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RESOLUCIÓN 15908 DE 2021
(diciembre 7)
Diario Oficial No. 51.883 de 9 de diciembre de 2021
REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL
Por la cual se actualiza la organización del Comité Interno de Archivo del nivel central y los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y Registraduría del Distrito Capital y se definen sus funciones.
EL REGISTRADOR NACIONAL DEL ESTADO CIVIL,
en uso de sus facultades constitucionales y legales especialmente en las consagradas en el numeral 2 del artículo 25 del Decreto ley 1010 de 2000 y,
CONSIDERANDO:
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil es un órgano autónomo de creación constitucional, que hace parte de la Organización Electoral según lo dispuesto en el artículo 120 Superior.
Que el numeral 2 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, le asignó como función al Registrador Nacional del Estado Civil “Fijar las políticas, planes, programas y estrategias necesarias para el adecuado manejo administrativo y financiero de la Registraduría Nacional, en desarrollo de la autonomía administrativa y presupuestal dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley”.
Que, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del artículo 43 del Decreto 1010 de 2000, es función de la Dirección Administrativa “Ejercer todas las funciones de naturaleza administrativa en el manejo, organización y gestión de los recursos físicos, materiales, de contratación, de archivo y correspondencia, almacén e inventarios, respecto de las labores que deban cumplir los fondos de que trata el presente decreto a los cuales no se les asigne planta de personal propia”.
Que, así mismo, los delegados del Registrador Nacional en cada departamento y los Registradores del Distrito Capital, ejercen la “Dirección Administrativa y financiera de la organización administrativa desconcentrada de la Registraduría Nacional en los términos de ley y de la delegación que en esta materia les conceda el Registrador Nacional”, según lo dispuesto en el artículo 46 numeral 4 literal A, ibídem.
Que la Ley 594 de 2000(2) define las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y tiene como ámbito de aplicación a las entidades que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por esa ley, disposiciones que son imperativas para la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que el Decreto 2578 de 2012(3) dispone que mediante acto administrativo se debe crear el Comité Interno de Archivo “(...) cuya función es asesorar a la alta dirección de la entidad en materia archivística y de gestión documental, definir las políticas, los programas de trabajo y los planes relativos a la función archivística institucional.(4)
Que, mediante Resolución número 1332 de 1996, se creó el Comité de Archivo de la Organización Electoral, acto administrativo que fue modificado, inicialmente, por la Resolución número 2464 de 2001, en lo relativo a la denominación de los cargos que integran el Comité de Archivo de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y posteriormente, se realizaron cambios en la integración del cuerpo colegiado y sus funciones, según lo consignado en la Resolución número 8758 de 2013.
Que la Resolución número 2366 de 2009 creó los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, y mediante Resolución número 16993 de 2018 se modificó el artículo 3 del prenombrado acto en cuanto a delegar funciones a los Subcomités de Archivo creados en las Delegaciones Departamentales y la Registraduría Distrital.
Que por medio de la Resolución número 4115 de 2016 se adoptó la Política de Gestión Documental para la Registraduría Nacional del Estado Civil.
Que mediante Resolución número 2252 de 2009 se adoptaron las tablas de retención documental de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y se actualizaron mediante resoluciones número 7109 de 2012 y 16992 de 2018.
Que, mediante el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación, se reglamentó el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documental (RUSD) de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD).
Que la Registraduría Nacional del Estado Civil tiene sedes a nivel nacional y está organizada en dos niveles: Central y Desconcentrado, contando con archivos centrales en cada circunscripción electoral y en la sede central, para administración de la documentación producida, por lo que resulta necesario la conformación de los Subcomités de Archivo que garanticen la conservación y preservación de la memoria histórica documental de la Entidad en cada departamento.
Que, así mismo, contar en la Registraduría Nacional del estado Civil con subcomités de archivos en el nivel desconcentrado, simplifica la gestión administrativa frente a la conservación de documentos, reduciendo costos, esfuerzos y recursos que favorecen a la Entidad y, además, agiliza los tiempos de respuesta y expectativas frente a la atención oportuna de las consultas o requerimientos de los ciudadanos.
