Resolución 260 de 2013 COLJUEGOS

RESOLUCIÓN 260 DE 2013

(marzo 21)

Diario Oficial No. 48.923 de 24 de septiembre de 2013

ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>

Por medio de la cual se establecen los requisitos para la Adopción e Implementación del Sistema de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Siplaft) en las Empresas del sector de Juegos de suerte y azar localizados y novedosos autorizados por Coljuegos.

EL PRESIDENTE DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR (COLJUEGOS),

en uso de las facultades legales y en especial de las contempladas en la Ley 643 de 2001, el Decreto número 4142 de 2011 y demás normas y disposiciones concordantes con la materia y

CONSIDERANDO:

Que el marco legal colombiano relacionado con la prevención de actividades delictivas tiene como fundamento el desarrollo y adopción de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía prevenir que, a través de las empresas que los integran, sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas (en adelante LA/ FT) o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Que en desarrollo de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 190 de 1995, modificado por el artículo 3 de la Ley 1121 de 2006, las personas que, entre otras, se dediquen profesionalmente a actividades de casinos o juegos de suerte y azar están sujetas al cumplimiento de las obligaciones establecidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto número 663 de 1993).

Que mediante la Ley 526 de 1999 se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero de Colombia (UIAF) cuyo objetivo es la detección, prevención y en general la lucha contra el LA/FT en todas las actividades económicas, para lo cual centralizará, sistematizará y analizará la información recaudada en desarrollo de lo previsto en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y sus normas remisoras, las normas tributarias, aduaneras y demás información que conozcan las entidades del Estado o privadas que puedan resultar vinculadas con operaciones de LA/FT.

Que en el artículo 2o. del Decreto número 1497 de 2002 reglamentario parcial de la Ley 526 de 1999, establece que las entidades públicas y privadas pertenecientes a sectores diferentes al financiero, asegurador y bursátil, deben reportar operaciones sospechosas a la UIAF, de acuerdo con el literal d) del numeral 2 del artículo 102 y los artículos 103 y 104 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, cuando dicha Unidad lo solicite, en la forma y oportunidad que les señale.

Que Coljuegos en su calidad de ente fiscalizador de los operadores del sector de juegos de suerte y azar debe velar que estos cumplan con la normatividad antes señalada, para lo cual, estos operadores deben adoptar sistemas adecuados de prevención y control del LA/ FT (Siplaft), de modo tal, que directamente o en el desarrollo de sus operaciones puedan prevenir ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.

Que en virtud de las anteriores consideraciones y para el adecuado cumplimiento de las normas invocadas:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Adoptar los criterios y parámetros mínimos que los operadores del sector de juegos de suerte y azar autorizados por Coljuegos y que han firmado contratos de concesión para juegos localizados y juegos novedosos, deben adoptar para la implementación y funcionamiento del SIPLAFT.

ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Los operadores de Juegos de suerte y azar mencionados en el artículo anterior que ya tienen implementado un Sarlaft o algún procedimiento de prevención y control de LA/FT, deberán garantizar que cuentan, como mínimo, con los criterios y parámetros establecidos en la presente resolución y sus anexos.

ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  La presente resolución y sus anexos hacen parte integral de los contratos que Coljuegos haya suscrito con los operadores mencionados en los artículos precedentes, y su incumplimiento podrá dar lugar a la imposición de sanciones contractuales y a la terminación de dicho contrato.

ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Que para la interpretación y aplicación de la presente Resolución y sus anexos se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

DEFINICIONES

Siplaft. Es el sistema integral de prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo que deben adoptar los operadores obligados, con el fin de prevenir que sean utilizados para fines delictivos.

Clientes. Son las personas naturales que realizan apuestas en mesas de casino, bingos, quienes realizan cambio de fichas en el establecimiento o local de juego y todos los ganadores de premios de juegos de suerte y azar localizados y novedosos. Los clientes sujetos de reporte a la UIAF y Coljuegos son los establecidos en el numeral 2.3.1.

