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RESOLUCIÓN 810 DE 2006
(abril 27)
Diario Oficial No. 46.259 de 5 de mayo de 2006
CAJA DE PREVISION SOCIAL DE COMUNICACIONES
Por medio de la cual se adopta el reglamento para la asignación, renovación y manejo de códigos para el descuento por nómina de pensionados en la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom.
EL DIRECTOR GENERAL,
en ejercicio de las facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 21, numeral 1o del Acuerdo 024 de 1996 de la Junta Directiva de la Entidad, aprobado mediante el Decreto 456 de 1997, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con la Ley 314 de 1996, la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom, está autorizada para administrar el Régimen Solidario de Prima Media con Prestación Definida, en desarrollo de lo cual, entre otras actividades, administra la nómina de pensionados del régimen; asimismo administra la nómina de pensionados de otras entidades públicas en virtud de convenios celebrados para el efecto.
Que a través de la nómina de pensionados se vienen realizando descuentos voluntarios a favor de asociaciones, fondos de empleados, cooperativas y entidades financieras, mediante la asignación de códigos de descuento.
Que para efectos de transparencia, racionalización y adecuada gestión es indispensable adoptar un reglamento en el que se establezcan el procedimiento y demás aspectos relacionados con la asignación, renovación y manejo de códigos para realizar descuentos por nómina a los pensionados,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adóptase el presente reglamento para la asignación, renovación y manejo de códigos para la realización de descuentos por nómina a los pensionados incluidos en las nóminas administradas por la Caja de Previsión Social de Comunicaciones, Caprecom.
OBJETIVO Y ALCANCE.
1.1. Objetivo
El objetivo del presente reglamento es establecer las condiciones, requisitos, procedimientos y trámites para la asignación y utilización de códigos para la realización de los descuentos mensuales autorizados en las nóminas de pensionados administradas por Caprecom - Administradora de Pensiones, a los pensionados activos en la base de datos que maneja la Entidad. Con ello se procura obtener mejoras en la organización de los procedimientos administrativos que se traduzcan en mayor eficiencia y transparencia en el servicio que se brinda a los pensionados y terceros que tienen relación con la Administradora de Pensiones de Caprecom.
Así mismo, el presente reglamento constituye herramienta en el conocimiento de las personas jurídicas que se relacionan con la Administradora de Pensiones, en aplicación de las normas sobre prevención de lavado de activos contenidas en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
El presente reglamento respeta la autodeterminación y el derecho de libre asociación de que gozan los pensionados y las entidades con personalidad jurídica reconocida por el Estado.
1.2. Alcance
A través del presente reglamento se señalan los requisitos mínimos que deben cumplir las personas jurídicas interesadas en la asignación y utilización de códigos de descuento; se fijan los trámites y procedimientos que deben surtir ante la Administradora de Pensiones de CAPRECOM, la que tendrá a su cargo el trámite y asignación de dichos códigos y la aplicación de los descuentos posteriores a la asignación, y se establecen las obligaciones que asumen las entidades asignatarias de código.
1.3. Vigencia
El presente reglamento tiene vigencia a partir de la fecha de su publicación.
ANTECEDENTES.
Existen antecedentes que justifican la necesidad de establecer requisitos y condiciones para la asignación de códigos, tales como los siguientes:
2.1. La posibilidad de contraer obligaciones de contenido económico que pueden llegar a afectar de manera significativa los presupuestos familiares y la adecuada atención de las necesidades básicas del pensionado y su grupo familiar.
2.2. La presencia en el mercado de un número considerable de entidades que ofrecen préstamos a los pensionados de la Administradora de Pensiones de Caprecom.
2.3. El cumplimiento obligatorio de los límites a los descuentos sobre las mesadas pensionales establecidos en los Decretos 1073 de 2002 y 994 de 2003, o en los que los modifiquen o sustituyan.
