Resolución 4397 de 2020 RNEC

RESOLUCIÓN 4397 DE 2020

(junio 19)

Diario Oficial No. 51.357 de 26 de junio de 2020

REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Por la cual se actualiza la adopción del Sistema Institucional de Control Interno en la Registraduría Nacional del Estado Civil y sus Fondos Adscritos, se determinan las competencias del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y se derogan las Resoluciones 6149 de 10 de septiembre de 2009 y 5424 de 1 de junio de 2015.

EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,

en uso de sus facultades constitucionales y en desarrollo de la Ley 87 de 1993 legales y en especial de las que le confiere el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en su artículo 209, establece: “La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un Control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que, a su vez, entre otros aspectos el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;

Que de conformidad con los literales b), j) y 1) del artículo 4o de la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”, se deben implementar como elementos del Sistema de Control Interno Institucional la definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos, así como, la simplificación y actualización de normas y procedimientos;

Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, numeral 31^[1] establece que uno los deberes de todo Servidor Público el de “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”;

Que el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector de la Función Pública, en el Título 21, Parte Dos del Libro Segundo, compiló las normas sobre el Sistema de Control Interno, y en el Capítulo 2, artículo 2.2.21.2.2 determinó como uno de los responsables, al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno;

Que el Decreto 648 de 2017, en su artículo cuarto adicionó al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, los artículos 2.2.21.1.5 y 2.2.21.1.6 relacionados con el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en cuanto a su conformación y funciones y modificó mediante el artículo sexto, el artículo 2.2.21.2.4 del mencionado decreto, definiendo en el numeral quinto como uno de los facilitadores del Sistema de Control Interno, al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno;

Que el Decreto 1499 de 2017, en su artículo segundo, sustituyó el Título 23 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1083 de 2015, el artículo 2.2.23.1 articuló el Sistema de Gestión previsto en la Ley 489 de 1998 con el Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993, a través del marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el artículo 2.2.23.2 actualizó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades y organismos a que hace referencia el artículo 5o de la Ley 87 de 1993;

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país, integró en un solo Sistema de Gestión, los Sistemas de Gestión de la Calidad de qué trata la Ley 872 de 2003 y de Desarrollo Administrativo de que trata la Ley 489 de 1998. El Sistema de Gestión deberá articularse con los Sistemas Nacional e Institucional de Control Interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998;

Que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno (MECI);

Que se hace necesario actualizar la adopción del Sistema Institucional de Control Interno en la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y en el Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil, establecido en la Resolución 6149 del 10 de septiembre de 2009, a partir de la expedición del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Púbica y del Decreto 648 del 19 de abril de 2017, el cual reguló la organización de las Oficinas de Control Interno, su rol y actualizó lo relativo al Comité de Coordinación de Control Interno en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional frente a las nuevas tendencias internacionales en materia de auditoría interna;

Que, en virtud de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO. De conformidad con lo establecido en el Artículo 2.2.21.3.1, Capítulo 3 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, el cual fue modificado por el artículo 8o del Decreto 648 de 2017, el Sistema Institucional de Control Interno de la Registraduría Nacional del Estado Civil estará integrado por el esquema de controles de la organización, la gestión de riesgos, la administración de la información y de los recursos y por el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos, y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas, resultados u objetivos de la entidad.

ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El Sistema Institucional de Control Interno, contemplado en el Capítulo 3 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública y en los artículos 7o, 8o y 9o del Decreto 648 de 2017, es aplicable a la Registraduría Nacional del Estado Civil, al Fondo Rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil, al Fondo Social de Vivienda de la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Registraduría Distrital y las Delegaciones Departamentales, quienes se acogerán a las directrices que en tal sentido expida el nivel central.

ARTÍCULO 3o. ALCANCE. El Sistema Institucional de Control Interno en la Entidad, deberá facilitar que el ejercicio del control se desarrolle dentro de los siguientes enfoques:

1. Como parte integral de la función gerencial, a todos los funcionarios de la Entidad, especialmente los de nivel Directivo y en general a los responsables de las áreas, procesos y proyectos.

2. En la forma total y permanente en todas las áreas y procesos de la Entidad.

3. Que su ejercicio sea desconcentrado y descentralizado, pero que a su vez pueda integrarse mediante sistemas de información.

