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RESOLUCIÓN 3187 DE 2011
(noviembre 9)
Diario Oficial No. 48.268 de 29 de noviembre de 2011
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014>
Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del artículo 2o de la Resolución número 0280 de 2009 y se adicionan otros Procedimientos.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución Política, artículo 4o de la Ley 87 de 1993, artículo 2o del Decreto 1537 de 2001, artículo 8o del Decreto 1018 de 2007 y el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo.
CONSIDERANDO:
-- Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos institucionales.
-- La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar una oportuna respuesta a los requerimientos de sus vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.
-- La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una las dependencias de la Superintendencia.
-- Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la institución, se hace necesario implementar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización.
-- El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere de los Manuales de Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados.
-- Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta el Manual de Procesos y procedimientos adoptado.
-- Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y se le adicionaron nuevas funciones.
-- En la Ley 1438 del 19 de enero de 2011, por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud, dispone de mecanismos que fortalecerán a la institución, permitiéndole la desconcentración y la delegación de funciones a nivel departamental o distrital.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Modificar y adicionar al Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los procesos y procedimientos contenidos en la presente resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad, con criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión y los objetivos que la ley y los reglamentos le señalen a la Superintendencia Nacional de Salud.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Los procesos y procedimientos que se adoptan fueron aprobados Mediante Comité de Alta Dirección y se relacionan a continuación:
 | ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS | CÓDIGO |
| PT-PLAN-110800 | ||
| PROCESO DE PLANEACIÓN | VERSIÓN: 04 | |
1. Objetivo
Asegurar la uniformidad de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) estableciendo los mecanismos para su elaboración, codificación, revisión, aprobación, control y distribución eficaz.
2. Alcance
Este procedimiento aplica para la elaboración y el control de toda la documentación de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad en la Superintendencia Nacional de Salud (SNS).
3. Responsabilidades
Representante de la Dirección: Asegurarse de que los lineamentos descritos en el presente documento sean cumplidos en cada una de las áreas de la SNS.
Líderes de proceso: Revisión y cumplimiento del presente procedimiento en la elaboración y control de los documentos internos de la Entidad.
Funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud: Revisión y propuestas de mejora a los documentos del SGC y cumplimiento estricto con lo establecido en el presente documento.
4. Definiciones
Cualquier definición que no se contemple en este procedimiento, se tomará del estándar NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008 e ISO 9000:2005.
Control de cambios: Es la acción de controlar los cambios que tiene un documento a través del tiempo y se evidencia en el número de versión que se establece desde la elaboración inicial del documento.
Documento: Información y su medio de soporte, entre los documentos de la entidad se encuentran: Manual de la Calidad, Procedimientos, Instructivos, Trámites y Servicios, Organigrama, entre otros.
Documentos Externos: Documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Calidad generados por entidades diferentes a la Superintendencia Nacional de Salud, los cuales afectan las actividades internas de la entidad, tales como normas legales, códigos, reglamentos, el estándar ISO 9001:2008, el estándar NTCGP 1000:2009, entre otros.
Documento obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
Formato: Documento elaborado para consignar el resultado de una actividad o tarea. Una vez diligenciados se denominan registros.
Formato libre: Documento creado cuando la actividad desarrollada, no permite definir con certeza una estructura estandarizada de contenido para evidenciar su cumplimiento, se sugiere que como mínimo posea: Descripción de la actividad, participantes y fecha. (Según Aplique).
Listado maestro de documentos: Relación de documentos internos y externos del Sistema de Gestión de la calidad de la SNS.
Listado maestro de registros: Relación de los documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas.
Manual: Documento que especifica una actividad o serie de actividades y puede estar compuesto por procedimientos, instructivos, formatos, y otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
Manual de la Calidad: Documento que describe el Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la Superintendencia Nacional de Salud y atiende los requisitos exigidos en la Norma NTCGP 1000:2009.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales generan valor transformando elementos de entrada en resultados.
Procedimiento Documentado: Documento que presenta la forma especifica de llevar a cabo una actividad y especifica en forma clara el Qué se hace, el Cómo se hace, el Quién lo hace, el Cuándo (frecuencia), Dónde (ubicación y archivos de información), Sí Aplica.
Registro: Es un documento que suministra la evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados alcanzados. El registro puede ser un formato diligenciado, una fotografía, una grabación, entre otros.
Registro electrónico: Consiste en los datos de salida de los procesos junto con los formatos electrónicos que albergan a los datos. Estos formatos electrónicos van desde simples documentos en hojas de cálculo hasta aplicaciones de bases de datos más complejas.
5. Contenido
5.1 Políticas de control o generalidades
5.1.1 Toda elaboración, modificación o eliminación de documentos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad, debe ser informada por el líder del proceso a la Oficina Asesora de Planeación, en el formato FE-PLAN-110801 solicitud de creación, actualización o dada de baja de documentos internos.
5.1.2 La revisión de todos los documentos es responsabilidad del líder de cada proceso, quien avala y responde por los aspectos técnicos del documento y la normatividad aplicable en el mismo en los casos que se requiera.
5.1.3 La responsabilidad de aprobar los documentos es de los Delegados, Jefes de Oficina y Secretaría General, quienes revisarán que los documentos sean adecuados de acuerdo a las políticas, necesidades y requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.
5.1.4 Todos los documentos del SGC de la Superintendencia Nacional de Salud son de libre acceso para los servidores públicos, quienes pueden consultarlos por la intranet, a manera de solo lectura. Si se requiere una copia escrita o electrónica de algunos de estos documentos, se debe solicitar el permiso correspondiente a la Oficina Asesora de Planeación, mediante correo electrónico o memorando.
5.1.5 La identificación y control de los cambios en los documentos se hace a través de la matriz control de cambios, como se aprecia al final de este procedimiento.
5.1.6 Los documentos obsoletos que se necesiten conservar, son identificados con un sello “Documento Obsoleto”.
5.1.7 Los documentos del SGC se identifican de acuerdo a lo establecido en el numeral 5.2.1.2 – Codificación.
5.1.8 Los documentos que no correspondan a una categoría de las allí mencionadas, se identifican como una Especificación.
5.1.9 La administración y el control del estándar de los documentos y registros es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y la evaluación y el seguimiento de la Oficina de Control Interno.
5.1.10 Todos los documentos se redactan en español con verbos en tiempo presente y conjugados en tercera persona, señalando las fuentes de información ya documentadas, en lugar de duplicar los documentos o parte de ellos, fijando claramente su contenido, separando adecuadamente párrafos e ideas y utilizando tabulaciones, viñetas, subrayado, alineaciones, notas al pie o cualquier otra herramienta que facilite el entendimiento del documento.
5.1.11 El texto de los documentos del SGC, debe ser claro, coherente y sin lenguaje rebuscado o extremadamente técnico; no se debe utilizar diversos términos para expresar una misma idea que conlleve a malas interpretaciones y se debe buscar uniformidad en el manejo de conceptos; en lo posible no se debe utilizar jergas, modismos, vulgarismos o extranjerismos. Igualmente no se debe incluir las mayúsculas en palabras que no lo requieren.
5.1.12 Los tipos de documentos que componen el SGC de la Superintendencia Nacional de Salud son:
-- Normativa legal. (Constitución Nacional, leyes, decretos, resoluciones...)
-- Manuales (de operaciones y de la calidad, de bienestar, de usuario, códigos...)
-- Procedimientos.
-- Planes de la calidad.
-- Instructivos.
-- Resoluciones.
-- Registros (con formatos o sin formato).
5.1.13 La jerarquización de documentos se hace teniendo en cuenta el orden presentado en la pirámide, de tal forma que un cambio en el nivel superior provoca cambios en cascada en los niveles inferiores y a medida que desciende, los documentos crecen en cantidad y se hacen más específicos
Nivel I: Constitución, leyes, decretos y demás normativa legal.
Nivel II: Manual de Operaciones y de la Calidad.
Nivel III: Procedimientos, Instructivos, planes de la calidad, manuales...
Nivel IV: Formatos, Registros.
Pirámide de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad
5.2 Descripción
Para cada tipo de documento se presenta los aspectos fundamentales respecto a su elaboración y a su control.
5.2.1 Elaboración de documentos y registros
5.2.1.1 Presentación de los documentos y los registros
Para presentar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad en la Superintendencia Nacional de Salud, se debe tener en cuenta los siguientes criterios:
-- Encabezado y pie de página.
Encabezado: Se utilizan 3 columnas destinadas de la siguiente manera:
Primera columna: Logo de la Superintendencia Nacional de Salud.
Segunda Columna: Nombre del documento y nombre del proceso.
Tercera columna: Código del documento y versión del documento.
 | NOMBRE DEL DOCUMENTO … | CÓDIGO |
| PROCESO … | VERSIÓN | |
En la segunda columna, fila superior, para el nombre del documento debe darse un nombre cuya redacción sea concisa y clara. En la fila inferior se escribe el nombre del proceso al cual pertenece el documento de acuerdo con el mapa de procesos aprobado, ej.: PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL.
El Código se establece de acuerdo con el numeral 5.2.1.2.
La versión corresponde a la versión del actual documento y se diligencia colocando 01 y así sucesivamente.
El encabezado sólo se utiliza en la primera página del documento.
Pie de página: Se utiliza en el lado derecho de la parte inferior de la página y se relaciona el número de página de cada hoja (X) y el total de páginas del documento (Y), así: Página X de Y.
5.2.1.2 Codificación
Consiste en asignar una identificación alfanumérica a cada documento de la Superintendencia, que pueda diferenciarlo de los demás, compuesta de diez dígitos ZZ-RRRR-######, que corresponde en los dos primeros dígitos alfabéticos a la clase de documento según la tabla de clasificación de los documentos presentados más adelante; guión; cuatro dígitos alfabéticos que identifican el código del proceso según la tabla de identificación de los procesos; guión; seis dígitos numéricos que identifica el documento así: primer dígito (múltiplos de mil) para el Macroproceso, segundo dígito (múltiplos de cien) para los procesos, tercer y cuarto dígito (consecutivo) para el documento asociado al proceso (manuales, procedimientos, instructivos, planes de la calidad...) y quinto y sexto dígito para el consecutivo de los formatos, entendiendo que cuando se está relacionando documento termina en 00. Así entonces, las caracterizaciones, los demás documentos y los formatos siempre están en consecutivo de cien.
El código lo asigna la Oficina Asesora de Planeación.
EJ: Macroproceso: Dirección y Planeación.
| Caracterización de proceso estratégico: Planificación – PLAN. | PE-PLAN-110000 |
| Procedimiento: Formulación y seguimiento del Plan Estratégico. | PT-PLAN-110100 |
| Formato impreso: Plan estratégico. | FI-PLAN-110101 |
| Formato electrónico: Autoevaluación | FE-PLAN-110101 |
Tabla de clasificación de los documentos.
PE: Caracterización Proceso Estratégico
PM: Caracterización Proceso Misional
PA: Caracterización Proceso de Apoyo
MA: Manual
PT: Procedimiento
PC: Plan de la calidad
IN: Instructivo
TS: Trámite y/o Servicio
ES: Especificación
FE: Formato electrónico
FI: Formato impreso
Tabla de identificación de los procesos.
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN: 1000
-- PLANIFICACIÓN - PLAN 1100
-- EVALUACIÓN Y CONTROL - EVCO 1200
VIGILANCIA, INSPECCIÓN Y CONTROL: 2000
-- FINANCIAMIENTO - FINA 2100
-- ATENCIÓN EN SALUD - ATSA 2200
-- ORIENTACIÓN Y PROTECCIÓN AL USUARIO - ORPU 2300
-- MEDIDAS ESPECIALES - MESP 2400
CONCILIACIÓN: 3000
-- TRÁMITE CONCILIACIÓN - TCON 3100
JURISDICCIONAL: 4000
-- PROCESO JURISDICCIONAL - PJUR 4100
PROCESOS DE APOYO: 5000
-- GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - GTHU 5100
-- ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - GAFI 5200
-- GESTIÓN TECNOLÓGICA E INFORMÁTICA - GTEI 5300
-- GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES – GICO 5400
-- ASESORÍA JURÍDICA - ASJU 5500
PROCESOS COMUNES 6000
-- DOCUMENTOS COMUNES - COMU 6100
5.2.1.3 Control de los documentos.
Para la solicitud de creación, modificación o dada de baja de un documento del SGC se diligencia, por parte del área solicitante, el formato FE-PLAN-110801 y la Oficina Asesora de Planeación lo estudia, lo aprueba o rechaza e implementa los cambios solicitados.
