, informes de avance, informes parciales y demás soportes.
e) Relación del equipo de trabajo que desarrolló las actividades en la etapa de ejecución.
f) Evaluación de los criterios de excepcionalidad cualitativos y cuantitativos de trascendencia social, alto impacto ambiental o connotación económica.
g) Conclusiones y/o recomendaciones.
En caso de que alguno de los aspectos en precedencia no resulten aplicables conforme a la conclusión de la etapa de ejecución, así deberá indicarse en el informe.
MECANISMOS DE SEGUIMIENTO PERMANENTE
ARTÍCULO 11. DE LOS MECANISMOS DE SEGUIMIENTO PERMANENTE. Sin perjuicio de la consulta interna de información en tiempo real y conforme al documento de planeación para el seguimiento a los objetos de control en desarrollo o ejecución, se podrá realizar cualquier actividad que se enmarque en los siguientes mecanismos, de conformidad con lo dispuesto en la ley y el presente acto administrativo:
a) Acceso y análisis de la información.
b) Articulación con el Control Social.
c) Articulación con el Control Interno.
d) Acciones de especial seguimiento y acompañamiento en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión.
e) Asistencia con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación.
f) Las demás que determine el Contralor General de la República.
ARTÍCULO 12. ACCESO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN. El Jefe de la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata y los Contralores Delegados Generales y Sectoriales podrán requerir, conocer y examinar todos los datos e información sobre hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, sin oponibilidad de reserva legal, exclusivamente para el ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.
ARTÍCULO 13. IDENTIFICACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, a través de sus unidades y las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, deberán identificar las fuentes de información relevantes, pertinentes y útiles para el seguimiento permanente a hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, teniendo en cuenta las líneas de negocio y los dominios de información correspondientes, así como los puntos de aprovisionamiento de datos.
ARTÍCULO 14. SOLICITUD DE INFORMACIÓN A LA DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN, ANÁLISIS Y REACCIÓN INMEDIATA (DIARI). Previamente a formular requerimientos de información a los sujetos de vigilancia y control o demás fuentes externas sobre los objetos de control en ejecución y conforme a la identificación de las fuentes de información, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales deberán consultar la información disponible en la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), así como considerar la posibilidad de solicitar la generación de informes de analítica de ser necesarios.
En caso de que la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) no cuente con la información requerida o que la misma pueda ser consultada en sistemas de información públicos, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, de conformidad con lo establecido en el documento de planeación, podrán requerir directamente a los sujetos de vigilancia y control fiscal o demás fuentes externas, informes o información de interés para la vigilancia y control fiscal.
PARÁGRAFO. Cuando de conformidad con el documento de planeación se requiera el acceso en tiempo real a la totalidad o fracción de los sistemas de información o de las bases de datos de los sujetos de control o fuentes externas, la solicitud deberá adelantarse por conducto de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), la cual podrá conformar sistemas de seguimiento en tiempo real y confirmación directa con los gestores y los beneficiarios de transacciones que involucren recursos públicos.
ARTÍCULO 15. ARTICULACIÓN CON EL CONTROL SOCIAL. En la vigilancia y seguimiento permanente al recurso público para el ejercicio del control concomitante y preventivo se promoverán sinergias con el control ciudadano para articular la gestión preventiva con las alertas generadas por la ciudadanía, en relación con los riesgos a los que se exponen los recursos, bienes y servicios públicos, con el fin de incidir en la mejora de la gestión pública y en la efectiva realización de los valores, principios, garantías y derechos constitucionales, la protección del patrimonio público y su destinación programática.
La Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana diseñará procedimientos de promoción de la participación de la ciudadanía que dinamicen control fiscal y propicien la dimensión preventiva de ambos tipos de control y su integración efectiva, entre otros, mediante la realización de audiencias públicas, jornadas especiales de recepción de denuncias, espacios virtuales de interacción con los ciudadanos, actividades de divulgación de riesgos o alertas para incentivar el ejercicio del control social y las demás que se definan para que la ciudadanía presente observaciones sobre hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.
