RESOLUCIÓN 4140 DE 2010
(octubre 15)
Diario Oficial No. 47.870 de 22 de octubre de 2010
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 2321 de 2011>
Por la cual se sustituye el Anexo Técnico de la Resolución 1982 de 2010.
EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,
en uso de sus facultades legales contenidas en los artículos 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, 42 numeral 42.6 de la Ley 715 de 2001, 5o del Decreto-ley 1281 de 2002 y 2o numeral 10 del Decreto-ley 205 de 2003,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 2321 de 2011> Sustitúyase el Anexo Técnico “BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS– BDUA” de la Resolución 1982 de 2010, el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 2321 de 2011> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de octubre de 2010.
Publíquese y cúmplase.
El Ministro de la Protección Social,
MAURICIO SANTAMARÍA SALAMANCA.
BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS –BDUA.
Resolución número 004140 de 2010
(octubre 15)
El presente anexo técnico está dividido en 6 partes:
1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.
2. Estructura y especificaciones de los archivos, maestros y de novedades que de acuerdo con el régimen deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga las entidades obligadas a su reporte.
3. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPS, EOC del Régimen Contributivo.
4. Estructura y especificaciones de los archivos de solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS del Régimen Subsidiado.
5. Glosario de campos con los valores permitidos y específicos para la información de afiliados y aportantes.
6. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.
1. Especificaciones para la identificación de los afiliados
Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados a la Base de Datos Única de Afiliados la siguiente tabla:
TABLA 1.
TIPOS Y NÚMERO DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO
Aplica para los afiliados de población especial beneficiaria del subsidio que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
| Condición | Tipo de Documento | Longitud Máxima | Composición del número de identificación |
| Personas de la tercera edad en protección de ancianatos. | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (Alfanumérico). Ej.: 08001S8125 |
| Indígenas mayores de edad que no están identificados por la RNEC. | AS | 10 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125 |
| Habitantes de la calle mayores de edad que no están identificados por la RNEC. | AS | 10 | Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008 |
| Habitantes de la calle menores de edad que no están identificados por la RNEC. | MS | 10 | Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001D0008 |
| Menores de edad no identificados por la RNEC a cargo del ICBF. | MS | 10 | Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009 |
| Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. | MS | 10 | Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009 |
| Indígenas menores de edad no identificados por la RNEC. | MS | 10 | Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 080014I8125. Solo aplica para Régimen Subsidiado. |
| Menor de edad recién nacido vivo sin identificar por RNEC con edad menor o igual a un (1) año. | MS | 12 | Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1). *Las entidades Territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año. |
| Desplazados menores de edad no identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil –RNEC. | MS | 12 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008 *Las entidades Territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA. |
| Desplazados mayores de edad no identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil - RNEC. | AS | 12 | Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008. *Las entidades Territoriales y las EPSS deben procurar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA. |
| Población Reclusa con identificación interna asignada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario - Inpec. | MS | 6 | Número de 6 dígitos asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres en estos establecimientos. |
| AS | Número de 6 dígitos asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec. | ||
Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada vigente, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. TIPOS Y NÚMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL”.
2. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados.
Las Entidades deberán enviar al Administrador Fiduciario del Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:
TABLA 2.
SIGLAS PARA NOMBRES DE ARCHIVOS
Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:
| Sigla | Descripción | Longitud |
| MC | Maestro contributivo–archivo maestro de afiliados al Régimen Contributivo | 2 |
| MA | Maestro aportante–archivo maestro de aportantes de Régimen Contributivo y regímenes de excepción. | 2 |
| NC | Novedades contributivo–archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al Régimen Contributivo. | 2 |
| R1, R2, R3, R4, R5, R6 | Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPS del Contributivo | 2 |
| S1, S2, S3, S4, S5, S6 | Archivos utilizados para el proceso de traslado de afiliados solicitados por las EPSS del Subsidiado | 2 |
| MS | Maestro Subsidiado–Archivo Maestro de afiliados al Régimen Subsidiado. | 2 |
| NS | Novedades Subsidiado–Archivo de novedades de actualización de datos de afiliados al Régimen Subsidiado. | 2 |
| ME | Maestro excepción–Archivo Maestro de afiliados a los regímenes de excepción. | 2 |
| NE | Novedades excepción–archivo de novedades de actualización de datos de afiliados a los regímenes de excepción. | 2 |
| MP | Maestro de medicina prepagas y planes adicionales de salud. | 2 |
| CODENTIDAD | Código de la entidad de Salud que reporta la información. | 6 |
| DDMMAAAA | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador. | 8 |
| DPTO | Código del departamento según codificación DANE. | 2 |
| MPIO | Código del municipio según codificación DANE. | 3 |
TABLA 3.
