Resolución 85 de 2018 ARCHIVO

RESOLUCIÓN 85 DE 2018

(febrero 5)

Diario Oficial No. 50.506 de 13 de febrero de 2018

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 49 de 2019>

Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios.

EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por las Leyes 80 de 1989, 489 de 1998, 594 de 2000, el Decreto número 1080 de 2015, el Decreto número 1091 de 2016 y el Acuerdo número 09 de 2012 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que mediante Decreto número 2126 del 16 de octubre de 2012, “Se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN), y se determinan las funciones de sus dependencias”;

Que el numeral 7 del artículo 16 del Acuerdo número 09 de fecha 30 de noviembre de 2012, le asigna al Director General entre otras funciones la de “Establecer las tarifas a cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la Entidad”, así mismo, el numeral 12 del artículo 16 establece que es competencia del Director General expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...);

Que en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. SERVICIOS REPROGRÁFICOS. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

PARÁGRAFO. Las imágenes digitales se entregarán en CD, DVD o vía correo electrónico, dependiendo de la necesidad del cliente; adicionalmente podrán ser entregadas en otro tipo de dispositivo suministrado por el cliente. Cuando el CD o DVD sea suministrado por el AG

PARÁGRAFO. Cuando las entidades soliciten microfilmación de documentos que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación.

ARTÍCULO 2o. SERVICIOS DE CONSERVACIÓN. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo

ARTÍCULO 3o. SERVICIOS DE RESTAURACIÓN. Servicio prestado por el Laboratorio, cuyo costo se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio, de acuerdo con los resultados del diagnóstico.

ARTÍCULO 4o. SERVICIO DE ALQUILER DE ESPACIOS.

PARÁGRAFO. Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

ARTÍCULO 5o. SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA. El servicio se presta a las entidades públicas y privadas con funciones públicas y consiste en acompañamiento y orientación en temas relacionados con la función archivística y la gestión documental. Este servicio se presta en las siguientes modalidades:

1. Presencial: Desarrollado en las instalaciones del Archivo General de la Nación o en las instalaciones de la entidad solicitante con una duración máxima de tres (3) horas.

2. Videoconferencia: La asistencia tiene una duración máxima de tres (3) horas. Las tarifas establecidas para este servicio son las siguientes:

a) Cuando la entidad solicitante se encuentre localizada fuera de la ciudad de Bogotá, los gastos asociados al traslado y sostenimiento de los profesionales que prestan la asistencia técnica deben ser serán asumidos por la entidad y serán adicionales a la tarifa establecida;

b) Se cobra a las entidades públicas, establecidas en el artículo 2o de la Ley 80 de 1993, a partir de la segunda asistencia solicitada en un mismo año;

c) Para las entidades privadas que cumplen funciones públicas, se aplica el valor de la hora a partir de la primera asistencia;

d) Si la asistencia técnica incluye capacitación, se aplicarán las tarifas establecidas en el artículo sexto de la presente resolución;

e) El servicio no se presta a personas naturales o particulares.

ARTÍCULO 6o. SERVICIOS DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA. Se dictará a través de cursos, talleres o seminarios, según corresponda.

PARÁGRAFO 1. Para las capacitaciones fuera de Bogotá, se adicionarán a los valores del cuadro 3 (valor por persona antes de IVA para Bogotá, fuera del AGN, no incluye refrigerio ni logística), los costos asociados a transportes aéreos con un promedio de $700.000 o terrestres dependiendo el destino y viáticos con un promedio de $240.000 diarios por capacitador. Este valor se dividirá entre el número de participantes presupuestados para el evento.

PARÁGRAFO 2. La copia de la constancia de asistencia a los eventos que requiera ser enviada por correo electrónico, tendrá un valor de siete mil pesos ($7.000.00) moneda corriente. En caso de que esta constancia sea retirada de las instalaciones de Archivo General de la Nación, deberá cancelar la suma de ocho mil pesos ($8.000.00) moneda corriente.

POLÍTICAS

a) Los eventos de capacitación se realizarán si el número de participantes garantiza el equilibrio financiero;

b) Las tarifas establecidas para eventos de capacitación que se desarrollen fuera del AGN, podrán variar de acuerdo con las condiciones de la contratación establecidas para cada caso;

c) Las tarifas establecidas no incluyen impuestos territoriales, por tanto, serán objeto de ajuste de acuerdo con la respectiva estructura tarifaria de la entidad territorial solicitante.

PARÁGRAFO 1. Los integrantes de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el artículo vigésimo segundo, siempre y cuando hayan asistido por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PARÁGRAFO 2. Los integrantes de los Consejos Territoriales de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión el artículo vigésimo segundo, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el Presidente del respectivo Consejo.

