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RESOLUCIÓN 7564 DE 2008
(abril 30)
Diario Oficial No. 46.984 de 9 de mayo de 2008
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
<NOTA DE VIGENCIA: Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008>
Por la cual se adopta un Modelo Integrado de Gestión en la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual contempla los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la Norma NTCGP1000:2004 y del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, así como la documentación que se genere como producto de la implementación de dicho Sistema Integrado de Gestión.
EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE,
en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, y en particular las establecidas en los artículos 15 y 61 de la Ley 489 de 1998, 1o y 2o de la Ley 872 de 2003, y el Decreto 4110 de 2004, y
CONSIDERANDO:
Que mediante la Ley 872 del 30 de diciembre 2003, se crea el Sistema de Gestión de la Calidad para las Entidades del Estado, como una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades;
Que el artículo 2o de la Ley 872 de 2003, consagra que el Sistema de Gestión de la Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional, y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el Orden Nacional;
Que el artículo 4o de la Ley 872 de 2003, establece entre otros requisitos para la implementación del Sistema de Gestión de Calidad que se identifiquen y prioricen aquellos procesos estratégicos de la entidad que resulten determinantes de la calidad de la función que les ha sido asignada y que se documenten y describan de forma clara, completa y operativa;
Que de conformidad con el numeral 1 del artículo 6o de la Ley 872 de 2003, la norma técnica debe contener como mínimo disposiciones relativas a los requisitos que debe contener la documentación necesaria para el funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad, la cual incluye la definición de la política y los objetivos de calidad manuales de procedimientos y calidad necesarios para la eficaz planificación, operación y control de procesos, y los requisitos de información que maneje la entidad;
Que el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTC-GP1000;2004 como herramienta para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en las Entidades Públicas, se indican los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad;
Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y dispuso en el artículo 6o que: “El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;
Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005;
Que existen similitudes y complementariedades entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano, las cuales se evidencian en el Anexo C de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y en el ítem 1.3 del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Adoptar un Sistema Integrado de Gestión en la Superintendencia de Puertos y Transporte el cual involucra los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno - MECI. En adelante denominado SIG.
ARTÍCULO 2o. OBJETO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Alinear los sistemas de gestión de manera conjunta, con la dirección estratégica de la Superintendencia de Puertos y Transporte, incorporando y haciendo operativos y complementarios los requisitos de las normas de la gestión de la calidad y del control interno, con el fin de garantizar la eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y optimizando los recursos y procesos.
El SIG contribuirá a la calidad de la gestión institucional, a la implementación de un enfoque por procesos y a la mejora continua de los mismos, al cumplimiento de los planes de mejoramiento, al cumplimiento de las medidas de austeridad y la lucha contra la corrupción.
ARTÍCULO 3o. ELEMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> El Sistema Integrado de Gestión le permite a la Superintendencia de Puertos y Transporte, desarrollar, implementar y mantener en operación los siguientes sistemas:
a) Sistema de Gestión de la Calidad con base en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y entendido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios;
b) Sistema de Control Interno con base en el Modelo Estándar de Control Interno, MECI, 1000:2005 el cual busca unificar criterios y parámetros básicos de Control Interno, procurando construir la mejor forma de armonizar los conceptos de control, eliminando la dispersión conceptual existente, permitiendo una mayor claridad sobre la forma de desarrollar la función administrativa del Estado.
ARTÍCULO 4o. GRUPO DIRECTIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDADES. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Este grupo corresponde al Comité de Coordinación establecido en la metodología del modelo MECI. El Grupo Directivo del Sistema Integrado de Gestión estará conformado por el Superintendente de Puertos y Transporte, los Superintendentes Delegados, el Secretario General y los jefes de Oficinas Asesoras.
Serán responsabilidades de este Grupo Directivo:
a) Asignar recursos para el Sistema Integrado de Gestión;
b) Fortalecer la orientación al cliente;
c) Realizar acciones que evidencien el mejoramiento del sistema integrado de gestión, y
d) Revisar periódicamente el desempeño del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 5o. REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDADES. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> El Superintendente de Puertos y Transporte nombra como representante de la Dirección ante el Sistema integrado de Gestión al titular de la Oficina Asesora de Planeación o quien haga sus veces, cuyas responsabilidades serán:
a) Garantizar la operacionalización para el desarrollo, implementación y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión;
b) Informar al grupo directivo, sobre el desempeño del Sistema Integrado de Gestión;
c) Las demás que se establezcan en el Manual de Calidad.