NOMBRES DE ARCHIVOS DE DATOS
| Régimen | Tipo de archivo | Nombre de archivo | Longitud |
Contributivo | Maestro de afiliados. | MCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Maestro de aportante | MACODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de novedades de actualización. | NCCODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado al Administrador Fiduciario). | R1CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado por el Administrador Fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). | R2CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. | R3CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. | R4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación. | R5CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de inconsistencias enviado a la EPS que solicitó los afiliados a través del archivo R1. | R6CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado por el Administrador Fiduciario a la EPS a la que se solicita el afiliado). La entidad que solicita el afiliado es del Régimen Subsidiado. | S2CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del Régimen Subsidiado. | S4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Subsidiado | Maestro de afiliados de EPSS | MSCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Archivo de novedades de actualización enviado por las EPSS al Fosyga. | NSCODENTIDADDDMMAAAA | 12 | |
| Archivo de novedades de retiro del municipio al Fosyga. | NSDPTOMPIODDMMAAAA | 21 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado al Administrador Fiduciario). | S1CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de solicitud de traslado de afiliados (Enviado por el Administrador Fiduciario a la EPSS a la que se solicita el afiliado). | S2CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de inconsistencias enviado a la EPSS que solicitó los afiliados a través del archivo S1. | S3CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. | S4CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad que solicitó el traslado para informar su aceptación o negación. | S5CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de Inconsistencias enviado a la EPSS que solicitó los afiliados a través del archivo S1. | S6CODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
Excepción | Maestro de Afiliados. | MECODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
| Maestro de Aportantes. | MACODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Archivo de Novedades de Actualización. | NECODENTIDADDDMMAAAA | 16 | |
| Medicina Prepagada y Seguros de Salud | Maestro de Afiliados. | MPCODENTIDADDDMMAAAA | 16 |
Diseño de los archivos maestros de datos
A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: Contributivo, Subsidiado, exceptuados y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” de este Anexo Técnico.
Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se carga a la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA, que administra el Consorcio Fiduciario del Fosyga, estos afiliados subirán con estado ACTIVO. Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.
2.2.1 Régimen Contributivo
Aplica para las EPS y EOC.
TABLA 4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD PERMITIDA | VALOR PERMITIDO | COTIZANTE | BENEFICIARIO ADICIONAL |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPS o EOC | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante principal | 3-16 | (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Genero del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 , | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) | 1 Vacío | X |
| 20 | Condición del beneficiario mayor de 18 años. | 1 | D, E | Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación del DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación del DANE | X | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI, CC, TI, RC, CE, PA | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-16 | X | Vacío | |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 3 DANE (Este campo no se diligenciará para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) | X Vacío | Vacío |
Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por cualquiera de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de Novedades de Actualización (NC).
Si un cotizante es independiente, él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados.
TABLA 5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE APORTANTES
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor Permitido | Obligatorio |
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI, CC, TI, RC, CE, PA | X |
| 22 | Número de identificación del aportante | 3-16 | X | |
| 23 | Dígito de verificación | 1 | Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NIT”, de lo contrario debe ir vacío. | X Vacío |
| 24 | Nombre o razón social del aportante | 150 | Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores | X |
| 25 | Tipo de aportante | 1 | Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser Empleador (1). | X |
| 26 | Sector del aportante | 1 | 1, 2, 3 | X |
| 28 | Actividad económica del aportante | 4 | Tabla CIIU revisión 2 DANE | X |
Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.
2.2.2. Régimen Subsidiado
Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS) y las Direcciones Municipales de Salud.
La información de esta tabla corresponde a los datos que las entidades, deben remitir al Administrador Fiduciario del Fosyga, independientemente de todos los datos necesarios para mantener plenamente identificados y localizados a sus afiliados en la entidad, así como para atender los requerimientos especiales de las entidades de control para el ejercicio de las labores de vigilancia, inspección y control.