Para el control de las revisiones y aprobaciones de los documentos (excepto formatos) se diligencia al final del documento la matriz de control de cambios, que presenta el siguiente esquema:
| Versión | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | FDM |
| El consecutivo de revisiones empezando en 1 | Narración detallada de qué originó y dónde se evidencia el cambio | Cargo y nombre del funcionario que elaboró y/o modificó el documento | Cargo y nombre del funcionario que revisó el documento | Cargo y nombre del funcionario que aprobó el documento | Fecha efectiva en que se hizo la modificación |
Para los formatos relacionados con aplicativos, sólo se controlan con el nombre. Además, todos los documentos están controlados en el listado maestro de documentos.
5.2.1.4 Control de los registros
Los registros que son un tipo especial de documento para proporcionar evidencia del cumplimiento de los requisitos y de la eficacia del SGC, tienen los controles consignados en el listado maestro de registros.
Los registros electrónicos correspondientes a sistemas de información y demás aplicativos, incluidas hojas de cálculo, bases de datos, etc., se controlan, adicionalmente, de acuerdo a los criterios definidos en las políticas de seguridad informática de la SNS.
5.2.1.5 Contenido de los documentos
5.2.1.5.1 Manuales
Un manual es un documento que especifica una actividad o serie de actividades y puede estar compuesto por procedimientos, instructivos, formatos y otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad. Ej. Manual de operaciones y de la calidad, Manual del usuario del aplicativo ABC, Manual de visitas de la SNS, Manual de Contratación.
Un Manual contiene, siempre que sea posible:
Tabla de Contenido: Muestra la relación de los diferentes elementos dentro del documento, indicando la página en la cual se encuentran.
Objetivo: Se describe el fin por el cual se diseña el manual. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué y para qué se va a hacer y a quién va dirigido.
Alcance: Es el campo de aplicación del manual. Se indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento, es decir, el comienzo y fin del manual y a quién va dirigido y/o qué procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.
Definiciones: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción del manual, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta; organizado en orden alfabético. Igualmente aplica el significado de las siglas o abreviaturas.
Descripción del manual: Se presenta el contenido desagregado del manual, de acuerdo a lo planteado en el objetivo y en el alcance.
Matriz de control de cambios: De acuerdo a lo especificado en el numeral 5.2.1.3. de este documento.
5.2.1.5.2 Procedimientos
Un procedimiento es el método o forma especificada de realizar una actividad o un proceso. Un procedimiento contiene:
1. OBJETIVO: Se escribe el fin por el cual se diseña el procedimiento. Su redacción se inicia con un verbo en infinitivo y debe contemplar como elementos mínimos el qué y para qué se va a hacer y a quién va dirigido.
2. ALCANCE: Es el campo de aplicación del procedimiento. Se indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento, es decir, el comienzo y fin del procedimiento y a quién va dirigido y/o qué procesos involucra o dependencias que aplica o se relaciona.
3. RESPONSABLES: Es aquel o aquellos (cargos) que deben asegurar la ejecución total de las actividades descritas en el procedimiento y son los responsables por su mantenimiento y mejora.
4. DEFINICIONES: Corresponde al significado de aquellas palabras o conceptos específicos que están enunciados en la descripción del procedimiento, cuya interpretación pueda presentar dificultades para quien lo ejecuta; organizado en orden alfabético. Igualmente aplica el significado de las siglas o abreviaturas.
5. Descripción o desarrollo
5.1 Políticas de control y/o generalidades: Son los lineamientos generales o directrices, que sirven fundamentalmente para orientar la ejecución del documento y facilitar la toma de decisiones en las acciones rutinarias. Una orientación clara de qué debe hacerse para el cumplimiento de los objetivos y metas de la Superintendencia. También puede referirse a comentarios relevantes o a observaciones que se deben tener en cuenta para la aplicación del documento.
5.2 Descripción: Detalla las actividades en su secuencia, con los responsables y dependencias a las cuales pertenecen. Se debe tener en cuenta la metodología PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar) al momento de estructurar la secuencia de las actividades.
Para cada procedimiento se describen las actividades que se han definido como parte de este (QUÉ) para alcanzar el producto, lo cual genera responsabilidades en cuanto a personas (QUIÉN) debe ejecutar la actividad; tiempo (CUÁNDO) de ejecución; espacio o lugar (DÓNDE); la forma (CÓMO) de desarrollarlas y se describe el porqué debe realizarse dicha actividad; igualmente, tener identificado una actividad inicial y final y un producto o resultado.
6. Documentos de referencia: Son documentos de soporte asociados. Se enuncian los documentos internos y externos que no están relacionados en el Normograma y se da link al organigrama del proceso correspondiente.
7. Registros: Es una lista o relación de los registros generados en la aplicación de este procedimiento.
8. Control de cambios: Se refiere a la matriz de control de cambios enunciada en el numeral 5.2.1.3.
5.2.1.5.3 Instructivos
Los instructivos se elaboran en el formato que sea más adecuado según el tipo de trabajo, de tal forma que facilite su total comprensión por parte del colaborador que lo ejecuta. La forma de descripción puede ser en prosa escrita, flujogramas, video, fotos, entre otros. La presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC.
5.2.1.5.4 Planes de la calidad
Los planes de la calidad se elaboran para proyectos específicos que deben ser planificados y controlados y, por su naturaleza, no se puede ejecutar como un procedimiento. Se diligencian en una matriz que contiene los siguientes campos (columnas):
ID. Consecutivo de las actividades.
QUÉ SE HACE. Describe cada actividad que agrega valor al proyecto.
CÓMO SE HACE. Describe o relaciona la forma específica de realizar dicha actividad.
QUIÉN LO HACE. Se refiere al principal responsable de cumplir con la actividad.
CUÁNDO LO HACE. Puede ser una fecha específica o un condicionamiento hacia la terminación de otra actividad o hito.
RECURSOS. Los recursos financieros, físicos y/o humanos que se requieren para ejecutar la actividad.
QUÉ SE CONTROLA. Identifica qué característica o criterio de aceptación se debe verificar, inspeccionar o hacerle seguimiento para asegurar que con el requisito correspondiente.
QUIÉN LO CONTROLA. Se refiere al responsable de ejecutar el control sobre esa actividad.
CÓMO LO CONTROLA. Describe o relaciona el mecanismo o instrumento que permite ejercer el control especificado.
PARÁMETROS DE CONTROL. Es lo que se mide, evalúa o inspecciona, con sus respectivos valores ideales y tolerancias.
CUÁNDO LO CONTROLA. Puede ser una fecha específica o un condicionamiento hacia la terminación de otra actividad o hito.
REGISTRO DE CONTROL. Identifica el registro que soporte el cumplimiento de esa actividad.
Su presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC.
5.2.1.5.5 Formatos
Los formatos se hacen de la forma que sea más adecuada para su diligenciamiento según el tipo de trabajo, preferiblemente en medio electrónico. Se controla su versión. Su presentación es la dada en 5.2.1.1 para los documentos y registros del SGC.
5.2.1.5.6 Documentos de origen externo
Los documentos de origen externo como leyes, decretos, resoluciones y demás normativa legal se controlan por una suscripción de consulta de documentos jurídicos y las normas, a través del listado maestro de documentos.
5.2.1.5.7 Registros
Los registros se pueden manejar en medio físico (papel) o en medio electrónico (bases de datos, sistemas de información, hojas de cálculo en Excel, entro otros).
No hay restricciones en cuanto al tipo de papel, el tamaño de la letra ni la distribución de los datos a consignar.
Los registros no se deben diligenciar a lápiz, debe hacerse en tinta indeleble; tampoco deben tener tachones ni enmendaduras.
6. Documentos de referencia
6.1 NTCGP 1000:2009. (Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública).
7. Registros
7.1 Listado Maestro de Documentos.
7.2 Listado Maestro de Registros.
7.3 FE-PLAN-110801 Solicitud de creación, modificación o eliminación de documentos internos.
8. Control de cambios
| Ver | Descripción del Cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 02-09-2008 |
| 02 | Modificación procedimientos | Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 18-05-2009 |
| 03 | Reemplazo del formato del control de cambios, se inicia el registro de la versión 1, hasta la fecha no se había tenido en cuenta y se aclara el manejo del numeral 5.1 Políticas de Control o Generalidades, pues se estaba registrando por aparte. | Coordinador del Grupo de Archivo y Correspondencia | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 21-07-2010 |
| 04 | Se traslada este procedimiento al proceso de Planificación y se adiciona especificaciones para la elaboración de documentos y registros. Se modificó el sistema de codificación. Se cambió la responsabilidad de aprobación de documentos al jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Se eliminan los flujogramas porque estos no se estaban utilizando | Grupo de profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | 01-02-2011 |
* FDM: FECHA DE MODIFICACIÓN
 | PROCEDIMIENTO DISEÑO Y DESARROLLO DE POLÍTICA DE SUPERVISIÓN | CÓDIGO |
| PT-PLAN-110900 | ||
| PROCESO DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN | VERSIÓN | |
| 01 | ||
Objetivo
Establecer directrices que aseguren que las políticas generadas sobre Inspección, Vigilancia y Control (IVC) cumplan con los requisitos especificados en la ley.
Alcance
Aplica para todas las políticas generadas sobre Inspección, Vigilancia y Control por parte de la Supersalud hacia las entidades vigiladas.
Responsables
Superintendente Nacional de Salud, Superintendentes Delegados, Equipo de Diseño y Desarrollo.
Definiciones
-- Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.
-- Conformidad. Cumplimiento de un requisito.
-- Diseño y Desarrollo (D&D): Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio.
? NOTA 1. Los términos «diseño» y «desarrollo» algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y desarrollo.
? NOTA 2. Puede aplicarse un calificativo para indicar la naturaleza de lo que se está diseñando y desarrollando (por ejemplo: diseño y desarrollo del producto o servicio, o diseño y desarrollo del proceso).
-- Plan de la calidad: Documento que especifica qué actividades y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto específico (una política de IVC).
-- Política de IVC: Conjunto de instrucciones y acciones que manifiestan una determinada modalidad de intervención del Estado en relación al Sistema de Seguridad Social en Salud (SGSSS), proporcionando cierta direccionalidad u orientación normativa que está dirigida a determinados actores del SGSSS.
-- Revisión del Diseño y Desarrollo: Actividades emprendidas para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del D&D.
Ej. Seguimiento al cronograma o al plan de trabajo en el diseño de la política IVC.
-- Verificación del Diseño y Desarrollo: Confirmación mediante el aporte de evidencia objetiva (registros) de que se han cumplido los requisitos especificados en la planeación para el D&D de una política IVC.
? NOTA: La confirmación puede comprender acciones tales como:
La elaboración de cálculos alternativos.
La comparación de una política IVC nueva con una política IVC similar implantad.
La revisión de los documentos antes de su emisión.
-- Validación del Diseño y Desarrollo: Confirmación mediante el aporte de evidencia objetiva (registros) de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista en el D&D de la política IVC.
? NOTA: Las condiciones de utilización para la validación pueden ser reales o simuladas. Para el caso de una política IVC, se puede planear parte de su validación en un tiempo posterior a la ejecución de la misma política.
-- Inspección: La inspección, es el conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y que sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera sobre la situación de los servicios de salud y sus recursos, sobre la situación jurídica, financiera, técnica-científica, administrativa y económica de las entidades sometidas a vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud dentro del ámbito de su competencia.
Son funciones de inspección entre otras las visitas, la revisión de documentos, el seguimiento de peticiones de interés general o particular y la práctica de investigaciones administrativas.