ARTÍCULO 16. EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE ARTICULACIÓN CON EL CONTROL SOCIAL. La Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales coordinarán con la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana las actividades necesarias de articulación con el control social para el seguimiento permanente al recurso público, sin perjuicio de lo consignado en el documento de planeación.
Así mismo, la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana podrá solicitar el ejercicio conjunto de actividades de articulación con el control social a las Contralorías Generales y Sectoriales y la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata.
ARTÍCULO 17. ARTICULACIÓN CON EL CONTROL INTERNO. Las actividades de seguimiento permanente al recurso público podrán articularse con el sistema de control interno de los gestores fiscales, con el fin de generar insumos recíprocos, complementarios, coherentes y efectivos para el control fiscal externo y el control interno, sobre hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en desarrollo o ejecución en cualquiera de sus etapas, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública.
Para el efecto, la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales en ejercicio de actividades de seguimiento permanente podrán coordinar actividades para el intercambio de información con las unidades u oficinas de control interno, sin perjuicio de lo consignado en el documento de planeación, cuando ello resulte pertinente. Adicionalmente podrán generar y recibir información sobre riesgos de afectación del recurso público a través del Sistema de Alertas del Control Interno, y consultar en línea los informes de evaluación del Sistema de Control Interno realizados por las Oficinas o Unidades de Control Interno contenidos en el Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) o el que haga sus veces, conforme al mecanismo de consulta que determine el Departamento Administrativo de la Función Pública.
ARTÍCULO 18. SISTEMA DE ALERTAS DEL CONTROL INTERNO. El Sistema de Alertas de Control Interno tendrá por objeto registrar la información originada en el control multinivel del gasto público, en sus dos primeros niveles: el interno y el de fiscalización externa ejercida por la Contraloría General de la República, desde la perspectiva de la administración del riesgo a través de alertas recíprocas; con el fin de promover sinergia entre el control interno y el seguimiento permanente al recurso público orientado al ejercicio del control concomitante y preventivo y su mutua retroalimentación.
El sistema de alertas de control interno podrá ser consultado por la Presidencia de la República a través de la Secretaría de Transparencia y por el Departamento Administrativo de la Función Pública.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Hasta que entre en operación el Sistema de Alertas de Control Interno, la Unidad de Reacción Inmediata de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales podrán alertar a las oficinas o unidades de control interno sobre aquellas situaciones que denoten posible riesgo o pérdida de recursos públicos, cuando lo consideren necesario para fortalecer el ejercicio del control fiscal preventivo y concomitante. Así mismo, las oficinas de control interno podrán comunicar por los medios disponibles a la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana las alertas detectadas en ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 19. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ALERTAS DEL CONTROL INTERNO. El Sistema de Alertas del Control Interno será administrado por la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana con el apoyo de la Oficina de Planeación, la cual recepcionará, conforme al procedimiento o mecanismo que diseñe para tal fin, las alertas generadas por las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República y las registrará en el sistema para conocimiento de la unidad u oficina de control interno que corresponda; así mismo, dará traslado de las alertas generadas por estas a las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, de acuerdo con el ámbito de sus funciones.
ARTÍCULO 20. OBJETO Y REQUISITOS DE LAS ALERTAS GENERADAS POR EL CONTROL INTERNO. Las alertas efectuadas por parte de los jefes de las unidades u oficinas de control interno consistirán en el reporte sucinto y documentado sobre posibles actos de corrupción, irregularidades o demás circunstancias en las que se detecte riesgo de afectación o pérdida de los recursos públicos y/o de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, que haya encontrado en ejercicio de sus funciones. Los reportes deberán cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:
a) Versar sobre objetos de control en desarrollo o ejecución, en cualquiera de sus etapas.
b) Deben referirse a sujetos u objetos de control cuya vigilancia y control corresponda a la Contraloría General de la República, teniendo en cuenta el origen de los recursos.
c) Deben incluir las razones o fundamentos de hecho o derecho por los que se considera se está generando un riesgo.
d) Debe indicar las acciones adoptadas previamente por la unidad u oficina de control interno con ocasión del riesgo o situación reportada, en el ejercicio de sus funciones.