TABLA 6. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO
| Código | Nombre del Campo | Longitud permitida | Valor Permitido | Obligatorio |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPSS | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Genero del afiliado | 1 | M, F | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación DANE | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación DANE | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 30 | Tipo de población beneficiaria del Subsidio | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1, 2, 3, N | X |
| 34 | Modalidad del Subsidio | 2 | ST, SP | X |
2.2.3. Regímenes de Excepción
Aplica para Ecopetrol, el Fondo Prestacional del Magisterio y Universidades con servicio de salud.
TABLA 7. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A LOS REGÍMENES DE EXCEPCIÓN
| CÓDIGO | NOMBRE DEL CAMPO | LONGITUD PERMITIDA | VALOR PERMITIDO | COTIZANTE | BENEFICIARIO |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad del Régimen de Excepción | X | X |
| 15 | Tipo de documento del cotizante | 2 | CC, RC, TI, CE, PA | Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del cotizante | 3-16 | Vacío | X | |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | CC, RC, TI, CE, PA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Genero del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 | Vacío | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación DANE | X | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del aportante | 8-10 | Sin Guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, SIN EL DÍGITO DE VERIFICACIÓN, para el tipo de documento NI | X | Vacío |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 3 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución ) | X Vacío | Vacío |
| 38 | Prioridad sobre el Régimen Contributivo | 1 | 0, 1 | Vacío | X |
2.2.4 Medicina prepagada, seguros de salud y planes complementarios de salud.
TABLA 8. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO MAESTRO DE AFILIADOS A MEDICINA PREPAGADA, SEGUROS DE SALUD O PLANES COMPLEMENTARIOS
| CÓDIGO | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Asegurado Principal | Asegurado Beneficiario |
| 23 | Código de la entidad | 6 | Código de la aseguradora o entidad de medicina prepagada | X | X |
| 67 | Tipo de documento del asegurado principal | 2 | CC, RC, TI, CE, PA, CD | ||
| 68 | Número de identificación del asegurado principal | 3-16 | Vacío | X | |
| 1 | Tipo de documento del asegurado | 2 | CC, RC, TI, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del asegurado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del asegurado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del asegurado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del asegurado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del asegurado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del asegurado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Genero del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | codificación DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | codificación DANE | X | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | S, B | X | X |
| 19 | Parentesco con asegurado principal | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 | Vacío | X |
| 35 | Número de póliza o contrato Plan Adicional de Salud– PAS | 15 | X | X | |
| 36 | Fecha de inicio de póliza o contrato Plan Adicional de Salud | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 37 | Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud | 1 | 1, 2, 3, 4 | X | X |
Estructura del archivo de novedades
Aplica para todos los Regímenes: Contributivo, Subsidiado, Exceptuados, Medicina Prepagada y Seguros de Salud.
Novedades de actualización de datos
Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la TABLA 9. “ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las Entidades que tienen el afiliado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la Tabla 10. “CÓDIGOS DE NOVEDADES”).
Las Entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.
TABLA 9.
ESTRUCTURA DEL ARCHIVO DE NOVEDADES
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido | Contributivo | Subsidiado | Excepción |
| Consecutivo de la novedad | 8 | Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1) | X | X | X | |
| 12 | Código de entidad | 6 | X | X | X | |
| 1 | Tipo de Documento afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, CD, PA, AS | X | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/ AAAA | X | X | X |
| 20 | Código departamento de afiliación | 2 | codificación del DANE | X Vacío | X | X Vacío |
| 21 | Código municipio de afiliación | 3 | codificación del DANE | X Vacío | X | X Vacío |
| Código de la novedad | 3 | Tabla 10 “Código de Novedad” | X | X | X | |
| 30 | Fecha inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/ AAAA Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. | X | X | X |
| Nuevo valor 1 | Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 10 “CÓDIGOS DE NOVEDADES”. | X Vacío | X Vacío | X Vacío | ||
| Nuevo valor 2 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 3 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 4 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 5 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 6 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
| Nuevo valor 7 | X Vacío | X Vacío | X Vacío | |||
TABLA 10.