-- Vigilancia: La vigilancia, consiste en la atribución de la Superintendencia Nacional de Salud para advertir, prevenir, orientar, asistir y propender porque las entidades encargadas del financiamiento, aseguramiento, prestación del servicio de salud, atención al usuario, participación social y demás sujetos de vigilancia de la Superintendencia Nacional de Salud, cumplan con las normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social en Salud para el desarrollo de este.
-- Control: El control consiste en la atribución de la Superintendencia Nacional de Salud para ordenar los correctivos tendientes a la superación de la situación crítica o irregular (jurídica, financiera, económica, técnica, científico-administrativa) de cualquiera de sus vigilados y sancionar las actuaciones que se aparten del ordenamiento legal bien sea por acción o por omisión.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control o generalidades
-- El plan de la calidad se diligencia para cada política de IVC y es el mecanismo que permite la planificación del D&D, facilita la revisión, la verificación y la validación del D&D.
-- Siempre que se genere una política de IVC, debe ser revisada por la Oficina Asesora Jurídica.
-- El Equipo de D&D –Diseño y Desarrollo–, debe estar integrado por lo menos con un representante de la alta gerencia.
5.2 Descripción
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Despacho / Delegadas | Superintendente Nacional de Salud, Superintendentes Delegados | Analizar e Identificar necesidades para el diseño y desarrollo de una política de supervisión (Inspección, Vigilancia y Control (IVC)), con fundamento en la normatividad vigente. Nota: Esta actividad se realiza en el Comité de Alta Gerencia. | Acta de Comité de Alta Gerencia |
| 2 | Despacho / Delegadas | Superintendente Nacional de Salud | Asignar responsables para trabajar en el diseño y desarrollo de la política de IVC. Nota: Se consigna en el acta del Comité de Alta Gerencia los responsables asignados. | Acta de Comité de Alta Gerencia |
| 3 | Delegadas | Equipo de D&D | Planificar las actividades para el diseño y desarrollo de la política de IVC. Desarrollar un plan que incluya actividades, fechas de ejecución, responsables y aspectos control del Diseño. Estas actividades se detallan en los puntos subsiguientes. | Plan de la calidad |
| 4 | Delegadas | Equipo de D&D | Recopilar información, requerida para el D&D de la política de IVC. Se debe considerar como mínimo información/documentación sobre: a) Los requisitos funcionales y de estructura organizacional de la Superintendencia. b) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables. c) La información proveniente de diseños previos similares. d) Los requisitos de la Circular Única. (Misionales y tecnológicos). e) Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo. | “documento desarrollador de la política” |
| 5 | Delegadas | Equipo de D&D | Definir los participantes o involucrados en la resolución del problema. | |
| 6 | Delegadas | Equipo de D&D | Analizar la necesidad o los resultados esperados del D&D de la política de IVC | “documento desarrollador de la política” |
| 7 | Delegadas | Equipo de D&D | Establecer los objetivos que se pretende alcanzar del D&D de la política de IVC. | “documento desarrollador de la política” |
| 8 | Delegadas | Equipo de D&D | Definir las alternativas de solución o mejora para el problema o necesidad detectada. | “documento desarrollador de la política” |
| 9 | Delegadas | Equipo de D&D | Elegir las alternativas de solución o mejora viables. | “documento desarrollador de la política” |
| 10 | Delegadas | Equipo de D&D | Definir responsables y mecanismos de seguimiento y medición. | “documento desarrollador de la política” |
| 11 | Delegadas | Equipo de D&D y delegado de la Oficina de Tecnología de la Información | Definir los requerimientos o especificaciones para los aplicativos existentes o desarrollos nuevos. | “documento desarrollador de la política” |
| 12 | Delegadas | Equipo de D&D | Definir la financiación de cada alternativa que se va a implementar. | |
| 13 | Delegadas | Equipo de D&D | Proyectar la política de IVC a implementar y enviar para revisión de las áreas o cargos responsables funcionalmente de la política de IVC en el tema tratado. | “documento desarrollador de la política” |
| 14 | Despacho / Delegadas | Comité de Alta Gerencia | Analizar las observaciones y/o objeciones planteadas al borrador de la política y ajustar el documento. | |
| 15 | Oficina Jurídica | Jefe de Oficina Jurídica | Formalizar la resolución que contiene la política IVC, con la firma del Superintendente. | Resolución proyectada |
| 16 | Secretaría General | Funcionario asignado | Publicar acto administrativo en el Diario Oficial. | |
| 17 | Delegada responsable del seguimiento a la política IVC | Delegada responsable del seguimiento a la política IVC | Difundir la política a todos los interesados e involucrados, a través de los medios disponibles por la Superintendencia. | Comunicación en la Web. |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma
7. Registros
Ver Listado Maestro de Registros
8. Control de cambios
| Versión | Descripción del Cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 10-12-2010 |
 | ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS | CÓDIGO:PT-EVCO-120100 | |||
| PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL | VERSIÓN: 04 | ||||
1. Objetivo
Emprender acciones correctivas y preventivas para eliminar las causas de las No conformidades potenciales o reales, a través de la investigación de sus causas, la ejecución de las correcciones necesarias y evitando que se presente el problema potencial o que vuelva a ocurrir el problema real.
2. Alcance
Este procedimiento tiene lugar desde el momento en el cual se detecta una no conformidad real o potencial hasta el cierre de la acción. Aplica a la totalidad de los procesos de la Superintendencia.
3. Responsabilidades
Representante de la Dirección: Revisar y verificar que los lineamentos descritos en el presente documento sean cumplidos en cada una de las áreas de la Superintendencia.
Responsables de proceso: Revisión, control y cumplimiento del presente procedimiento en el cumplimiento de los planes de mejora tendientes a cumplir con las acciones correctivas y/o preventivas.
Servidores públicos: Es responsabilidad de todos los funcionarios de la Supersalud, cumplir con lo establecido en el presente documento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
4. Definiciones
No conformidad: Incumplimiento de uno o más requisitos del SGC. Estos requisitos pueden ser legales del servicio, del cliente y normativos o procedimentales.
Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable, con el fin de que no ocurra.
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable, con el fin de que no vuelva a ocurrir.
Nota 1. Puede haber más de una causa para una no conformidad o hallazgo.
Nota 2. La acción correctiva se toma para prevenir que algo vuelva a producirse mientras que la acción preventiva se toma para prevenir algo que puede suceder.
Acción de Mejora: Proyecto de mejoramiento cuando se quiere mejorar la eficacia o eficiencia del sistema o cualquier idea que alcance o agilice el logro de los objetivos de calidad. Una sugerencia puede conducir a una acción de mejora.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada; es decir, la acción inmediata para mitigar el efecto del problema. La corrección debe tomarse tanto para la no conformidad del sistema como para el servicio no conforme. Ejemplo:
Para una no conformidad del sistema (hoja de vida de Pedro Pérez sin soportes de sus competencias de educación) se puede realizar como corrección inmediata revisar la totalidad de las hojas de vida para determinar las que presentan faltantes y solicitar a cada persona los soportes faltantes. Para un servicio no conforme (devolución de un oficio enviado a un cliente, por error en la dirección) se puede buscar la dirección correcta, verificarla por teléfono o por email con el cliente y reenviar al cliente por correo inmediato certificado.
Evaluación de la solicitud de acción correctiva o preventiva: Actividad de análisis, que realiza la Oficina de Planeación, para tomar la decisión de aplicar o no el ciclo completo de acción correctiva/preventiva de acuerdo a la pertinencia del SGC, al impacto, a la recurrencia del evento, etc.
Generalmente el ciclo de acción correctiva/preventiva completa se aplica cuando la no conformidad del SGC afecta significativamente las finanzas o la imagen de la empresa, o cuando afecta al cliente. El ciclo completo no se aplica cuando es un error menor, ocasional, de menor impacto, un error común en la institución de acuerdo a sus capacidades, etc.
Evaluación de la Sugerencia: Actividad de análisis para tomar la decisión de continuar o no el desarrollo de la mejora.
Análisis de causas (reales o potenciales): Actividad de análisis para determinar la causa raíz del problema real o potencial. Aquí se puede utilizar métodos como: Análisis de datos, Tormenta de ideas, Gráficos de control, Espina de pescado, los 5 porqués, etc.
Plan de Acción: Desarrollo de actividades para eliminar la causa raíz de las no conformidades reales o potenciales, deben siempre indicar el responsable y la fecha proyectada de ejecución.
Verificación: Actividad de seguimiento y verificación de la eficacia de la acción tomada. Se debe verificar que lo que se planeó se efectuó eficazmente (en las fechas prometidas), para lo cual es necesario mencionar las muestras tomadas y los aspectos revisados. Aquí se cierra la acción al comprobar que el evento no se presente (eliminación de la causa real o potencial).
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo institucional.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control o generalidades
5.1.1 Políticas de Control
-- Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
-- Siempre que sea posible se debe tomar correcciones.
-- Siempre se debe determinar las causas de las no conformidades reales o potenciales.
-- Se debe determinar e implementar las acciones necesarias.
-- Se debe registrar los resultados de las acciones tomadas.
-- Se debe Revisar las acciones correctivas y preventivas tomadas.
-- Los Riesgos identificados, analizados y evaluados, deben ser administrados por un funcionario asignado en cada proceso, quien llevará el control de las acciones correctivas y preventivas de los mismos.
-- La Oficina de Control Interno debe asegurar la oportunidad en el cierre de las solicitudes de acción correctiva o preventiva, lo mismo que realizar y coordinar la presentación de un informe mensual de las acciones correctivas o preventivas cerradas y pendientes de cierre al Equipo Técnico de Gestión de Calidad.
-- El responsable del proceso al que se le levante una no conformidad, tiene 5 días hábiles máximo para generar el plan de acción.
-- El responsable de hacer la corrección/prevención es el Gestor de Calidad relacionado con el proceso de la situación detectada.
-- El responsable de evaluar la acción en cuanto a pertinencia de la acción, consistencia del análisis de causas, coherencia en las acciones planteadas, fechas propuestas de las acciones y actividades de verificación es el Equipo Técnico de Gestión de la Calidad, que actuará en coordinación con el Líder del proyecto del mismo Sistema.
-- Las fuentes para aplicar acciones preventivas o correctivas son:
– Resultados de las auditorías internas y externas.
– Identificación y análisis de riesgos.
– Revisión del Sistema de calidad por la Gerencia.
– Análisis de los indicadores de los procesos. Sugerencias presentadas por los servidores públicos, los contratistas, los proveedores y los usuarios, beneficiarios o destinatarios.
– Peticiones, quejas y reclamos.
– Análisis del servicio no conforme.
– Evaluación de proveedores.
-- Las acciones correctivas o preventivas que pueden resultar de los hallazgos obtenidos, se van relacionando en el formato de acciones de acuerdo al avance. Las personas van llenando los diferentes cuerpos del formato a medida que les vayan asignando cada etapa.
-- Al levantar una Solicitud de no conformidad, el Gestor define quién hace la corrección de acuerdo al Proceso que originó el problema.
-- Toda acción se finaliza con el cierre de dicha no conformidad e involucra a todas las personas que hacen parte del Proceso relacionado.
5.2 Descripción
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dependencia Interesada | Responsable del proceso, Gestor de la Calidad Coordinador, Director, Delegado | Al identificar que se debe hacer una Solicitud de No Conformidad Real, Potencial u oportunidad de mejora se accede al Aplicativo de intranet y se descarga el formato de Acciones Correctivas y Preventivas. | Aplicativo de la Intranet solicitud de No Conformidad |
| 2 | Dependencia Interesada | Gestor de la Calidad de la dependencia | Diligenciar todas las casillas del formato FI-EVCO-120201 para caracterizar el problema con la descripción y la muestra. Enviar por email a la Oficina Asesora de Planeación. | FI-EVCO-120201 diligenciado |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación | Líder del Comité de Calidad | Analizar la solicitud y determinar su pertinencia para enviar a la Dependencia que debe solucionar y a Control Interno. | FI-EVCO-120201 diligenciado |
| 4 | Dependencia Solucionadora | Gestor de la Calidad de la dependencia. | Plantear la corrección, si a ello hay lugar. | FI-EVCO-120201 diligenciado |
| 5 | Dependencia Solucionadora | Gestor de la Calidad de la dependencia. | Analizar las causas y determinar las causas raíz. Plantear las acciones pertinentes. Enviar a Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación. | FI-EVCO-120201 diligenciado |
| 6 | Dependencia Solucionadora | Gestor de la Calidad de la dependencia. | Verificación a la Solución: En esta etapa del formato el verificador hace seguimiento de la solución o mejora, registrando sus comentarios. Igualmente determina si la solución o mejora fue eficaz En caso de no ser eficaz la solución, se iniciará otro ciclo de la acción, bien sea para encontrar otra causa o para que se replantee la acción a tomar. | Registro de Acciones Correctivas y Preventivas |
| 7 | Control Interno | Auditor Interno. | Verificación a la Solución: El auditor hace seguimiento de la solución o mejora, registrando sus comentarios. Igualmente determina si la solución o mejora fue eficaz. | Registro de Acciones Correctivas y Preventivas |
6. Documentos de referencia.
Ver Normograma.
