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RESOLUCIÓN 428 DE 2023
(febrero 15)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE TRABAJO
Por la cual se adopta el Manual Operativo del Programa de Subsidio a la Vejez para Exmadres Comunitarias y Sustituías.
LA MINISTRA DEL TRABAJO
En ejercicio de sus facultades legales, y en particular las conferidas en el artículo 6o del Decreto-Ley 4108 de 2011 y el Artículo 2.2.14.3.10 del Decreto 325 de 2022 y,
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el artículo 164, y reglamentado por el Decreto Nacional 605 de 2013 de la Ley 1450 de 2011 "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014", las personas que dejen de ser madres comunitarias y no reúnan los requisitos para acceder a una pensión, ni sean beneficiarías del mecanismo de Beneficios Económicos. Periódicos (BEPS), tendrán acceso al subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. Así mismo, indica que la identificación de las personas beneficiarías se efectuará por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, quien, además, complementará en una proporción el subsidio a otorgar por parte de la Subcuenta.
Que, igualmente, el artículo 215 de la Ley 1955 de 2019, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 "Pacto por Colombia, Pacto por la Equidad', estableció que "Tendrán acceso al Subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional de que trata la Ley 707 de 2003, las personas que dejen de ser madres sustituías a partir del 24 de noviembre de 2015, que hayan desarrollado la labor por un tiempo no menor de 10 años y que no reúnan los requisitos para acceder a una pensión".
Que el subsidio consagrado por el artículo 164 de la Ley 1450 de 2011 y del artículo 215 de la Ley 1955 de 2019 en favor de las Ex madres Comunitarias y Sustituías, tiene por vocación garantizar un ingreso en la vejez conservando su poder adquisitivo, con el fin de retribuir el aporte realizado frente al cuidado de la niñez colombiana de escasos recursos.
Que el Decreto 1173 de 2020, "Por el cual se adiciona el Capítulo 6 al Título 14 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1833 de 2016 compilatorio de las normas del Sistema General de Pensiones, referente al acceso de las Madres Sustituías que hayan desarrollado la labor por un tiempo no menor de 10 años al Subsidio otorgado por la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, indicó los parámetros para el acceso al subsidio de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional de las personas que dejen de ser madres sustituías a partir del 24 de noviembre de 2015, según lo consagrado en el artículo 215 de la Ley 1955 de 2019.
Que mediante el Decreto 325 de 2022, “Por el cual se subroga el Capítulo 3, y se deroga el parágrafo 3o del artículo 2.2.14.1.31 del Capítulo 1 y los Capítulos 4 y 6 del Título 14 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1833 de 2016, y se regula el acceso, pérdida, priorización y valor del subsidio otorgado por la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional para las Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustitutas que hayan desarrollado esta labor por un tiempo no menor de 10 años”, se determinó en el Artículo 2.2.14.3.10. del Decreto 325 de 2022, que el Ministerio del Trabajo elaboraría el manual operativo para fijar los aspectos procedimentales y operativos del programa, incluido el de la pérdida de subsidio, dentro de los parámetros establecidos en la normatividad aplicable.
Que de manera conjunta, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Administrador Fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad Pensional y el Ministerio del Trabajo, concertaron el día 22 de diciembre del año 2022 mediante mesas técnicas, el texto del manual operativo, fijando las responsabilidades de las entidades que intervienen en el Programa, los lineamientos de selección de beneficiarios, metodología de priorización, debido proceso a aplicar en las causales de pérdida del subsidio y demás aspectos procedimentales.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1. Adoptar el Manual Operativo del Programa de Subsidio a la Vejez para Exmadres Comunitarias y Sustitutas, el cual hace parte integral de la presente resolución y figura en el anexo.
ARTÍCULO 2. Los ajustes que requiera posteriormente el Manual Operativo, por cambios normativos, variaciones estadísticas o cualquier otra eventualidad, se harán a través del respectivo anexo técnico que elabore la Subdirección de Subsidios Pensiónales, Servicios Sociales Complementarios y Otras Prestaciones del Ministerio del Trabajo.
