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RESOLUCIÓN 813 DE 2010
(mayo 26)
Diario Oficial No. 47.727 de 1 de junio de 2010
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014>
Por medio de la cual se modifican unos Procedimientos del artículo 2o de la Resolución 280 de 2009 y se adicionan otros procedimientos.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el artículo 269 de la Constitución Política, artículo 4o de la Ley 87 de 1993, artículo 2o del Decreto 1537 de 2001, artículo 8o del Decreto 1018 de 2007 y el artículo 3o del Código Contencioso Administrativo,
CONSIDERANDO:
-- Para el logro de la misión y objetivos de la Superintendencia Nacional de Salud, es necesario contar con procesos y procedimientos documentados que guíen la ejecución del trabajo administrativo y operativo, dentro de los principios de economía, imparcialidad, eficacia, moralidad, transparencia y celeridad, orientados al logro de los objetivos institucionales.
-- La Superintendencia Nacional de Salud con el fin de brindar oportuna respuesta a los requerimientos de sus vigilados y usuarios, debe determinar y desarrollar procedimientos ágiles y confiables que permitan la optimización del funcionamiento de la Entidad y la calidad del servicio al cliente.
-- La Oficina Asesora de Planeación, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones establecidas en el artículo 10 del Decreto 1018 de 2007, realizó la asesoría en la documentación de los procesos y procedimientos desarrollados por cada una las dependencias de la Superintendencia.
-- El Manual de Procesos y Procedimientos que se adopta contó con la revisión y aprobación de cada uno de los Superintendentes Delegados, Jefes de Oficina y Secretaría General de la Superintendencia Nacional de Salud.
-- Con el fin de mantener altos niveles de eficiencia en la Superintendencia Nacional de Salud, se hace necesario implantar y mejorar continuamente el Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud mediante un sistema que garantice su permanente actualización.
-- De conformidad con el artículo 6o de la Ley 87 de 1993, es responsabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud, el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la Superintendencia Nacional de Salud.
-- El adecuado ejercicio del Control Interno en la Superintendencia Nacional de Salud requiere los Manuales de Procesos y Procedimientos formalizados y actualizados.
-- Para garantizar la continuidad en el cumplimiento de las funciones de la Superintendencia Nacional de Salud, es obligación y responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad, aplicar en toda su extensión y en forma estricta el Manual de Procesos y procedimientos adoptado.
-- Mediante el Decreto 1018 de 2007 se modificó la estructura administrativa de la Superintendencia Nacional de Salud y se le adicionaron nuevas funciones.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Modificar y adicionar al Manual de Procesos y Procedimientos de la Superintendencia Nacional de Salud. Los procesos y procedimientos contenidos en la presente resolución, deberán ser cumplidos por los funcionarios de la Entidad, con criterios de eficiencia y eficacia y efectividad, con el fin de contribuir al logro de la misión y los objetivos que la ley y los reglamentos le señalen a la Superintendencia Nacional de Salud.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 6 de la Resolución 4086 de 2014> Los procesos y procedimientos que se adoptan fueron aprobados mediante comité de alta gerencia y se relacionan a continuación:
 | PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTEGRALES DE MECI Y CALIDAD | CÓDIGO PT-EVCO-1207 |
| PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL | VERSIÓN 03 | |
| ELABORÓ Oficina Asesora de Control Interno y Oficina Asesora de Planeación | REVISÓ Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Juan David Lemus Jefe Oficina de Control Interno |
| FECHA 18-05-2009 | FECHA 28-05-2009 | FECHA 29-05-2009 |
1. OBJETIVO
Evaluar el Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno mediante un programa de auditoría previamente planificado, con el fin de obtener evidencia del cumplimiento de los requisitos de dichos sistemas.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica desde la elaboración del programa de auditorías y finaliza hasta la presentación de los resultados de las auditorías de seguimiento para la revisión por el Superintendente Nacional de Salud y su equipo directivo para la toma de decisiones, e involucra los procesos desarrollados por todas las Delegadas, Oficinas y Direcciones de la Superintendencia Nacional de Salud.
3. RESPONSABLES
Oficina de Control Interno: Revisar y verificar los lineamientos descritos en el presente documento para que sean cumplidos en cada área de la Entidad. Así mismo es la oficina responsable de coordinar y liderar las actividades para la verificación y evaluación permanente del Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno de la Entidad realizado por parte del grupo de Gestión y Control". Asumiendo su rol de evaluador independiente, debe realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente del grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno. El Jefe de Control Interno Define las Competencias del Auditor Interno y tiene como custodia el archivo que hace referencia al mismo y a la evaluación de los Auditores.
Responsables del Área: Entregar las evidencias que le permitan al Auditor Interno identificar los respectivos hallazgos y a la vez estos responsables puedan desarrollar: Análisis de causas de las No Conformidades, establece las acciones correctivas y elabora los planes de mejora y las acciones correctivas a que hubiere lugar.
Funcionarios de la Entidad: Es responsabilidad del total de los funcionarios que laboran en la Entidad ayudar a cumplir con lo establecido en el presente documento, suministrando la información requerida.
Auditores Internos de Calidad: Ejecutan la auditoría interna, registran las evidencias y realizan las auditorías de seguimiento para la verificación del cierre y de la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
Auditor Líder: Es un auditor escogido del equipo auditor que tiene el rol de liderar el proceso de la auditoría programada y es escogido por el Jefe de la Oficina de Control Interno, hace reunión de apertura y cierre y lleva al equipo auditor a realizar eficazmente las auditorías programadas. Todos los auditores internos pueden desempeñar en un momento dado, el liderazgo del desarrollo de la auditoría programada.
4. DEFINICIONES
Ver: Directrices para la Auditoría de los Sistemas de la Calidad y/o Ambiente Ginebra, 2002. 31 (NTC-ISO 19011:2002).
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL
a) Adelantar la selección de Auditores Internos, de acuerdo con las competencias definidas para tal actividad y relacionadas directamente con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
b) Adelantar evaluaciones al Sistema de Gestión Integral, teniendo como característica la independencia, la neutralidad y la objetividad, atendiendo a un plan y a unos programas con objetivos específicos.
c) Elaborar memorando de planeación y hojas de trabajo antes de iniciar la auditoría.
d) Entregar los informes preliminares de auditoría a las dependencias auditadas, concertar el informe y entregar copia del informe final.
e) La concertación de los informes y de las acciones de mejoramiento si amerita.
f) En la Fase de Planear, se determina el Equipo de Auditores o el Auditor que va a realizar las diferentes auditorías internas durante el año, teniendo como base sus competencias. Para ser seleccionado como auditor el funcionario debe cumplir con los requisitos que se.....
5.2 DESCRIPCIÓN
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina | Identificar equipo de auditores y sus roles teniendo en cuenta sus competencias e independencia: Poseer atributos personales (ético, diplomático, buen observador, tenacidad y decisivo) y Capacidad para aplicar el conocimiento y habilidades necesarias para realizar auditorías. Ser Profesional en Contaduría Pública, Administración, Profesionales en Salud, Economista, Ingeniero o en Derecho, además de Secretarías. Capacitado en Calidad y Auditoría de Calidad y/o Experiencia Certificada. Debe ser personal de Planta o Provisional por su continuidad y en caso de ser Contratista debe pertenecer a la Oficina de Control Interno. | Listado de seleccionados. |
| 2 | Oficina de Control Interno | Profesional encargado | Elaborar Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad. | Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad. |
| 3 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina | Presentar el Programa Anual de Auditoría al Comité de Dirección para su respectiva aprobación. | Acta de aprobación. |
| 4 | Oficina de Control Interno | Jefe Oficina | Comunicar el Programa Anual de Auditoría Interna de MECI y Calidad a las dependencias objeto de la Auditoría. | Memorando en donde se comunica el Programa. |
| 5 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder | Convenir las fechas entre los auditores y los responsables de los procesos a auditar. | Cronograma de Auditoría. |
| 6 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina | Elaborar el Plan de Auditorías. | Plan de Auditorías. |
| 7 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina | Comunicar el Plan de Auditoría a cada uno de los responsables de las áreas involucrados, con por lo menos 8 días hábiles de anterioridad. | Acta de Reunión de Apertura |
| 8 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder y Grupo de Auditores | Elaborar Lista de Chequeo en el cual se formulen las preguntas e información a solicitar. | Lista de Chequeo |
| 9 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder y Grupo de Auditores | Ejecutar la Auditoría y registrar las evidencias de los Hallazgos | Lista de Verificación de Auditoría MECI-CALIDAD. Hallazgos |
| 10 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder y Grupo de Auditores | Reunión de Cierre | Acta de Reunión de Cierre |
11 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder y Grupo de Auditores | Analizar los hallazgos de auditoría y redactar el informe de manera consistente con la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP) y el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) y los requisitos exigidos por los mismos. | Informe Preliminar |
12 | Oficina de Control Interno | Auditor Líder y Grupo de Auditores | Realizar reunión, presentar el informe al Jefe de Oficina de Control Interno para su discusión y acordar fechas de entrega de informe final, en un plazo máximo de 5 días hábiles. | Informe Preliminar |
13 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina de Control Interno | Presenta el informe definitivo al responsable del proceso involucrado quien tiene un plazo máximo de 10 días hábiles, después de presentar el informe para presentar las acciones correctivas de sus no conformidades. | Informe definitivo |
| 14 | Dependencia Auditada | Dueños de proceso | Aplicar procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas. | Plan de Mejora |
15 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina de Control Interno | Programar y efectuar auditorías de seguimiento con el fin de verificar el cumplimiento de las acciones tomadas en procura de eliminar las causas de las No Conformidades formuladas en la Auditoría Inicial y evaluar la eficacia de las mismas. El Auditor Interno junto con el Jefe de la Oficina de Control Interno, puede determinar abrir una nueva no conformidad, si en su criterio es necesario realizar esta acción. | Formato de Acciones Correctivas |
16 | Oficina de Control Interno | Auditor encargado | Si al verificar el cumplimiento de la acción tomada se encuentra que el problema real o potencial persiste, se debe volver a la actividad 14 del procedimiento de Auditoría; si no, cerrar la acción tomada o decir que está cumplida y continuar. | Plan de Mejora |
17 | Oficina de Control Interno | Auditor encargado | Elaborar informe de Auditoría de Seguimiento con el resultado de la verificación. Este informe se entrega máximo cinco (5) días hábiles después de la auditoría. | Plan de Mejora |
| 18 | Oficina de Control Interno | Jefe de Oficina de Control interno | Preparar y presentar un informe de las Auditorías realizadas durante el año, para revisión del señor Superintendente | Informe de las Auditorías realizadas durante el año |
| 19 | Oficina de Control Interno | Dueño de Proceso | Analizar las causas y acciones correctivas y hacer el Plan de Acción | |
| 20 | Oficina de Control Interno | Auditor Encargado | Hacer seguimiento a las Acciones Correctivas para verificar el cierre de las No Conformidades y Eficacia de las mismas | Plan de Mejora |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Nomograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. NOTAS DE CAMBIO
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 29-05-2009 | Se aclaran las responsabilidades frente a las actividades de comunicación del plan de la auditoría y en responsabilidades se relaciona que el Jefe de la Oficina de Control Interno evalúa las competencias de los auditores y archiva los registros de evaluación. Se define en responsabilidades el rol del auditor líder. |
| 03 | 19-03-2010 | Se aclaran las competencias para la selección de los auditores internos de calidad. |
| Supersalud | PROCEDIMIENTO DERECHO DE PETICIÓN | CÓDIGO PT-MVIC-2001 |
| MACROPROCESO VIGILANCIA INSPECCIÓN Y CONTROL | VERSIÓN 04 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| Funcionarios Equipo de Gestión y Control | Jefe Oficina Asesora de Planeación | Superintendentes Delegados |
| FECHA | FECHA | FECHA |
| 07-jun-2008 | 11-ago-2008 | 15-ago-2008 |
5.2.9. Atención de reclamos radicados a través de Internet
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional Delegada PPYPC | Asigna a los profesionales las EPS- RC, EPS-RS, IPS, ENTIDADES TERRITORIALES, ENTIDADES DE GOBIERNO e instruye a las Secretarías de la Delegada para que asignen los reclamos a los profesionales de acuerdo a la Entidad Implicada. | Cuadro de Asignación de Entidades a los Profesionales |
2 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional o Técnico Delegada PPYPC | Verifica el registro de reclamos en línea por Internet radicados bajo NURC serie 7000. | Registro de Reclamo en BD Documental de Aplicación de Gestión de Correspondencia y Trámites |
3 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional o Técnico Delegada PPYPC | Verifica en la aplicación de Correspondencia y Trámites los documentos de radicado del envío mensaje de traslado de reclamo a la dirección de su buzón de correo electrónico de empleado de la EPS responsable del trámite y copia de este al buzón snsusuarios@supersalud.gov.co. | Copia de mensaje de correo en buzón de correo electrónico snsusuarios@supersalud.gov.co y registro de radicado en la Aplicación de Gestión de Correspondencia y Trámites |
4 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional o Técnico Profesional Delegada PPYPC | Verifica en la aplicación de Correspondencia y Trámites los documentos de radicado del envío mensaje de acuso de recibo de reclamo a la dirección de su buzón de correo del peticionario y copia de este al buzón snsusuarios@supersalud.gov.co | Copia de mensaje de correo en buzón de correo electrónico snsusuarios@supersalud.gov.co y registro en la Aplicación de Gestión de Correspondencia y Trámites |
5 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional Asignado | Analiza el contenido del reclamo y si este es preciso, si es el caso proyecta respuesta al reclamo del usuario. Si en el contenido del reclamo falta precisión para decidir la respuesta o se requiere apoyo de otras dependencias. En caso contrario continúa paso 9. | Oficio proyectado |
| 6 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Coordinador Grupo | Estudia contenido del oficio o memorando, lo aprueba colocándole visto bueno y tramita su aprobación con el Superintendente Delegado. | |
7 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Superintendente Delegado | Revisa y firma el oficio o memorando. | Oficio o memorando firmado |
| 8 | Secretaria General | Grupo Archivo y Correspondencia | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Registro en el SIT y correspondencia entregada |
| 9 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Secretaria | Recibe copia de las respuestas dadas por las Entidades implicadas a los reclamos hechos por los usuarios. | |
| 10 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Secretaria | Asigna en el Sistema de Gestión de Correspondencia al profesional las respuestas dadas por las Entidades implicadas a los reclamos hechos por los usuarios. | Documentos asignados en el SIT |
| 11 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Secretaria | Entrega documentos de respuesta al profesional responsable. | |
| 12 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional | Evalúa la respuesta y soluciones ofrecidas por las Entidades implicadas al reclamo hecho por los usuarios entregada con las Actas, de conformidad con las normas que regulan el SGSSS. En caso que las respuestas estén conforme con las normas que regulan el SGSSS continúa con el paso 25, en otro caso, realiza el traslado "sustanciado" a la Dependencia competente para iniciar el "PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA". | |
| 13 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Asignado | Analiza la respuesta del peticionario, entidad involucrada o de la dependencia competente. Si la respuesta demuestra que el reclamante no tiene razón y según los hechos del reclamo no hay transgresión de normas, procede a dar respuesta definitiva al peticionario y al archivo provisional del reclamo; Continúa en el paso siguiente. | Respuesta definitiva elaborado |
| 14 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Si no recibe respuesta de la entidad involucrada dentro del plazo fijado o si la respuesta de la entidad involucrada se demuestra que se ha transgredido la norma, realiza el traslado "sustanciado" a la Dependencia competente para iniciar el "PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA". | ||
| 15 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Asignado | Proyecta la respuesta en original o el memorando de traslado con la sustanciación pertinente -carpeta con documentos foliados y organizados en forma cronológica- para la Dependencia competente, con documentos soporte y tramita su aprobación. Repite la serie de pasos 4, 5 y 6. Continúa en el paso 9. Nota: Cuando no se cuente con la dirección de correspondencia del peticionario, deberá solicitársele a la entidad involucrada, informar al peticionario la actuación realizada. | |
| 16 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Profesional Asignado | Registra la actuación realizada, de respuesta o traslado, descarga en el sistema Lotus y entrega el oficio de respuesta o memorando aprobado con los anexos correspondientes a la Secretaría para realizar el "Procedimiento correspondencia de salida". | Oficio de respuesta radicado y remitido. Sistema actualizado |
| 17 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Secretaria | Imprime tres copias de la respuesta y los envía con los anexos al grupo de Archivo y correspondencia para entregar la respuesta al peticionario. Nota: En el evento en que en la petición escrita falte la dirección de correspondencia y sea imposible ubicar al solicitante, fijará la respuesta en la cartelera y en la página de internet de la Superintendencia por un término de diez (10) días hábiles, registrando la actuación en el "Sistema". | |
| 18 | Secretaria General | Grupo Archivo y Correspondencia | PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA | Registro en el SIT y correspondencia entregada |
| 19 | Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana | Secretaria | Archiva original del oficio de presentación del Derecho de petición y una copia de la respuesta con el sticker o sello de radicado de salida. | Archivo antecedente y respuesta |
| 20 | Superintendencia Delegada PPUYPC | Profesional | Archiva original del oficio de presentación del Derecho de petición y una copia de la respuesta ofrecida por la Entidad o Entidades implicadas al usuario. | Archivo antecedente y respuesta |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma
7. REGISTROS
Ver listado Maestro de Registros
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 15-08-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, flujograma y formato de presentación. |
| 03 | 02-01-2009 | Se modifica numeral 5.2.8 del procedimiento por solicitud de la Superintendencia Delegada para la Protección al Usuario y la Participación Ciudadana NURC 0111-3-000428598. |
| 04 | 30-04-2010 | Se adiciona numeral 5-2-9 Atención de reclamos radicados a través de Internet. |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
Supersalud | PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO, M0NITORE0 Y EVALUACIÓN | CÓDIGO PT-ATSA-2201 |
| PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | VERSIÓN 06 | |
| ELABORÓ Grupo Atención en Salud | REVISÓ Delegado para la Atención en Salud / Jefe de Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 01-06-2009 | FECHA 08-06-2009 | FECHA 03-09-2009 |
5.2.8 Preexistencias en los Planes de Medicina Prepagada.
| ID | Área Responsable | Cargo responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad y Prestación de servicios de Salud | Secretaria | Recepciona la solicitud para resolver las diferencias en materia de preexistencias en los Planes de Medicina Prepagada y la direcciona al Coordinador del grupo. | Archivo en Excel en donde se registran los reclamos |
| 2 | Dirección General de Calidad y Prestación de servicios | Coordinador del Grupo de Atención en Salud | Asigna la solicitud al funcionario responsable. | Archivo en Excel |
| 3 | Dirección General de Calidad y Prestación de servicios de salud. | Secretaria | Asigna el documento al funcionario responsable en el sistema LOTUS, entrega el documento en físico y hace firmar el libro radicador. | LOTUS y Libro Radicador |
| 4 | Dirección General de Calidad y Presta-ción de servicios de Salud | Funcionario Responsable | Evalúa el documento y alimenta el Formato de Control Diario. | Formato de Control Diario Código: FI-PT-ATSA-2201/04I Versión: 1 |
| 5 | Dirección General de Calidad y Prestación de Servicios de Salud. | Funcionario Responsable | Elabora los requerimientos a los especialistas que conforman el Comité de evaluación de preexistencias y entrega al Coordinador del Grupo para su correspondiente aprobación. | Oficios proyectados |
| 6 | Dirección General de Calidad y Prestación de servicios de salud. | Coordinador Grupo Atención en Salud | Revisa contenido de los oficios proyectados por el funcionario responsable y da visto bueno a los mismos. | Oficios aprobados con el visto bueno. |
| 7 | Delegada para la Atención en Salud | Superintendente Delegado para la Atención en Salud. | Aprueba la evaluación y firma los oficios. | Oficios firmados |
| 8 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Secretaria | Radica los oficios en el sistema, y los envía al grupo de archivo y correspondencia para remitirlos a los integrantes del Comité. | Oficios radicados en LOTUS |
| 9 | Comité de Evaluación de Preexistencias | Integrantes del Comité | Remiten el concepto emitido en Acta de Comité de Evaluación de Preexistencias. | Oficio y soporte radicado |
| 10 | Dirección General de Calidad y Prestación de Servicios de Salud. | Funcionario Responsable | Envía concepto emitido por el Comité de Evaluación de Preexistencias a los interesados. Entrega al Coordinador del Grupo para su correspondiente aprobación. | Oficio de respuesta |
| 11 | Dirección General de Calidad y Prestación de servicios de salud. | Coordinador Grupo Atención en Salud | Revisa contenido del oficio proyectado por el funcionario responsable y da visto bueno al mismo. | Oficio aprobado con el visto bueno. |
| 12 | Delegada para la Atención en Salud | Superinten- dente Delegado | Aprueba la evaluación y firma el oficio. | Oficio firmado |
| 13 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Secretaria | Radica el oficio en el sistema y lo envía al grupo de archivo y correspondencia para remitirlo a los interesados. | Oficio radicado en LOTUS |
| 14 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario Responsable | Archivar los antecedentes del caso en el sistema. Entregar a la Secretaria para su correspondiente ubicación en el Archivo de Gestión del Grupo. | Oficio de entrada archivado en LOTUS |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Nomograma.