Procedimiento de Auditorías Integrales de Meci y Calidad.
Procedimiento Control del Servicio No Conforme.
7. Registros
Ver Listado Maestro de Registros
8. Control de cambios
| Versión | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 02-09-2008 |
| 02 | Se hacen adiciones al procedimiento | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 12-05-2009 |
| 3 | Reemplazo del formato del control de cambios, se inicia el registro de la versión 1, hasta la fecha no se había tenido en cuenta y se aclara el manejo del numeral 5.1 Políticas de Control o Generalidades, pues se estaba registrando por aparte | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 21-07-2010 |
| 04 | Se modificó el estándar de documentación (codificación, formatos de documentos y matriz control de cambios) | Profesionales de Grupo de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T | 01-02-2011 |
* FDM: FECHA DE MODIFICACIÓN.
 | CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME | CÓDIGO: |
| PT-EVCO-120200 | ||
| PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL | VERSIÓN | |
| 04 | ||
1. Objetivo
Identificar, analizar y controlar las No Conformidades que se presenten en cada servicio prestado por parte de la Superintendencia Nacional de Salud y definir su tratamiento.
2. Alcance
Este procedimiento se aplica a todos los procesos misionales. Inicia una vez se identifica que no se ha cumplido una característica de calidad o un criterio de aceptación del servicio, se registra, se da tratamiento para eliminar la no conformidad y se finaliza con la aplicación y verificación de las correcciones y acciones correctivas o preventivas, si llegare a aplicar.
3. Responsabilidades
Representante de la Dirección: Revisar y verificar que los lineamentos descritos en el presente documento sean cumplidos en cada una de las áreas de la Superintendencia.
Responsables de Área: Revisión, control y cumplimiento del presente procedimiento en el cumplimiento de la identificación, el tratamiento, la corrección y el cierre de las no conformidades generadas, tendientes a cumplir con las acciones correctivas y/o preventivas.
Servidores públicos de la Superintendencia de Salud: Es responsabilidad del personal involucrado en el proceso de levantamiento y cierre de las no conformidades, cumplir con lo establecido en el presente documento del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC).
4. Definiciones
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo institucional.
Servicio No conforme: Incumplimiento de un requisito del servicio (especificados por el cliente y/o las normas legales y reglamentarias).
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar el efecto de una no conformidad detectada.
Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser por ejemplo, un reproceso o una reclasificación.
La corrección se puede dar en alguno de los siguientes aspectos:
Reproceso: Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los requisitos. Es decir, ejecutar nuevamente una o más actividades del proceso de prestación del servicio.
Reparación: Acción tomada sobre un servicio no conforme para convertirlo en aceptable para su utilización prevista. La reparación se refiere a ejecutar actividades que no estaban previstas pero que son necesarias para hacer que el servicio sea apto.
Desecho: Acción tomada sobre un servicio no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. En el caso de un servicio no conforme, el uso se impide no continuando el servicio.
Concesión: Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los requisitos especificados. Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad acordados.
Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Puede haber más de una causa para una no conformidad.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control o generalidades
-- El servicio no conforme se puede detectar únicamente de acuerdo a lo establecido en el documento “registro de situaciones no conformes”.
-- Los líderes de Procesos con el apoyo de sus colaboradores son los encargados de identificar el servicio no conforme y hacer el tratamiento correspondiente.
-- Los servicios no conformes se deben registrar y tomar correcciones inmediatas.
-- Se debe registrar los resultados de las acciones tomadas.
-- Cuando el servicio no conforme es repetitivo, frecuente o de gran impacto (en recursos, en imagen o en un mal servicio) se deben tomar acciones correctivas y darle tratamiento de acuerdo con el procedimiento de acciones correctivas y preventivas.
-- La oficina de planeación recoge información del Servicio No Conforme mensualmente y la tabula para el análisis y la toma de decisiones.
5.2 Descripción
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dependencia Interesada | Cualquier servidor público. Responsable del proceso. Gestor de la Calidad en la Dependencia. | Detecta el servicio no conforme, (Se puede detectar como resultado del análisis del mismo proceso o de un proceso cliente o proveedor). | Controles establecidos en los procedimientos misionales |
| 2 | Dependencia Interesada | Gestor de la Calidad en la Dependencia. | Diligenciar el formato de solicitud de acciones correctivas y preventivas FI-EVCO-120201 y cumplir con el procedimiento de acciones correctivas y preventivas PT-EVCO-120100. | FI-EVCO-120201 diligenciado |
| 3 | Oficina de Planeación | Líder del Sistema de Gestión de la Calidad. | Analizar la información proveniente del control del servicio no conforme | Informe del servicio no conforme. |
6. Documentos de referencia.
Ver Normograma.
7. Registros.
Ver Listado Maestro de Registros.
8. Control de cambios
| Ver | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 29-01-2008 |
| 02 | Se modifica el procedimiento | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 29-01-2009 |
| 03 | Reemplazo del formato del control de cambios, se inicia el registro de la versión 1, hasta la fecha no se había tenido en cuenta y se aclara el manejo del numeral 5.1 Políticas de Control o Generalidades, pues se estaba registrando por aparte. | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 21-07-2010 |
| 04 | Se modifico el estándar de documentación (codificación, formatos de documentos y matriz control de cambios) | Profesionales de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T | 01-02-2011 |
 | PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL IVA CEDIDO A SALUD Y A LAS RENTAS DEL MONOPOLIO DE LICORES | CÓDIGO | |||
| PT-FINA-210200 | |||||
| PROCESO FINANCIAMIENTO | VERSIÓN | ||||
| 05 | |||||
1. Objetivo
Revisar la correcta liquidación, recaudo y giro del IVA cedido a salud y la destinación de las rentas del monopolio de licores al sector salud.
2. Alcance
El procedimiento inicia con la recepción de la información a través de la página web de la Superintendencia, en el aplicativo desarrollado para tal fin y culmina con las actuaciones administrativas que deban tomarse de acuerdo con el análisis de la información.
3. Responsables
Superintendente Delegado para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para la Salud: Autoriza, revisa y firma los documentos productos.
Director General para La Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud: Revisa y firma los documentos productos.
Coordinador del Grupo de Licores y Otras Bebidas: Coordina las actividades del Grupo de Licores y Otras Bebidas, asigna, elabora documentos internos, realiza visitas, revisa y pone visto bueno a los documentos productos.
Profesionales: Atienden consultas, realizan visitas, alimentan la base de datos, analizan los datos reportados y elaboran los documentos productos. Estas responsabilidades están asignadas por vigilados.
Técnicos: Analizan la oportunidad del envío de la información, alimentan la base de datos y elaboran documentos productos.
Secretaria: Manejo de archivo y correspondencia
4. Definiciones
IVA: Impuesto al Valor Agregado.
IVA cedido: Impuesto sobre licores, vinos, aperitivos y similares, nacionales y extranjeros, incorporado dentro de la tarifa de impuesto al consumo, de acuerdo con lo establecido en la Ley 788 de 2002; y sobre cervezas, de acuerdo con la Ley 223 de 1995.
Impuesto al consumo: El impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivo y similares y de cervezas, sifones, refajos y mezclas de bebidas fermentadas con bebidas no alcohólicas es de propiedad de la Nación y su producto se encuentra cedido a los Departamentos y al Distrito Capital de Bogotá, en proporción al consumo de los productos gravados en sus jurisdicciones.
Hecho generador. Está constituido por el consumo en el territorio nacional de licores, vinos, aperitivo y similares y de cervezas y sifones. No generan este impuesto las exportaciones de estos productos.
Vino: Es el producto obtenido por la fermentación alcohólica normal del mosto de uvas frescas y sanas, o del mosto concentrado de uvas sanas, sin adición de otras sustancias ni prácticas de otras manipulaciones técnicas y cuya graduación alcohólica mínima es de 6 grados alcoholimétricos.
Aperitivo: Es la bebida alcohólica de graduación máxima de 20 grados alcoholimétricos, obtenida por la mezcla de alcohol etílico rectificado neutro o alcohol vínico, agua, vino o vino de frutas, mistela con destilados, infusiones, maceraciones o percolaciones de sustancias vegetales amargas, aromáticas o estimulantes permitidos y sus extractos o esencias naturales. Puede ser edulcorado con sacarosa, glucosa, fructuosa, mosto, miel y adicionado o no de productos similares o de aditivos permitidos.
Licor: Es la bebida alcohólica con una graduación mayor de 20 grados alcoholimétricos, que se obtiene por destilación de bebidas fermentadas, o por mezcla de alcohol rectificado neutro o aguardiente con sustancias de origen vegetal, o con extractos obtenidos con infusiones, percolaciones o maceraciones de los citados productos.
Sujetos de supervisión: Productores de licores, vinos, aperitivos y similares; Productores de cervezas; Departamentos; Secretarías de Hacienda y Salud Departamentales y de Bogotá, y el Fondo Cuenta de Productos Extranjeros.
GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS: Dirección General para la Inspección y Vigilancia de los Generadores de Recursos de Salud.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control y/o generalidades
5.1.1 Políticas de Control
a) El Director realiza mínimo una vez al mes comités de planeación de actividades con todos los funcionarios del grupo de licores;
b) La Coordinadora del Grupo de Licores y Otras Bebidas asigna a los funcionarios, los vigilados de los cuales será responsable;
c) La información solicitada en la Circular Única y Circular 13 del 2005 a los vigilados, debe ser remitida a través del aplicativo que funciona en la página web de la Superintendencia;
d) De conformidad con las inconsistencias detectadas en la liquidación del impuesto al consumo, la distribución del IVA y giros efectuados al sector salud, se generan los reportes y se seleccionan los vigilados a revisar;
e) Con los reportes generados por el sistema, los profesionales verifican el cumplimiento de las instrucciones y requieren a los vigilados en caso de incumplimiento o de inconsistencias;
f) Semestralmente, los Técnicos o profesionales generan reportes de control de no enviados y requieren a los vigilados que están incumpliendo las instrucciones;
g) Cuando se necesite utilizar las guías como soporte de que el vigilado recibió la documentación o instrucción, se solicitarán al Área de Correspondencia de la Superintendencia;
h) La Secretaria archiva los requerimientos efectuados y sus respuestas, de conformidad con el NURC asignado por el sistema de correspondencia de la Superintendencia.
5.1.2 Generalidades.
La pretensión del grupo de licores y otras bebidas es asegurar que los funcionarios cumplan con lo establecido en el procedimiento de forma estandarizada.