ARTÍCULO 3. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá D.C., el 15 de febrero de 2023
GLORIA INÉS RAMÍREZ RÍOS
Ministra del Trabajo
MINISTERIO DEL TRABAJO
DIRECCIÓN DE PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES
PROGRAMA DE SUBSIDIO A LA VEJEZ
PARA EXMADRES COMUNITARIAS Y SUSTITUTAS
MANUAL OPERATIVO
BOGOTÁ
Febrero de 2023
TABLA DE CONTENIDO
| Introducción | |
| 1 | Asignación de cupos |
| 2 | Requisitos de acceso al Programa |
| 2.1 | Ex Madres Comunitarias |
| 2.2. | Ex Madres Sustituías |
| 3 | Criterios de Priorización |
| 3.1 | Puntajes de Priorización para Ingreso de Ex Madres Comunitarias |
| 3.2 | Puntajes de Priorización para Ingreso de Ex Madres Sustitutas |
| 3.3 | Documentos de la postulación de potenciales beneficiarios que aspiran a ingresar al Programa de subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Sustitutas del ICBF. |
| 3.4 | Orden de turno |
| 3.5 | Plazo para envío de postulaciones |
| 4 | Ingreso al Programa |
| 4.1 | Procesamiento y validación de la información remitida por el ICBF |
| 4.2 | Subsanación de glosas. |
| 5 | Gestión de Novedades y Registro de Beneficiarios |
| 5.1. | Novedades y causales de pérdida del subsidio |
| 5.2. | Novedad de suspensión o bloqueo preventivo de beneficiarios |
| 5.2.1 | Suspensión por Registraduría |
| 5.2.2 | Suspensión por posible fallecimiento |
| 5.2.3 | Suspensión por pensión |
| 5.2.4 | Suspensión por subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV |
| 5.2.5 | Suspensión por no cobro |
| 5.2.6 | Suspensión por modificación de requisitos |
| 5.3. | Novedad de reactivación de beneficiarios. |
| 5.3.1 | Reactivación por Registraduría |
| 5.3.2 | Reactivación por posible fallecido |
| 5.3.3 | Reactivación por pensión |
| 5.3.4 | Reactivación por subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV |
| 5.3.5 | Reactivación por no cobro |
| 5.4 | Novedad de Retiro de beneficiarios por pérdida del derecho al subsidio o retiro voluntario |
| 5.4.1 | Retiro por muerte del beneficiario |
| 5.4.2 | Retiro por la comprobación de falsedad en la información suministrada por el beneficiario o intento de conservar fraudulentamente el subsidio |
| 5.4.3 | Retiro por acceder a una pensión o derecho pensional |
| 5.4.4 | Retiro por recibir algún subsidio, auxilio, beneficio o renta, entendida como la utilidad, beneficio o ganancia que directamente reciba superior a un SMLMV, que provenga de un negocio o cualquier empresa y no de su grupo familiar |
| 5.4.5. | Retiro por no cobrar el subsidio programando en cuatro (4) giros consecutivos |
| 5.4.6 | Retiro para ex madres comunitarias por acceder al reconocimiento de un BEPS. |
| 5.4.7 | Retiro solicitado voluntariamente por el beneficiario |
| 6 | Solicitud de Exclusión de Suspensión Preventiva |
| 7 | Trámite de Novedades |
| 8 | Actualización de la Información de los Beneficiarios |
| 9 | Programación del Pago de Subsidios |
| 9.1 | Programación de la nómina de subsidios |
| 9.2 | No programación de beneficiarios suspendidos |
| 9.3 | Proceso de pago |
| 9.3.1 | Los operadores del servicio de pago del subsidio en dinero en efectivo. |
| 9.3.2 | La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago directamente al beneficiario. |
| 9.3.3 | La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago a un tercero autorizado por beneficiario |
| 9.3.4 | La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago a un beneficiario con discapacidad |
| 9.4. | Eventos en que no se realizará el pago del subsidio |
| 10 | Cambio de Municipio para el Cobro del Subsidio |
| 11 | Exclusión de Programación en Nómina de Beneficiarios Activos en el Programa. |
INTRODUCCIÓN
Las personas que desarrollaron una labor como Madres Comunitarias y labor social y voluntaria como Sustituías del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y que no reúnen requisitos para tener una pensión, ni sean beneficiadas del Servicio Social Complementario de los Beneficios Económicos Periódicos (BEPS), podrán beneficiarse de un subsidio financiado con recursos de la Subcuenta de Subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional, de conformidad con lo establecido por artículos 164 y 166 de la Ley 1450 de 2011, el artículo 111 de la Ley 1769 de 2015, el artículo 215 de la Ley 1955 de 2019, y los términos y condiciones establecidas por el Decreto 325 del 8 de marzo de 2022, por el cual se unificó la normatividad vigente y adaptó la reglamentación referida al citado subsidio.
Conforme con lo establecido en el artículo 164 de la Ley 1450 de 2011, las personas que dejen de ser madres comunitarias y no reúnan los requisitos para acceder a la pensión, ni sean beneficiarías del programa de asignación de beneficios económicos periódicos (BEPS) del régimen subsidiado en pensiones y por tanto cumplan con las condiciones para acceder a la misma, tendrán acceso al subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional de la Ley 797 de 2003.
El literal c) del artículo 3 del Decreto 605 de 2013 estableció que el potencial beneficiario debía acreditar su residencia durante los últimos diez (10) años en el territorio nacional y en su artículo 5 estableció que el valor del subsidio dependía del tiempo permanencia en el Programa Hogares Comunitarios, cuyo tiempo mínimo sería a partir de los 10 años. En tal sentido y con el propósito de no hacer inane el ingreso para quienes desarrollaron esa labor por un tiempo inferior al señalado, por no haberse contemplado esta condición de forma explícita en el Decreto 325 del 8 de marzo de 2022, se considera implícita en la normatividad por lo que se recogerá en el presente Manual.
El subsidio para estos grupos poblacionales se venía ejecutando como parte integral del programa de Protección Social al Adulto Mayor Colombia Mayor, y con la expedición del Decreto Legislativo 812 del 4 de junio de 2020 se determinó que su ejecución estaría a cargo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, por lo cual se hizo necesario que el Ministerio del Trabajo desarrollara un nuevo proyecto de inversión para garantizar la continuidad y ejecución del programa de subsidios a Ex-Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías. En tal sentido, el Comité Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional el 19 de enero de 2021, ordenó la incorporación de recursos al proyecto de inversión denominado "Implantación de un Subsidio Económico en Dinero para la Protección en la Vejez de Exmadres Comunitarias y Exmadres Sustituías que no pudieron acceder a una pensión o BEP Nacional" Código BPIN 2020011000235".
Conforme con lo establecido en el artículo 2.2.14.3.10 del Decreto 325 de 2022, corresponde al Ministerio del Trabajo determinar los procedimientos operativos del programa para lo cual expedirá el correspondiente Manual Operativo.
1. ASIGNACIÓN DE CUPOS
Los cupos para el Programa de Subsidio a la Vejez para Ex Madres Comunitarias y Sustitutas serán asignados anualmente por el Comité Directivo del Fondo de Solidaridad Pensional. El proceso de identificación, postulación y priorización de los potenciales beneficiarios al subsidio serán adelantados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar de conformidad con lo establecido en el presente Manual.
