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ACUERDO PCSJA24-12151 DE 2024
(febrero 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
<Esta norma no incluye análisis de vigencia>
CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
Por el cual se regula la modalidad de teletrabajo en la Rama Judicial
EL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 3 del artículo 257 de la Constitución Política; el numeral 3 del artículo 79 y el numeral 16 del artículo 85 de la Ley 270 de 1996, de conformidad con lo aprobado en la sesión del 21 de febrero de 2024, y
CONSIDERANDO
Que la Constitución Política establece la independencia de la Rama Judicial y como consecuencia de ello la capacidad de definir sus asuntos administrativos, con el propósito de materializar el mandato de una pronta y cumplida justicia, acorde con las necesidades específicas de la labor que adelanta y las nuevas realidades tecnológicas.
Que el artículo 95 de la Ley 270 de 1996, Estatutaria de la Administración de Justicia, la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y la Ley 1564 de 2012, Código General del Proceso, establecieron la incorporación de las tecnologías de la información, las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales para el funcionamiento de los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales, mediante la utilización de los medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea.
Que la Ley 2213 de 2022, que adoptó como permanente el Decreto Legislativo 806 de 2020, reforzó y acentuó el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, en las actuaciones judiciales, como una forma de facilitar el acceso a la administración de justicia, de agilizar los procesos judiciales y de flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia, sin perjuicio de la garantía de atención presencial en los despachos judiciales.
Que la Rama Judicial se encuentra implementando el Plan Estratégico de Transformación Digital dentro del cual se está avanzando en la definición de nuevos modelos de operación, que combinen progresivamente el trabajo presencial, con el trabajo adelantado a través de canales virtuales, con el propósito de aprovechar al máximo las posibilidades que ofrecen las tecnologías para acercar el servicio de justicia al ciudadano, mejorar su confianza y transparencia a través del expediente digital y servicios como la sede electrónica, ventanilla de atención virtual, módulos electrónicos para interposición de tutelas y habeas corpus, módulo de consulta de procesos unificada, subasta virtual, entre otros aplicativos, que facilitan el trabajo de los servidores judiciales, disminuyen los tiempos de atención y de gestión de los procesos y mejoran la capacidad de toma de decisiones en todo el sistema de justicia.
Que la Ley 1221 de 2008 y su decreto reglamentario 1227 de 2022, establecen que el teletrabajo se fomentará tanto en las organizaciones públicas como privadas, y que contemplan reglas para posibilitar el uso del teletrabajo y eliminar barreras que puedan impedir que las organizaciones lo empleen.
Que la ley de teletrabajo y su reglamento establecen la voluntad como principio rector del teletrabajo, en el que prima la libertad para el servidor y el nominador, de solicitarlo, otorgarlo, mantenerlo o suspenderlo, y en virtud de ello, se podrá pactar que el solicitante asuma los costos generados al adoptar esta modalidad de trabajo.
Que desde 2020 la Rama Judicial incrementó el uso de las TIC para crear mecanismos de trabajo virtual, que permitieron dar continuidad a las actividades de los servidores judiciales sin acudir de forma presencial a las sedes físicas, circunstancia que posibilitó la adopción de una nueva cultura organizacional al interior de la Rama Judicial y propició la apropiación de estas herramientas por parte de los servidores judiciales.
Que el teletrabajo es una modalidad distinta del trabajo en casa o del trabajo remoto, que consiste en el desempeño de funciones utilizando como soporte las tecnologías de la información y la comunicación -TIC-, sin requerirse la presencia física del servidor judicial en un sitio específico de trabajo y que responde a supuestos diferentes, por lo que no pueden acumularse.
Que la Administradora de Riesgos Laborales - ARL - tiene una función relevante en el teletrabajo, ya que debe brindar la asesoría necesaria al servidor judicial y a la Rama Judicial para protegerse o actuar ante una eventualidad y/o accidente laboral.
Que en la Rama Judicial la labor que cumplen los servidores judiciales encargados de las funciones administrativas es proporcionar en forma permanente todos los recursos necesarios para la prestación adecuada del servicio de justicia, razón por la que se requiere en mayor medida su presencia en las sedes judiciales.