5.2 Descripción
5.2.1 Revisión del IVA Cedido a salud
5.2.1.1 Revisión de la oportunidad en el envío de información de los sujetos de supervisión.
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional y/o Técnico asignado | Semestralmente realiza consultas en la página web. | Reportes generados |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional y/o Técnico asignado | Elabora cuadro de revisión. | Cuadro de revisión |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional y/o Técnico asignado | Proyecta oficio de requerimiento para los vigilados que no hayan enviado información; continúa 5.2.1.8 Requerimientos. | Requerimiento elaborado |
5.2.1.2 Análisis de la información
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Genera los reportes a través del aplicativo. | Reportes generados |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Revisa que la información registrada haya sido enviada correctamente a la Superintendencia, de acuerdo con los parámetros establecidos, y prepara cuadros de inconsistencias. | Cuadros de inconsistencias |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Verifica si hay inconsistencias en la liquidación, distribución y pagos del IVA cedido a salud. | Cuadros de inconsistencias detectadas |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | De acuerdo con la verificación anterior, selecciona y realiza cruces de datos entre las diferentes entidades (productores, Seccionales de Salud y Secretarías de Hacienda). | Reportes generados y cuadros de revisión |
| 5 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Elabora informe o proyecta oficio de requerimiento con las observaciones pertinentes en cuyo caso continúa 5.2.1.8 Requerimientos. | Informe o requerimiento elaborado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Profesional asignado | Archiva documento en la carpeta del sujeto vigilado. | Documentos archivados |
5.2.1.3 Segundo envío de información
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe la solicitud por escrito para la autorización de retransmisión, sustentando las razones; y traslada al Coordinador de Grupo de Licores y Otras bebidas. | Solicitud de autorización presentada |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Asigna el documento al funcionario responsable del vigilado. | Asignación registrada |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional y/o Técnico asignado | Analiza y proyecta oficio en el cual se autoriza o niega la retransmisión. | Proyecto de oficio elaborado |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa y da visto bueno al oficio. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 5 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o Técnico asignado | Registra el oficio en la carpeta control de salida de correspondencia. | Oficio y registrado en carpeta |
| 6 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa y da visto bueno al oficio autorizando la retransmisión En caso de negación, revisa y aprueba el oficio (continúa al paso 8). | Proyecto de oficio con visto bueno o proyecto aprobado |
| 7 | SUPERINTEN DENCIA DELEGADA PARA LA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SALUD | Superintendente Delegado (a) | En caso de autorización de retransmisión, revisa y aprueba el oficio. | Proyecto de oficio aprobado |
| 8 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o Técnico asignado | Radica e imprime el oficio para firma. | Documento radicado |
| 9 | DGIVGERES | Director(a) General | Firma el oficio respectivo | Documento firmado |
| 10 | SUPERINTEN DENCIA DELEGADA PARA LA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SALUD | Superintendente Delegado (a) | Firma el oficio de autorización de retransmisión. | Documento firmado |
| 11 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o Técnico asignado | Fotocopia el oficio firmado y lo lleva a la Oficina de Tecnología de la Información para que se realice el trámite respectivo en el sistema de información, para que el vigilado pueda retransmitir los datos. | Documento firmado |
| 12 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o Técnico asignado | Realiza el trámite de correspondencia. | Planilla entrega salidas de dependencias FI-GICO-540207 |
| 13 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Corresponden cia entregada |
| 14 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta del sujeto vigilado. | Documentos archivados |
5.2.1.4 Prórrogas, solicitudes y consultas
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe solicitud de prórroga o consultas y traslada al Coordinador de Grupo. | Solicitud trasladada |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Asigna solicitud de prórroga o consultas al funcionario responsable del vigilado. | Asignación registrada |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional y/o técnico asignado | Analiza y proyecta oficio de respuesta. | Proyecto de oficio elaborado |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa y da visto bueno al oficio de respuesta. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 5 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o técnico asignado | Registra el oficio en la carpeta de control de salida de correspondencia. | Oficio registrado en carpeta |
| 6 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa y otorga visto bueno al oficio. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 7 | SUPERINTEN DENCIA DELEGADA PARA LA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SALUD | Superintendente Delegado | Autoriza, revisa y aprueba oficio de respuesta. | Oficio aprobado |
| 8 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o técnico asignado | Radica e imprime el oficio para firma. | Documento radicado |
| 9 | SUPERINTEN DENCIA DELEGADA PARA LA GENERACIÓN Y GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS PARA SALUD | Superintendente Delegado | Firma el oficio respectivo. | Oficio firmado |
| 10 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria y/o técnico asignado | Realiza el trámite de correspondencia. | Planilla entrega salidas de dependencias FI-GICO-540207 |
| 11 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Corresponden cia entregada |
| 12 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Profesional asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
5.2.1.5 Cargue y actualización de productos y contribuyentes (productores)
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe solicitud para la inclusión en la base de datos de nuevos vigilados y/o nuevos productos y la traslada al Coordinador de Grupo. | Solicitud presentada |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Recibe la solicitud directamente del correo electrónico. | Solicitud presentada |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa la solicitud, la confronta con los documentos aportados por el sujeto vigilado y con la base de datos existente en el Grupo; y procede a asignar los códigos respectivos. Luego remite solicitud por correo electrónico a la Oficina de Tecnología para que realice el cargue de los nuevos productos y/o productores a la base de datos de acuerdo con el consecutivo del sistema de información. | Correo electrónico remitido a la Oficina de Tecnología |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Una vez se recibe correo electrónico de respuesta por parte de la Oficina de Tecnología, se remite respuesta al solicitante. Si la solicitud es por fax o por correo físico proyecta respuesta, (continúa paso 6). | Correo electrónico de la Oficina de Tecnología |
| 5 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Si la solicitud es por correo electrónico, la respuesta se realiza por el mismo medio, por tanto, se responde informando los códigos de los productos y/o productores cargados. | Correo electrónico enviado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa, radica y firma el oficio. | Oficio firmado |
| 7 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Realiza trámite de correspondencia | Documento respuesta radicado |
| 8 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 9 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
5.2.1.6 Consultas correo electrónico
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Recibe consulta a través de correo electrónico | Consulta presentada |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Responde a través de correo electrónico | Correo electrónico enviado |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Si la respuesta a la solicitud es de competencia del Director (a) o Superintendente Delegado, proyecta oficio de respuesta. | Proyecto de oficio |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el oficio en el control de salida de correspondencia. | Carpeta control salida de correspondencia |
| 5 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Director (a) General o Superintendente Delegado | Revisa y aprueba el oficio. | Oficio aprobado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Radica e imprime el oficio para firma. | Oficio radicado |
| 7 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Director (a) General o Superintendente Delegado | Firma el oficio respectivo. | Oficio firmado |
| 8 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Realiza trámite de correspondencia | Documento respuesta radicado |
| 9 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 10 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
5.2.1.7 Cargue de tarifas
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe documentación requerida y la traslada al Coordinador del Grupo de Licores y Otras Bebidas. | Oficio recibido |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Efectúa la revisión respectiva, prepara cuadro detalle y lo remite por correo electrónico a la Oficina de Tecnología de la Información para el cargue respectivo. | Correo electrónico remitido a la Oficina de Tecnología |
5.2.1.8 Requerimientos
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Proyecta oficio de requerimiento o solicitud de explicaciones, según las inconsistencias detectadas. | Proyecto de oficio |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa el requerimiento y da visto bueno. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el oficio en el control de salida de correspondencia. | Carpeta control salida de correspondencia |
| 4 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa el requerimiento o solicitud de explicaciones y da visto bueno | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 5 | Superintendencia Delegada Para La Generación y Gestión de los Recursos de Salud | Superintendente Delegado | Revisa, autoriza y firma el requerimiento o solicitud de explicaciones | Oficio firmado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Radica el documento y envía a Correspondencia | Oficio radicado |
| 7 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCESO DE CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 9 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
| 10 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe respuesta del sujeto vigilado y traslada al Coordinador de Grupo. | Respuesta recibida |
| 11 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de grupo | Asigna el documento al funcionario responsable del vigilado y lo instruye para análisis. | Asignación realizada |
| 12 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Evalúa respuesta del sujeto vigilado y realiza nuevo requerimiento en caso que persistan las inconsistencias, o elabora oficio en el que se le mencione al vigilado que las inconsistencias quedan resueltas favorablemente. | Proyecto de oficio y análisis de datos |
| 13 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa el oficio y da visto bueno. | Oficio con visto bueno |
| 14 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el oficio en el control de salida de correspondencia. | Carpeta control salida de correspondencia |
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 15 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Director(a) General | Revisa el oficio y da visto bueno | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 16 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Superintendente Delegado | Revisa, autoriza y firma el oficio. | Oficio firmado |
| 17 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria | Radica el documento y envía a Correspondencia | Oficio radicado |
| 18 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCESO DE CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 19 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
| 20 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | En caso de ser necesario, prepara memorando de solicitud de apertura de investigación dirigido a la Dirección General, previa discusión con el Coordinador de Grupo. | Proyecto de memorando de solicitud proceso administrativo |
| 21 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Firma memorando solicitando la apertura de investigación y se envía al Director (a). | Memorando firmado |
| 22 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el memorando en el control de salida de correspondencia. | Carpeta control salida de correspondencia |
5.2.2 Revisión rentas del monopolio de licores
5.2.2.1 Verificación de la destinación preferente a salud de la renta del monopolio de licores
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe documentación requerida mediante circular externa y la traslada al Coordinador del Grupo de Licores y Otras Bebidas. | |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Recibe documentación y asigna al funcionario responsable del vigilado. | Asignación registrada |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Funcionario Asignado | Analiza respuesta y verifica que la liquidación y destinación de los recursos al sector salud se haya efectuado de acuerdo con las disposiciones legales vigentes, apoyándose, adicionalmente, en los reportes del sistema de información. | Cuadros de análisis |
| 4 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Funcionario Asignado | Proyecta el oficio respectivo. | Proyecto de oficio |
| 5 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa proyecto y da visto bueno. | Proyectos de oficio con visto bueno |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el oficio en carpeta control de salida de correspondencia. | Oficio registrado en carpeta |
| 7 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa y otorga visto bueno al oficio. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 8 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Superintendente Delegado | Revisa, autoriza y firma oficio de respuesta. | Oficio firmado |
| 9 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Radica y envía a Correspondencia | Documento radicado |
| 10 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 11 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
5.2.2.2 Revisión de la ejecución de contratos de concesión de licores
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Profesional asignado | Realiza un análisis sobre la ejecución del contrato de concesión y prepara los proyectos de oficio dirigidos al Concesionario y al Concedente. | Oficios elaborados |
| 2 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa proyecto y da visto bueno | Proyectos de oficio con visto bueno |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra el oficio en carpeta control de salida de correspondencia. | Oficio registrado en carpeta |
| 4 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa y otorga visto bueno al oficio. | Proyecto de oficio con visto bueno |
| 5 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Superintendente Delegado | Revisa, autoriza y firma oficio. | Oficio firmado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Radica y envía a Correspondencia. | Documento radicado |
| 7 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 8 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
| 9 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe respuesta de los sujetos vigilados y traslada al Coordinador de Grupo. | Comunicación allegada por el vigilado |
| 10 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de grupo | Asigna el documento al funcionario responsable del vigilado y lo instruye para análisis. | Comunicación allegada por el vigilado |
| 11 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Funcionario Asignado | Analiza respuesta, apoyándose en los reportes del sistema de información, y prepara oficios respectivos. | Proyectos de oficio y cuadros de análisis proferido del profesional |
| 12 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Coordinador de Grupo | Revisa proyectos y da visto bueno. | Proyectos de oficio con visto bueno |
| 13 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Registra los oficios en el control de salida de correspondencia. | Carpeta control salida de correspondencia |
| 14 | DGIVGERES | Director(a) General | Revisa y otorga visto bueno al oficio. | Oficios con visto bueno |
| 15 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Superintendente Delegado | Revisa, autoriza y firma oficio de respuesta. | Oficios firmados |
| 16 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Radica y envía a Correspondencia | Documentos radicados |
| 17 | Grupo archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia entregada |
| 18 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Archiva documento en la carpeta respectiva. | Documento archivado |
5.2.3 Elaboración de informes
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | DGIVGERES | Director(a) General | Recibe la solicitud de informes sobre algún aspecto de la Dirección. | Solicitud verbal, correo electrónico o Lotus |
| 2 | DGIVGERES | Director(a) General | Asigna funcionario para la realización del informe | |
| 3 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Funcionario responsable | Genera reportes y prepara la respuesta o informe | Proyectos de oficio e informe proferido del profesional |
| 4 | DGIVGERES | Director(a) General y Coordinador de Grupo | Revisa, pone visto bueno y envía a Superintendente Delegado para firma | Proyecto con visto bueno |
| 5 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de los Recursos Económicos para Salud | Superintendente Delegado | Revisa el informe, autoriza y firma | Informe firmado |
| 6 | GRUPO DE LICORES Y OTRAS BEBIDAS | Secretaria/ Técnico asignado | Entrega al interesado si es usuario interno o envía a Correspondencia si se trata de un usuario externo. | Documento radicado o constancia de entrega |
| 7 | Grupo Archivo y correspondencia | Coordinador de grupo y funcionarios | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Correspondencia radicada en Lotus y entregada |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma.