2. REQUISITOS DE ACCESO AL PROGRAMA
2.1. EX MADRES COMUNITARIAS (Artículo 2.2.14.3.3 Decreto 325 de 2022). Para que las personas que tienen el carácter de Ex madres Comunitarias del ICBF puedan acceder al subsidio a la vejez deben cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser colombiano.
b) Tener como mínimo 57 años si es mujer o 62 años si es hombre y no reunir los requisitos para accederá pensión.
c) Haber desarrollado el rol de madre comunitaria por un tiempo no menor a 10 años.
d) No ser beneficiario de un beneficio económico periódico del mecanismo BEPS.
e). Acreditar la condición de retiro por haber ejercido el rol de madre comunitaria a partir del 16 de junio de 2011, fecha de expedición de la Ley 1450 de 2011.
2.2. EX MADRES SUSTITUTAS (Artículo 2.2.14.3.4 Decreto 325 de 2022). Para que las personas que tienen el carácter de Ex madres Sustitutas del ICBF puedan acceder al subsidio a la vejez deben cumplir con los siguientes requisitos:
a) Ser colombiano.
b) Tener como mínimo 57 años si es mujer o 62 años si es hombre y no reunir los requisitos para accederá pensión.
c) Haber desarrollado el rol de madre sustituía por un tiempo no menor a 10 años.
d) Acreditar la condición de retiro como madre sustituía a partir del 24 de noviembre de 2015, fecha de expedición de la Ley 1769 de 2015.
3. PROCESOS DE POSTULACIÓN Y PRIORIZACIÓN
3.1. POSTULACIÓN
El ICBF, identificará y postulará a aquellas Ex madres comunitarias y Ex madres sustituías que cumplan con los requisitos de ingreso al Programa cuando existan los cupos exactos y disponibles respecto del número de aspirantes, evento en el cual no hay lugar a aplicar los criterios de priorización.
3.2. PRIORIZACIÓN.
El ICBF, identificará y priorizará a las Ex madres comunitarias y Ex madres sustituías que cumplan con los requisitos para acceder al Programa cuando el número de aspirantes sea superior al número de cupos disponibles, evento en el cual aplicará los criterios de priorización establecidos en el presente Manual.
3.2.1. CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN (Decreto 325 de 2022 Artículos 2.2.14.3.2. y 2.2.14.3.5)
Para adelantar el proceso de identificación de los potenciales beneficiarios al Programa de subsidio al subsidio a la Vejez para Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, aplicará los siguientes criterios de priorización:
a) La edad del aspirante.
b) El tiempo de permanencia en los Programas de Hogares Comunitarios o Sustitutos de Bienestar Familiar.
c) La situación de discapacidad física o mental del aspirante.
d) Ser víctima acreditada del conflicto armado.
3.2.2. Puntajes de Priorización
Los puntajes de priorización están construidos en forma inversa y descendente, de tal manera que quien se encuentre en mayor grado de vulnerabilidad obtendrá menor puntaje y por tanto ocupará el primer lugar en la lista de priorización y consecuentemente el orden de turno para ingresar al Programa.
a.- Puntajes para Ingreso de Ex madres Comunitarias.
| Criterios de Priorización | Puntaje |
| 1. Edad | |
| Entre 57 y 60 años | 4 |
| Entre 61 y 65 años | 3 |
| Entre 66 y 70 años | 2 |
| Criterios de Priorización | Puntaje |
| Entre 71 y más años | 0 |
| 2. Tiempo de permanencia Programa Hogares Comunitarios ICBF | |
| Más de 10 años y hasta 15 años | 8 |
| Más de 15 años y hasta 20 años | 5 |
| Más de 20 años | 2 |
| 3. Minusvalía o discapacidad física o mental | |
| Sí | 0 |
| No | 2 |
| 4.Ser Víctima acreditada del conflicto armado | |
| SI | 0 |
| No | 2 |
b.- Puntajes para Ingreso de Ex Madres Sustituías
| Criterios de Priorización | Puntaje |
| 1. Edad | |
| Entre 57 y 60 años | 4 |
| Entre 61 y 65 años | 3 |
| Entre 66 y 70 años | 2 |
| Entre 71 y más años | 0 |
| 2. Tiempo de permanencia Programa Hogares Sustitutos ICBF | |
| Más de 10 años y hasta 15 años | 8 |
| Más de 15 años y hasta 20 años | 5 |
| Más de 20 años | 2 |
| 3. Minusvalía o discapacidad física o mental | |
| Sí | 0 |
| No | 2 |
| 4.Ser Víctima acreditada del conflicto armado | |
| Si | 0 |
| No | 2 |
3.2.3. Criterios de Desempate. En el evento de presentarse empate en la sumatoria del puntaje total obtenido por la aplicación de los criterios de priorización; el primer criterio para el desempate es el mayor tiempo de permanencia en los Programas de Hogares Comunitarios o Sustitutos de Bienestar Familiar. De persistir el empate se dará prelación al postulante con más edad. SI continúa el empate se escogerá al postulante cuya fecha de solicitud de inscripción al programa, sea la más antigua.