Que mediante el Acuerdo 12024 del 14 de diciembre de 2022 se estableció la modalidad de teletrabajo en la Rama Judicial y se dictaron disposiciones relacionadas con los principios aplicables, duración, las condiciones y los pasos que deben seguirse para acceder al teletrabajo, el cual fue modificado parcialmente por el Acuerdo 12042 del 1 de febrero de 2023, teniendo en cuenta observaciones formuladas sobre algunas de sus disposiciones con miras a aclarar su alcance y facilitar su aplicación.
Que en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 16 del Acuerdo 12042, la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico elaboró el informe sobre los resultados del primer año de implementación del teletrabajo en la Rama Judicial, en el que realizó un análisis cualitativo y cuantitativo de la medida.
Que se analizaron los comentarios y percepción de los funcionarios, empleados, sindicatos y usuarios de la justicia, así como los resultados del informe elaborado por la UDAE sobre el teletrabajo.
Que se siguen considerando los beneficios del teletrabajo sin dejar de lado el derecho de acceso a la justicia de todos los usuarios y la convicción de que la justicia debe hacer presencia en todo el territorio nacional desde las sedes dispuestas para ello.
Por lo anteriormente expuesto, el Consejo Superior de la Judicatura,
ACUERDA:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. TELETRABAJO EN LA RAMA JUDICIAL. El teletrabajo en la Rama Judicial es una alternativa laboral que permite a un servidor judicial desempeñar sus funciones mediante la utilización de tecnologías de la información y las telecomunicaciones (TIC), desde un lugar distinto a su lugar de trabajo habitual, de acuerdo con los requisitos establecidos en los artículos siguientes.
Tratándose de magistrados de tribunal, jueces y empleados jurisdiccionales, el teletrabajo será hasta por tres (3) días a la semana.
Los magistrados de los consejos seccionales, directores seccionales, directores de unidad y de oficinas del Consejo Superior de la Judicatura y de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial desarrollarán sus labores presencialmente. Los demás empleados administrativos podrán teletrabajar hasta por dos (2) días a la semana.
PARÁGRAFO 1o. Los servidores judiciales en condición de discapacidad o embarazadas o lactantes, podrán teletrabajar hasta por cuatro (4) días.
PARÁGRAFO 2o. Para todos los efectos, el teletrabajo no exime del cumplimiento del deber dispuesto en el numeral 19 del artículo 153 de la Ley 270 de 1996 y el artículo 159 del Decreto 1660 del 1978.
PARÁGRAFO 3o. En todo caso, los juzgados o despachos judiciales y dependencias administrativas deben garantizar diariamente la presencia física en el lugar de trabajo como mínimo del 50% de su personal.
Se publicará en la cartelera o en lugar visible de cada juzgado o despacho judicial y dependencia administrativa, la información de los nombres y cargos de todos sus integrantes y para cada uno se señalarán los días que tengan autorizados para teletrabajar.
PARÁGRAFO 4o. En todo caso, en las actuaciones judiciales los funcionarios y empleados deberán dar cumplimiento a las leyes y acuerdos que implementan y privilegian la prestación del servicio de justicia a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones.
ARTÍCULO 2o. PRINCIPIO DE VOLUNTARIEDAD. El teletrabajo en la Rama Judicial es voluntario tanto para el nominador como para el servidor judicial; la decisión de teletrabajar se puede modificar en cualquier momento por iniciativa de cualquiera de aquellos.
ARTÍCULO 3o. DURACIÓN. El acuerdo de voluntades de teletrabajo tendrá una duración de un (1) año contado a partir del día hábil siguiente al de su formalización y no tendrá prórroga automática. El teletrabajo podrá pactarse por un plazo menor, si se requiere, para el desarrollo de actividades puntuales y determinadas según criterio del nominador.
PARÁGRAFO. El teletrabajo se podrá solicitar anualmente en las fechas de trámite establecidas en este Acuerdo, aunque siga vigente el acuerdo de voluntades de teletrabajo suscrito el año inmediatamente anterior.