4. Que propicie la cultura del autocontrol en la gestión de todos los funcionarios de la Entidad y el mejoramiento de la calidad de los servicios que presta.

ARTIÍCULO 4o. PRINCIPIOS RECTORES. El Sistema Institucional de Control Interno de la Entidad se regirá por los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y eficacia.

ARTÍCULO 5o. POLÍTICAS. Los funcionarios de la Entidad desarrollarán sus tareas teniendo en cuenta:

1. El cumplimiento leal, eficiente y eficaz de sus obligaciones administrativas.

2. La obligación de asumir la voluntad y el compromiso de enfrentar y erradicar el fraude y la corrupción administrativa.

3. El establecimiento, la modernización y actualización de los procedimientos y técnicas que aseguren un oportuno y eficaz control.

4. La institucionalización del autocontrol como proceso permanente de verificación de la planeación y sus resultados.

5. La revisión permanente de sus trámites y procedimientos, buscando su simplificación y mejoramiento sin pérdida de control.

6. El compromiso de la Oficina de Control Interno, en el desarrollo de sus evaluaciones de sugerir recomendaciones para el fortalecimiento del Sistema Institucional de Control Interno.

ARTÍCULO 6o. ELEMENTOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO. El artículo 2.2.21.3.2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, establece que los elementos mínimos del Sistema Institucional de Control Interno mencionados en la Ley 87 del 27 de noviembre de 1993 y demás normatividad relacionada, conforman cinco grupos que se interrelacionan y que constituyen los procesos fundamentales de la administración: Dirección, Planeación, Organización, Ejecución, Seguimiento y Control (Evaluación).

Los responsables de fortalecer la interrelación y funcionamiento armónico de los elementos que conforman estos cinco grupos son los servidores públicos en cumplimiento de las funciones asignadas en la normatividad vigente, de acuerdo con el área o dependencia de la cual hacen parte.

1. Dirección. El nivel directivo de la institución define las políticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los períodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definición de los planes indicativos y de acción.

2. Planeación. La planeación concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la Entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.

Las herramientas mínimas de planeación adoptadas en el Estado, aplicables de manera flexible en los diferentes sectores y niveles de la administración pública, de acuerdo con la naturaleza y necesidades corporativas y en ejercicio de la autonomía administrativa se enmarcan en el Plan Nacional de Desarrollo, Plan de Inversiones, Planes de Desarrollo Territorial, Plan Indicativo y los Planes de Acción Anuales.

El ejercicio de planeación organizacional, debe llevar implícitas dos características importantes: debe ser inminentemente participativo y concertado, así como tener un despliegue adecuado y suficiente en todos los niveles y espacios de la institución; por tanto, la planificación de la gestión debe asumirse como una responsabilidad corporativa, tanto en su construcción como en su ejecución y evaluación.

Los responsables del proceso de planeación son:

2.1 El Nivel Directivo: tiene responsabilidad de establecer las políticas y objetivos a alcanzar en el cuatrienio y dar los lineamientos y orientaciones para la definición de los planes de acción anuales.

2.2 Todos los niveles y áreas de la organización: participan en la definición de los planes indicativos y de acción, definición y establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, así como su puesta en ejecución, de acuerdo con los compromisos adquiridos.

2.3 La Oficina de Planeación: asesora a todas las áreas en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrece los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan indicativo.

Coordina la evaluación periódica que de ellos se haga por parte de cada una de las áreas, con base en la cual determina las necesidades de ajuste tanto del plan indicativo como de los planes de acción y asesora las reorientaciones que deben realizarse.

2.4 La Oficina de Control lnterno evalúa el proceso de planeación, en toda su extensión; implica, entre otras cosas y con base en los resultados obtenidos en la aplicación de los indicadores definidos, un análisis objetivo de aquellas variables y/o factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvío de los avances. La identificación de estas variables, su comportamiento y su respectivo análisis permite que la formulación de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso se realice sobre soportes y criterios válidos y visibles fortaleciendo así la función asesora de estas oficinas.

3. La Organización. Es una función básica de la gestión gerencial, que consiste en realizar la división y distribución de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales del Estado.

Los responsables del proceso de organización son:

3.1 Todos los niveles y áreas de la organización en ejercicio del autocontrol deben:

3.1.1 Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión.

