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RESOLUCIÓN 221 DE 2019
(abril 8)
Diario Oficial No. 50.998 de 28 de junio 2019
UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS
Por la cual se actualiza el Manual de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (Uspec).
LA DIRECTORA GENERAL DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS,
en uso de las facultades legales y en especial las conferidas en el Decreto número 4150 de 2011, en el numeral 5 del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto número 1082 de 2015 y,
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución número 000691 del 12 de agosto de 2014, se adoptó el Manual de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (Uspec).
Que el artículo 2.2.1.2.5.3. del Decreto número 1082 de 2015 establece que las Entidades Estatales deben contar con un Manual de Contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente, los cuales no contiene el Manual vigente.
Que el Manual actual de la Entidad, no atiende la totalidad de la normatividad contractual vigente, condición que justifica su actualización.
Que en virtud de lo anterior;
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Actualizar y adoptar el Manual de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios (Uspec), el cual hace parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga todas las disposiciones internas que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 8 de abril de 2019.
La Directora General Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios,
Matilde Mendieta Galindo.
TABLA DE CONTENIDO
1. PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL
2. SUB PROCESO: N A
3. OBJETIVO
De acuerdo con lo dispuesto por el artículo 2.2.1.2.5.3 del Decreto 1082 de 2015, las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente.
En desarrollo de dicha disposición, El presente Manual de Contratación constituye un Instrumento de Gestión Estratégica que tiene como propósito: (i) servir de apoyo al cumplimiento de los Objetivos Misionales de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, conforme a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, (ii) establecer la forma como opera la Gestión Contractual de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios * USPEC, (iii) dar a conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma en que opera dicha Gestión Contractual y (iv) garantizar los objetivos del sistema de compras y contratación pública de forma ágil y transparente
4. ALCANCE
El Manual de Contratación comprende:
- La Gestión Contractual de Tos Procesos de Contratación regidos por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (EGCAP) que desarrolle la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, como entidad contratante.
- La Gestión Contractual de los Procesos de Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, que se rigen por el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en todo aquello que no esté expresamente regulado en las normas especiales de ciencia y tecnología, contenidas principalmente en la Ley 29 de 1990, Los Decretos Leyes 393, 585 y 591 de 1991 y la Ley 1286 de 2007.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, el Manual de Contratación no comprende:
- Los procedimientos relativos a los convenios para la creación y organización de sociedades civiles y comerciales y personas jurídicas sin ánimo de lucro como corporaciones y fundaciones ni los convenios especiales de cooperación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, a los que se refieren los Decretos Leyes 393 y 591 de 1991, los cuales de acuerdo con To dispuesto en el artículo 5o y en el numeral 5 del artículo 7o del Decreto Ley 393 de 1991se rigen por las normas del derecho privado.
- Los contratos o convenios que, conforme a los artículos 20 de la Ley 1150 de 2007 y 2.2.1.2.4.4.1 del Decreto 1082 de 2015, se sometan a los reglamentos de los fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales financiadores.
5. INTRODUCCIÓN
El Manual de Contratación tiene como fin brindar los lineamientos para el desarrollo de los procesos de contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, cumplimiento los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, de conformidad con los postulados que orientan la función administrativa, los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con la entidad en la consecución de dichos fines.
Con el presente manual se pretende orientar las actuaciones de los funcionarios y contratistas en los procedimientos de le Entidad en las etapas precontractual, contractual y post contractual, así como dar a conocer los partícipes y responsables de la contratación estatal, la forma en que opera la gestión contractual, para seleccionar al contratista.
6. NATURALEZA JURIDICA DE LA USPEC
La Unidad de servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC, fue creada mediante el Decreto 4150 de 2011, a partir de la escisión de tas funciones administrativas y de ejecución de actividades que soportan al instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC, para el cumplimiento de sus objetivos.
La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, es una Unidad Administrativa Especial con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, con sede en Bogotá y ejerce sus funciones en el territorio Nacional; tiene como objeto gestionar y operar el suministro de bienes y la prestación de los servidos, la infraestructura y brindar apoyo logístico y administrativo requeridos para el adecuado funcionamiento de los servicios penitenciarios y carcelarios a carga del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - INPEC.
7. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE LA USPEC
Atendiendo a su naturaleza, objeto y funciones consagrados en el Decreto 4150 de 2011, el marco general de las contrataciones de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC está integrado principalmente por las siguientes normas o aquellas que las modifiquen complementen o sustituyan:
- La Constitución Política
- El Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015 y demás normas legales y reglamentarias de contratación pública).
- Normas especiales del sector ciencia y tecnología (Ley 29 de 1990, Decreto Ley 353 de 1991, Decreto Ley 591 de 1991, Decreto Ley 585 de 1991, Ley 1286 de 2009 y demás normas aplicables).
- Normas presupuéstales del Estatuto Orgánico del Presupuesto (Decreto 111 de 1996, Decreto 4730 de 2005 y sus modificaciones, Ley 819 de 2003 y sus reglamentos) y normas especiales del Sistema General de Regalías (Ley 1530 de 2012, Decreto 1949 de 2012 y demás normas reglamentarias),
- Normas de control fiscal, de conformidad con lo establecido en el articulo 267 de la Constitución Política.
- La Ley 1474 de 2011
- El Decreto 019 de 2012 y demás normas sobre trámites, procedimientos y las regulaciones administrativas.
- Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, Norma del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, Norma del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001.
- Las disposiciones comerciales y civiles pertinentes, salvo en las materias particularmente reguladas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
- Demás normas aplicables y aquellas que las reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen.
8. ADOPCION Y MODIFICACION
El Manual de Contratación se adopta mediante Resolución de ¡a Dirección General de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, de conformidad con las facultades que le confiere el artículo 12 del Decreto 4150 de 2011
La Dirección de Gestión Contractual tendrá a su cargo la revisión y actualización del Manual de Contratación, para su modificación mediante Resolución de la Dirección General de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC.
El Manual de Contratación y sus modificaciones deberán ser publicados en la página web de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC.
Los procedimientos internos y formatos que se expidan en desarrollo del presente Manual de Contratación se adoptaran teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad de la Unidad de Servicios Penitenciarlos y Carcelarios - USPEC.
9. DEFINICIONES
Los términos, usad os en este manual se entenderán en el sentido literal y normalmente usado, cuando exista duda sobre su sentido se acudirá a las definiciones contenidas en el régimen de contratación Estatal, el Código Civil y el Código de Comercio, solo en ausencia de definición en los códigos nombrados se acudirá al diccionario da la lengua castellana.
10. ASPECTOS GENERALES
10.1. COMPETENCIAS
10.1.1. COMPETENCIAS PREVISTAS EN LAS NORMAS APLICABLES
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con lo señalado en el numeral 8 del artículo 12 del Decreto 4150 de 2011, el Director General de la Unidad de Servidos Penitenciarios y Carcelarios - USPEC es el representante legal de la entidad y tiene la competencia para celebrar contratos y ordenar el gasto.
Por su parte, de acuerdo con lo establecido en el artículo 23 del Decreto 4150 de 2011, a la Dirección de Gestión Contractual le corresponde adelantar los trámites y procedimientos relacionados con la actividad contractual de la Entidad, con base en los estudios de conveniencia y oportunidad elaborados por las dependencias y por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), en concordancia con las normas vigentes sobre la materia, así como la elaboración de los actos administrativos relacionados con dichos procesos.
10.1.2. DELEGACIONES
Conforme a b establecido en bs artículos 209 y 211 de la Constitución Política; los artículos 12 y 25, numeral 10 de la Ley 80 de 1993; el artículo 110 del Decreto 111 de 1996; los artículos 9o, 10 y 12 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 21 de Ley 1150 de 2007, el Director General de la Unidad de Servicios Penitenciaros y Carcelarios - USPEC puede delegar total o pardalmente la competencia para expedir bs actos inherentes a la actividad contractual, realizar bs procesos de selección, celebrar los contratos y demás facultades de contratación y ordenación del gasto en servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o sus equivalentes.
Para la delegación se tendrán en cuenta los aspectos misionales y funciones de cada dependencia, de acuerdo con el Decreto 4150 de 2011, y en el acto que confiere la delegación se indicaran las facultades de contratación y ordenación del gasto delegadas.
En todo caso, las facultades delegadas deberán ser ejercidas por el delegatario de acuerdo con el acto que confiere la delegación y teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.
10.1.3. LOS COMITÉS INTERNOS DE TRABAJO
En el presente Manual se contemplan; i) el Comité de Contratación, y II) los Comités Evaluadores, dirigidos a apoyar el desarrollo de los Procesos de contratación en el ámbito de sus competencias.