ARTÍCULO 4o. TERMINACIÓN ANTICIPADA DEL TELETRABAJO. El teletrabajo puede terminar anticipadamente, por cualquiera de las siguientes causas:
a. Por necesidades del servicio, a solicitud del nominador.
b. Por voluntad del teletrabajador, la cual deberá ser manifestada por escrito al nominador.
c. Por mutuo acuerdo entre el nominador y el teletrabajador.
d. Por falta de disponibilidad de los equipos o servicios básicos para teletrabajar.
e. Por incumplir lo pactado con el nominador en el acuerdo de voluntades de teletrabajo.
f. Porque no se cumpla con la presencia física diaria en el lugar de trabajo del 50% del personal, caso en el cual se terminará el teletrabajo de todos los servidores del juzgado o despacho judicial o de la dependencia administrativa que corresponda.
g. Por incumplir los deberes y obligaciones establecidos en los artículos 11 y 12 del presente Acuerdo.
ARTÍCULO 5o. JORNADA DE TELETRABAJO. La jornada laboral del teletrabajador no puede exceder el máximo legal permitido y es la adoptada por la Rama Judicial para el respectivo distrito.
Los jefes inmediatos deben atender el derecho a la desconexión laboral previsto en la Ley 2191 de 2022, sin perjuicio de las excepciones previstas en el artículo 6o de dicha Ley.
PARÁGRAFO. El nominador tiene la potestad de requerir al servidor judicial, en cualquier momento para que se presente en la sede física.
ARTÍCULO 6o. IGUALDAD DE TRATO. Todos los servidores judiciales, sin importar la forma de trabajo, están en igualdad de condiciones en cuanto a remuneración, capacitación, formación, acceso a mejores oportunidades laborales y programas de bienestar.
CONDICIONES DE ACCESO AL TELETRABAJO.
ARTÍCULO 7o. CONDICIONES PARA ACCEDER AL TELETRABAJO. Pueden acceder al teletrabajo todos los servidores judiciales vinculados en cargos de carrera, de libre nombramiento y remoción y de descongestión, cualquiera que sea su forma de provisión, que cumplan las siguientes condiciones, según corresponda:
a. Desempeñar cargos o cumplir funciones que no demanden presencia física para la prestación del servicio. No se podrá acceder al teletrabajo desde el exterior.
b. Tener un (1) año de antigüedad en la Rama Judicial, aun cuando sea de manera discontinua, en los últimos tres (3) años.
c. Los juzgados o despachos judiciales deberán tener un Índice de Evacuación Parcial igual o superior al 80% conforme a la publicación realizada por la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico del Consejo Superior de la Judicatura. Si el juzgado o despacho judicial no cumple con esta condición, ninguno de sus servidores podrá teletrabajar. Los funcionarios judiciales deberán, además, estar al día en el reporte de información del SIERJU.
PARÁGRAFO. El índice de evacuación parcial de que trata este artículo será el consolidado a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de la solicitud.
ARTÍCULO 8o. EQUIPOS Y SERVICIOS. El servidor judicial que voluntariamente solicitó acceder al teletrabajo suministrará el equipo de cómputo con todos los componentes y capacidades tecnológicas necesarias, con el objetivo de cumplir con sus funciones fuera de la sede física asignada por la Rama Judicial. Igualmente, deberá garantizar las herramientas tecnológicas necesarias y mantenerlas activas y funcionando adecuadamente, al igual que los servicios básicos como la electricidad o el acceso a Internet.
En caso de ser necesario, por la naturaleza de las funciones a desarrollar, la Rama Judicial configurará en los equipos de cómputo del teletrabajador la conexión remota que se requiera.
La Rama Judicial no es responsable de posibles daños ni del mantenimiento de los equipos que suministre el teletrabajador.
ARTÍCULO 9o. LUGAR PARA TELETRABAJAR. El servidor judicial acondicionará el sitio autorizado para el teletrabajo, conforme a las definiciones establecidas por la ARL que se encuentran en el Anexo 1 del presente Acuerdo. Estas condiciones serán verificadas por la ARL, la cual, en su condición de asesora de la Rama Judicial en temas de seguridad integral de los servidores judiciales, emitirá concepto sobre el cumplimiento de los requerimientos.
TRÁMITE PARA ACCEDER AL TELETRABAJO.