ARTÍCULO 7o. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. Es un proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original. Las tarifas establecidas para el proceso de Organización Documental dependen del nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir y son las siguientes:

Las actividades que conforman un proceso técnico de organización y cuyo costo está incluido en la tarifa anteriormente establecida son:

El proceso de Organización Documental puede incluir, además de las actividades relacionadas, una serie de actividades complementarias cuyo costo no se encuentra contemplado en la tarifa citada y que en caso de ser requeridas por la entidad contratante se costearán de manera independiente de acuerdo con los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades y que se relacionan a continuación.

PARÁGRAFO 1. La complejidad de las unidades documentales a intervenir se determinará previa visita técnica realizada por el Grupo de Proyectos del Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 2. Si la entidad contratante requiere conjuntamente los servicios de organización y digitalización documental, para el costeo del proceso de organización se aplicarán las tarifas establecidas en el artículo 9o de la presente resolución y para el proceso de digitalización el costo se establecerá por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervención, independientemente del volumen a digitalizar.

ARTÍCULO 8o. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN. Proceso técnico que permite convertir un documento en soporte analógico (papel, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO. Para tamaños superiores a A3, la tarifa a aplicar por imagen se establecerá por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervención.

ARTÍCULO 9o. SERVICIO DE MICROFILMACIÓN. Proceso técnico que permite tener una reproducción exacta de un documento sobre un soporte fotográfico normalizado, para preservación a largo plazo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

ARTÍCULO 10. SERVICIO DE DEPÓSITO. El servicio mediante el cual se pone a disposición de las entidades depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 1. Los contratos que se suscriban para servicio de depósito deben contemplar en la cláusula de forma de pago, el pago del periodo anticipado.

PARÁGRAFO 2. Las tarifas establecidas para el servicio de depósito incluye dos monitoreos ambientales por año, los cuales se realizarán semestralmente.

PARÁGRAFO 3. Para la custodia de rollo, se cobrará el mes completo independientemente del plazo contractual.

ARTÍCULO 11. SERVICIO DE DIAGNÓSTICO INTEGRAL. Proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad en torno al cumplimiento de la función archivística. El costo para este servicio se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades tales como: identificación de la entidad, levantamiento de fichas diagnóstico por procesos archivísticos y de conservación, evaluación de los planes que integran el Sistema Integrado de conservación, monitoreo o seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.

ARTÍCULO 12. CONSTRUCCIÓN DE HISTORIA INSTITUCIONAL. Proceso mediante el cual se elabora el documento que permite el análisis retrospectivo de una entidad con la cual se identifican los momentos de cambio, en cuanto a su evolución orgánico funcional conforme a los aspectos normativos que determinen las diferentes estructuras y su desarrollo en el tiempo, facilitando la organización documental, gestión de archivos de información, recuperación de patrimonio documental y memoria institucional, así como la identificación de documentación de valor histórico y patrimonial. El costo para el desarrollo de las actividades que enmarcan el proceso de construcción de la Historia Institucional, se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ARTÍCULO 13. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD. Proceso en el cual se realiza la verificación, seguimiento y validación; en el cumplimiento de los aspectos y especificaciones técnicas de los procesos y productos terminados entregados por un tercero (contratista) a una entidad contratante; es de aclarar que este proceso, por lo general se aplica a los procesos de gestión documental. Para determinar el costo del servicios Aseguramiento de Calidad, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande la verificación de una muestra documental o productos entregados por terceros, a fin de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivísticos. Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervención, no obstante el porcentaje puede variar, según análisis previo con el cliente, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y la calidad en la entrega de los productos finales.

ARTÍCULO 14. INVENTARIO DOCUMENTAL. Proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta. Para determinar el costo del proceso de levantamiento de inventario, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande el desarrollo de las actividades propias del levantamiento de inventario documental, en concordancia con el volumen a inventariar.

ARTÍCULO 15. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. En el servicio de administración integral de fondos documentales se desarrollan actividades enfocadas a garantizar la seguridad e integridad de los soportes documentales y su información, que consisten: Recepción de la documentación (punteo y almacenamiento), recepción de la documentación (punteo y almacenamiento de unidades), mantenimiento de instalaciones, limpieza general de la documentación, atención de consultas (aplicativos), implementación del SIC (monitoreo de condiciones ambientales), almacenamiento de la documentación. El costo se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ARTÍCULO 16. Todos los proyectos archivísticos deben contemplar el costo de la Fase de Planeación, la cual se estimará con base en el tiempo requerido para la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, metodología y cronograma), los cuales son desarrollados por el líder del proyecto y profesionales de diversas disciplinas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar, en forma efectiva, con la ejecución del contrato. De requerirse actividades adicionales, la tarifa se establecerá de acuerdo con el diagnóstico del estado de conservación de la documentación.

ARTÍCULO 17. Cuando la entidad contratante, en el marco del desarrollo de un proyecto requiera actividades de transferencia de conocimiento en temáticas relacionadas exclusivamente con el objeto contractual, esta actividad se costeará por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades inherentes al desarrollo de la misma.

