Puede realizar búsquedas exactas dentro de este documento, ingrese el texto a buscar en la siguiente casilla:
RESOLUCION 130 DE 1999
(febrero 8)
Diario Oficial No. 43.556, del 21 de abril de 1999
RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL
Por la cual se adoptan disposiciones relacionadas
con el sistema y funcionamiento del control interno
de la Red de Solidaridad Social.
EL GERENTE GENERAL DE LA RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL,
en ejercicio de sus atribuciones legales, conferidas por
los Decretos 1050 y 3130 de 1968, la Ley 368 de 1997,
el Decreto 1225 de 1997, el Decreto 3084 de 1997,
en concordancia con lo establecido en la Ley 87 de 1993 y
el Decreto 1826 de 1994, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política colombiana señala los principios, objetivos y el control predicable del ejercicio de la función administrativa, estableciendo en su artículo 209 que "la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones". Continúa dicha disposición señalando que "las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley";
Que, como complemento de lo anteriormente dispuesto, la Constitución Política, en su artículo 269, establece que "en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas";
Que la Ley 87 de 1993, estableció las normas generales para el ejercicio del sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado;
Que el artículo 6o. de la Ley 87 de 1993 establece la responsabilidad en el ejercicio de la función de control interno de las entidades públicas ordenando que el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. En este mismo sentido, agrega que "la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos".
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, dispone que los organismos y entidades a que se refiere el artículo 51 ibídem deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;
Que el Decreto 1826 de 1994, reglamenta la Ley 87 de 1993 y dicta disposiciones en materia de funcionamiento y sistema del control interno de las entidades oficiales;
Que mediante la Resolución número 1241 del 27 de mayo de 1994, se creó el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del Fondo de Solidaridad y Emergencia Social;
Que mediante la Ley 368 de 5 de mayo de 1997 se crea la Red de Solidaridad Social, el Fondo de Programas Especiales Para la Paz y el Fondo del Plan Nacional de Desarrollo Alternativo -Fondo Plante- y se dictan otras disposiciones;
Que se hace necesario fortalecer el Sistema de Control Interno de la Red de Solidaridad Social, para lo cual deben modificarse las disposiciones contenidas en la Resolución 1241 de 1994 para ajustarse a las disposiciones y finalidades contenidas en la precitada ley;
Que corresponde al Gerente General expedir los actos administrativos que sean necesarios, así como dictar los reglamentos, manuales e instructivos que se requieran para el cabal cumplimiento de las funciones de la entidad, por lo cual,
RESUELVE:
Disposiciones generales
ARTICULO 1o. INTEGRACION DEL SISTEMA. El Sistema de Control Interno de la Red de Solidaridad Social comprende el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad para asegurar que el conjunto de actividades, operaciones, actuaciones, así como los mecanismos de información, seguimiento, vigilancia, control y demás recursos como también desarrollos aplicados, se cumplan dentro de los principios de eficiencia, eficacia, economía, equidad, celeridad, igualdad, moralidad, imparcialidad, publicidad y valoración de los costos ambientales, respetando el Estado de derecho y circunscribiéndose dentro de las políticas, objetivos y metas trazados al interior de la entidad.
Del sistema de control interno hacen parte los sistemas de control financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, de revisión de cuentas, u otros similares contenidos en la ley o adoptados para la realización de la función de control.
ARTICULO 2o. OBJETIVOS DEL SISTEMA. Como proceso permanente de planeación, obtención de resultados y verificación de los mismos, de acuerdo con los recursos asignados y procedimientos adoptados, el Sistema de Control Interno, deberá garantizar el normal funcionamiento de la entidad y el cumplimiento de los siguientes objetivos, en concordancia con lo previsto en el artículo 2o. de la Ley 87 de 1993 y demás disposiciones reglamentarias:
a) Proteger los recursos de la organización buscando optimizar su administración, su adecuada utilización y preservándolos ante posibles riesgos que los afecten.
b) Garantizar la eficacia, eficiencia y la economía de todas las actuaciones promoviendo y facilitando el adecuado desarrollo de las actividades dispuestas para el logro de la misión y objetivos institucionales.
c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos, funciones y propósitos, generales y específicos de la entidad.
d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y en los procedimientos que dificulten el logro de las metas y objetivos.
g) Asegurar la existencia de canales efectivos de comunicación para el conocimiento de las directrices formuladas por las autoridades competentes.
h) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
i) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
j) Fomentar la cultura del control en todos los procedimientos desarrollados en la entidad.