10.1.3.1. EL COMITÉ DE CONTRATACIÓN
Es la máxima instancia de asesoría, consulta, definición, orientación y decisión de los asuntos de orden precontractual, contractual y pos contractual que sean sometidos a su consideración conforme a su
competencia.
Salvo que las condiciones de la contratación hagan necesario y conveniente otra conformación, la cual se hará en todo caso, mediante acto expedido por el Director General, el Comité de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC estará integrado por los siguientes funcionarios;
a) El Director General quien lo presidirá
b) El Director de Gestión Contractual. .
c) EI Director Administrativo y Financiero
d) El Director de Logística.
e) El Director de Infraestructura.
f) El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.
Son funciones del Comité de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, las siguientes:
(i) Recomendar la celebración de contratos ylo convenios interadministrativos, o de cooperación, asociación y en genera! todo acuerdo de voluntades con entidades públicas y privadas
(ii) Impartir las políticas a lineamientos que en materia de contratación propendan por garantizar el cumplimiento de los principios de la función administrativa y en especial los de la contratación pública al interior de la entidad.
(iii) Recomendar la celebración de los contratos que se deriven de las declaratorias de urgencia manifiesta o emergencia carcelaria
(iv) Estudiar y recomendar la posición de la Unidad acerca de las reclamaciones de restablecimiento o desequilibrio económico que presenten los contratistas previo concepto de la interventoría y/o supervisión de estos.
(v) Aprobar la evaluación definitiva de todos los procesos de selección contractual que adelante la entidad, la adjudicación o declaratoria desierta en los procesos de selección de la Unidad, excepto los de mínima cuantía.
(vi) Servir de instancia consultiva en los asuntos derivados de la ejecución de contratos de tos cuates se pueda originar una eventual reclamación controversia o acción judicial.
El comité de contratación contará con una Secretaria Técnica, ejercida por El Coordinador (a) del Grupo precontractual de la Dirección de Gestión Contractual, quien tendrá a su cargo entre otras funciones la convocatoria y organización de tos temas para conocimiento del comité, así como la elaboración y custodia de las actas respectivas,
10.1.3.2. EL COMITÉ EVALUADOR
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.12.2.3 del Decreto 1082 de 2015, y según la modalidad de selección contractual se deberá designar un comité evaluador, el cual será conformado por servidores públicos y/o por particulares contratados para el efecto, para que evalúen y califiquen las propuestas recibidas en los componentes jurídico, técnico y financiero y recomienden su aceptación o rechaza, de manera objetiva y ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.
Los miembros de los comités evaluadores estarán sujetos a las inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y conflictos de Interés establecidos en las normas vigentes.
La verificación y la evaluación de las ofertas para la mínima cuantía será adelantada por quien sea designado sin que se requiera un comité plural.
Son funciones del Comité Evaluador:
a) Analizar y evaluar las propuestas presentadas por los proponentes y elaborar los informes de calificación y de evaluación, con sujeción a las regias previstas en el pliego de condiciones.
b) Analizar y responder las observaciones a los Informes de calificación y de evaluación que se presenten en los procesos de selección.
c) Recomendar al ordenador de gasto las decisiones a adoptar en el proceso de selección, con sujeción a las reglas previstas en el pliego de condiciones.
d) Las demás funciones inherentes a la naturaleza del Comité, aquellas previstas en el presente Manual y las que le sean asignadas por el Comité de Contratación, de acuerdo con las normas que rigen la materia.
10.2. LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN
De conformidad con las previsiones de la Ley 1474 de 2011 y el Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción (http://www.anticomjpciongov.co), la Gestión Contractual de la USPEC se ajustará a los planes, mecanismos y herramientas dirigidos a luchar contra la corrupción.
10.3. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTOS DE INTERES
Todos los procesos de contratación adelantados por la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, se someterán al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y conflictos de interés previsto legalmente para la contratación estatal. En consecuencia, no podrán participar en procesos de selección ni celebrar contratos con la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, quienes se encuentren en cualquiera de las circunstancias señaladas en los articules 8o y 9o de la Ley 80 de 1993; en la Ley 1474 de 2011, en el numeral 4 del artículo 42 de la Ley 1952 de 2019 y demás disposiciones legales vigentes que consagren inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones para contratar,
Sin perjuicio de las inhabilidades, incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Ley, se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses económicos directos e incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiaren atención a sus obligaciones legales o contractuales.
11. ETAPA DE PLANEACION:
La etapa de planeación corresponde a la fase preparatoria de la gestión contractual, dirigida a determinar las necesidades de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, para cumplir con las funciones que le corresponden, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4150 de 2011 y demás normas aplicables.
La planeación comprende la elaboración y actualización del Plan de Adquisiciones; la elaboración de los estudios y documentos previos, la elaboración del presupuesto y la verificación de la disponibilidad presupuestal, la elaboración del pliego de condiciones, del aviso de convocatoria, del acto administrativo de apertura del proceso de selección y del Cronograma, y deberá realizarse de conformidad con las previsiones del Decreto 1082 de 2015 y las circulares expedidas por Colombia Compra Eficiente.
En este orden de ideas las áreas técnicas que requieran el inicio de un proceso de contratación, deberán enviar a la Dirección de Gestión Contractual la respectiva solicitud con la siguiente información:
1. Descripción de la necesidad
2. Objeto
3. Alcance del objeto (en caso de ser requerido)
4. Especificaciones técnicas del bien, obra o servicio
5. Obligaciones específicas del contratista
6. Valor
7. Forma de pago
8. Plazo
9. Requisitos técnicos mínimos habilitantes
10. Requisitos técnicos ponderables
11. Estudio de Mercado
12. Certificado de Disponibilidad Presupuestal
11.1. EL PLAN DE ADQUISICIONES
Con el fin de planear las necesidades de adquisición de bienes, servicios y obras públicas, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.4.1 del Decreto 1082 de 2015, la Unidad de Servicies Penitenciarios y Carcelarios - USPEC elaborará y publicara anualmente en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP II y en la página web institucional, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo Plan de Adquisiciones y lo ajustara por lo menos una vez al año.
El PAA debe contener la lista de bienes, obras y servidos que pretenden adquirir durante el año. Igualmente, se deberá señalar la necesidad, la obra o servicio que satisface esa necesidad, identificarlo utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios UNSPC, e indicar el valor estimado del contrato, el tipa de recursos, con cargo a los cuales la USPEC pagará el bien, obra o servicio, incluido los que tienen como fuente de recursos patrimonios autónomos, la modalidad de selección del contratista, y ¡a fecha aproximada en la cual la USPEC iniciará el Proceso de Contratación.
El Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual, es el encargado de la elaboración, consolidación y modificación del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad, el cual deberá ser coherente con el presupuesto de la Unidad de Servidos Penitenciarios y Carcelarios - USPEC y el Plan Operativo Anual, y seguir las pautas determinadas por Colombia Compra Eficiente.
11.2. ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, para cada necesidad de contratación, la dependencia solicitante, entregara al Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual la información técnica para la elaboración de los estudios y documentos previas, que soportan el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones definitivos, y el contrato, con el fin de permitir a los proponentes valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC y la distribución de riesgos propuesta
11.2.1. EXCEPCIONES AL REQUERIMIENTO DE ESTUDIOS PREVIOS
Según lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.1.4.2 del Decreto 1082 de 2015, no se requerirá de estudios previos para la contratación directa en caso de urgencia manifiesta Los estudios previos para los contratos de mínima cuantía contendrán los elementos señalados en el artículo 2.2 1.2.1.5.1 del Decreto 1082 de 2015.
