Resolución 196 de 2001 CGN

RESOLUCION 196 DE 2001

(julio 23)

Diario Oficial No. 44.505, de 1o. de agosto de 2001

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Derogada por la Resolución 48 de 2004>

por la cual se dictan disposiciones relacionadas con el control interno contable.

El Contador General de la Nación,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales en especial de las que le confiere la Ley 298 de 1996, el Decreto 1914 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 354 de la Constitución Política otorga al Contador General de la Nación la facultad de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país;

Que según lo establecido por la Corte Constitucional en Sentencia C-487 de 1997: "..por mandato directo del constituyente le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad, el cual a su vez y por disposición del legislador adoptada en desarrollo del mandato del artículo 269 de la Constitución, hará parte del sistema de control interno, luego es evidente la incidencia necesaria que tendrán las disposiciones que produzca en materia contable la Contaduría General de la Nación en los sistemas de control interno que en cumplimiento de la Ley 87 de 1993 adopte cada entidad pública, sin que ello signifique violación de ninguna norma del ordenamiento superior, motivo por el cual esta corporación declarará exequible el literal k) del artículo 3o. de la Ley 298 de 1996";

Que en el mismo sentido el Consejo de Estado en su Sección Segunda mediante sentencia dentro del Expediente 5948 de 2000, estableció que el Contador General de la Nación tiene la vocación legal para emitir actos administrativos de carácter general con fuerza vinculante, para que los jefes de control interno o quienes hagan sus veces evalúen e informen sobre la situación de su sistema de control interno contable; "(..) dentro de la necesidad que tiene el Contador General de la Nación de recibir información sobre las condiciones en que se lleva la contabilidad en la respectiva entidad, que de suyo es el contenido del sistema de control interno contable de la misma, del cual forma parte el sistema de control interno, según el literal a) del artículo 3o. de la Ley 87 de 1993, y por cuyo adecuado funcionamiento deben velar precisamente los responsables de este último".

Que de las atribuciones legales contempladas en los artículos 3o. literal k) y 4o. literal r) de la Ley 298 de 1996, le corresponde en materia contable a la Contaduría General de la Nación diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno y coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables;

Que según lo establecido en la Ley 87 de 1993, el Sistema de Control Interno debe formar parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación y operacionales; estar relacionado con la protección de los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; debe asegurar que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna; garantizar la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información y de sus registros así como la confiabilidad de los estados e informes contables;

Que el funcionamiento del Sistema de Control Interno Contable requiere de la existencia formal de elementos organizacionales que soporten su operación, haciéndose necesario la identificación, análisis y documentación del Proceso Contable en toda entidad pública, así como una clara definición de las actividades, procedimientos y conjunto de tareas necesarias para realizarlo;

Que dicho Proceso además de tener una relación directa con los objetivos de la entidad, integra componentes de operación que garantizan la consecución de los objetivos de la organización en materia contable y financiera, constituyéndose a su vez en la base sobre la cual de be actuar la función de evaluación del Control Interno Contable;

Que las responsabilidades fijadas por la Ley 87 de 1993 en su artículo 12 al Jefe de Control Interno, asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces entre las que se encuentra la de verificar que el Sistema de Control Interno y para el caso de la presente resolución el Contable, esté formalmente establecido; los controles para los procesos y actividades de la función contable de la organización estén definidos sean los apropiados, se cumplan por las responsables en su ejecución; su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones y se mejoren permanentemente; la de verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y sistemas de información de la entidad, para el caso los sistemas Integrados de información financiera, de Contabilidad Nacional y de Contabilidad Pública;

Que la Contraloría General de la República en su Dictamen al Balance General Consolidado del año 2000 estableció que: "En general los sistemas de control interno siguen siendo débiles. Las deficiencias más comunes siguen siendo: (..) Inexistencia de libros de contabilidad, o sin la suficiente desagregación; no se practican conteos físicos de inventarios de mercancías, propiedades, planta y equipos; la cuenta bancos y corporaciones presenta partidas en conciliación, en algunos casos con varios años de antigüedad; los principios y normas de contabilidad no se aplican de manera uniforme" (Informe de Auditoría Balance Consolidado 2000 pág. 10), lo que hace necesario tomar medidas por parte de la Contaduría General de la Nación en lo relacionado con el Control Interno Contable;