3.1.2 Administrar adecuadamente los recursos, humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.

3.1.3 Documentar y aplicar los métodos, metodologías, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios de tal manera que sean el soporte orientador fundamental, no solo para el cumplimiento de sus funciones asignadas, sino para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos tanto en el plan indicativo como en los planes de acción.

3.2 La Oficina de Control Interno: evalúa que estén claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones desarrolladas por la Entidad se enmarquen en este contexto.

4. Ejecución. Implica el desarrollo de las actividades de la organización, determinadas en el proceso de planeación, que contribuyan al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicación y/o combinación adecuada de procesos, procedimientos, métodos, normas, recursos, sistemas de comunicación, información y seguimiento.

Los responsables del proceso de ejecución son:

4.1 Todos los niveles y áreas de la organización: participan en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes, a través del ejercicio intrínseco del control, de tal manera que los partícipes del proceso se conviertas en el elemento regulador por excelencia de este, garantizando el logro de productos y/o servicios con las características planeadas.

4.2 La Oficina de Control Interno:

4.2.1 Evaluá los procesos misionales y de apoyo adoptados y utilizados por la entidad, con el fin de determinar su coherencia con los objetivos y resultados comunes e inherentes a la misión institucional.

4.2.2 Asesora y acompaña a las dependencias en la definición y establecimiento de mecanismos de control en los procesos y procedimientos, para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficacia y eficiencia en las actividades, la oportunidad y confiabilidad en la información y sus registros y el cumplimiento de las funciones y objetivos institucionales.

5. Evaluación. Este componente es el complemento fundamental de la planeación, consistente en la verificación y seguimiento a la gestión dándole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentación de las actividades, la toma de decisiones y la reorientación de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos.

Los responsables del proceso de evaluación son:

5.1 El Nivel Directivo: debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo, toma las decisiones correspondientes y da las orientaciones y lineamientos a seguir por parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos.

5.2 Todos los niveles y áreas de la organización deben:

5.2.1 Evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la oficina de planeación, con el propósito de que esta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas y ajustes a que haya lugar.

5.2.2 Realizar el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.

5.3 La Oficina de Planeación: consolida la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes.

5.4 La Oficina de Control interno: debe evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que lo conforman y presentar informes a la Dirección y al Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema.

ARTÍCULO 7o. INSTANCIAS DE ARTICULACIÓN DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO CON EL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL INTERNO. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.2.1, artículo 2.2.21.2.4 y artículo 2.2.21.2.5 del Capítulo 2 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública y el artículo 6o del Decreto 648 de 2017, las instancias de articulación de la Registraduría Nacional del Estado Civil con el Sistema Nacional de Control Interno, sus competencias e interrelaciones, son las que se definen a continuación:

1. INSTANCIAS RESPONSABLES:

De conformidad con el artículo 2.2.21.2.2 del Decreto 1083 de 2015, serán responsables las autoridades y servidores públicos obligados a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno, así:

1.1 El Representante Legal (Registrador Nacional del Estado Civil): es responsable de establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión que garanticen la correcta aplicación y utilización de las políticas y normas constitucionales y legales en materia de control interno.

Así mismo, es responsable de remitir al Consejo Asesor del Gobierno nacional en materia de Control Interno de las entidades del orden nacional y territorial, antes del 28 de febrero, copia del Informe Ejecutivo Anual que contenga el resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno, documento que servirá de base para el Informe que sobre el avance del Control Interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.

1.2 Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.

1.3 El servidor público, como eje del Sistema Institucional de Control Interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del Sistema Institucional de Control Interno del organismo o entidad a la cual pertenece.

2. INSTANCIAS FACILITADORAS:

En atención al artículo 2.2.21.2.4 del Decreto 1083 de 2015, los facilitadores son las instancias encargadas de orientar, asesorar, impulsar y poner en marcha estrategias para debida implantanción y el mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno:

2.1 Comité Institucional de Coordinación de Control Interno: imparte lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno en la Resgistraduría Nacional del Estado Civil.

2.2 Oficina de Control Interno: la cual le corresponde:

2.2.1 Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles adoptados por la entidad.

