Resolución 49 de 2019 ARCHIVO

RESOLUCIÓN 49 DE 2019

(enero 28)

Diario Oficial No. 50.870 de 17 de febrero 2019

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020>

Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes, servicios y alquiler de espacios.

EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por las Leyes 80 de 1989, 489 de 1998, 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, el Decreto 1091 de 2016 y el Acuerdo 09 de 2012 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y demás normas concordantes y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 70 de la Ley 489 de 1998, “Establecimientos públicos. Los establecimientos públicos son organismos encargados principalmente de atender funciones administrativas y de prestar servicios públicos conforme a las reglas del Derecho Público, que reúnen las siguientes características: a) Personería jurídica; b) Autonomía Administrativa y financiera; c) Patrimonio independiente, constituido con bienes o fondos públicos comunes, el producto de impuestos, rentas contractuales, ingresos propios, tasas o contribuciones de destinación especial, en los casos autorizados por la Constitución y en las disposiciones legales pertinentes.

El artículo 71 de la Ley 489 de 1998 “Autonomía administrativa y financiera. La autonomía administrativa y financiera de los establecimientos públicos se ejercerá conforme a los actos que los rigen y en el cumplimiento de sus funciones, se ceñirán a la ley o norma que los creó o autorizó y a sus estatutos internos; y no podrán desarrollar actividades o ejecutar actos distintos de los allí previstos ni destinar cualquier parte de sus bienes o recursos para fines diferentes de los contemplados en ellos.

Que el Acuerdo 027 de 2006 “por el cual se modifica el Acuerdo número 07 del 29 de junio de 1994” y se actualiza el Reglamento General de Archivos, en su artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario.

Que mediante Decreto número 2126 del 16 de octubre de 2012, “Se aprueba la modificación de la estructura del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado (AGN), y se determinan las funciones de sus dependencias”.

Que el numeral 7 del artículo 16 del Acuerdo 09 de fecha 30 de noviembre de 2012, le asigna al Director General entre otras funciones la de “Establecer las tarifas a cobrar por concepto de bienes y servicios prestados por la Entidad”, así mismo, el numeral 12 del artículo 16 establece que es competencia del Director General expedir los actos administrativos necesarios para la gestión administrativa (...).

Teniendo en cuenta el Índice de Precios al Consumidor (IPC) para la vigencia, las tarifas establecidas mediante este acto administrativo fueron ajustadas en la vigencia fiscal acorde a los resultados de este indicador.

Que, en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Establecer las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios archivísticos.

ARTÍCULO 2o. SERVICIOS DE REPROGRAFÍA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

1. Fotocopia en escala de grises -Servicios del Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos adscritos a la Subdirección de Gestión de Patrimonio.

2. Fotocopiado de protocolos notariales con autenticación - Servicios del Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos adscritos a la Subdirección de Gestión de Patrimonio.

3. Imagen Digital - Servicios del Grupo de Investigación y Fondos Documentales Históricos adscritos a la Subdirección de Gestión de Patrimonio.

PARÁGRAFO. Las imágenes digitales se entregarán en CD, DVD o vía correo electrónico, dependiendo de la necesidad del cliente; adicionalmente podrán ser entregadas en otro tipo de dispositivo suministrado por el cliente. Cuando el CD o DVD sea suministrado por el AGN, el solicitante deberá consignar la suma de ochocientos pesos moneda corriente ($800).

4. Microfilm - Reproducción del patrimonio documental de la nación que custodia el AGN (Duplicación de rollo de microfilm de 35 y 16 mm sales de plata).

5. Revelado de Rollos de Microfilm (Revelado de rollo de microfilm de 16 y 35 mm).

PARÁGRAFO. Cuando las entidades soliciten microfilmación de documentos que no pertenezcan al acervo documental que custodia el AGN, la tarifa se establecerá de acuerdo al diagnóstico del estado de la documentación. Este servicio se prestará de acuerdo a la oferta de los insumos para realizar la microfilmación o la reproducción en el mercado.

6. Custodia de Rollos de Microfilm

ARTÍCULO 3o. SERVICIOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

1. Evaluación de soportes documentales y de materiales de almacenamiento

2 Evaluación de biodeterioro de los soportes documentales

3. Monitoreo Ambiental

ARTÍCULO 4o. SERVICIOS DE RESTAURACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Se realizará mediante dos acciones: un diagnóstico y una intervención cuyos costos se determinarán en la respectiva cotización.

ARTÍCULO 5o. SERVICIO DE ALQUILER DE ESPACIOS.<Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020>

1. Alquiler de Salas

PARÁGRAFO 1o. Se considera día, el equivalente a 8 horas hábiles.