3.2.4. Documentos de los procesos de postulación y priorización de aspirantes al Programa de subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Sustituías del ICBF.
a. Ficha de Postulación. Formato en el que se registrará por el ICBF la postulación de los potenciales beneficiarios que aspiran a ingresar al Programa de subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías, el que debe diligenciarse en forma completa y suscribirse por parte del funcionario competente del ICBF.
b. Ficha de Priorización. Formato en el que se registrará por el ICBF la priorización de los potenciales beneficiarios que aspiran a ingresar al Programa de subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías, el que debe diligenciarse en forma completa y suscribirse por parte del funcionario competente del ICBF.
c. Copia de la Cédula de Ciudadanía. Copia de la cédula de ciudadanía de cada potencial beneficiario, física o digital que se adjuntará a la Ficha de Priorización y a la Ficha de Postulación, según el caso. No se puede procesar ningún documento diferente a la cédula de ciudadanía.
d. Certificación de Permanencia. El ICBF expedirá una certificación suscrita por el funcionario competente en la consten los datos del interesado indicando con precisión el tiempo de permanencia en los Programas de Hogares Comunitarios de Bienestar o de Hogares Sustitutos, según corresponda, indicando las fechas de ingreso y de retiro y el tiempo total en años, meses y días, la que se adjuntará a las respectivas Fichas de Postulación o Priorización de acuerdo con el proceso del que se trate.
e. Solicitud de Postulación. Formato que diligenciará el interesado en acceder al programa con sus nombres, apellidos e identificación, además de sus datos de contacto. Indicará además que cumple con los requisitos para ingresar al programa y que voluntariamente, de ser el caso, renuncia al Programa de Subsidio al Aporte en Pensión PSAP- del Fondo de Solidaridad Pensional, la que se adjuntará a la respectiva Ficha de Postulación o Priorización, según corresponda.
f. Certificado de Discapacidad. Expedido por los equipos multidisciplinarios de profesionales de la salud de las Instituciones Prestadoras de los Servicios de Salud-IPS- autorizadas por las Secretarías de Salud Departamentales o Distritales conforme lo establecido por la Resolución 113 de 2020 "Por la cual se dictan disposiciones en relación con la Certificación de Discapacidad y el Registro de Localización y Caracterización de Personas con Discapacidad”, que el ICBF adjuntará a la Ficha de Priorización cuando sea el caso.
g. Resolución de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Victimas UARIV que incluya al postulado en el Registro Único de Víctimas-RUV.
3.3. Plazo para envío de postulaciones.
El ICBF remitirá al Administrador Fiduciario dentro de los quince (15) primeros días hábiles del mes, los documentos para la postulación de potenciales beneficiarios que aspiran a ingresar al Programa de subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías, previa disponibilidad de cupos vacíos, así:
4. INGRESO AL PROGRAMA.
4.1.Procesamiento y validación de la información remitida por el ICBF
Recibidos los documentos de la postulación de aspirantes a ingresar al Programa de Subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías, el Administrador Fiduciario, realizará el procesamiento de la documentación remitida para la validación de requisitos de cada uno de los postulados, el resultado del procesamiento será informado al ICBF al décimo (10o) día hábil siguiente a partir del procesamiento a través del medio seguro que se acuerde entre las partes.
4.2.Subsanación de glosas.
Al quinto (5o) día hábil siguiente a partir del procesamiento, el Administrador Fiduciario informará al ICBF sobre las glosas encontradas en la documentación remitida, para que se proceda a su subsanación.
Recibidas las glosas, el ICBF procederá a subsanarlas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, para que los potenciales beneficiarios puedan ser ingresados en la nómina respectiva dentro del mes de la postulación.
Si la glosa es subsanada con posterioridad al término aquí previsto el potencial beneficiario será ingresado al Programa a partir del primer día del mes en el cual se efectuó la postulación, para posterior programación y giro del subsidio.
5. GESTIÓN DE NOVEDADES Y REGISTRO DE BENEFICIARIOS (Artículo 2.2.14.3.2 del Decreto 325 de 2022).
Conforme lo dispuesto por el artículo 2.2.14.3.2 del Decreto 325 de 2022, el ICBF, tendrá a su cargo, el Registro de Beneficiarios, en el que deberá consignar, las novedades, de ingreso y retiro de beneficiarios de acuerdo con la verificación y seguimiento del cumplimiento de los requisitos y condiciones de ingreso y permanencia en el Programa, las que serán reportadas al Administrador Fiduciario conforme lo previsto en el presente Manual.
Una vez procesada y verificada la información del postulado, éste es ingresado a nómina adquiriendo la calidad de beneficiario y por tanto afiliado al Programa de Subsidio a la Vejez de Ex Madres Comunitarias y Ex Madres Sustituías.
5.1. Causales de pérdida del subsidio (Artículo 2.2.14.3.7 del Decreto 325 de 2022).
El beneficiario del programa, es objeto de seguimiento y control por parte del ICBF y del Administrador Fiduciario para verificar que las condiciones de ingreso y permanencia en el Programa sean cumplidos por parte del beneficiario y no incurra en las siguientes causales de pérdida del derecho al subsidio:
1. Muerte del beneficiario
2. Comprobación de falsedad en la información suministrada o intento de conservar fraudulentamente el subsidio.
3. Acceder a una pensión o derecho pensional
4. Recibir algún subsidio, auxilio, beneficio o renta, entendida como la utilidad, beneficio o ganancia que directamente reciba superior a un SMLMV, que provenga de un negocio o cualquier empresa y no de su grupo familiar.
5. No cobrar el subsidio programando en cuatro (4) giros consecutivos.
6. Para las Ex Madres Comunitarias, acceder al reconocimiento de un Beneficio Económico Periódico BEPS, conforme expresamente lo determina el parágrafo del artículo 2.2.14.3.7 del Decreto 325 de 2022.
El ICBF para los efectos aquí previstos, realizará el seguimiento y control a través de su propia información, y el Administrador Fiduciario realizará los cruces de información de los beneficiarios del programa con las bases de datos disponibles.