Operadores Obligados. Son las personas jurídicas autorizadas por Coljuegos que han firmado contrato de concesión para operar juegos de suerte y azar localizados y novedosos de conformidad con el artículo 7o. de la Ley 643 de 2001.

Juegos de suerte y azar. Por tales se entienden los juegos de suerte y azar los definidos en el artículo 5o. de la Ley 643 de 2001 y específicamente por juegos Localizados y los Juegos Novedosos a los que se refieren los artículos 32 de la Ley 643 de 2001 y artículo 22 de la Ley 1393 de 2010.

Local de juego o Establecimiento. Espacio físico en el que el operador obligado ofrece sus juegos de suerte y azar al público en general.

Financiación del terrorismo. Delito tipificado en el artículo 345 del Código Penal_[1].

Lavado de activos: Delito tipificado en el artículo 323 del Código Penal_[2].

Omisión de denuncia de particular. Delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal.

Omisión de reporte. Delito señalado en el artículo 325A del Código Penal.

(Gafi). Grupo de Acción Financiera Internacional. Organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el lavado de activos.

Gafisud, Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica. Organismo intergubernamental dependiente del GAFI conformado por países de América del Sur incluido Colombia cuyo compromiso es adoptar las recomendaciones del GAFI.

LA/FT. Abreviatura de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.

Control del riesgo de LA/FT. Comprende la implementación de políticas, procedimientos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgo LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice el operador obligado.

Riesgo de Contagio. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir la empresa de un operador obligado directa o indirectamente, por una acción u omisión de una persona natural o jurídica que posea vínculos legales o contractuales con la empresa.

Riesgo Reputacional. Es la posibilidad de pérdida en que incurre un operador obligado por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

Riesgo Legal. Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el operador obligado al ser sancionado u obligado a indemnizar daños o perjuicios como resultado de incumplimiento de normas o regulaciones, obligaciones contractuales, actos de negligencia o involuntarios que afecten la formalización o ejecución de contratos o transacciones.

PEP. Abreviatura para Persona Expuesta Políticamente. Son los individuos que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas, por ejemplo, jefes de Estado, políticos de alta jerarquía, funcionarios gubernamentales, judiciales o militares de alta jerarquía, altos ejecutivos de empresas estatales, funcionarios importantes de partidos políticos (definición tomada de las 40 Recomendaciones del GAFI).

Operación Sospechosa. Se consideran operaciones sospechosas aquellas que por su número de operaciones, cantidad de dinero o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios o del sector de juegos de suerte y azar y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas a la UIAF.

Servicio. Son las diferentes alternativas de juego Localizado y Novedoso que el operador obligado ofrece al público.

ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Las instrucciones, parámetros y requisitos que se fijan en la presente Resolución y sus anexos constituyen las reglas mínimas que deben observar los operadores obligados en la implementación de su propio Siplaft y estar acorde con lo dispuesto en el literal e) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto número 663 de 1993 (Estatuto Orgánico del Sistema Financiero) y con los estándares internacionales sobre LAFT, particularmente con la Recomendación 1, 22 y 28 del GAFI - Gafisud en lo pertinente. Así mismo, deberá reflejarse en un documento escrito que deberá ser presentado a Coljuegos para su revisión para lo cual la Entidad se reserva la facultad de efectuar revisiones posteriores y solicitar los ajustes a que haya lugar.

1. Fases del Siplaft. El Siplaft se compone de dos fases a saber: la primera corresponde a la prevención y su objetivo es prevenir que se introduzcan a los juegos de suerte y azar localizados y novedosos, recursos provenientes de actividades relacionadas con el LA/ FT; la segunda, corresponde al control y su propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas a LA/FT o para financiarlas.

