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CIRCULAR 15 DE 2021
(junio 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades Promotoras de Salud -EPS y Afiliados al Régimen Subsidiado |
| De: | Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES |
| Asunto: | Sustitución de la Circular 041 del 08 de Septiembre de 2020 |
La ADRES, actuando en el marco de sus competencias legales y reglamentarias, particularmente las previstas en los artículo 66 y 67 de la Ley 1753 de 2015, así como en el Decreto 1429 de 2016, en observancia de lo dispuesto en el Decreto 780 de 2016 -Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 14 del Decreto Legislativo 538 de 2020, modificado por el Decreto Legislativo 800 del mismo año y de lo establecido en el Decreto 1374 de 2020, sustituye la Circular 041 de 2020 relativa al procedimiento para el reporte de información de los beneficiarios de la Compensación Económica Temporal - CET, así:
1. Disposición de información a la EPS
La ADRES dispondrá el martes de cada semana en el SFTP de cada EPS la información de los afiliados activos al régimen subsidiado en la BDUA, con diagnóstico confirmado de COVID-19 registrados en la base de datos SEGCOVID, certificada por el Ministerio de Salud y Protección social, así como la guía para la conformación de los grupos familiares, de acuerdo con la información del hogar registrada en el SISBEN IV.
En los casos en que la información del hogar no se encuentre en el SISBEN IV, se tomará la información registrada en el SISBEN III y la del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, y demás bases de datos que brinde información de la composición del grupo familiar, según la estructura del Anexo Técnico.
2. Reporte de la información por parte de las EPS
Con la información dispuesta por la ADRES, la EPS complementará los datos del afiliado, relativos a la conformación de su grupo familiar[1], la verificación del compromiso o cumplimiento de aislamiento por parte del afiliado en caso confirmado y su familia, así como la información bancaria en el caso que el beneficiario o un miembro de su familia tenga una cuenta de trámite simplificado[2], en la que reciba el giro de los recursos. Así mismo, la EPS autorizará el giro directo al afiliado por parte de la ADRES de la compensación al régimen subsidiado. En un ejercicio de corresponsabilidad, la información que consolide la EPS se enmarcará en el principio de buena fe definido en el artículo 2.1.1.10 del Decreto 780 de 2016 que establece lo siguiente:
“Son deberes de las personas en relación con el Sistema General de la Seguridad Social en Salud los establecidos en los artículos 160 de la Ley 100 de 1993 y 10 de la Ley 1751 de 2015, en especial los referidos al suministro de la información veraz, clara, completa, suficiente y oportuna sobre su identificación, novedades, estado de salud e ingresos; al pago de las cotizaciones y pagos moderadores que se establezcan en el Sistema, de acuerdo con su capacidad de pago; al ejercicio de sus actuaciones de buena fe; y al cumplimiento de las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema.”
La EPS reportará la información requerida a través de la página WEB de la ADRES los viernes de cada semana, identificando los afiliados susceptibles del reconocimiento de la CET, atendiendo las especificaciones definidas en el Anexo Técnico de la presente Circular. Las EPS deben establecer los procesos internos que les permitan soportar los reportes que realicen y el cumplimiento de las condiciones establecidas para dicho reconocimiento.
3. Validación y liquidación de la Compensación Económica Temporal - CET
Para efectuar la liquidación y reconocimiento de la CET, la ADRES aplicará a la información presentada semanalmente por las EPS, validaciones para verificar las siguientes condiciones:
a. Afiliación al régimen subsidiado en estado activo con la EPS que presenta la solicitud.
b. Que el diagnóstico sea confirmado con posterioridad al 10 de agosto de 2020, fecha de expedición del Decreto 1109 de 2020 derogado por el Decreto 1374 del mismo año.
c. Que no se haya efectuado reconocimiento previamente de la CET al afiliado o algún miembro de su grupo familiar.
d. Cuando en el mismo proceso de liquidación se presenten solicitudes de reconocimiento de la CET por el afiliado o algún otro miembro del grupo familiar, la ADRES efectuará el reconocimiento para el primer registro presentado de dicho grupo familiar.
e. Que la EPS haya certificado el compromiso o el cumplimiento de aislamiento por parte del afiliado en caso confirmado y su familia.
f. En caso de fallecimiento del afiliado beneficiario de la CET, previo a su reconocimiento, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 23 del Decreto 1374 de 2020 este será girado a su núcleo familiar, en concordancia con el artículo 2.1.3.6 del Decreto 780 de 2016 y atendiendo el orden de prelación establecido en el numeral 4 de esta Circular.
