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RESOLUCIÓN 34 DE 2008
(enero 31)
Diario Oficial No. 46.904 de 16 de febrero de 2008
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
<NOTA DE VIGENCIA:Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008>
Por la cual se adoptan los procedimientos para reportar el informe anual de evaluación del control interno contable a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de 2007, y se deroga una resolución.
EL CONTADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política, además de las que le confiere la Ley 298 de 1996 y el Decreto 143 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno;
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la Contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley;
Que el artículo 3o de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad;
Que el literal k) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996 le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de “Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la ley”;
Que el literal r) del artículo 4o de la Ley 298 de 1996 le asigna a la Contaduría General de la Nación, entre otras funciones, la de “Coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables”;
Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa;
Que el Decreto 2145 de 1999, reglamentario de la Ley 489 de 1998, estableció las instancias de articulación del Sistema Nacional de Control Interno y sus competencias;
Que el literal d) del artículo 6o del Decreto 2145 de 1999, le asignó a la Contaduría General de la Nación la competencia para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno Contable;
Que el Decreto 3730 de 2003, reglamentario de la Ley 617 de 2000, establece la responsabilidad de los contadores generales de los departamentos o quienes hagan sus veces, en relación con las actividades necesarias para el desarrollo del Control Interno Contable en el sector central y descentralizado de las entidades departamentales y municipales;
Que el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, establece que es deber de todo servidor público adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen;
Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, define como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz;
Que mediante la Sentencia C-487 de 1997 la Corte Constitucional ratificó las atribuciones del Contador General de la Nación, para expedir normas de carácter obligatorio y vinculante para todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de Control Interno le corresponden al Contador General de la Nación y que están contenidas en el literal k) del artículo 3o de la Ley 298 de 1996;
Que el Consejo de Estado en reiterados fallos de los años 1996, 2002 y 2003, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno Contable;
Que las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información que genera el Sistema de Contabilidad de cada entidad u organismo del sector público, se ve afectada por la efectividad de sus sistemas de Control Interno y en particular por el Control Interno Contable.
Que además de la obligatoriedad sobre la existencia de un efectivo Control Interno Contable en las entidades públicas, se deben compatibilizar sus políticas, métodos y procedimientos con los establecidos por la Contraloría General de la República en materia de evaluación del Control Interno, elaboración y seguimiento a los Planes de Mejoramiento, a fin de facilitar el proceso de auditoría del Balance General de la Nación y de los estados contables consolidados del sector público;
Que mediante el Decreto 1599 de 2005 fue adoptado el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005;
Que mediante Resolución 142 de 2006 el Departamento Administrativo de la Función Pública adoptó el Manual de Implementación del MECI 1000:2005;
Que la Resolución 248 de 2007 estableció la obligatoriedad de reportar a la Contaduría General de la Nación el informe de control interno contable a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública –CHIP;
Que mediante la Resolución 393 de 2007 el Contador General de la Nación adoptó el Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno Contable MCICO 2007:1;
Que el Manual adoptado mediante la Resolución 393 de 2007 ha sido objeto de observaciones por parte de la Contraloría General de la República, el Departamento Administrativo de la Función Pública y los representantes de los jefes de control interno ante el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, señalando que existe confusión conceptual y metodológica en las entidades contables públicas, respecto del diseño, implementación y evaluación del Control Interno Contable;
Que la Contaduría General de la Nación debe centralizar y consolidar el informe anual de Control Interno Contable de las entidades del ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ESTRUCTURA DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008> Adoptar la siguiente estructura del formato para reportar a la Contaduría General de la Nación el informe anual de evaluación del Control Interno Contable, con corte a 31 de diciembre de 2007:
INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROLINTERNO CONTABLE
1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
1.1 IDENTIFICACION
1.1.1 Debilidades
1.1.1.1
1.1.1.2
1.1.1.n
1.1.2 Fortalezas
1.1.2.1
1.1.2.2
1.1.2.n
1.2 CLASIFICACION
1.2.1 Debilidades
1.2.1.1
1.2.1.2
1.2.1.n
1.2.2 Fortalezas
1.2.2.1
1.2.2.2
1.2.2.n
1.3 REGISTRO Y AJUSTES
1.3.1 Debilidades
1.3.1.1
1.3.1.2
1.3.1.n
1.3.2 Fortalezas
1.3.2.1
1.3.2.2
1.3.2.n
1.4 ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES
1.4.1 Debilidades
1.4.1.1
1.4.1.2
1.4.1.n
1.4.2 Fortalezas
1.4.2.1
1.4.2.2
1.4.2.n
1.5 ANALISIS, INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA INFORMACION.
1.5.1 Debilidades
1.5.1.1
1.5.1.2
1.5.1.n
1.5.2 Fortalezas
1.5.2.1
1.5.2.2
1.5.2.n
2. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS.
3. CALIFICACION DEL ESTADO GENERAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE
De acuerdo con el análisis del estado general del control interno contable, asigne en la casilla una calificación de 1 a 4, la cual se interpreta de la siguiente forma: 1. Inadecuado. 2. Deficiente. 3. Satisfactorio. 4. Adecuado.
(_______)
4. EVIDENCIAS
Escriba las evidencias que tienen en su entidad para soportar los datos antes registrados.