2. Elementos del Siplaft. Los operadores obligados deberán implementar un Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (Siplaft) el cual debe contener como mínimo los siguientes elementos:

-- Las políticas que asumirá el operador en relación con el cumplimiento de las normas legales sobre prevención y control del LA/FT.

-- Los procedimientos que se desarrollarán para cumplir el Siplaft, los cuales deben definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control del operador.

-- Los mecanismos utilizados para desarrollar en debida forma los procedimientos.

-- Instrumentos que se aplicarán para la implementación del Siplaft.

-- Medidas de control con los cuales contará el operador para implementar el sistema y vigilar su correcto funcionamiento.

-- Conservación de documentación y registros del Siplaft.

2.1. Políticas en materia de prevención y control del LA/FT.

Los operadores obligados deberán fijar las políticas que seguirán para el cumplimiento de las normas sobre LA/FT contenidas en los artículos 102 al 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la Ley 1121 de 2006 y la presente Resolución de acuerdo con su naturaleza, estructura y tamaño.

Las políticas que se adopten deben permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del Siplaft y traducirse en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación del operador, sus funcionarios y la de sus socios, para lo cual, las políticas mínimas a adoptar son las siguientes:

-- No establecer ninguna relación de negocios o de cualquier otro tipo, con personas naturales o jurídicas cuando se presenten dudas fundadas sobre vinculación con LAFT y la consecuente legalidad de las operaciones, licitud u origen de sus recursos.

-- Definir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y control de la empresa del operador en relación con el Siplaft.

-- Diseñar un código de conducta de la empresa de conformidad con el numeral 2 del artículo 102 del Decreto número 663 de 1993 (EOSF) que establezca adicionalmente las acciones correctivas por incumplimiento a las normas relacionadas con el Siplaft.

-- Identificar plenamente a los clientes como lo establece el numeral 2.3.1. de esta Resolución, previo a la entrega del respectivo premio al ganador, cambio de fichas de mesas de casino o suscripción de contrato o documento equivalente.

-- Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha contra los delitos de LA/FT, de conformidad con el numeral 7 del artículo 95 de la Constitución Nacional.

-- Conservación y reserva de documentos del Siplaft con las debidas medidas de control que garanticen seguridad, disposición de los mismos para Coljuegos, UIAF y las demás autoridades competentes.

-- Realizar los reportes establecidos en esta Resolución a la UIAF y Coljuegos de manera mensual como lo establece el numeral 2.3.2.

-- Realizar capacitaciones a funcionarios y órganos de administración o quien haga sus veces y soportarlas documentalmente y el cumplimiento de todas las disposiciones relacionadas con el Siplaft por parte de estos.

-- Mantener la reserva de la información que ha sido remitida a la UIAF y la identidad de las personas que hayan sido o vayan a ser objeto de cualquier reporte a la UIAF, Coljuegos o a cualquier otra autoridad, atendiendo lo señalado en el artículo 105 del EOSF, modificado por el artículo 2o. de la Ley 1121 de 2006.

2.2. Procedimientos en materia de prevención y control del LA/FT.

Los operadores deberán establecer procedimientos que garanticen el cumplimiento de las políticas definidas en esta Resolución y que aseguren la transparencia en el ejercicio de la actividad y blinden la misma contra el LAFT. De acuerdo con esto, el documento Siplaft deberá contener como mínimo los siguientes procedimientos:

-- Un procedimiento cuyo objetivo sea evitar que las personas naturales vinculadas con actividades delictivas, participen como accionistas, asociados, administradores, funcionarios o beneficiarios finales de la empresa.

-- Un procedimiento para atender oportunamente las solicitudes de información que determinen Coljuegos, la UIAF y las demás autoridades competentes.

-- Un procedimiento que describa las actividades, controles y medios que se adelantarán para informar al cliente (podrá efectuarse mediante avisos fijados en el establecimiento y/o en los talonarios o recibos de cambio de dinero por fichas o similares, o por cualquier otro medio idóneo) sobre los requisitos previos de entrega de premios y la verificación de su identidad en dicho momento.