11.2.2. ELEMENTOS MÍNIMOS DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
En atención a la previsión del artículo 25, numeral 12 de la Ley 80 da 1993, modificado por al artículo 87 de la Ley 1474 de 2011, en concordancia con el artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios y documentos previos estarán a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y deberán contener los elementos que se indican a continuación, además de los indicados para cada modalidad de selección por las normas aplicables:
a) La descripción de la necesidad que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC pretende satisfacer con el Proceso de contratación, precisando cuál es la necesidad a satisfacer y sus beneficios para la entidad; la existencia de otras alternativas en el mercado para satisfacer dicha necesidad, sus ventajas y desventajas. Asimismo, se deberá verificar la previsión de la necesidad en el Plan Anual de Adquisiciones o incluirla mediante el ajuste respectivo y señalar el rubro presupuestal de los recursos correspondientes.
b) La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para el inicio del proceso de selección y la ejecución del contrato, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto, que indique los elementos técnicos necesarios para precisar e! objeto de la contratación, las condiciones comerciales exigidas y los servicios y actividades conexas, de sorel caso; el tipo de contrato escogido, así como su plazo, forma de pago, lugar de ejecución y principales obligaciones de las partes, incluyendo los permisos requeridos para su ejecución.
c) La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección, la cual deberá ser coherente con la tipología del contrato a celebrar.
d) El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen, con fundamento en estudios o investigaciones de mercado, que deberán tener en cuenta el presupuesto, las condiciones del mercado, tos tributos y los costos por ajustes e imprevistos. Cuando el valor del contrato sea determinado por predios unitarios, se deberá incluir la forma en que han sido calculados, para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. En el caso de concurso de méritos no se publicarán las variables utilizadas para calculare! valor estimado del contrato y para las concesiones (y en general para los contratos a que se refiere la Ley 1508 de 2012) no se publicara el modelo financiera utilizado en su estructuración.
e) Loe criterios para seleccionar la oferta más favorable, en atención a lo establecido en el artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015 y en aplicación del principio de selección objetiva.
f) El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.11.2.1.1, del Decreto 1082 de 2015, los tocamientos de política contenidos en los documentos Conpes 3107 de 2001, 3133 de 2001 y 3714 dé 2011 o los que los modifiquen, complementen o reemplacen y el Manual para la identificación y cobertura del Riesgo adoptado por Colombia Compra Eficiente, de acuerdo con el artículo 2.2.12.5.2, del Decreto 1082 de 2015. (Ver Sección 16 del
presente Manual)
g) Las garantías que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC contempla exigir en el Proceso de Contratación, de acuerdo con las previsiones contenidas en el Libro 2 Parte 2, Titulo 1, Capitulo 2, Sección 3 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas aplicables
h) La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un Acuerdo Comercial, para la cual deberá seguirse el Manual para el manejo de los Acuerdos Comerciales en Procesos de Contratación adoptado por Colombia Compra Eficiente. (Ver Sección 16 del presente Manual.)
i) El análisis de la necesidad de contar con intervendría en los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, de acuerdo con lo exigido por el parágrafo 1 del artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 En los demás casos, deberá indicarse el cargo y la dependencia a la que debe pertenecer el supervisor.
11.2.3. ELEMENTOS ADICIONALES SEGÚN LA MODALIDAD DE SELECCION
En consideración al objeto a contratar o a la modalidad de selección, en adición a los elementos a los que se refiere el numeral anterior, tos estudios y documentos previos deben contener tos siguientes aspectos:
a) Los estudios previos para la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización mediante subasta inversa, incluirán une ficha técnica, elaborada conforme a las previsiones del artículo 2.2.1.2.1 2.1 del Decreto 1082 de 2015.
b) Los estudios y documentos previos para adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de las Acuerdos Marco de Precios dejarán constancia de la verificación de la existencia de un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual se pueda satisfacer la necesidad identificada, según lo exigido en el artículo 2.2.12.1.2.9 del Decreto 1082 de 2015.
c) Los estudios previos para la adquisición en bolsa de productos, deberán indicar los elementos estipulados en el artículo 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015.
d) Los estudios y documentos previos para la contratación directa deberán contener la justificación para exigiré no las garantías establecidas en el Libro 2 Parte 2, Título 1, Capítulo 2, Sección 3 del Decreto 1082 de 2015, de acuerdo con lo exigido en el artículo 2.2.1.2.14.5 del precitado Decreto.
e) Los estudios previos en la contratación directa cuando no exista pluralidad da oferentes deberán indicar las circunstancias previstas en el artículo 2.2.12.1.4.8, del Decreto 1082 de 2015.
f) Los estudios y documentos previos deben justificar cuando la contratación de trabajos artísticos solamente pueda encomendarse a determinadas personas naturales, conforme al articulo 2.2.12.1.4.9 del Decreto 1082 de 2015.
g) La adquisición de inmuebles deberá contar con los avalúos y análisis establecidos en el artículo 2.2.12.14.10 del Decreto 1082 de 2015.
h) Los estudios previos para el arrendamiento de bienes inmuebles deberán contener el análisis de las condiciones del mercado, de acuerdo con lo exigido en el articulo 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015.
i) Los estudios previos en la selección abreviada para la enajenación de bienes del Estado deberán incluir el avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta, conforme a lo dispuesto en el articulo 2.2.1.2.2.17 del Decreto 1082 de 2015,
j) Los estudios previos para la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas deberán precisar las actividades científicas y tecnológicas que se desarrollan en cada contratación, de acuerdo con las definiciones que de tales se tiene en el Decreto Ley 591 de 1991 en atención a lo establecido en el artículo 2.2.1.2.14.7 del Decreto 1081 de 2015.
112.4. ESTUDIOS PREVIOS EN LA CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.12.15.1 del Decreto 1082 de 2015, los estudios previos de las adquisiciones de bienes, servicios y obres cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, independientemente de su objeto, serán simplificados y deberán contener:
a) La descripción sucinta de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
b) La descripción del objeto a contratar, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Sienes y Servicios.
c) Las condiciones técnicas exigidas.
d) El valor estimado del contrato y su justificación.
e) El plazo de ejecución del contrato.
f) El certificado de disponibilidad presupuestal que respalda la contratación.
11.3. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACIÓN
Para la elaboración del presupuesto, la dependencia que genera la necesidad de contratación deberá tener en cuenta las condiciones y precios del mercado, garantías, licencias, permisos, tributos y los costos por ajustes e imprevistos, entre otros aspectos necesarios para la celebración y ejecución del contrato objeto del proceso de selección.
El valor estimado y/o presupuesto oficial deberá ser presentado y justificado por la dependencia que genera la necesidad de contratación.
En el caso de adquisición de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización por cuenta de entidades estatales a través de bolsa de productos, se deberá tener en cuenta lo establecido en el artículo 2.2.12.12.15 del Decreto 1082 de 2015.
11.4. VERIFICACIÓN DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y EMISIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Corresponde a la dependencia que genera la necesidad de contratación verificar la disponibilidad presupuestal de los recursos requeridos para la contratación, considerando el presupuesto y un porcentaje razonable para los costos por ajustes e imprevistos, hecho lo cual, solicitará la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, con el cual se garantizará la existencia da una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción del respectivo compromiso.
El Certificado de Disponibilidad Presupuestal emitido de conformidad con las normas aplicables, afecta provisionalmente la apropiación existente de los recursos, por lo que para su afectación definitiva y para la ejecución del contrato será necesario la expedición del Registro Presupuestal
En el evento en que sea necesario adicionar el valor del contrato celebrado, será necesaria la expedición previa de un nuevo Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Cuando se requieran vigencias futuras para la ejecución de la contratación, previo al inicio del proceso de selección se deberá contar con la autorización requerida, para lo cual la dependencia que genera la necesidad de contratación deberá adelantar el trámite correspondiente de acuerdo con las normas del Presupuesto General de la Nación
115. ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
Con fundamento en los estudios y documentos previos, el Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual elaborará el proyecto de pliego de condiciones, el cual deberá:
- Establecer reglas claras, objetivas y completas.
- Ajustarse a lo dispuesto en el numeral 5 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
- Contener por lo menos los elementos señalados en el artículo 2.2.11.2.1.3. del Decreto 1082 de 2015,
- Precisar las condiciones especiales que correspondan a cada modalidad de selección y otros aspectos de la contratación, de acuerdo con el Decreto 1082 de 2015: licitación pública (artículo 2.2.12.1.1.1. y siguientes); selección abreviada (artículo 2.2.12.1.2.1 y siguientes); concurso de méritos (artículo 2.2.12.1.3.1 y siguientes); contratación de menor cuantía (artículo 2.2.1.2.1.2.20.); criterios de favorabilidad (artículo 2.2 1.12 2.2); factores de desempate (artículo 2.2.1.1.2.2.9.); términos y condiciones del anticipo (artículo 2.2.11.2.4.1), e incentivos en la contratación pública (artículo 2.2.12.4.2.1).
- Promover la libre concurrencia y la competencia entre oferentes y adecuarse a la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
El proyecto de pliego de condiciones deberá publicarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.21.1.17.1 del Decreto 1082 de 2015.
11.6. EL AVISO DE CONVOCATORIA
Con fundamento en los estudios y documentos previos y en el proyecto de pliego de condiciones, el Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual elaborara el Aviso de Convocatoria, que deberá contener los aspectos previstos en el artículo 2.2.1.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015
En el procedimiento de concurso de méritos con precalificación, el aviso deberá contener la información exigida en el artículo 2.2.1.2.13.4 del Decreto 1082 de 2015. Para la enajenación de bienes del Estado, el aviso deberá contener además la información exigida en el artículo 2.2.12.2.1.8 del Decreto 1082 de 2015.