Una vez realizadas las validaciones, se efectuará la liquidación de la CET por EPS y afiliado, equivalente a siete (7) días de Salario Mínimo Legal Diario Vigente -SMLDV-, por una sola vez por grupo familiar.
4. Reconocimiento de la Compensación Económica Temporal al grupo familiar del afiliado con contagio de COVID - 19 confirmado que hubiere fallecido
La asignación de la CET al grupo familiar del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que se encuentre fallecido durante el periodo de aislamiento, será informada por la EPS a la ADRES, previa aplicación del orden y reglas de prelación que se indican a continuación:
a. El cónyuge o compañero(a) permanente del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido que hubiera cumplido las condiciones para el reconocimiento de la CET, que tenga hijos menores con él y que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
b. El cónyuge o compañero(a) permanente del fallecido que hubiera cumplido las condiciones para el reconocimiento de la CET, compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
c. A falta de cónyuge o compañero(a) del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido y que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común, se asignará al hijo menor de edad o aquel que esté en condición de incapacidad permanente, independientemente de su edad. Para el efecto, el reconocimiento se dará a quien ostente la representación legal o el cuidado personal del hijo menor o incapaz.
d. El hijo mayor de 16 años y menor de 18 años que se encuentre emancipado, en atención a lo establecido en el numeral 1 del artículo 314 del Código Civil[3].
e. El hijo mayor de 18 años y menor de 25 que compartiera la misma vivienda y dependiera de un presupuesto común.
f. Los padres del fallecido que compartieran la misma vivienda y dependieran de un presupuesto común.
g. Los hermanos que compartieran la misma vivienda y dependieran de un presupuesto común.
5. Población especial institucionalizada
En concordancia con el concepto emitido por el Ministerio de Salud y Protección con la comunicación No. 202111600211681, no serán objeto del reconocimiento de la Compensación Económica Temporal los afiliados confirmados que en la BDUA pertenezcan a grupos poblacionales institucionalizados, como, son menores bajo la protección del ICBF, población en centros psiquiátricos, adultos mayores en centros de protección, población privada de la libertad intramural, y demás población especial que goce de la protección por parte del Estado.
6. Pago de la CET
La ADRES, con posterioridad al cargue de la información por parte de la EPS en los términos dispuestos en la presente Circular, girará los recursos de la CET directamente a la cuenta de trámite simplificado de: (i) los afiliados con contagio de COVID-19 confirmado[4] o (ii) la persona del grupo familiar autorizado, o (iii) al grupo familiar del afiliado con contagio de COVID-19 confirmado que hubiera fallecido antes del pago, previa verificación de las condiciones previstas en el numeral 4 de esta Circular y iv) cuando el afiliado contagiado sea menor de 14 años de edad, la EPS reportará la información de bancarización de los acudientes de dicho beneficiario y la ADRES priorizará en el giro de los recursos así: 1. Madre, 2. Padre y, 3. Hermano Mayor de Edad[5].
Para los beneficiarios frente a los cuales la EPS no disponga la información de la cuenta de trámite simplificado, la ADRES verificará con la información disponible si el respectivo beneficiario tiene una cuenta de esas características obtenida a través de otro programa social y la utilizará, una vez validado con los bancos con los que tiene convenio, para el giro de la CET.
En caso de que no se identifique una cuenta, la ADRES iniciará el proceso de enrolamiento para la creación de una cuenta con dichas características a partir de los datos personales reportados por la EPS, con el fin de permitir el acceso del beneficiario o alguno de los miembros del grupo familiar autorizado, a los recursos que le fueron reconocidos por la CET. El enrolamiento se realizará utilizando el número de celular reportado y validado por las EPS, por lo que la confirmación de dicha información será indispensable para el reconocimiento al beneficiario final.
