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CIRCULAR 41 de 2020
(septiembre 8)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Circular sustituida por la Circular 15 de 2021>
| Para: | Entidades promotoras de salud -EPS y afiliados al régimen subsidiado |
| De: | Administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud - ADRES |
| Asunto: | Procedimiento para el reporte de información de los beneficiarios de la compensación económica temporal - CET, en el marco del artículo 14 del decreto legislativo 538 de 2020 y del decreto 1109 de 2020. |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en los artículo 66 y de la Ley 1753 de 2015, así como el Decreto 1429 de 2016, en observancia de lo dispuesto en el Decreto 780 de 2016 - Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 14 del Decreto Legislativo 538 de 2020, modificado por el Decreto Legislativo 800 del mismo año y, de lo establecido en el Decreto 1109 de 2020, se permite impartir instrucciones para el reporte de la información de los beneficiarios de la Compensación Económica Temporal - CET, por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS.
1. Disposición de información a la EPS
La ADRES dispondrá en el SFTP de cada EPS la información de los afiliados al régimen subsidiado, activos en la BDUA, con diagnóstico confirmados de COVID-19 registrados en la base de datos SEGCOVID, certificada por el Ministerio de Salud y Protección social, según la estructura del Anexo Técnico.
2. Reporte de la información por parte de las EPS
Con la información dispuesta por la ADRES, la EPS complementará los datos del afiliado, relativos a la conformación de su grupo familiar[1], la verificación del compromiso o cumplimiento de aislamiento por parte del afiliado en caso confirmado y su familia[2], asi como la información bancaria en el caso que el beneficiario o un miembro de su familia tenga una cuenta de trámite simplificado, en la que pueda recibir el giro. Así mismo autorizará el giro directo al afiliado por parte de la ADRES de la compensación al régimen subsidiado. En un ejercicio de corresponsabilidad, la información que consolide la EPS se enmarcará en el principio de buena fe definido en el artículo 2.1.1.10 del Decreto 780 de 2016 que establece:
“Son deberes de las personas en relación con el Sistema General de la Seguridad Social en Salud los establecidos en los artículos 160 de la Ley 100 de 1993 y 10 de la Ley 1751 de 2015, en especial los referidos al suministro de la información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna sobre su identificación, novedades, estado de salud e ingresos; al pago de las cotizaciones y pagos moderadores que se establezcan en el Sistema, de acuerdo con su capacidad de pago; al ejercicio de sus actuaciones de buena fe; y al cumplimiento de las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema.”
La EPS reportará la información completaría través de la página WEB de la ADRES dentro de los cinco (5) primeros días hábiles después de la fecha de la disposición de la información, identificando los afiliados susceptibles del reconocimiento de la CET, atendiendo las especificaciones definidas en el Anexo Técnico de la presente Circular. Las EPS deben establecer los procesos internos que les permitan soportar los reportes que realicen y el cumplimiento de las condiciones establecidas para dicho reconocimiento.
3. Validación y liquidación de la Compensación Económica Temporal - CET
Para efectuar la liquidación y reconocimiento de la CET, la ADRES validará las siguientes condiciones:
a. Afiliación al régimen subsidiado en estado activo con la EPS que presenta la solicitud.
b. Que el diagnóstico sea confirmado con posterioridad al 10 de agosto de 2020, fecha de expedición del Decreto 1109 de 2020.
c. Que no se haya efectuado reconocimiento previamente de la CET al afiliado o algún miembro de su grupo familiar.
d. Cuando en el mismo proceso de liquidación se presenten solicitudes de reconocimiento de la CET por el afiliado o algún otro miembro del grupo familiar, la ADRES efectuará el reconocimiento para el primer registro presentado de dicho grupo familiar.
e. Que la EPS haya certificado el compromiso o el cumplimiento del ciudadano en cuanto a la medida de aislamiento.
f. En caso de fallecimiento del afiliado beneficiario de la CET, previo a su reconocimiento, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1109 de 2020 este será girado a su núcleo familiar, en el orden de prelación que se indica en el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 y atendiendo el orden de prelación establecido en el numeral 4 de esta Circular.
Una vez realizadas las validaciones, se efectuará la liquidación de la CET por EPS y afiliado, equivalente a siete (7) días de Salario Mínimo Legal Diario Vigente - SMLDV-, por una sola vez y por grupo familiar.