ARTÍCULO 6o. EQUIPO OPERATIVO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y RESPONSABILIDADES. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión estará constituido por un equipo de servidores pertenecientes a las distintas dependencias de la Superintendencia, los cuales serán seleccionados por el Superintendente de Puertos y Transporte.
Serán responsabilidades del Equipo Operativo:
a) Operacionalizar las acciones necesarias para el mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, implementado mediante la presente resolución;
b) Ser multiplicador permanente de los requisitos exigibles en los sistemas que forman parte del SIG en sus respectivas dependencias;
c) Realizar acompañamiento en el proceso de auditorías internas que permitan determinar el nivel de conformidad del Sistema Integrado de Gestión de la Superintendencia con los requisitos de las normas NTCGP 1000 y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI);
d) Las demás que se establezcan en el Manual de Calidad.
ARTÍCULO 7o. ACTA DE COMPROMISO. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> El Equipo Directivo de la Superintendencia de Puertos y Transporte manifestó su compromiso con el proceso de diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión, mediante la firma de acta suscrita el 17 de enero de 2008.
ARTÍCULO 8o. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Como parte integral del Sistema de Gestión de Calidad, se adoptan la Política de Calidad y los Objetivos de Calidad siguientes:
Política de calidad
La Superintendencia de Puertos y Transporte se compromete a ejercer sus funciones legales y por delegación, con calidad y bajo las normas instituidas, previniendo la contaminación y minimizando el impacto ambiental, manteniendo y mejorando continuamente las condiciones de trabajo de manera que no afecten la salud y seguridad de los funcionarios.
Conformará un equipo de trabajo interdisciplinario, comprometido, que actúe dentro de un clima de bienestar, con permanente desarrollo organizacional y tecnológico.
Objetivos de calidad
Adóptense los siguientes objetivos de calidad:
1. Velar que los supervisados cumplan las normas legales del sistema de transporte público y mantengan los requisitos de habilitación y/o operación.
2. Aumentar la cobertura sobre los supervisados.
3. Mejorar la oportunidad en los procesos misionales.
4. Fortalecer las tecnologías de información y comunicación.
5. Afianzar el capital intelectual de la Superintendencia.
ARTÍCULO 9o. MAPA DE PROCESOS. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Adáptese un Sistema Integral de Gestión por procesos, lo cual permitirá mejorar continuamente la eficacia y eficiencia del desempeño de la Superintendencia de Puertos y Transporte, por medio del siguiente mapa de Procesos:
ARTÍCULO 10. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> Adoptar como parte de la documentación propia del Sistema Integrado de Gestión, los once (11) procesos, que se han identificado en el Mapa de Procesos. Todos los documentos que se generen durante la implementación del Sistema Integrado de Gestión, SIG, y su operacionalización serán aprobados por el respectivo responsable del proceso de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos.
1. Procesos Directivos
1.1. Proceso de Planeación
1.2 Proceso de Control de Gestión.
2. Procesos Misionales
2.1. Proceso de Vigilancia e Inspección
2.2. Proceso de Control
2.3. Proceso de Participación Ciudadana
3. Procesos de Apoyo
3.1 Proceso de Talento Humano
3.2 Proceso de Gestión de Recursos
3.3 Proceso de Soporte Legal
3.4 Proceso Soporte Tecnológico
3.5 Proceso de Gestión Documental
Además de los procesos mencionados, en el Manual de Calidad se establecerán los procedimientos, instructivos y demás documentos que se adoptan para el Sistema Integrado de Gestión, SIG.
ARTÍCULO 11. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> La documentación para el Sistema Integrado de Gestión, SIG, estará contenida en carpetas de hojas intercambiables que permitan su actualización permanente, la cual se realizará conforme al procedimiento estandarizado para el efecto.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA. <Revocada por el artículo 1 de la Resolución 7928 de 2008> El presente acto administrativo deroga las Resoluciones número 588 del 29 de abril de 2002 y número 5779 de diciembre 30 de 2004 y rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Superintendente de Puertos y Transporte,
ALVARO HERNANDO CARDONA GONZÁLEZ.