Que adicional a lo anterior, resulta procedente organizar el funcionamiento y la eliminación documental conforme a los términos de conservación descritos en las TRD, cumpliendo con las disposiciones que para el fin establezca la Entidad, así como la medición, control, seguimiento y análisis de los formatos utilizados en el Plan de Conservación del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
En consecuencia, se hace necesario actualizar la organización tanto del Comité Interno de Archivo como de los subcomités, y las funciones para el seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental, organización y manejo de los archivos de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Este acto administrativo tiene por objeto actualizar la organización y el funcionamiento del Comité Interno de Archivo en el Nivel Central y de los Subcomités de Archivos en las Delegaciones Departamentales y la Registraduría del Distrito Capital.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Lo dispuesto en este acto administrativo aplica para los 34 archivos centrales, ubicados en las 32 capitales de los departamentos, el del Distrito Capital y el de la sede CAN.
ARTÍCULO 3o. DEFINICIONES. Para todos los efectos de este acto administrativo, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:
Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Ciclo de Vida del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Disposición Final de Documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.
Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Instrumento Archivístico: Herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la archivística y la gestión documental.
Inventario Documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Organización de Archivo: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Tablas de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Tablas de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO Y SUBCOMITÉS DE ARCHIVOS DEL NIVEL DESCONCENTRADO.
CONFORMACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL NIVEL CENTRAL Y DE LOS SUBCOMITÉS DE ARCHIVOS DEL NIVEL DESCONCENTRADO.
ARTÍCULO 4o. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL NIVEL CENTRAL. El Comité Interno de Archivo del Nivel Central de la Registraduría Nacional del Estado Civil estará conformado de la siguiente forma:
1. Gerente Administrativo y Financiero, quien actuará como presidente.
2. Coordinador del Grupo de Gestión Documental y Archivos, quien actuará como secretario técnico.
3. Gerente de Informática.
4. Jefe de la Oficina Jurídica.
5. Jefe de la Oficina de Planeación.
6. Jefe de Oficina de Control Interno o su delegado con voz, pero sin voto.
Podrán asistir como invitados, previo visto bueno del presidente, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
ARTÍCULO 5o. CONFORMACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE ARCHIVOS DE LAS DELEGACIONES DEPARTAMENTALES CON GRUPOS DE TRABAJO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. En las Delegaciones Departamentales de Antioquia, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Cauca, Córdoba, Cundinamarca, Magdalena, Nariño, Norte de Santander, Santander, Tolima y Valle del Cauca, el Subcomité de Archivo estará integrado por:
1. Los Delegados Departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil, quienes actuarán como presidentes.
2. El Coordinador del Grupo de Trabajo de Gestión Administrativa y Financiera quien actuará como secretario técnico.
3. Un Registrador Especial de la capital del Departamento.
4. El servidor con funciones de Planeación.
5. El servidor con funciones de Control Interno o su delegado con voz, pero sin voto.
Podrán asistir como invitados, previo visto bueno de los presidentes, con voz, pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionarios de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
ARTÍCULO 6o. CONFORMACIÓN DE LOS SUBCOMITÉS DE ARCHIVOS DE LAS DELEGACIONES DEPARTAMENTALES SIN GRUPO DE TRABAJO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA. En las Delegaciones Departamentales de Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Cesar, Chocó, Guainía, Guajira, Guaviare, Huila, Meta, Putumayo, Quindío, Risaralda, San Andrés, Sucre, Vaupés y Vichada, el Subcomité de Archivo estará integrado por:
1. Los Delegados Departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil, quienes actuarán como presidentes.
2. El servidor con funciones de Gestión Documental y Archivos quien actuará como secretario técnico.
3. Un Registrador Especial de la capital del Departamento.
4. El servidor con funciones de Planeación.
5. El servidor con funciones de Control Interno o su delegado con voz, pero sin voto.
Podrán asistir como invitados, previo visto bueno de los presidentes, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionarios de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
ARTÍCULO 7o. CONFORMACIÓN DEL SUBCOMITÉ DE ARCHIVO DE LA REGISTRADURÍA DEL DISTRITO CAPITAL. El Subcomité de Archivo de la Registraduría del Distrito Capital estará integrado por:
1. Los Registradores del Distrito Capital quienes actuarán como presidentes.
2. El servidor con funciones de Gestión Documental y Archivos quien actuará como secretario técnico.
3. El Coordinador Grupo Soporte Administrativo.
4. El Coordinador Grupo de Gestión de Jurídica.
5. El servidor con funciones de Control Interno o su delegado con voz, pero sin voto.
Podrán asistir como invitados, previo visto bueno de los presidentes, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionarios de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros).