7. Registros
Ver Listado Maestro de Registros.
8. Control de cambios
| Ver | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Profesionales Revisoría Fiscal | D.G.I y VGRS/ Jefe Oficina Asesora de Planeación | S.D.G.G.R.E | 02-09-2008 |
| 02 | Modificación procedimientos | Profesionales Revisoría Fiscal | D.G.I y VGRS/ Jefe Oficina Asesora de Planeación | S.D.G.G.R.E | 18-05-2009 |
| 03 | Reemplazo del formato del control de cambios, se inicia el registro de la versión 1, hasta la fecha no se había tenido en cuenta y se aclara el manejo del numeral 5.1 Políticas de Control o Generalidades., pues se estaba registrando por aparte. | Profesionales Revisoría Fiscal | D.G.I y VGRS/ Jefe Oficina Asesora de Planeación | S.D.G.G.R.E | 21-07-2010 |
| 04 | Se modificó el sistema de Codificación. Se cambio la responsabilidad de aprobación de documentos al jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Se eliminan los flujogramas porque estos no se estaban utilizando | Profesionales Revisoría Fiscal | D.G.I y VGRS/ Jefe Oficina Asesora de Planeación | S.D.G.G.R.E Jefe Oficina Asesora de Planeación | 01-02-2011 |
| 05 | Se modifican actividades del procedimiento | Profesionales Revisoría Fiscal | D.G.I y VGRS/ Jefe Oficina Asesora de Planeación | S.D.G.G.R.E Jefe Oficina Asesora de Planeación | 19-08-2011 |
 | CONTABLE | CÓDIGO | |||
| PT-GAFI-520300 | |||||
| PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | VERSIÓN | ||||
| 05 | |||||
5.2.3 Elaboración y validación de conciliación bancaria
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo de Administración Financiera | Técnico Administrativo | Recibir o reclamar - los primeros días del mes - de las entidades bancarias, donde la Superintendencia tiene cuentas bancarias, los extractos Bancarios | Extractos bancarios |
| 2 | Grupo de Administración Financiera | Técnico Administrativo | Entregar extractos bancarios a los profesionales de Contabilidad. | Extractos bancarios |
| 3 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Imprimir el libro auxiliar de bancos del mes a conciliar, del Software Contable (AURORA). | Formato Conciliación bancaria diligenciado y aprobado |
| 4 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Verificar los cheques del extracto y clasificar los que no han sido cobrados. | Extractos bancarios |
| 5 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Tomar la conciliación bancaria del mes anterior y cruzarla con los cheques pendientes de cobro, para determinar cuáles fueron cobrados. | Conciliación bancaria y Extractos bancarios |
| 6 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Realizar el cruce entre el extracto bancario y el libro auxiliar de bancos de las Notas Débito, las Notas Crédito y de las consignaciones | Extractos bancarios y libro auxiliar de bancos |
| 7 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Elaborar en Excel la relación mensual de los cheques pendientes de cobro | formato de conciliación bancaria |
| 8 | Grupo de Administración Financiera | Profesionales Grupo de Administración Financiera | Elabora la conciliación bancaria en el formato de conciliación bancaria de la Superintendencia en original y dos copias, lo firma y lo entrega al coordinador del Grupo Administración Financiera y al Coordinador del Grupo de Pagaduría para su revisión y firma. | Formato de conciliación bancaria |
| 9 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador Grupo de Administración Financiera | Revisar, verificar y firmar la conciliación bancaria | Conciliación bancaria firmada. |
| 10 | Grupo de Administración Financiera | Técnico Administrativo | Remitir al Coordinador de Tesorería, la conciliación bancaria | Conciliación bancaria firmada. |
8. Control de cambios
| Versión | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | Fdm* |
| 01 | Versión Inicial | Coordinador del Grupo de Pagaduría | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Secretaria General | 05-08-2008 |
| 02 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, flujograma y formato de presentación. | Funcionario competente del Grupo de Pagaduría | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T. | Secretaria General | 02-09-2008 |
| 03 | Se modifica el procedimiento Cambio Normativo | Funcionario competente del Grupo de Pagaduría | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T. | Secretaria General | 02-08-2010 |
| 04 | Se modificó el estándar de documentación (codificación, formatos de documentos y matriz control de cambios). | Profesional Especializa- do Grupo Administra- ción Financiera. | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T. | Secretaria General | 01-02-2011 |
| 05 | Se modifica la fase de conciliación bancaria por cambio normativo | Profesional Especializa- do Grupo Administra- ción Financiera /Coordina- dor Grupo Pagaduría | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales T. | Secretaria General | 31-08-2011 |
 | ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA | CÓDIGO | |||
| PT-GTEI-530200 | |||||
| PROCESO GESTIÓN TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA | VERSIÓN | ||||
| 05 | |||||
1. Objetivo
Asegurar la operación de la red local, servidores de datos y aplicaciones de la entidad que permiten la conectividad de todos los funcionarios con los equipos de comunicaciones, así como el normal funcionamiento de equipos de cómputo, como equipo activo de red, periféricos y software de la entidad, mediante el soporte técnico oportuno.
2. Alcance
El procedimiento inicia en la delegación de claves del dominio, asignación de equipos, administración de la información y termina con la coordinación al mantenimiento y soporte de equipos.
3. Responsables
Los responsables del desarrollo de las actividades son el Jefe de Oficina, Profesionales designados, Analistas de Sistemas y demás personal asignado a la Oficina de Tecnología de la Información.
4. Definiciones
Aire Acondicionado: tratamiento que controla el ambiente interior de un espacio, mediante la refrigeración.
Equipos de Comunicaciones: Son objetos físicos que permiten interconexión de dos o más computadores a través de cables o conexiones inalámbricas con el fin de compartir información y recursos a través de la red local de datos por ejemplo, switches principal - core y de borde, centro de cableado patch cord, tomas.
Firewall: Dispositivo que se coloca entre una red local e Internet y cuyo objetivo es asegurar que todas las comunicaciones entre los usuarios de dicha red e Internet se realicen conforme a las normas de seguridad de la organización que lo instala.
Hardware: Todos los componentes físicos de la computadora y sus periféricos: servidores de aplicaciones y datos, computadores personales de escritorio y portátiles, impresoras, escáner, entre otros.
HUB: o concentrador. Equipo de red que permite conectar entre sí otros equipos o dispositivos retransmitiendo los paquetes de datos desde cualquiera de ellos hacia todos los demás.
Impresora: Periférico de computadora que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser.
LAN: Red de área local de datos. Es el conjunto de dos o más computadoras interconectadas a través de cables o conexiones inalámbricas con el fin de compartir información y recursos. Puede variar en tamaño: unas pueden estar comprendidas en una oficina (LAN) llamadas Redes locales y otras extenderse a lo largo del mundo (WAN).
Mantenimiento Preventivo: Son todas las tareas de limpieza, reparación que tienen por objeto prevenir daños o mal funcionamiento de un equipo informático o cualquier parte o pieza que lo conforman. Su propósito es prever las fallas manteniendo los sistemas de infraestructura, equipos e instalaciones productivas en completa operación a los niveles y eficiencia óptimos. La característica principal de este tipo de Mantenimiento es la de inspeccionar los equipos y detectar las fallas en su fase inicial, y corregirlas en el momento oportuno.
Mantenimiento Correctivo: Son todas las tareas de reparación, que puede incluir el reemplazo de piezas o componentes, para restablecer el normal operación de un equipo informático ocasionado por daño, avería del equipo o alguna pieza o componente.
Mantenimiento Correctivo Planificado: Consiste en la reparación de un equipo o máquina cuando se dispone del personal, repuestos, y documentos técnicos necesario para efectuarlo.
Servidores de aplicaciones y de datos: Cualquier computador de una red que pone los servicios de archivos, impresión o comunicaciones a disposición de otras estaciones.
Software: Término general que designa los diversos tipos de programas usados en computación: sistemas operativos, aplicaciones de oficina, administradores de bases de datos, lenguajes de desarrollo, entre otros.
Switch: (Conmutador) es un dispositivo electrónico de interconexión de redes con el objetivo de que la información fluya, libre de errores, entre las máquinas que estén conectadas.
PC: Computador Personal
UPS: (Sistema de Alimentación Ininterrumpida), o en inglés UPS (Uninterruptible Power Supply), dispositivo que suministra energía a equipos llamados cargas críticas, que pueden ser aparatos médicos, industriales o informáticos, debido a la necesidad de estar en todo momento en operación y sin fallos (picos o caídas de tensión).
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control y/o generalidades
a) Fijar políticas institucionales para el uso de Internet, del sistema automatizado de correo y de los demás recursos informáticos de esta Superintendencia.
b) Restringir el ingreso al Centro de Cómputo solamente a funcionarios responsables del área y personal autorizado.
c) Control de acceso de los funcionarios mediante la definición de cuentas de usuarios y asignación de permisos de acceso a recursos compartidos en la LAN.
d) Modificar cuentas y claves de seguridad para ingreso y permisos de acceso a recursos compartidos.
e) Realizar copias de seguridad de las aplicaciones y datos residentes en los servidores: diario, semanal, mensual y anual.
f) Cambiar el ambiente de operación de servidores de aplicaciones y datos por el administrador del sistema.
g) Realizar las jornadas de mantenimiento preventivo de los equipos informáticos (Servidores, PC, Impresoras, UPS, aire acondicionado, Switches, Firewall) requeridas para su normal funcionamiento.
h) Mantener actualizado el inventario de equipos Informáticos (Servidores, PC, Impresoras, UPS, Aire Acondicionado, Switches, Hubs, Firewall).
5.2 Descripción
5.2.1 Administración de la red local de datos y servidores
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Monitorea y revisa Logs de eventos de Firewall y Servidores. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Ubica el problema en la red y procede a realizar el soporte. | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Crea, elimina o actualiza cuentas de usuarios de a los servidores y recursos compartidos en la LAN. | Evidencia con Formato |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Establece permisos para utilizar recursos y tiempo de uso de la red. | |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Comparte recursos de hardware y software a través de la red y establece contraseñas de seguridad y permisos de acceso a usuarios. | |
| 6 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Instala software requerido y realiza las pruebas correspondientes. | |
| 7 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Activa puntos de acceso a la LAN. | |
| 8 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Configura puertos de switches de acceso a la LAN. | |
| 9 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Configura de puertos y servicios en el Firewall. | |
5.2.2 Realización de copias de seguridad
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Selecciona los datos y aplicaciones en los servidores. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Programa la ejecución de software de realización de copias de seguridad. | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Verifica el estado de los medios de almacenamiento en la unidad de copias de seguridad. | |
5.2.3 Administración de servidores, equipos de escritorio e impresoras
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de Control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Coordina la ejecución de las tareas de administración de las cuentas de usuario, claves, permisos de acceso a servidores de aplicaciones, datos y recursos informáticos compartidos en la LAN. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Recibe solicitud de creación, eliminación o modificación de cuentas de usuario y clave para tener acceso a servidores de aplicaciones, datos y recursos informáticos compartidos en la LAN. | Evidencia con Formato |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Ejecuta las acciones necesarias para la actualización o cambio en el servicio o aplicación instalada en el servidor. | |
5.2.4 Inventario y administración de Hardware y Software
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Coordina actividades de recolección y actualización de inventario de recursos informáticos. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado y Analista de Sistemas | Actualiza el inventario de Hardware y Software. | Documento con Inventario |
5.2.5 Asignación o reasignación de recursos informáticos
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina | Se recibe solicitud de las Superintendencias Delegadas, Oficinas Asesoras, Secretaría General y Despacho del Superintendente. | Solicitud |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Evalúa la disponibilidad de los recursos informáticos para su asignación. | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Coordina actividades de alistamiento de equipos en proceso de asignación y reasignación. | |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Elabora un listado de asignación de recursos informáticos. | Listado de recursos Informáticos |
5.2.6 Mantenimiento preventivo y correctivo de servidores, equipos de escritorio e impresoras y escáneres
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado Contratista | Coordina actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina | Coordina con la firma contratada las fechas de visitas para mantenimiento preventivo y correctivo. | |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Solicitud de realización de las copias de seguridad a usuario final. | |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Realiza supervisa el mantenimiento preventivo y correctivo de equipos informáticos. | Formato de mantenimiento |
| 6 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Si algún equipo de cómputo necesita mantenimiento correctivo fuera de la entidad, solicita a la empresa contratista el informe correspondiente para tramitar la solicitud de traslado. | |
| 7 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Relaciona las especificaciones del equipo que se traslada a los laboratorios de la empresa contratista para su reparación. | Autorización de salida. |
| 8 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Hace seguimiento a la ejecución del contrato de mantenimiento preventivo y al correctivo. | |
5.2.7 Soporte técnico equipos de cómputo
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Identifica y/o repara o solicita garantía de hardware o software. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Hacer efectiva la garantía del proveedor. | Solicitud a proveedor realizada |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Seguimiento del informe mensual de soporte técnico y toma decisiones pertinentes. | Indicadores de calidad de servicios mensual |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma
7. Registros
Ver Listado Maestro de Registros.