Este aviso no es exigido para los Procesos de Contratación adelantados bajo las modalidades de selección de mínima cuantía y contratación directa,
11.7 EL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
De conformidad con el artículo 2.2.11.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015, la apertura del proceso de selección, se ordenará mediante acto administrativo de carácter general, que deberá además ajustarse a las reglas especiales de cada modalidad de selección.
11.8 EL ANÁLISIS DEL SECTOR
El análisis del sector al que se refiere el Libro 2, Parte 2, Titulo 1, Capitulo 1, Sección 1, Subsección 6 del Decreto 1082 de 2015, que deberá elaborar el Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual, comprende asimismo los siguientes aspectos:
- Determinación de los Requisitos Habilitantes, de carácter financiero, teniendo en cuenta los elementos previstos en el artículo 2.2.111.6.2 del Decreto 1082 de 2015.
- Evaluación del Riesgo, de acuerdo con los manuales y guías que para el efecto expida Colombia Compra Eficiente, según el artículo 2.2.1.1.16.3 del Decreto 1082 de 2015
- Determinación de la Capacidad Residual, de acuerdo con la metodología definida por Colombia Compra Eficiente
A tales fines, se tendrán en cuenta las pautas determinadas por Colombia Compra Eficiente.
11.9 EL CRONOGRAMA
De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.12.3.1 del Decreto 1082 de 2015, en el Cronograma se establecerán las etapas, fechas, horas y plazos para las actividades propias del Proceso de Contratación y el tugaren el que estas deben llevarse a cabo, El Cronograma deberá señalar el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP II y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del contrato.
12. ETAPA PRE-CONTRACTUAL: MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS
La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC seleccionará a los contratistas mediante las modalidades de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos, mínima cuantía o contratación directa, de acuerdo con las disposiciones de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, el Decreto 1082 de 2015 y demás normas aplicables.
12.1. LICITACIÓN PÚBLICA
La regla general para la selección de contratistas es la licitación pública, salve que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 y en el numeral adicionado a dicho artículo por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011.
La licitación pública es el procedimiento mediante el cual la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC realiza una convocatoria pública para que, en igualdad de oportunidades, los Interesados presenten sus ofertas y dicha entidad seleccione en todas ellas la más favorable. Se encuentra previste en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 2.2.12.1.11 y siguientes del Decreto 1082 de 2015. .
Esta modalidad se adelantará de conformidad con el procedimiento previsto en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI y la normatividad legal vigente aplicable al mismo.
12.11. LICITACIÓN PÚBLICA CON OFERTAS DINAMICAS MEDIANTE SUBASTA INVERSA
De conformidad con lo determinado en los pliegos de condiciones, la oferta en el proceso de licitación pública podrá ser presentada de manera dinámica mediante subasta inversa. En ese evento se establecerán en el mismo pliego de condiciones las variables técnicas y económicas sobre las cuales los proponentes podrán realizar la puja. En ningún caso el precio ofrecido será a única venable sometida a conformación dinámica.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección de licitación pública con ofertas dinámicas mediante subasta inversa se realizaran de conformidad con el procedimiento descrito en el artículo 2.2.12.1.1.1 del Decreto 1082 de 2015.
12.2. SELECCION ABREVIADA
La selección abreviada es la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Las causales de selección abreviada se encuentran previstas en el numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 y son desarrolladas en los artículos 2.2.1.2.12.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
12.2.1. LA SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA ADQUISICIÓN O SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES
De acuerdo con el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015, son Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes aquellos de común utilización que poseer las mismas especificaciones técnicas, y comparten patrones de desempeño y calidad iguales o similares, por lo que pueden ser agrupados como bienes y servicios homogéneos para su adquisición. A tales bienes y servicios se refiere el literal (a) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007,
Su adquisición tiene lugar mediante la modalidad de selección abreviada, según lo establecido en los artículos 2.2.1.2.1.2.1 a 2.2.1.2.1.2.19 del Decreto 1082 de 2015.
Los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, deben indicar los aspectos relativos a la ficha técnica del bien o servicio, el precio y el contenido de las partes, de ser el caso, de acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015.
De conformidad con las previsiones del Decreto 1082 de 2015, la adquisición de estos bienes y servicios debe hacerse a través de los procedimientos de subasta inversa, compra por acuerdo marco de precios o adquisición a través de bolsa de productos.
12.2.1.1. SELECCIÓN ABREVIADA POR SUBASTA INVERSA
La subasta Inversa tiene lugar siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados cuyos bienes o servicios cumplen con la Ficha Técnica y consiste en la puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con las reglas previstas en los artículos 2.2.1.2.1.2.2, al 2.2.1.2.1.2.6, del Decreto 1082 de 2015.
La oferta más favorable, de acuerdo con las reglas previstas en los artículos 2.2.1.2.1.2.2 y 2.2.1.2.1.2.4 del Decreto 1082 de 2015, será aquella con el lance más bajo.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección abreviada para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes subasta inversa se describen en el procedimiento previsto en el Sistema Integrado de Gestión Institucional de selección abreviada de! proceso de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC.
12.2.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA POR COMPRA POR CATÁLOGO DERIVADO DE LA CELEBRACIÓN DE ACUERDOS MARCO DE PRECIO
De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.2.7. del Decreto 1082 de 2015, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, está obligada a adquirir Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes a través de los Acuerdos Marco de Precios vigentes celebrados por Colombia Compra Eficiente.
Para tales fines la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC deberá;
- Verificar en el Catálogo publicado por Colombia Compra Eficiente, durante la etapa de planeación, si existe un Acuerdo Marco de Precios vigente con el cual pueda satisfacer la necesidad.
- Suscribir el Acuerdo Marco de Precios que satisfaga la necesidad identificada, en la forma que Colombia Compra Eficiente disponga.
- Colocar la orden de compra en los términos estableados en el Acuerdo Marco de Precios,
En esta modalidad no resultan exigibles las garantías de que trata el Libro 2 Parte 2, Titulo 1, Capitulo 2, Sección 3 del Decreto 1082 de 2015, a menos que el Acuerdo Marco de Precios respectivo disponga lo contrario.
De otra parte, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC podrá solicitar a Colombia Compra Eficiente un Acuerdo Marco de Precios para un bien o servicio determinado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.2.12.8 del Decreto 1082 de 2015.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección abreviada por compra por catálogo derivado de la celebración de Acuerdos Marco de Precios se describen en los Procedimientos de selección abreviada del proceso "de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, teniendo en cuenta que, de conformidad con el artículo 2.2.1.2.12.10 del Decreto 1082 de 2015, deberán ajustarse al Proceso de Contratación que diseñe Colombia Compra Eficiente.
12.2.1.3. SELECCIÓN ABREVIADA POR BOLSA DE PRODUCTOS
La selección abreviada por bolsa de productos parte de la selección de un comisionista que representará a la entidad en la rueda de negociación de los bienes o servicios a adquirir y se rige por las disposiciones del Decreto 2555 de 2010, las regias previstas en.os artículos 2.2.12.12.11 a 2.2.1.2.12.19, del Decreto 1082 de 2015 y demás reglamentos aplicables.
Su aplicación pare determinada adquisición parte de verificar la lista de los Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes susceptibles de ser adquiridos por las entidades estatales, a cargo de la Bolsa de Productos, para determinar si es posible satisfacer la necesidad identificada, Asimismo, se deberá comparar este mecanismo con la subasta inversa y el Acuerdo Marco de Precios -vigente o por promover-, que debe realizarse durante la etapa de planeación, según lo exigido en los artículos 2.2.1.2.1.2.16 y 2.2.12.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015, respectivamente.
De conformidad con el artículo 2.2.1.1.17.1 del Decreto 1082 de 2015, ¡os documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP.
Los trámites que tienen tugar en la modalidad de selección abreviada para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes en bolsas de productos se describen en los Procedimientos de selección abreviada del Proceso de Contratación de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC. Esta modalidad se adelantará de conformidad con el procedimiento previsto en el Sistema integrado de Gestión Institucional.
12.2.1 A SELECCIÓN ABREVIADA PARA LA CONTRATACIÓN DE MENOR CUANTÍA
Si el contrato a celebrar no se encuentra entre las demás causales de selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa y, además, su valor es inferior a la menor cuantía, el contratista será seleccionado a través del procedimiento previsto de selección abreviada de menor cuantía, de acuerno ten lo establecido en el literal b) del numeral 2 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015.