ARTÍCULO 8o. SESIONES. El Comité Interno de Archivo del Nivel Central y los subcomités de archivos de las delegaciones departamentales y la Registraduría del Distrito Capital se reunirán de forma ordinaria una vez cada semestre. De manera extraordinaria se podrán reunir las veces que consideren necesarias.
Para el efecto, el secretario técnico convocará a los miembros del cuerpo colegiado mediante correo electrónico con no menos de 3 días de antelación, adjuntando el orden del día, previo requerimiento del presidente, para el caso de las sesiones ordinarias, o cualquiera de los integrantes, en las extraordinarias.
De lo tratado en cada sesión se levantará un acta que será suscrita por el presidente y secretario de la sesión. Su elaboración y custodia será responsabilidad del secretario técnico del órgano colegiado respectivo.
PARÁGRAFO. Las actas del Comité Interno de Archivo de Nivel Central y subcomités de archivos del nivel desconcentrado, deberán contener el listado de integrantes, el orden del día y un resumen de lo deliberado y decidido en cada punto, junto con las aprobaciones y compromisos que se acogieron en la sesión, y las observaciones que cualquier miembro quiera que se deje constancia.
ARTÍCULO 9o. DESARROLLO DE LAS SESIONES. En el día, hora y lugar especificados en la convocatoria remitida por la Secretaría, se instalará la sesión del Comité Interno de Archivo del Nivel Central o Subcomités del nivel desconcentrado de la siguiente manera:
1. El Secretario verificará el quórum, dejando constancia de ello en la respectiva acta y presentará informe de las excusas que por inasistencia allegue alguno de sus integrantes, según sea el caso, y seguidamente presentará a los invitados, si a ello hubiere lugar.
2. El Secretario dará lectura al orden del día, el cual será puesto a consideración y aprobación de los integrantes del Comité, quienes podrán proponer modificaciones, las cuales deberán ser sometidas a votación.
3. Una vez aprobado el orden del día, se dará inicio a la sesión. A fin de adoptar las determinaciones que correspondan, una vez efectuada la respectiva deliberación, la Secretaria procederá a preguntar a cada uno de los integrantes del Comité con voz y voto su decisión, si a ello hubiere lugar. Las decisiones del Comité serán de obligatorio cumplimiento.
4. Una vez abordados todos los asuntos sometidos a consideración del Comité, la Secretaria informará a este que todos los temas han sido agotados y, en consecuencia, procederá a dar por terminada la sesión.
PARÁGRAFO PRIMERO. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en la misma se señalará nuevamente fecha y hora de su reanudación, la cual se deberá realizar dentro de los 3 días hábiles siguientes. En todo caso, la Secretaría Técnica confirmará la citación mediante correo electrónico enviado a cada uno de los integrantes e invitados del Comité o subcomité y, así mismo, realizará su programación a través del medio electrónico idóneo definido por la entidad.
ARTÍCULO 10. QUÓRUM DELIBERATORIO Y ADOPCIÓN DE DECISIONES. El Comité deliberará con la mayoría de sus integrantes y los temas sujetos a votación y proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los asistentes a la sesión.
PARÁGRAFO 1o. Los integrantes del Comité que se aparten de las decisiones adoptadas por la mayoría de sus integrantes deberán expresar las razones de su disenso, de las cuales se dejará constancia en el acta.
FUNCIONES DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL NIVEL CENTRAL Y LOS SUBCOMITÉS DEL NIVEL DESCONCENTRADO.
ARTÍCULO 11. FUNCIONES COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL NIVEL CENTRAL. El Comité Interno de Archivo del Nivel Central de la Registraduría Nacional del Estado Civil tendrá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la alta dirección de la Entidad, en la aplicación de la normatividad archivística.