7. REGISTROS
Ver listado maestro de registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 30-may-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, Flujograma y formato de presentación. |
| 03 | 15-ago-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, Flujograma y formato de presentación. |
| 04 | 10-oct-2008 | Se modificó procedimiento. |
| 05 | 29-ene-2009 | Se modifica procedimiento. |
| 06 | 02-sep-2009 | Se adiciona procedimiento Preexistencias en los Planes de Medicina Prepagada. |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| Supersalud | PROCEDIMIENTO IVC SOBRE LA GESTIÓN DEL RIESGO EN SALUD | CÓDIGO PT-ATSA-2211 VERSIÓN 01 |
| PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | ||
| ELABORÓ Dirección de Calidad | REVISÓ Delegado para la Atención en Salud Jefe de Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 14-05-2009 | FECHA 08-06-2009 | FECHA 28-09-2009 |
1. OBJETIVO
Realizar acciones de IVC sobre la gestión del riesgo en salud que desarrollan las EAPB, Entidades Territoriales y Universidades que presten servicios de salud con el fin de procurar disminuir la ocurrencia de eventos previsibles de enfermedad o de eventos de enfermedad sin atención, evitando en todo caso la discriminación de personas con altos riesgos o enfermedades costosas.
2. ALCANCE
Inicia con la remisión de información exigida en la Resolución 1740 de 2008 para EPS de Régimen Contributivo y Entidades Adaptadas que optaron por acogerse a dicha resolución, evaluando el modelo del Sistema de Administración del Riesgo (SAR) presentado, finalizando con las disposiciones contenidas en la misma resolución.
Para las EAPB, ET, UN y las EPS-C y EA que no se acogieron a la Resolución 1740 de 2008, se inicia con el envío de un requerimiento para que estas entidades remitan información relacionada con la gestión del riesgo en salud, resultando después del análisis, observaciones sobre la información presentada con el fin de que la entidad ajuste la gestión del riesgo en salud.
La Superintendencia realizará seguimiento periódico con el fin de monitorear el riesgo en salud.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Delegado para la Atención en Salud, quien garantiza a través del Director General de Calidad, y los Profesionales a cargo.
4. DEFINICIONES
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios.
EA: Entidades Adaptadas.
ET: Entidades Territoriales.
IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
EPS: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
SAP: Servicio de Ambulancia Prepagado.
DTS: Direcciones Territoriales de Salud.
SAR: Sistema de Administración del Riesgo.
ESS: Empresas Solidarias de Salud.
EPSI: Entidades Promotoras de Salud Indígenas.
CCF: Cajas de Compensación Familiar.
RE: Régimen de Excepción.
MPS: Minprotección Social.
SNS: Superintendencia Nacional de Salud.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES PARA ENTIDADES QUE SE ACOGIERON A LA RESOLUCIÓN 1740 DE 2008
a) Verificación de la recepción de los modelos presentados por las EPS del régimen contributivo y las Entidades Adaptadas.
b) Verificación del contenido de los modelos de acuerdo con los requisitos establecidos en la resolución.
c) Verificación de generación de respuesta por parte de la SNS frente a cada uno de los modelos presentados de acuerdo con el cronograma establecido en la resolución.
d) Emisión de concepto definitivo para cada una de las fases.
e) Seguimiento al cumplimiento de los cronogramas de implementación del Sistema de Administración de Riesgos por parte de cada una de las entidades.
5.1.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES PARA EAPB, ET, UN Y ENTIDADES QUE NO SE ACOGIERON A LA RESOLUCIÓN 1740 DE 2008
a) Verificación de emisión de requerimientos a las Entidades mencionadas.
b) Verificación de recepción de los requerimientos.
c) Verificación de la recepción de la información solicitada
d) Verificación de la información recibida por medio del instrumento de análisis y evaluación.
e) Verificación de generación de respuesta por parte de la SNS frente a cada una de las Entidades requeridas.
f) Seguimiento al cumplimiento de la gestión del riesgo en salud.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 IVC sobre Entidades que se acogieron a la Resolución 1740 de 2008.
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad. | Director y Funcionario responsable | Comparan el modelo reportado por las entidades frente al contenido de la Resolución 1740 de 2008, y la orientación técnica en salud dispuesta por el Minprotección Social -MPS- y la Superintendencia Nacional de Salud -SNS-. | Resolución 1740 de 008 |
| 2 | Delegadas implicadas | Delegadas implicadas | Comparan el modelo reportado por las entidades frente al contenido de la Resolución 1740 de 2008, frente a los demás componentes. | Resolución 1740 de 2008 |
| 3 | Dirección General de Calidad. | Director y Funcionario responsable | Compara el modelo reportado por las entidades frente al concepto emitido por las firmas externas seleccionadas por la SNS. | Documento con concepto técnico de firma externa |
| 4 | Delegadas implicadas | Delegadas implicadas | Emiten observaciones preliminares sobre el Modelo en la fase que está en curso. NOTA: Aplica para las 4 fases. | Documento con observaciones unificadas por las Delegadas implicadas |
| 5 | Delegadas implicadas | Delegadas implicadas | Aprueban y remiten las observaciones, en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes, a las entidades interesadas. | Oficio radicado |
| 6 | Secretaría General-Grupo de Correspon- dencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
| 7 | Delegadas implicadas | Delegadas implicadas | Verifican que el Modelo presentado haya sido ajustado de acuerdo a las observaciones presentadas por la SNS, así mismo frente al concepto emitido por las firmas externas seleccionadas por la SNS. | Documento con observaciones y concepto de firma externa |
| 8 | Delegadas implicadas | Delegadas implicadas | Emiten pronunciamiento definitivo sobre el cumplimiento de la fase que está en curso, del Modelo SAR. | Oficio Radicado |
| 9 | Delegada de Atención en salud | Funcionario Responsable | Remiten comunicación a la Delegada de generación y gestión de recursos económicos para la Salud, solicitando el cumplimiento de las disposiciones de la Resolución 1740 de 2008, para las entidades que aprobaron la fase en curso. | Memorando radicado |
5.2.2 IVC sobre Entidades que no se acogieron a la Resolución 1740 de 2008 y EAPB y DTS
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad. | Director y Funcionario responsable | Elaboran requerimiento solicitando información de la gestión del riesgo en salud a las entidades que no se acogieron a la Resolución 1740 y EAPB, DTS y UN. | Listado de entidades a requerir |
| 2 | Dirección General de Calidad. | Director | Revisa y coloca visto bueno al oficio y lo entrega al Delegado. | Oficio con visto bueno |
| 3 | Dirección General de Calidad. | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. | Oficio radicado |
| 4 | Secretaría General-Grupo de Correspondencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
| 5 | Dirección General de Calidad. | Secretaria | Recibe respuesta al requerimiento realizado y entrega al Director para recibir instrucciones de reparto. | Formato de entrega de correspondencia |
| 6 | Dirección General de Calidad. | Secretaria | Realiza el reparto correspondiente, mediante el traslado en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes. | Oficio de traslado |
| 7 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento, frente a instrumento de análisis y evaluación del riesgo. | Instrumento de análisis y evaluación |
| 8 | Dirección General de Calidad. | Director y Funcionario responsable | Emiten observaciones sobre la información. | Documento con observaciones |
| 9 | Dirección General de Calidad. | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio con visto bueno |
| 10 | Delegada Atención en Salud | Delegado | Aprueba y remite las observaciones, en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes, a las entidades interesadas. | Oficio radicado |
| 11 | Secretaría General-Grupo de Correspon- dencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
| 12 | Dirección General de Calidad. | Secretaria | Recibe respuesta a las observaciones realizadas y entrega al Director para recibir instrucciones de reparto. | Formato de entrega de correspondencia |
| 13 | Dirección General de Calidad. | Secretaria | Realiza el reparto correspondiente, mediante el traslado en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes. | Oficio de traslado |
| 14 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento, frente a las observaciones realizadas previamente. Continúa en 5.2.3 "Seguimiento a la gestión del riesgo mediante indicadores". | Documento de observaciones y listado de entidades requeridas |
5.2.3 Seguimiento a la gestión del riesgo en salud
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad. | Funcionario responsable | Recibe información mediante el Sistema Interno de Trámites Lotus Notes o el medio determinado por la SNS, de evaluación de indicadores de la gestión del riesgo. Nota: El reporte de indicadores se realiza periódicamente. | Documento recibido |
| 2 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Evalúa la información de los indicadores reportados y genera documento evaluativo con observaciones para la entidad. | Documento recibido y listado de entidades requeridas |
| 3 | Dirección General de Calidad. | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Documento evaluativo con visto bueno |
| 4 | Dirección General de Calidad. | Delegado | Revisa y firma, solicita remitirlo por el medio determinado a las entidades interesadas. | Oficio radicado |
5.2.4 Seguimiento a la identificación de los riesgos en salud a las Entidades que no fueron incluidas en la Resolución 1740 de 2008
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad. | Funcionario responsable | Elabora requerimiento periódicamente a las entidades correspondientes sobre la actualización de la identificación de los riesgos en salud, mediante el medio determinado por la SNS, en forma periódica. | Oficio radicado |
| 2 | Dirección General de Calidad. | Secretaria o Funcionario responsable | Recibe información mediante el Sistema Interno de Trámites Lotus Notes o el medio determinado por la SNS, de la actualización en la identificación de los riesgos en salud. | Documento recibido y listado de entidades requeridas |
| 3 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento. | Documento recibido |
| 4 | Dirección General de Calidad. | Director y Funcionario responsable | Emiten observaciones sobre la información. | Documento con observaciones |
| 5 | Dirección General de Calidad. | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio con visto bueno |
| 6 | Delegada Atención en Salud | Delegado | Aprueba y remite las observaciones, en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes, o en el medio determinado por la SNS a las entidades interesadas. | Oficio radicado |
| 7 | Dirección General de Calidad. | Secretaria o Funcionario responsable | Recibe respuesta a las observaciones realizadas y entrega al Director para recibir instrucciones. | Documento recibido y listado de entidades requeridas |
| 8 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento, frente a las observaciones realizadas previamente. | Documento con observaciones |
| 9 | Dirección General de Calidad. | Funcionario Responsable | Emite documento con concepto definitivo sobre la identificación de los riesgos en salud. | Documento con concepto definitivo |
| 10 | Dirección General de Calidad. | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio con visto bueno |
| 11 | Delegada Atención en Salud | Delegado | Aprueba y remite el concepto en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes, o en el medio determinado por la SNS a las entidades interesadas. | Oficio radicado |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| NO APLICA | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
1. OBJETIVO
Verificar las causales de suspensión y revocatoria de conformidad con la norma, del certificado de funcionamiento o habilitación de EAPB, presentando el proyecto de acto administrativo para la firma del Superintendente Nacional de Salud.
2. ALCANCE
Inicia con la evaluación de información exigida en la Circular Única, por conocimiento de externos e internos, por informes de otras Delegadas de la Superintendencia, así como las auditorías que se realizan en campo. Se presentan informes de resultado de la evaluación al Despacho del Superintendente Delegado para la Atención en Salud, que soporta la toma de decisión sobre la revocatoria. Finalmente se proyecta el acto administrativo para firma del Superintendente Nacional de Salud.
La suspensión y/o revocatoria del certificado de funcionamiento se realiza de manera total a la entidad del Régimen Contributivo, Medicina Prepagada, Servicios de Ambulancia y Entidades Adaptadas. La suspensión y/o revocatoria de habilitación se realiza para las EPS-S y se da de manera total o parcial. Entendiéndose por total la revocatoria definitiva en todo el país, y revocatoria parcial la suspensión de una región o departamento de conformidad con la norma.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Nacional de Salud, Superintendente Delegado para la Atención en Salud, el Director General de Calidad y Aseguramiento, y los Profesionales a cargo.
4. DEFINICIONES
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, que las conforman.
EA: Entidades Adaptadas.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
SAP: Servicio de Ambulancia Prepagado.
ESS: Empresas Solidarias de Salud.
EPSI: Entidades Promotoras de Salud Indígenas.
CCF: Cajas de Compensación Familiar.
EPS-C: Entidades Promotoras de Salud Régimen Contributivo.
EPS-S: Entidades Promotoras de Salud Régimen Subsidiado.
SNS: Superintendencia Nacional de Salud.
IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
Revocatoria: Cancelación de licencia de funcionamiento o habilitación a las EAPB que operan y administran recursos del régimen subsidiado, contributivo y planes de prepago.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Verificación al incumplimiento de las causales que establecen las normas correspondientes.
b) Debe existir un informe detallado que demuestre la evidencia de la causal de revocatoria, independiente de la fuente que provenga, para la toma de decisión, con los respectivos soportes de la evidencia.
c) Los informes que demuestran la evidencia de la causal de revocatoria, deben estar firmados por quienes intervinieron, con el aval del Superintendente Delegado para la Atención en Salud.
d) La entrega del proyecto de acto administrativo debe ser remitido al despacho del Superintendente Nacional de Salud con los soportes correspondientes debidamente archivados y foliados, mediante memorando firmado por parte del Superintendente Delegado para la Atención en Salud.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Suspensión certificado de funcionamiento de EAPB
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Asegura- miento. | Director, Coordinador y funcionarios responsables | Evalúan la información correspondiente que da lugar a la suspensión. Evalúan los informes finales provenientes de las Auditorías. Evalúan los informes provenientes de otras Dependencias de la SNS. Evalúan información proveniente de externos (Reclamos, Tutelas, etc.). | Documentación recibida |
| 2 | Dirección General de Aseguramiento. | Director, Coordinador y Funcionarios responsables | Elaboran informe detallado, por medio del cual se especifica la causal de la suspensión, entregándolo con firma del Director al Delegado, junto con el oficio de solicitud de explicación dirigida a la EAPB. | Informe con causal de suspensión y soportes documentales |
| 3 | Delegada para laAten-ción en Salud | Delegado | Firma informe y carta de solicitud de explicaciones y se inicia trámite de correspondencia. | Informe con causal de suspensión y soportes documentales |
| 4 | Delegada para la Atención en Salud | Director, Coordinador y Funcionarios responsables | Evalúa la respuesta al requerimiento y soporte documental remitido a EAPB, y prepara el documento evaluativo. | Respuesta y soporte documental remitido por EAPB |
| 5 | Delegada para la Atención en Salud | Director, Coordinador y Abogado | Si se evidencia la causal de suspensión de certificado de funcionamiento, se proyecta el acto administrativo que ordena la suspensión. El Director da el visto bueno al memorando de remisión al Delegado y el Acto Administrativo. | Acto administrativo que ordena la suspensión. |
| 6 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa, da visto bueno al Acto Administrativo y envía memorando dirigido a Jurídica para su consideración y posterior envío al Superintendente para someterlo a aprobación del comité de alta gerencia. | Acto administrativo que ordena la suspensión y memorando |
| 7 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Traslada a la Superintendencia Delegada para Medidas Especiales, el Acto administrativo para lo de su competencia. | Acto administrativo que ordena la suspensión. |
5.2.2 Revocatoria certificado de funcionamiento o habilitación de EAPB
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Aseguramien- to. | Director, Coordinador y Funcionarios responsables | Evalúan la información correspondiente que da lugar a la revocatoria de certificado de funcionamiento o habilitación. Evalúan los informes finales provenientes de las Auditorías. Evalúan los informes provenientes de otras Dependencias de la SNS. Evalúan información proveniente de externos (Reclamos, Tutelas, etc.) | Documentación recibida |
| 2 | Dirección General de Aseguramien- to. | Director, Coordinador y Funcionarios responsables | Elaboran informe detallado, por medio del cual se especifica la causal de la revocatoria de certificado de funcionamiento o habilitación, entregándolo confirma del Director al Delegado junto con el oficio de solicitud de explicación dirigida a la EAPB. | Informe con causal de revocatoria y soportes documentales |
| 3 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Firma informe y carta de solicitud de explicaciones y se inicia trámite de correspondencia. | Informe con causal de revocatoria y soportes documentales |
| 4 | Delegada para la Atención en Salud | Director, Coordinador y Abogado | Evalúa la respuesta al requerimiento y soporte documental remitido a EAPB, y prepara el documento evaluativo. | Respuesta y soporte documental remitido por EAPB |
| 5 | Delegada para la Atención en Salud | Director, Coordinador y Abogado | Si se evidencia la causal de revocatoria de certificado de funcionamiento, se proyecta el acto administrativo que ordena la revocatoria. El Director da el visto bueno al memorando de remisión al Delegado y el Acto Administrativo. | Acto administrativo que ordena la revocatoria. |
| 6 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa, da visto bueno al Acto Administrativo y envía memorando dirigido a Jurídica para su consideración y posterior envío al Superintendente para someterlo a aprobación del comité de alta gerencia. | Acto administrativo que ordena la suspensión y memorando |
| 7 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Traslada a la Superintendencia Delegada para Medidas Especiales, el Acto administrativo para lo de su competencia. | Acto administrativo que ordena la revocatoria. |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| NO APLICA | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| Supersalud | PROCEDIMIENTO IVC SOBRE EL ASEGURAMIENTO EAPB Y ENTIDADES TERRITORIALES | CÓDIGO |
| PT-ATSA-2213 | ||
| PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | VERSIÓN 01 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| Grupo Atención en salud | Delegado para la Atención en Salud Jefe de Oficina Asesora de Planeación | Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 13-05-2009 | FECHA 08-06-2009 | FECHA 03-09-2009 |
1. OBJETIVO
Realizar la evaluación y seguimiento al proceso de aseguramiento en las EAPB y Entidades Territoriales con el fin de verificar el cumplimiento de la reglamentación vigente sobre la materia.
