Resolución 539 de 2018 ARCHIVO

RESOLUCIÓN 539 DE 2018

(julio 31)

Diario Oficial No. 50.673 de 2 de agosto de 2018

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 24 de la Resolución 49 de 2019>

Por la cual se establece y reglamenta el cobro del alquiler de los espacios para la participación y la asistencia en el marco de la Semana de Innovación Tecnológica de Archivos.

EL DIRECTOR GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales en especial de las que le confieren las Leyes 80 de 1989, 594 de 2000, el Decreto número 1080 de 2015, y demás normas concordantes,

CONSIDERANDO:

Que el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, en virtud de lo dispuesto en el literal a) del artículo 2o de la Ley 80 de 1989, tiene la función de establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos y de acuerdo con el literal e) del artículo 4o de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, así mismo, es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar en la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental;

Que en virtud de estas funciones, a través del Decreto número 1080 de 2015 (Artículo 2.8.2.1.18), el AGN tiene el deber de establecer y reglamentar el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos (SINAE), como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y la Ley 1437 de 2011;

Que en calidad de administrador de la Política Nacional de Archivos, tiene dentro de sus objetivos misionales “Organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos con la adopción de Sistemas, Procedimientos y normas técnicas que modernicen la gestión de los archivos de la administración pública como centros de información de recursos humanos para el manejo de archivos”;

Que en desarrollo de las anteriores disposiciones, la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, en coordinación con otras áreas y dependencias, implementa actividades de asistencia técnica, divulgación y capacitación dirigida a la ciudadanía en general, con el fin de promover espacios de diálogo e intercambio de información entre expertos, académicos, la industria, las entidades públicas y el público en general, sobre la función archivística y gestión documental para el adecuado funcionamiento del Estado, talleres a través de charlas, muestras tecnológicas y conversatorios, entre otros, enfocadas a la definición de estrategias y buenas prácticas que contribuyan a la generación de beneficios económicos, tecnológicos, ecológicos y de gestión en las entidades del país;

Que la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico viene trabajando entre otras, en la construcción de políticas, planes, programas y proyectos en materia de gestión documental electrónica y Preservación Digital a largo plazo, los cuales apuntan a generar aportes para la gestión y preservación eficiente de la información en las entidades, contribuyendo con esto a la transparencia en la administración pública. Dentro de esta construcción, la gestión del conocimiento es una herramienta vital para planear y asegurar la implementación de las acciones que conlleven a un acertado desarrollo de la Política Nacional de Archivos;

Que con el fin de consolidar las bases teóricas y conceptuales que permitan el cumplimiento de las políticas públicas en el marco de la gestión documental y la preservación digital a largo plazo, mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, la Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico, ha visto la necesidad de generar un espacio de conocimiento colectivo donde pueden participar personas jurídicas y naturales de carácter público y privado, quienes a partir del debate académico y la participación de expertos nacionales e internacionales en temas específicos sobre administración y gestión documental electrónica, innovación tecnológica, interoperabilidad, preservación digital a largo plazo, inteligencia artificial, Big data, entre otros, y para difundir los aspectos más importantes en esta materia a la comunidad perteneciente al campo de la información en Colombia. Se requiere que, a través de la interacción en espacios ofrecidos dentro de las instalaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, puedan participar en el evento denominado “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos” dentro del cual los asistentes podrán participar en conferencias programadas, talleres o demostraciones prácticas y Showroom;

Que los desarrollos de las actividades descritas anteriormente contribuyen a la construcción colectiva de conocimiento a partir del intercambio de saberes, permitiendo de esta manera fortalecer las bases conceptuales y técnicas relacionadas con el uso e implementación de las tecnologías de la información y su integración con la gestión documental orientado al desarrollo y la modernización de los archivos públicos del país;

Que con el fin de dar continuidad a este espacio académico y de desarrollo (tecnológico y conceptual, se tiene previsto el evento denominado “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos”, que se llevará a cabo en las instalaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado;