2.2.2 Asesorar y apoyar a los directivos en el desarrollo y mejoramiento del Sistema Institucional de Control Interno a través del cumplimiento de los roles establecidos en el Capítulo 2 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el artículo 4o del Decreto 648 de 2017.

3. EVALUADORES

Con base al artículo 2.2.21.2.5 del Decreto 1083 de 2015, los evaluadores son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes.

3.1 Oficina de Control Interno: verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana.

Corresponde a la Oficina de Control Interno presentar antes del 28 de febrero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 2.2.21.2.2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública.

ARTÍCULO 8o. ROL DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. La Oficina de Control Interno desarrollará su labor a través de los siguientes roles: liderazgo estratégico; enfoque hacia la prevención, evaluación de la gestión del riesgo, evaluación y seguimiento, relación con entes externos de control, atendiendo a lo establecido en el artículo 2.2.21.5.3 del Decreto 1083 de 2015, el cual fue modificado por el artículo 17 del Decreto 648 de 2017.

El Departamento Administrativo de la Función Pública determinará los lineamientos para el desarrollo de los citados roles.

ARTÍCULO 9o. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Como parte integral del fortalecimiento del Sistema Institucional de Control Interno en la entidad, las autoridades correspondientes establecerán y aplicarán políticas de administración del riesgo, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.5.4 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública.

Para tal efecto, la identificación y análisis del riesgo será un proceso permanente e interactivo entre la administración y las Oficinas de Control Interno, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecución de los objetivos organizaciones, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y la Oficina de Control Interno e integradas de manera inherente a los procedimientos.

ARTÍCULO 10. INFORMES. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.4.9 adicionado al Capítulo 4 del Título 21, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, por el artículo 16 del Decreto 648 de 2017, el Jefe de Control Interno deberá presentar los informes que se relacionan a continuación:

1. Ejecutivo anual de control interno, sobre el avance del sistema de control interno de cada vigencia de que trata el artículo 2.2.21.1.4 adicionado al Capítulo 1 del Título 21 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, por el artículo 4o del Decreto 648 de 2017.

2. Los informes a que hacen referencia los artículos 9o y 76 de la Ley 1474 de 2011.

3. Sobre actos de corrupción, Directiva Presidencial 01 de 2015, o aquella que la modifique, adicione o sustituya.

4. De control interno contable, de que trata el artículo 2.2.21.2.2, literal a) del presente decreto.

5. De evaluación a la gestión institucional de que trata el artículo 39 de la Ley 909 de 2004.

6. De derechos de autor software, Directiva Presidencial 002 de 2002 o aquella que la modifique, adicione o sustituya.

7. De información litigiosa ekogui, de que trata el artículo 2.2.3.4.1.14 del Decreto 1069 de 2015.

8. De austeridad en el gasto, de que trata el artículo 2.8.4.8.2 del Decreto 1068 de 2015.

9. De seguimiento al plan de mejoramiento, de las contralorías.

10. De cumplimiento del plan de mejoramiento archivístico de que trata el Decreto 106 de 2015.

11. Los demás que se establezcan por ley.

ARTÍCULO 11. INSTRUMENTOS PARA LA ACTIVIDAD DE LA AUDITORÍA INTERNA. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.4.8 adicionado al Capítulo 4 del Título 21, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, por el artículo 16 del Decreto 648 de 2017, la Registraduría Nacional de Estado Civil, deberá, de acuerdo con los lineamientos y modelos que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública, adoptar y aplicar como mínimo los siguientes instrumentos:

1. Código de Ética del Auditor Interno que tendrá como bases fundamentales, la integridad, objetividad, confidencialidad, conflictos de interés y competencia de este.

2. Carta de representación en la que se establezca la veracidad, calidad y oportunidad de la entrega de la información presentada a las Oficinas de Control Interno.

3. Estatuto de auditoría, en el cual se establezcan y comuniquen las directrices fundamentales que definirán el marco dentro del cual se desarrollarán las actividades de la Oficina de Control Interno, según los lineamientos de las normas internacionales de auditoría.

4. Plan anual de auditoría.

ARTÍCULO 12. HERRAMIENTAS DE VERIFICACIÓN. La Oficina de Control Interno, podrá utilizar para el desarrollo de las evaluaciones las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo de control que implique el uso de mayor tecnología, eficiencia y seguridad, en la realización de pruebas y verificación de la información.