2. ALCANCE
Inicia con la remisión de los reportes exigidos en la Circular Única por parte de las EAPB, y con denuncias o reclamos respecto a temas relacionados con el aseguramiento, y concluye con la revisión, análisis, evaluación de la documentación recopilada proveniente de visitas o de respuesta a requerimientos, realizando retroalimentación mediante informes a las partes involucradas y apoyando el proceso de la toma de decisiones de la Superintendencia.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Delegado para la Atención en Salud, quien garantiza a través del Director General de Aseguramiento, y los Profesionales a cargo.
4. DEFINICIONES
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, regímenes especiales.
EA: Entidades Adaptadas.
ET: Entidades Territoriales.
IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
EPS: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
SAP: Servicio de Ambulancia Prepagado.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Verificación de la información reportada por las EAPB.
b) Verificación de reportes generados por sistemas de información en cumplimiento con la Circular Única.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 IVC sobre el proceso de Aseguramiento en Régimen Contributivo, EMP, SAP, Regímenes especiales y exceptuados
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador y Funcionario responsable | Verifican que la información en la Circular Única esté disponible para acceso. | Reporte generado por Circular Única |
| 2 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Imparte instrucciones frente al análisis a realizar. | |
| 3 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Realiza el análisis y cruces correspondientes con los reportes del Fosyga y con antecedentes sobre el asunto. (Autorizaciones de modificación de capacidad de afiliación, reclamos y visitas). | |
| 4 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Elabora el documento evaluativo del asunto. | Documento evaluativo |
| 5 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador y funcionario responsable | Estudian el documento evaluativo y determinan la acción a tomar: - Si se encuentra acorde a la norma, se concluye actuación administrativa. Continuar paso 16. - Realizan requerimiento frente a los hallazgos. Continuar al paso 6. - Solicitan visita inspectiva al vigilado. Continuar al paso 11. | |
| 6 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Elabora el requerimiento correspondiente, en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes y lo entrega al Coordinador. | |
| 7 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Requerimiento confirmado oportunamente |
| 8 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Requerimiento confirmado oportunamente |
| 9 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. Continúa siguiente paso. | Comunicación radicada |
| 10 | Secretaría General-Grupo de Correspondencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
| 11 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Prepara la planeación de la visita y se desarrolla el PT-MVIC-2002 Procedimiento Visitas. | |
| 12 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Recibe respuesta al requerimiento realizado y entrega al Director para recibir instrucciones de reparto. | |
| 13 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Realiza el reparto correspondiente, mediante el traslado en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes. | |
| 14 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento y prepara el documento evaluativo. | Documento evaluativo |
| 15 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador y Funcionario responsable | Gestionan articuladamente la decisión respectiva. - Auto de apertura de investigación. Continuar al PT-MVIC-2003 Procedimiento de Investigación Administrativa. -Finalización de actuación administrativa. Continúa al paso siguiente. - Solicitan Plan de mejoramiento. Continuar al PT-MVIC-2004 Procedimiento Planes de Mejoramiento. | |
| 16 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario responsable | Elabora oficio que contenga la evaluación técnica para el interesado, comunicando que finaliza la actuación administrativa | |
| 17 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director | Oficio confirmado oportunamente |
| 18 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio confirmado oportunamente |
| 19 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. | Oficio radicado |
5.2.2 IVC sobre el proceso de Aseguramiento en Régimen Subsidiado
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Aseguramiento. | Coordinador y Funcionario responsable | Verifican que la información en la Circular Única esté disponible para acceso. | |
| 2 | Dirección General de Aseguramiento | Director | Imparte instrucciones frente al análisis a realizar. | |
| 3 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Realiza el análisis y cruces correspondientes con los reportes del Fosyga y con antecedentes sobre el asunto. (Autorizaciones de modificación de capacidad de afiliación, reclamos y visitas). Así mismo se evalúa el tema de focalización, revisando la identificación y selección, bases de datos y sisbenizados. De igual manera se realiza la verificación de contratos. | |
| 4 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Elabora el documento evaluativo del asunto. | Documento evaluativo |
| 5 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador y funcionario responsable | Estudian el documento evaluativo y determinan la acción a tomar: - Si se encuentra acorde a la norma, se concluye actuación administrativa. Continuar paso 16. - Realizan requerimiento frente a los hallazgos. Continuar al paso 6 - Solicitan visita inspectiva al vigilado. Continuar al paso 11. | |
| 6 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Elabora el requerimiento correspondiente, en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes y lo entrega al Coordinador. | |
| 7 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Requerimiento confirmado oportunamente |
| 8 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Requerimiento confirmado oportunamente |
| 9 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. Continúa siguiente paso. | Comunicación radicada |
| 10 | Secretaría General-Grupo de Correspondencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
| 11 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Prepara la planeación de la visita y se desarrolla el PT-MVIC-2002 Procedimiento Visitas. | |
| 12 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Recibe respuesta al requerimiento realizado y entrega al Director para recibir instrucciones de reparto. | |
| 13 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Realiza el reparto correspondiente, mediante el traslado en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes. | |
| 14 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento y prepara el documento evaluativo. | Documento evaluativo |
| 15 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador y Funcionario responsable | Gestionan articuladamente la decisión respectiva. - Auto de apertura de investigación. Continuar al PT-MVIC-2003 Procedimiento de Investigación Administrativa. - Finalización de actuación administrativa. Continúa al paso siguiente. - Solicitan Plan de mejoramiento. Continuar al PT-MVIC-2004 Procedimiento Planes de Mejoramiento. | |
| 16 | Dirección General de Aseguramien- to | Funcionario responsable | Elabora oficio que contenga la evaluación técnica para el interesado, comunicando que finaliza la actuación administrativa. | |
| 17 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Oficio confirmado oportunamente |
| 18 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio confirmado oportunamente |
| 19 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. | Oficio radicado |
| 20 | Secretaría General Grupo de Correspondencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA | Guía de envío |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| NO APLICA | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| Supersalud | PROCEDIMIENTO IVC SOBRE EL ASEGURAMIENTO EAPB Y ENTIDADES TERRITORIALES | CÓDIGO |
| PT-ATSA-2214 | ||
| PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | VERSIÓN 01 | |
| ELABORÓ | REVISÓ | APROBÓ |
| Grupo Atención en salud | Delegado para la Atención en Salud Jefe de Oficina Asesora de Planeación | Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 26-05-2009 | FECHA 08-06-2009 | FECHA 03-09-2009 |
1. OBJETIVO
Establecer los requisitos de información que deben ser cumplidos por las EAPB y Entidades Territoriales con relación al aseguramiento en salud.
2. ALCANCE
Inicia con el requerimiento de información de requisitos mínimos que deben ser cumplidos por las EAPB:
-Autorización de funcionamiento.
- Cobertura autorizada. (Afiliación y capacidad geográfica).
- Definición del proceso de afiliación.
- Red establecida para garantizar la prestación de servicios de salud.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Delegado para la Atención en Salud, quien garantiza a través del Director General de Aseguramiento, y los Profesionales a cargo.
4. DEFINICIONES
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, regímenes especiales.
EA: Entidades Adaptadas.
ET: Entidades Territoriales.
IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
EPS: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
SAP: Servicio de Ambulancia Prepagado.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Verificación del cumplimiento de requisitos mínimos.
b) Verificación del reporte de información de afiliados por Circular Única.
c) Verificación del cruce de información con el Fosyga en cuanto a afiliaciones.
d) Avisos de alerta de la página WEB.
e) Verificación de reportes de Entidades Territoriales.
f) Seguimiento a las denuncias vía Internet o físicas.
g) Verificación y análisis de la información reportada por las EAPB.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Definición de requisitos mínimos que deben ser cumplidos por las EAPB en cuanto aseguramiento
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Funcionario responsable | Proyecta requerimiento sobre requisitos mínimos. -Autorización de funcionamiento. - Cobertura autorizada. (Afiliación y capacidad geográfica). - Definición del proceso de afiliación. - Red establecida para garantizar la prestación de servicios de salud. | |
| 2 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Oficio con visto bueno |
| 3 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio con visto bueno |
| 4 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. | Oficio radicado |
| 5 | Secretaría General-Grupo de Correspondencia | Funcionario responsable | PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA. | Guía de envío |
| 6 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Recibe respuesta al requerimiento realizado y entrega al Director para recibir instrucciones de reparto. | |
| 7 | Dirección General de Aseguramien- to | Secretaria | Realiza el reparto correspondiente, mediante el traslado en el Sistema Único de Trámites Lotus Notes. | Traslado en el sistema |
| 8 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Funcionario Responsable | Evalúa la respuesta al requerimiento y prepara el documento evaluativo. | Documento evaluativo |
| 9 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Coordinador y Funcionario responsable | Gestionan articuladamente la decisión respectiva. - Auto de apertura de investigación. Continuar al PT-MVIC-2003 Procedimiento de Investigación Administrativa. -Finalización de actuación administrativa. Continúa al paso 11. - Solicitan Plan de mejoramiento. Continuar al PT-MVIC-2004 Procedimiento Planes de Mejoramiento. | |
| 10 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Funcionario Responsable | Elabora periódicamente informe consolidado sobre el estado del Aseguramiento en las EAPB y lo entrega al Coordinador. Continúa Procedimiento 5.2.3 Preparar estudios y análisis sectoriales sobre las problemáticas de las EAPB en cuanto Aseguramiento. | |
| 11 | Dirección General de Aseguramiento/Grupo Atención en salud. | Funcionario responsable | Elabora oficio que contenga la evaluación técnica para el interesado, comunicando que finaliza la actuación administrativa. | |
| 12 | Dirección General de Aseguramien- to/Grupo Atención en salud. | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Oficio confirmado oportunamente |
| 13 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Oficio confirmado oportunamente |
| 14 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisa y firma, solicita radicación y remisión al Grupo de Correspondencia. | Oficio radicado |
5.2.2 Preparar análisis sobre las problemáticas de las EAPB en cuanto Aseguramiento
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Aseguramien- to. | Funcionario responsable - | del Aseguramiento de las EAPB. | |
| 2 | Dirección General de Aseguramien- to | Coordinador | Revisa y coloca visto bueno al informe y lo entrega al funcionario responsable para entrega al Director. | Informe con visto bueno |
| 3 | Dirección General de Aseguramien- to | Director | Revisa y coloca visto bueno y lo entrega al Delegado. | Informe con visto bueno |
| 4 | Delegada para la Atención en Salud | Delegado | Revisar y firmar, y entrega al Superintendente Nacional de Salud. | Informe firmado |
| 5 | Despacho Superintendente | Superintendente | Toma decisión correspondiente. | |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| No Aplica | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| PROCEDIMIENTO ALERTAS TEMPRANAS | CÓDIGO | |
| PT-ATSA-2215 | ||
| Supersalud | PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | VERSIÓN |
| 01 | ||
| ELABORÓ Grupo de Mejoramiento | REVISÓ Delegado para la Atención en Salud, Director General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud Jefe de Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 14-05-2009 | FECHA 25-09-2009 | FECHA 28-09-2009 |
1. OBJETIVO
Llegar a identificar posibles riesgos potenciales de manera oportuna en la calidad de la atención en salud en las variables de entidad, lugar y tiempo, logrando generar Alertas Tempranas para que los distintos actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud afectados por la posible ocurrencia, puedan generar una Respuesta Oportuna basada en un plan de mejoramiento y monitoreo a su ejecución que mitigue la situación problemática y se evite la posible pérdida de recursos de la salud, vidas, o años de vida saludable.
2. ALCANCE
Con el objeto de velar por el cumplimiento de las normas que reglamentan la calidad de la atención en salud definidas en el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en el componente de la auditoría para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud y garantizar la adecuada prestación de los servicios de salud individual y colectiva a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud, la Superintendencia Nacional de Salud desarrolla los Indicadores de Alerta Temprana.
Con la adopción de una metodológica para la Administración de Riesgo en la atención en salud a partir del diseño y puesta en marcha de la operación del monitoreo a los estándares de óptimo y aceptable de los indicadores de alerta temprana, que identifiquen escenarios de riesgos potenciales y la respuesta oportuna mediante la comunicación a los vigilados para la toma de correctivos.
Una Alerta Temprana sobre los estándares de los indicadores es uno de los productos que arroja la unidad de análisis de la Delegada para la Atención en Salud.
Consiste que los citados indicadores de alerta temprana deberán ser publicados en la página web de la EAPB y en los sitios de atención al usuario, para que este, en el caso de que detecte estándares deficientes, reporte tal hecho a la EAPB o entidad territorial y esta a su vez inicie las actuaciones del caso, cuando los resultados de los indicadores de calidad de los prestadores de su red, no logren el estándar propuesto como "ÓPTIMO o ACEPTABLE", la EAPB o la entidad territorial según el caso, deberá suscribir un plan de mejoramiento y realizar monitoreo a su ejecución, informando de tal hecho a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de la Superintendencia Nacional de Salud. Igualmente cuando las EAPB y las entidades territoriales obren como compradores con cargo al subsidio a la demanda y detecten deficiencias en los indicadores de calidad y estándares de alerta temprana suscribir un plan de mejoramiento y realizar monitoreo a su ejecución, informando de tal hecho a la Superintendencia Delegada para la Atención en Salud de la Superintendencia Nacional de Salud.
El reporte del plan de mejoramiento y monitoreo a su ejecución, debe tener un grado determinado por unos referentes precisos y concisos sobre la localización de la alerta, la descripción del riesgo específico (estándar del indicador de alerta deficiente), la identificación en la zona y el espacio temporal en que ocurre, la identificación de la población de usuarios afectados y la población en riesgo y la inminencia de probabilidad de cualquier tipo de violación a los derechos en salud.
Esta alerta se logra gracias a un proceso riguroso de caracterización, recepción, validación, verificación, análisis, valoración, clasificación, comunicación y seguimiento de los hechos, en el cual participa todo un equipo operativo e institucional.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Delegado para la Atención en Salud, quien garantiza a través del Director General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud, y los Profesionales a cargo.
4. DEFINICIONES
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, regímenes especiales.
EA: Entidades Adaptadas.
ET: Entidades Territoriales
IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
EPS: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
SAP: Servicio de Ambulancia Prepagado.
DTS: Direcciones Territoriales de Salud.
SAR: Sistema de Administración del Riesgo.
ESS: Empresas Solidarias de Salud.
EPSI: Entidades Promotoras de Salud Indígenas.
CCF: Cajas de Compensación Familiar.
RE: Régimen de Excepción.
MPS: Minprotección Social.
SNS: Superintendencia Nacional de Salud.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Verificación del cumplimiento de la remisión por parte de las EAPB y de la Entidades territoriales cuando obren como compradores de servicios de salud, de los prestadores de su red que incumplen con los indicadores de alerta temprana del proceso de Atención en Salud.
b) Verificación de reporte del plan de mejoramiento y monitoreo a su ejecución a los prestadores que incumplen los indicadores de alerta temprana.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Seguimiento al cumplimiento del reporte de información a la Supersalud de las EAPB y de la Entidades territoriales cuando obren como compradores de servicios de salud, de los prestadores de su red que incumplen con los indicadores de alerta temprana del proceso de atención en Salud
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario responsable | Verifica el reporte de información de las EAPB y Entidades territoriales cuando obran como compradoras de servicios de salud de los indicadores de calidad de cada uno de los prestadores de su red y la relación de prestadores que incumplen los indicadores de alerta temprana y su respectivo plan de mejoramiento. | Reporte de entidades que reportaron y no reportaron incumplimiento de indicadores de alerta temprana. Listado de entidades con plan de mejoramiento y sin plan de mejoramiento. |
| 2 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionarios Responsable | Realiza validación y evaluación de la información de los indicadores reportados mediante unidad de análisis y genera documento evaluativo con observaciones para la entidad. | Documentos evaluativos |
| 3 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionarios Responsables | Realiza requerimiento a las entidades que no reportaron los indicadores de alerta temprana. | Requerimientos elaborados |
| 4 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Director | Revisar y coloca visto bueno a los documentos evaluativos y los requerimientos de información y lo entrega al Delegado. | Documentos evaluativos y requerimientos con VoBo |
| 5 | Delegada para la atención en Salud | Delegado | Revisar y firmar, solicita remitirlo por el medio determinado a las entidades vigiladas. | Documentos evaluativos y requerimientos firmados |
| 6 | Grupo de Archivo y Correspondencia | Coordinador y funcionarios responsables | PROCESO DE CORRESPONDENCIA. | Radicación |
5.2.2 Verificación de reporte de ejecución del plan de mejoramiento de las EAPB y de las Entidades Territoriales cuando obren como compradores de servicios de salud, de los prestadores de su red que incumplen con los indicadores de alerta temprana del proceso de atención en Salud.
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario responsable | Recibe información mediante el Sistema Interno de Trámites Lotus Notes o el medio determinado por la SNS, de la ejecución de planes de mejoramiento. Nota: El reporte de indicadores se realiza periódicamente. | |
| 2 | Dirección General de Calidad y Aseguramien- to | Funcionarios Responsables | Realiza validación y evaluación de los informes de ejecución de los planes de mejoramiento mediante unidad de análisis y genera documento evaluativo con observaciones para la entidad. | Documentos Evaluativos |
| 3 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionarios Responsables | Realiza requerimiento a las entidades que no reportaron informe de ejecución del plan de mejoramiento. | Requerimientos elaborados |
4 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Director | Revisar y coloca visto bueno a los documentos evaluativos y los requerimientos de información y lo entrega al Delegado. | Documentos evaluativos y requerimientos con VoBo |
| 5 | Delegada para la atención en Salud | Delegado | Revisar y firmar, solicita remitirlo por el medio determinado a las entidades vigiladas. | Documentos evaluativos y requerimientos firmados |
| 6 | Grupo de Archivo y Correspondencia | Coordinador y funcionarios responsables | PROCESO DE CORRESPONDENCIA. | Radicación |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIO
| Versión | Fecha | Descripción |
| NO APLICA | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| SUPERSALUD | PROCEDIMIENTO REPORTE DE LOS RIPS | CÓDIGO PT-ATSA-2216 |
| PROCESO DE IVC DE ATENCIÓN EN SALUD | VERSIÓN 01 | |
| ELABORÓ Grupo de Mejoramiento de la Calidad | REVISÓ Delegado para la Atención en Salud/ Director General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud / Jefe de Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Superintendente Nacional de Salud |
| FECHA 14-05-2009 | FECHA 25-09-2009 | FECHA 28-09-2009 |
1. OBJETIVO
Realizar seguimiento mediante acciones de IVC al cumplimiento en el reporte de los RIPS por parte de las EAPB y Entidades Territoriales, estas últimas, cuando obren como compradoras de servicios de salud, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 3374 de 2000 y Resolución 951 de 2002, buscando garantizar una información oportuna y real de la morbilidad de la población a su cargo con el fin de implementar actividades de contingencia y disminuir posible enfermedades prevenibles.