CÓDIGOS DE NOVEDADES
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.
| Código Novedad | Descripción de la Novedad | Orden de variables | Contributivo | Subsidiado | Excepción | Observaciones |
N01 | Actualiza tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento. | 1, 2, 7, 33 | X | X | X | Para actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos. Si el tipo de actualización obedece a una corrección la novedad puede aplicar también para identificaciones que no están vigentes. 1 = Tipo de documento del afiliado 2 = Número de identificación del afiliado 7 = Fecha de nacimiento del afiliado 33 = Tipo de actualización del documento |
| N02 | Actualización o Corrección de nombres del afiliado. | 5, 6 | X | X | X | 5 = Primer nombre 6 = Segundo nombre |
| N03 | Actualización o Corrección de apellidos del afiliado. | 3, 4 | X | X | X | 3 = Primer apellido 4 = Segundo apellido |
| N04 | Reporta Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de Salud | 9, 10 | X | X | X | 9 = Departamento de afiliación 10 = Municipio de afiliación |
| N05 | Actualización o Cambio de segundo cotizante a cotizante principal. | 15, 16 | X | 15 y 16 =Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar. | ||
| N06 | Adición de relación con un aportante. O reactivación del afiliado en la misma entidad. | 17, 21, 22, 28 | X | Aplica únicamente para cotizantes. 17 = Tipo de cotizante 21= Tipo de documento del aportante 22 = Número de identificación del aportante 28 = Actividad Económica del afiliado. | ||
N07 | Inclusión de afiliado a un grupo familiar. Corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario. | 15, 16, 18, 19, 20 | X | X | Aplica cuando: Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad. Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud. Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará. 15, 16 = Tipo y número de documento del cotizante en estado ACTIVO al que se va a unir el afiliado. 18 = Tipo de afiliado: Contributivo (A, B y C), Excepción (B) 19 = Parentesco con el cotizante o cabeza de familia 20 = Solo para Régimen Contributivo, exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años. (Estudiantes o Discapacitados). | |
| N08 | Actualización o Cambio de Beneficiario o Adicional a Cotizante Principal. Actualización o Cambio de beneficiario Cónyuge a segundo Cotizante dentro del mismo grupo familiar. | 17, 21, 22, 28 | X | X | 17 = Tipo de cotizante. Para regímenes de excepción este campo va vacio. 21 = Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 28 = Actividad económica del afiliado. | |
| N09 | Retiro por muerte. | X | X | X | Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedaran en estado RETIRADO. Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante éste pasa a ser Cotizante principal sin grupo familiar. | |
| N10 | Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante. | 21, 22, 17, 29, 28,17 | X | X | 21 = Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante actual 29 = Nueva fecha de vinculación al aportante 28 = Nueva actividad Económica 17 = Nuevo tipo de cotizante. | |
| N11 | Finalización de relación con un aportante. | 21, 22, 17 | X | 21 = Tipo de identificación del aportante 22 = Número de identificación del aportante 17 = Tipo de cotizante Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y solo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario esta novedad se glosará. | ||
| N12 | Actualización o Cambio de condición de Beneficiario mayor de 18 años | 20 | X | 20 = Condición de Beneficiario mayor de 18 años | ||
| N14 | Actualización o Cambio de estado de afiliación | 14 | X | X | X | 14 = Estado de afiliación Cambios permitidos De AC a SU (sólo se reporta para cotizantes) De cualquier estado a RE de la entidad. De cualquier estado a DE. De AC a RX (solo se reporta para cotizantes) Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. Para el Régimen Subsidiado el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado RETIRADO. Los afiliados que actualmente están en estado Fallecido (AF) no se les permitirán modificar su estado de afiliación. |
| N15 | Anulación de ingresos. | 1,2 | X | Esta novedad solamente la reportarán los municipios y departamentos con corregimientos, en el tercer proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos por las EPSS en el primero y segundo proceso del mismo mes. 1 = Tipo de documento del afiliado. 2 = número de identificación del afiliado. | ||
| N16 | Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX | X | Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. | |||
| N17 | Actualización de género del afiliado | 8 | X | X | 8 = Género del Afiliado. Sólo se podrá realizar dos veces. | |
| N19 | Actualización de Zona de Afiliación | 11 | X | X | 11 = Zona de Afiliación | |
| N20 | Actualización de Nivel Sisbén | 31 | X | 31 = Nivel Sisbén | ||
| N21 | Actualización tipo de población Beneficiaria del Subsidio. | 30 | X | 30 = Tipo de población Beneficiaria del Subsidio. | ||
| N22 | Actualización Modalidad del Subsidio | 34 | X | 34 = Modalidad del Subsidio | ||
<Tabla 10 adicionada por el Anexo Técnico de la Resolución 4712 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
Novedades a reportar por parte de las Entidades Territoriales (municipios, Distrital Capital y departamentos con corregimientos) y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC, en el cuarto proceso de BDUA:
TABLA 10CÓDIGOS DE NOVEDADES
| Código de Novedad | Descripción de la Novedad | Orden de variables | Subsidiado | Observaciones |
| N09 | Retiro por muerte. | X | Si el afiliado es cotizante principal, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos quedarán en estado Retirado. Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser Cotizante principal sin grupo familiar. | |
| N13 | Novedad de Retiro en BDUA. | 39, 82 | X | 39 = Causal de Retiro del afiliado por parte del municipio o el INPEC. 82 = Serial del registro con el cual se repite en BDUA. Este campo se diligencia solo cuando la causa es 3. |
| N15 | Anulación de ingresos. | X | Esta novedad solamente la reportarán los municipios, departamentos con corregimientos y el INPEC, en el cuarto proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados de manera incorrecta en el municipio o departamento con corregimientos o en el INPEC, por las EPSS en el primer y segundo proceso de BDUA del mismo mes. | |
Cuando una entidad le presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte de acuerdo con el campo “Consecutivo de la Novedad”.