8. Control de cambios
| Ver | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | FDM* |
| 01 | Versión inicial | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 08-05-2008 |
| 02 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 13-11-2008 |
| 03 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 29-01-2009 |
| 04 | Se modifica el procedimiento cambio normativo | Profesionales de Grupo de Contratación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | 01-02-2011 |
 | DESARROLLO DE SOFTWARE | CÓDIGO | |||
| PT-GTEI-530300 | |||||
| PROCESO GESTIÓN TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA | VERSIÓN | ||||
| 05 | |||||
1. Objetivo
Apoyar el desarrollo de los Sistemas de Información con el fin de cumplir con la misión institucional de la entidad, para una gestión de vigilancia, inspección y control adecuada.
2. Alcance
El procedimiento inicia en la depuración para la solicitud de información, en coordinación con las diferentes áreas de la entidad; diseño de los esquemas de estructura de la base de datos a utilizar; definición de procesos para el desarrollo de los sistemas de información; publicación y puesta en marcha de lo desarrollado y finalizando con la recepción, validación y cargue de datos. Para el desarrollo de software contratado se prestará asesoría técnica a la Secretaría General.
3. Responsables
Los responsables del desarrollo de las actividades son el Jefe de Oficina, Profesionales asignados, Analistas de Sistemas y demás personal asignado a la Oficina de Tecnología de la Información.
4. Definiciones
Software: Término general que designa los diversos tipos de programas usados en computación: sistemas operativos, aplicaciones de oficina, administradores de bases de datos, lenguajes de desarrollo, entre otros.
Sistemas de información: Conjunto de aplicativos sistematizados que se encuentran interrelacionados entre sí para cumplir un objetivo específico.
Base de datos: es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico. Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros.
Modelamiento UML: El Lenguaje de Modelamiento Unificado (UML-Unified Modeling Lenguaje) es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar y documentar cada una de las partes que comprende el desarrollo de software.
Casos de Uso: Técnica para la captura de requisitos potenciales de un nuevo sistema o una actualización de software. Cada caso de uso proporciona uno o más escenarios que indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario o con otro sistema para conseguir un objetivo específico.
Plataforma: es, por ejemplo, un sistema operativo, un gran software que sirve como base para ejecutar determinadas aplicaciones compatibles con este. También son plataformas la arquitectura de hardware, los lenguajes de programación y sus librerías en tiempo de ejecución, las consolas de videojuegos, etc.
Interface: Elemento de conexión que facilita el intercambio de datos, como por ejemplo el teclado, un tipo de interface entre el usuario y la computadora.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control o generalidades
Para las políticas de control se base en las etapas de vida de un sistema de información:
a) Análisis: Se debe utilizar la metodología definida para el análisis de requerimientos de información que maneja la entidad;
b) Diseño: Se debe manejar diseño de datos bajo estructura de modelamiento UML y manejo de casos de uso;
c) Desarrollo: Se manejará la plataforma establecida por la Superintendencia Nacional de Salud, motor de base de datos SQL V.2005; desarrollo de aplicaciones Visual.Net V.2005 y desarrollo de aplicaciones Web ASP.Net V.2005;
d) Implementación: Se utilizará los servidores como repositorios de los datos y la interface con el usuario se implementarán en los equipos de escritorio de la entidad;
e) Capacitación y puesta en marcha: Se implementará como ayuda de funcionamiento del software los manuales de usuario teniendo en cuenta las políticas de creación de usuario.
5.2 Descripción
5.2.1 Definición de necesidades de información
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de Oficina | Define la metodología para el levantamiento de la información. | Documento de Metodología |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Definición de cronograma, responsables, participantes del sistema de información y formas de comunicación | Documento de Sistema de Calidad |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Elabora documento de requerimientos y funcionalidades. | Documento de requerimiento y funcionalidades |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Se revisan y legalizan con las áreas responsables, los requerimientos y funcionalidades. | Documento revisado y aprobado |
5.2.2 Análisis y diseño
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Realizar la descripción de objetos de datos (Diagrama Entidad Relación). | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Realiza las especificaciones de proceso (Diagrama de Flujo de Datos). | Documento Diccionario de datos |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño del modelamiento de los casos de uso para el sistema de información a desarrollar | Documento de descripción de modelamiento |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Define las propiedades estructurales del sistema (módulos, objetos, filtros) | |
5.2.3 Desarrollo
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño de los datos tomando como modelo las estructuras de datos creada en la etapa de análisis para implementar el Software requerido | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño Arquitectónico de las estructura de los programas o código fuente utilizados para el desarrollo del software | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño de las pantallas de captura de información que sería la interfaces entre el usuario y el sistema de Información | |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño y creación de reportes y consultas según lo definido en el documento de requerimientos de usuario. | |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaGrupo desarrollador | Diseño de procedimientos en el que se controla las actividades a ejecutar dentro de un sistema establecido | Manuales del sistema y de usuario final |
5.2.4 Pruebas, implementación y capacitación
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Definir la metodología de realización de pruebas | Documento con metodología |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de Oficina | Realizar pruebas con usuario final | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Realizar correcciones y ajustes en el diseño y desarrollo | Documento de pruebas realizadas |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Realizar documento con el plan de instalación del nuevo sistema | Instalación del software |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de OficinaFuncionarios Responsables | Capación al personal que utilizarán el sistema de información desarrollado | Plan de capacitación |
5.2.5 Mantenimiento y administración de Sistema de Gestión Documental (lotus Notes)
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina | Recibe solicitud de creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario. | Solicitud recibida |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Profesional Designado | Crea, modifica, elimina cuentas de usuario y establece permisos e instruye a funcionario. | Formatos |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Profesional Designado | Establece permisos de cuotas o tamaño a buzones de aplicación de correspondencia. | |
| 4 | Oficina Tecnología de la Información | Profesional Designado | Monitorea las operaciones de entrega y envío de documento de aplicación de correspondencia. | |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Profesional Designado | Monitorea la operación del servidor de aplicación de correspondencia. | |
| 6 | Oficina Tecnología de la Información | Profesional Designado | Diligencia formatos de servicio técnico y elabora informes correspondientes. | Formatos |
| 7 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina | Supervisa y evalúa la ejecución de tareas de administración del servicio de correo electrónico. | |
5.2.6 Mantenimiento página Web e Intranet
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina | Recibe solicitud de creación, modificación o eliminación de cuenta de usuario, módulos, apariencia, funcionalidad; para publicar en el gestor de contenidos del sitio web y/o intranet. | Correo electrónico, memorando SuperCor. |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Crea, modifica, elimina cuentas de usuario y establece permisos para los perfiles. | Base de Datos Administrador Contenidos |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Capacita a funcionario en el manejo del gestor de contenidos, módulos, apariencia o funcionalidad. | Formato de capacitación |
| 4 | Superdelegadas u Oficinas | Funcionario Designado | Realiza publicación en la página web, mediante el administrador de contenidos | Previa aprobación del jefe inmediato Base de Datos Administrador Contenidos |
| 5 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario Designado | Realiza modificaciones funcionales, analiza, recomienda, crea módulos y/o funcionalidades para el sitio web y/o intranet | Formato control de cambios Base de Datos Administrador Contenidos |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma.
7. Registros
Ver listado maestro de registros
8. Control de cambios
| Ver | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | FDM* |
| 01 | Versión inicial | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 14-05-2008 |
| 02 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 13-11-2008 |
| 03 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 29-01-2009 |
| 04 | Se modifica el procedimiento Cambio normativo | Profesionales de Grupo de Contratación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | 01-02-2011 |
 | SEGURIDAD DE INFORMACIÓN | CÓDIGO PT-GTEI-530400 | |||
| PROCESO GESTIÓN TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA | VERSIÓN 05 | ||||
1. Objetivo
Establecer el desarrollo normativo y procedimental de las prácticas de seguridad de la información garantizando la preservación, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma en los sistemas de información de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. Alcance
El procedimiento inicia en la evaluación de los riesgos existentes en la preservación y disponibilidad de la información; diseño e implementación de políticas de seguridad de la información que permitan mantener la integridad de la misma y termina con el seguimiento y mejora de las políticas de seguridad, el rediseño de las mismas y la comunicación de la política a los funcionarios de la entidad.
3. Responsables
Los responsables del desarrollo de las actividades son el Jefe de Oficina, profesionales designados, analista de sistemas y demás personal asignado de la Oficina de Tecnología de la Información.
4. Definiciones
Cableado: Sistema de cableado da soporte físico para la transmisión de las señales asociadas a los sistemas de voz, telemáticos y de control existentes en el edificio. Para realizar esta función un sistema de cableado incluye todos los cables, conectores, repartidores, módulos, etc., necesarios.
Confidencialidad: Que toda la información esté protegida del uso no autorizado, revelaciones accidentales, espionaje, violación de la privacidad y otras acciones similares de acceso de terceros no permitidos.
Diseño: Se define el proceso de aplicar técnicas y principios con el propósito de definir dispositivos, procesos o un sistema general, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.
Disponibilidad: La información y la capacidad de su procesamiento manual y automático sea resguardada y recuperada eventualmente, cuando sea necesario.
DMZ: Zona desmilitarizada. Red de rango privado diferente a la red LAN interna y no tiene direcciones IPS's públicas.
Firewall: Dispositivo que se instala entre una red local e Internet y cuyo objetivo es asegurar que todas las comunicaciones entre los usuarios de la red e Internet se realicen conforme a las normas de seguridad de la Entidad.
Grayware: Software con publicidad gratuita, conocimiento de la lista de correos.
Implementación: Formas y métodos para llevar a cabo algo, como introducir un sistemas de información en toda la institución y garantizar que se logren los beneficios en pro de la entidad.
IMSS: Inter Scan Mail Security System. Sistema de Seguridad de correo electrónico.
Integridad: Asegurar que sea procesada la información, necesaria y suficiente para la puesta en marcha de los procesos de la Entidad, en los sistemas informáticos y transaccionales.
ISO: International Standar organization. organizacion Internacional de Estándares.
IWSS: Inter Scan Web Security System. Sistema de Seguridad Web.
LAN: Red de área local de datos. Es el conjunto de computadores interconectados a través de cables o conexiones inalámbricas con el fin de compartir información y recursos.
Políticas de Seguridad: Orientación o directrices para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información de la Superintendencia Nacional de Salud, almacenada, procesada y transmitida, estableciendo un conjunto de normas que propendan por la continuidad operacional y la operación segura.
Spyware: Software espía que registra opciones de navegación en internet.
Surf Control: Software de control de navegación, categorizado por tipos de sitio.