4. Reconocimiento de la Compensación Económica Temporal al grupo familiar del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido
La asignación de la compensación económica temporal al grupo familiar del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que se encuentre fallecido durante el periodo de aislamiento, será informada por la EPS a la ADRES, previa aplicación del orden y reglas de prelación que se indican a continuación:
a. El cónyuge o compañero(a) permanente del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido que hubiera cumplido las condiciones para el reconocimiento de la CET, que tenga hijos menores con él y que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
b. El cónyuge o compañero(a) permanente del fallecido que hubiera cumplido las condiciones para el reconocimiento de la CET, compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
c. A falta de cónyuge o compañero(a) del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido y que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común, se asignará al hijo menor de edad o aquel que esté en condición de incapacidad permanente, independientemente de su edad. Para el efecto, el reconocimiento se dará a quien ostente la representación legal o el cuidado personal del hijo menor o incapaz.
d. El hijo mayor de 16 años y menor de 18 años que se encuentre emancipado, en atención a lo establecido en el numeral 1 del artículo 314 del Código Civil[3].
e. El hijo mayor de 18 años y menor de 25 que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
f. Los padres del fallecido que compartieran la misma vivienda y dependieran de un presupuesto común.
g. Los hermanos que compartieran la misma vivienda y dependieran de un presupuesto común.
5. Pago de la CET
La ADRES, con posterioridad al cargue de la información por parte de la EPS en los términos dispuestos en la presente Circular, girará los recursos de la CET directamente a la cuenta de trámite simplificado de: (i) los afiliados con contagio de COVID-19 confirmado[4] (ii) la persona del grupo familiar autorizado, o (iii) al núcleo familiar del afiliados con contagio de COVID-19 confirmado que hubieran fallecido antes del pago, previa verificación de las condiciones previstas en el numeral 5 de esta Circular vi) cuando el afiliado contagiado sea menor de edad, la EPS reportará la información de bancarización de los acudientes de dicho beneficiario y la ADRES priorizará en el giro de los recursos así: 1. Madre, 2. Padre, 3. Hermano Mayor de Edad[5].
Para los beneficiarios frente a los cuales la EPS no dispuso la información de la cuenta de trámite simplificado, la ADRES verificará con la información disponible si esa persona tiene una cuenta de esas características obtenida a través de otro programa social y lo utilizará, una vez validada con los bancos con los que tiene convenio, para el giro de la CET.
En caso que no se identifique una cuenta, la ADRES iniciará el proceso enrolamiento para la creación de una cuenta con dichas características[6] a partir de los datos personales reportados por la EPS, con el fin de permitir el acceso del afiliado beneficiario o alguno de los miembros del grupo familiar autorizado a los recursos que le fueron reconocidos por concepto de CET. El enrolamiento se realizará utilizando el número de celular reportado y validado por las EPS por lo que la confirmación de dicha información será central en el reconocimiento al beneficiario final.
Con la información registrada sobre la información de la cuenta bancaria de trámite simplificado y, la generada a través del proceso de enrolamiento, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros en Salud procederá a crear los terceros. Para el giro de la compensación económica temporal, los datos de la cuenta bancaria deben coincidir con el número de identificación y nombre del beneficiario registrado, so pena de generar rechazo en la operación.
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 11 del Decreto 1109 de 2020, el reconocimiento de estos valores por parte de la ADRES estará sujeto a la disponibilidad de recursos.
6. Reconocimiento contable y giro de los recursos
El reconocimiento de la CET, de acuerdo a lo establecido en la presente Circular se realizará dos veces al mes, para el afiliado al régimen subsidiado con diagnóstico confirmado de Coronavirus COVID-19 será reconocida a la EPS como beneficiaria de los recursos, por tanto la ADRES registrará en sus Estados Financieros un gasto a nombre de cada una de las EPS del régimen subsidiado o del régimen contributivo en el caso de los afiliados en movilidad.
Para el giro de los recursos la ADRES aplicará el mecanismo de giro directo, realizando el pago a los terceros beneficiarios autorizados por la EPS, utilizado la figura de pago por cuenta de terceros.
Finalmente, es preciso resaltar que el reconocimiento de la Compensación Económica Temporal está sujeto a la disponibilidad presupuestal y al valor apropiado en la ADRES para el efecto, de acuerdo a lo definido en toda la normatividad antes relacionada, en particular el parágrafo 3 del artículo 14 del Decreto legislativo 538 de 2020.
7. Publicaciones
a. Página WEB
Los tres días hábiles siguientes a la aplicación del giro, la ADRES publicará en la página web los valores girados a cada grupo familiar, así como la causal de glosa o rechazo bancario, los cuales serán de consulta pública por tipo y número de documento del miembro que recibió el pago.