ARTÍCULO 21. TRÁMITE DE LAS ALERTAS. La Contraloría General de la República hará seguimiento de las alertas generadas, por conducto de las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, según el sector o la política pública a la que corresponda, para adelantar actividades de seguimiento permanente a los recursos públicos en el marco del control concomitante y preventivo o focalizar el ejercicio del control posterior y selectivo.
ARTÍCULO 22. ACOMPAÑAMIENTO EN LAS INSTANCIAS DE ASESORÍA, COORDINACIÓN, PLANEACIÓN Y DECISIÓN. El acompañamiento de la Contraloría General de la República en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión tendrá por objeto preparar de manera fundada su accionar de vigilancia y control fiscal, con un carácter anticipatorio y preventivo, que le permita incrementar su capacidad para identificar, conocer y valorar los riesgos asociados a la gestión pública.
El objeto principal del acompañamiento en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión es contribuir a la recolección del acervo informativo pertinente para desplegar sus competencias en el marco del control fiscal concomitante y preventivo o para el ejercicio del control fiscal posterior y selectivo, en tanto que, por expresa prohibición constitucional, las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales no pueden manifestar su acuerdo, anuencia o validación en la forma en que se están ejecutando los recursos, ni efectuar recomendaciones o sugerencias sobre el particular. Lo anterior, sin perjuicio de la facultad de advertir en cabeza del Contralor General de la República.
PARÁGRAFO. Las actividades de acompañamiento deberán informarse al gestor fiscal y a las oficinas de control interno con antelación a su práctica.
ARTÍCULO 23. ACTIVIDADES DE ESPECIAL SEGUIMIENTO. Las Contralorías Generales y Sectoriales en ejercicio de actividades de seguimiento permanente podrán realizar, entre otras y conforme al documento de planeación, las siguientes actividades sobre los procesos en curso que involucren recursos públicos:
a) Practicar visitas para consultar fuentes de información, tomar muestras representativas o recibir directamente informaciones, opiniones y observaciones voluntarias del gestor fiscal o sus colaboradores sobre los hechos u operaciones, actos, contratos, programas, proyectos o procesos en ejecución, en los que se involucren recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública;
b) Practicar visitas para la revisión documental de los trámites y actuaciones en desarrollo.
ARTÍCULO 24. ACTIVIDADES ESPECIALES DE ACOMPAÑAMIENTO EN LAS INSTANCIAS DE ASESORÍA, COORDINACIÓN, PLANEACIÓN Y DECISIÓN. Las Contralorías Generales y Sectoriales en ejercicio de actividades de seguimiento permanente podrán realizar, conforme al documento de planeación y previa autorización específica del Contralor General de la República o del Vicecontralor, con antelación a su práctica, las siguientes actividades de acompañamiento al gestor fiscal en los procesos en curso que involucren recursos públicos:
a) Asistir sin voz y sin voto en las instancias colegiadas o plurales de planeación, asesoría y decisión sobre la gestión contractual.
b) Asistir sin voz y sin voto en las demás instancias institucionales colegiadas o plurales de toma de decisiones que involucren recursos públicos.
ARTÍCULO 25. ASISTENCIA CON VOZ A LAS AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN ANTE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, contando con autorización o acompañamiento de la Oficina Jurídica, podrán asistir con voz a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación, cuando en las mismas se discutan asuntos en los que estén involucrados recursos públicos y/o se afecten bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, para poner de presente su posición sin que la misma tenga carácter vinculante dentro de la audiencia o en posteriores ejercicios de vigilancia y control fiscal.
ARTÍCULO 26. TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES DE ASISTENCIA A LAS AUDIENCIAS DE CONCILIACIÓN ANTE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales recibirán, analizarán y contestarán las solicitudes de asistencia a las audiencias de conciliación ante la Procuraduría General de la Nación.