Que dentro del marco del evento Semana de Innovación Tecnológica en Archivos 2018, se tiene previsto la realización del Showroom, que se llevará a cabo entre los días 17, 18 y 19 de octubre de 2018, el cual, tiene por objeto crear un espacio de participación para el sector empresarial y tecnológico, a través de la presentación de propuestas, proyectos tecnológicos innovadores que contribuyan al desarrollo e impulso de los procesos de gestión documental del país;

Que el fin de esta exposición es generar un espacio de acercamiento del sector público con el sector empresarial y presentar algunos de los últimos avances tecnológicos de la industria poniendo a disposición de los interesados, un conjunto de soluciones, productos y servicios innovadores y en el cual los asistentes podrán conocer los adelantos en tecnologías, desarrollos, aplicaciones y soluciones de TI, aplicadas a la gestión documental;

Que para la realización del Showroom, las empresas y personas naturales inscritas tienen a su disposición un espacio individual de exposición, dotado de las características necesarias para que cada participante pueda llevar a cabo la actividad que tiene prevista dentro del evento;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Establecer la “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos” como un evento en el cual se busca generar un espacio de conocimiento colectivo a partir del debate académico, con el objeto de generar un intercambio de resultados y/o experiencias a través de la participación de expositores de carácter nacional e internacional en temas específicos sobre administración y gestión documental electrónica, la cual se llevará a cabo entre los días 17, 18 y 19 de octubre de 2018 en la ciudad de Bogotá, D. C., en las instalaciones del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.

ARTÍCULO 2o. Reglamentar los requisitos, términos y condiciones para la participación en la “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos”, para lo cual en la sala de exposición (Showroom) podrán participar personas naturales, personas jurídicas nacionales o extranjeras con representación en Colombia, quienes deberán cumplir con la totalidad de los requisitos señalados a continuación:

a) Para que los interesados en ser expositores, puedan acceder al espacio destinado para la sala de exposición (Showroom) en el marco de la “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos”, deberán inscribirse a través del formulario http://www. archivogeneral.gov.co/semana-de-innovacion y completar los requisitos allí mencionados, posteriormente el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado verificará y validará la información suministrada e informará tos requisitos para realizar el trámite correspondiente para el alquiler;

b) Los interesados en inscribirse deberán descargar de la página web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado los documentos requeridos para oficializar la inscripción;

c) En el formato de inscripción deberá ser diligenciado por el representante legal de la entidad interesada en participar, quien será el único tenido en cuenta para el desarrollo del mencionado proceso;

d) Los proyectos, productos o soluciones tecnológicas presentadas por los expositores y que van a ser mostradas en los espacios designados para la sala de exposición (Showroom), deberán estar relacionadas con la Gestión Documental Electrónica o Administración de Archivos. Lo anterior haciendo uso de las tecnologías en este tema;

e) El enfoque de este espacio del evento es de tipo académico y busca mostrar tendencias tecnológicas en materia de Gestión Documental Electrónica y Administración de Archivos. El AGN en cumplimiento del principio de neutralidad tecnológica, no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica que se presente en la Sala de Exposición (Showroom);

f) Se aceptarán máximo 3 (tres) personas por stand, quienes deberán estar identificadas con la escarapela que entregará el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado a cada una de ellas;

g) Está prohibido ceder a terceras personas naturales o jurídicas el espacio asignado, así como utilizarlo para actividades no relacionadas con la naturaleza del evento.