2.3. Mecanismos de prevención y control del LA/FT.

El Siplaft debe contar con los siguientes mecanismos diseñados para cumplir adecuadamente las normas sobre LA/FT:

-- Identificación del cliente.

-- Determinación y reporte de operaciones requeridas por la UIAF, por Coljuegos y demás autoridades competentes.

2.3.1. Identificación del cliente. Se consideran clientes los siguientes:

a) Los apostadores que efectúan apuestas mediante fichas, créditos o cualquier elemento físico representativo de un valor, por un monto igual o mayor a cinco millones de pesos moneda corriente ($5.000.000) en mesas de casino y bingos.

b) Los apostadores de mesas de casino que soliciten al establecimiento, el cambio de fichas o créditos a moneda legal por un valor igual o superior a cinco millones ($5.000.000) de pesos moneda corriente, en un mismo día y quienes soliciten tal cambio en el lapso de un mes cuya suma sea superior a quince millones ($15.000.000) de pesos moneda corriente.

c) Los ganadores de juegos de suerte o azar de juegos localizados y novedosos, cuyo premio (entendiendo por premios el cambio de fichas en efectivo y/o cualquier título al portador a cambio de la entrega de cualquier tipo de bien mueble o inmueble) sea superior a cinco millones de pesos ($5.000.000), y los ganadores de más de un premio mensual, cuya suma supere los ocho millones ($8.000.000) de pesos moneda corriente.

La identificación del cliente implica recaudar y conservar información que permita identificar a la persona natural, solicitando como mínimo: el/los nombre/s y apellidos completos, el tipo y número de identificación con la fecha y lugar de expedición del documento, así como la fecha y lugar de nacimiento con indicación expresa de si califica dentro de la definición de PEP consagrada en el artículo cuarto de la presente resolución.

El formulario de identificación del cliente que se presenta a continuación deberá ser firmado por el cliente y por el funcionario del operador obligado si este es diligenciado en medio físico; si el formulario es virtual deberá contener la misma información y emplear un mecanismo de validación de cliente que asegure la veracidad de la información suministrada. El formulario deberá diligenciarse con letra imprenta.

Descripción
Nombre y apellidos completos.	X
Número de identificación: Cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, carné diplomático o pasaporte.	X
Lugar y fecha de nacimiento para el cliente persona natural.	X
Dirección y teléfono residencia para el cliente persona natural.	X
Ocupación, oficio o profesión para el cliente persona natural.	X
Declaración voluntaria de origen de los fondos para el caso del cliente apostador.	X
Declaración del cliente si tiene la condición de Persona Políticamente Expuesta.	X
Firma y huella del cliente.	X
Copia de la Cédula de Ciudadanía
Fecha de diligenciamiento del formulario y nombre e identificación del funcionario de la empresa que lo diligencia.	X

2.3.2 Reportes.

El Siplaft obliga la generación de reportes que garanticen el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de LA/FT.

2.3.2.1 Reportes internos sobre señales de alerta.

El operador obligado debe reportar al oficial de cumplimiento cualquier evento contemplado en las señales de alerta establecidas en el numeral 2.4.1 de la presente resolución.

2.3.2.2 Reportes externos.

Los reportes externos corresponden a los informes que deben remitirse a la UIAF y Coljuegos de manera permanente y a las autoridades competentes en el evento que estas lo demanden, según lo previsto en las normas vigentes.

2.3.2.2.1 Reportes a la UIAF.

Corresponde a los operadores obligados reportar a la UIAF la información sobre las operaciones que esta solicite para el cumplimiento de sus funciones y dentro de lo de su competencia, en la forma y según de la periodicidad que para el efecto se determine en los anexos técnicos de esta resolución.