En caso de que la dependencia competente considere pertinente la asistencia a la audiencia de conciliación, no será necesario elaborar el documento de planeación a que se refiere el artículo 7o. No obstante, deberá elaborar un informe técnico para ser presentado a la Oficina Jurídica, el cual deberá contener como mínimo lo siguiente:
a) Identificación del asunto por conciliar y las partes involucradas.
b) Procedencia de la conciliación para el caso concreto, entre otros, en razón del asunto y los términos de caducidad.
c) Razones por las cuales amerita la asistencia a la audiencia de conciliación, en consideración al impacto económico, social o ambiental, y al riesgo de pérdida o afectación al patrimonio público involucrado en el asunto por conciliar.
d) Posición jurídica y técnica de la dependencia sobre el asunto sometido a conciliación.
Aprobada la solicitud de asistencia a la audiencia de conciliación por parte de la Oficina Jurídica, corresponderá a la dependencia solicitante asistir a la respectiva audiencia, para lo cual podrá contar con el acompañamiento de la Oficina Jurídica a discreción de esta última. En caso de no ser aprobada la solicitud de asistencia a la audiencia de conciliación, se comunicará la negativa, sin perjuicio de que la información allegada sirva como insumo para el ejercicio de vigilancia y control fiscal. El Contralor Delegado asistirá a la correspondiente audiencia o designará por escrito a un servidor del nivel directivo, asesor, ejecutivo o profesional que deba asistir.
PARÁGRAFO 1o. Para evaluar la pertinencia de la asistencia a la audiencia de conciliación, las dependencias competentes podrán solicitar la información necesaria.
PARÁGRAFO 2o. La Oficina Jurídica podrá informar del asunto a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para lo de su competencia, cuando considere que el asunto por conciliar es de trascendencia social o de alto impacto económico o ambiental para el Estado.
ARTÍCULO 27. OBJETO Y ALCANCE DE LA INTERVENCIÓN EN LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN. La Contraloría General de la República solo tendrá voz en la audiencia de conciliación para argumentar la postura jurídica y/o técnica de la Entidad, con miras a proteger los recursos públicos y/o la afectación de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, sin que la misma tenga carácter vinculante dentro de la audiencia, y sin que comprometa su posición en posteriores ejercicios de vigilancia y control fiscal.
DE LAS SOLICITUDES DE SEGUIMIENTO
ARTÍCULO 28. SOLICITUDES DE SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO A LAS INSTANCIAS DE ASESORÍA, COORDINACIÓN, PLANEACIÓN Y DECISIÓN EN EL MARCO DEL CONTROL CONCOMITANTE Y PREVENTIVO. Las solicitudes de seguimiento a un objeto de control o de acompañamiento en las instancias de asesoría, coordinación, planeación y decisión, en el marco del control fiscal concomitante y preventivo, por parte de los interesados, deberán constar por escrito y cumplir con los siguientes requisitos:
a) Identificar con precisión el objeto de control fiscal sobre el cual versa la solicitud.
b) Expresar las razones o circunstancias que sustentan la solicitud, así como el interés directo que le asiste en el asunto correspondiente, adjuntando los documentos que se consideren pertinentes.
c) Los demás requisitos previstos en el ejercicio del derecho de petición.
ARTÍCULO 29. TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES. La Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana recepcionará y clasificará las solicitudes de que trata el artículo precedente, conforme al procedimiento o mecanismo que diseñe para tal fin, y las trasladará para conocimiento de las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, de acuerdo con el ámbito de sus funciones.
Las dependencias competentes evaluarán la solicitud y en caso de considerarse pertinente realizar alguna actividad de seguimiento permanente al recurso público, elaborará el documento de planeación correspondiente, comunicándole mediante oficio al peticionario. En caso contrario, se comunicará la negativa, sin perjuicio de que la información allegada sirva como insumo para el ejercicio de vigilancia y control fiscal; en este evento, tratándose de objetos o sujetos de control de competencia de las contralorías territoriales, se les dará traslado a estas de la solicitud o denuncia para el ejercicio del control fiscal posterior en el marco de sus competencias.
En caso de que se encuentren en curso actividades de seguimiento permanente sobre el objeto de control solicitado, la solicitud e información allegada se incorporará al trámite.