Adicionalmente, dispondrá una consulta WEB masiva sobre el histórico de pagos por el reconocimiento de la CET, con el fin de que las EPS puedan consultar los pagos efectuados por beneficiarios o grupos familiares.
b. Publicación SFTP
La ADRES dispondrá en el SFTP de cada EPS, el detalle de los afiliados aprobados, glosados y valores girados por el reconocimiento de la CET, así como la identificación del grupo familiar al que pertenece (ID de grupo familiar).
8. Responsabilidades en el reporte de la información
Las EPS serán responsables de la veracidad y consistencia de la información que reporten de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y las demás aplicables. En consecuencia, son responsables de custodiar los documentos y demás información que se genere con ocasión de este proceso y de suministrarla cuando lo requiera la ADRES o los organismos de inspección, vigilancia, control e investigación.
En caso que se presente un problema en la opción de la página WEB de la ADRES establecida para el reporte, la EPS lo deberá notificar a la ADRES al correo electrónico soporte.cet@.adres.gov.co.
DIANA CÁRDENAS GAMBOA
Directora General de la ADRES
El presente anexo técnico el cual determina lo siguiente:
1. Estructura y especificaciones de los archivos de entrega de información para la EPS y archivo que debe entregar la EPS.
2. Glosario de Entidades financieras
3. Características del formato
1. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES DE LOS ARCHIVOS DE ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA LA EPS Y ARCHIVO QUE DEBE ENTREGAR LA EPS.
1.1 La siguiente estructura será entregada a las EPS y estará conformada por los registros determinados como confirmados de acuerdo con la base de SegCovid del MSPS.
| Nombre del Campo | Descripción del campo | Caso Confirmado |
| Caso MSPS | Número de caso asignado por el MSPS en SegCovid | X |
| Fecha Diagnostico | Formato DD/MM/AAAA | X |
| Afl_Id | Número único asignado por la BDUA a cada | X |
| afiliado | ||
| Tipo de documento del afiliado | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X |
| Número de identificación del afiliado | Número de identificación del afiliado | X |
| Primer apellido del afiliado | Primer apellido del afiliado | X |
| Segundo apellido del afiliado | Segundo apellido del afiliado | X Vacío |
| Primer nombre del afiliado | Primer nombre del afiliado | X |
| Segundo nombre del afiliado | Segundo nombre del afiliado | X Vacío |
| Fecha Nacimiento | Formato DD/MM/AAAA | X |
| Sexo | M - Masculino F - Femenino | X |
| Entidad | Código de la EPS | X |
| Covid Contacto | 1 - Confirmado 2 - Contactos | X |
1.2 Estructura que debe reportar las EPS.
La estructura que se presenta a continuación se conformará con los registros entregados del numeral 1.1 y deberá adicionar los datos relacionados y agregar las personas del grupo familiar si lo tienen.
La EPS deben reportar los datos requeridos bajo las mismas tipologías técnicas descritas en la Resolución 4622 de 2019. Los archivos deben ser tipo texto y posteriormente validados mediante la Malla Validadora MAVU dispuesta para tal fin.
| Nombre del Campo | Longitud máxima permitida | Descripción del campo | Caso Confirmado | Grupo Familiar |
| Caso MSPS | 8 | Número de caso asignado por el MSPS en SegCovid | X | Vacío |
| Fecha Diagnóstico | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | Vacío |
| afl_id | 10 | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X | X |
| Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado | 16 | Número de identificación del afiliado | X | X |
| Primer apellido del afiliado | 20 | Primer apellido del afiliado | X | X |
| Segundo apellido del afiliado | 30 | Segundo apellido del afiliado | X | X |
| Vacío | Vacío | |||
| Primer nombre del afiliado | 20 | Primer nombre del afiliado | X | X |
| Segundo nombre del afiliado | 30 | Segundo nombre del afiliado | X | X |
| Vacío | Vacío | |||
| Fallecido | 1 | 0 - No fallecido 1 - Fallecido | X | X |
| Entidad | 6 | Código de la EPS | X | X |
| Tiene producto financiero | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Entidad Financiera[7]. | 4 | Seleccionar el código de la entidad financiera de acuerdo con el glosario de entidades relacionadas en el numeral 2 del presente anexo técnico. | X Vacío | X Vacío |
| Autoriza giro para alguna persona de su grupo familiar[8] | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Teléfono fijo | 10 | Número de teléfono fijo | X Vacío | X Vacío |
| Celular | 10 | Número del celular | X | X |
| Fecha de expedición del Documento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 30 | Correo Electrónico | X Vacío | X Vacío | |
| Dirección | 100 | Dirección del afiliado | X | X |