2. ALCANCE
El proceso se desarrollará en tres componentes:
En visita se efectuará verificación, el proceso de recolección de información, diligenciamiento del formato y reporte de los RIPS por parte de las IPS.
Seguimiento mediante requerimiento a las EAPB y DTS cuando obren estas últimas como compradoras de servicios de salud, sobre el control al cumplimiento del reporte de los RIPS por parte de las IPS con las cuales se tenga suscrito contrato para la prestación de los servicios de salud de la población afiliada y/o a cargo.
Para desarrollar una inspección exacta del cumplimiento al reporte de los RIPS por parte de las entidades obligadas a efectuarlo, se requerirá al Ministerio de la Protección Social un consolidado mes a mes de las EAPB y DTS que realizaron el cargue de la información de forma oportuna y con calidad de los registros.
3. RESPONSABLES
La responsabilidad inicia en el Superintendente Delegado para la Atención en Salud, quien a través del Director General de Calidad, Coordinador y Profesional responsable del proceso garantiza el cumplimiento del objetivo propuesto.
4. DEFINICIONES
RIPS: Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud. IVC: Inspección, Vigilancia y Control.
EAPB: Entidades Administradoras de Planes de Beneficios, regímenes especiales.
EA: Entidades Adaptadas.
EPS: Entidades Promotoras de Salud.
EPS'S: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado.
EPS'C: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo.
EMP: Empresas de Medicina Prepagada.
DTS: Direcciones Territoriales de Salud.
SAR: Sistema de Administración del Riesgo.
ESS: Empresas Solidarias de Salud.
EPSI: Entidades Promotoras de Salud Indígenas.
CCF: Cajas de Compensación Familiar.
RE: Régimen de Excepción.
MPS: Minprotección Social.
SNS: Superintendencia Nacional de Salud.
Prestación Individual de Servicios de Salud: Son todos los servicios de salud, ya sean de promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento o rehabilitación, que se presten como parte de un plan de beneficios del SGSSS, o fuera de este.
SGSSS: Sistema General de Seguridad Social en Salud.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Verificación en visita a las IPS al cumplimiento en el diligenciamiento con calidad y reporte oportuno de los RIPS.
b) Seguimiento al reporte de los RIPS efectuado por las EAPB, DTS, IPS y ET cuando obren como compradores de servicios de salud a Minprotección Social.
c) Requerimiento y comparativo sobre consolidado de las entidades que cumplieron con el reporte de los RIPS a Minprotección Social.
d) Realizar seguimiento a las EAPB, DTS, IPS y ET cuando obren como compradoras de servicios de salud que no remitieron la información sobre RIPS a Min protección Social.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 IVC sobre las IPS en Visita
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Delegada para la Atención en Salud / Dirección General de Calidad Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud. | Funcionario Responsable de la Visita Funcionario Responsable de la Visita | PROCESO DE VISITA Solicitar al funcionario responsable el proceso documentado de los RIPS. | |
| 2 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario Responsable de la Visita | Verificar la metodología llevada por la Entidad para el diligenciamiento de los RIPS. | |
| 3 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario Responsable de la Visita | Realizar revisión al diligenciamiento del RIPS por parte del profesional. | Validación del RIPS diligenciado |
| 4 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud Delegada para la Atención en Salud / Dirección General de Calidad | Funcionario Responsable de la Visita Funcionario Responsable de la Visita | Verificar el cumplimiento del envío de los RIPS a la Entidad Territorial. PROCESO DE VISITA | Envío de la documentación |
5.2.2 IVC al Seguimiento del Reporte de RIPS por parte del MPS
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de control |
| 1 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario responsable del proceso | Analizar el informe remitido por Minprotección en lo que respecta al reporte de RIPS por parte de las EAPB, DTS, IPS y ET cuando obren como compradoras de servicios de salud. | Entidades requeridas por incumplimiento o inconsistencias en el reporte de RIPS |
| 2 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionarios Responsables | Realizar requerimiento a las entidades que no reportaron RIPS o que presentaron inconsistencias en el reporte de RIPS. | Requerimientos elaborados |
| 3 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Director | Revisar y colocar visto bueno a los requerimientos elaborados y lo entrega al Delegado. | Requerimientos con Vo.Bo. |
| 4 | Delegada para la atención en Salud | Delegado | Revisar y firmar, solicita remitirlo por el medio determinado a las entidades vigiladas. | Requerimientos firmados |
| 5 | Grupo de Archivo y Correspondencia | Coordinador y funcionarios responsables | PROCESO DE CORRESPONDENCIA | Radicación |
| 6 | Dirección General de Calidad y de Prestación de Servicios de Salud | Funcionario responsable del proceso | Fin del proceso para realizarse archivo. | Archivo |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. NOTAS DE CAMBIO
| Versión | Fecha | Descripción |
| NO APLICA | ||
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
1. OBJETIVO
Promover la utilización de la conciliación como mecanismo alternativo de solución de conflictos con el fin de apoyar los procesos de convivencia pacífica, en los conflictos que surjan entre los vigilados y/o entre estos y los usuarios generados en problemas que no les permitan atender sus obligaciones dentro del Sistema General de Seguridad Social en Salud, afectando el acceso efectivo de los usuarios al servicio de salud.
2. ALCANCE
El trámite conciliatorio de oficio o a solicitud de parte recibida y radicada, el cual termina con acta de conciliación, constancia de no acuerdo, o inasistencia de las partes o una de ellas.
3. RESPONSABLES
Son responsables del trámite conciliatorio la Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y de Conciliación, la Coordinadora Grupo Función Conciliatoria, el Abogado Conciliador, el Secretario.
4. DEFINICIONES
ACUERDO CONCILIATORIO: Compromiso al que llegan las partes, en audiencia de conciliación y hace tránsito a cosa juzgada.
ACTA DE CONCILIACIÓN: Escrito que contiene el acuerdo, el cual presta mérito ejecutivo.
AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN: Reunión en donde las partes a través de su gestión voluntaria, directa y con la ayuda de un conciliador, tercero neutral calificado, llegan a un acuerdo con el fin de terminar su conflicto.
COSA JUZGADA: Resuelto el conflicto con Acta de Conciliación, no es posible iniciar otra acción con las mismas partes y sobre el mismo asunto.
MÉRITO EJECUTIVO: En caso de incumplimiento del acuerdo, se puede acudir a la justicia ordinaria para su exigibilidad.
CONCILIADOR: Es un tercero activo e imparcial, conocedor del conflicto dotado de calidades para proponer fórmulas de acuerdo, dirigir la audiencia y lograr conciliar en la negociación de las partes.
CONSTANCIAS: Documento expedido por el conciliador al interesado en el que se indica la fecha de presentación de la solicitud y la fecha en que se celebró la audiencia o debió celebrase, y se expresará sucintamente el asunto objeto de conciliación, en los siguientes eventos: No acuerdo, Inasistencia, asunto no conciliable.
CONCILIACIÓN: La conciliación es un mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL Y/O GENERALIDADES
5.1.1 Políticas de control
a) La Superintendente Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación, ejercerá el control de los procesos de gestión realizados por los coordinadores, administrativos y profesionales de la delegada.
b) El coordinador orienta, asigna, evalúa, revisa programa y controla, todas las actividades propias del trámite de la conciliación desde su inicio hasta su terminación.
c) Los abogados conciliadores deberán analizar las solicitudes de conciliación recibidas para determinar su admisión e inadmisión, así como realizar el trámite conciliatorio y hacer el seguimiento a los acuerdos conciliatorios.
d) Los abogados conciliadores ejercerán auto control de sus procedimientos a través del registro de todas y cada una de las actividades realizadas en el trámite conciliatorio.
e) El Coordinador deberá verificar la actualización de los libros de registro de actas de conciliación y control de constancias y bases de datos.
5.1.2 Generalidades
La Superintendencia Nacional de Salud tramitará las solicitudes de conciliación según lo establecido en el artículo 38 de la Ley 1122 de 2007, artículo 80 de la Ley 1116 de 2006 y las reglas generales de la Ley 640 de 2001.
5.2 DESCRIPCIÓN
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Archivo y Correspondencia | Coordinador y Funcionarios | PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA | Solicitud de conciliación recibida y radicada |
| 2 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Secretaria | Recibe las solicitudes de conciliación provenientes de Correspondencia o re direccionadas. | Solicitud de conciliación radicada con NURC recibida y acuso de recibo, tabla de Excel. |
| 3 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Coordinador de grupo | Estudia las solicitudes de conciliación, realiza la asignación a los profesionales. | Programación realizada |
| 4 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Secretaria | Entrega las solicitudes de conciliación al Profesional Asignado debidamente foliadas y legajadas. | Firma en el libro radicador de reparto y cargado en lotus |
| 5 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Profesional Asignado | Estudia las solicitudes de conciliación para su admisión y/o inadmisión. | |
| 6 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Profesional Asignado | Si la solicitud de conciliación no es admitida, se le comunica al convocante y se archiva. | Comunicación de inadmisión |
| 7 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Profesional Asignado | Si la solicitud de conciliación es admitida, se cita a las partes a audiencia de conciliación | Oficio citatorio. |
| 8 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Superintendente Delegada y Profesional Asignado | Celebración de audiencia de conciliación, en la cual puede resultar una conciliación, no acuerdo, o no asistencia. Suspensión de la audiencia. | Acta de conciliación suscrita por las partes y el conciliador, constancia de no acuerdo firmada por el conciliador y constancia de suspensión firmada por las partes y el conciliador. |
| 9 | Superintendencia Delegada para la Función Jurisdiccional y Conciliación | Secretaria | Realiza archivo del expediente. | Memorando de archivo radicado con NURC y firmado por la Superintendente Delegada. |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 03 | 30-abr-2010 | Se elimina paso "Realiza seguimiento al cumplimiento del acuerdo conciliatorio" por solicitud del Delegado. |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL | CÓDIGO PT-GTHU-5101 | |
| PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO | VERSIÓN 04 | |
| ELABORÓ Profesional Universitario | REVISÓ Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Secretaria General |
FECHA | FECHA | FECHA |
| 19-04-2010 | 27-04-2010 | 30-04-2010 |
1. OBJETIVO
Garantizar igualdad de oportunidades para el acceso, permanencia, evaluación y ascenso en el servicio público al recurso humano de la Superintendencia Nacional de Salud para el logro de la misión, visión y objetivos institucionales, aplicando los principios de igualdad, mérito, equidad, eficiencia, celeridad, economía, eficacia, transparencia y la administración de personal.
2. ALCANCE
Al presentarse una vacante definitiva o temporal, en alguno (s) de los empleos de la planta de personal de la entidad se da inicio al proceso de selección del nuevo funcionario a ocuparlo, dando aplicación a las etapas determinadas en la ley, de acuerdo con la naturaleza del empleo y el tipo de vinculación a realizar, siempre con base en el mérito. De igual forma, en los demás procesos de administración de personal, se aplicarán los procedimientos establecidos en las normas que regulan la materia, específicamente en lo relacionado con la evaluación del desempeño. En este proceso de administración de personal intervienen la alta gerencia y las dependencias de apoyo en el apoyo de los programas de capacitación, bienestar, etc.
3. RESPONSABLES
Coordinador Gestión del Talento Humano.
4. DEFINICIONES
Concurso: Proceso de selección para el ingreso o ascenso en el servicio público en el cual primará el mérito con base en la trayectoria académica y laboral de los participantes, así como los resultados de desempeño en sus actividades como servidor público. El concurso de méritos inicia con la apertura de la convocatoria y finaliza con el nombramiento en período de prueba.
Convocatoria: Es la norma reguladora de todo concurso y obliga tanto a la administración como a los participantes, de la cual no podrán cambiarse sus bases una vez iniciada la inscripción de los aspirantes, salvo las causales señaladas en la ley. La convocatoria debe ser divulgada por medios masivos de comunicación, de acuerdo con los parámetros establecidos en las normas que regulan la carrera administrativa.
Encargo: Situación administrativa que recae en un funcionario de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, por el término que establece la ley para cada caso.
Evaluación del desempeño: Es un proceso de gestión, a través del cual se lleva a cabo la calificación objetiva, cualitativa, cuantitativa, que realiza el jefe inmediato al funcionario en los formatos existentes para tal fin, de acuerdo con objetivos y compromisos previamente concertados, el propósito del empleo, las contribuciones individuales y las competencias laborales, para determinar el aporte del evaluado al mejoramiento y desarrollo del servicio público, acorde con el cumplimiento de las metas institucionales.
Inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es la declaración expresa que un funcionario ostenta derechos de carrera, la cual se realiza mediante la anotación o actualización en el registro público de los datos del funcionario de carrera administrativa específica de las Superintendencias, de conformidad con las normas que regulan la materia.
Lista de Elegibles: Es la relación o listado que se conforma con base en los resultados obtenidos en el concurso o proceso de selección, cuya vigencia es de dos años y en la cual se incluye a los aspirantes que han aprobado el proceso en estricto orden de mérito.
Nombramiento en Período de Prueba: Es la designación que recae en la persona que ha ocupado el primer puesto en la lista de elegibles, por el término de cuatro (4) meses.
Nombramiento Ordinario: Es la designación que recae en una persona para proveer un empleo de libre nombramiento y remoción. La autoridad nominadora, en todo caso, tendrá en cuenta para proveerlos que la persona en quien recaiga el nombramiento reúna las cualidades exigidas para el ejercicio del cargo y el mérito como principio rector. Se cumplirá con los procedimientos señalados por el Gobierno Nacional para tal fin y las normas que modifiquen o adicionen la materia.
Nombramiento Provisional: Aquella vinculación que se hace a una persona, mientras se surte el proceso de selección convocado, para proveer de manera transitoria, por el término de ocho (8) meses, un empleo de carrera con personal no seleccionado mediante el sistema de mérito.
Período de Prueba: Es el tiempo durante el cual el empleado demostrará su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional.
Pruebas: Son los instrumentos de selección que se aplican para apreciar la capacidad, idoneidad y potencialidad de los aspirantes y establecer una clasificación de los mismos respecto a las calidades requeridas para desempeñar con eficiencia las funciones y responsabilidades de un cargo.
Reclutamiento: Esta es la fase o etapa que tiene como objetivo atraer e inscribir el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño del empleo objeto del concurso.
Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es el conjunto de datos de los funcionarios que han superado el período de prueba y han accedido a los derechos de carrera administrativa, y se encuentra conformado por todos los empleados inscritos.
Traslado: Se produce traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares. También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño. Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente Decreto. Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Realizar periódicamente estudio de perfiles de cargos requeridos para la planta de personal de la entidad.
b) Establecimiento de formatos estándares como instrumentos de gestión en la administración de personal.
c) Observancia de las normas que regulan el ingreso al servicio público para el Sistema Específico de Carrera de las Superintendencias de la Administración Pública.