2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la Entidad.
3. Aprobar las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental de la Entidad y enviarlas al Consejo Departamental o Distrital de Archivos para su convalidación y al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado para su registro.
4. Registrar las tablas de retención documental o tablas de valoración documental en el Registro Único de Series Documentales que para el efecto cree el Archivo General de la Nación
5. Evaluar y aprobar, en caso de presentarse, los estudios técnicos tendientes a modernizar
la función archivística de la Entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo contencioso Administrativo.
6. Aprobar el Programa de Gestión de Documentos Físicos y Electrónicos presentado por el Grupo de Gestión Documental y Archivos y la Gerencia de Informática de la Entidad.
7. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la Entidad, respetando siempre los principios archivísticos.
8. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental.
9. Acompañar la implementación de los lineamientos y políticas que expida el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de ese Ministerio.
10. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la Entidad para los procesos de gestión documental.
11. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística.
12. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico.
13. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la Entidad.
14. Hacer seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental.
15. Aprobar la eliminación de los documentos de archivo conforme a los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
16. Aprobar las acciones de mejora en las instalaciones físicas del Archivo Central de la sede CAN, de conformidad con el resultado del análisis de los datos consignados en los formatos de cada uno de los programas que integran el Plan de Conservación, del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
17. Aprobar las actualizaciones del Registro de Activos de Información, Índice de Información Clasificada y Reservada y el Esquema de Publicación de la Información que presente la Oficina de Planeación de la Entidad.
18. Retroalimentar y recomendar a los Subcomités de Archivo del nivel desconcentrado, las acciones implementadas de acuerdo con los informes rendidos por estos, frente a la administración de los archivos.
19. Las demás que se encuentran contempladas en la normatividad archivística vigente.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DE LOS SUBCOMITÉS DE ARCHIVO. Los Subcomités de Archivos creados en cada una de las Delegaciones Departamentales y en la Registraduría del Distrito Capital tendrán las siguientes funciones:
1. Socializar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental, así como los manuales, procedimientos e instructivos que se deban aplicar en su circunscripción, para el cumplimiento de la Gestión Documental.
2. Realizar seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental de su circunscripción.
3. Verificar que los responsables realicen la Organización de los Archivos de Gestión basándose en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
4. Hacer cumplir las disposiciones que, en materia de organización, conservación y manejo de archivos tanto de gestión como centrales, imparta el Comité Interno de Archivos del nivel central.
5. Realizar seguimiento al cumplimiento de las Transferencias Primarias de cada una de las dependencias de su circunscripción, acorde con el Cronograma adoptado por la Entidad.
6. Aprobar la eliminación de los documentos conservados en el archivo central de la circunscripción, conforme a los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.
7. Aprobar las acciones de mejora en las instalaciones físicas del Archivo Central de las sedes de las Delegaciones Departamentales y la Registraduría del Distrito Capital, de conformidad con la medición, control, seguimiento, y análisis de los datos consignados en los formatos de cada uno de los programas que integran el Plan de Conservación, del Sistema Integrado de Conservación (SIC).
8. Enviar al presidente del Comité Interno de Archivo, informes con las aprobaciones de eliminación documental y demás decisiones adoptadas de acuerdo con lo deliberado en cada sesión y los compromisos adquiridos. Estos informes deben ser elaborados por el secretario técnico del subcomité, previa aprobación del Subcomité de Archivo respectivo.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 13. SOCIALIZACIÓN. La Gerencia Administrativa y Financiera y el Grupo de Gestión Documental y Archivos socializarán el contenido de la presente resolución dentro de los 30 días calendario siguientes a la publicación del mismo, para lo cual se promoverá adicionalmente la política de cero papel y desarrollo de funciones sostenibles y amigables con el medio ambiente.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las Resoluciones números 1332 de 1996, 2366 de 2009, 8758 de 2013 y 16993 de 2018.
Dada en Bogotá, D. C., a 7 de diciembre de 2021.
El Registrador Nacional del Estado Civil,
Alexánder Vega Rocha.
NOTAS AL FINAL:
2. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.
3. “Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”.
4. Artículo 14, Decreto 2578 de 2012