El ofrecimiento más favorable para la entidad en la selección abreviada de menor cuantía, se determinará de acuerdo con las previsiones del artículo 2.2.1.1.2.2.2 del Decreto 1082 de 2015.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección abreviada para la contratación de menor cuantía se describen en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI
12.3. EL CONCURSO OE MÉRITOS
A través de la modalidad de concurso de méritos se contratarán los servidos de consultaría a los que se refieren el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, el numeral 3 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 219 del Decreto 019 de 2012, y el artículo 2.2.1.2.13.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
La selección de consultores podrá realizarse mediante concurso abierto o con precalificación. En el caso de proyectos de arquitectura se aplicarán las reglas previstas en el Decreto 2326 de 1995 o las disposiciones legales vigentes aplicables a la materia.
12.3.1. EL CONCURSO ABIERTO
El concurso abierto se desarrollará de conformidad con el procedimiento señalado en el artículo 2.2.12.1.3.2 del Decreto 1082 de 2015. Éste podrá tener lugar solo o ser precedido de la precalificación, de que tratan los artículos 2.2.1.2.13.3 a 2.2.12.13.7 del mismo Decreto.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección de concurso de méritos por concurso abierto se describen en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI.
12.3.2. LA PRECALIFICACIÓN
De conformidad con lo establecido en los artículos 2.2.12.1.3.3 a 2.2.12.1.3.7 del Decreto 1082 de 2015, para la selección de consultores la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC podrá utilizar la precalificación, cuando lo considere pertinente dada la complejidad de la consultarla, con el objeto de conformar una lista de precalificados.
El procedimiento de precalificación es anterior e independiente, y ¡a conformación de la lista de precalificados no obliga a abrir el proceso de contratación.
12.4. LA CONTRATACIÓN DIRECTA
La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC podré aplicar la modalidad de contratación directa en presencia de las causales previstas en el numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007.
La contratación directa deberá en todo caso sujetarse a los principios que orientan la función administrativa y, en especial, al principio de selección objetiva, así como a las disposiciones contenidas en los artículos 2.2.1.21.4.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015.
El Grupo Precontractual de la Dirección de Gestión Contractual, con base en la información aportada por la dependencia que ganara la necesidad de contratación, deberá elaborar el acto administrativo de justificación de la contratación directa, el cual, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.12.14.1 del Decreto 1062 de 2015, contendrá:
a) La causal que invoca para contratar directamente.
b) El objeto del contrato.
c) El presupuesto para la contratación y las condiciones que exigirá al contratista,
d) El lugar en el cual los interesados pueden consultar los estudios y documentos previos.
Dicho acto no será necesario en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión a los que se refiere el artículo 2.2.1.2.14.9, del Decrete 1082 de 2015, ni para aquellos contratos de que trata el artículo 2.2.12.1.4.3., así: a) la contratación de empréstitos; b) loas contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el Banco República, y c) los contratos a los que se refiere el artículo 2.2.12.1.4.6 del mismo Decreto, es decir la contratación de Bienes y Servicios en el Sector Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de Protección que necesiten reserva para su adquisición.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto de justificación de la contratación directa y no requerirá de estudios previos, según lo establece el artículo 2 2.12.1.4.2, del Decreto 1082 de 2015.
En la contratación directa no será obligatoria la exigencia de garantías y la justificación para exigirlas o no debe estar en los estudios y documentes previos (artículo 2.2.12.1.4.5. del Decreto 1082 de 2015).
De conformidad con lo establecido en el artículo 6o de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto Ley 019 de 2012, no se exigirá inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) para la contratación directa.
En los casos de contratación directa, no es necesaria ¡a obtención de pluralidad de ofertas, siempre y cuando el contratista demuestre las condiciones de idoneidad, experiencia, capacidad financiera, etc., directamente relacionadas con el objeto del contrato, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Los trámites que tienen lugar en la modalidad de selección de contratación directa se describen en el Procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI.
12.4.1 URGENCIA MANIFIESTA
De acuerdo con los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, le situación de urgencia manifiesta se declarará mediante acto administrativo motivado suscrito por el ordenador del gasto, el cual hará las veces de acto de justificación. En caso de urgencia manifiesta no se requerirá de estudios previos.
Una vez legalizado el contrato, el Grupo de Gestión Contractual y Pos Contractual de la Dirección de Gestión Contractual elaborará y enviará a la Contraloría General de la República un informe de la contratación, compañado de copia de la declaración de urgencia manifiesta, el expediente administrativo y la copia del contrato, garantías y registro presupuestal, de conformidad con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 80 de 1993.
12.4.2. CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS
Los empréstitos son aquellos que tienen por objeto proveer a la entidad contratante de recursos en moneda nacional o extranjera con plazo para el pago. El Inicio de los trámites requeridos para el endeudamiento por parte de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios USPEC deberá ajustarse a las previsiones del parágrafo 2 del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, el Decreto 2681 de 1993 y demás normas aplicables.
De acuerdo con el artículo 2.2.1.2.1.4.3 del Decreto1082 de 2015, tos estudios y documentos previos elaborados para la contratación de empréstitos no son públicos.
12.4.3. CONVENIOS O CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
Son los acuerdos de voluntades que celebran entre si las entidades públicas señaladas en el artículo 2o de la Ley 80 de 1993 con el fin de aunar esfuerzos para el logro de. un objetivo común que les permita dar cumplimiento a las funciones constitucionales y legales que les han sido asignadas.
De conformidad con el literal o) del numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, la modalidad de contratación directa procede en tos convenios o contratos interadministrativos, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el objeto de la entidad ejecutora.
De conformidad con lo dispuesto por las normas orgánicas de presupuesto, tales convenios o contratos serán objeto del correspondiente registro presupuestal. De otra parte, para determinar la capacidad contractual en este caso deberá aplicarse lo dispuesto en artículo 2.2.12.1.4.4, del Decreto 1082 de 2015.
12.4.4. CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTÍFICAS Y TECNOLÓGICAS
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.12.14.7. del Decreto 1082 de 2015, en la contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas prevista en el literal e) del numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, se tendrán en cuenta las definiciones que de tales se tiene en el Decreto Ley 591 de 1991 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen, así como en la Circular No. 6 del 27 de septiembre de 2013, emitida por Colombia Compra Eficiente.
Conformé a lo anterior, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC aplicará las definiciones de actividades científicas y tecnológicas contenidas en el artículo 2o del Decreto Ley 591 de 1991; y en cada caso precisará como el objeto contractual se ajusta a las definiciones previstas, pudiendo servirse de criterios auxiliares de interpretación que surjan, entre otros, de: (i) las definiciones de modalidades específicas de contratos de fomento de actividades científicas y tecnológicas que se regulan en el Decreto Ley 591 de 1991; (ii) las guías o criterios de orientación relativas a proyectos de ciencia, tecnología e innovación que dicte el Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e innovación -Colciencias-; (iii) los manuales y guías de organizaciones internacionales, tales como la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico - OCDE- y la UNESCO y (iv) los conceptos autorizados que emita Colciencias, como entidad especializada en
materializarlo ciencia, tecnología e innovación.
En todo caso, en el acto administrativo de justificación al que se refiere el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015, la Unidad de Servicios Penitenciaros y Carcelarios - USPEC motivará la aplicación de esta causal.
12.4.4.1. REGLAS ESPECIALES SEGÚN TIPOS CONTRACTUALES
La contratación directa para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas, conforme a lo establecido en el literal e, numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007, deberá sujetarse a las previsiones de la Ley 29 de 1990, el Decreto Ley 591 de 1991 y, en lo no previsto) a las normas del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
En particular, se deberán tener en cuenta las reglas especiales previstas para los contratos de financiamiento, los comites de administración de proyectos y la transferencia tecnológica en todos los contratos de estas actividades contenidas en el Decreto Ley 591 de 1991 y aquéllas establecidas en los artículos 14 y 21 de Ley 80 de 1993.
12.4.5. DE LA CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES
De conformidad con to establecido en el artículo 2.2.1.2.14.8 del Decrete 1082 de 2015, se considera que no existe pluralidad de oferentes cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser su proveedor exclusivo en el territorio nacional.
La dependencia que genera la necesidad de contratación justificara la aplicación de esta causal en los estudios previos que soporta la contratación, justificación que servirá de fundamento para el acto administrativo respectivo, que suscriba el ordenador del gasto.
12.4.6. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES
Para la definición y contratación de servidos profesionales y de apoyo a la gestión se atenderá a lo dispuesto en el artículo 2.2.12.14.9 del Decreto 1082 de 2015 y la Unidad de Servidos Penitenciarios y Carcelarios - USPEC podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate. En este caso no es necesario haber obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, la entidad justificará dicha situación los estudios y documentos previos.