Que según el Decreto 2145 de 1999, en el informe que el Presidente de la República debe presentar al Congreso de la República (art. 189 – 12 C.P.) al inicio de cada legislatura, se incluirá un acápite sobre el avance del Sistema de Control Interno del Estado, el cual contendrá entre otros, lo relacionado con el Control Interno Contable de acuerdo con los parámetros indicados por la Contaduría General de la Nación,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para los efectos de la presente resolución y en el contexto de lo establecido por la Ley 87 de 1993, se entenderá por:

a) Control Interno Contable. Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal, Secretario de Hacienda o Jefe del Area Financiera y Contador General de la entidad o de quien haga sus veces, se adelanta en las entidades y organismos públicos con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garanticen que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública, revelando sin ambigüedades y con adecuada precisión en la información generada, tanto la situación como los resultados de las operaciones efectuadas de manera confiable, oportuna y útil socialmente;

b) Riesgo de índole contable y financiero. Es la probabilidad de ocurrencia de un hecho o acto no deseado que afecta de manera significativa el proceso de la gestión financiera de una entidad u organismo, tales como errores, fraudes, pérdida de información, entre otros;

c) Valoración de riesgos contables y financieros. Es el proceso adelantado por los responsables de la información financiera y contables consistente en la identificación, medición y neutralización de los riesgos propios de la gestión contable y financiera, mediante la utilización de métodos de general aceptación y con el propósito de mejorar las actividades de control formalizadas e informales;

d) Auditoría interna. Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor, mejorar la gestión y las operaciones institucionales. Ayuda a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, de riesgos, control y dirección, financiero y contable.

OPERATIVIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

ARTÍCULO 2o. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y FINANCIEROS. Para efectos de garantizar la base operacional del Sistema de Control Interno Contable, los organismos y entidades del Estado sujetas al ámbito de aplicación de la Contabilidad Pública deberán diseñar y mantener en su esquema organizacional los procesos necesarios a garantizar la correcta administración del Sistema de Contabilidad Pública, tomando como referencia la naturaleza y características de su función, misión y visión.

PARÁGRAFO. Los procesos financieros y contables identificados, diseñados y documentados deberán fundamentarse en los ya establecidos por el artículo 10 del Decreto 2145 de 1999, constituyéndose a su vez en la base para establecer sistemas integrados de información financiera y de Contabilidad Pública de conformidad con lo dispuesto en los artículos 8o. y 10 de la Ley 298 de 1996.

ARTÍCULO 3o. ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. De acuerdo con los parámetros establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno y para efectos de garantizar el nivel mínimo de calidad del Control Interno Contable, en el contexto del diseño e implementación de los sistemas de control interno institucional, en las entidades públicas, se deberán incorporar a los procesos y actividades de índole financiero y contable, así como a todos los aspectos de sus operaciones los siguientes elementos, los cuales proporcionan las bases para su manejo efectivo, evaluación y seguimiento, elaboración de los informes de las oficinas de Control Interno de uso interno, de reporte al Gobierno Nacional y como base del Control Fiscal: Ambiente de Control; Valoración de Riesgos contables y financieros; Actividades de Control específicas para el Proceso Contable; Información y Comunicación; Monitoreo y Evaluación del Control Interno Contable.

RESPONSABILIDAD EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

ARTÍCULO 4o. DEL REPRESENTANTE LEGAL. Deberá establecer las políticas de orden financiero y contable de aplicación general y específica, que actúen como guía de acción para la ejecución de los procesos y las actividades que componen los sistemas integrados de información financiera y contable, garantizando la implementación de controles interno, el mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de evaluación del control interno contable y el cumplimiento de las obligaciones de información periódica a la Contaduría General de la Nación y organismos de Control Fiscal sobre el estado y efectividad del mismo.