2.4. El incremento indiscriminado de solicitudes de asignación de nuevos códigos que ha congestionado de modo significativo la capacidad operativa de la Administradora de Pensiones de Caprecom, afectando el trabajo interno y consumiendo recursos que en sana lógica deben estar destinados a la atención primordial de sus afiliados y pensionados.
2.5. La formulación de quejas por parte de pensionados por la inobservancia de las entidades usuarias de códigos de descuento de las normas que regulan su actividad y las relativas a descuentos, lo que incrementa el número de reclamos, quejas ante el Defensor del Cliente, derechos de petición, tutelas, entre otros, afectando con ello la imagen corporativa.
MARCO LEGAL.
3.1. De acuerdo con el artículo 1o del Decreto 1073 de 2002, la Administradora de Pensiones de Caprecom está en el deber de realizar los descuentos autorizados por la ley y los reglamentos, previo el cumplimiento de los requisitos legales.
La misma norma advierte que “Las instituciones pagadoras de pensiones no están obligadas a realizar otro descuento diferente a los autorizados por la ley y los reglamentados por el presente decreto, salvo aceptación de la misma institución”. En el caso de la Administradora de Pensiones de Caprecom, el Subdirector (a) de Prestaciones Económicas es el encargado de rendir concepto favorable cuando se trate de estos descuentos.
3.2. En cuanto a los conceptos y entidades beneficiarias de los descuentos por nómina, el artículo 1o del Decreto 1073 de 2002 reconoce las cuotas o la totalidad de los créditos o deudas que contraen los pensionados en favor de su organización gremial, fondo de empleados y cooperativas, así como las cuotas de afiliación y las mensuales por el mismo concepto en favor de las cajas de compensación familiar.
3.3. En relación con el límite a los descuentos sobre las mesadas, el artículo 3o del Decreto 1073 de 2002, modificado por el Decreto 994 de 2003, establece:
“Artículo 3o. Monto. En cuanto al monto del descuento se aplicarán las normas que para el efecto se aplican a los salarios.
Los descuentos realizados sobre el valor neto de la mesada pensional, esto es, descontando el aporte para salud y a las Cajas de Compensación Familiar, incluyendo los permitidos por la ley laboral, podrán efectuarse a condición de que el beneficiario reciba efectivamente no menos del cincuenta por ciento (50%) de la mesada pensional.
Los embargos por pensiones alimenticias o créditos a favor de cooperativas o fondos de empleados, no podrán exceder el 50% de la mesada pensional (…)”.
3.4. En el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera se regula la obligación de las entidades vigiladas por la citada superintendecia, dentro de las cuales se encuentra Caprecom – Administradora de Pensiones, de adoptar medidas de control orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero y otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
3.5. El presente reglamento se sujeta y desarrolla las disposiciones contenidas en la Ley 79 de 1988, la Ley 454 de 1998, el Código Sustantivo del Trabajo, Ley 100 de 1993, Decreto 1073 de 2002, Decreto 994 de 2003 y demás normas que regulan la materia relacionada con los descuentos permitidos a las mesadas pensionales.
CONSIDERACIONES PREVIAS.
4.1. Los descuentos que se apliquen en las nóminas de pensionados administradas por Caprecom se causarán exclusivamente por medio de códigos de descuento.
4.2. Conforme con el marco legal descrito en el capítulo precedente, Caprecom Administradora de Pensiones se limit a a realizar los descuentos autorizados por la ley y reglamentados en el Decreto 1073 de 2002, modificado por el Decreto 994 de 2003 en cuanto al monto de los descuentos. En consecuencia, frente a aquellas entidades que pretendan descuentos de nómina no autorizados legalmente, esta Entidad no se encuentra obligada a su aceptación y consiguiente asignación de código.