5.2. Novedades de suspensión o bloqueo preventivo de la afiliación de los beneficiarios
Del seguimiento y control que efectúe el ICBF y el Administrador Fiduciario se podrá evidenciar si el beneficiario ha incurrido en las causales de pérdida del derecho al subsidio establecidas en el artículo 2.2.14.3.7 del Decreto 325 de 2022.
El Administrador Fiduciario efectuará el seguimiento y control a través de los reportes de los cruces de información para aplicar la suspensión o bloqueo preventivo de la afiliación del beneficiario y reportará dicha novedad al ICBF dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su aplicación, a través del medio seguro que para tal fin se defina, con el propósito de que éste adelante las gestiones tendientes a determinar si procede la pérdida del derecho al subsidio del beneficiario o su reactivación en el Programa garantizándole el derecho al Debido Proceso.
Si de la información propia, el ICBF evidencia que el beneficiario ha incurrido en las causales de pérdida del derecho al subsidio comunicará la novedad al Administrador Fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su conocimiento para que aplique la suspensión o bloqueo provisional de la afiliación, mientras que el ICBF adelanta las gestiones tendientes a determinar si procede la pérdida del derecho al subsidio del beneficiario o su reactivación en el Programa garantizándole el derecho al Debido Proceso.
5.3. Novedad de suspensión o bloqueo preventivo de beneficiarios a cargo del Administrador Fiduciario
La suspensión o bloqueo preventivo de la afiliación del beneficiario, procede ante un posible incumplimiento de los requisitos y condiciones de permanencia en el Programa, como resultado de los diferentes reportes de información, y generalmente obedece a los siguientes reportes:
5.3.1. Suspensión por Registraduría. Se aplica cuando el beneficiario aparece reportado en los cruces de información de bases de datos efectuados con la Registraduría Nacional del Estado Civil RNEC, con su cédula de ciudadanía en estado diferente a "Vigente".
5.3.2. Suspensión por posible fallecimiento. Se aplica cuando el beneficiario aparece reportado en los cruces de información de bases de datos efectuados con el Ministerio de Salud y Protección Social Supervivencia RNEC, BDUA, y RUAF ND, con la novedad de "Fallecido". Esta suspensión procede igualmente para aquellos eventos en los que su cédula de ciudadanía se reporta como "No Encontrado".
5.3.3. Suspensión por pensión. Se aplica cuando el beneficiario es reportado en los diferentes cruces de información de las bases de datos como pensionado. La causal está orientada a la calidad de pensionado y no a la cuantía de la pensión o derecho pensional.
5.3.4. Suspensión por subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV. Se aplica cuando el beneficiario es reportado en los diferentes cruces de información de las bases de datos o por información de alguna entidad por recibir directamente algún subsidio, auxilio, beneficio o renta, superior a un SMLMV, que provenga de un negocio o cualquier empresa y no de su grupo familiar.
5.3.5. Suspensión por no cobro. Se aplica cuando el Sistema de Información del Fondo de Solidaridad Pensional reporta que el beneficiario no ha cobrado el subsidio en forma consecutiva en cuatro (4) giros mensuales.
5.3.6. Suspensión por modificación de requisitos. Se aplica cuando el ICBF la solicita por motivos diferentes a los determinados en los numerales anteriores o cuando de algún cruce de información se evidencian diferencias en la información del beneficiario registrada en el Sistema de Información del Fondo de Solidaridad Pensional, que requiere ser confirmada.
5.4. Novedades de reactivación
Realizadas las gestiones pertinentes por parte del ICBF que determinen la procedencia de la reactivación de la afiliación del beneficiario, la solicitará por escrito al Administrador Fiduciario con los soportes necesarios, suficientes y completos dependiendo del tipo de reactivación, conforme se indica a continuación:
5.4.1 Reactivación por Registraduría. El ICBF adjuntará con su solicitud de reactivación, la certificación o acto administrativo expedido por el respectivo Registrador en la que conste que el número de cédula del beneficiario se encuentra vigente.
5.4.2 Reactivación por posible fallecido. El ICBF adjuntará con su solicitud de reactivación, la certificación o acto administrativo expedido por el respectivo Registrador en la que conste que el número de cédula del beneficiario se encuentra vigente.
5.4.3 Reactivación por pensión. El ICBF adjuntará con su solicitud de reactivación, la certificación expedida por la entidad que reportó al beneficiario como pensionado en la que conste que éste no tiene la calidad de pensionado o beneficiario de algún derecho pensional.
5.4.4 Reactivación por subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV. El ICBF adjuntará con su solicitud de reactivación la certificación expedida por la respectiva entidad que reportó al beneficiario de recibir un subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV, en la que se indique que éste no percibe ningún subsidio, auxilio beneficio o renta o que éstos son iguales o inferiores a un SMLMV, o que han sido otorgados a su grupo familiar.
5.4.5 Reactivación por no cobro. El ICBF con su solicitud de reactivación, adjuntarán los soportes que comprueben que el no cobro del subsidio por parte del beneficiario obedeció a motivos de fuerza mayor o caso fortuito.
PARÁGRAFO. Cuando sobre la afiliación de un beneficiario recaiga la suspensión preventiva por más de un motivo, el ICBF deberá remitir al Administrador Fiduciario, con la solicitud de reactivación debidamente motivada, la totalidad de documentos soporte que permitan la reactivación para todos y cada uno de los motivos por los cuales aquella se originó.