d) Cumplimiento del cronograma de actividades prevista por la Comisión Nacional del Servicio Civil para el proceso de selección de personal.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Selección Convocatoria Abierta
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Levanta inventario de vacantes por proveer con denominación de código y grado. | Cuadro del Plan Anual de Vacantes |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Informa al señor(a) Superintendente y Secretario General(a) sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer y los perfiles que deben cumplir los aspirantes. | Informe de vacantes |
| 3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Ingresa la información del PAV al aplicativo de la CNSC para establecer la OPEC. | Carga de ofertas o PAV en la página web de la CNSC |
| 4 | Secretaría General | Secretario General | Elabora convenio para provisión de cargos, teniendo en cuenta recursos y aprobación de modificaciones. | Convenio |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Hace contacto con la CNSC para suministrar la información complementaria necesaria para la convocatoria. | Verifica el contenido de la convocatoria |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Presenta a consideración de la CNSC las posibles pruebas a aplicar en el proceso. | Documento de pruebas a aplicar |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Recepción de Lista de Elegibles por parte de la CNSC. | Resolución de Lista de Elegibles |
5.2.2 Nombramiento en Período de Prueba
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Elaboran proyecto de resolución de nombramiento en período de prueba, del participante que obtuvo el primer puesto en la lista de elegibles. | Proyecto de resolución nombramiento en periodo de prueba |
| 2 | Secretaría General | Secretario General | Revisa y aprueba proyecto de resolución de nombramiento en período de prueba. | |
| 3 | Despacho del Superintendente | Superintendente Nacional de Salud | Firma la resolución de nombramiento en período de prueba. | Acto administrativo firmado |
| 4 | Secretaría General | Secretaria | Numera e imposta la fecha de expedición en la resolución de nombramiento en | Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro de resoluciones |
| período de prueba. | ||||
| 5 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Elabora proyecto de comunicación del nombramiento en período de prueba al | Proyecto de comunicación |
| interesado. | ||||
| 6 | Grupo de Desarrollo | Secretaria General | Revisa y firma de la comunicación del | Comunicación firmada |
| Humano | nombramiento en período de prueba. | |||
| 7 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador de Grupo | Entrega de la comunicación y copia de la Resolución de Nombramiento al interesado. | Copia de la Comunicación firmada por el interesado. |
| 8 | Grupo de Desarrollo Humano | Secretaria | Recibe carta de aceptación al cargo firmada por el interesado. | Carta de aceptación del cargo recibida. |
| 9 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Actualiza inventario de vacantes por proveer. | Inventario actualizado |
| 10 | Grupo de Desarrollo | Coordinador | Remite al Grupo de Remuneración y | Copia del acto Administrativo |
| Humano | Prestaciones el acto administrativo. | |||
5.2.3 Nombramiento por encargo
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| Informa al Secretario General sobre el | ||||
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | estado de vacantes temporales o definitivas en los empleos de carrera administrativa de la planta de personal | Cuadro Plan Anual de vacantes |
| de la Entidad y el perfil requerido para su provisión. | ||||
2 | Proyecta solicitud de autorización con destino a la Comisión Nacional del Servicio Civil para proveer el empleo por encargo. | |||
| Grupo Desarrollo | Coordinador | Proyecto comunicación | ||
| Humano | Profesional | |||
| 3 | Despacho del Superinten dente | Revisa y firma la solicitud de autorización con destino a la Comisión Nacional del Servicio Civil para proveer el empleo por encargo. | ||
| Superintendente | Comunicación firmada | |||
| 4 | Grupo Desarrollo | Coordinador y | Estudian y analizan las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa que cumplen el perfil requerido para proveer el empleo vacante. | Resultado estudio de hojas de |
| Humano | Profesional | vida | ||
| 5 | Confirma la acreditación de los requisitos | |||
| Grupo Desarrollo | Profesional | mínimos, necesarios, para acceder al cargo (educación, experiencia, evaluación del desempeño, etc.). | Resultado estudio de hojas de | |
| Humano | Especializado | vida | ||
| Analiza y pondera los factores a tener en | ||||
| 6 | Grupo Desarrollo | Coordinador | cuenta para la selección del funcionario de carrera que cumple los requisitos mínimos para proveer el empleo vacante. | Estudio Técnico |
| Humano | ||||
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora el listado en estricto orden de puntuación. | Listado verificado y firmado |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Entrega al Secretario la relación de funcionarios que cumplen los requisitos | Listado de funcionarios seleccionados en orden de |
| para proveer el empleo. | puntuación | |||
| 9 | Grupo Desarrollo | Profesional | Elabora el proyecto acto administrativo | Acto Administrativo |
| Humano | del encargo. | |||
| 10 | Grupo Desarrollo | Coordinador | Remite acto administrativo a revisión y | Acto administrativo entregado |
| Humano | aprobación del Secretario General. | |||
| 11 | Secretaría General | Secretario General | Revisa el Acto Administrativo y verifica que el encargo haya sido autorizado por | Acto administrativo entregado |
| la CNSC y aprueba el proyecto de acto administrativo de encargo. | ||||
| 12 | Despacho del | Superintendente | Firma el acto administrativo del encargo. | Acto administrativo firmado |
| Superintendente | Nacional de Salud | |||
| 13 | Secretaría General | Secretaria | Numera e imposta la fecha de expedición del acto administrativo de encargo. | Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro de resoluciones |
| 14 | Secretaría General | Secretaria | Entrega acto administrativo firmado al Grupo de Desarrollo Humano. | Acto administrativo entregado |
| 15 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora oficio de comunicación del encargo al funcionario seleccionado. | Oficio de Comunicación |
| 16 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Comunica el acto administrativo de encargo al funcionario seleccionado. | Acto administrativo comunicado y entregado |
| 17 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Remite al Grupo de Remuneración y Prestaciones el acto administrativo. | Copia del acto Administrativo |
5.2.4 Nombramiento Provisional
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Informa al Secretario General la(s) vacante(s) que hay que proveer y el perfil según manual de funciones, requisitos y competencias. | Cuadro Plan Anual de vacantes |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Proyecta solicitud de autorización para proveer el empleo mediante nombramiento provisional ante la CNSC. | Oficio firmado |
| 3 | Despacho del Superinten dente | Superintendente | Aprueba y firma el oficio dirigido a la CNSC. | Oficio firmado |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Realiza estudio y análisis de las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa de la Entidad que cumplirían con los requisitos. | Resultado de estudio y análisis de hojas de vida |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Informa al Secretario General que no hay funcionarios que cumplan los requisitos. | Información dada al Secretario general |
| 6 | Secretaría General | Secretario General | Selecciona las hojas de vida de los aspirantes que cumplen el perfil requerido. | Hojas de vida seleccionadas |
| 7 | Secretaría General | Secretario General | Remite las hojas de vida seleccionadas al Grupo de Desarrollo Humano, para su respectivo análisis y estudio. | Hojas de vida seleccionadas |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado en las hojas de vida seleccionadas. | Resultado de verificación de cumplimiento de requisitos |
| 9 | Despacho del Superintenden te | Superintendente | Escoge el aspirante que será nombrado, provisionalmente, en el cargo vacante. | Aspirante seleccionado |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa la existencia de autorización por parte de la CNSC. | Autorización CNSC |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora proyecto de acto administrativo (resolución) de nombramiento en provisionalidad. | Acto Administrativo |
| 12 | Secretaría General | Secretario General | Revisa y verifica la autorización dada por la CNSC y aprueba acto administrativo del nombramiento provisional. | Acto Administrativo |
| 13 | Despacho del Superinten dente | Superintendente Nacional de Salud | Firma el acto administrativo de nombramiento bajo la figura de provisionalidad. | Acto administrativo firmado |
| 14 | Secretaría General | Secretaria | Numera e imposta fecha en el acto administrativo de nombramiento provisional. | Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro de resoluciones |
| 15 | Secretaría General | Secretaria | Entrega acto administrativo numerado y fechado al Grupo de Desarrollo Humano. | Acto administrativo entregado |
| 16 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora oficio de comunicación del nombramiento provisional al aspirante seleccionado. | Acto Administrativo |
| 17 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Comunica el acto administrativo al aspirante nombrado provisionalmente. | Acto administrativo comunicado y entregado |
| 18 | Grupo de Desarrollo Humano | Secretaria | Recibe carta de aceptación al cargo firmada por el interesado. | Carta de aceptación del cargo recibida |
| 19 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador y Profesional | Actualiza inventario de vacantes por proveer | Inventario actualizado |
| 20 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Remite al Grupo de Remuneración y Prestaciones el acto administrativo. | Copia del acto Administrativo |
5.2.5 Nombramiento Ordinario
ID
Área Responsable
Cargo Responsable
Descripción Actividad
Punto de Control
1
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador
Informa al Secretario General sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer en los empleos de libre nombramiento y remoción.
Cuadro Plan Anual vacantes
2
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador
Determina el perfil requerido para el (los) cargo(s) de libre nombramiento y remoción vacante(s), de conformidad con el Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales.
Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales
3
Secretaría General
Secretario General
Selecciona las hojas de vida de los aspirantes que cumplen el perfil requerido.
Listado de hojas de vida seleccionadas
4
Secretaría General
Secretario General
Remite hojas de vida al Grupo de Desarrollo Humano para su respectivo análisis y estudio.
Hoja de Vida
5
Grupo Desarrollo Humano
Profesional
Verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado.
Lista de Chequeo
6
Despacho Superintendente Secretaría General
Superintendente Secretario General
Escoge el aspirante que será nombrado en el empleo de libre nombramiento y remoción vacante.
Aspirante seleccionado
7
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador
Proyecta oficio con destino a DAPRE para publicación en la página web de Presidencia. Así mismo publica en la página de la entidad la hoja de vida de los aspirantes.
Oficio firmado y radicado
8
Secretaría General
Secretaria General
Aprueba y firma el oficio con destino al DAPRE, para publicación de las hojas de vida en página web de presidencia.
Oficio firmado y radicado
9
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador
Se aplica al aspirante del nivel directivo, la prueba para evaluar las competencias gerenciales.
Prueba aplicada
10
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador Comité Evaluador
Una vez se obtienen los resultados, se evalúa el comité evaluador de empleos de libre nombramiento y remoción, mediante Acta deja constancia de dicha evaluación.
Acta
11
Despacho Superinten
dente
Superintendente
El Superintendente Nacional de Salud, a través del acta firmada por el comité evaluador, verifica el cumplimiento de las competencias gerenciales del aspirante.
Acta
12
Grupo Desarrollo Humano
Profesional
Elabora el proyecto de acto administrativo de nombramiento ordinario en el empleo de libre nombramiento y remoción.
Proyecto de acto administrativo
13
Secretaría General
Secretario General
Revisa y aprueba la resolución del nombramiento ordinario.
Proyecto de acto administrativo
14
Despacho del Superinten
dente
Superintendente Nacional de Salud
Firma el acto administrativo de nombramiento ordinario.
Acto administrativo firmado
15
Secretaría General
Secretaria
Numera e imposta la fecha de expedición del acto administrativo.
Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro de resoluciones
16
Secretaría General
Secretaria
Entrega acto administrativo de nombramiento ordinario al Grupo de Desarrollo Humano
Acto administrativo entregado
17
Grupo Desarrollo Humano
Profesional
Elabora oficio de comunicación del nombramiento ordinario al aspirante seleccionado.
Acto administrativo entregado
18
Grupo Desarrollo Humano
Coordinador
Comunica el nombramiento ordinario al aspirante seleccionado.
Acto administrativo comunicado y entregado
19
Grupo de Desarrollo Humano
Secretaria
Recibe carta de aceptación al cargo firmada por el interesado
Carta de aceptación del cargo recibida
20
Grupo de Desarrollo Humano
Coordinador y Profesional
Actualiza inventario de vacantes por proveer
Inventario actualizado
21
Grupo de Desarrollo Humano
Coordinador
Remite al Grupo de Remuneración y Prestaciones el acto administrativo.
Copia del acto Administrativo
5.2.6 Situación Administrativa de Traslado
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Identifica las vacantes definitivas existentes en cada una de las dependencias. | Listado de vacantes por dependencia |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Entrega al Secretario General la relación de vacantes definitivas para ser provistas con funcionarios de la entidad. | Listado de vacantes por dependencia |
| 3 | Secretaría General | Secretario General | Analiza las hojas de vida de los funcionarios opcionados para ser trasladados a las dependencias donde se encuentran asignados los empleos vacantes. | Resultado de análisis de hojas de vida |
| 4 | Secretaría General | Secretario General | Determina los funcionarios que serán trasladados. | Listado de funcionarios para trasladar |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora el proyecto de acto administrativo de traslado. | Acto Administrativo |
| 6 | Secretaría General | Secretario General | Revisa y aprueba el proyecto de acto administrativo de traslado. | Acto Administrativo |
| 7 | Despacho del Superinten dente | Superintendente Nacional de Salud | Firma el acto administrativo de traslado. | Acto Administrativo Firmado |
| 8 | Secretaría General | Secretaria | Numera e imposta la fecha de expedición del acto administrativo. | Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro de resoluciones |
| 9 | Secretaría General | Secretaria | Entrega acto administrativo de traslado al Grupo de Desarrollo Humano. | Acto administrativo entregado |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora proyecto de comunicación del acto administrativo del traslado. | Comunicación de Acto Administrativo |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria General Coordinador | Firma y entrega de la comunicación del acto administrativo de traslado. | Acto administrativo comunicado y entregado |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Se hace entrega de la comunicación de traslado al funcionario trasladado. | Comunicación entregada |
| 13 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Remite al Grupo de Remuneración y Prestaciones el acto administrativo de traslado. | Memorando Interno |
5.2.7 Posesión
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Entrega listado de documentos necesarios para la toma de posesión. | Listado entregado |
| 2 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Recibe y revisa que los documentos de posesión se encuentren completos y debidamente diligenciados y se entreguen en el plazo legal establecido. | Documentos diligenciados y completos |
| 3 | Grupo de Desarrollo Humano | Profesional | Elabora acta de posesión. | Acta de posesión |
| 4 | Grupo de Desarrollo Humano | Profesional | Remite el acta de posesión para revisión del Secretario General. | Acta de posesión |
| 5 | Secretaría General | Secretario General | Fija fecha y hora de la posesión. | Acta de posesión |
| 6 | Grupo de Desarrollo Humano | Secretaria | Informa a la persona nombrada la fecha y hora de posesión. | Acta de posesión |
| 7 | Despacho del Superinten dente Secretaria General | Superintendente Secretaria General | Toma de juramento y firma del acta de posesión. | Acta de posesión firmada |
| 8 | Persona nombrada | Jura cumplir la Constitución, leyes, normas y reglamento y firma acta de posesión. | Acta de posesión firmada | |
| 9 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Presenta a la persona nombrada al Jefe de la Dependencia asignada. | Persona nombrada presentada |
| 10 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Procedimiento de inducción | Listado de asistencia firmado |
| 11 | Grupo de Desarrollo Humano | Coordinador | Remite hoja de vida con los antecedentes al Grupo de Remuneración y Prestaciones. | Hoja de Vida |
5.2.8 Evaluación Periodo de Prueba
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora proyecto de comunicación al jefe inmediato del funcionario posesionado en período de prueba, dando a conocer la obligación legal de evaluar al funcionario de acuerdo con el término legal establecido para tal fin. | Proyecto de comunicación elaborado |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa y firma la comunicación a los funcionarios encargados de evaluar. | Comunicación firmada |
| 3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite la comunicación anexando los formatos de evaluación. | Memorandos enviados |
| 4 | Dependencia respectiva | Funcionarios evaluador y evaluado | Diligencian el formato de concertación de objetivos para el período de prueba. | Objetivos concertados en el formulario respectivo |
| 5 | Dependencia respectiva | Jefe inmediato | Diligencia y firma formato de evaluación de desempeño del periodo de prueba. | Formato evaluación de desempeño período de prueba firmado. |
| 6 | Dependencia respectiva | Jefe inmediato | Remite formatos de evaluación de desempeño evaluados al Grupo de Desarrollo Humano. | Formatos de evaluación evaluados |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Recibe y revisa el formato de evaluación desempeño. | Formatos de evaluación recibidos y revisados |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Notifica la calificación final de periodo de prueba obtenida al funcionario evaluado. | Notificación de la calificación definitiva |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora oficio solicitando la inscripción en carrera administrativa para la CNSC. | Oficio firmado |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria General Coordinador | Revisa y firma oficio solicitando inscripción en carrera administrativa. | Oficio firmado |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | PROCESO DE CORRESPONDENCIA. | Guía firmada de recibo de oficio a la CNSC |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Archiva calificación definitiva del periodo de prueba en la hoja de vida del funcionario evaluado. | Calificación archivada en hoja de vida |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 1-ago-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento y formato de presentación. |
| 03 | 31-oct-2008 | Se modifica procedimiento |
| 04 | 30-abril-2009 | Se mejora la redacción en algunas actividades, se mejora el paso a paso en procedimientos, se adicionan actividades |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| Supersalud | PROCEDIMIENTO MEJORAMIENTO DE LAS COMPETENCIAS Y EL BIENESTAR DEL TALENTO HUMANO | CÓDIGO PT-GTHU-5102 |
| PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | VERSIÓN 04 | |
| ELABORÓ Profesional Universitario | REVISÓ Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Secretaria General |
| FECHA 19-04-2010 | FECHA 27-04-2010 | FECHA 30-04-2010 |
1. OBJETIVO
Lograr el mejoramiento de las competencias mediante la capacitación y potenciar la motivación, el bienestar y la salud ocupacional de los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. ALCANCE
En el proceso intervienen la Secretaría General, el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO), la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), el Grupo de Desarrollo Humano y todos los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud. El proceso inicia con la planeación de los diferentes programas y termina con la evaluación de los resultados de los mismos.
3. RESPONSABLES
Secretario General y Coordinador Gestión del Talento Humano.
4. DEFINICIONES
Administradora de Riesgos Profesionales: Entidad de carácter público o privado al cual se encuentran afiliados los funcionarios de la entidad, que cubre los riesgos de accidente de trabajo o enfermedad profesional.
Capacitación. Es el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación para el trabajo y el desarrollo humano como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
COPASO: Comité Paritario de Salud Ocupacional conformado por 2 representantes principales de los trabajadores y 2 del empleador (con sus respectivos suplentes) es una instancia de asesoría en materia de Salud Ocupacional dentro de la entidad.
Plan de incentivos: Tienen por objeto otorgar reconocimientos para el buen desempeño propiciando así una cultura de trabajo orientada a la calidad y productividad bajo un esquema de mayor compromiso con los objetivos de las entidades.
Plan Nacional de Formación y Capacitación. Es el plan establecido por el Gobierno Nacional con el objeto de formular la política en la materia, señalar las prioridades que deberán atender las entidades públicas y establecer los mecanismos de coordinación, de cooperación, de asesoría, de seguimiento y de control necesarios para llevar a cabo la capacitación en las diferentes entidades estatales.
Planes Institucionales de Capacitación: Para organizar la capacitación internamente, cada entidad formulará con una periodicidad mínima de un año su Plan Institucional de Capacitación. Este deberá tener concordancia con los parámetros impartidos por el Gobierno Nacional a través del Plan Nacional de Formación y Capacitación, con los principios establecidos en el presente decreto-ley y con la planeación institucional.
Programa de Bienestar Social - PBS: Se organizan a partir de las iniciativas de los servidores públicos como procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad e identificación del empleado con el servicio de la entidad.
Programa de inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la cultura organizacional durante los ocho meses siguientes a su vinculación.
Programa de reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los siguientes temas: reformas en la organización del Estado y de sus funciones; reorientación de la misión institucional, cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo; sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética; fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad; actualización de las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la corrupción; modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores públicos; nuevas disposiciones en materia de administración de recursos humanos, entre otros. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa.
Sistema de Estímulos: Conformado por el conjunto interrelacionado y coherente de políticas, planes, entidades, disposiciones legales y programas de bienestar e incentivos que interactúan con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados del Estado en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales. Este se pondrá en funcionamiento a través de los programas de bienestar social y de los programas de incentivos que formulen y ejecuten las entidades.
Sistema Nacional de Capacitación: Conjunto coherente de políticas, planes, disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitación, dependencias y recursos organizados con el propósito común de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de acción, en función de lograr la eficiencia y la eficacia de la administración, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
1. Formalización de los diferentes planes de capacitación, incentivos, bienestar y de salud ocupacional dentro del primer trimestre del año.
2. Solicitar la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal para el cubrimiento de las diferentes actividades de los distintos planes.