2.3.2.2.1.1. Reportes de operaciones sospechosas.

Una operación sospechosa debe reportarse como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, entendiéndose por inmediato el momento a partir del cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como sospechosa. Para el efecto, no se necesita que el operador obligado tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni de identificar el delito o verificar que los recursos tienen origen ilícito; tan solo se requiere que la operación le resulte sospechosa en los términos definidos en la presente resolución y/o dentro del manual de políticas de la misma entidad.

El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de responsabilidad para el operador reportante, ni para los directivos o empleados de la empresa, ni para las personas que hayan participado en su detección o en su reporte de conformidad con el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

Los soportes de la operación reportada se deben organizar y conservar como mínimo por cinco (5) años de conformidad con lo previsto en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Ninguna persona de la empresa podrá dar a conocer que se ha efectuado el reporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto del artículo 11 de la Ley 526 de 1999.

2.3.2.2.1.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas.

Si durante el mes inmediatamente anterior el operador obligado no realizó ningún reporte de operación sospechosa a la UIAF, deberá reportar a la UIAF dentro de los 10 primeros días calendario del mes siguiente, que durante el mes anterior no efectuaron reporte de operaciones sospechosas.

2.3.2.2.1.3. Reporte de transacciones individuales en Efectivo, en tarjetas débito y crédito.

Todos los operadores obligados deberán reportar mensualmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, la totalidad de transacciones en efectivo, con tarjetas débito y crédito, fichas o cualquier otro instrumento físico, mecánico o electrónico para utilizar y/o poner en funcionamiento los juegos de suerte y azar como: mesas de casino y bingos, que hayan sido realizadas por parte de una misma persona natural, por un valor igual o superior a cinco millones ($5.000.000) de pesos moneda corriente, durante el mes objeto de reporte.

2.3.2.2.1.4. Reporte de Transacciones Múltiples en Efectivo, en tarjetas débito y crédito.

Todos los operadores obligados deberán reportar mensualmente a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, la totalidad de transacciones en efectivo, con tarjetas débito y crédito, de fichas o cualquier otro instrumento físico, mecánico o electrónico que hayan sido realizadas por una misma persona natural en el mes inmediatamente anterior, que en su conjunto iguale o supere la cuantía de quince millones ($15.000.000) de pesos moneda corriente para utilizar y/o poner en funcionamiento los juegos de suerte y azar objeto de la presente Resolución, a saber: mesas de casino y bingos.

2.3.2.2.1.5. Reporte de Ausencia de Transacciones en Efectivo, tarjetas débito y crédito.

Todos los operadores obligados que no hayan realizado transacciones en efectivo, con medio de pago débito y/o crédito, bien sean individuales o múltiples durante el mes inmediatamente anterior, deberán reportar este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente indicando explícitamente que este tipo de operaciones no ocurrieron en el citado periodo.

2.3.2.2.1.6. Reporte de ganadores de premios.

Todos los operadores obligados, deben reportar dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente, la totalidad de ganadores de premios de juegos de suerte y azar localizados y novedosos con un valor igual o superior a cinco millones ($5.000.000) de pesos moneda corriente durante el mes o los ganadores que acumulen premios durante el mismo periodo cuya suma supere a ocho millones ($8.000.000) de pesos moneda corriente.

2.3.2.2.1.7. Reporte de ausencia de ganadores de premios.

Todos los operadores obligados que no hayan pagado premios con los valores enunciados en el numeral 2.3.1., durante el mes inmediatamente anterior, deberán reportar este hecho a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente.

2.3.2.2.2. Reporte a Coljuegos.

Corresponde a los operadores obligados reportar a Coljuegos, en los primeros diez (10) días calendario de cada mes, los datos personales y la totalidad de transacciones en efectivo, con tarjetas débito y crédito (número de tarjeta franquicia y banco emisor según corresponda) fichas o cualquier otro instrumento físico, mecánico o electrónico para utilizar y/o poner en funcionamiento los juegos de suerte y azar como: mesas de casino y bingos, que hayan sido realizadas por parte de una misma persona natural, por un valor igual o superior a cinco millones ($5.000.000) de pesos moneda corriente, durante el mes objeto de reporte.