ARTÍCULO 5o. DEL SECRETARIO DE HACIENDA, JEFE DEL AREA FINANCIERA, CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES. Son responsables por la identificación, análisis, diseño, documentación, mantenimiento y actualización eficiente de los proceso financieros y Contables, así como por el establecimiento de los Sistemas Integrados de Información Financiera y de Contabilidad Pública esta última conforme a las normas expedidas por el Contador General de la Nación, la implementación de controles y otros mecanismos de verificación y evaluación confiables, aplicación de métodos y procedimientos de autocontrol, evaluación del desempeño y de resultado, de los procesos conforme a los objetivos de la entidad.

ARTÍCULO 6o. SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA. Serán responsables por la operatividad eficiente de las actividades, procedimientos y tareas a su cargo; por la supervisión continuada a la eficacia de los controles integrados a estas y de su resultado como parte del cumplimiento de las metes previstas por el Area Contable de la entidad.

FUNCIÓN DE EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

ARTÍCULO 7o. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. En el contexto del artículo 9o. de la Ley 87 de 1993, es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el Proceso Contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización de los riesgos inherentes a la gestión financiera y contable.

ARTÍCULO 8o. EVALUACIÓN PERMANENTE. El Control Interno Contable debe ser diseñado y operado de tal forma que pueda llevarse a cabo una supervisión permanente y continua de los procesos, actividades y operaciones de índole financiera y contable, debiendo ser realizada en primera instancia por los jefes de las dependencias y por los funcionarios responsables de su ejecución. Las deficiencias que se encuentren deben ser acogidas por el funcionario responsable y/o por el nivel de administración o dirección correspondiente.

ARTÍCULO 9o. FUNCIONES DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO RELACIONADAS CON EL CONTROL INTERNO CONTABLE. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 420 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con las funciones establecidas en la Ley 87 de 1993 y el Decreto 2145 de 1999, a las oficinas de Control Interno y los jefes de control interno, auditores internos, coordinadores, asesores o quienes hagan sus veces en relación con la evaluación del control interno contable deberán:

1. Evaluar y determinar, con base en la complejidad de la entidad u organismo respectivo, la eficiencia, eficacia y economía de los controles establecidos en los procesos corporativos de la entidad, proveedores de información al Sistema de Contabilidad Pública, realizando el seguimiento necesario para que se apliquen las medidas recomendadas así como de los controles y mecanismos de verificación implantados.

2. Verificar la implantación y efectividad de los controles Internos en el proceso de la gestión financiera y contable de la entidad.

3. Establecer la confiabilidad, oportunidad y utilidad social de la información financiera, económica y social del ente público evaluado, de conformidad con los pará metros establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública PGCP”.

ARTÍCULO 10. HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. Para efectos de conducir y documentar las evaluaciones de Control Interno Contable, los funcionarios responsables podrán utilizar las metodologías y técnicas más adecuadas de acuerdo a la función básica de la entidad, esquema organizacional existente, procesos y procedimientos establecidos, hechos y circunstancias de ocurrencia en la entidad y la estructura de los componentes establecidos en el artículo 2o. de la presente resolución.

Las Oficinas de Control Interno en ejercicio de la evaluación independiente del Control Interno Contable, aplicando normas de Auditoría generalmente aceptadas, establecerá las deficiencias en la operación del sistema contable relacionadas con la exactitud de los hechos financieros económicos y sociales registrados, la efectividad de los procedimientos internos (operativos, financieros y contables), la protección de los recursos de la entidad u organismo público y la confiabilidad de los estados e informes contables, elaborándose, en concertación con el nivel directivo correspondiente, el respectivo Plan de Mejoramiento Continuo.

INFORME DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

ARTÍCULO 11. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS SOBRE LA EVALUACIÓN, CONTROL INTERNO CONTABLE. En el marco de lo dispuesto en el parágrafo del artículo 9o. de la Ley 87 de 1993, la Unidad u Oficina de Coordinación de Control Interno o la dependencia que haga sus veces, presentará informes periódicos a la Dirección de la entidad pública recomendando la adopción de las medidas necesarias para que en la entidad u organismo correspondiente se garantice la efectividad de los procesos financieros, contables y de los controles inherentes a ellos; igualmente para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz, confiable y oportuna y que los estados e informes contables se emitan en cumplimiento del Plan General de Contabilidad Pública y de las Normas y Procedimientos vigentes en cada periodo, expedidas por la Contaduría General de la Nación.