ARTÍCULO 18. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN GRABACIONES - ANÁLOGAS DE AUDIO. Durante el proceso de migración análogo digital o digitalización de audio se entregan tres copias digitales: conservación, acceso y difusión. La copia de conservación se hace a 96 MHz y 24 bits de profundidad, y extensión.BWF. La copia de acceso se hace a 48 MHz y 24 bits de profundidad, y extensión.BWF. La copia de difusión se hace a 320 kbps y extensión.OGG. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 1. En este servicio se incluye el tratamiento de cuatro (4) imágenes de documentos conexos por cada soporte de grabación, las cuales deben ser suministradas por el usuario.

PARÁGRAFO 2. En caso de que el usuario requiera que la información sea entregada en Disco Duro Externo, este será de una TB de información que es equivalente a 100 horas de grabación de audio. Las 100 horas grabadas en 1 TB incluyen las tres copias digitales: conservación, acceso y difusión; tanto para las grabaciones como para los documentos conexos. Esto es un servicio adicional que se factura a petición del usuario y tiene un valor de $200.000 adicionales.

PARÁGRAFO 3. En caso de que el usuario requiera que la información sea entregada en RAID (Disco duro externo de tipo RAID), este será de un TB de información que es equivalente a 100 horas de grabación de audio. Las 100 horas grabadas en 1 TB incluyen las tres copias digitales: conservación, acceso y difusión; tanto para las grabaciones como para los documentos conexos. Esto es un servicio adicional que se factura a petición del usuario y tiene un costo de $800.000 adicionales.

Servicio de digitalización grabaciones -análogas de video: Durante el proceso de migración análogo digital o digitalización de video se entregan tres copias digitales: conservación, acceso y difusión. La copia de conservación se hace en contenedor Prores 4:2:2 HQ para video, y 48 MHz y 24 bits de profundidad para audio; y extensión.MOV. La copia de acceso se hace en contenedor Prores 4:2:2 LT para video y 48 MHz y 24 bits de profundidad, y extensión.MOV. La copia de difusión se hace en contenedor H264 y extensión.OGV. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 4. En caso de que el usuario requiera que la información sea entregada en Disco Duro Externo, este será de un TB de información que es equivalente a 15 horas de grabación de video. Las 15 horas grabadas en 1 TB incluyen las tres copias digitales: conservación, acceso y difusión; tanto para las grabaciones como para los documentos conexos. Esto es un servicio adicional que se factura a petición del usuario y tiene un costo de $200.000 adicionales.

PARÁGRAFO 5. En caso tal de requerirse la información en RAID (Disco duro externo de tipo RAID) este será de un TB de información que es equivalente a 15 horas de grabación de video. Las 15 horas grabadas en 1 TB incluyen las tres copias digitales: conservación, acceso y difusión; tanto para las grabaciones como para los documentos conexos. Esto es un servicio adicional que se factura a petición del usuario y tiene un costo de $800.000 adicionales.

PARÁGRAFO 6. Estos servicios incluyen la metadata de preservación: Estado de conservación (deterioros soporte grabado, documentos conexos, y grabación de audio o video); diagnóstico; procesos realizados en el soporte; procesos realizados en la grabación.

PARÁGRAFO 7. El AGN conservará el material por el término de un mes contado a partir de la entrega del material, para solicitudes de copia por parte del mismo usuario.

PARÁGRAFO 8. De acuerdo con los procesos técnicos a realizar y el número de horas de grabación se establecerá un plazo de entrega con el cliente.

ARTÍCULO 19. Sobre los valores citados para cada uno de los servicios y una vez calculado el costo total del servicio solicitado, se aplicará el cobro de la tarifa del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que se encuentre vigente.

ARTÍCULO 20. Las tarifas establecidas mediante este acto administrativo, serán ajustadas en la próxima vigencia fiscal acorde a los resultados del Índice de Precios al Consumidor (IPC).

PARÁGRAFO 1. El ajuste a las tarifas establecidas podrá ser menor o mayor a los resultados del índice de precios al consumidor -IPC con fundamento en el estudio de costos que se realicen para los respectivos servicios.

ARTÍCULO 21. APROXIMACIÓN AL MÚLTIPLO MÁS CERCANO. Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los bienes y servicios del Archivo General de la Nación, estos se aproximarán a la decena, centena o millar superior más cercana.

ARTÍCULO 22. El Director General podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionados anteriormente, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro, previo la presentación de la justificación respectiva.

ARTÍCULO 23. El servicio de Visita Guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ARTÍCULO 24. Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la Página Web de la entidad.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 5 de febrero de 2018.

El Subdirector de Gestión del Patrimonio Documental encargado de las funciones del cargo de Director General del Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado.

JORGE ENRIQUE CACHIOTIS SALAZAR