ARTICULO 3o. RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. No obstante ser el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno una responsabilidad que la ley asigna al representante legal de la entidad, la función administrativa de ejercicio y aplicación del sistema de control interno es responsabilidad de todos los servidores de la Red de Solidaridad Social, atendiendo las competencias, procedimientos y funciones asignados en relación con los instrumentos y medios para su realización, lo que constituye una política integral que se denomina: autocontrol. El control interno implica adicionalmente la responsabilidad del respectivo inmediato superior en cada una de las dependencias de la entidad, lo que presupone un control interno jerárquico.
ARTICULO 4o. OBLIGATORIEDAD DE APLICACION. El Sistema de Control Interno definido en la presente resolución será de obligatorio cumplimento en todos y cada uno de los niveles de la Red de Solidaridad Social.
ARTICULO 5o. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Integran el sistema de control interno los elementos que coadyuvan a la realización de las actividades para el cabal cumplimiento de los fines, así:
a) Estructura orgánica de la entidad. Existencia de un plan lógico de funciones organizacionales, que defina la línea de autoridad, de responsabilidades, el esquema funcional y de delegación.
b) Manuales. Importancia de contar con una serie de manuales, tales como el manual de funciones; manual de control interno; manual de indicadores de gestión y resultados; manuales de procedimientos operativos, financieros y administrativos.
Las áreas funcionales y cada una de las dependencias de la entidad serán las encargadas y responsables de levantar y elaborar los manuales de procedimientos correspondientes a su gestión, bajo la asesoría del área administrativa y de planeación.
c) Normatividad. Necesidad de contar con una normatividad precisa, de tal manera que se hace necesario recopilar y difundir en todas las dependencias de la entidad las disposiciones legales vigentes que se relacionan con sus funciones administrativas, con el propósito de que al efectuar el control, de legalidad se encuentre ajustada la función a dichos mandatos normativos.
d) Recurso humano. Se hace indispensable que el recurso humano que integre la institución sea hábil, profesional, técnico, capaz, honesto, responsable, eficaz y eficiente para desarrollar las labores que su cargo le impone con el fin de cumplir con los objetivos institucionales diseñados; en este sentido, el recurso humano debe evaluar las actividades que desarrolla permanentemente, es decir, llegar a una cultura de autocontrol.
e) Planeación. Se debe formular y adoptar un plan estratégico, operativo enmarcado dentro de las políticas macroeconómicas y sociales dispuestas por el Gobierno Nacional, que precise las políticas, objetivos, estrategias y metas a mediano y largo plazo.
f) Oficina de control interno. Encargada de asesorar, evaluar y recomendar las políticas, procedimientos y acciones necesarios para que el sistema de control interno se encuentre formal y materialmente establecido al interior de la organización, cumpla sus objetivos y obtenga los mejores resultados. Esta oficina deberá estar conformada por un grupo o equipo interdisciplinario capaz de velar por el cumplimiento de la función de control interno.
g) Sistema de asesoría y evaluación. Los sistemas para verificar y soportar la actividad administrativa deben buscar la permanente asesoría en los procedimientos y forma en que se realizan las funciones, formular las recomendaciones de manera clara y sustentada y los mecanismos de evaluación adoptados en el respectivo manual.
h) Dirección. Asignación de responsabilidades de niveles de autorización y de deberes, segregación de funciones y sujeción a las políticas institucionales.
i) Sistema de información. Deberá procurar la comunicación y el soporte de información en todas las dependencias de la entidad, en forma veraz y oportuna, que permita una armonía y colaboración para el ejercicio de las funciones administrativas y legales.
ARTICULO 6o. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. El sistema de control interno se fundamenta en los siguientes principios:
a) Integridad. Se establecerán en cada dependencia, área u organización cubriendo todas las áreas y actividades de la entidad y todos los recursos de que éste disponga.
b) Obligatoriedad. Normas y procedimientos con carácter obligatorio, sin perjuicio de los ajustes que por razón de las necesidades y cambios adoptados se requieran para dinamizar la práctica del control interno.
c) Continuidad. El sistema de control interno funcionará en forma permanente y continua.
d) Complementariedad. Los métodos y procedimientos deben aplicarse con un criterio de complementariedad en relación con la gestión administrativa, de tal manera que no obstaculicen ni dificulten su buena marcha, en virtud de lo dispuesto en el artículo 84 de la Constitución Política.
e) Perfectibilidad. Todos los servidores de la Red de Solidaridad Social deberán propender por el continuo perfeccionamiento de la organización, métodos y procedimientos de control interno.
f) Eficiencia y economía. Las intervenciones de control interno deben ser las mínimas indispensables para obtener los resultados esperados a un costo razonable. Lo anterior sin perjuicio de las actividades propias de implementación del sistema, evaluación y formulación de recomendaciones.
g) Resultados. Las actividades de control interno deben obedecer a un programa que contemple la producción oportuna de resultados y decisiones que a él corresponden.