ARTÍCULO 10. ACUERDO DE VOLUNTADES DE TELETRABAJO. Para acceder al teletrabajo se seguirán los siguientes pasos:
1. Solicitud. En los primeros diez (10) días hábiles del mes de marzo de cada anualidad, el servidor judicial interesado en teletrabajar deberá diligenciar su solicitud en el aplicativo de teletrabajo dispuesto por la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para este fin, el cual contiene expresamente el compromiso del interesado de suministrar los equipos y servicios para ello.
2. Anuencia. El nominador tendrá hasta un (1) mes calendario para verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el artículo 7o de este Acuerdo y, de encontrar viable y procedente la solicitud, establecerá con el servidor judicial: i) los días de la semana en los que laborará por teletrabajo, sin exceder el máximo de días permitidos y ii) los mecanismos de seguimiento y control. Estas condiciones quedarán registradas en el aplicativo de teletrabajo y serán verificadas por el nominador. Cumplido este plazo sin que se registre la anuencia en el aplicativo, se entenderá negada por el nominador y el trámite culminará sin autorización para teletrabajar.
3. Concepto de la ARL. Registrada la anuencia, la ARL recibirá la solicitud a través del aplicativo con el fin de que, dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, expida el concepto sobre el sitio de teletrabajo. Las dependencias competentes de talento humano, según corresponda, harán seguimiento a las solicitudes habilitadas por el aplicativo, para verificar el cumplimiento de este plazo. La ARL registrará el resultado y el reporte de la inspección del puesto de trabajo en el aplicativo.
4. Formalización. Si el concepto de la ARL es positivo, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, el nominador y el servidor judicial registrarán en el aplicativo el acuerdo de voluntades de teletrabajo. Cumplido este plazo sin que el acuerdo de voluntades de teletrabajo se registre en el aplicativo, se entenderá negado y el trámite culminará sin autorización para teletrabajar.
Una vez culminada esta etapa, se enviará a cada dependencia competente de talento humano un reporte sobre los acuerdos de voluntades de teletrabajo formalizados para reportarlos a la ARL.
PARÁGRAFO. Todas las solicitudes de teletrabajo y su trámite deben realizarse a través del aplicativo que disponga la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial para este fin. No se tramitarán solicitudes presentadas por ningún otro medio.
DEBERES Y OBLIGACIONES EN EL TELETRABAJO.
ARTÍCULO 11. DEBERES DEL TELETRABAJADOR. Son deberes de los servidores judiciales para el teletrabajo, los siguientes:
a. Dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño y cumplimiento de las funciones de su cargo.
b. Mantener en buenas condiciones el sitio en el que desarrollará el teletrabajo, de conformidad con los requisitos y exigencias establecidas por la ARL.
c. Mantener los equipos y servicios básicos para teletrabajar.
d. Mantener el decoro y solemnidad que corresponden a los servidores de la Rama Judicial en todas las actuaciones que adelante.
e. Solicitar permiso para ausentarse del sitio de teletrabajo, para lo cual deberá seguir el procedimiento correspondiente.
f. Informar al nominador y a la dirección seccional de administración judicial el cambio de lugar donde cumple el teletrabajo.
g. Informar al nominador de manera inmediata cualquier situación que le impida el efectivo cumplimiento de sus funciones en la modalidad de teletrabajo.
h. Mantener el contacto y comunicación permanente con su nominador, equipo de trabajo y demás servidores, a través de los canales de comunicación y herramientas tecnológicas que se requieran para garantizar el cumplimiento de sus compromisos laborales.
i. Asistir de manera obligatoria a las reuniones, citaciones, capacitaciones, valoraciones, actividades y/o charlas convocadas por el nominador, en las que sea necesaria su presencia física o virtual.
j. En caso de presentar fallas en los equipos o en los servicios como la electricidad o el acceso a Internet que impidan teletrabajar, asistir presencialmente a la sede.
ARTÍCULO 12. SEGURIDAD Y USO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS. El servidor judicial que acceda al teletrabajo se obliga a:
a) Acceder a los diferentes entornos y activos informáticos de la Rama Judicial respetando la normativa vigente en materia de derechos de autor y protección de datos personales.
b) Utilizar la información a la que tenga acceso única y exclusivamente para cumplir con sus funciones.
c) Cumplir con las medidas de seguridad que la Rama Judicial adopte para asegurar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los activos de información institucionales.
d) No ceder en ningún caso a terceras personas la información a la que tenga acceso, ni siquiera a efectos de su conservación.