3. Realizar seguimiento al cronograma de actividades establecido para cada plan.
4. Generar espacios de participación a los diferentes organismos asesores, instancias y a todos los funcionarios en las diferentes etapas de los planes y programas.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Plan Institucional Anual de Capacitación
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elaborar proyecto de memorando para establecer el diagnóstico de necesidades de capacitación en las dependencias de la entidad. | Proyecto de comunicación ajustado y aprobado |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisar y remitir para firma del Secretario General el memorando de identificación de necesidades de capacitación de la entidad. | Recibo de memorando acom-panado del instrumento de identificación de necesidades |
| 3 | Secretaria General | Secretario General | Revisar y firmar el memorando de necesidades de capacitación. | memorando firmado |
| 4 | Secretaria General | Secretaria | Entregar al Grupo Desarrollo Humano el memorando firmado por el Secretario General para que sea comunicado a los jefes de área. | Recibo del memorando firmado |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remitir a las Superintendencias Delegadas y Oficinas el memorando de necesidades de capacitación junto con los formatos respectivos para la recolección de la información. | Recibo de la comunicación por las diferentes dependencias |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Hace seguimiento y acompañamiento al diligenciamiento del formato de necesidades por parte de los jefes y funcionarios de las diferentes áreas. | Diligenciamiento del formato de asesorías presentadas |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Recepcionar y consolidar la información de diagnóstico de necesidades de capacitación individual y grupal para el año correspondiente. | Documento consolidación de información de diagnóstico de necesidades |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Elaborar el proyecto de Programa Institucional de Capacitación Anual (PIC); de acuerdo con el diagnóstico de necesidades de capacitación individual y grupal y los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública. | Documento de trabajo del PIC |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisar y corregir el PIC y devolver al profesional especializado para los ajustes necesarios. | Documento de trabajo del PIC |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Realiza los ajustes necesarios al PIC. | Documento de trabajo del PIC |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Presenta el proyecto del PIC para revisión y aprobación del Secretario General de la entidad. | Proyecto de PIC |
| 12 | Secretaria General | Secretario General | Aprueba el PIC para el año correspondiente. | Programa Institucional de Capacitación (PIC) |
| 13 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Presenta al Secretario General el proyecto de acto administrativo para adopción de PIC. | Acto Proyecto Administrativo |
| 14 | Secretaria General | Secretario General | Revisa, aprueba y remite para firma del Superintendente Nacional de Salud el proyecto de acto administrativo para adopción del PIC. | Acto Administrativo |
| 15 | Despacho Superintendente | Superintendente Nacional de Salud | Revisa, aprueba y firma el acto administrativo por el cual se adopta el PIC de la entidad para el año correspondiente. | Acto administrativo firmado por el superintendente |
| 16 | Secretaria General | Secretaria | Enumera e imposta fecha al acto administrativo y lo registra en el libro de resoluciones. | Acto administrativo expedido |
| 17 | Secretaria General | Secretaria | Remite copia del acto administrativo de aprobación del PIC expedido a la Grupo Desarrollo Humano. | Acto administrativo expedido |
| 18 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite al Grupo de Comunicaciones para el diseño de publicación del documento y posteriormente se envía a Tecnología de la Información para su publicación en la Intranet. | PIC divulgado |
5.2.2 Ejecución del Plan Anual de Capacitación
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Realiza los contactos necesarios con las entidades de educación Superior o institutos especializados para programar los seminarios, talleres, diplomados y demás modalidades a través de las cuales se dictarán las capacitaciones en los temas establecidos en el PIC. | Listado de los contactos adelantados |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Solicita las diferentes cotizaciones de los cursos a impartir. | Correo enviado solicitando las cotizaciones |
3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Revisa, analiza y elabora cuadro comparativo de las cotizaciones para ser presentadas al Comité de Capacitación para escoger la mejor propuesta. | Cuadro Comparativo |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | El Comité de Capacitación realiza la selección de la institución que impartirá la capacitación. | Acta de reunión de Comité |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Realiza el estudio de perfiles para la participación de los funcionarios en la capacitación contratada, de acuerdo al cupo establecido y a los requerimientos de las diferentes áreas en el diagnóstico de necesidades y a la prevalencia de los funcionarios de carrera administrativa a participar en estos. | Diagnóstico de necesidades |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite al Secretario General el memorando de designación para cada funcionario. | Memorando |
| 7 | Secretaria General | Secretario General | Revisa, modifica, aprueba y firma los memorandos de designación de los funcionarios a capacitar. | Memorando firmado |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Comunica a los funcionarios designados el memorando de participación en la capacitación, en el cual se les solicita a los funcionarios el deber de socializar la capacitación recibida al interior de la dependencia, y dejar constancia de dicha socialización mediante acta, la cual debe ser enviada al Grupo de Desarrollo Humano. | Memorando |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Confirma con el contratista el día, sitio fecha y hora de inicio de la capacitación. | Correo de confirmación dirigido al contratista que desarrollará la actividad de capacitación |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Realiza coordinación de todo el proceso de la capacitación. | Listado de asistencia a capacitación |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite a archivo en hoja de vida, copia de los certificados de asistencia de aquellas capacitaciones en las cuales se les hace entrega de este. | Certificado |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Se desarrolla el proceso de evaluación de la capacitación impartida, se les solicita el acta de socialización a los funcionarios que participaron en la capacitación. | Diligenciamiento del formato de evaluación |
5.2.3 Inducción o Reinducción a funcionarios
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora proyecto del contenido a desarrollar en el programa de inducción o reinducción. | Programa de inducción o reinducción elaborado |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa el programa y establece las fechas y horarios para su realización. | Programa a desarrollar y cronograma |
3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | A través de correo electrónico se solicita al Grupo de recursos físicos, el préstamo del auditorio, ayudas audiovisuales y elementos necesarios para la realización del evento. | Correo electrónico enviado |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite comunicación de invitación a los nuevos funcionarios para participar en la inducción y a los funcionarios antiguos para participar en la Reinducción. | Memorando entregado |
| 5 | Dependencias | Director, Jefe de Oficina o Funcionario designado | Desarrollo del contenido establecido por parte de los conferencistas designados por las áreas intervinientes. | Listado de asistencia firmado |
5.2.4 Plan de Bienestar
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elabora proyecto de Plan de Bienestar de acuerdo con los lineamientos determinados por el Departamento Administrativo de la Función Pública, presentando adjunto el cronograma de actividades a desarrollar durante el año. | Documento de trabajo (proyecto de plan de bienestar) |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa y realiza los ajustes necesarios al proyecto de Plan de Bienestar y al cronograma de actividades propuesto. | Proyecto Plan de Bienestar |
| 3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite para revisión y aprobación del Secretario General el proyecto de Plan de Bienestar. | Proyecto Plan de Bienestar |
| 4 | Secretaria General | Secretario General | Revisa y aprueba el Plan Anual de Bienestar de la entidad, así como el cronograma de actividades a desarrollar durante el año. | Proyecto del Plan de Bienestar aprobado |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Presenta el proyecto de acto administrativo para adopción de Plan Anual de Bienestar. | Acto Administrativo |
| 6 | Secretaria General | Secretario General | Revisa, aprueba y remite para firma del Superintendente Nacional de Salud el proyecto de acto administrativo para adopción del Plan Anual de Bienestar. | Acto Administrativo |
| 7 | Despacho | Superinten dente Nacional de Salud | Revisa, aprueba y firma el acto administrativo por el cual se adopta el Plan Anual de Bienestar de la entidad para el año correspondiente. | Acto administrativo firmado |
| 8 | Secretaria General | Secretario General | Enumera e imposta fecha al acto administrativo y lo registra en el libro de resoluciones. | Acto administrativo numerado |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Divulga a través de la intranet el Plan Anual de Bienestar adoptado a todas las dependencias de la entidad. | Plan de bienestar divulgado |
5.2.5 Ejecución del Plan de Bienestar
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Inicia la realización de las diferentes tareas para cumplir con el cronograma de actividades establecido en el Plan Anual de Bienestar. | Cronograma |
2 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Solicita las cotizaciones necesarias para realizar alguna de las actividades propuestas y aprobadas según el cronograma. | Oficio dirigido a las diferentes entidades externas |
3 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Remite memorando al área de contratación adjuntando los estudios previos y solicitud de aprobación para la contratación respectiva de la actividad. | Memorando |
| 4 | Secretaria General Grupo de Contratación | Coordinador | PROCESO DE CONTRATACIÓN | Contrato firmado |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Recibe el contrato suscrito para la realización de la actividad. | Memorando remisorio |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Comunica a los funcionarios la realización de la actividad, especificando día, hora, sitio y programa a desarrollar. | Correo Electrónico informativo |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Confirma con el contratista el día, sitio, fecha y hora para la ejecución de la actividad. | Correo dirigido al contratista confirmando la actividad |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Coordina la ejecución de la actividad. | Listado de Asistencia |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Se desarrolla el proceso de evaluación de la actividad desarrollada. | Diligenciamiento del formato de evaluación |
5.2.6 Plan de Incentivos
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Elaboración del Proyecto Plan de Incentivos de la entidad. | Proyecto Plan |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa y realiza los ajustes necesarios al proyecto de plan de incentivos. | Proyecto de plan de incentivos |
| 3 | Secretaria General | Secretario General | Revisa y aprueba el Plan Anual de Incentivos de la entidad. | Plan de Incentivos |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Presenta el proyecto de acto administrativo para adopción de Plan de Incentivos. | Proyecto de acto administrativo |
| 5 | Secretaria General | Secretario General | Revisa, aprueba y remite para firma del Superintendente Nacional de Salud el proyecto de acto administrativo para adopción del Plan Anual de Bienestar. | Proyecto Acto Administrativo |
| 6 | Despacho Superintendente | Superintendente Nacional de Salud | Revisa, aprueba y firma el acto administrativo por el cual se adopta el Plan de Incentivos de la entidad. | Acto administrativo firmado |
| 7 | Secretaria General | Secretaria | Enumera e imposta fecha al acto administrativo y lo registra en el libro de resoluciones. | Acto administrativo numerado, fechado y registrado en libro |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Se publica en la Intranet el Plan de Incentivos. | Intranet |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Aplica programa de incentivos pecuniarios o no pecuniarios de acuerdo con los lineamientos establecidos en el plan de incentivos y en las normas que regulan la materia. | Programa de incentivos ejecutado |
5.2.7 Salud Ocupacional
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Coordina reunión con el profesional en Salud Ocupacional asignado por la Administradora de Riesgos Profesionales, para definir el plan de actividades a desarrollar en el año. | Acta reunión |
2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinadora Profesional | Analiza los avances alcanzados en desarrollo del Programa de Salud Ocupacional del año inmediatamente anterior y propone las actividades a realizar durante el presente año. | Documento de diagnóstico o situación actual |
3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Definición de la propuesta de actividades a desarrollar en coordinación con la ARP para minimizar los riesgos ocupacionales a los cuales se encuentran expuestos los funcionarios de la entidad. | Documento de trabajo |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador/ Profesional | Realiza la reunión con la ARP y establecen el cronograma de actividades a realizar durante el año. | Acta de reunión |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Revisa y ajusta el proyecto o la actualización del Programa de Salud Ocupacional presentado por la ARP, para el año correspondiente. | Proyecto o actualización del Programa de Salud Ocupacional |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Presenta al Secretario General y al Comité Paritario de Salud Ocupacional el proyecto de Programa de Salud Ocupacional para la correspondiente revisión y aprobación. | Proyecto del Programa de Salud |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Recepciona las observaciones y | Proyecto con las observaciones |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Realiza los ajustes necesarios al Programa de Salud Ocupacional | Proyecto ajustado |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Publicación en la Intranet del Programa de Salud Ocupacional aprobado por el Secretario General. | Intranet |
5.2.8 Ejecución Programa de Salud Ocupacional
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Revisa el cronograma de actividades incluido en el Programa de Salud Ocupacional (POS) e inicia el proceso para la ejecución de cada una de ellas. | Cronograma de actividades |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Solicita las diferentes cotizaciones a las entidades correspondientes para la realización de la actividad. | Correo electrónico |
| 3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Elabora los estudios previos y la solicitud de aprobación para la respectiva contratación de la actividad de salud ocupacional planeada. | Estudios Previos |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Remite los documentos al Grupo de Contratación para que se dé inicio al proceso de contratación. | Memorando remisorio |
| 5 | División Administra tiva | Coordinador | PROCESO DE CONTRATACIÓN | |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Recibe el contrato suscrito para la realización de la actividad programada. | Oficio de interventoría |
| Realiza los ajustes logísticos con el | ||||
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | contratista (lugar, hora, fecha) para la ejecución de la(s) actividad(es) contratada(s). | |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Comunica a los funcionarios de la actividad para su respectiva participación. | Correo institucional |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Realiza seguimiento al proceso de la actividad de salud ocupacional, confirmando que se cumplan los requerimientos establecidos en el contrato suscrito. | Contrato |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Desarrolla el proceso de evaluación de la actividad ejecutada, de acuerdo con los objetivos propuestos y los logros alcanzados. | Diligenciamiento del formato de evaluación |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Continúa el desarrollo de las actividades propuestas en el Programa de Salud Ocupacional. | |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 1-ago-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento y formato de presentación. |
| 03 | 31-oct-2008 | Se modifica procedimiento. |
| 04 | 30-abril-2009 | Se mejora la redacción en algunas actividades, se mejora el paso a paso en procedimientos, se adicionan actividades. |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
Supersalud | PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE LOS FUNCIONARIOS DE CARRERA ADMINISTRATIVA Y PERIODO DE PRUEBA PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | CÓDIGO PT-GTHU-5103 |
| VERSIÓN 04 | ||
| ELABORÓ Olga Clemencia Hernández Profesional Universitario | REVISÓ Olga Mireya Morales Torres Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ María Elisa Morón Baute, Secretaria General |
| FECHA 19-04-2010 | FECHA | FECHA |
1. OBJETIVO
Verificar, valorar y calificar las realizaciones de una persona en el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral de acuerdo con las condiciones previas establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales, su aporte al logro de las metas institucionales y la generación del valor agregado que deben entregar las instituciones. La evaluación del desempeño laboral se soporta preferentemente en evidencias.
2. ALCANCE
Determinar el logro de los objetivos, criterios y metas trazadas para cada funcionario de la entidad, generando recomendaciones para la toma de acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento del desempeño individual e institucional y establecer la permanencia o retiro del servicio. Aplica a todos los funcionarios de carrera y período de prueba de la Entidad.
3. RESPONSABLES
El responsable de evaluar será el jefe inmediato del empleado a evaluar. Cuando el jefe inmediato del evaluado sea un empleado de carrera administrativa o vinculado a través de nombramiento provisional, el jefe de la entidad conformará una Comisión evaluadora, que actuará como un solo evaluador y en la cual participará el jefe inmediato y habrá siempre un empleado de libre nombramiento y remoción. De esta comisión podrán hacer parte quienes siendo funcionarios de carrera se encuentren desempeñando cargos de libre nombramiento y remoción a través de encargos o comisión.
4. DEFINICIONES
Oportunidad de las evaluaciones del desempeño laboral. Los empleados que deban evaluar y calificar el desempeño laboral de los empleados de carrera y de período de prueba de las superintendencias, tendrán la obligación de hacerlo en las siguientes fechas y circunstancias:
Por período semestral: Comprendido entre el 1o de enero y el último día del primer semestre y entre el 1o de julio y el 31 de diciembre. Las evaluaciones del primer semestre se realizarán en agosto y las del segundo semestre en febrero. Cuando el empleado no haya servido la totalidad del semestre objeto de la evaluación se calificarán los servicios correspondientes al período laboral cuando este sea superior a treinta (30) días calendario; los períodos inferiores a ese lapso, serán calificados conjuntamente con el período siguiente.
Evaluación extraordinaria: Cuando así lo ordene por escrito el Superintendente, en caso de recibir información de que el desempeño laboral de un empleado es deficiente. Esta calificación no podrá ordenarse antes de transcurridos dos (2) meses de efectuada la última evaluación y deberá comprender todo el período no calificado, hasta el momento de la orden.
Evaluaciones parciales: Se entenderá por evaluaciones parciales las que deben ser efectuadas a los empleados del sistema específico de carrera administrativa en los siguientes casos:
-- Por cambio de jefe.
-- Por cambio de dependencia.
-- Cuando el empleado deba separarse temporalmente del ejercicio de las funciones del cargo por suspensión, comisión para el desempeño de un empleo en otra entidad, pasantía, programa de estímulos, o con ocasión de licencia o de vacaciones, en caso de que el término de duración de estas situaciones sea superior a treinta (30) días hábiles.
-- La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación parcial, si la hubiere, y el final del período a calificar.
Evaluaciones durante los encargos: Los empleados escalafonados en el sistema específico de carrera administrativa de las Superintendencias que desempeñen por encargo otro cargo del sistema específico de carrera, deberán ser evaluados en los términos indicados en el presente artículo. En caso de obtener calificación no satisfactoria el encargo deberá ser terminado y el empleado regresará al cargo de carrera del cual es titular.
Promedio ponderado: Es el resultado de la evaluación semestral de todas las evaluaciones parciales.
COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN
COMPONENTES: Para garantizar la objetividad del sistema, este deberá señalar los componentes e instrumentos de evaluación. Estos componentes incluyen los compromisos laborales, las metas, la escala de valoración, los criterios o indicadores de evaluación, las evidencias de desempeño requeridas y los compromisos comportamentales.
COMPROMISOS LABORALES: Son los acuerdos establecidos entre evaluado y evaluador relativos al desempeño, las actuaciones laborales y los logros requeridos para la realización y entrega de los productos o resultados finales esperados.
Los compromisos laborales dan cuenta del desempeño laboral del evaluado en desarrollo de la misión, los planes institucionales, operativos o de gestión de la dependencia o área de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad. Al establecerlos se señalará la forma en que estos deberán realizarse y entregarse durante el período de evaluación.
Estos acuerdos deberán ser valorados por su importancia e impacto en el cumplimiento de los fines institucionales y con fundamento en estas condiciones, se les asignará un peso porcentual dentro de la escala de evaluación.
El número de compromisos laborales que se establezca deberá garantizar el cumplimiento de los fines y propósito principal del empleo que desempeña el evaluado y que evidencien la participación del empleado en el logro de las metas institucionales o de la dependencia.
METAS: Son los resultados esperados en el período de evaluación, expresados en términos de calidad, magnitud, tiempo, cantidad y otros factores que la entidad determine como necesarios para establecer los avances o logros requeridos para su cumplimiento.
CRITERIOS: Son las condiciones, requisitos de calidad, indicadores o factores que deben reunir los compromisos laborales establecidos y las evidencias requeridas, que dan cuenta del desempeño del empleado.
EVIDENCIAS REQUERIDAS: Al definir los compromisos laborales para el período de evaluación se fijarán las evidencias que se requieran para verificar su cumplimiento.
Las evidencias podrán referirse al producto, desempeño o conocimiento y comprensión del funcionario y deberán corresponder a lo fijado en la fase inicial del proceso de evaluación. Las evidencias demostrarán, con carácter preferencial, el desempeño del funcionario en su ámbito laboral.
Las evidencias que se incorporen al Portafolio de Evidencias deberán ser veraces, suficientes, actualizadas y pertinentes.
PORTAFOLIO DE EVIDENCIAS: Las evidencias que hagan parte del Portafolio deberán ser representativas del desempeño laboral del funcionario e indicarán el cumplimiento de los criterios definidos para cada uno de los componentes de la evaluación. Estas podrán ser aportadas tanto por el evaluador, responsable directo de su recolección, como por el evaluado o los participantes que se definan al momento de la fijación de los compromisos laborales.
Una vez finalizado el período de evaluación, la custodia del soporte documental que integra el portafolio de evidencias corresponde al evaluador y su posterior archivo deberá efectuarse de acuerdo con lo señalado en las tablas de retención documental de la respectiva entidad.
ESCALA Y RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN: El resultado de la evaluación definitiva del desempeño laboral del empleado será motivado y se catalogará como Sobresaliente, Satisfactorio o No Satisfactorio.
La entidad señalará dentro de la escala de valoración por ella elegida, la calificación requerida para alcanzar cada uno de los niveles señalados en este artículo.
COMPROMISOS COMPORTAMENTALES: Son los acuerdos establecidos entre evaluado y evaluador relacionados con las conductas o comportamientos que orientan la participación del empleado en la ejecución de los proyectos estratégicos de su área o en las actividades que contribuyen al cumplimiento de los cometidos misionales o de apoyo en la entidad.
Estas conductas están determinadas por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el servidor público en el ejercicio de su labor.
