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RESOLUCIÓN 20203300043137 DE 2020
(agosto 4)
Diario Oficial No. 51.590 de 16 de febrero de 2021
SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADAS
Por lo cual se aprueban y se adoptan los Programas Específicos del “PGD” Programa de Gestión Documental: Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, Programa de Reprografía Impresión y Digitalización, Programa de Documentos Vitales o Esenciales y el Programa de Transferencias Documentales, de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA,
en uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Decreto-ley 356 de 1994, Decreto Único Reglamentario 1070 de 2015, Decreto número 2355 de 2006, y la Ley 1437 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que como establece la Constitución Política de Colombia en su artículo 8o es obligación del Estado proteger las riquezas culturales de la nación; entendiendo que por Estado se refiere a todas las entidades públicas de cualquier orden; siendo este, uno de los fundamentos por lo que se creó el Archivo General de la Nación como entidad dependiente del Ministerio de Cultura Nacional encargada de diseñar los lineamientos en el tema de Archivo y la Gestión Documental.
Que la Ley 594 de 2000, por medio del cual se dicta la Ley General de Archivos, tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Que el artículo 4o de la Ley 594 de 2000 señala los principios generales que rigen la función archivística: sus fines, su importancia, su institucionalidad e instrumentalidad, la responsabilidad, la Dirección y Coordinación de la función archivística, su Administración, manejo, aprovechamiento y acceso, racionalidad, modernización, así como su interpretación, de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de memoria.
Que el artículo 11 de la Ley 594 de 2000, señala la obligatoriedad de conformar los archivos públicos. “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las Entidades públicas deberán elaborar Programas de Gestión de Documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que el artículo 16 de la Ley 1712 del 2014, obliga a que las Entidades públicas del Estado, garanticen el acceso de información al ciudadano, como sujetos obligados, los cuales deben: “asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en materia sean producidos por el Archivo General de la Nación”.
Que en el artículo 2.8.2.5.13 del Decreto número 1080 de 2015 del Sector Cultura, define los Elementos del Programa de Gestión Documental y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” del artículo 13 del Decreto número 2609 de 2012 y su Parágrafo: “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y cada entidad podrán incluir los elementos adicionales que considere necesarios para facilitar el desarrollo del programa de gestión documental”, donde se establecen como programas específicos:
a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos.
b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia).
c) Programa de gestión de documentos electrónicos.
d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración).
e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación).
f) Plan Institucional de Capacitación.
h) Programa de auditoría y control.
Que para el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos lo dispuesto en el artículo 2.8.2.7.1 del Decreto número 1080 de 2015 “Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos”, es responsabilidad de las Entidades públicas, establecer una única forma de controlar la producción de documentos en medios electrónicos y cumplir con los requisitos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación de los documentos electrónicos, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos).
Que para el Programa de Transferencias Documentales el artículo 2.8.2.9.3 del Decreto número 1080 de 2015 define la Transferencia documental como: “Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega a los archivos centrales (transferencia primaria) o a los archivos históricos (transferencia secundaria), los documentos que de conformidad con las tablas de retención documental han cumplido su tiempo de retención en la etapa de archivo de gestión o de archivo central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos”..
La Supervigilancia, en concordancia, con la Ley 594 del 2000, del AGN, ha elaborado el Programa de Transferencias Documentales, para lo cual debe remitir los documentos del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas.
Del mismo modo, acorde con el artículo 2.8.2.9.1 del Decreto número 1080 de 2015, establece las reglas y principios generales que regulan las transferencias secundarias de documentos de archivo de las Entidades del Estado al Archivo General de la Nación. Adicionalmente, El artículo 2.8.2.9.2 Ámbito de aplicación, comprende a todas las entidades públicas del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos del orden nacional adscrito o vinculado a los ministerios, departamentos administrativos, agencias Gubernamentales y Superintendencias.
Que para el Programa de Reprografía se acoge a la Circular Externa número 005 de 2012 del Archivo General de la Nación, que contiene recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero, papel, y que brinda una línea base para la formulación de proyectos de digitalización.
Que para el Programa de Documentos Vitales o Esenciales lo dispuesto en el Capítulo IV de la Ley 594 del 2000 Administración de Archivos, así como la Ley 1712 del 2014, es necesario que las Entidades públicas, garanticen la conservación, preservación y acceso de aquellos documentos indispensables para el funcionamiento de la Entidad y que aseguran la continuidad de sus actividades en caso de desastre.
Que mediante Resolución número 20157000003927 del 23 de enero de 2015, expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se adopta El modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y se conforma el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, el cual cumple funciones de Comité de Archivo.
Que por Resolución número 2020-0008067 del 20 de febrero de 2020, por medio de la cual se adoptó los Comités Internos en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se integró el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, el cual es el encargado de la gestión documental de la Entidad.
Que por Resolución número 20193300043057 del 15 de mayo de 2019, por la cual se adoptan los Instrumentos Archivísticos: Plan Institucional de Archivos “PINAR”, Programa de Gestión Documental “PGD”, Manual de Archivo y Correspondencia y Política de Gestión Documental de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Que, mediante Acta del 3 de diciembre de 2019, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en uso de sus funciones aprobó los Programas Específicos del PGD: Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, Programa de Transferencias Documentales, Programa de Reprografía Impresión y Digitalización y el Programa de Documentos Vitales o Esenciales de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Que, en mérito de lo expuesto, el Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar e implementar el Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, Programa Específico del PGD, para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
ARTÍCULO 2o. Adoptar e implementar el Programa de Documentos Vitales o Esenciales, Programa Específico del PGD, para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
ARTÍCULO 3o. Adoptar e implementar el Programa de Reprografía Impresión y Digitalización, Programa Específico del PGD, para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
ARTÍCULO 4o. Adoptar e implementar el Programa de Transferencias Documentales para la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
ARTÍCULO 5o. Publíquese los Instrumentos en la página web de la Entidad dentro de los siguientes 30 días, acorde con lo establecido en el Decreto número 1080 de 2015.
ARTÍCULO 6o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Vigilancia y Seguridad Privada,
Orlando Alfonso Clavijo Clavijo