Igualmente, se reportarán por establecimiento y en los primeros diez (10) días calendario de cada mes, los datos personales de la totalidad de quienes ganen premios mensuales iguales o superiores a cinco millones ($5.000.000) de pesos moneda corriente por cada premio, o las personas que acumulen premios mensuales, iguales o superiores a ocho millones ($8.000.000) de pesos moneda corriente.

<Inciso adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1295 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Los reportes de transacciones en efectivo, tarjeta débito y tarjeta crédito y pago de premios a Coljuegos del Formulario número 5 se realizarán a través de la página web de la entidad a partir del 1o de octubre de 2013 de acuerdo a los parámetros definidos en el “Instructivo Reporte SIPLAFT Transacciones y Pago de Premios.

<Inciso adicionado por el artículo 1 de la Resolución 1879 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Los operadores obligados que no hayan realizado transacciones en efectivo, tarjeta débito, crédito, de fichas o cualquier otro instrumento físico, mecánico o electrónico, bien sean individuales o múltiples y/o no hayan realizado pago de premios durante el mes inmediatamente anterior deberán reportar a Coljuegos a través de la página web y haciendo uso del aplicativo diseñado para tal fin, la ausencia de las mismas dentro de los primeros 10 días calendario de cada mes.

2.4. Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de prevención y control del LA/FT.

El Siplaft debe soportarse en instrumentos que permitan ejecutar en forma efectiva, eficiente y oportuna los mecanismos de prevención y control previstos por el operador para la prevención y control del LA/FT, entre ellos los que se señalan a continuación:

-- Señales de alerta.

-- Infraestructura tecnológica y consolidación electrónica de operaciones.

-- Capacitación.

2.4.1 Señales de alerta. Son eventos, hechos, cuantías o situaciones que llaman la atención y justifican un mayor análisis por parte del operador obligado por cuanto escapan a lo que su experiencia ha establecido como normales.

Constituyen señales de alerta, además de las establecidas por el operador obligado, las siguientes:

-- Fraccionamiento de apuestas para evadir los montos de reporte del operador.

-- Transacciones con grandes cantidades de dinero con baja actividad de juego.

-- Presentación de documentos falsificados o adulterados (fichas o boletos).

-- Compra de fichas en efectivo y posterior solicitud de rembolso en cheque sin haber jugado.

-- Concusión entre apostadores con apuestas parecidas.

-- Personas que adquieran, en cantidades significativas, fichas de juego con billetes de baja denominación.

-- Personas que oculta o abiertamente mantienen un interés por entablar contacto con ganadores de los juegos o con funcionarios del operador obligado.

-- Personas que frecuentemente reclaman premios como ganadores de diferentes modalidades de juegos de suerte y azar.

-- Cambio de los hábitos de vida de los empleados del operador obligado o que se niegan a tomar vacaciones.

-- Funcionarios o empleados del operador obligado que usan su propia dirección para recibir la documentación de los clientes.

2.4.2. Infraestructura tecnológica y consolidación electrónica de operaciones. Los operadores obligados deben contar con herramientas tecnológicas que les permitan realizar seguimiento de operaciones de sus clientes, consolidar la información relacionada, generar los reportes a que hace referencia esta resolución y en general implementar adecuadamente el Siplaft.

El soporte tecnológico del operador obligado debe estar acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño y deberá estar descrito explícitamente en el documento que soporta el Siplaft, a fin de ser revisados por Coljuegos al 30 de mayo de 2013, efectuar revisiones posteriores y solicitar los ajustes a que haya lugar.

2.4.3. Capacitación. Los operadores Obligados deben diseñar y realizar capacitación sobre el Siplaft dirigidos a todos los funcionarios y contratistas de la empresa. La capacitación debe cumplir como mínimo con las siguientes condiciones:

Realizarse mínimo una vez al año.