En estos contratos no serán exigibles garantías, salvo que por situaciones excepcionales o especiales se justifique la exigencia y condiciones de las mismas en el documento de estudios previos
12.4.7. DE LA ADQUISICIÓN Y ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
La adquisición y el arrendamiento de bienes inmuebles se ajustarán a lo dispuesto por los artículos 2.2.1.2.1.4.10, y 2.2.1.2.14.11, del Decreto 1082 de 2015, respectivamente y para su celebración se requerirá contar con la disponibilidad presupuestal correspondiente y con el pronunciamiento previo y favorable del Comité de Contratación.
12.5. MÍNIMA CUANTÍA
La contratación de mínima cuantía corresponde a aquellos contratos cuya cuantía no excede el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, independientemente de su objeto.
El procedimiento se llevará de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 con las particularidades establecidas en el artículo 2.2.1.2.1.5.1, y siguientes del Decreto 1082 de 2015, por lo que la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC se abstendrá de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las demás modalidades de selección, así como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en dichas normas.
La modalidad de mínima cuantía no será aplicable cuando la contratación se deba adelantar en aplicación de una causal de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2o de la Ley 1150 de 2007.
Las garantías no serán obligatorias respecto de los contratos de mínima cuantía, salvo que la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, lo cual se justificará en el estudio previo de conformidad con to establecido en el artículo 7o de la Ley 1180 de 2007 y en el artículo 2.2.12.1.5.4. Decreto 1082 de 2015. En todo caso, para la contratación de mínima cuantía en materia de infraestructura siempre se exigirá por lo menos la garantía única de cumplimiento en el amparo de cumplimiento por un 10% del valor del presupuesto oficial estimado del proceso.
Para la contratación de mínima cuantía, no se podrá exigir inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP), según lo establece el artículo 6o de la Ley 1150 de 2007 modificado por el artículo 221 del Decreto 019 de 2012.
Les trámites que tienen lugar en la modalidad de selección de mínima cuantía se describen en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI.
12.6. DISPOSICIONES COMUNES
12.6.1. ACUERDOS COMERCIALES Y TRATO NACIONAL
Cuando el proceso de contratación esté sometido a uno o varios Acuerdos Comerciales, deberá aplicarse lo dispuesto en los artículos 2.2.12.4.11 y 2.2.12.4.1.2 del Decreto 1082 de 2015, El trato nacional, por su parte, es regulado en el artículo 2.2.12.4.1.3 del mismo Decreto.
12.6.2 INCENTIVOS A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
De conformidad con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 32 de la Ley 1450 de 2011, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC deberá aplicar en sus procesos de selección los incentivos para los bienes, servicios y oferentes nacionales o aquellos considerados nacionales con ocasión de la existencia de trato nacional contemplados en el artículo 2.2.12.4.2.1 y siguientes del Decreto 1082 de 2015 y demás normas aplicables y aquéllas que lo adicionen o modifiquen, este incentivo no es aplicable en los procesos para la adquisición de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes.
12.6.2.1 CONVOCATORIA LIMITADA
La convocatoria limitada a Mipymes (micro, pequeña y mediana empresa) en los procesos de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos, se ajustará con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015 articulo 2.2.1.2.4.2.2.; asimismo, según lo dispone el artículo 2.2.12.4.2.3, se podrán realizar convocatorias limitadas a Mrpyme nacionales domiciliadas en los departamentos o municipios en donde se va a ejecutar el contrato y la acreditación de la condición de Mypime tendrá lugar de acuerdo con el artículo 2.2.1.2.4.2.4.
12.6.2.2 DESAGREGACIÓN TECNOLÓGÍCA
De acuerdo con el artículo 2.2.12.4.2.5 del Decreto 1082 de 2015, se podrán adelantar varios Procesos de Contratación de acuerdo con la desagregación tecnológica para buscar la participación de la industria y el trabajo nacionales,
12.6.3. CONTRATOS EJECUTADOS EN EL EXTERIOR
En atención a las disposiciones del artículo 2.2.1.2.4.3.1 del Decreto 1082 de 2015, los Procesos de Contratación adelantados por la Unidad de Servidos Penitenciarios y Carcelarios - USPEC en el exterior para los contratos que deban ejecutarse fuera del territorio nacional pueden someterse a la ley extranjera
12.6.4. CONTRATOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES O CON PERSONAS EXTRANJERAS DE DERECHO PÚBLICO
Para Ia celebración y ejecución de contratos o convenios con organismos Internacionales o con personas extranjeras de derecho público, se atenderá a lo establecido en el artículo 20 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 2.2.12.4.4.1 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas aplicables y aquéllas que los adicionen o modifiquen.
12.5.5. PRÓRROGA O SUSPENSIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN
Los procesos de selección podrán ser prorrogados o suspendidos. En estos casos, la Dirección de Gestión Contractual, preparará el proyecto de acto adenda de prórroga o suspensión, indicando las circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso, así como el término de suspensión o prórroga requerido para la firma del ordenador del gasto.
12.5.6 PUBLICIDAD EN EL SECOP
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, se deberán publicaren el SECOP:
- El Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones (Artículo 2.2.1.1.14.3.)
- Los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición (Articulo 2.2.1.11.7.1.)
- La oferta del adjudicatario del Proceso de Contratación (Artículo 2.2 1 1 1.7.1)
- El aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de Contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones (Articulo 2.2.1117.1)
- El Contrato suscrito con el comisionista seleccionado en la modalidad de selección abreviada por bolsa de producto y sus modificaciones (Articulo 2.2.1.2.12.14.)
- El Aviso de convocatoria para la precalificación en el concurso de méritos (Artículo 2.2.121.3.4.)
- El Informe de Precalificación (Articulo 2.2.12.13.5.)
- El acto administrativo de apertura, el pliego de condiciones y el informe para la enajenación directa por oferta en sobre cerrado (Articulo 2.2.12.2.2.1)
Excepciones:
- Los documentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicados en el SECOP (Artículo 2.2.1.1.17.1)
- En la selección de mínima cuantía y en la contratación directa, no es necesaria la expedición y publicación del aviso de convocatoria en el SECOP (Articulo 2.2.1.12.1.2.)
13. ETAPA CONTRACTUAL
Esta etapa comprende la celebración y la ejecución del contrato y se tendrán en cuenta las siguientes reglas.
13.1. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO
13.1.1 CRONOGRAMA:
En atención a las previsiones del articulo 2.2.11.2.3.1. del Decreto 1082 de 2015, el plazo para la celebración del contrato, para el registro presupuestal, la publicación en el SECOP II y para el cumplimiento de los requisitos establecidos en el pliego de condiciones para el perfeccionamiento, la ejecución y el pago del
contrato deberán señalarse en el Cronograma.
De conformidad con lo establecido en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, los contratos se entenderán perfeccionados cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito.
Corresponde al Grupo Contractual y Pos contractual de la Dirección de Gestión Contractual la elaboración del contrato, su remisión al ordenador del gasto para su firma, así como la obtención de la aceptación por parte de contratista en la plataforma del SECOP.
13.1.3 EJECUCIÓN
Son requisitos para la ejecución del contrato:
- El registro presupuestal que ampare el compromiso. Corresponde al Grupo Contractual y Pos Contractual de la Dirección de Gestión Contractual enviar el contrato a la Dirección Administrativa y Financiera, para que esta última efectúe el registro presupuestal, de conformidad con las disposiciones aplicables.
- Aprobación de las garantías exigidas, cuando sean requeridas.
Una vez completados los requisitos de perfeccionamiento del contrato, el Grupo Contractual y Pos contractual de la Dirección de Gestión Contractual remitirá copia del registro presupuestal y del documento aprobatorio de las garantías, cuando estas se requieran, al supervisor o interventor del contrato, para que este suscriba el acta de inicio correspondiente. Concluido el trámite de perfeccionamiento y legalización del contrato, el expediente, contractual en su totalidad deberá ser remitido para su custodia dentro de tos tres días siguientes al grupo de Gestión Documental, por el Grupo antes citado.
13.2. GARANTÍAS
En los estudios y documentos previos, se indicarán las garantías, la vigencia y suficiencia que deban exigirse a favor de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC con ocasión de (i) le presentación de la oferta, la suscripción del contrato hasta su liquidación; los riesgos derivados de la responsabilidad extracontractual por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, de acuerdo con las previsiones del Libro 2 Parte 2, Titulo 1, Capítulo 2, Sección 3 del Decreto 1082 de 2015 y demás normas aplicables.
Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deberé constituir las garantías a que haya lugar de acuerdo con la naturaleza y cuantía del contrato, en el plazo señalado en el mismo para el efecto.