PARÁGRAFO 2o. Teniendo en cuenta la Directiva Presidencial 09 del 9 de noviembre de 2018, numeral 3 Eventos - Capacitaciones literal 3.2 “En virtud de los principios de eficiencia, eficacia y economía, los eventos deberán en lo posible, coordinarse en su realización y logística para efectuarse de manera conjunta con otras entidades del Estado que tengan necesidades de capacitación, análogas o similares, esto con el objeto de lograr economías de escala y disminuir costos.

ARTÍCULO 6o. SERVICIO DE ASISTENCIA TÉCNICA ARCHIVÍSTICA: EL SERVICIO SE PRESTA A LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y PRIVADAS CON FUNCIONES PÚBLICAS. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Consiste acompañamiento y orientación en temas relacionados con los procesos de administración integral, gestión documental, organización, automatización, digitalización, microfilmación y conservación de sus documentos físico y electrónicos y demás procesos de la función archivística.

Este servicio se presta en las siguientes modalidades:

1. Videoconferencia: La asistencia tiene una duración máxima de tres (3) horas.

2. Presencial: En las instalaciones del Archivo General de la Nación o en las instalaciones de la entidad solicitante con una duración máxima de tres (3) horas.

Las tarifas establecidas para este servicio son las siguientes:

Notas:

a) Para las entidades públicas del nivel nacional y territorial, la primera asistencia en el año es de carácter gratuito; y a partir de la segunda solicitud del servicio en el mismo año, se cobrará el valor de la tarifa establecida en la presente resolución.

b) Cuando la entidad solicitante se encuentre localizada fuera de la ciudad de Bogotá, los gastos asociados al traslado y sostenimiento de los profesionales que prestan la asistencia técnica serán asumidos por la entidad. Adicionalmente se cobrará el valor de la tarifa establecida para el servicio.

c) El incumplimiento a la asistencia técnica archivística en cualquiera de sus modalidades (virtual y/o presencial) en el caso de ser gratuita (primera asistencia efectuada en el año), se entenderá como efectuada, y en la siguiente solicitud se cobrará el valor de la tarifa establecida para el servicio.

d) Las horas de asistencia técnica en el marco de un convenio y/o contrato que celebren las diversas dependencias del AGN, deberán tener en cuenta lo dispuesto en la presente Resolución y el Procedimiento de asistencia técnica archivística, definido por la Subdirección de Asistencia Técnica y Proyectos Archivísticos.

e) El costo de la hora de asistencia técnica archivística aplica independientemente de la modalidad (virtual y presencial) solicitada.

f) Para las entidades de carácter privado y privadas con función pública, en todos los casos deberá cancelar el valor de las tarifas establecidas para el servicio, independientemente que sea la primera solicitud del año.

g) El alcance de la asistencia técnica archivística está limitado a la orientación en la solución de problemáticas concretas de la función archivística; y no a la conceptualización, validación y aprobación de instrumentos archivísticos.

h) La asistencia técnica archivística, es diferente al servicio de capacitación. Razón por la cual, el cobro por dichos servicios se efectuará de manera independiente, de acuerdo con lo establecido en la presente resolución.

i) El servicio de Asistencia Técnica Archivística (virtual y/o presencial), se presta exclusivamente a figuras jurídicas o entidades del Estado; y no a personas naturales.

ARTÍCULO 7o. SERVICIOS DE CAPACITACIÓN ARCHIVÍSTICA. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Se dictará a través de cursos, talleres o seminarios, según corresponda.

Cuadro No. 1

Cuadro No. 2

PARÁGRAFO 1o. Para las capacitaciones fuera de Bogotá, se adicionarán a los valores del cuadro 2 (valor por persona IVA incluido, para Bogotá, fuera del AGN, no incluye refrigerio ni logística), los costos asociados a transportes aéreos con un promedio de $700.000 o terrestres dependiendo el destino y viáticos con un promedio de $240.000 diarios por capacitador. Este valor se dividirá entre el número de participantes presupuestados para el evento.

PARÁGRAFO 2o. Cuando se realice la solicitud de una copia de la constancia de asistencia a los eventos que requiera ser enviada por correo electrónico, tendrá un valor de siete mil pesos m/cte. ($7.000.00). En caso de que esta constancia sea física (impresa) y entregada en las instalaciones de Archivo General de la Nación, deberá cancelar la suma de ocho mil pesos m/cte. ($8.000.00).