Con la información registrada sobre la cuenta bancaria de trámite simplificado y, la generada en el proceso de enrolamiento, la Dirección de Gestión de los Recursos Financieros en Salud de la ADRES procederá a crear los terceros. Para el giro de la CET, los datos de la cuenta bancaria deben coincidir con el número de identificación y nombre del beneficiario registrado, so pena de generar rechazo en la operación.
Una vez se haya agotado la etapa de enrolamiento sin tener éxito en la apertura de la cuenta de trámite simplificado, la ADRES procederá a ejecutar otras alternativas disponibles para efectuar el giro de los recursos a los beneficiarios del CET, lo cual estará sujeto a lo establecido en el Procedimiento de Liquidación y Reconocimiento de Compensación Temporal para Afiliados al Régimen Subsidiado de Salud. La aplicación de las alternativas para el giro no se realizará de manera secuencial o previo agotamiento de otra, en este evento se realizará por eficacia en la transferencia de los recursos a los beneficiarios.
7. Reconocimiento contable y giro de los recursos
De acuerdo con lo establecido en la presente Circular, el reconocimiento de la CET se realizará periódicamente y para el afiliado al régimen subsidiado con diagnóstico confirmado de Coronavirus COVID-19 será registrado a la EPS como beneficiaria de los recursos, por tanto, la ADRES registrará en sus Estados Financieros un gasto a nombre de cada una de las EPS del régimen subsidiado o del régimen contributivo en el caso de los afiliados en movilidad.
Para el giro de los recursos, la ADRES aplicará el mecanismo de giro directo, realizando el pago a los terceros beneficiarios autorizados por la EPS, utilizado la figura de pago por cuenta de terceros.
Finalmente, es preciso resaltar que el reconocimiento de la CET está sujeto a la disponibilidad presupuestal y al valor apropiado en el presupuesto de la ADRES para el efecto, de acuerdo con lo definido en la normatividad antes relacionada, en particular el parágrafo 3 del artículo 14 del Decreto legislativo 538 de 2020 y el parágrafo del artículo 25 del Decreto 1374 de 2020.
8. Publicaciones
a. Página WEB
La ADRES publicará en su página web el estado del trámite de cada grupo familiar y el valor girado por concepto de la CET, cuando a ello hubiere lugar, los cuales serán de consulta pública por tipo y número de documento del afiliado confirmado de COVID-19.
b. Publicación SFTP
La ADRES dispondrá en el SFTP de cada EPS, los siguientes archivos resultado del procesamiento de información:
- Archivo consolidado con el detalle de los afiliados entregados por la EPS, en el que se relacione el estado de cada grupo familiar y permita realizar el seguimiento respectivo.
- Archivo consolidado de grupos familiares que, de acuerdo con lo informado por las entidades financieras, ya recibieron el pago de la CET.
- Archivo con la relación de los registros que los bancos entregaron como no enrolados para que la EPS realice el respectivo seguimiento.
9. Responsabilidades en el reporte de la información
Las EPS serán responsables de la veracidad y consistencia de la información que reporten de conformidad con lo dispuesto en el artículo 5 del Decreto Ley 1281 de 2002 y las demás aplicables. En consecuencia, son responsables de custodiar los documentos y demás información que se genere con ocasión de este proceso y de suministrarla cuando lo requiera la ADRES o los organismos de inspección, vigilancia, control e investigación.
En caso de que se presente incidencias en la opción de la página WEB de la ADRES establecida para el reporte, la EPS lo deberá notificar a la ADRES al correo electrónico soporte.cet@adres.gov.co
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
Director General
El presente anexo técnico el cual determina lo siguiente:
1. Estructura y especificaciones de los archivos de entrega de información para la EPS y archivo que debe entregar la EPS.