PARÁGRAFO. La aceptación o denegación del ejercicio de actividades de seguimiento permanente es discrecional y contra la misma no procede recurso alguno.
SEGUIMIENTO A TRAVÉS DE CONFIRMACIÓN DIRECTA CON LOS BENEFICIARIOS FINALES DE LAS TRANSACCIONES ORIGINADAS EN RECURSOS PÚBLICOS
ARTÍCULO 30. BENEFICIARIO FINAL. Para los efectos de esta resolución, entiéndase por beneficiario final la persona receptora de la asistencia social, subsidios, subvenciones, auxilios, bienes o servicios de cualquier índole provenientes del Estado.
ARTÍCULO 31. REGISTROS DE BENEFICIARIOS FINALES. La Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata o las Contralorías Generales y Sectoriales podrán crear y administrar sistemas de información, bases de datos o mecanismos para la confirmación directa con Beneficiarios Finales de transacciones originadas en recursos públicos, en el marco del seguimiento permanente a los recursos públicos, con el fin de generar informes sobre posibles irregularidades o desviaciones y sus causas, como insumo para el ejercicio de la vigilancia y el control fiscal concomitante y preventivo o posterior y selectivo. Los análisis y cruces de información podrán contar con el apoyo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata en caso de requerirse.
PARÁGRAFO. Lo anterior, de acuerdo con los recursos e información disponibles, así como la importancia, magnitud e impacto del proyecto, programa o contrato objeto de verificación. Sin perjuicio de la posibilidad de verificación directa con los beneficiarios finales, por parte de las Contralorías Generales y Sectoriales en ejercicio de sus competencias.
QWE
DE LA ADVERTENCIA ESPECIAL. *
ARTÍCULO 32. FUNCIÓN DE ADVERTENCIA ESPECIAL. <Texto con las modificaciones ordenadas por el parágrafo artículo 5 de la Resolución REG-OGR-0062 de 2023El nuevo texto es el siguiente:> Se entiende por función de advertencia la facultad constitucional exclusiva del Contralor General de la República en el marco del control fiscal preventivo y concomitante y como resultado de actividades de seguimiento permanente al recurso público, que se materializa a través de un pronunciamiento excepcional, no vinculante, que previene al gestor fiscal sobre la detección de un riesgo inminente de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, con el fin de que evalúe autónomamente la adopción de las medidas que considere procedentes para ejercer control sobre los hechos así identificados y evitar que el daño se produzca o se extienda.
PARÁGRAFO. El contenido de la advertencia especial no comprometerá la posición de la Entidad en futuros ejercicios de vigilancia y control fiscal, pudiendo los competentes apartarse de las conclusiones de la misma. Así mismo, la no observancia de la advertencia especial no constituirá presunción de responsabilidad por parte del gestor fiscal en ejercicios posteriores de vigilancia y control fiscal.
ARTÍCULO 33. MATERIAS ESPECÍFICAS SOBRE LAS QUE PROCEDE. <Texto con las modificaciones ordenadas por el parágrafo artículo 5 de la Resolución REG-OGR-0062 de 2023El nuevo texto es el siguiente:> La advertencia procederá sobre los objetos de control en curso que determine el Contralor General de la República donde se identifique un riesgo inminente de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública, con base en alguno de los siguientes criterios excepcionales:
a) Trascendencia social.
b) Alto impacto ambiental.
c) Alta connotación económica.
ARTÍCULO 34. TRÁMITE PARA LA GENERACIÓN DE LA ADVERTENCIA ESPECIAL. <Texto con las modificaciones ordenadas por el parágrafo artículo 5 de la Resolución REG-OGR-0062 de 2023El nuevo texto es el siguiente:> La generación de la advertencia especial seguirá el siguiente procedimiento:
1. La Unidad de Reacción Inmediata con el visto bueno del Director de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata o las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales, en el informe interno generado conforme a las reglas previstas en el presente acto administrativo, si se cumplen con criterios de excepcionalidad cualitativos y cuantitativos de trascendencia social, alto impacto ambiental o connotación económica, a través de la Oficina Jurídica, pondrá a consideración del Contralor General de la República la emisión de la advertencia especial correspondiente.