4.3. Para la evaluación por parte de la Administradora de Pensiones de Caprecom de las solicitudes de entidades en cuyo favor se pretenda la realización de descuentos por nómina, así como para la asignación y utilización de códigos, se requiere el cumplimiento de ciertos y determinados requisitos y condiciones que se desarrollarán en el presente reglamento y que propenden por la protección de los intereses de los pensionados y por un comportamiento comercial legalmente apropiado por parte de quienes se benefician con el recaudo de los descuentos.
4.4. El trámite, evaluación y asignación de códigos, así como el manejo y control de los descuentos de cartera a cargo de los pensionados y a favor de las entidades beneficiadas, demanda de esta Administradora de Pensiones cargas y recursos humanos, operativos, tecnológicos y económicos, los cuales deberían ser prioritariamente utilizados en la atención a sus afiliados cotizantes y pensionados.
4.5. Respecto de los descuentos por nómina que correspondan a obligaciones crediticias de pensionados, se considera que la profesionalidad y transparencia en la actividad de otorgamiento de préstamos de la entidad en cuyo favor se pretendan los descuentos, son factores determinantes para la eventual aceptación de la entidad y la asignación de un código en su favor.
4.6. El código para descuentos por nómina es individual, intransferible y para uso exclusivo de la entidad a la que se le asigne, no pudiendo esta, en consecuencia, cederlo, prestarlo, alquilarlo, o de cualquier manera permitir su uso por terceras personas.
4.7. Caprecom Administradora de Pensiones no se responsabiliza de las inconsistencias en la información que presenten las entidades asignatarias de código, o presentada por fuera de los parámetros establecidos que genere descuentos no aplicados o aplicados por valores diferentes.
4.8. Las entidades titulares de código de descuento, que a su vez sean acreedoras de pensionados de Caprecom, tendrán un paquete básico consistente en: recepción y registro de la novedad del descuento, realización del descuento, consignación de su valor en cuentas de ahorros o corriente, y envío de la relación de descuentos a la dirección electrónica (e-mail) suministrada por la entidad al momento de diligenciar el formulario de solicitud de código. Caprecom no se encuentra obligada a prestar servicios adicionales a los descritos en el presente numeral.
4.9. Debe tenerse en cuenta que el código de descuento asignado sólo es apto para reportar libranzas con cargo a las nóminas de pensionados.
4.10. Es responsabilidad exclusiva de la entidad beneficiaria del código adelantar los trámites necesarios para la validación de la identidad de quienes vayan a contraer los compromisos de pago mediante descuento por nómina de pensionados, verificando plenamente su identificación y la autenticidad de los documentos soporte del descuento.
4.11. <Numeral eliminado por el artículo 1 de la Resolución 554 de 2009>
4.12. Caprecom Administradora de Pensiones no ejerce funciones de central de riesgos, de información crediticia ni de ninguna otra naturaleza, ni funciones parecidas o similares, como respaldo de decisiones para la aprobación de cr éditos. Por lo tanto, la responsabilidad en la concesión o no de créditos, de su valor o condiciones de otorgamiento, es únicamente de la respectiva entidad prestamista, y de ninguna manera de la Administradora de Pensiones. Esta es ajena a las relaciones que se entablan entre pensionado y entidad asignataria de código.
REQUISITOS PARA LA ASIGNACIÓN O RENOVACIÓN DE CÓDIGOS.
5.1. El reglamento para la asignación, renovación y manejo de códigos para descuentos por nómina, así como los anexos que deben ser diligenciados por las entidades en el proceso de solicitud de código, se encontrarán a disposición para su consulta, diligenciamiento e impresión en la página web de Caprecom.
5.2. Las entidades que conceden créditos a los pensionados y que soliciten asignación o renovación de código, deberán presentar solicitud motivada, firmada por el representante legal, dirigida al Director General de Caprecom, en los primeros ocho (8) días hábiles del mes de junio de cada año, anexando en carpeta celuguía tamaño oficio, la documentación exigida en el anexo No 1, debidamente foliada. Carpeta que no se encuentre con la documentación foliada no será tramitada.