Términos y condiciones

a) Para la ubicación de cada uno de los espacios, se dispone del pasillo del ala norte del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, que fue distribuido en 16 espacios. Cada participante debidamente inscrito y aprobado tendrá un espacio de 3.25m2 equivalentes a 1.30 metros de fondo x 2.50 metros de ancho. El AGN no se hace responsable por la pérdida o daño de equipos. Una vez terminada cada jornada del evento, los responsables del stand deberán retirar o guardar de forma segura los elementos de valor;

b) Se establece que el valor del alquiler del espacio para cada uno de los participantes que se han inscrito y han sido debidamente aprobados para participar en el evento denominado Stand Showroom para el evento “Semana de Innovación tecnológica de archivos” es la suma de un millón de pesos ($1.000.000) moneda corriente incluido IVA;

c) Una vez los interesados en participar en el evento hayan realizado el pago y enviado el soporte al correo semanainnovacion@archivogeneral.gov.co el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado notificará por el mismo medio, la confirmación de la inscripción;

d) El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado no se hará responsable de los elementos que tengan los participantes para el desarrollo de su exposición en cada stand durante el evento y en las jornadas de cierre;

e) Cada persona natural o jurídica participante será responsable de su propia infraestructura y mobiliario (acorde con las condiciones establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado), las cuales serán dadas a conocer mediante documento que se entregará al expositor al momento de oficializar su participación;

f) El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como organizador del evento “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos” no avala ni recomienda ninguna solución tecnológica que se presente en la Sala de exposición (Showroom);

g) Solo se asignará un Stand por participante, marca o producto;

h) La asignación de espacios a cada participante se hará de acuerdo con el orden de inscripción y verificación en el cumplimiento de los requisitos;

i) Las fechas para las inscripciones se abrirán en la dirección electrónica http:// www.archivogeneral.gov.co/semana-de-innovacion y se cierran al completar la capacidad fijada para el evento;

j) Una vez el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, verifique el cumplimiento de la totalidad de los requisitos, publicará en la página web de la entidad la lista de inscritos que hayan cumplido con la totalidad de estos y se notificará a la persona natural o jurídica participante para que proceda a realizar el pago respectivo;

k) Una vez publicada la lista de participantes en el evento, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, realizará contacto con cada uno para acordar temas logísticos;

l) El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, comunicará la distribución de espacios, las áreas de exhibición y los días asignados para cada participante, atendiendo los criterios de precedencia en la inscripción y validación de solicitudes;

m) Está totalmente prohibida la reproducción parcial o total del logo, nombre o imagen del evento y del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en sitios web, piezas publicitarias, documentos y redes sociales de los participantes;

n) El mobiliario que el participante disponga para el montaje del stand no debe afectar la estructura arquitectónica del AGN (stand auto sostenible);

o) El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, fijará un solo horario de ingreso y salida de elementos para el montaje de cada stand, para ello el responsable del ingreso de los elementos deberá ser el mismo que los retira, estas actividades no deben interferir con el desarrollo normal del evento;

p) El ingreso del Stand debe realizarse un día antes de iniciar el evento.

ARTÍCULO 3o. Establecer los requisitos de inscripción y participación de los asistentes al evento “Semana de Innovación Tecnológica de Archivos”, al cual podrán asistir personas naturales, personas jurídicas nacionales o extranjeras con representación en Colombia, quienes deberán cumplir con la totalidad de los requisitos señalados a continuación:

a) Deberán inscribirse a través del formulario http://www.archivogeneral.gov.co/ semana-de-innovacion dispuesto en la página web del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado;

b) Realizar un pago por valor de trescientos mil pesos ($300.000) moneda corriente incluido IVA con mínimo ocho (8) días hábiles de anticipación previos al inicio del evento en la Cuenta Corriente número 110-040001885 del Banco Popular a nombre del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado;

c) Una vez los interesados en asistir al evento hayan realizado el pago y enviado el soporte al correo semanainnovacion@archivogeneral.gov.co el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, notificará por el mismo medio, la confirmación de la inscripción;

d) La solicitud de participación es individual e intransferible, en este caso únicamente quien diligenció el formato de inscripción será tenido en cuenta;

e) Está prohibido ceder a terceras personas naturales o jurídicas la escarapela asignada para el ingreso a las actividades desarrolladas durante el evento.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 31 de julio de 2018.

El Director General del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado,

Armando Martínez Garnica.