2. En caso de considerar que se cumplen con los requisitos de excepcionalidad dispuestos en la ley y bajo criterios de necesidad, razonabilidad, proporcionalidad y conveniencia, la Oficina Jurídica proyectará la advertencia especial indicando el fundamento normativo de la competencia ejercida, la exposición sucinta de los hechos y la identificación del riesgo inminente de pérdida de recursos públicos y/o afectación negativa de bienes o intereses patrimoniales de naturaleza pública y lo remitirá al Contralor General de la República para su aprobación y firma. En caso de no ser aprobado por el Contralor General de la República, se devolverá el informe correspondiente indicando que no se generará la advertencia especial solicitada o recomendada.
3. El pronunciamiento de advertencia se consignará en oficio que se le comunicará al gestor fiscal y a la unidad u oficina de control interno de la entidad respectiva y se remitirá a la Oficina de Planeación de la Contraloría General de la República para su registro en el Sistema General de Advertencia Público (SIGAP).
4. Las dependencias competentes gestionarán la inclusión del objeto de control sobre el cual se efectuó la advertencia especial en el plan de vigilancia y control fiscal.
PARÁGRAFO 1o. La dependencia que generó la solicitud de advertencia deberá realizar el seguimiento de la misma para reunir insumos que sirvan para el banco de resultados positivos contenidos en el Sistema General de Advertencia Público (SIGAP), así como para generar insumos para el ejercicio del control fiscal.
PARÁGRAFO 2o. Cuando el evento o riesgo impacte a más de una entidad u objeto de control, podrá emitirse una advertencia general.
ARTÍCULO 35. SISTEMA GENERAL DE ADVERTENCIA ESPECIAL PÚBLICO. <Texto con las modificaciones ordenadas por el parágrafo artículo 5 de la Resolución REG-OGR-0062 de 2023El nuevo texto es el siguiente:> En el Sistema General de Advertencia Público (SIGAP), se administrará y registrará la siguiente información:
a) Registro actualizado de las advertencias, identificando la entidad, el gestor fiscal, el objeto de control, la fuente de los recursos y el contenido de la advertencia especial;
b) Relatoría de las principales advertencias en donde se destaquen aspectos que sirvan de insumo para el desarrollo de buenas prácticas en el marco de la gestión fiscal. Las fichas de relatoría serán elaboradas y remitidas a la Oficina de Planeación, por parte de la Oficina Jurídica, en coordinación con las dependencias que hayan generado los insumos o informes correspondientes;
c) Banco de resultados positivos originados en las advertencias y con ocasión de las decisiones o medidas adoptadas autónomamente por los gestores fiscales- beneficios obtenidos. Para el efecto, la dependencia que generó la solicitud de advertencia elaborará las fichas de seguimiento a la misma que contendrán los posibles beneficios obtenidos y las remitirá a la Oficina de Planeación.
ARTÍCULO 36. DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA GENERAL DE ADVERTENCIA ESPECIAL PÚBLICO. <Texto con las modificaciones ordenadas por el parágrafo artículo 5 de la Resolución REG-OGR-0062 de 2023El nuevo texto es el siguiente:> La Oficina de Planeación tendrá a su cargo el diseño del Sistema General de Advertencia Público, en coordinación con la OSEI y demás dependencias que deban participar, y su administración, para lo cual gestionará lo que considere pertinente, incluida la adopción de los procedimientos y demás instrumentos necesarios para su debida operación, lo cual se surtirá de conformidad con la reglamentación del Sistema de Gestión y Control Interno (SIGECI) y al Procedimiento Creación y Control de Documentos del SIGECI necesarios para la Operación de los Procesos Institucionales.
OTRAS DISPOSICIONES
ARTÍCULO 37. SEGUIMIENTO A LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS. Las disposiciones contenidas en la presente resolución aplicarán para la Unidad de Seguimiento y Auditoría de Regalías o la dependencia que asuma sus funciones de vigilancia a los recursos del Sistema General de Regalías.