2. Glosario de entidades financieras.
3. Características del formato.
La siguiente estructura será entregada a las EPS por la ADRES y estará conformada por los registros determinados como confirmados de acuerdo con la base de SegCovid del Ministerio de Salud y Protección Social.
| Nombre del Campo | Descripción del campo | Caso Confirmado |
| Caso MSPS | Número de caso asignado por el MSPS en SegCovid | X |
| Fecha diagnóstico | Formato DD/MM/AAAA | X |
| Afl Id | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X |
| Tipo de documento del afiliado | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X |
| Número de identificación del afiliado | Número de identificación del afiliado | X |
| Primer apellido del afiliado | Primer apellido del afiliado | X |
| Segundo apellido del afiliado | Segundo apellido del afiliado | X Vacío |
| Primer nombre del afiliado | Primer nombre del afiliado | X |
| Segundo nombre del afiliado | Segundo nombre del afiliado | X Vacío |
| Fecha nacimiento | Formato DD/MM/AAAA | X |
| Sexo | M - Masculino F - Femenino | X |
| Entidad | Código de la EPS | X |
| Covid Contacto | 1 - Confirmado 2 - Contactos | X |
1.2 ESTRUCTURA QUE DEBE REPORTAR LAS EPS.
La estructura que se presenta a continuación se conformará con los registros entregados en el numeral 1.1 y la EPS deberá adicionar los datos relacionados y agregar las personas del grupo familiar si lo tienen.
La EPS deben reportar los datos requeridos bajo las mismas tipologías técnicas descritas en la Resolución 4622 de 2016. Los archivos deben ser tipo texto y posteriormente validados mediante la Malla Validadora MAVU dispuesta para tal fin.
| Nombre del Campo | Longitud máxima | Descripción del campo | Caso Confirmado | Grupo Familiar |
| Caso MSPS | 8 | Número de caso asignado por el MSPS en SegCovid | X | Vacío |
| Fecha diagnóstico | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | Vacío |
| afl_id | 10 | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X | X |
| Tipo de documento del afiliado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado | 16 | Número de identificación del afiliado | X | X |
| Primer apellido del afiliado | 20 | Primer apellido del afiliado | X | X |
| Segundo apellido del afiliado | 30 | Segundo apellido del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| Primer nombre del afiliado | 20 | Primer nombre del afiliado | X | X |
| Segundo nombre del afiliado | 30 | Segundo nombre del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| Fallecido | 1 | 0 - No fallecido 1 - Fallecido | X | X |
| Entidad | 6 | Código de la EPS | X | X |
| Tiene producto financiero | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Entidad financiera | 4 | Seleccionar el código de la entidad financiera de acuerdo con el glosario de entidades relacionadas en el numeral 2 del presente anexo técnico. | X Vacío | X Vacío |
| Autoriza giro para alguna persona de su grupo familiar | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Teléfono fijo | 10 | Número de teléfono fijo | X Vacío | X Vacío |
| Celular | 10 | Número del celular | X | X |
| Fecha de expedición del documento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 30 | Correo Electrónico | X Vacío | X Vacío | |
| Dirección | 100 | Dirección del afiliado | X | X |
| Departamentode residencia | 2 | Divipola | X | X |
| Municipio de residencia | 3 | Divipola | X | X |
| afl_id afiliado confirmado | 10 | Número único asignado por la BDUA al afiliado confirmado | X | X |
| Tipo de documento del afiliado confirmado | 2 | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado confirmado | 16 | Número de identificación del afiliado confirmado | X | X |
| Cumple aislamiento | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Autoriza EPS | 1 | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Covid contacto | 1 | 1- Confirmado 2- Contacto Familiar | X | X |
| Parentesco con el caso confirmado | 1 | 0 - Caso confirmado 1- Cónyuge o compañero(a) Permanente 2- Hijo (a) 3- Padre o Madre 4- Segundo grado de consanguinidad 5- Tercer grado de consanguinidad 6- Menor de 12 años sin consanguinidad 7- Padre o Madre del Cónyuge 8- Sin familiares 9- Parentesco avalado por la EPS | X | X |
| Comparten gastos | 1 | 1 - Si | X | X |
La siguiente estructura será entregada por la ADRES a las EPS y estará conformada por los registros, así como por la guía para la conformación de los hogares, de acuerdo con la información del hogar registrada en SISBEN IV, SISBEN III, DPS y demás bases de datos que brinden información de la composición de hogares para la identificación del grupo familiar.