ARTÍCULO 13. INFORMES DE LA OFICINA. Los informes de la Oficina de Control Interno, tendrán valor probatorio de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993. Deberán ser oportunos, objetivos, soportados adecuadamente claros, simples, imparciales y redactados constructivamente de tal forma que inviten a la acción y no a la reacción defensiva.

ARTÍCULO 14. COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. La Registraduría Nacional del Estado Civil tendrá un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en los términos que señala el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 648 de 2017, como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, integrado por:

1. El Representante Legal (Registrador Nacional del Estado Civil), quien lo presidirá.

2. El Jefe Oficina de Planeación

3. Secretario General

4. Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación

5. Registrador Delegado en lo Electoral

6. Gerente Administrativo y Financiero

7. Gerente de Informática

8. Gerente del Talento Humano

9. Jefe Oficina Jurídica

10. Jefe de la Oficina de Comunicaciones y Prensa

11. Director Fondo Social de Vivienda

El Jefe de Oficina de Control Interno, participará con voz, pero sin voto en el mismo y ejercerá la Secretaría Técnica.

ARTÍCULO 15. FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 648 de 2017, son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, las siguientes:

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de acuerdo con las características propias de la Registraduría Nacional del Estado Civil y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI.

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría de la entidad presentado por el Jefe de Control Interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.

4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

8. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República y a los planes de mejoramiento resultantes de las actividades efectuadas por la Oficina de Control Interno.

9. Las demás que sean compatibles con la naturaleza de este Comité, de acuerdo con la normatividad vigente y sean asignadas por el Registrador Nacional del Estado Civil.

ARTÍCULO 16. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las siguientes:

1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión.

2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.

3. Elaborar las actas de las reuniones del respectivo Comité y ejercer la guarda de estas.

4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.

6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.

7. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

8. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

ARTÍCULO 17. REUNIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se reunirá cuatro (4) veces en el año de manera trimestral y de manera extraordinaria cuando lo estime necesario el Registrador Nacional del Estado Civil o el Comité lo considere necesario.

PARÁGRAFO 1o. A las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno podrán ser invitados, con derecho a voz pero no a voto, los funcionarios que en concepto de los miembros del Comité, deban participar en las sesiones según los asuntos a tratar.

PARÁGRAFO 2o. Las decisiones y compromisos definidos en las actas del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno serán de obligatorio cumplimiento.

ARTÍCULO 18. OBLIGACIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Los integrantes del Comité Institucional del Coordinación de Control Interno de la Registraduría Nacional del Estado Civil tendrán las siguientes obligaciones:

1. Asistir a las reuniones que sean convocadas.

2. Suscribir las actas de cada sesión.

3. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento.

ARTÍCULO 19. ASISTENCIA. Teniendo en cuenta lo preceptuado por la ley, los integrantes del Comité, no podrán delegar en otros funcionarios su representación. La inasistencia sin justificación a las reuniones del Comité acarreará las sanciones previstas en la ley.

Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno pueden delegar en su presidente la suscripción de los actos que contengan sus decisiones.

ARTÍCULO 20. QUÓRUM DELIBERATORIO Y DECISORIO. El quórum deliberatorio estará conformado con la asistencia de la mitad más uno de los miembros del Comité y las decisiones deberán ser aprobadas por mayoría simple.

ARTÍCULO 21. ACTAS. De cada reunión ordinaria o extraordinaria del Comité, se levantará un acta que será refrendada por el Registrador Nacional del Estado Civil y el Secretario Técnico, copia de la cual se remitirá a través del correo electrónico institucional, al Despacho del Registrador Nacional y a todos los integrantes, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha de la reunión.

ARTÍCULO 22. VIGENCIA Y DEGORATORIA. La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga las Resoluciones 6149 del 10 de septiembre de 2009, Resolución 5424 de 1 de junio de 2015 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 19 de junio de 2020.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

ALEXÁNDER VEGA ROCHA

<NOTAS AL FINAL>.

1. Artículo 38 numeral 32 Ley 1952 de 2019 "Por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario, se derogan la Ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la Ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario", rige a partir del 1 de julio de 2021.