Adicionalmente deberán diligenciar el formulario de solicitud y/o renovación de código, la declaración de origen de fondos, la autorización para hacer consultas y reportes de información a centrales de riesgo, y la manifestación expresa de que se conoce, acepta y sujeta a las normas contenidas en el presente reglamento y a las modificaciones que se le introduzcan y que sean debidamente informadas a la entidad. Los anteriores documentos deben ser suscritos por el representante legal de la respectiva entidad. Por fuera del término establecido en este numeral no se aceptarán solicitudes de asignación o renovación de código.
5.3. Las entidades asignatarias de código para descuento por nómina deberán renovar cada año la documentación exigida en el numeral anterior, en los primeros ocho (8) días hábiles del mes de junio. Si dentro de la oportunidad señalada no envían la documentación requerida, el código quedará automáticamente suspendido para recibir nuevos descuentos.
5.4. Al momento de ser asignado o renovado un código para descuentos, la entidad beneficiaria deberá suministrar un número de cuenta corriente o de ahorros a su nombre, abierta en una institución bancaria que tenga acceso al servicio de transferencias electrónicas (ACH), diligenciando el formato Actualización de Pagos a Terceros Sistema ACH, el cual puede ser obtenido a través de la División de Tesorería de Caprecom. Asimismo, deberá adjuntar original de la certificación bancaria sobre la titularidad de la cuenta y suministrar el número de identificación tributaria NIT/RUT.
Sin la información anterior no se podrá empezar a consignar el valor de los descuentos a la entidad asignataria del código. Esta información deberá mantenerse actualizada y será responsabilidad de la respectiva entidad cualquier inconsistencia contenida en ella.
5.5. A la entidad beneficiaria que Caprecom le cancele el código de descuento por nómina, no se le podrá volver a tramitar este tipo de beneficio.
CANCELACIÓN DE CÓDIGOS.
Será motivo de cancelación definitiva de código para descuento por nómina cualquiera de las siguientes causales:
6.1. Radicar libranzas por pensionados que al momento de contraer la obligación no tengan la calidad de afiliado a la cooperativa o entidad del sector solidario.
6.2. Permi tir el uso del código a entidad distinta a la que le ha sido asignado o presentar como propios descuentos correspondientes a otra entidad.
6.3. Utilizar directamente o a través de terceros relacionados el nombre de Caprecom en cualquier tipo de publicidad, sin su previo consentimiento.
6.4. Registrar en pagarés o libranzas que respalden créditos, valores superiores a los realmente entregados al pensionado, o números de cuotas superiores, como mecanismo para disfrazar sobrecostos y/o tasas superiores a las permitidas.
6.5. Comprobación de que quien figura como representante legal de la entidad ante Caprecom, no sea la misma persona que aparece registrada en la Cámara de Comercio, en la Superintendencia de Economía Solidaria o Superintendencia Financiera, según el caso.
6.6. Entregar a los pensionados mercancías de procedencia ilícita.
6.7. Que a la entidad por cualquier causa le sea suspendida o cancelada la personería jurídica.
6.8. Comprobación de que la entidad cargó a la deuda contraída por el pensionado valores no autorizados por este.
6.9. Radicar descuentos por concepto de créditos otorgados a los pensionados como si se tratara de cuotas de sostenimiento o viceversa.
6.10. Registrar datos falsos o inconsistentes en la solicitud de asignación y/o renovación de código.
6.11. Presentar reiteradamente rechazo de solicitudes de descuento por exceder los límites de que trata el Decreto 1073 de 2002, modificado por el Decreto 994 de 2003.
6.12. Suplantaciones del deudor en la adquisición de créditos con la entidad.
6.13. Intentar obtener a través de funcionarios de Caprecom no autorizados o por medio de canales o procedimientos distintos a los establecidos, información de los pensionados o sobre sus descuentos.