ARTICULO 7o. ASESORIA EN EL CONTROL DE GESTION. El control interno institucional será permanentemente asesorado por la Oficina de Control Interno, mediante las normas aplicables sobre este particular y las que adopte la Red de Solidaridad Social en el manual de evaluación de control interno que deberá elaborase por aquella oficina.
ARTICULO 8o. OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno como dependencia asesora directa del despacho del Gerente General de la Red de Solidaridad Social, será la encargada de asesorar en forma permanente, medir y evaluar la eficiencia, la eficacia y economía de los demás controles aplicados, asegurando la continuidad y realización del proceso administrativo, la revalidación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
ARTICULO 9o. FUNCIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. Además de las que se señalan en el artículo 71 del Decreto 2453 de 1993, la Oficina de Control Interno de la Red de Solidaridad Social, ejercerá las siguientes funciones:
a) Planear, dirigir y organizar la prestación de asesoría, la verificación y la evaluación del Sistema de Control Interno.
b) Asesorar y evaluar a las demás áreas para el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
c) Asesorar y evaluar el manejo de la información financiera y estadística de la Red de Solidaridad Social y velar porque los registros contables sean veraces, oportunos y confiables y porque la preparación de los estados financieros o estadísticos se ajuste a las normas legales vigentes.
d) Requerir de las diferentes dependencias de la entidad el trámite de asuntos con sujeción a la normatividad interna y asegurar que se cumplan las disposiciones legales.
e) Promover el cumplimiento de los planes y programas de la Red de Solidaridad Social dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público.
f) Coordinar con las demás dependencias de la entidad el establecimiento de correctivos que permitan mejorar la eficiencia, eficacia, celeridad y oportunidad en el ejercicio de las funciones de control, inspección y vigilancia y demás servicios y funciones señalados por la ley.
g) Verificar que las quejas y reclamos que se presenten ante la entidad sobre el mal desempeño de las dependencias que conforman la Red de Solidaridad Social sean atendidas por la dependencia competente; que se inicien las investigaciones preliminares y que, si hay mérito, se dé traslado a la autoridad pública competente.
h) Informar a las autoridades correspondientes, de oficio o a petición de parte, sobre los resultados de las evaluaciones efectuadas.
i) Diseñar y elaborar un plan anual general de actividades de evaluación de control interno e informar sobre el mismo al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno de esta entidad.
j) Ordenar la práctica de visitas, inspecciones y demás diligencias indispensables para el cumplimiento de sus deberes y atribuciones, en tal sentido, comisionar a los funcionarios subalternos para el cumplimiento de dichas actividades; así mismo desarrollar programas de auditoría o participar en ellos cuando la importancia de las verificaciones lo hagan aconsejable.
k) Organizar y comisionar el trabajo interno, de tal manera que los funcionarios se especialicen en el conocimiento y revisión de los diferentes sectores que cumplen con los objetivos, funciones y servicios de la Red de Solidaridad Social.
l) Presentar un informe ejecutivo anual en el mes de diciembre al Gerente General de la Red de Solidaridad Social, o cuando se le solicite, acerca del estado del Sistema de Control Interno y de los resultados de evaluación de gestión y formular las recomendaciones y sugerencias que contribuyan a su mejoramiento y optimización, de conformidad con lo consagrado en el artículo 20 del Decreto 1826 de 1994.
m) Presentar los informes sobre la gestión desarrollada por la Oficina de Control Interno cuando el Gerente General lo requiera.
n) Cumplir con las actividades especiales que le asigne el Gerente General de la Red de Solidaridad Social para propender por el mejoramiento del Sistema de Control Interno de la entidad.
ñ) Y las demás que asigne la ley.
PARAGRAFO. En ningún caso los funcionarios de la Oficina de Control Interno podrán participar en los procedimientos administrativos de la Red de Solidaridad Social a través de autorizaciones o refrendaciones.
ARTICULO 10. DE LOS SISTEMAS DE CONTROL. El ejercicio del control interno se verificará a través de cualesquiera de los sistemas de control indicados en el presente artículo.
1. Control de legalidad. Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de la entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son predicables.
2. Control financiero. Es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contralor General.
3. Control de Gestión. Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que éstas producen, así como de los beneficiarios de su actividad.