Los contratistas deberán presentar para la aprobación de la Dirección de Gestión Contractual las correspondientes garantías que amparen el cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de la Entidad de acuerdo con las normas reglamentarias vigentes.
En los procesos de contratación los oferentes o contratistas podrán otorgar, como cobertura del riesgo, cualquiera de las siguientes garantías;
Contrato de Seguro contenido en póliza
Patrimonio Autónomo
Garantía Bancada
Corresponde al Grupo Contractual y Pos contractual de la Dirección de Gestión Contractual revisar, solicitar correcciones y aprobar las garantías requeridas para el inicio de la ejecución del contrato, de acuerdo con lo establecido en la minuta del contrato y las previsiones del Decreto 1082 de 2015.
En los contratos que celebre la USPEC, salvo les de prestación de servidos profesionales y de apoyo a la gestión se deberán exigir tos siguientes amparos, cuando las garantías estén contenidas en una póliza o garantía única.
a) Para todos los proceses de selección la Garantía de seriedad de la oferta el valor asegurado debe ser de por lo menos el 10% del valor del presupuesto estimado y una vigencia de 90 días contados a partir de la presentación de la oferta.
b) De manera general en todos los contratos se solicitarán los siguientes amparos de cumplimiento, entre otros:
1. Buen manejo y correcta inversión de! anticipo: Con un valor asegurado equivalente al 100% del valor del anticipo y una vigencia hasta la liquidación del contrato.
2. Cumplimiento del Contrato: Con un valor asegurado mínimo del 20% del valor total del contrato y una vigencia por el Plazo de ejecución del contrato y seis [6] meses más.
3. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Con un valor asegurado mínimo del 5% del valor total del contrato y una vigencia por el Plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más
4. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados: Con un valor asegurado mínimo del 20% del valor total del contrato y una vigencia de tres (3) años contados a partir del acta de recibo final a satisfacción.
5. Estabilidad y Calidad de la obra: Con un valor asegurado mínimo del 20% del valor total del contrato y una vigencia de cinco (5) años contados a partir de la fecharon la cual la entidad estafa recibe a satisfacción la obra
6.Calidad del servicio: Con un valor asegurado mínimo del 30% del valor total del contrato y una vigencia de tres (3) añas contados a partir de la fecha en la cual la entidad estatal recibe a satisfacción el servicio
7. Responsabilidad Civil Extracontractual: Con un valor asegurado de conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.1.2.3.1.17 del Decreto 1082 de 2015 y una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato.
8. Devolución del pago anticipado: Con un valor asegurado equivalente al 1.00% monto pagado de forma anticipada y una vigencia igual a! plazo de ejecución del contrato hasta la liquidación.
13.3. ACTA DE INICIO
Es la que suscribe el contratista y el supervisor o interventor del contrato, donde se deja constancia de la fecha de inicio de la ejecución del contrato o convenio, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
Todos los contratos que suscriba la Entidad deberán tener acta de inicio, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución, o cuando uno y otro se requieran
13.4. VIGILANCIA Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL
En desarrollo del principio de responsabilidad consagrado en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC vigilará permanentemente la correcta ejecución del contrato a través de un supervisor o un interventor, de conformidad con lo establecido en los artículos 83 al 85 de la Ley 1474 de 2011 y conforme lo previsto en el Manual de Supervisión e Interventoría de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, establecidos.
El Grupo Contractual y Pos contractual de la Dirección de Gestión Contractual, con fundamento en lo establecido en los documentos del proceso de selección, será el responsable de verificar que en el texto de cada contrato se determine el supervisor o interventor, al cual remitirá copia del contrato y del formulario de aprobación de las garantías, una vez completados los requisitos de perfeccionamiento y 'ejecución, para la posterior suscripción del acta de inicio.
De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC, ejercerá la supervisión del contrato cuando no se requieren conocimientos especializados o podrá contratar personal da apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.
La interventoría, por su parte, tendrá lugar cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen, caso en el cual la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC contratará a una persona natural o jurídica para que realice el seguimiento técnico, sin perjuicio de que pueda contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría, cuando la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal.
Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de supervisión e interventoría pero excepcionalmente podrá dividirse la vigilancia del contrato principal, Indicando en este y en el de Interventoría tas actividades técnicas a cargo del interventor y aquéllas a cargo del supervisor.
De acuerdo con el numeral 12 del artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015, los pliegos de condiciones deberán contener los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
El seguimiento y supervisión del contrato deberá realizase de conformidad con las normas legales y contractuales aplicables, la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 y e) Manual de Supervisión e Interventoría de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC.
13.5. MODIFICACIONES, ADICIONES Y PRÓRROGAS CONTRACTUALES:
Si durante la ejecución del contrato se presentan circunstancias que justifiquen Incorporar ajustes o cambios al contenido inicial, corresponderá al contratista presentar, justificar y soportar la modificación correspondiente, para su aprobación por parte del interventor o supervisor.
Cuando.se requiera tramitar cualquier modificación, adición o prórroga será responsabilidad del supervisor y/o interventor, solicitar el trámite a la Dirección de Gestión Contractual con mínimo cinco (05) días hábiles de antelación, a la elaboración del documento respectivo, señalando las razones que justifican la modificación, el análisis de conveniencia del mismo, así como sus consecuencias frente a la ecuación económica del contrato y su plazo de ejecución, si fuere el caso.
La prórroga, adición o la modificación del contrato sólo se podrá solicitar antes del vencimiento del plazo contractual y mediante requerimiento del Ordenador del Gasto.
La prórroga y/o la adición, darán lugar a la modificación de las garantías y deberán ser publicadas en el SECOP.
13.5.1. PRÓRROGA
Es la modificación al plazo inicial de ejecución del contrato y su solicitud siempre deberá ser presentada por el contratista, avalada por el interventor y/o supervisor del contrato, y deberá contener la motivación que la justifique.
13.5.2. ADICIÓN
Corresponde al incremento del valor inicial del contrato, sin que ello altere el alcance del mismo o Implique cambios sustanciales a las obligaciones originales La solicitud de adición debe indicar si conserva la forma de pago establecida en el contrato o sí debe ser modificada, así como las razones que justifican la misma,
La adición de contratos debe contar con una disponibilidad presupuesta! previa y suficiente. Su valor no debe superar el límite máximo del cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato, expresado en SMMLV, sin perjuicio de la excepción contenida en et Articulo 85 de la Ley 1474 de 2011 prevista para los contratos de interventoría
13.6. SUSPENSIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Es la interrupción justificada y acordada por tas partes, de la ejecución del contrato, por motivos de fuerza mayor, o caso fortuito, de interés público o mutuo acuerdo debidamente justificado, Impidiendo esto la ejecución del contrato, siempre que no se vulnere el Interés general ni los fines del Estado.
El acta de suspensión deberá ser firmada por la Supervisión y/o Interventoría, el contratista y el ordenador del Gasto.
Es considerada una medida de tipo temporal y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y proporcionalidad de las partes involucradas en el contrato. Se debe resaltar que durante el periodo de la suspensión, las obligaciones contenidas en el contrato no se ejecutan.
En toda suspensión deberá consignarse las causales o motivos de la misma, el plazo o condición al que se sujetara y los efectos de esta en el valor del contrato.
Para efectos del reinicio de las actividades producto de la suspensión, se deberá suscribir por la interventoría o supervisión, el contratista y el ordenador de! gasto, el acta de reinicio correspondiente y realizar los ajustes a las pólizas.
13.7 CESIÓN DEL CONTRATO
De conformidad con lo establecido en los artículos 9o y 41 de la Ley 80 de 1993, tos contratos estatales son intuito personas y, en consecuencia, no podrán cederse sin previa autorización escrita de la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC. La aprobación de la cesión es una facultad del ordenador del gasto.
El cesionario deberá acreditar por lo menos las mismas condiciones que se tuvieron en cuenta para la adjudicación del contrato en cabeza del contratista cedente.
Recibida la solicitud de cesión del contratista, el supervisor o interventor del contrato deberá emitir su concepto y recomendación, junto con la solicitud motivada de cesión del contratista, de ser el caso, y demás documentos soporte.
La dependencia que genera la necesidad de contratación, previa concepto favorable del interventor o supervisor, dará traslado de la solicitud de cesión del contrato al Grupo Contractual y Pos contractual de la Dirección de Gestión Contractual, para que se pronuncie sobre la viabilidad jurídica de la cesión y exprese la recomendación sobre su suscripción. Igualmente elaborará el documento en el que se deje constancia de la cesión, para su suscripción por el cedente, el cesionario y el aval del ordenador del gasto.