6.14. La no atención oportuna a las solicitudes de información o documentación que por escrito efectúe Caprecom, relacionadas con los descuentos. Dichas solicitudes deberán ser atendidas en el término de quince (15) días hábiles.
6.15. No informar de manera inmediata una vez la entidad tenga conocimiento, el fallecimiento del asociado o deudor perteneciente a la nómina de pensionados administrada por Caprecom.
6.16. Incluir en el archivo magnético de novedades descuentos que superan el tope legalmente permitido.
6.17. El incumplimiento de alguno de los requisitos o parámetros de que trata el presente Reglamento.
PROCEDIMIENTOS Y OPERACIÓN CON LOS CÓDIGOS PARA DESCUENTO.
7.1. Las entidades beneficiarias de código para descuento por nómina deberán tramitar los formularios de reporte de descuento, con las libranzas debidamente diligenciadas, a través de la ventanilla de Atención al Pensionado, de 8:00 a. m. a 3:00 p.m., de lunes a viernes hábiles. Cuando sean más de 15 libranzas, los resultados se entregarán el día siguiente a la fecha de radicación.
La gestión del trámite de descuentos corre exclusivamente a cargo de la entidad asignataria de código, a través de la persona designada para tal fin, cuyo nombre completo e identificación deberán informarse oportunamente a la Administradora de Pensiones, utilizando el formato dispuesto para el efecto. Por consiguiente, en ningún caso las entidades pueden permitir que el pensionado gestione directamente el trámite de una libranza.
Las aclaraciones e inquietudes se atenderán los días martes y jueves, de 8:30 a. m. a 12:00 m., con cita previa, la que se obtendrá llamando al Departamento de Registro y Nómina de Pensiones de Caprecom.
La Administradora de Pensiones no atenderá solicitudes o trámites adelantados por personas distintas al representante legal de la respectiva entidad o a la persona designada.
7.2. Las libranzas o descuentos para cuotas de asociación o sostenimiento deben ser enviadas en medio magnético, según la estructura definida por Caprecom. Dicho envío se acompañará de un oficio suscrito por el representante legal de la entidad, en el que informe:
La cantidad de registros y valor total contenido en el archivo.
Número de documento de identificación y nombre del pensionado.
Valor total, valor mensual y número de libranza o autorización de descuento por pensionado.
Fecha a partir de la cual se debe iniciar la aplicación de descuentos.
Para los casos de descuentos por concepto de cuotas de asociación o sostenimiento se debe anexar certificación suscrita por el representante legal de la entidad, en la cual manifieste en forma expresa que las personas incluidas en la relación de descuentos ostentan la calidad de afiliados y que dichos descuentos se ajustan a lo establecido en los estatutos o a lo aprobado por la Asamblea General de la misma.
No es permitido descontar cuotas extraordinarias a través de la nómina; cada entidad asignataria de código deberá recaudarlas por caja o por el medio que considere conveniente.
No serán procesadas las libranzas y descuentos que no traigan el número de pagaré en papel membreteado de la respectiva entidad o el número consecutivo para cada registro.
7.3. No se recibirán descuentos por concepto de créditos en los cuales el valor sea expresado en porcentaje y no tenga una suma total a descontar.
7.4. Para efectos de trámites ante Caprecom, las entidades beneficiarias de código para descuentos deberán tener un formulario único de libranza o de descuento, según sea el caso. Cualquier cambio en los formatos de papelería debe ser informado previamente a Caprecom.
7.5. El trámite de descuentos es un proceso entre la Administradora de Pensiones y la entidad beneficiaria del código. Por lo tanto, no se tramitarán descuentos que sean presentados directamente por los pensionados.
7.6. Para la suspensión de descuentos la entidad debe remitir oficio suscrito por el representante legal donde relacione como mínimo la siguiente información:
Número de doc umento de identificación y nombre del pensionado.
Valor mensual descontado.
Número de libranza o autorización del descuento a suspender.
