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ACUERDO 28 DE 2022
(septiembre 27)
Diario Oficial No. 52.183 de 10 de octubre de 2022
INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR
Por el cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Icetex.
LA JUNTA DIRECTIVA,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las otorgadas por la Ley 1002 de 30 de diciembre de 2005, el Decreto Reglamentario 1050 del 6 de abril de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que, la Ley 1002 de 30 de diciembre de 2005, transformó el Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que, el numeral 1 del artículo 9o del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, establece que es función de la Junta Directiva, “formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, y los lineamientos y políticas del Gobierno nacional en materia de crédito educativo”.
Que, el numeral 21 del artículo 9o del Acuerdo 013 de 2022, “por el cual se adoptan, compilan, modifican, actualizan y adicionan los Estatutos del Icetex y se dictan otras disposiciones” señala que es función de la Junta Directiva: “Aprobar las políticas, procedimientos, metodologías y manuales para la gestión y administración integral de los riesgos, y fijar el nivel de tolerancia de las medidas relativas al perfil de riesgo residual sobre las que se realizará el monitoreo”.
Que, la Junta Directiva del Icetex adoptó, mediante el Acuerdo 035 de 2021, la Política de Tratamiento de Datos Personales, cuyo objeto es “...establecerlos lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata el Icetex en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia”(1)
Que, con el propósito de ajustar y renovar los lineamientos para el tratamiento de datos personales de ciudadanos, beneficiarios, becarios, participantes de programas, deudores solidarios y titulares de aliados estratégicos de las instituciones de educación superior - IES, de acuerdo con lo establecido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se presentó a consideración del Comité de Seguridad de la Información, en sesión realizada el 5 de agosto de 2022, quien emitió su aval.
Que, la actualización se realiza para: i) incorporar dentro de las finalidades de datos sensibles aspectos de género y el concepto de diversidad funcional, así como para sustituir el término origen racial por origen étnico, lo cual se requiere para el Proyecto Fábrica de Servicios Digitales y, de otra parte, para ii) realizar la validación de autenticidad de los funcionarios de las IES ante la Registraduría Nacional del Estado Civil, quienes ingresarán como un nuevo Grupo de Interés dentro de la Política de Protección de Datos Personales de la Entidad, debido a que realizan las conciliaciones en los sistemas de información.
Que, de acuerdo con el documento CONPES 3816 de 2014, la Política de Mejora Normativa tiene como objetivo promover el uso de herramientas y buenas prácticas regulatorias, a fin de lograr que las normas expedidas por la Rama Ejecutiva del Poder Público, en los órdenes nacional y territorial, revistan los parámetros de calidad técnica y jurídica; resultando eficaces, eficientes, transparentes, coherentes y simples en su aplicación. En este sentido, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, “Mariano Ospina Pérez” - Icetex - en concordancia con el Ministerio de Educación, están comprometidos con promover la calidad en la producción de las normas, su impacto, la racionalización del inventario normativo, la participación y consulta pública en el proceso de elaboración de las normas, al igual que la defensa y la divulgación del ordenamiento jurídico atinente a la Entidad.
Que, conforme con el numeral 8 del artículo 8o del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el presente Acuerdo y sus documentos anexos fueron publicados para comentarios de los ciudadanos por un término de cinco (5) días hábiles entre el 17 de agosto de 2022 y el 23 de agosto de 2022 en el link https:// portal.icetex.gov.co/Portal/Home/atención-alciudadano/participaci%C3%B3n-ciudadana/ mecanismos-de-participacion.
Que, resultado de la publicación para comentarios, en cumplimiento del ejercicio de participación ciudadana, no se recibieron observaciones al proyecto de Acuerdo o sus documentos anexos por parte de la ciudadanía.
Que, la Oficina de Riesgos presentó el documento técnico a la Junta Directiva con la actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales, en su numeral 7 “Finalidades para el tratamiento de datos personales” donde se incluye los ítems de “Finalidad de datos sensibles” de Beneficiarios, Becarios, participantes de programas y deudores solidarios” y “Titulares aliados estratégicos”, en consideración del cumplimiento normativo al que está sujeto el Icetex y el tratamiento de datos personales que realizan sus distintos procesos.
Que, en sesión ordinaria de la Junta Directiva de fecha 2 de septiembre de 2022, aprobó la actualización de la Política de Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con la información presentada por la Oficina de Riesgos.
Que, en mérito de lo expuesto,
ACUERDA:
ARTÍCULO 1o. Adicionar al acápite de “Beneficiarios, Becario, participantes y programas y deudores solidarios” contenido en el numeral 7 “Finalidades para el tratamiento de datos personales” del documento de la Política de Tratamiento de Datos Personales, el siguiente párrafo:
“Finalidades de datos sensibles:
Realizar el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen étnico, datos biométricos, género, diversidad funcional, aspectos socio económicos y/o situaciones de vulnerabilidad, entre otros, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6o de la Ley 1581 de 2012, con el fin de: a) Tramitar la apertura y/o vinculación y administración de productos y/o servicios, b) Validar mi identidad en el uso de productos y/o servicios y c) para que la validación de mi identidad, mediante datos biométricos, pueda ser utilizada como medio de prueba. Así mismo, realizar el tratamiento de los datos personales de los titulares menores de edad (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, obedeciendo exclusivamente al interés de su educación superior”.
ARTÍCULO 2o. Adicionar al numeral 7 “Finalidades para el tratamiento de datos personales” del documento de la Política de Tratamiento de Datos Personales, el siguiente acápite:
“Titulares de aliados estratégicos (/ES)
Verificación de los datos personales ante la Registraduría Nacional de Estado Civil de manera tal que permita al Icetex comprobar de la identidad del titular para otorgar acceso a sus plataformas tecnológicas”.
ARTÍCULO 3o. La Oficina de Riesgos incorporará los cambios aquí establecidos en el documento de la Política de Tratamiento de Datos Personales y expedirá una versión actualizada de dichos instrumentos.
ARTÍCULO 4o. Comunicar el presente Acuerdo a través de la Secretaría General a la Oficina Comercial y de Mercadeo, Vicepresidencia de Fondos en Administración, Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología, Vicepresidencia Financiera, Vicepresidencia de Crédito y Cobranza, Oficina de Riesgos, Oficina Asesora de Planeación, a la Oficina Asesora Jurídica y Oficina de Control interno.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación en Diario Oficial, subroga el Acuerdo 035 de 2021 en los apartes modificados, compila, y deroga las demás disposiciones que le sean contrarías.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 27 septiembre de 2022.
El Presidente de la Junta Directiva,
Alejandro Gaviria Uribe.
La Secretaria Técnica de la Junta Directiva,
Margareth Sofía Silva Montaña.
NOTAS AL FINAL:
1. https-J/web.icetex.gov.co/atencion-al-ciudadano/politica-de-tratamiento-de-datos-personales. Última consulta 17/08/2022.