Cuando exista cesión de contrato, en el momento de crear la obligación se hará con el nuevo beneficiario sin cambiar el Registro Presupuestal y dejando como soporte el documento de cesión
13.8. CESION DE DERECHOS ECONÓMICOS
Es el acuerdo de voluntades entre el cedente (quien es parte del contrato estatal) y el cesionario (a quien se le transfieren los derechos económicos), con fundamento en los artículos 1959 y siguientes del Código Civil, en concordancia con los artículos 651 y siguientes del código de comercio, cuyo trámite se deberá solicitar ante la Entidad y deberá cumplir con los requisitos establecidos en el procedimiento previsto en el Sistema Integrado de Gestión Institucional SIGI.
13.9. ANTICIPO
Son recursos públicos entregados como un adelanto o avance del precio que no ha sido causado para la iniciación del objeto contractual, la atención de los gastos preliminares y su aplicación debe realizarse de manera exclusiva a la ejecución del contrato, lo cuales deben ser debidamente amortizados
Para definir el porcentaje del anticipo se atenderán las circunstancias técnicas y financieras de cada contrato, tomando en cuenta las directrices que sobre este particular establezca la Entidad. En todo caso no podrá superar el 30% del valor total del contrato, soto en excepciones especiales motivadas en los estudios previos este monto podrá ser superior sin exceder el cincuenta por ciento (50%) establecido en el artículo 40 de la Ley 80 de 1883.
De conformidad con el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011, en los contratos de obra, concesión, salud o los que realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía.
El anticipo soto será reconocido y autorizado al inició de la ejecución del contrato, y en ningún caso se podrá autorizar anticipo de adiciones, así como tampoco modificar su porcentaje inicial durante la ejecución del contrato.
El anticipo en ningún caso podrá ser utilizado por el contratista para el pago de gastos administrativos, salarios, honorarios, adquisición de maquinaria y equipo.
13.10. PAGO ANTICIPADO
Es un pago del precio que es propiedad del contratista y que se incorpora a su patrimonio. No obstante lo anterior, en ningún caso el monto a pagar por concepto de pago anticipado, podrá superar el 30% del valor inicial del contrato.
La USPEC solo desembolsara pago anticipado en los contratos de suministro de bienes y consultoría, previa justificación del mismo y siempre que para su pago el contratista deba entregar un bien o producto cuyo valor sea equivalente al porcentaje a pagar por tal concepto.
En ningún caso se concede pago anticipado en tos contratos de prestación de servicios, interventoría y compraventa Igualmente el monto del pago anticipado no podré modificarse durante la ejecución del contrato.
13.11. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
La Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC tomara las acciones necesarias para procurar solucionar en forma ágil, rápida y directa las diferencias y controversias que surjan en el marco de las relaciones contractuales y para tales fines podrá servirse de los mecanismos alternativos de solución de conflictos previstos en la Ley 1563 de 2012 y demás, leyes vigentes.
13.12. TERMINACIÓN DEL CONTRATO
Una vez terminado el contrato, por las causas previstas en el mismo o en la ley aplicable, se deberá dejar constancia de la terminación, mediante acta que deberá ser suscrita por el contratista y por el supervisor y/o interventor.
14. ETAPA POS-CONTRACTUAL-LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO.
En aquellos contratos definidos en la Ley, una vez terminado el plazo de ejecución del mismo corresponde a las partes efectuarla liquidación del contrato mediante el acta de liquidación. En esta etapa se determinará el estado económico, balance y rendición final de cuentas del contrato, api como el estado de ejecución de las prestaciones mutuas a las que se comprometieron las partes para efectuar los ajustes y determinar con ocasión de los términos del contrato, las acreencias pendientes o saldos a favor o en contra de cada uno o se declaren a paz y salvo, según el caso, para extinguir el negocio jurídico celebrado.
Corresponderá al Grupo de Gestión Contractual y Pos contractual la elaboración del proyecto de acta de liquidación del contrato de acuerdo con la información técnica, financiera y presupuestal entregada por la dependencia a cargo del contrato, Igualmente realizará todos los trámites correspondientes para la suscripción por parte del contratista y el ordenador del gasto.
En la liquidación del contrato se deben incluir los ajustes, revisiones y recomendaciones a que haya lugar, acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo
El procedimiento y plazo para la liquidación de los contratos se ajustará a las disposiciones del artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.
14.1. CONTRATOS QUE REQUIEREN DE LIQUIDACIÓN:
SERÁN OBJETO DE LIQUIDACIÓN LOS SIGUIENTES CONTRATOS Y/O CONVENIOS:
- Los contratos y/o convenios interadministrativos que celebre la USPEC cuando estos tengan un valor determinado o impliquen la disposición de recursos de la Entidad.
- Los contratos de tracto sucesivo: aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonga en el tiempo
- Los contratos terminados anticipadamente por mutuo acuerdo o de manera unilateral.
- Los contratos que no requieren liquidación, pero hayan sido objeto de afectación de garantías.
- Los contratos que a su terminación reporten obligaciones pendientes de ejecución.
- Los Contratos en los que las partes pacten la liquidación
Excepciones: Los contratos no susceptibles de liquidación son:
- Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
- Contratos de ejecución instantánea.
14.2. TÉRMINO DE LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Y CONVENIOS
De acuerdo con lo establecido en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, la liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, O dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendré la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de tos dos (2) meses siguientes.
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de tos dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral sola procederá en relación con les aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
14.3. ACTA DE CIERRE Y LIBERACIÓN DE SALDOS:
Se elaborará Acta de Cierne en los siguientes casos:
En los contratos que no son objeto de liquidación y en los cuales existan saldos pendientes por liberar:
- Los Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la gestión
- Los de ejecución instantánea
El Acta de Cierre, deberá contener los valores ejecutados y los saldos a liberar y demás aspectos que se estimen necesarios o convenientes relacionados con su ejecución.
Esta Acta será elaborada por el Grupo de Gestión Contractual y Pos contractual y deberá suscribirse por el Coordinador del grupo Contractual y Pos contractual, el Supervisor del Contrato, el Ordenador del gasto y el contratista, Firmada el acta por las partes se remitirá a la Subdirección Financiera copia de esta pera el trámite correspondiente,
14.4. SALVEDADES EN EL ACTA DE LIQUIDACIÓN:
Los contratistas podrán dejar las salvedades en la liquidación bilateral, en los aspectos en los que no esté de acuerdo con el contenido del Acta. La inclusión de salvedades en el acta de liquidación no implica el reconocimiento por parte de la Entidad de los derechos o tas situaciones a las que se refieren tales salvedades, sino que ellas reflejan los asuntos respecto de los cuales las partes no llegaron a un acuerdo, pudiendo La USPEC incluir dentro del Acta de Liquidación, sus observaciones al respecto estableciendo los argumentos que considere pertinentes, bien sea de tipo técnico, financiero o jurídico.
15. DISPOSICIONES COMUNES
15.1. DIVULGACIÓN Y PUBLICIDAD
La Dirección de Gestión Contractual será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación de conformidad con el artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015
15.2. INFORMACION A LA CÁMARA DE COMERCIO
La Dirección de Gestión Contractual enviará mensualmente a la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, la información referida en el artículo 2.2.1.1.1.5.7. del Decreto 1082 de 2015 que le corresponda a aquel.
15.3. VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL
Se invitará a las veedurías ciudadanas establecidas de conformidad con la ley, a desarrollar la vigilancia de la gestión de le Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC durante la etapa precontractual, contractual y post contractual de los procesos de contratación, de conformidad con las disposiciones de la Ley 850 de 2003 y demás normas aplicables.
En particular, se les invitará a participar en las audiencias públicas a que haya lugar en los Procesos de Contratación y a comunicar a la Unidad de Servicios Penitenciarios y Carcelarios - USPEC les observaciones y/o recomendaciones que estimen necesarias en el marco de sus funciones.
El acto administrativo de apertura del proceso de selección contendrá la convocatoria de las veedurías ciudadanas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.2.1.5. del Decreto 1082 de 2015,
En el evento en que las veedurías ciudadanas soliciten información y documentación respecto del proceso de contratación pertinente que no esté publicada en el SECOPII y/o en la página web de la Entidad, el costo de las copias y la atención de las peticiones presentadas seguirán las reglas previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
16. LINEAMIENTOS Y GUÍAS DE COLOMBIA COMPRA EFICIENTE
De. conformidad con las previsiones del Decreto 4170 de 2011 y del Decreto 1082 de 2015, además de las reglas contenidas en el presente Manual, se deberán consultar los instrumentos estandarizados y especializados, manuales o guía adoptadas por Colombia Compra Eficiente, como ente rector en los procesos de compras y contratación pública.
RESUMEN DE CAMBIOS