PARÁGRAFO 1o. Los informes de los funcionarios de Control Interno sobre el estado del Control Interno Contable, deficiencias y debilidades encontradas y la confiabilidad, oportunidad y utilidad de los estados e informes contables deberán ser presentados a la dirección de la entidad pública y al Comité de Coordinación de Control Interno. En los casos que así se requiera o a petición de parte, los informes de Control Interno Contable deberán ser remitidos a los organismos de control que corresponda, para que obren como prueba en los procesos que llevan a cabo estos organismos.

PARÁGRAFO 2o. La Dirección de las entidades públicas deberá aplicar las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Sistema de Control Interno Contable.

ARTÍCULO 12. CLASIFICACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES. La Unidad u Oficina de Coordinación de Control Interno deberá presentar a la Dirección de la entidad, en lo relacionado con el Control Interno Contable los siguientes informes:

1. Intermedios. Deberán presentarse a la Dirección de la entidad pública por lo menos tres (3) veces al año, en las siguientes fechas: mayo 31; septiembre 30 y enero 31 enfocados directamente a reportar sobre la efectividad de los controles en el periodo examinado.

2. Eventuales. Serán los que se emiten en oportunidades diferentes a los intermedios y ante situaciones que ameritan comunicar una debilidad significativa del Sistema de Control Interno Contable, con el fin de corregir desviaciones en los procesos financiero, contable, operacionales y/o relacionados con la elaboración de los estados o informes contables.

3. De observaciones. Mediante este informe se pone en conocimiento de la dirección y jefe del área correspondiente las deficiencias significativas del control interno contable, irregularidades, errores, fraudes y demás condiciones reportables así como las recomendaciones que juzgue pertinente con relación a tales situaciones.

Las observaciones se emitirán en las oportunidades previstas en los procesos y procedimientos administrativos; a falta de plazo especial, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se constate la ocurrencia de los hechos o actos que le sirvan de causa.

4. <Numeral eliminado por el artículo 2 de la Resolución 420 de 2002>

5. De gestión de las unidades u oficinas de coordinación Control Interno. Permite informar al representante legal sobre las actividades de evaluación, seguimiento y verificación realizadas por la Unidad u Oficina de Coordinación de Control Interno en relación con el proceso de gestión financiera y contable y del Sistema de Contabilidad Pública adelantados en un período de tiempo determinado, no mayor de cuatro (4) meses, así como sobre la adopción por parte de los niveles de dirección correspondientes de las recomendaciones para el mejoramiento de las deficiencias de Control Interno Contable.

<Inciso adicionado por el artículo 2 de la Resolución 420 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> En el acápite 4.2 del Informe Anual de Evaluación del Control Interno, establecido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, deberá incluirse los aspectos allí señalados con relación al control interno contable de la entidad y como resultados de las tres evaluaciones internas realizadas según lo previsto en la presente resolución.

<Inciso adicionado por el artículo 2 de la Resolución 420 de 2002. El nuevo texto es el siguiente:> El representante legal de la entidad como anexo a la información financiera, económica y social, remitirá en los términos de la Resoluciones 373 de 1999 y 409 de 2002, a la Contaduría General de la Nación a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, copia en medio magnético del informe Anual presentado al Departamento Administrativo de la Función Pública.

ARTÍCULO 13. FORMA Y ARCHIVO DE LOS INFORMES. Los informes de evaluación de Control Interno Contable se deberá expresar mediante un medio documental que garantice su conservación, reproducción y consulta por parte de la entidad, la Contaduría General de la Nación y de los organismos de Control Externo cuando estos lo requieran; adicionalmente deberá formarse un archivo consecutivo, que deberá permanecer en poder de la Unidad u Oficinas de Coordinación de Control Interno, de acuerdo con los criterios sobre retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica en lo pertinente la Resolución 373 de 1999 y deroga las normas que le sean contrarias.

El Contador General de la Nación,

Francisco Salazar Martín.