Las entidades establecerán los compromisos comportamentales en número no mayor a tres, a partir de las competencias definidas en el Decreto 2539 de 2005 y sus conductas asociadas. Las entidades que han desarrollado sus propias competencias podrán incluirlas y seleccionar aquellas que consideren más representativas y relevantes para los proyectos institucionales. Los compromisos comportamentales solo podrán valorarse con fines ligados a planes de mejoramiento y su evaluación no incidirá en la calificación de servicios del empleado.
INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN: La evaluación del desempeño laboral se registrará en instrumentos o formatos de evaluación. Los instrumentos de evaluación que desarrollen las entidades deben permitir evidenciar la correspondencia entre el desempeño individual y el desempeño institucional. Además deberán cumplir con los requisitos de confiabilidad y validez.
Mientras diseñan los instrumentos propios requeridos para evaluar a sus empleados las entidades aplicarán los instrumentos de evaluación que integran el sistema tipo.
Concertación de objetivos, criterios y metas a alcanzar: Es la primera fase de la evaluación del desempeño, en ella se establecen los objetivos, los criterios de desempeño, y metas que debe alcanzar el empleado y las competencias requeridas para ello, como contribución al logro de las metas institucionales en el período a evaluar y se determinan las evidencias requeridas. Se cumple en los primeros quince (15) días de cada período de evaluación.
Evaluación del Desempeño: Proceso de evaluación aplicable a los empleados de carrera o en período de prueba, que se ejecuta de acuerdo con los criterios legales y las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil que debe versar sobre: los resultados alcanzados y el cumplimiento de metas en ejercicio de las funciones asignadas al empleo; las competencias funcionales y comportamentales y la correspondencia entre el desempeño individual, del grupo y del área.
Evaluación del Desempeño Laboral: Esta fase corresponde al momento en que la Comisión Evaluadora, con base en las evidencias recolectadas (Portafolio de evidencias), procede a establecer o verificar la conformidad de las conductas y de los resultados y metas alcanzadas por el empleado con lo concertado al comienzo del período y se debe realizar luego de finalizado el período a evaluar.
Seguimiento del desempeño y conformación del portafolio de evidencias: Etapa o fase en la cual se establece o verifica periódicamente el desempeño del empleado en relación con los objetivos propuestos y los resultados esperados y tomar las medidas preventivas, correctivas o de mejoramiento que fueren necesarias.
Portafolio de Evidencias: Es el conjunto de pruebas recolectadas a lo largo del período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para demostrar la competencia laboral del empleado y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales.
Instrumento de Evaluación del Desempeño: Son los formatos o formularios establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil o por la entidad donde se lleva a cabo el registro de las calificaciones cuantitativas obtenidas en las diferentes etapas de los procesos de evaluación del desempeño y calificación de servicios.
Evaluación de Gestión de las Áreas por la Oficina de Control Interno (EGACI):
Proceso que se ejecuta con base en la evaluación de gestión de cada una de las áreas de la entidad emitida por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en el cual se asignará el valor correspondiente de acuerdo con los criterios fijados por la Comisión Nacional del Servicio civil o la entidad.
Evaluación Promedio del Equipo de Trabajo (EPET): Es el promedio ponderado de la evaluación correspondientes al equipo de trabajo, se determina sumando la evaluación obtenida por cada evaluado, dividiendo este resultado por el número de evaluados y este último dividido por diez (10).
Evaluaciones Parciales Ponderadas (EPP): Son las evaluaciones parciales de los empleados que tendrán un valor ponderado dentro de la evaluación semestral, en proporción con los días correspondientes al período evaluado. Este valor se debe calcular aplicando la fórmula establecida para tal fin.
Comunicación: Acto mediante el cual se da a conocer al evaluado las evaluaciones parciales, debidamente registrada en el formato adoptado para tal fin por la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad.
Evaluación del período de prueba: Es el tiempo durante el cual el empleado debe demostrar su capacidad de adaptación al empleo, su competencia en el desempeño laboral y su integración a la cultura institucional.
Calificación de servicios: Es el juicio objetivo o dictamen que, por el desempeño en un período determinado, se emite sobre la conducta laboral y el resultado alcanzado por el empleado en cumplimiento de sus funciones, y sus aportes al cumplimiento de las metas institucionales, con base en los resultados del proceso de evaluación.
Comunicación: Acto mediante el cual el jefe inmediato da a conocer al evaluado, personalmente y por escrito, el resultado de la evaluación semestral y de las evaluaciones parciales, si las hubiere.
Notificación: Acto mediante el cual se da a conocer al evaluado la calificación definitiva, debidamente registrada en el formato adoptado para tal fin por la Comisión Nacional del Servicio Civil o la entidad.
Períodos de Evaluación: Son los lapsos de tiempo establecidos por la ley para llevar a cabo el proceso de evaluación del desempeño laboral. Existe el período ordinario, extraordinario o en período de prueba
Recursos: Es el medio a través del cual el evaluado puede solicitar la revisión del puntaje asignado en la calificación definitiva.
Seguimiento y retroalimentación: Es la segunda etapa del proceso de evaluación del desempeño, la cual tiene como finalidad examinar el avance en los objetivos concertados, analizando los logros alcanzados parcial o definitivamente con respecto de los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Diligenciamiento de planilla de control para la entrega y recepción de los formatos de evaluación del desempeño
b) Actualización de la base de datos para el registro de los puntajes obtenidos por los evaluados
c) Generación de un informe semestral para cada una de las etapas del proceso de evaluación del desempeño y consolidar un informe al finalizar el año.
d) Verificación de congruencia entre el plan de actividades de las dependencias y los objetivos concertados por los funcionarios, por parte de la Oficina de Control Interno.
e) Las evaluaciones del primer semestre se realizarán en agosto y las del segundo semestre en febrero; los periodos inferiores a ese lapso, serán calificados conjuntamente en el periodo siguiente.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Concertación de Compromisos
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional | Proyecta el memorando dirigido a todos los Jefes de área de la entidad, recordando los lineamientos establecidos en las normas para efectuar los compromisos laborales e institucionales, al igual se anexa en medio magnético los formatos a ser diligenciados. | Proyecto de memorando |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador de Grupo | Revisa el proyecto de memorando, lo corrige o aprueba y envía al Secretario General. | Proyecto de memorando |
| 3 | Secretaría General | Secretario General | Revisa y firma memorando dirigido a los evaluadores. | Memorando firmado |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador Profesional | Efectúa la divulgación del memorando por el correo institucional. | Correo institucional |
| 5 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Realiza seguimiento a todos los evaluadores para el correcto y oportuno diligenciamiento del formato de concertación de objetivos. | Formularios entregados |
| 6 | Dependencias | Jefe Inmediato Funcionario | Concertar compromisos para la vigencia, que tengan concordancia con el plan de actividades propuesto para la vigencia, en las fechas establecidas. | Objetivos concertados |
| 7 | Dependencias | Secretaria | Entrega copia de los formularios de concertación de compromisos diligenciados de los funcionarios de la Dependencia. | Formularios entregados |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Verifica la entrega del 100% de los formatos para evaluación de los funcionarios de carrera administrativa. | Formularios entregados |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Revisa los formatos recibidos para verificar el correcto diligenciamiento. | Listado de control diligenciado |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Registra en la base de datos la entrega de la concertación de compromisos de los funcionarios. | Base de datos actualizada |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Requiere a los funcionarios que no entregaron el formato oportunamente. | Requerimiento |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recepciona los formatos faltantes y realiza la revisión para verificar el correcto diligenciamiento. | Base de datos actualizada |
| 13 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Ingresa a la base de datos información. | Base de datos |
| 14 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Archiva en carpeta de las hojas de vida de los funcionarios respectivos las copias de los formatos de concertación de compromisos recepcionados. | Formatos diligenciados archivados en hojas de vida |
5.2.2 Evaluación Semestral
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Proyecta el memorando dirigido a todos los jefes de área de la entidad, recordando los lineamientos establecidos en las normas para efectuar la evaluación semestral o cualitativa con los funcionarios de carrera administrativa. | Proyecto de memorando |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa el proyecto de memorando, lo corrige o aprueba y envía a la Secretaria General. | Proyecto de memorando |
| 3 | Secretaría General | Secretario General | Revisa y firma el memorando dirigido a los evaluadores y evaluados. | Memorando firmado |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Efectúa la divulgación del memorando por el correo institucional. | Envío por el correo institucional |
| 5 | Dependencias | Jefe Inmediato Funcionario | Evalúa el avance de los objetivos concertados para la vigencia, y hace las recomendaciones del caso, en las fechas establecidas. Realiza seguimiento a todos los evaluadores para el correcto y oportuno diligenciamiento del formato de evaluación semestral cualitativa o seguimiento. | Formatos Evaluados |
| 6 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Formatos de evaluación semestral entregados | |
| 7 | Dependencias | Secretaria | Entrega formato de evaluación semestral diligenciados de los funcionarios de la Dependencia. | Formatos de evaluación semestral entregados |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Verifica la entrega del 100% de los formatos para evaluación de los funcionarios de carrera administrativa. | Formatos de evaluación semestral entregados |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recibe copia de los formatos evaluados y debidamente diligenciados. | Listado de control diligenciado |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Revisa los formatos recibidos para verificar el correcto diligenciamiento. | Listado de control diligenciado |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Registra en la base de datos la calificación de los funcionarios. | Base de datos actualizada |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Requiere a los funcionarios evaluadores que no entregaron el formato oportunamente. | Requerimiento |
| 13 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recepciona los nuevos formatos y realiza la revisión para verificar el correcto diligenciamiento e ingresa a la base de datos Archiva en la carpeta de hojas de vida de los funcionarios respectivos las copias de los formatos de evaluación semestral o cualitativa recepcionados. | Base de datos actualizada |
| 14 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Formatos diligenciados archivados en hojas de vida | |
| 15 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Proyecta el informe sobre la fase de seguimiento o evaluación semestral cualitativa. | Formatos diligenciados archivados en hojas de vida |
5.2.3 Evaluación Parcial por Cambio de Jefe, Traslado o Retiro de la Entidad
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | En el memorando donde se comunica el traslado se solicita realizar con el respectivo jefe la evaluación del periodo correspondiente. | Proyecto de memorando |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | En caso de retiro o cambio de dependencia del jefe se les solicita mediante comunicación, que realice la respectiva calificación a sus funcionarios. | Comunicación |
| 3 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa el proyecto de memorando, lo corrige o aprueba. | Proyecto de memorando |
| 4 | Secretaría General Dependencias | Secretario General Jefe Inmediato | Revisa y firma el memorando. Evalúa al funcionario trasladado por el período transcurrido o a los funcionarios. Por su trasladado. | Memorando firmado Formatos de evaluación parcial entregados |
| 5 | Dependencias | Secretaria | Entrega formatos de evaluación parcial diligenciados del funcionario. | |
| 6 | Dependencias | Profesional Especializado | Realiza seguimiento a todos los evaluadores para el correcto y oportuno diligenciamiento del formato de evaluación por cambio de empleo, de jefe o retiro. | |
| 7 | Grupo Desarrollo Humano | Formatos de evaluación parcial entregados | ||
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Verifica la entrega del 100% de los formatos. | Formatos de evaluación parcial entregados |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recibe formatos de calificación parcial debidamente diligenciados. | Formatos de evaluación parcial entregados |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Registra en la base de datos la calificación del funcionario. | Base de datos actualizada |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Requiere al funcionario o funcionarios que no entregaron el formato oportunamente. | Requerimiento |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Archiva en carpeta de las hojas de vida de los funcionarios respectivos los originales de los formatos de evaluación parcial recibidos. | Evaluaciones parciales archivadas en hoja de vida |
5.2.4 Evaluación Final Anual
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Proyecta el memorando dirigido a todos los jefes de área de la entidad, recordando los lineamientos establecidos en las normas para efectuar la evaluación definitiva anual con los funcionarios de carrera administrativa. | proyecto de memorando |
| 2 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa el proyecto de memorando, lo corrige o aprueba. | Proyecto de memorando |
| Secretaría General | Secretario General | Revisa y firma el memorando dirigido a los evaluadores. | Memorando firmado | |
| 4 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Efectúa la divulgación del memorando por el correo institucional. | Envío por el correo institucional |
| 5 | Dependencias | Jefe Inmediato Funcionario | Evalúa el cumplimiento de los objetivos concertados para la vigencia, y hace las recomendaciones del caso, en las fechas establecidas. | Formato de evaluación |
6 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Realiza seguimiento a todos los evaluadores para el correcto y oportuno diligenciamiento del formato de evaluación definitiva anual. | Base de datos actualizada |
| 7 | Dependencias | Secretaria | Entrega formato de evaluación final diligenciados de los funcionarios de la Dependencia. | Formatos de evaluación final entregados |
| 8 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recibe los formatos de calificación definitiva debidamente diligenciados. | Listado de control diligenciado |
| 9 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Revisa los formatos recibidos para verificar el correcto diligenciamiento. | Revisión de Formatos |
| 10 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Registra en la base de datos la calificación obtenida de los funcionarios. | Base de datos actualizada |
| 11 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Requiere a los evaluadores que no entregaron el formato oportunamente. | Requerimiento |
| 12 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Recibe los formatos y realiza la revisión para verificar el correcto diligenciamiento. | Formatos de evaluación diligenciados |
13 | Grupo Desarrollo Humano | Secretaria | Archiva en carpeta de las hojas de vida de los funcionarios respectivos los originales de los formatos de evaluación definitiva recepcionados. | Evaluación definitiva archivada en hojas de vida |
| 14 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Proyecta el informe sobre la calificación anual de los funcionarios de carrera Administrativa | Evaluación definitiva archivada en hojas de vida |
| 15 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Revisa el informe preparado lo aprueba o modifica. | Evaluación definitiva archivada en hojas de vida |
| 16 | Grupo Desarrollo Humano | Profesional Especializado | Emite el informe final de la etapa de calificación definitiva, incorporando, si es del caso, los ajustes sugeridos. | Evaluación definitiva archivada en hojas de vida |
| 17 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Aprueba el informe final. | Informe evaluación final |
| 18 | Grupo Desarrollo Humano | Coordinador | Entrega informe final para conocimiento y fines pertinentes al Secretario General. | Informe entregado |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción
03 1-ago-2008 Se modifica codificación, contenido general del procedimiento y formato de presentación.
04 31-oct-2008 Se modifican procedimientos.
05 29-ene-2009 Se modifica procedimiento.
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 1-ago-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento y formato de presentación. |
| 03 | 31-oct-2008 | Se modifica procedimiento. |
| 04 | 30-abril-2009 | Se mejora la redacción en algunas actividades, se mejora el paso a paso en procedimientos, se adicionan actividades. |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
| Supersalud | PROCEDIMIENTO FUNCIONES DISCIPLINARIAS PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO | CÓDIGO PT-GTHU-5105 VERSIÓN 02 |
| ELABORÓ Grupo de Profesional Especializado | REVISÓ Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Secretaria General (E) |
| FECHA 15-04-2008 | FECHA 14-05-2008 | FECHA 02-09-2008 |
1. OBJETIVO
Desarrollar la función correctiva y preventiva que garantice la efectividad de los principios y fines previstos en la Constitución la ley y los tratados internacionales, que se deben ejercer en ejercicio de la función pública, mediante el uso de la potestad disciplinaria, con la observancia formal y material de la Constitución Política y de las normas que determinan la ritualidad del proceso sancionatorio.
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el conocimiento de una Noticia Disciplinaria y finaliza con una decisión definitiva, se dirige a los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud y a los particulares que ejercen funciones públicas conforme a la ley.
3. RESPONSABLE
Conforme al Decreto 1018 de 2007, la Secretaría General es la Coordinadora de la función, mas el responsable es aquel que designe el Superintendente Nacional de Salud que la ejerce a través del Grupo de Control Disciplinario Interno, mediante Acto Administrativo número 000024 del 6 de enero de 2009, y la segunda Instancia corresponde al Despacho del señor Superintendente Nacional de Salud.
4. DEFINICIONES
Titularidad de la Acción Disciplinaria: Sin perjuicio del poder disciplinario preferente de la Procuraduría General de la Nación y de las Personerías Distritales y Municipales, corresponde a las Oficinas de Control Disciplinario Interno y a los funcionarios con potestad disciplinaria de las ramas, órganos y entidades del Estado, conocer de los asuntos disciplinarios contra los servidores públicos de sus dependencias. El titular de la acción disciplinaria en los eventos de los funcionarios judiciales, es la jurisdicción disciplinaria. La acción disciplinaria es independiente de cualquiera otra que pueda surgir de la comisión de la falta.
Debido Proceso: Mandato Constitucional aplicable a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas. Nadie podrá ser juzgado sino conforme a las leyes preexistentes al acto que se imputa, ante juez o tribunal competente y con observancia de la plenitud de las formas propias de cada juicio. El sujeto disciplinable deberá ser investigado por funcionario competente y con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la Ley 734 de 2002 y de la ley que establezca la estructura y organización del Ministerio Público.
Derecho a la Defensa: Derecho del sujeto disciplinable a la defensa técnica y material mediante la asistencia y/o designación de un abogado.
Falta Disciplinaria: Constituye falta disciplinaria, y por lo tanto dará lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en el Código Disciplinario Único que conlleve el cumplimiento de deberes, extralimitación de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de responsabilidad contempladas en la ley.
Destinatarios de la Ley Disciplinaria: Son destinatarios de la ley disciplinaria los servidores públicos así se hubiesen retirado del servicio y los particulares contemplados en el Código Disciplinario Único.
Autores: Es autor quien cometa falta disciplinaria o determine a otro a cometerla, aun cuando los efectos de la conducta se produzcan después de la dejación del cargo o función.