Los programas de capacitación deben contener la totalidad del marco normativo vigente sobre LA/FT y los contenidos deben ser constantemente revisados y actualizados, en función de los ajustes que puedan presentarse en la normatividad vigente y/o el Siplaft implementado.

Ser impartida durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y a los terceros (no empleados de la entidad) que tengan involucramiento en la operación del concesionario. Ser impartidos a todos los funcionarios del operador obligado sin excepción, incluida el máximo órgano social o quien haga sus veces, según el caso. Cada capacitación debe estar debidamente documentada mediante acta de asistencia firmada por cada uno de los participantes.

Contar con mecanismos de evaluación que permitan establecer el nivel de entendimiento del Siplaft a fin de asegurar el logro de los objetivos propuestos.

Señalar el alcance del programa, los medios que se emplearán para ejecutarlos y los procedimientos que se adelantarán para evaluarlos. El contenido de los programas y respectiva divulgación al interior de la Empresa, deben constar por escrito.

2.5. Medidas de control interno.

El Siplaft debe prever medidas adecuadas de control interno y designar personas responsables de los mismos.

2.5.1. Funciones y responsabilidades de la Junta Directiva o quien haga sus veces. A la junta Directiva social o quien haga sus veces, según el caso, le corresponde entre otras, las siguientes funciones:

-- Fijar y aprobar las políticas y procedimientos contemplados en el Siplaft mediante Acta.

-- Designar el o los funcionarios responsables de verificar la información suministrada por los clientes, los funcionarios responsables de la programación de los planes de capacitación y los funcionarios del control interno responsables del cumplimiento del Siplaft.

-- Ordenar los recursos técnicos y humanos que se requieran para implementar y mantener en funcionamiento el Siplaft.

-- Proponer a Coljuegos la hoja de vida del oficial de cumplimiento para su respectiva revisión.

-- Incluir en el orden del día de sus reuniones, con periodicidad semestral como mínimo, la presentación del informe semestral del oficial de cumplimiento y del revisor fiscal cuando este último estime necesario pronunciarse sobre dichos informes y realizar seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las actas.

-- Definir los procedimientos para la adecuada conservación y archivo de documentos, incluidos los reportes y garantizar su confidencialidad y designar el funcionario o instancia responsables.

2.5.2. Revisoría Fiscal. De conformidad con lo señalado en el numeral 3º del artículo 207 del Código de Comercio, a la Revisoría Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades. En consecuencia, dicho órgano deberá establecer unos controles que le permitan evaluar el cumplimiento del Siplaft y presentar un informe anual a la Junta Directiva o quien haga sus veces sobre el resultado de su evaluación.

Así mismo, deberá poner a la brevedad en conocimiento de la citada instancia, las inconsistencias y fallas detectadas en el Siplaft y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

2.5.3. Oficial de cumplimiento. El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

-- Ser como mínimo del segundo nivel jerárquico dentro de la empresa del operador obligado o el mismo representante legal según infraestructura de la empresa y ser empleado directo con capacidad decisoria, por lo que, no podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al Oficial de cumplimiento.

-- Acreditar conocimientos y experiencia en: sistemas de gestión de calidad o gestión de riesgos, dirección o gestión de proyectos, o afines con enfoque preferiblemente en prevención y control de LA/FT.

-- No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades misionales de la empresa.

-- Estar registrado ante Coljuegos quien previamente evaluará la hoja de vida y experiencia del mismo. Para todos los efectos, la persona designada deberá manifestar la aceptación de dicho cargo por escrito a Coljuegos.

Al oficial de cumplimiento le corresponde desempeñar como mínimo las siguientes funciones:

-- Realizar el documento que soporte el Siplaft y presentarlo para aprobación de Coljuegos.

-- Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica las políticas del Siplaft.

-- Realizar los reportes establecidos en la presente Resolución y sus anexos.