Valor del descuento restante. (Aplica en el caso en que se suspenda una obligación pero queden otras por descontar o la cuota de asociación en el caso en que siga asociado).
7.7. Sin perjuicio del deber de presentar la documentación e información requeridas en el presente reglamento para la renovación, las entidades beneficiarias de código para descuento por nómina deberán informar cualquier cambio en la información suministrada una vez esta se produzca.
7.8. Caprecom en forma centralizada (Nivel Nacional - Departamento de Registro y Nómina de Pensionados) hará el manejo de los programas y procedimientos para el control de las carteras de los códigos para descuentos por nómina, automatizados por libranza.
7.9. Las entidades asignatarias de código para descuento deberán enviar los archivos magnéticos contentivos de las novedades con la debida antelación al cierre de novedades de nómina, por cuanto los mismos son objeto de validación previa por esta Administradora. En caso de que no supere la validación, el archivo magnético será devuelto a la entidad respectiva, la que deberá incorporar las novedades en el siguiente magnético.
7.10. Toda novedad (ya sea dato nuevo, modificación o eliminación) debe ser remitida por la respectiva entidad en medio magnético, de acuerdo con las especificaciones técnicas dispuestas para el mismo. Esta Administradora no aplicará novedades manuales, salvo cuando se deba reducir o eliminar una deducción o descuento por la aplicación de medidas cautelares ordenadas por autoridad judicial o cuando las mismas excedan el tope legalmente permitido. En los casos de paz y salvos que no sean aplicados por las entidades en el magnético, se procederá a suspender el descuento por parte de esta Entidad.
7.11. <Numeral modificado por el artículo 2 de la Resolución 554 de 2009. El nuevo texto es el siguiente:> En los casos de pensionados que tienen doble prestación, las entidades asignatarias de código deberán enviar la novedad por el contrato que corresponda, es decir 1 ó 2. En estos casos se colocará en la libranza el número de contrato que corresponda a la prestación por la cual se visa la libranza y por la cual deben enviar la novedad en el magnético. De no ser así el pensionado sale sobregirado y la novedad no será aplicada.
7.12. El trámite de las libranzas y la alimentación en el sistema de los descuentos y paz y salvos respectivos será gestionado por esta Administradora, mediante las novedades que incorpore cada entidad en el magnético diseñado para tal fin.
7.13. Los valores descontados en forma errónea serán responsabilidad exclusiva de la entidad asignataria del código, la que deberá realizar las devoluciones a que haya lugar al pensionado.
7.14. La revisión de la capacidad de pago de las libranzas y afiliaciones debe cumplirse reglamentariamente en la ventanilla de Atención al Pensionado, a través del Departamento de Registro y Nómina de Pensiones.
7.15. <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 1711 de 2007. El nuevo texto es el siguiente:> Las libranzas o documentos con los cuales se autoricen descuentos por concepto de créditos deberán ser allegados a la Administradora de Pensiones de Caprecom en original y copia, debidamente firmados por el deudor u obligado con impresión de la huella dactilar. Los documentos serán devueltos a la entidad crediticia, una vez estudiados, visados y sellados, la que tendrá la responsabilidad directa por reclamos que se realicen con ocasión de los mismos y en casos de suplantación de firmas o similares. Así mismo deberá colocar a disposición de la Administradora de Pensiones los documentos soportes del crédito en el evento en que así se requiera.
7.16. Las libranzas que presenten borrones o tachones que impidan su interpretación y codificación exacta, y que no se ajusten a las disposiciones del presente reglamento, serán rechazadas por la Administradora de Pensiones.
7.17. En los casos de funcionarios activos que pasan a ser pensionados y tienen deuda con alguna entidad asignataria de código, se debe aportar el título valor para ser visado previamente a su incorporación en el magnético. El mismo procedimiento se seguirá en el caso de personas que se acojan a Planes Anticipados de Pensiones.