ARTÍCULO 13. CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL TELETRABAJO. Deberá verificarse el cumplimiento de los deberes, obligaciones, causas de terminación anticipada y, en general, de las condiciones establecidas en este Acuerdo. Los responsables de dicho control y seguimiento serán, los consejos seccionales para el caso de los funcionarios judiciales y los nominadores cuando se trate de empleados de la Rama Judicial. Cuando los consejos seccionales adviertan el incumplimiento lo informarán al nominador para que éste disponga según corresponda.
Respecto de las vigilancias administrativas, los consejos seccionales establecerán si las eventuales demoras en los trámites judiciales pueden ser adjudicables al teletrabajo.
ARTÍCULO 14. OBLIGACIONES DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA JUDICATURA. El Consejo Superior de la Judicatura tendrá las siguientes obligaciones específicas respecto del teletrabajo:
a. A través de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, informará a la Administradora de Riesgos Laborales -ARL sobre los servidores que teletrabajen y el sitio de teletrabajo, así como cualquier modificación de él. Igualmente, indicará la jornada semanal aplicable, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la entidad o centro de trabajo.
b. A través del Comité de Convivencia se atenderán, oportunamente, las denuncias que se presenten por acoso laboral en el teletrabajo, de conformidad con el instructivo de gestión de quejas de presunto acoso laboral en la Rama Judicial.
c. A través de la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla -EJRLB- se capacitará periódicamente sobre el teletrabajo en la Rama Judicial y, adicionalmente, se incluirá este tema en la inducción y reinducción de los servidores judiciales en todos los niveles.
d. A través de la Unidad de Desarrollo Estadístico -UDAE- se llevarán a cabo evaluaciones de satisfacción a los usuarios de la justicia de los juzgados o despachos judiciales que cuenten con funcionarios teletrabajando.
ARTÍCULO 15. SOPORTES DE LA ACTIVIDAD DEL TELETRABAJADOR. Deberán reposar en la historia laboral del teletrabajador la solicitud, el concepto de la ARL y el acuerdo de voluntades de teletrabajo.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 16. EVALUACIÓN DEL TELETRABAJO EN LA RAMA JUDICIAL. La Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico -UDAE- consolidará y analizará un informe sobre los resultados del teletrabajo, el cual se presentará al Consejo Superior de la Judicatura con corte al 30 de marzo de cada anualidad, incluyendo al menos lo siguiente:
1. Informe de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial -DEAJ- sobre los resultados administrativos de la aplicación del teletrabajo en la Rama Judicial.
2. Informe de los consejos seccionales de la judicatura que contenga el reporte de asistencia, el cumplimiento de la obligación de publicar la forma de trabajar de los servidores en los juzgados o despachos judiciales y el resultado de las encuestas de satisfacción al usuario, entre otros.
3. Informe estadístico sobre el rendimiento de la Rama Judicial.
Adicionalmente la Unidad de Desarrollo y Análisis Estadístico -UDAE- enviará al Consejo Superior de la Judicatura un reporte de rendimiento con corte al 30 de septiembre de cada anualidad.
ARTÍCULO 17. DIFUSIÓN Y DESARROLLO DEL PROCESO DE ADOPCIÓN DEL TELETRABAJO. La Unidad de Recursos Humanos de la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, y la Escuela Judicial Rodrigo Lara Bonilla realizarán la socialización y divulgación de este Acuerdo con el propósito de informar a los servidores de la Rama Judicial en qué consiste el teletrabajo, los requisitos y el trámite para acceder a él. Para tal efecto, se utilizarán los diferentes medios de comunicación interna y se contará con el apoyo de la oficina de Comunicaciones del Consejo Superior de la Judicatura.
ARTÍCULO 18. VIGENCIA. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los acuerdos 12024 de 2022 y 12042 de 2023.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en la ciudad de Bogotá, D. C., el veintiocho (28) de febrero de dos mil veinticuatro (2024).
DIANA ALEXANDRA REMOLINA BOTÍA
Presidenta
PCSJ/MMBD