4. Control de Resultados. Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado.
5. La Revisión de Cuentas. Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones.
6. Evaluación del Control Interno. Es el análisis de los sistemas de control adoptados en la entidad, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos, de conformidad con los métodos y procedimientos adoptados por la Contraloría General de la República.
Del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno
ARTICULO 11. COMITE DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Como organismo asesor en la materia, se constituye un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno integrado por los siguientes funcionarios:
a) El Gerente General de la Red de Solidaridad Social o su delegado quien lo presidirá;
b) El Secretario General Administrativo y Financiero;
c) El Secretario General de Política y Programática;
d) El Secretario General de Programas para la Reinserción;
e) El Jefe de la Oficina Jurídica;
f) El Jefe de la Oficina de Control Interno. Asistirá a todas las sesiones con derecho a voz pero sin voto y actuará como Secretario del Comité.
A las sesiones del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno podrán ser invitados los funcionarios que en concepto del Comité, deban participar en las sesiones según los asuntos a tratar.
ARTICULO 12. OBJETIVOS DEL COMITE. Corresponde al Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno:
a) Propender por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la entidad, de conformidad con las normas constitucionales, legales y reglamentarias sobre esta materia;
b) Facilitar la comunicación oportuna sobre estas materias entre las diferentes dependencias de la institución, generando información para la toma de decisiones;
c) Promover la generación y consolidación de la cultura del auto control en la Red de Solidaridad Social.
ARTICULO 13. FUNCIONES DEL COMITE. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno desarrollará las siguientes funciones:
a) Asesorar a la Oficina de Control Interno en la elaboración del Plan de Acción Anual de Auditoría;
b) Recomendar pautas generales para la determinación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, atendiendo a la misión institucional de la entidad y las funciones que internamente desarrolle para el cumplimiento de sus fines legales y reglamentarios;
c) Proponer políticas y directrices generales para la evaluación del Sistema de Control Interno de la Red de Solidaridad Social;
d) Asesorar al Gerente General de la entidad y en la evaluación de Planes Estratégicos de la Red de Solidaridad Social y en la verificación sobre el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas en los planes operativos anuales;
e) Presentar a consideración del Gerente General de la entidad la modificación de normas, reglamentos y manuales que hagan de una manera más eficiente, oportuna, económica, rápida y efectiva el cumplimiento de las funciones señaladas a las distintas dependencias de la Red de Solidaridad Social, así como proponer la adoptación de normas y reglamentos relacionados con el control interno;
f) Conceptuar sobre la necesidad de contratar personal especializado para la práctica de determinadas evaluaciones o actividades objeto de control interno que facilite los procesos internos de gestión;
g) Evaluar el funcionamiento de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno;
h) Dictar su propio reglamento en todo aquello que resulte pertinente;
i) Las demás funciones y actividades que formule el Gerente General de la entidad para hacer más dinámico y efectivo el Sistema de Control Interno de la entidad.
ARTICULO 14. SUBCOMITES DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Con el propósito de facilitar y conocer desde los diferentes ámbitos de la Red de Solidaridad Social el desarrollo del Sistema de Control Interno se crean los siguientes subcomités:
a) Subcomité de Coordinación para la Adopción de Políticas y Programas, integrado por el Secretario General de Política y Programática, quien lo presidiera; el Subgerente Territorial, de Seguimiento, Evaluación y Monitoreo y el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el Secretario del Subcomité;
b) Subcomité de Coordinación para Asuntos Administrativos, integrado por: el Secretario General Administrativo y Financiero, quien lo presidirá, el Jefe de División Administrativa y el de Financiera, el Jefe de la Oficina Jurídica, y el Jefe de la Oficina de Control Interno, quien actuará con voz pero sin voto y será el Secretario del Subcomité.
Estos subcomités serán los encargados de señalar las políticas e impartir las instrucciones con base en las cuales se articule el sistema de control interno descentralizado, en las delegaciones y municipios en donde tenga presencia la Red de Solidaridad Social, para lo cual coordinará todo lo pertinente con la Oficina de Control Interno de esta entidad.