7.18. Las entidades asignatarias de código para descuento deberán informar inmediatamente al Departamento de Registro y Nómina de Pensiones de Caprecom, una vez tengan conocimiento del fallecimiento de un pensionado.
CÓDIGOS A ASIGNAR.
Teniendo en cuenta la obligación que le asiste a la Administradora de Pensiones de Caprecom de establecer claramente los procedimientos para la asignación de los códigos para descuentos por nómina, observando la capacidad de administración de los mismos a través de su nómina y que el número de estos no impida el adecuado control a su gestión, ni atente contra la optimización y eficiencia en el desarrollo de sus funciones, es indispensable establecer un cupo de códigos a asignar de acuerdo con su capacidad de gestión. En consonancia con ello, en el presente capítulo se señalan el mecanismo y el procedimiento para la determinación del número de códigos a asignar.
8.1. Dentro de los quince (15) primeros días del mes de mayo de cada año, la Subdirección de Prestaciones Económicas de Caprecom publicará tanto en la cartelera del área como en la página web de la entidad, el número de códigos que se asignarán.
8.2. Con base en el número de códigos determinado y las solicitudes allegadas dentro del término indicado en los numerales 5.2 y 5.3, Caprecom, a través de la Subdirección de Prestaciones Económicas, entrará a asignar los códigos, de acuerdo con los parámetros y prioridades que se determinan a continuación.
8.2.1. La primera asignación de códigos será para las entidades que hayan solicitado la renovación de los códigos y que, por ende, cuenten ya con asignación anterior y hayan utilizado adecuadamente el mismo.
8.2.2. La segunda asignación de códigos será para las asociaciones, fondos u organizaciones del sector de las comunicaciones o del sector administrativo al que pertenezca la entidad cuya nómina de pensionados administre Caprecom, que estén solicitando por primera vez el código y que cumplan con los requisitos establecidos en el presente reglamento.
8.2.3 La tercera asignación será para las demás asociaciones, fondos, cooperativas y entidades autorizadas para el efecto que cumplan los requisitos del presente reglamento. Respecto de este grupo, la asignación se hará con estricta sujeción al orden de presentación de las solicitudes, hasta agotar el número de códigos para asignar en el respectivo año.
8.2.4. Con el objeto de garantizar la trans parencia en el proceso de radicación de solicitudes de código para descuentos, durante los días señalados en los numerales 5.2 y 5.3 se establecerá en el área de atención al usuario una ventanilla destinada para la recepción de las solicitudes, las cuales se radicarán con indicación del día y la hora de recibo.
ESTUDIO DE SOLICITUDES Y COMUNICACIONES.
Una vez vencido el plazo para la recepción de las solicitudes, se procederá a clasificar y organizar las mismas según sean entidades con código asignado; o asociaciones o fondos del sector de comunicaciones o del sector al que pertenezcan las instituciones a las que se les administre nómina de pensionados, o entidades con otras características.
Concluido lo anterior, la Subdirección de Prestaciones Económicas procederá a hacer el estudio detallado de las solicitudes, con sus anexos. El estudio se realizará hasta el día 15 de agosto de cada año, y en la última semana del mismo mes se hará la publicación, tanto en la cartelera de la Subdirección como en la página web de Caprecom, de los códigos asignados y las entidades beneficiadas.
A las entidades que se les haya asignado código se les enviará el número del código asignado y las instrucciones para el uso del mismo.
Disposición transitoria: A partir de la publicación del presente Reglamento no se asignarán nuevos códigos, y los actualmente asignados estarán vigentes hasta el 31 de agosto de 2006, siempre y cuando se cumplan las condiciones de uso y manejo del código asignado.
ARTÍCULO 2o. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su publicación.
Comuníquese y publíquese.
Dada en Bogotá, D. C., a los 27 de abril de 2006.
El Director General,
CARLOS TADEO GIRALDO GÓMEZ