PARÁGRAFO 3o. Los eventos de capacitación se realizarán si se cuenta con el número mínimo de participantes y la garantía de pago efectivo (Registro Presupuestal y/o consignación).

PARÁGRAFO 4o. Las tarifas establecidas para eventos de capacitación que se desarrollen fuera de Bogotá, podrán variar de acuerdo con las condiciones de la contratación establecidas para cada caso.

PARÁGRAFO 5o. Los integrantes de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión artículo vigésimo segundo, siempre y cuando hayan asistido por lo menos al ochenta por ciento de las reuniones convocadas durante el año inmediatamente anterior a la solicitud.

PARÁGRAFO 6o. Los integrantes de los Consejos Territoriales de Archivos, podrán acceder a los beneficios a que hace alusión al artículo vigésimo primero, para lo cual el AGN tendrá en cuenta su participación activa en los mismos y que la solicitud de exoneración de pago sea realizada por el presidente del respectivo Consejo.

ARTÍCULO 8o. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Es un proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades, respetando el principio de procedencia y orden original. Las tarifas establecidas para el proceso de Organización Documental dependen del nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir y son las siguientes:

*La sigla ML, se debe entender como la abreviatura de Metro Lineal. Aclarándose que todo servicio de organización documental genera un cobro básico por cada metro lineal.

PARÁGRAFO 1o. La complejidad de las unidades documentales a intervenir se determinará previa visita técnica realizada por personal especializado del Grupo de Proyectos del Archivo General de la Nación.

PARÁGRAFO 2o. Si la entidad contratante requiere conjuntamente los servicios de organización y digitalización documental, para el costeo del proceso de organización se aplicarán las tarifas establecidas en el artículo noveno de la presente resolución y para el proceso de digitalización el costo se establecerá por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervención, independientemente del volumen a digitalizar.

ARTÍCULO 9o. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso técnico que permite convertir un documento en soporte analógico (papel, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la imagen codificada, fiel e íntegra del documento. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 1o. Para tamaños superiores a A3, la tarifa a aplicar por imagen se establecerá por la mano de obra profesional y técnica, equipos, insumos y tiempo de intervención.

PARÁGRAFO 2o. Los contratos que requieran el servicio de digitalización con cantidad superior a 600.000 imágenes, el costeo se llevará a cabo conforme con los parámetros técnicos y el informe técnico, resultado de la visita que se haga al AGN a la entidad que solicita este servicio.

ARTÍCULO 10. SERVICIO DE MICROFILMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso técnico que permite tener una reproducción exacta de un documento sobre un soporte fotográfico normalizado, para preservación a largo plazo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 1o. Este servicio se prestará de acuerdo a la oferta de los insumos para realizar la microfilmación o la reproducción en el mercado.

ARTÍCULO 11. SERVICIO DE DEPÓSITO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> El servicio mediante el cual se pone a disposición de las entidades depósitos con estantería para el almacenamiento de documentación, cumpliendo con los protocolos establecidos en cuanto a seguridad y cumplimiento normativo. La tarifa establecida para este proceso es la siguiente:

PARÁGRAFO 1o. Los contratos que se suscriban para servicio de depósito deben contemplar en la cláusula de forma de pago, el pago del periodo anticipado.

PARÁGRAFO 2o. Las tarifas establecidas para el servicio de depósito incluyen dos monitoreos ambientales por año, los cuales se realizarán semestralmente.

PARÁGRAFO 3o. Para la custodia de rollo, se cobrará el mes completo independientemente del plazo contractual.

ARTÍCULO 12. SERVICIO DE DIAGNÓSTICO INTEGRAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso de verificación del estado actual de la gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación, infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo, identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística. El costo para este servicio se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden actividades tales como: identificación de la entidad, levantamiento de fichas diagnóstico por procesos archivísticos y de conservación, evaluación de los planes que integran el Sistema Integrado de Conservación, monitoreo o seguimientos, horas de asistencia técnica, etc.

ARTÍCULO 13. CONSTRUCCIÓN DE HISTORIA INSTITUCIONAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso mediante el cual se elabora el documento que permite el análisis retrospectivo de una entidad con la cual se identifican los momentos de cambio, en cuanto a su evolución orgánico funcional conforme a los aspectos normativos que determinen las diferentes estructuras y su desarrollo en el tiempo, facilitando la organización documental, gestión de archivos de información, recuperación de patrimonio documental y memoria institucional, así como la identificación de documentación de valor histórico y patrimonial. El costo para el desarrollo de las actividades que enmarcan el proceso de construcción de la Historia Institucional se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ARTÍCULO 14. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso en el cual se realiza la verificación, seguimiento y validación; en el cumplimiento de los aspectos y especificaciones técnicas de los procesos y productos terminados entregados por un tercero (contratista) a una entidad contratante; es de aclarar que este proceso, por lo general se aplica a los procesos de gestión documental. Para determinar el costo del servicio Aseguramiento de Calidad, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande la verificación de una muestra documental o productos entregados por terceros, a fin de realizar procesos de control de calidad y certificar el cumplimiento de procesos archivísticos. Dicha muestra se establece en un 10% sobre el volumen total de intervención, no obstante, el porcentaje puede variar, según análisis previo con el cliente, con el fin de garantizar el cumplimiento normativo y la calidad en la entrega de los productos finales.