| Nombre del Campo | Descripción del campo | Caso Confirmado | Grupo Familiar |
| Caso MSPS | Número de caso asignado por el MSPS en SegCovid | X | Vacío |
| Fecha diagnóstico | Formato DD/MM/AAAA | X | Vacío |
afl_id | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X | X |
Tipo de documento del afiliado | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado | Número de identificación del afiliado | X | X |
| Primer apellido del afiliado | Primer apellido del afiliado | X | X |
| Segundo apellido del afiliado | Segundo apellido del afiliado | X Vacío | X Vacío |
| Primer nombre del afiliado | Primer nombre del afiliado | X | X |
| Segundo nombre del afiliado | Segundo nombre del afiliado | X | X |
| Vacío | Vacío | ||
| Fallecido | 0 - No fallecido 1 - Fallecido | X | X |
| Entidad | Código de la EPS | X | X |
| Tiene producto financiero | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Entidad financiera | Seleccionar el código de la entidad financiera de acuerdo con el glosario de entidades relacionadas en el numeral 2 del presente anexo técnico. | X Vacío | X Vacío |
| Autoriza giro para alguna persona de su grupo familiar | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Teléfono fijo | Número de teléfono fijo | X Vacío | X Vacío |
| Celular | Número del celular | X | X |
| Fecha de expedición del Documento | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| Correo Electrónico | X Vacío | X Vacío | |
| Dirección | Dirección del afiliado | X | X |
| Departamentode residencia | Divipola | X | X |
| Municipio de residencia | Divipola | X | X |
| afl_id afiliado confirmado | Número único asignado por la BDUA al afiliado confirmado | X | X |
| Tipo de documento del afiliado confirmado | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado confirmado | Número de identificación del afiliado confirmado | X | X |
| Cumple aislamiento | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Autoriza EPS | 0 - No 1 - Si | X | X |
| Covid contacto | 1- Confirmado 2- Contacto Familiar | X | X |
| Parentesco con el caso confirmado | 0 - Caso confirmado 1- Cónyuge o compañero(a) Permanente 2- Hijo (a) 3- Padre o Madre 4- Segundo grado de consanguinidad 5- Tercer grado de consanguinidad 6- Menor de 12 años sin consanguinidad 7- Padre o Madre del Cónyuge 8- Sin familiares 9- Parentesco avalado por la EPS | X | X |
| Comparten gastos | 1 - Si | X | X |
| Departamento de BDUA | Divipola | X | X |
| Municipio de BDUA | Divipola | X | X |
| Teléfono | Número de contacto | X Vacío | X Vacío |
| Código de familia DPS | Código de familia asignado en la base de datos del Departamento de la Prosperidad Social | X Vacío | X Vacío |
| Grupo BDUA | Grupo asignado en la Base de Datos Única de Afiliados | X | X |
| Código de hogar SISBEN | Código de hogar asignado en la base de datos del SISBEN | X Vacío | X Vacío |
| Grupo | Consecutivo que agrupa las personas del hogar conformado desde la base de datos del SISBEN y/o DPS | X | X |
| Correo electrónico | Correo electrónico | X Vacío | X Vacío |
La siguiente estructura será entregada a las EPS y estará conformada por la relación de los registros que los bancos entregaron como no enrolados para que la EPS realice el seguimiento.
| Nombre del Campo | Descripción del campo | Caso Confirmado | Grupo Familiar |
| Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | X | X | |
| Tipo de documento del afiliado | CN, MS, RC, TI, CC, CE, SC, AS, PA, PE | X | X |
| Número de identificación del afiliado | Número de identificación del afiliado | X | X |
| Nombres y apellidos | Nombres y apellidos del afiliado | X | X |
| Valor a pagar | Valor a pagar por concepto de la CET | X | X |
| Entidad | Código de la EPS | X | X |
| NIT entidad | Número de identificación (NIT) de la EPS | X | X |
| Fecha de publicación | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| Fecha diagnóstico | Formato DD/MM/AAAA | X | Vacío |
2. GLOSARIO DE ENTIDADES FINANCIERAS.
| Código Entidad | Razón Social Entidad |
| 1507 | Nequi |
| 07 | Bancolombia (ALM) |
| 1551 | Daviplata |
| 40 | Banco Agrario |
| 1801 | Movii |
3. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO.
Los archivos deben ser tipo texto (codificación ANSI) y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a. Los nombres de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes ().
b. Los datos de los archivos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes.
c. El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
d. Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).
e. Ningún dato en los campos del archivo debe venir encerrado entre comillas (“).
f. Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g. Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.
h. Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.
i. Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
j. Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa.