3. Solicitud y autorización de traslado afiliados en BDUA por parte del régimen contributivo
A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.
En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.
Glosario de términos del módulo de traslados
Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una entidad para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la base de datos.
Entidad 1: entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud.
Entidad 2: entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad 1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo R 1.
R 1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la entidad 2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la entidad 1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
Para el caso que el afiliado que se pretenda trasladar pertenezca al Régimen Subsidiado, la entidad 2 también deberá realizar el archivo R 1 solamente que estos afiliados se trasladarán automáticamente sin surtir el resto del proceso de los RS.
R 2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
R 3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.
R 4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la entidad 2, enviado por la entidad 1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.
R 5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los registros que no, por contestación negativa por parte de la entidad 1.
R 6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la entidad 2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el R 1 y el R 4.
Fecha de afiliación a la EPS o EOC: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normatividad vigente.
Proceso de autorización de traslado de afiliados en la BDUA
3.2.1. Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad 2 a la entidad 1
Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba; estas remitirán al Administrador Fiduciario del FOSYGA, el archivo R 1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3o) día hábil del mes.
3.2.2. Actividades a realizar por el administrador fiduciario con el archivo R 1
El Administrador Fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo R 1, remitir a la entidad 2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo R 3 definida más adelante en el presente anexo.
El Administrador Fiduciario, enviará el archivo R 2 a la entidad 1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.
Los registros solicitados y validados después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario del Fosyga al archivo R 1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de la BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado. Igualmente, las EPS no podrán compensar los afiliados que actualmente están en el proceso de traslados.
3.2.3. Actividades a realizar por la entidad 1 con el archivo R 2
En el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10o) día hábil del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la entidad 1 enviará al administrador del Fosyga la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2 en el Archivo R 4 (cuya estructura se define más adelante en el presente anexo), que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.
3.2.4. Actividades del administrador fiduciario con el archivo R 4
El Administrador Fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10o) día hábil, procederá a validar y realizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo R 1, e informará a la entidad 2 en el archivo R 5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo R 4 enviada por la entidad 1.
Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R 6. Este envío se realizará el décimo segundo (12o) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.
Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del decreto 1703 de 2002 que indica:
Artículo 31. Consulta Base de Datos. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema.
De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.
El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R 2 pero que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R 4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R 4 y que resulten glosados.