ARTÍCULO 15. INVENTARIO DOCUMENTAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Proceso de descripción de la información contenida en los archivos y fondos documentales, con el fin de garantizar de forma precisa la recuperación y el acceso a la información y su consulta. Para determinar el costo del proceso de levantamiento de inventario, se estimará el valor de la mano de obra requerida, insumos, tiempo de ejecución y demás gastos adicionales que demande el desarrollo de las actividades propias del levantamiento de inventario documental, en concordancia con el volumen a inventariar.

ARTÍCULO 16. ADMINISTRACIÓN INTEGRAL. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> En el servicio de administración integral de fondos documentales se desarrollan actividades enfocadas a garantizar la seguridad e integridad de los soportes documentales y su información, que consisten: Recepción de la documentación (punteo y almacenamiento, recepción de la documentación (punteo y almacenamiento de unidades), mantenimiento de instalaciones, limpieza general de la documentación, atención de consultas (aplicativos), implementación del SIC (monitoreo de condiciones ambientales), almacenamiento de la documentación. El costo se determinará según los valores estimados por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades pertinentes para el desarrollo de este servicio.

ARTÍCULO 17. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Todos los proyectos archivísticos deben contemplar el costo de la Fase de Planeación, la cual se estimará con base en el tiempo requerido para la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto y sus planes subsidiarios (comunicaciones, calidad, riesgos, metodología y cronograma), los cuales son desarrollados por el líder del proyecto y profesionales de diversas disciplinas, con el fin de garantizar que todas las condiciones estén dadas para iniciar, en forma efectiva, con la ejecución del contrato. De requerirse actividades adicionales, la tarifa se establecerá de acuerdo con el diagnóstico del estado de conservación de la documentación.

ARTÍCULO 18. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Cuando la entidad contratante, en el marco del desarrollo de un proyecto requiera actividades de transferencia de conocimiento en temáticas relacionadas exclusivamente con el objeto contractual, esta actividad se costeará por mano de obra profesional y técnica, insumos y demás gastos que demanden las actividades inherentes al desarrollo de esta.

ARTÍCULO 19. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Sobre los valores citados para cada uno de los servicios y una vez calculado el costo total del servicio solicitado, se aplicó el cobro de la tarifa del Impuesto al Valor Agregado (IVA), que se encuentra vigente.

ARTÍCULO 20. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Las tarifas establecidas mediante este acto administrativo, fueron ajustadas en la vigencia fiscal acorde a los resultados del Índice de Precios al Consumidor (IPC).

PARÁGRAFO: El ajuste a las tarifas establecidas podrá ser menor o mayor a los resultados del Índice de Precios al Consumidor (IPC) con fundamento en el estudio de costos que se realicen para los respectivos servicios.

ARTÍCULO 21. APROXIMACIÓN AL MÚLTIPLO MÁS CERCANO. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Para facilitar el recaudo y contabilización de los valores resultantes de la liquidación de los bienes y servicios del Archivo General de la Nación, se redondearon a la decena, centena o millar superior más cercano.

ARTÍCULO 22. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> El Director General podrá conceder descuentos o exonerar del pago de las tarifas por los servicios relacionados anteriormente, a las entidades públicas y a las entidades privadas sin ánimo de lucro, previo la presentación de la justificación respectiva.

ARTÍCULO 23. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> El servicio de Visita Guiada, solicitado por entidades públicas y/o particulares no tendrá costo alguno.

ARTÍCULO 24. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Derogar las Resoluciones 085 del 5 de febrero y 539 del 31 de julio de 2018 “por las cuales se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación cobrará por venta de bienes, servicios y alquiler de espacios” para la vigencia 2018.

ARTÍCULO 25. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 88 de 2020> Ordenar a los responsables de las comunicaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, publicar la presente resolución, en la página web de la entidad.

publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., el 28 de enero 2019.

El Directo General,

Armando Martínez Garnica.