5. RECOMENDACIONES
ARTÍCULO 2o. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008> Las siguientes instrucciones deben tenerse en cuenta para efectos de diligenciar el informe anual de evaluación del control interno contable:
a) Fundamentos conceptuales:
Actividades del proceso contable. Las actividades del proceso contable público son: identificación; clasificación; registro y ajustes; elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables; y análisis, interpretación y comunicación de la información. Dichas actividades se definen de la siguiente manera:
Identificación. Actividad en la que se determina la ocurrencia de hechos, transacciones y operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental, y por lo tanto debe ser objeto de reconocimiento y revelación. Con esta actividad se busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable.
Clasificación. Actividad en la que, de acuerdo con las características del hecho, transacción u operación, se determina su codificación según el Catálogo General de Cuentas. En esta actividad se debe evaluar que el hecho financiero, económico, social y ambiental a registrar cumpla con todos los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.
Registro y ajustes. Actividad en la que se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también a la verificación de la información producida durante las actividades precedentes del proceso contable, para corroborar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los estados, informes y reportes contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones.
Elaboración y presentación de los estados, informes y reportes contables. Actividad mediante la cual se concreta el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades, e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad contable pública.
Para el caso de los estados contables, se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su disponibilidad, exigibilidad, etcétera, de acuerdo con el Régimen de Contabilidad Pública y a las políticas de información financiera y contable establecidas por cada ente público en particular. También deben verificarse los saldos de los libros frente a los saldos de los Estados, Informes y Reportes Contables.
Para una mejor comprensión de la información, deben determinarse los aspectos o situaciones que ameritan ser explicados a través de las notas a los estados contables.
Análisis, interpretación y comunicación de la información. Actividad que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de las entidades públicas, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que su comunicación sea suficientemente útil para soportar las decisiones relativas a la administración de los recursos públicos.
b) Diligenciamiento del informe anual de evaluación del control interno contable.
En relación con el informe anual de evaluación del control interno contable a que se refiere el artículo 1o de la presente resolución, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:
Numeral 1. Estado del control interno contable. Para cada una de las actividades del proceso contable (numerales 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5) se deben establecer sus debilidades y fortalezas en forma descriptiva.
Las debilidades son factores, aspectos, situaciones o actividades internas negativas, que limitan, inhiben o afectan la capacidad del proceso contable para generar información confiable, relevante y comprensible. Se pueden clasificar en operativas-técnicas como la tecnología, es decir, lo relacionado con el software y hardware, y los procedimientos propios del proceso contable, incluyendo trámites, demoras, responsabilidades; del recurso humano, en cuanto a su calificación, motivación y compromiso; administrativas, teniendo en cuenta los procesos clave de dirección, planeación, coordinación y control.
Las fortalezas son factores, aspectos, situaciones o actividades internas positivas, que se desarrollan con eficiencia en el proceso contable en procura de producir una información confiable, relevante y comprensible.
Numeral 2. Avances obtenidos respecto de las evaluaciones y recomendaciones realizadas. Deben indicarse los logros obtenidos en el último periodo contable respecto de las observaciones y recomendaciones contenidas en el informe anual de evaluación del control interno con corte a 31 de diciembre de 2006, y/o demás evaluaciones realizadas al proceso contable.
Numeral 3. Calificación del estado general del control interno contable. En este caso, teniendo en cuenta las debilidades y fortalezas determinadas para cada actividad del proceso contable, de acuerdo con el grado de efectividad del control interno contable, y a la valoración realizada por el jefe de control interno o quien haga sus veces, con base en las evaluaciones efectuadas, debe asignarse una calificación cuantitativa en el rango de 1 a 4, la cual debe interpretarse de la siguiente forma: 1. Inadecuado. 2. Deficiente. 3. Satisfactorio. 4. Adecuado.
Numeral 4. Evidencias. En este caso se deben describir los diferentes soportes y pruebas que han sido aplicados para efectos de asignar la calificación a que se refiere el numeral 3. Son ejemplos de evidencias los cuestionarios, programas de auditoría, inspecciones físicas, entrevistas, entre otros.
Numeral 5. Recomendaciones. Son las proposiciones que se hacen a partir de la evaluación realizada para efectos de mejorar la efectividad de los controles implementados. En las recomendaciones se identificarán las acciones y estrategias de mejoramiento que permitan superar las limitaciones presentadas en los elementos de control. Generalmente las recomendaciones se hacen con base en las deficiencias o debilidades detectadas.
ARTÍCULO 3o. MEDIO DE REPORTE. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008> El informe anual de evaluación del control interno contable se enviará a la Contaduría General de la Nación a través del sistema Consolidador de Hacienda y de la Información Pública -CHIP, para lo cual se deberá tener en cuenta el literal b) del artículo 2o de esta resolución y el Instructivo 4 de 2008.
ARTÍCULO 4o. PLAZO PARA EL REPORTE. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008> La fecha límite para reportar a la Contaduría General de la Nación el informe anual de evaluación del control interno contable, con corte a 31 de diciembre de 2007, es la establecida en el Decreto 1027 de 2007, o en las normas que lo modifiquen.
ARTÍCULO 5o. RESPONSABLES DEL INFORME. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 357 de 2008> De conformidad con el inciso segundo del artículo tercero de la Resolución 248 de 2007, son responsables del informe anual de evaluación del control interno contable el representante legal y el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 6o. DEROGATORIAS. La presente norma deroga la Resolución 393 de 2007 y deja sin vigencia el Instructivo 002 de 2007.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 31 de enero de 2008.
El Contador General de la Nación,
JAIRO ALBERTO CANO PABÓN.