ARTICULO 15. FUNCIONES DE LOS SUBCOMITES. Los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno cumplirán las siguientes funciones:
a) Estudiar y revisar la evaluación y avance del cumplimiento de los planes, objetivos, metas y políticas trazados para cada una de las dependencias que conforman el respectivo Subcomité y recomendar los correctivos necesarios;
b) Recomendar a la Gerencia las prioridades para la adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de proceso, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y para áreas específicas;
c) Presentar a consideración del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes, incluyendo modificación de reglamentación de procedimientos, manual de funciones y de evaluación de gestión administrativa;
d) Recomendar la adopción de canales de comunicación apropiados entre el nivel operativo, administrativo y directivo, tendientes a fortalecer el sistema de información de la entidad y por tanto, el Sistema de Control Interno;
e) Velar porque todas las actividades y recursos de las distintas dependencias que conforman los Subcomités, estén orientadas al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
f) Contribuir para que la entidad disponga tanto de procesos de planeación como de mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo de las funciones de la entidad;
g) Recomendar políticas y acciones tendientes a fomentar la cultura del autocontrol entre los funcionarios de todos los niveles de la entidad, de tal manera que los servidores de la Red de Solidaridad Social realicen el cumplimiento de sus tareas y funciones administrativas con una filosofía de autoseguimiento, autoevaluación y autocontrol;
h) Dictar su propio reglamento en todo aquello que resulte pertinente;
i) Cumplir con las instrucciones particulares asignadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, como las especiales impartidas por el Gerente General de la entidad, para el mejoramiento del Sistema de Control Interno de la entidad.
ARTICULO 16. DEL SECRETARIO TECNICO DEL COMITE. En cada Comité o Subcomité actuará un Secretario Técnico, quien será el Jefe de la Oficina de Control Interno de la entidad y tendrá las siguientes funciones:
a) Programar y organizar las sesiones del Comité y Subcomités;
b) Citar a los miembros del Comité y Subcomités y demás personas que a juicio de sus miembros deban participar en sus sesiones;
c) Llevar el Libro de Actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias;
d) Suscribir y dar fe de las sesiones del Comité y Subcomités, mediante la confección del acta correspondiente;
e) Coordinar con las distintas dependencias de la entidad el cumplimiento y disposición de los mecanismos adoptados por el Comité o Subcomités;
f) Presentar al Comité o Subcomités los correspondientes informes y documentos soportes para el desarrollo de los temas a tratar en las sesiones, bien sea producidos por la Oficina de Control Interno como por cualquier otra dependencia con interés en éstos;
g) Las demás funciones que se asignen por la ley o sus reglamentos, así como las instrucciones que en forma particular formule el Gerente General o el Presidente de los Subcomités.
Del reglamento y funcionamiento del Comité y Subcomités
ARTICULO 17. REUNIONES. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá, en forma ordinaria, dentro de diez (10) primeros días hábiles de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre, en la fecha que defina el Gerente General o su delegado.
Los Subcomités se reunirán en las siguientes fechas:
a) El Subcomité de Coordinación para la adopción de políticas y programas, el último jueves de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre;
b) El Subcomité de Coordinación para Asuntos Administrativos el último viernes los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre.
PARAGRAFO. El Comité y Subcomités se reunirán, en cada caso, en el lugar y hora que para el efecto señale su respectivo Presidente.
Cuando por situaciones especiales el Comité o alguno de los Subcomités no puedan reunirse en la fecha señalada, la reunión deberá llevarse a cabo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, en la fecha que defina el respectivo presidente.
También se podrán convocar y reunir en forma extraordinaria, cuando las necesidades así lo indiquen, por solicitud del Presidente o dos (2) de sus miembros.
ARTICULO 18. CITACION A SESIONES. El Secretario Técnico del respectivo Comité o Subcomité, realizará la respectiva citación escrita a las sesiones ordinarias o extraordinarias, con por lo menos tres (3) días de antelación a la realización de la misma. A la respectiva citación se anexará la agenda de trabajo u orden del día dispuesto en la sesión anterior.
ARTICULO 19. QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El Comité y Subcomité requerirán para deliberar, la asistencia de la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser adoptadas por mayoría de los miembros asistentes.
ARTICULO 20. ACTAS. De las reuniones se levantará un acta que será firmada por el Presidente y su Secretario Técnico, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de la respectiva sesión. Copias de dichas actas se remitirán al despacho del Gerente General y a la oficina de Control Interno de la entidad para que por conducto de esta última área se lleve un libro correspondiente a las sesiones.
ARTICULO 21. ASISTENCIA A LAS SESIONES. Los integrantes del Comités o Subcomités, con excepción del Gerente General, no podrán delegar en otros funcionarios su representación, conforme a la consagrado en el artículo 4o. del Decreto 1826 de 1994.
La inasistencia sin justificación al Comité o Subcomités de que trata esta Resolución será considerada causal de mala conducta, de conformidad con lo establecido en el artículo 8o. del Decreto 1826 de 1994.
ARTICULO 22. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución deroga íntegramente la Resolución 1241 de 27 de mayo de 1994, las demás disposiciones que le resulten contrarias y rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 8 de febrero de 1999.
El Gerente General,
FERNANDO MEDELLÍN LOZANO