ARTÍCULO 38. GRUPOS DE TRABAJO DE CONTROL CONCOMITANTE Y PREVENTIVO. Las Contralorías Delegadas Generales y Sectoriales contarán con un Grupo de Trabajo de Control Concomitante y Preventivo adscrito al despacho del respectivo Contralor Delegado, conformado con un mínimo de tres (3) servidores públicos con dedicación exclusiva desarrollo de las funciones del grupo.
Las funciones generales del Grupo de Trabajo de Control Concomitante y Preventivo serán apoyadas por las Direcciones de Vigilancia Fiscal o de Estudios Sectoriales o la Dirección de Seguimiento Regional y Promoción y Desarrollo del Control Ciudadano y serán las siguientes:
1. Realizar seguimiento permanente a los recursos públicos del respectivo sector o sectores, dependiendo de su ámbito de competencia.
2. Detectar posibles riesgos de pérdida o afectación a los recursos públicos.
3. Comunicar al Contralor Delegado las alertas sobre los riesgos detectados.
4. Elaborar el documento de planeación del seguimiento permanente al respectivo objeto o sujeto de control, bajo las directrices del Contralor Delegado respectivo.
5. Coordinar la ejecución de las actividades de seguimiento permanente.
6. Elaborar los informes internos derivados del seguimiento permanente para aprobación y firma del Contralor Delegado correspondiente.
7. Llevar el registro de los informes derivados del seguimiento permanente.
PARÁGRAFO. El Contralor Delegado determinará los integrantes del Grupo de Trabajo mediante comunicación dirigida a los respectivos funcionarios y coordinará directamente sus actividades. Mientras se conforman los grupos de trabajo, las funciones serán ejercidas por los servidores de la dependencia a los que les sean asignados los asuntos.
ARTÍCULO 39. GERENCIAS DEPARTAMENTALES COLEGIADAS. El cumplimiento de las funciones previstas en la presente resolución se efectuará con el apoyo de las Gerencias Departamentales Colegiadas en el marco de sus competencias.
ARTÍCULO TRANSITORIO 1. DISEÑO Y ADOPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS. Dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición del presente acto administrativo, el líder del macroproceso de control fiscal micro, el Contralor Delegado para la Participación Ciudadana, la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI) y Oficina de Planeación en el marco de sus competencias:
1. Diseñarán el instrumento para el monitoreo de las actividades de seguimiento permanente o las modificaciones que correspondan en el plan de vigilancia y control fiscal, con el fin de posibilitar la inclusión de actividades de seguimiento permanente en el marco del control fiscal concomitante y preventivo, garantizando que el mismo responda a las dinámicas de los ejercicios. La herramienta deberá permitir la evaluación y reporte de beneficios de las actividades de seguimiento permanente.
2. Coordinarán con la Oficina de Sistemas e Informática el diseño e implementación del Sistema General de Advertencia Público.
3. Diseñarán los procedimientos necesarios relacionados con las disposiciones previstas en la presente resolución.
ARTÍCULO TRANSITORIO 2. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ARTICULACIÓN CON EL CONTROL INTERNO. Dentro de los dos (2) meses siguientes a la expedición del presente acto administrativo, la Oficina de Sistemas e Informática en el marco de sus competencias:
1. Diseñará el Sistema de Alertas de Control Interno en coordinación con la Contraloría Delegada para la Participación Ciudadana y el apoyo de la Oficina de Control Interno, el cual deberá garantizar el acceso a la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y al Departamento Administrativo de la Función Pública.
2. Coordinar con el Departamento Administrativo de la Función Pública, con el apoyo de la Oficina de Planeación, las condiciones de consulta en línea de los informes de evaluación del Sistema de Control Interno realizados por las Oficinas o Unidades de Control Interno, reportados en el Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión (FURAG) o el que haga sus veces.
ARTÍCULO 40. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación y modifica las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá, D. C., a 2 de junio de 2020.
El Contralor General de la República,
Carlos Felipe Córdoba Larrarte