5. Desarrollo
5.1 Políticas de control o generalidades
a) Navegación para internet definida en el Software de seguridad de Internet para servidores. Definición de un perfil de usuarios, basado en la navegación, el cual es utilizado por el software para otorgar los accesos Web;
b) Acceso a sitios de internet definida en el software de seguridad de internet e implementada con el software para control de acceso a páginas web;
d) Control de virus en Mail IMSS. Aplicación de servidor de correo para verificar el contenido del mismo y anexos para evitar virus;
e) Control de virus en estaciones de trabajo con software de antivirus. Instalación de antivirus en cada estación de trabajo;
f) Control de puertos y protocolos en firewall. Política de seguridad entre la Entidad de red privada y el Internet, determinando cual de los servicios de red pueden ser ingresados dentro de ésta, por los que están fuera, es decir quién puede entrar para utilizar los recursos de red pertenecientes a la organización;
g) Definición de zonas de seguridad. LAN, DMZ1 DMZ2. Niveles de protección para los accesos a diferentes servicios de Internet, como correo electrónico, navegación web, transmisión de archivos FTP;
h) Definición de VLAN dentro de la Red LAN Institucional. Redes virtuales creadas por los dispositivos activos de red.
5.2 Descripción
5.2.1 Evaluación de riesgos
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Identifica los factores de riesgo que puedan causar daño a los sistemas telemáticos e informáticos de la SNS. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo. |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Cuantifica el impacto de cada factor de riesgo identificado. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo. |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Propone las acciones para mitigar el impacto de los factores de riesgo. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo. |
5.2.2 Diseño e implementación de políticas de seguridad
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Controla y monitorear sistemáticamente los ID del 1 al 3. De 5.2.1 Evaluación de Riesgos. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo. |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Propone nuevos lineamientos para la adopción dentro de las políticas de seguridad. | Documento elaborado: “políticas de seguridad de la información” |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de Oficina de Informática | Revisa el documento de “políticas de seguridad de la información” | Documento aprobado: “políticas de seguridad de la información” |
| 4 | Secretaría General | Superintendente Nacional de Salud | Aprueba el documento de “políticas de seguridad de la información” | Resolución: “políticas de seguridad de la información” |
5.2.3 Gestión y soporte
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Elabora Plan de Respuesta de los factores de riesgo. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Realiza revisiones periódicas al diagnóstico de seguridad. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionario designado | Mitiga el impacto de los factores ejerciendo influenciado en los factores controlables. | Formato de evaluación, control y monitoreo de riesgo |
5.2.4 Educación y sensibilización
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Oficina Tecnología de la Información | Jefe de Oficina Funcionarios Responsables | Define los medios de comunicación de las políticas. | |
| 2 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionarios Responsables | Crea documentos de apoyo para la comunicación de las políticas. | |
| 3 | Oficina Tecnología de la Información | Funcionarios Comunicaciones. | Comunica los cambios en la política de seguridad de la información, derechos y deberes de los servidores públicos. | Correo Electrónico Intranet |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma
7. Registros
Ver Listado Maestro de Registros.
8. Control de cambios
| Versión | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | FDM* |
| 01 | Versión inicial | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 14-05-2008 |
| 02 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 13-11-2008 |
| 03 | Se modifica el procedimiento | Profesionales del Grupo de Oficina Tecnología de la Información | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Tecnología de la Información | 29-01-2009 |
| 04 | Se modifica el procedimiento Cambio normativo | Profesionales de Grupo de Contratación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación | 01-02-2011 |
 | DERECHO DE PETICIÓN | CÓDIGO | |||
| PT-COMU-610100 | |||||
| PROCESO VIGILANCIA INSPECCIÓN Y CONTROL | VERSIÓN | ||||
| 06 | |||||
5.2.9 Atención de PQR a través del SUPERCOR por Internet
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana y Oficina de Tecnología | Profesional Oficina de Tecnología de la Información | Recibir Direccionar los PQR Página WEB al correo del Contact Center de la Entidad y envía acuso de recibo al correo del peticionario. | SUPERCOR |
| 2 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana y Oficina de Tecnología de la Información | Grupo Sistema de Atención al Usuario Contact center Superintendencia | Registrar los PQR WEB en bases de datos del Contact Center | Aplicativo PQR Contact. |
| 3 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana y Oficina de Tecnología de la Información | Grupo Sistema de Atención al Usuario Agentes Contact center Superintendencia | Evaluar contenido del PQR WEB y asignarlo vía correo electrónico a las EAPB, si no es competencia de una EAPB trasladar a la Supersalud para asignar a la Delegada competente para resolver y enviar al usuario un correo informando el traslado a la delegada competente para resolver. | Aplicativo PQR Contact. |
| 4 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Evaluar respuesta dada por la EAPB, verificar si la respuesta cumple con normatividad y responder al usuario con copia de la respuesta dada por la aseguradora, solicitando nos informe si está en desacuerdo con la respuesta dada por el vigilado, o de lo contrario se archiva PQR. Si al evaluar la respuesta no se acoge a la normatividad se reabre contrario reabrir PQR a la EAPB. | Cuadro de control Radicados WEB traslados por el Contact Center |
| 5 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Presentar informes consolidados de los PQR y Consultas atendidas durante el período a la Delegada para la Protección al Usuario. | Informe de gestión |
| 6 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Coordinador o Profesional asignado delegada | Revisar, analizar y registrar la información para la consolidación de estadísticas y presentar al Superdelegado de Protección al usuario. | Informe y estadísticas |
5.2.10 Atención telefónica Contact Center Supersalud
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Recibir llamada telefónica del usuario consignando la información en el aplicativo. Nota: Dentro del proceso de atención telefónica del Contact Center, se ha clasificado el origen de la llamada en tres campos a saber: PQR, Circular única e información general | Aplicativo PQR Contact. |
| 2 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Suministrar al usuario el número de radicado del PQR o número del caso e inmediatamente reportar vía e-mail a la EAPB con toda la información suministrada. | Bases de datos aplicativo |
| 3 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Otorgar un plazo de 2 días a la EAPB para responder el PQR | Base de datos aplicativo |
| 4 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Recibir y Evaluar respuesta dada por la EAPB, verificar si la respuesta cumple con normatividad y responder al usuario con copia de la respuesta dada por la aseguradora, de lo contrario reabrir PQR a la EAPB. | Registro bases de datos aplicativo |
| 5 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Presentar los informes de la gestión del período a la delegada de Protección al Usuario. Ver Anexo técnico contrato 0178 de 2010. | Informe de gestión |
| 6 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Coordinador o Profesional asignado delegada | Revisar, analizar y registrar la información para la consolidación de estadísticas y enviar al delegado | Informe y estadísticas |
5.2.11 Atención vía CHAT Contact Center Supersalud
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Atender las consultas en tiempo real de los usuarios conectados al CHAT de la página web de la Superintendencia. | Pagina Web |
| 2 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Registrar la información en el aplicativo del Contact Center. | Aplicativo |
| 3 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Contact Center | Presentar los informes de la gestión del período a la Delegada de Protección al Usuario. | Informe de gestión |
| 4 | Superintendencia Delegada Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Coordinador o Profesional asignado delegada | Revisar, analizar y registrar la información para la consolidación de estadísticas y enviar al delegado | Informe y estadísticas |
6. Documentos de referencia
Ver Normograma.
7. Registros
Ver listado maestro de registros
8. Control de cambios
| Versión | Descripción del cambio | Elaboró | Revisó | Aprobó | FDM* |
| 01 | Versión inicial | Funcionarios de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | 28-01-2008 |
| 02 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, flujograma y formato de presentación. | Funcionarios de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | 15-08-2008 |
| 03 | Se modifica numeral 5.2.8 del procedimiento por solicitud de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana NURC 0111-3-00428598 | Funcionarios de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | 02-01-2009 |
| 04 | Se adiciona numeral 5-2-9 atención de reclamos radicados a través de Internet | Funcionarios de Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | 30-04-2010 |
| 05 | Se modificó el estándar de documentación (codificación, formatos de documentos y matriz control de cambios) | Profesionales de Grupo de la Oficina Asesora de Planeación | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales Torres | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales Torres | 01-02-2011 |
| 06 | Se modifica la fase 5.2.9 y se adicionan el numeral 5.2.10 y 5.2.11 | Funcionarios de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Jefe Oficina Asesora de Planeación Olga Mireya Morales Torres | Superintendente Delegado para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | 31-08-2011 |
 | PROCEDIMIENTO TASA CONTRIBUTIVA Y 0.2% DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO A FAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD | CÓDIGO PT-GAFI-5201 | |||
| PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | VERSIÓN 03 | ||||
5.2.7 Cobro persuasivo.
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 1 | Grupo de Administración Financiera | Profesional asignado | Realizar seguimiento permanente al recaudo de la tasa y del monto del 0,2% de los recursos del Régimen Subsidiado de los municipios y distritos | Base de datos recaudo de la tasa |
| 2 | Grupo de Administración Financiera | Profesional asignado | Actualiza semanalmente los informes sobre recaudo y estado de cuenta y remite el listado de morosos al grupo de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva. | Base de datos |
| ID | Área responsable | Cargo responsable | Descripción actividad | Punto de control |
| 3 | Grupo de Cobro Coactivo | Profesional asignado | Una vez agotado el proceso de cobro persuasivo, coordina las acciones pertinentes para el cobro por jurisdicción coactiva de la tasa y del 0.2% a las entidades vigiladas morosas. | Base de datos de morosos, actualizada permanentemente |
| 4 | Grupo de Administración Financiera | Profesional asignado | Recibe el reporte de Pagaduría y registra los pagos recibidos por parte de los morosos, en la base de datos y lo elimina de la base de datos de morosos (Fin procedimiento). | Base de datos de morosos actualizada |
| 5 | Grupo de Administración Financiera | Profesional asignado | Atender las solicitudes de información, consultas y explicaciones que presenten las entidades vigiladas con respecto al proceso de recaudo, valores a pagar, liquidación de intereses, saldos a favor y estado de cuenta. | Base de datos |
| 6 | Grupo de Administración Financiera | Profesional asignado | Prepara la documentación de los entes vigilados que a diciembre 31 de cada vigencia no acreditaron el pago. | Carpeta preparada |
| 7 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Profesional asignado | Entrega al Grupo de Cobro Coactivo de la entidad expediente de cada entidad morosa, para lo cual puede realizar varios envíos, en lo corrido del primer semestre de la vigencia inmediatamente siguiente. | Memorando remisorio con los documentos soportes |
| 8 | Grupo de Cobro Coactivo | Coordinador y Funcionarios asignados | REALIZAN EL PROCESO DE COBRO PERSUASIVO Y COACTIVO A QUE HAYA LUGAR. | Cobro efectuado |
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> La Oficina Asesora de Planeación mantendrá un ejemplar del manual en copia dura y entregará al Despacho de la Superintendencia Nacional de Salud, Secretaría General, las Superintendencias Delegadas, las Direcciones Generales, Oficinas Asesoras, Oficina de Tecnología de la Información y la Oficina de Control Interno un Manual de Procesos y Procedimientos, una copia del contenido en medio magnético para su conocimiento y cumplimiento. Igualmente, la Oficina de Tecnología de la Información instalará en la Intranet de la Entidad un ícono del Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad, para que pueda ser consultado y conocido por cada uno de los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud para su cumplimiento.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Corresponde a la Secretaría General, Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores, impartir de forma oportuna la orientación necesaria para el conocimiento y cumplimiento por parte de los servidores públicos a su cargo, de los procesos y procedimientos en el Manual que se modifica y adopta con el presente acto administrativo.
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El manejo de la actualización del manual estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación; ante la cual, el jefe inmediato del área debe liderar y solicitar las inclusiones, modificaciones, aclaraciones y actualizaciones de los Procesos y Procedimientos que sean necesarias, las cuales serán aprobadas por el Superintendente Nacional de Salud.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> El incumplimiento de lo establecido en la presente resolución será sancionable conforme a las normas disciplinarias vigentes.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 9 de noviembre de 2011.
El Superintendente Nacional de Salud,
CONRADO ADOLFO GÓMEZ VÉLEZ.