5.5. Retiro de beneficiarios por pérdida del derecho al subsidio o por retiro voluntario
Una vez el ICBF haya realizado las gestiones pertinentes que determinen la procedencia del retiro del beneficiario del Programa por haber incurrido en una causal de pérdida del derecho al subsidio y habiéndole garantizado su derecho al Debido Proceso, solicitará por escrito al Administrador Fiduciario el retiro del beneficiario con los soportes necesarios, suficientes y completos.
Procederá el retiro voluntario del beneficiario, cuando éste lo solicite expresamente por escrito al ICBF.
El ICBF remitirá al Administrador Fiduciario, la carta de solicitud de la novedad de retiro, la ficha de retiro y los soportes requeridos conforme se indica a continuación:
5.5.1. Retiro por muerte del beneficiario. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro, el reporte de la base de datos del Registro Civil de Defunción de la Registraduría Nacional del Estado Civil interoperada con el sistema de información Ministerio de Salud y Protección Social que conforme con el artículo 21 de la Ley Antitrámites 019 de 2012 constituye plena prueba de la existencia de una persona. (Supervivencia) o el Registro Civil de Defunción.
Si el fallecimiento del beneficiario ocurrió en el exterior, se adjuntará, de ser posible, el documento del registro de su defunción expedido por la autoridad correspondiente del país en que ocurrió el deceso. Si el cobro del subsidio se realizaba a través de poder otorgado a un tercero, se suspenderá preventivamente la afiliación y se comunicará al mandatario para que remita prueba de supervivencia desde el país donde resida. De no poder obtener información del fallecimiento del beneficiario ocurrido en el exterior, se aplicará la causal de pérdida del derecho al subsidio por no cobro.
5.5.2. Retiro por la comprobación de falsedad en la información suministrada por el beneficiario o intento de conservar fraudulentamente el subsidio. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro debidamente motivada, la sentencia ejecutoriada en la que se condena al beneficiario respecto de la falsedad suministrada a fin de acceder al subsidio.
5.5.3. Retiro por acceder a una pensión o derecho pensional. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro, la certificación expedida por la entidad que reportó al beneficiario como pensionado en la que conste tal calidad, la fecha a partir de la cual percibe la pensión o derecho.
5.5.4. Retiro por recibir algún subsidio, auxilio, beneficio o renta, entendida como la utilidad, beneficio o ganancia que directamente reciba superior a un SMLMV, que provenga de un negocio o cualquier empresa y no de su grupo familiar. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro la certificación expedida por la respectiva entidad que reportó al beneficiario de recibir un subsidio, auxilio, beneficio o renta, directa superior a un SMLMV.
5.5.5 Retiro por no cobrar el subsidio programando en cuatro (4) giros consecutivos. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro, la certificación expedida por el funcionario competente, en la que conste que previas las gestiones correspondientes se constató que el beneficiario no realizó el cobro.
5.4.6 Retiro para Ex madres comunitarias por acceder al reconocimiento de un BEPS. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro, la certificación o comunicación expedida por Colpensiones en la que conste que la beneficiaría accedió al reconocimiento de un Beneficio Económico Periódico (BEPS).
5.5.7 Retiro solicitado voluntariamente por el beneficiario. El ICBF adjuntará con su solicitud de retiro, la comunicación escrita y debidamente firmada por el beneficiario en la que indique que en forma voluntaria desea retirarse del programa.
6.- SOLICITUD DE EXCLUSIÓN DE SUSPENSIÓN PREVENTIVA
6.1. En los eventos en que la suspensión preventiva de un beneficiarlo tenga origen en un error de marcación en las bases de datos que son sujetas a los cruces de información, ocasionando reiterativamente la suspensión por el mismo motivo, el ICBF solicitará motivadamente al Administrador Fiduciario excluir al beneficiarlo de la suspensión, adjuntando los documentos soporte que evidencien la necesidad de efectuar dicha exclusión.
Si al aplicar la exclusión se evidencia una causal diferente a la reportada y reactivada inicialmente el ICBF deberá solicitar nuevamente la exclusión con los soportes respectivos.
De Igual manera se procederá, cuando la exclusión sea ordenada judicialmente o para darle cumplimiento a una orden judicial.
6.2. En la solicitud de exclusión, el ICBF debe Indicar con detalle y precisión la novedad que debe ser aplicada y la base de datos que efectúa erradamente la marcación reiterativa.
Para los casos en que dicha exclusión sea ordenada judicialmente o para darle cumplimiento a la orden judicial por parte del ICBF, la solicitud del ICBF junto con los documentos soporte serán remitidos a la Dirección Jurídica del Administrador Fiduciario para su revisión y verificación.
6.3. Cualquier falla o error en el proceso administrativo, deberá ser subsanado por el Administrador Fiduciario en favor del beneficiarlo.
7. TRÁMITE DE NOVEDADES
El ICBF reportará las novedades al Administrador Fiduciario hasta el día veinte (20) hábil de cada mes, y una vez revisada y verificada la documentación soporte remitida por el ICBF, procederá a aplicar la novedad si a ello hubiere lugar.
El ICBF deberá garantizar que los soportes de cada novedad se remitan en forma completa, legible sin tachones ni enmendaduras. En el evento en que la documentación soporte no reúna estas condiciones e Impida el procesamiento de la respectiva novedad, el Administrador Fiduciario, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo, Informará al ICBF las glosas encontradas en la documentación para que se proceda con su corrección y subsanación. Una vez recibida la novedad subsanada, el Administrador Fiduciario la aplicará dentro de los cinco (5) días hábiles a su recibo.
8. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS BENEFICIARIOS
La corrección y actualización de los datos del beneficiario sobre dirección, teléfono, celular y correo electrónico, se efectuará con base en la información reportada por el ICBF quien tiene a su cargo el registro de los beneficiarios.