-- Recibir y analizar los reportes internos de posibles operaciones inusuales o sospechosas y realizar el reporte de estas dos últimas a la UIAF.

-- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al Siplaft.

-- Proponer a la Junta Directiva o quien haga sus veces los ajustes o modificaciones necesarios al Siplaft.

-- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y los informes que presente el Revisor Fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

-- Elaborar y someter a la aprobación de la Junta Directiva o quien haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas.

-- Presentar a la Junta Directiva o quien haga sus veces informes periódicos por escrito donde exponga el resultado de su gestión. Estos informes son confidenciales.

2.6. Conservación documentos y registros del Siplaft. La adopción e implementación del Siplaft deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

2.6.1. Documentación. La documentación como mínimo deberá:

-- Contar con un respaldo físico.

-- Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta solo por quienes estén autorizados.

-- Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

2.6.2. Conservación de documentos. La conservación de los documentos relativos al Siplaft debe realizarse por un término mínimo de 5 años, según lo establecido en el artículo 96 del EOSF, modificado por el artículo 22 de la Ley 795 de 2003, con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades. Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

-- Que no exista solicitud de entrega de dicha información por parte de las autoridades competentes.

-- Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los Decretos números 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y demás normas que los complementen o adicionen.

-- En los casos de fusión o venta, la nueva empresa obligada debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.

ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Cualquier modificación al documento que soporta el Siplaft deberá ser aprobada previamente por la Junta Directiva o quien haga sus veces. Tales cambios deberán informarse a Coljuegos dentro de los treinta (30) días siguientes a su aprobación, adjuntando copia del acta en la cual conste la respectiva decisión.

Igualmente deberán informarse a los empleados del operador obligado las modificaciones realizadas y remitirse copia actualizada del mismo a todas las dependencias, agencias y sucursales de la empresa, dejando constancia escrita de tal hecho. Tal envío podrá hacerse mediante correo electrónico.

ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del LA/FT contenidas en la presente Resolución y sus anexos, dará lugar a la imposición de las sanciones contractuales previstas en el régimen de contratación pública, sin perjuicio de las que se deriven de las investigaciones administrativas y penales que adelanten las autoridades competentes.

ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Coljuegos podrá realizar Inspecciones, visitas, requerimientos con el objeto de verificar el cumplimiento a las disposiciones contenidas en esta Resolución y sus anexos y calificará como práctica no autorizada e insegura el incumplimiento de estas disposiciones y podrá dar lugar a la imposición de las sanciones mencionadas en el artículo anterior.

ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  Las disposiciones contenidas en la presente Resolución se aplicarán sin perjuicio de aquellos sectores y/o actividades económicas que también tienen una obligación de reporte específica de acuerdo con las resoluciones expedidas por la UIAF. Los reportes establecidos en esta resolución se deben presentar a partir del mes de julio de 2013 correspondientes al mes de junio de 2013.

ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 22 de la Resolución 32334 de 2016>  La presente Resolución rige a partir de su publicación y deroga las demás que le sean contrarias. Las obligaciones de reporte establecidas en las Resoluciones números 141 y 142 del 2006 de la UIAF siguen vigentes hasta el 30 de junio de 2013.

ARTÍCULO 11. Para la implementación del Siplaft por parte de los operadores obligados, Coljuegos establece como plazo máximo el 30 de junio de 2013.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 21 de marzo de 2013.

El Presidente Coljuegos EICE,

RODRIGO VÉLEZ JARA.

* * *

1. L. 599/2000 (Código Penal). Artículo 345, modificado por el artículo 16 de la Ley 1121 de 2006, y por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011: Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2. L. 599/2000 (Código Penal), artículo 323: modificado por el artículo 8o. de la Ley 747 de 2002, modificado a su vez por el artículo 7o. de la Ley 1121 de 2006 y por el artículo 42 de la Ley 1453 de 2011: Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme, almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión, enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir, o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta (30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales vigentes.