Acción y Omisión: Las faltas disciplinarias se realizan por acción u omisión en el cumplimiento de los deberes propios del cargo o función, o con ocasión de ellos, o por extralimitación de sus funciones. Cuando se tiene el deber jurídico de impedir un resultado, no evitarlo, pudiendo hacerlo, equivale a producirlo.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL O GENERALIDADES
a) Aplicación y observancia de las normas propias proceso disciplinario.
b) Control de Legalidad.
d) <sic> Cumplimiento de los términos y los procedimientos establecidos en la Ley 734 de 2002.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 Control Disciplinario Interno Primera Instancia
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Jefe de Control Disciplinario Interno | Realización de la conducta: Conducta Activa Conducta Omisiva Conducta Continuada | Constancia recibido Noticia disciplinaria |
| Grupo de Control Disciplinario Interno | Jefe de Control | Noticia Disciplinaria: | ||
| 2 | Disciplinario Interno | Queja Informe De Oficio Notoriedad pública Anónimo | ||
| 3 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Jefe de Control Disciplinario Interno | Evaluación Noticia Disciplinaria No existe fundamento para actuar. Indagación Preliminar Apertura del Investigación. Apertura Proceso Verbal | Auto inhibitorio, Auto de Apertura de Indagación, Auto de Apertura de Investigación, Citación a Audiencia |
| 4 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Jefe de Control Disciplinario Interno | Indagación Preliminar Individualizar autor o autores. Establecer si existe conducta y si es infracción a la Ley Disciplinaria. | Auto de trámite. |
| 5 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Evaluación Indagación Preliminar. Archivo. Apertura de Investigación. Citación a Audiencia. | Auto de trámite. |
| 6 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Apertura de Investigación Verificación de la conducta. Establecer carácter falta. Individualización autor. Descarte causal exclusión | Auto de trámite |
| 7 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Evaluación Investigación. Archivo Mérito para formular cargos. | Auto de trámite |
| 8 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Pliego de cargos Requisitos de forma: Artículo 163 CDU. Los demás establecidos en la jurisprudencia aplicable. | Auto de trámite |
| 9 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Traslado para Descargos (10 días). Aporte de pruebas Solicitud de pruebas | |
| 10 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Nulidad. | Auto interlocutorio. |
| 11 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Decreto de Pruebas Nulidad-Interlocutorio Solicitud de parte, supone: Pertinencia, conducencia, eficacia. De oficio. | Auto interlocutorio o de trámite. |
| 12 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Traslado para Alegatos (5 días) Previos al fallo de primera instancia artículo 21 CDU C-107-04 | Trámite |
| 13 | Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Fallo de Instancia (20 días). Requisitos de forma artículo 170. | Auto interlocutòrio. |
| 14 | Secretaría General-Grupo de Control Disciplinario Interno | Coordinador de Control Disciplinario Interno | Verifica requisitos de forma del recurso, lo admite y lo envía a segunda instancia o lo rechaza si no cumple los requisitos. | Auto de trámite. |
5.2.2 Control Disciplinario Interno en Segunda Instancia
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Despacho del Superintendente Nacional de Salud | Asesor Despacho Asignado | Recibe el recurso y copia de las actuaciones. | |
| 2 | Despacho del Superintendente Nacional de Salud | Asesor Despacho Asignado | Analiza, estudia, decide. Si lo considera necesario para fortalecer los elementos de juicio, decreta pruebas adicionales y decide. O resuelve pues las pruebas son óptimas. | Resolución |
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ver Normograma.
7. REGISTROS
Ver Listado Maestro de Registros.
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción |
| 02 | 28-ene-2009 | Se hacen modificaciones en algunos pasos del procedimiento |
9. FLUJOGRAMA
<GRÁFICA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN D.O. No. 47.727 de 1 de junio de 2010; EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co>
Supersalud | PROCEDIMIENTO TASA CONTRIBUTIVA Y 0.2% DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO AFAVOR DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | CÓDIGO PT-GAFI-52O1 VERSIÓN 04 |
| ELABORÓ Coordinadora Grupo de Administración Financiera | REVISÓ Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Secretaria General |
| FECHA 21/07/08 | FECHA 11-08-2008 | FECHA 02-09-2008 |
5.2.3 Liquidación de la Tasa de Supervisión y Control
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesional asignado | Presenta cronograma de proyectos de resolución de fechas de liquidación y pago, clasificación para definir a qué grupo corresponde cada clase de vigilado. | Cronograma y proyectos de resolución |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesional asignado | Entrega cronograma de proyectos de resolución de clasificación, de fechas de liquidación y pago al Secretario General para su aprobación, firma y publicación. | Memorando remisorio y documento |
| 3 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional asignado | Revisa información de entes vigilados por clase. | Base de datos revisada |
| 4 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional asignado | Prepara base de datos de vigencia anterior para solicitar información actualizada a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud. | Base de datos para completar |
| 5 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe de Oficina | Remite memorando a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud para solicitar actualización de la información de las entidades vigiladas. | Memorando remisorio y base de datos |
| 6 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud | Superintendente Delegado | Solicita información a la Oficina de Tecnología de la Información (SIVICS) y a las entidades vigiladas de su competencia. | Memorando y cartas de solicitud. |
| 7 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud | Superintendente Delegado | Actualiza, valida información en la base de datos y remite a la Oficina Asesora de Planeación según formato y cronograma. | Base de datos actualizada |
| 8 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Consolida y verifica la información. | Base de datos |
| 9 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Se prepara la información en la base de datos por clase de vigilado. | Base de datos |
| 10 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Aplica fórmula matemática para liquidar. | Base de datos |
| 11 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Consolidación de la tasa liquidada en una sola hoja Excel. | Base de datos consolidada |
| 12 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Expedición de oficios remisorios, actos administrativos y liquidación detallada. | Cartas remisorias, actos administrativos y liquidación detallada. |
| 13 | Oficina de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Remite los Actos Administrativos de liquidación individual para su firma y posterior envío al vigilado. | Cartas remisorias, actos administrativos y liquidación detallada |
| 14 | Oficina de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Remisión de la base de datos consolidada y definitiva remitida al Grupo de Administración Financiera. | |
| 1S | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Registro presupuestal y Proceso contable con base en las liquidaciones individuales de cada uno de los vigilados por sector, si es dentro del mismo mes se registra en el balance su es a final de mes se lleva de cuentas de orden y en el mes siguiente se lleva a balance, por considerar que en los 5 días siguientes a la expedición del acto administrativo queda en firme. | Hoja Excel con el registro presupuestal y contable |
| 16 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Cuando el vigilado realiza pagos extemporáneos, se aplica primero a los intereses de mora y posteriormente a capital. | Hoja de excel con los Registros individuales. |
5.2.4 Autoliquidación del 0.2% de los Recursos del Régimen Subsidiado
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesional asignado | Presenta a la Secretaria General para su aprobación, propuesta de formato para autoliquidación y pago del 0.2% de los recursos del régimen subsidiado por parte de los municipios y distritos. | Propuesta de Formatos presentados |
| 2 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesional asignado | Solicita información a la Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud sobre los municipios y distritos que están obligados al pago del 0.2% y de los valores del presupuesto asignado para régimen subsidiado en la vigencia. | Memorando de solicitud |
| 3 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud | Superintendente Delegado | Solicita información a la Oficina de Tecnología de la Información (SIVICS) y/o a los municipios y distritos. | Memorando y cartas de solicitud. |
| 4 | Superintendencia Delegada para la Generación y Gestión de Recursos Económicos para la Salud | Superintendente Delegado | Actualiza, valida información en la base de datos y remite a la Oficina Asesora de Planeación según formato y cronograma, la información de los municipios y distritos. | Base de datos actualizada |
| 5 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Consolida y verifica la información. | Base de datos |
| 6 | Oficina Asesora de Planeación | Profesional encargado | Se prepara la información en la base de datos (hoja Excel) y se hace autoliquidación sugerida. | Base de datos |
| 7 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Expedición de oficios remisorios y formatos de autoliquidación sugeridos. | Cartas remisorias y formatos. |
| 8 | Secretaría General | Secretario General | Revisión de los formatos de autoliquidación y firma de cartas remisorias y envío a Grupo de Correspondencia. | Formatos de autoliquidación revisados y cartas firmadas |
| 10 | Grupo de Archivo y Correspondencia | Jefe Grupo | Procedimiento Correspondencia de salida | Correspondencia recibida y entregada |
| 9 | Oficina Asesora de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Remisión de la base de datos consolidada y definitiva a la Secretaría General - Grupo de Administración Financiera. | Memorando y base de datos |
| 10 | Secretaría General - Grupo de Administración Financiera | Secretario General -Coordinador Grupo | Registro presupuestal y Proceso contable. | Hoja Excel con el registro presupuestal y contable |
| 11 | Secretaría General - Grupo de Administración Financiera | Secretario General Coordinador de Grupo | Registro Contable en Cuentas de Orden y a medida que se recibe el ingreso, se registra en presupuesto y por causación se registra tanto el ingreso como la cuenta por cobrar, retirando dicho valor de cuentas de orden. | Hoja Excel con el registro presupuestal y contable en el sistema aurora. |
| 12 | Oficina de Tecnología de la Información | Jefe y Profesional asignado | Publicación en página web de los formatos de autoliquidación para consulta e impresión por parte de los municipios y distritos que lo requieran. | Documentos publicados en página web. |
5.2.9 Proceso de Cálculo para Devolución Tasa
Área Cargo Descripción
ID Responsable Responsable Actividad Punto de Control
| 1 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Con base en el informe de ejecución presupuestal a diciembre 31 del año, (vigencia anterior) tomar la parte correspondiente a los pagos acumulados. | Hoja Excel con el registro presupuestal |
| 2 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Comparar los pagos acumulados con el informe comportamiento del presupuesto por fuente de financiación. TASA, R.S y Recursos Nación, en lo correspondiente a compromisos y pagos a diciembre 31 del año (vigencia anterior). | Hoja Excel con el informe comportamiento del presupuesto por fuente de recurso a 31 de diciembre |
3 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Determinar el valor consolidado de ingresos recibidos por concepto de TASA vigencia (anterior) a la fecha de corte del informe para el cálculo de devolución de tasa, por vigilado y tipo de vigilado. | Informe de ingresos a la fecha de corte para el cálculo. |
4 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Determinar el valor de las Reservas y Cuentas por Pagar presupuestales constituidas a diciembre 31, por fuente de financiación: TASA, RÉGIMEN SUBSIDIADO Y RECURSOS NACIÓN. Teniendo en cuenta si a la fecha del cálculo han variado estas por cancelaciones debido a liquidaciones en los contratos que conforman las mismas. | Informe de Presupuesto Reservas y Cuentas por Pagar constituidas a 31 de diciembre remitido al Ministerio de Hacienda y Crédito Público |
5 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Realizar los cálculos matemáticos para establecer la diferencia entre lo recaudado por concepto de TASA, a la fecha de corte en que se va a realizar el cálculo, frente a los pagos realizados con recursos de TASA y las Reservas y Cuentas por Pagar constituidas con TASA a diciembre 31 de la vigencia anterior. | Hoja de Excell con los cálculos |
| 6 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Informar las cuentas por cobrar a 31 de diciembre de la vigencia anterior y las que se encuentren a la fecha en que se va a realizar el cálculo para la devolución de TASA, (vigencia anterior). | Hoja de Excell con los cálculos |
| 7 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Remitir al Superintendente Nacional de Salud y la Secretaria General para su aprobación. | Hoja de Excell con los cálculos |
| 8 | Secretaria General | Secretaria General | Previa revisión y aprobación del Superintendente remite al coordinador del Grupo de Administración Financiera la información, aprobada para continuar con el trámite. | Hoja de Excell con los cálculos |
| 9 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Remite la información a la Oficina de Planeación, con los valores establecidos, a favor o en contra de la Superintendencia. | Memorando de remisión. |
| 10 | Oficina de Planeación | Jefe y Profesionales encargados | Con base en la información recibida procede a realizar el cálculo para el cobro de la TASA vigencia actual, descontando los valores del caso cuando a ello hubiere lugar a los vigilados que pagaron TASA en la vigencia anterior. | Acto Administrativo de Liquidación de TASA |
| 11 | Oficina de Planeación | Profesionales encargados | Sigue el procedimiento de liquidación de TASA. | Acto Administrativo de Liquidación de TASA |
| 12 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador y Funcionario asignado | Con base en la información suministrada por la Oficina de Planeación, actos administrativos de liquidación de TASA, realizar los registros contables discriminando el valor compensado frente al valor total liquidado, siguiendo las instrucciones de la Contaduría General de la Nación, primero en cuentas de orden y posteriormente con el acto administrativo en firme, pasar la información a balance. | Registros Contables |
8. CONTROL DE CAMBIOS
| Fecha | Descripción | |
| 02 | 30-may-2008 | Se modifica codificación, contenido general del procedimiento, flujo grama y formato de presentación. |
| 03 | 29-ene-2009 | Se modifica el procedimiento. |
| 04 | 19-03-2010 | Se modifica el punto 5.2.3 en los numerales 13, 15, 16 y se elimina el 17. Lo mismo en el punto 5.2.4 numeral 11. |
| Supersalud | PROCEDIMIENTO CONTRATACIÓN PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | CÓDIGO PT-GAFI-5204 VERSIÓN 04 |
| ELABORÓ Grupo de Contratación | REVISÓ Jefe Oficina Asesora de Planeación | APROBÓ Secretaria General (E) |
| FECHA 8-08-2008 | FECHA 11-08-2008 | FECHA 02-09-2008 |
1. OBJETIVO
Programar y coordinar la adquisición de los bienes y servicios para el desarrollo de las funciones a cargo de la Superintendencia Nacional de Salud, que permita proveer en forma oportuna a todas las dependencias de los bienes y servicios que requieran para su funcionamiento.
2. ALCANCE
Dar a conocer los trámites administrativos para la contratación estatal que realiza la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las disposiciones legales y normativas que rigen la contratación como son la licitación pública, selección abreviada, subasta inversa, contratación directa, concurso de méritos y contratación con entidades públicas nacionales y organismos internacionales, teniendo como fundamento algunos artículos vigentes de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 066 de 2008.
3. RESPONSABLES
De acuerdo con el Decreto 1018 de 2007 corresponde al Superintendente Nacional de Salud ser el ordenador del gasto y la secretaria general a través del equipo de contratación de bienes y servicios tiene el manejo de los procesos administrativos de la contratación.
4. DEFINICIONES
Contratación Estatal: Es el procedimiento por medio del cual las entidades estatales, adquieren todos los bienes y servicios necesarios para su funcionamiento, ciñéndose a las normas establecidas por el Estatuto General de Contratación Estatal y sus decretos reglamentarios.
LAS CONSAGRADAS EN LA LEY 80 DE 1993, LEY 1150 DE 2007Y DECRETOS 2474 DE 2008, DECRETO 4828 DE 2008, DECRETO 4881 DE 208, DECRETO 836 DE 2009, DECRETO 2247 DE 2009, DECRETO 2025 DE 2009, DECRETO 3576 DE 2009 Y REGLAMENTARIOS.
5. DESARROLLO
5.1 POLÍTICAS DE CONTROL
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA: Registrar y consultar en el SICE (Sistema de Información de Contratación del Estado), los bienes y servicios que van a ser contratados y que se encuentren con CUP asignado. Reporte en el Portal Único de Contratación de todo el proceso contractual.
SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA - SECOP:
Conforme lo establece el artículo 8 del Decreto 066 de 2008, se publicarán a través del Portal Único de Contratación.
5.2 DESCRIPCIÓN
5.2.1 CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA - CUYO VALOR NO EXCEDA DEL 10% DE LA MENOR CUANTÍA - Artículo 1o del Decreto 3576 de 2009
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
| 1 | Dependencia Interesada | Superintendente. Superintendente Delegado Secretario General o Jefe de Oficina | Presenta la necesidad de la contratación del bien o servicio, al ordenador del gasto junto con los estudios y documentos previos y la solicitud de aprobación. | Memorando radicado con NURC |
| 2 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Coordinador o Profesional | Informa verbalmente al Secretario General para citar la Junta de Adquisiciones y Licitaciones. | |
| 3 | Secretaria General | Secretario General o Coordinador | Convoca a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, para que recomienden o no la contratación y conformación del comité evaluador. | Citación |
4 | Junta de Adquisiciones y Licitaciones | Miembros de la JAL | Verifica el estudio y documentos previos se encuentren ajustados a la normatividad vigente, esto es, Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008, Decreto 2025 de 2009 y Decreto 3576 de 2009, al Plan de Compras. Si no los reúne devuelve a la dependencia interesada. Si los reúne, recomienda la contratación. | Acta |
| 5 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador | Solicita el Certificado de Disponibilidad Presupuestal al ordenador del gasto. | Formato diligenciado |
| 6 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador | El ordenador del gasto expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. | Certificado |
| 7 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Se publica aviso de convocatoria de participar en el proceso. | Aviso |
| 8 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Se realizan invitaciones. | Comunicación |
| 9 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Se fija aviso en la Cartelera de la entidad, haciendo público el proceso, aplicando así el principio de publicidad, indicando los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. | Aviso |
| 10 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Cierre del proceso de Contratación de Mínima Cuantía. | Acta de Cierre |
| 11 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Comité Evaluador | Evaluación de propuestas por parte del Comité evaluador. | Memorando trasladando propuestas |
| 12 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Publicación de la evaluación. | Cuadro evaluativo |
| 13 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Se escoge la oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones y satisfaga las necesidades de la entidad. | |
| 14 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica. | Comunicación |
| 15 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador o Profesional | Se escoge al que presente el menor precio. | Cuadro final de evaluación |
| 16 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Coordinador o Profesional | Elabora minuta del contrato y pasa para el visto bueno de la Secretaria General. | Minuta |
| 17 | Secretaria General | Secretaria General | Firma el proyecto del contrato. | Contrato firmado |
| 18 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Coordinador y Profesional | Remite al contratista la minuta de contrato. | Firma que entrega el contrato original |
| 19 | Contratista | Contratista | Firma el contrato y lo remite al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Contrato |
| 20 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Coordinador y Profesional | Remite contrato para la firma del ordenador del gasto. | Contrato |
| 21 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Secretaria | Numera y fecha el contrato, y lo registra en el libro de contratos del Grupo del Contratación de Bienes y Servicios. | Registro en libro |
| 22 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador | Realiza el registro Presupuestal y devuelve al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Libro de registro financiera |
| 23 | Secretaria General | Secretaria General | Designa el interventor del contrato. | Memorando radicado |
| 24 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Secretaria | Remite al Interventor comunicación de su designación y copia del contrato. | Memorando radicado |
| 25 | Contratista | Contratista | Informe de actividades desarrolladas y productos. | Informe |
| 26 | Dependencia Interesada | Interventor designado | Expide certificación de cumplimiento del contrato e informe de interventoría y si es del caso recibo a satisfacción de los bienes. | Certificación e informe de interventoría |
5.2.2 CONTRATACIÓN DIRECTA - artículo 77 del Decreto 2474 de 2008
| ID | Área Responsable | Cargo Responsable | Descripción Actividad | Punto de Control |
1 | Dependencia Interesada | Superintendente. Superintendente Delegado Secretario General o Jefe de Oficina | Presenta la necesidad de la contratación del bien o servicio, al ordenador del gasto junto con los estudios de mercado incluido el SICE y documentos previos y la solicitud de aprobación y el certificado del SICE. | Memorando radicado con NURC |
| 2 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios | Coordinador o Profesional | Informa verbalmente al Secretario General para citar la Junta de Adquisiciones y Licitaciones. | |
| 3 | Secretaria General | Secretario General | Convoca a la Junta de Adquisiciones y Licitaciones, para que recomienden o no la contratación y conformación del comité evaluador. | Citación |
4 | JAL | Miembros de la JAL | Verifica el estudio y documentos previos se encuentren ajustados a la normatividad vigente, esto es, Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008 al Plan de Compras. Si no los reúne devuelve a la dependencia interesada. Si los reúne, recomienda la contratación. | Acta |
5 | Grupo de Contratación de Bienes y Servicios. | Coordinador | Solicita al ordenador del gasto el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. | Formato diligenciado |
| 6 | Grupo de Administración Financiera | Coordinador | Expide el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. | Certificado |