La corrección y actualización de los datos del beneficiario relacionados con el número de identificación, nombres, apellidos y género se realizarán conforme estén consignados en la cédula de ciudadanía.
Para efectuar la respectiva actualización de datos del beneficiario, el ICBF efectuará la solicitud a través de correo electrónico adjuntando la copia de la cédula de ciudadanía física o digital cuando se trate de la actualización de los datos en ella contenidos.
9. PROGRAMACIÓN DEL PAGO DE SUBSIDIOS.
9.1. Programación de la nómina de subsidios. El Administrador Fiduciario verificará para cada nómina mensual de pagos, que los subsidios se encuentren programados a nombre del beneficiario cuya afiliación se encuentre en estado activa, conforme con las fechas definidas en el cronograma anual que será remitido al ICBF al inicio de cada vigencia.
Los subsidios objeto de reprogramación para pago, serán programados en la nómina siguiente a la aplicación de la respectiva novedad de reactivación solicitada por el ICBF.
9.2. No programación de beneficiarios suspendidos. Una vez el Administrador Fiduciario le comunique al ICBF sobre las suspensiones preventivas aplicadas a las afiliaciones de los beneficiarios, el ICBF adelantará todas las gestiones necesarias para determinar si dicha afiliación debe ser reactivada o retirada en el programa. Las diligencias adelantadas por el ICBF le garantizarán al beneficiario el derecho al Debido Proceso.
El Administrador Fiduciario no efectuará la programación de subsidios a beneficiarios cuya afiliación se encuentre suspendida preventivamente hasta tanto el ICBF solicite la respectiva reactivación conforme lo previsto en el presente Manual.
9.3. Proceso de pago. El Administrador Fiduciario, de conformidad con las competencias, obligaciones y funciones determinadas en el contrato de Encargo Fiduciario, debe contratar los servicios de pago para la entrega del subsidio en dinero en efectivo a los beneficiarios del programa, con entidades bancadas o empresas autorizadas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones MINTIC para realizar giros postales.
9.3.1 Los operadores del servicio de pago del subsidio en dinero en efectivo.
Los operadores contratados para la entrega del subsidio en dinero en efectivo a los beneficiarios deberán:
a. Disponer de un aviso en el punto de pago, que lo identifique como operador del servicio de pago del subsidio.
b. Garantizar el pago del subsidio a los beneficiarios con la identificación biométrica de sus huellas dactilares, y evitar suplantaciones, de conformidad con lo establecido en el contrato suscrito con el Administrador Fiduciario.
c. Disponer de servicios web, para que la entrega de información sobre el pago de subsidios al Administrador Fiduciario se realice con integridad, confidencialidad y autenticidad.
d. Disponer de una estructura organizacional y de personal para prestar adecuada y correctamente el servicio de pago del subsidio.
e. Disponer de la estructura organizacional y de personal para realizar los procesos de archivo, digitalización y gestión documental de los documentos que se produzcan en la actividad de pago del subsidio, que son propiedad del Fondo de Solidaridad Pensional.
f. Entregar al beneficiario un comprobante de pago del subsidio que contenga la identificación del punto de pago, los datos del beneficiario, monto, fecha y hora del pago.
g. Las demás que directa o indirectamente estén relacionadas con el servicio de pago del subsidio en efectivo.
9.3.2. La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago directamente al beneficiario. En el momento del pago del subsidio, el operador deberá:
a. Verificar la información del beneficiario con la información de la nómina proporcionada por el Administrador Fiduciario.
b. Exigirá al beneficiario la presentación de su cédula de ciudadanía física o digital.
c. Efectuará la verificación de la identidad del beneficiario a través del lector biométrico y si corresponde su huella dactilar, procederá con la entrega del dinero completo que conforme con la información de nómina, debe entregarle al beneficiario.
d. Entregará el comprobante de pago al beneficiario.
g. Guardará y archivará el comprobante físico o electrónico del pago del subsidio.
9.3.3. La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago a un tercero autorizado por el beneficiario. En el momento del pago del subsidio a un tercero autorizado por el beneficiario con un poder debidamente autenticado ante juez o notario, el operador deberá:
a. Exigirle al reclamante la presentación de su cédula de ciudadanía original física o digital
b. Exigirle al reclamante la entrega del poder original debidamente otorgado por el beneficiario ante notario o juez, en el que expresamente lo autoriza para efectuar en su nombre el cobro del subsidio.
c. Verificar que el poder se encuentre debidamente firmado por el otorgante beneficiario, con la impresión de su huella dactilar y firmado por el apoderado. Así mismo, verificar los números de sus documentos de identificación, que el texto contenga la expresa manifestación del beneficiario que faculta al tercero para que en su nombre efectúe el cobro del subsidio y que el poder no haya sido autenticado con vigencia superior a treinta (30) días.
d. Verificar que el beneficiario se encuentre registrado en información de nómina al igual que el monto del subsidio a pagar.
e. Cumplido lo anterior, entregará el dinero completo al tercero autorizado conforme con la información de nómina.
f. Entregará el comprobante de pago al tercero autorizado.
g. Guardará y archivará el comprobante físico o electrónico del pago del subsidio.
PARÁGRAFO PRIMERO. El artículo 36 del Decreto Ley 19 de 2012, mantiene el requisito de autenticación de firmas ante Notario Público o Juez de la República tratándose de recursos del Sistema de Seguridad Social. El poder que incumpla con los requisitos enunciados no podrá ser válido para efectuar el pago del subsidio.
PARÁGRAFO SEGUNDO. El poder puede ir dirigido en forma genérica a nombre del operador de pago o del Administrador Fiduciario y puede ser otorgado individualmente por el beneficiario o por varios de ellos a un mismo tercero autorizado.