| Departamento de residencia | 2 | Divipola | X | X |
| Municipio de residencia | 3 | Divipola | X | X |
| afl_id afiliado confirmado | 10 | Número único asignado por la BDUA al afiliado confirmado | X | X |
| Tipo de documento del afiliado confirmado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado confirmado | 16 | Número de identificación del afiliado confirmado | X | X |
| Cumple Aislamiento[9]. | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Autoriza EPS[10]. | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Covid Contacto[11]. | 1 | 1 - Confirmado 2 - Contacto Familiar | X | X |
| Parentesco con el caso confirmado | 1 | 0 - Caso confirmado 1 - Cónyuge o compañero(a) Permanente 2 - Hijo (a) 3 - Padre o Madre 4 - Segundo grado de consanguinidad 5 - Tercer grado de consanguinidad 6 - Menor de 12 años sin consanguinidad 7 - Padre o Madre del Cónyuge 8 - Sin familiares | X | X |
| Comparten Gastos[12]. | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
2. GLOSARIO DE ENTIDADES FINANCIERAS
| Código Entidad | Razón Social Entidad |
| 1507 | Nequi |
| 07 | Bancolombia (ALM) |
| 1551 | Daviplata |
| 40 | Movicuenta - Banco Agrario |
3. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ().
b. Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes, excepto la razón social en el maestro de aportantes y los caracteres especiales permitidos por la RNEC en nombres y apellidos.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (...).
e. Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (...).
f. Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.
h. Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.
i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
j. Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa.
1. Grupo familiar: Es el grupo de personas, parientes o no, que ocupan la totalidad o parte de una vivienda, atienden necesidades básicas con cargo a un presupuesto común, numeral 3.8 artículo 3 del Decreto 1109 de 2020.
2. Esta información solo será requerida en caso que no se encuentre reportado en la base certificada de SEGCOVID dispuesta a la ADRES por el Ministerio de Salud y Protección Social.
3. Artículo 314. Emancipación Legal. Modificado por el art. 9, Decreto 772 de 1975. El nuevo texto es el siguiente: La emancipación legal se efectúa:1. Por la muerte real o presunta de los padres.
4. Cuando por efecto de la validación de las bases con las que la ADRES pueda acceder a la información de la cuenta de tramite simplificado del afiliado confirmado, y está sea certificada por el banco, la ADRES priorizará el giro de la CET al beneficiario y este se realizará a dicha cuenta.
5. Para el caso en que no sea posible obtener información de bancarización de los acudientes anteriormente señalados, la EPS reportará el acudiente responsable del menor de edad, priorizando el rol de Madre que ejerza en el cuidado del menor.
6. Las cuentas con trámite simplificado son productos de ahorro normal, orientados a facilitar el acceso de más personas al sistema financiero, usualmente no tienen cuota de manejo ni tarjeta débito asociada y las operaciones o transacciones se realizan a través de un dispositivo móvil (celular).
7. Las entidades financieras a las que hace referencia esta variable corresponden a aquellas que tienen los productos de Cuenta de Ahorro de Trámite Simplificado -CATS.
8. Corresponde a la autorización del usuario para que se realice el giro a algún miembro del núcleo familiar en caso de que el caso confirmado no se encuentre bancarizado.
9. En caso que sea un reporte de información correspondiente desde el 10 de agosto de 2020 hasta la fecha de la expedición de la Circular XX de 2020, corresponderá a la manifestación del usuario de que cumplió el aislamiento preventivo y en caso que sea posterior a la fecha de la Circular, corresponderá al compromiso de cumplir con el aislamiento desde el momento en que la EPS haga el primer contacto con el caso confirmado.
10. Corresponde a la autorización de la EPS para realizar el giro al tercero beneficiario, bien sea el confirmado en caso de que esté bancarizado o a otro miembro de su núcleo familiar, en caso contrario.
11. Corresponde a la marcación de si el registro reportado es el caso confirmado registrado en SEGCOVID o es un contacto estrecho familiar del mismo.
12. Corresponde a la pregunta: ¿cuáles de los siguientes contactos estrechos de su hogar viven con cargo a un presupuesto común? La definición de grupo familiar son un grupo de personas, parientes o no parientes, que ocupan la totalidad o parte de una vivienda, y atienden sus necesidades con cargo a un presupuesto común (Decreto 1109 de 2020, artículo 3, numeral 3.8)