PARÁGRAFO TERCERO. En ninguna circunstancia un poder puede otorgarse para cobrar más de un periodo de pago, es válido sólo para el cobro del subsidio programado en periodo de pago que se está efectuando.
PARÁGRAFO CUARTO. En el evento en que el beneficiario otorgue un poder general a un tercero mediante escritura pública, conforme con lo establecido en el artículo 2156 del Código Civil, el documento deberá contener la facultad expresa de recibir o cobrar. El tercero deberá presentar con la copia de la Escritura Pública, el certificado de vigencia del poder, si al momento de efectuar el cobro han transcurrido más de seis (6) meses desde su expedición.
PARÁGRAFO QUINTO. En el evento en que el beneficiario se encuentre en el exterior, para cada cobro, podrá otorgar y apostillar un poder especial ante el respectivo Cónsul, quien conforme con lo establecido en el literal f) del artículo 5 de la Ley 17 de 1971, actúa en calidad de Notario.
9.3.4. La entrega del subsidio en dinero en efectivo por parte del operador del pago a un beneficiario con discapacidad.
La Ley 1996 del 26 de agosto de 2019, indica la presunción de capacidad legal de todas las personas sin distinción, y que en ningún caso la existencia de una discapacidad podrá ser motivo para restringir el ejercicio legal y el derecho a decidir de una persona. En tal sentido establece que las personas con discapacidad pueden tomar sus propias decisiones, expresar su voluntad y preferencias, obligarse y cumplir con sus obligaciones de manera autónoma, haciendo uso de apoyos si así lo requieren y elimina la figura de la interdicción.
En el momento del pago del subsidio a un tercero autorizado por el beneficiario con discapacidad en un Acuerdo de Apoyo otorgado ante notario o Centro de Conciliación o autorizado por juez competente, el operador deberá:
a. Exigirle al reclamante la presentación de su cédula de ciudadanía original física o digital.
b. Exigirle al reclamante la entrega de la copia del Acuerdo de Apoyo otorgado ante notario o Centro de Conciliación o la autorización judicial en el que se exprese las facultades otorgadas por el beneficiario al tercero autorizado que le permitan en su nombre efectuar el cobro del subsidio en los términos de la Ley 1996 del 26 de agosto de 2019.
c. Verificar que en el Acuerdo de Apoyo o autorización Judicial se exprese las facultades otorgadas por el beneficiario al tercero autorizado que le permitan en su nombre efectuar el cobro del subsidio.
d. Verificar que el beneficiario se encuentre registrado en información de nómina al igual que el monto del subsidio a pagar.
e. Cumplido lo anterior, entregará el dinero completo al tercero autorizado conforme con la información de nómina.
f. Entregará el comprobante de pago al tercero autorizado.
g. Guardará y archivará el comprobante físico o electrónico del pago del subsidio.
9.4. Eventos en que no se realizará el pago del subsidio. El operador de pago se abstendrá de realizar el pago del subsidio programado en los siguientes eventos:
a) Cuando el beneficiario no figure en la nómina de pagos.
b) Cuando se presente un poder otorgado a un tercero sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 9.3.3. del presente Manual.
c) Cuando se presente un Acuerdo de Apoyos otorgado por el beneficiario a un tercero, sin que se encuentre expedido por Notario, Centro de conciliación o no presente la autorización judicial correspondiente, o presentándolos éstos contengan inconsistencias con la identificación del tercero o no contengan las facultades otorgadas por el beneficiario que le permitan al tercero en su nombre efectuar el cobro del subsidio en los términos de la Ley 1996 del 26 de agosto de 2019.
d) Cuando no se presente la cédula original física o digital del tercero autorizado y en su lugar se presente contraseña o comprobante de documento de identificación en trámite.
9.5. Seguimiento a Pagos
El Administrador Fiduciario enviará durante el proceso de pago y en forma automática, informes parciales diarios al ICBF para que pueda efectuar el seguimiento al cobro del subsidio por parte de los beneficiarios.
Cualquier novedad sobre el proceso de pago que reporten los beneficiarlos al ICBF, será comunicada en forma Inmediata al Administrador Fiduciario, para que tome las medidas pertinentes frente a los operadores de pago contratados para este fin.
Asimismo, el Administrador Fiduciario a través de la página https://www.fondodesolidaridadpensional.gov.co/ y de sus canales digitales informará las fechas de pago de nómina.
PARÁGRAFO: Los subsidios de los meses de enero y febrero, serán programados y pagados en el mes de febrero de cada anualidad.
10. CAMBIO DE MUNICIPIO PARA EL COBRO DEL SUBSIDIO
El ICBF solicitará al Administrador Fiduciario, por escrito con quince (15) días hábiles de anticipación a la programación de la nómina los cambios de municipios para el cobro del subsidio por parte de los beneficiarios, con sus nombres completos e identificación e indicando el municipio anterior y municipio nuevo con sus respectivos códigos y departamentos y la nueva dirección del beneficiario con los datos que sean objeto de actualización.
11. EXCLUSIÓN DE PROGRAMACIÓN EN NÓMINA DE BENEFICIARIOS ACTIVOS EN EL PROGRAMA.
El ICBF solicitará al Administrador Fiduciario por escrito motivado con cinco (5) días hábiles de anticipación a la programación de la nómina de la exclusión de beneficiarios activos para que no sean programados en nómina para el pago del subsidio.
Cualquier novedad sobre el proceso de pago que reporten los beneficiarios al ICBF, será comunicada en forma inmediata al Administrador Fiduciario, para que tome las medidas pertinentes frente a los operadores de pago contratados para este fin.