Estructura de los archivos para el proceso de traslado
3.3.1 archivo R 1
| CÓDIGO | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (VER Tabla 11. “Glosario de campos”) | Cotizante | Beneficiario Adicional |
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Cómo está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | Cómo está actualmente en BDUA | X Vacío | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 74 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Cómo está actualmente en BDUA | X | X |
| 70 | Número de Solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 76 | Tipo de Traslado | 1 | 0, 1, 2 | X | X |
| 67 | Tipo de documento del Cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 68 | Número de identificación del Cotizante principal | 3-16 | (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) | 1 Vacío | X |
| 20 | Condición del beneficiario mayor de 18 años | 1 | D, E | Vacío | X Vacío |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | codificación del DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | codificación del DANE | X | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de documento del Aportante | 2 | NI, CC, TI, RC, CE, PA, RC | X | Vacío |
| 22 | Número de identificación del Aportante | 16 | X | Vacío | |
| X | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 3 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución ) | X Vacío | Vacío |
3.3.2 Archivo R2
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (VER Tabla 11. “Glosario de campos”) | Cotizante | Beneficiario o Adicional |
| 82 | Serial | ||||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 13 | Fecha de afiliación a la Entidad que solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 77 | Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
3.3.3 Archivo R3 Y R6
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (VER Tabla 11. “Glosario de campos”) | Cotizante | Beneficiario o Adicional |
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 73 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la Entidad a la cual se le solicita el traslado | X | X |
| 70 | Número de Solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 76 | Tipo de Traslado | 1 | 0, 1, 2 | X | X |
| 15 | Tipo de documento del Cotizante principal | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 16 | Número de identificación del Cotizante principal | 3-16 | (vacío para cotizante principal) | X Vacío | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | M, F | X | X |
| 17 | Tipo de cotizante | 2 | 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44 <Ver Notas de Vigencia 1> | X | Vacío |
| 18 | Tipo de afiliado | 1 | C, B, A | X | X |
| 19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) | 1 Vacío | X |
| 20 | Condición del beneficiario mayor de 18 años | 1 | D, E | Vacío | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación del DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación del DANE | X | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPS o EOC | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 21 | Tipo de documento del Aportante | 2 | NI, CC, TI, RC, CE, PA | X | X |
| 22 | Número de identificación del Aportante | 16 | Sin Guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el dígito de verificación, para el tipo de documento NI. | X | X |
| 28 | Actividad económica del afiliado | 4 | Tabla CIIU revisión 3 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución ) | X Vacío | X |
| 80 | Código de Glosa Traslado | 6 | X | X | |
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o R6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas, el afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la Entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.
3.3.4 Archivo R4
| Código de campo | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (VER Tabla 11. “Glosario de campos”) | Cotizante | Beneficiario Adicional |
| 82 | Serial | ||||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | X | |
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 81 | Aprobación o negación | 1 | 1, 0 | X | X |
| 78 o 79 | Causal de aprobación o negación | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | X | X |
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
3.3.5 Archivo R5
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (VER Tabla 11. “Glosario de campos”) | Cotizante | Beneficiario o Adicional |
| 82 | Serial | ||||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | X | X |
| 73 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la Entidad a la cual se le solicita el traslado | X | X |
| 70 | Número de Solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | RC, TI, CC, CE, PA, CD | X | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 16 | X | X | |
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | Consecutivo interno de la entidad | X | X |
| 81 | Aprobación o negación | 1 | 1, 0 | X | X |
| 78 o 79 | Causal de aprobación o negación | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | X | X |
| 84 | Fecha factible de aprobación del traslado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
4. Solicitud y autorización de traslado de afiliados en BDUA por parte de las EPSS Régimen Subsidiado
A continuación se define la forma en que se aplicarán los traslados de los afiliados en la BDUA y que están soportados en solicitudes y autorizaciones a los mismos por parte de las entidades.
En ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación. El presente anexo establece el registro ante la Base de Datos Única de Afiliados BDUA de un proceso que debió darse, siguiendo toda la normativa vigente.
Glosario de términos del módulo de traslados
Solicitud de Traslado en BDUA: Es la petición que realiza una EPS Subsidiada para que aquella que tiene registrado el afiliado en la BDUA autorice o niegue su movilidad en la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA–.
Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta dará la aceptación o negación de la solicitud.
Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad 1, a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, en el archivo S1.
S1: Archivo con la información de los afiliados que debe presentar la Entidad2 para realizar la solicitud de traslado en la BDUA a la Entidad1 a través del Administrador Fiduciario del Fosyga, conforme la estructura establecida en el presente anexo. Para el caso que el afiliado que se pretende trasladar pertenezca al Régimen Contributivo, la Entidad2 también deberá realizar el archivo S1.
Cuando el afiliado se encuentre “RETIRADO” o “DESAFILIADO” en cualquiera de los regímenes, el traslado se efectuará de forma automática sin surtir el resto del proceso de los Ss. Los registros que no puedan ser trasladados por cualquier inconveniente también harán parte del S3.
S2: Archivo con la información de los afiliados que envía el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA, conforme la estructura establecida en el presente anexo.
S3: Archivo con inconsistencias, enviado por el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2 en caso de encontrarse glosas en la verificación del afiliado en la BDUA.
S4: Archivo con la respuesta a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al Administrador Fiduciario del Fosyga.
S5: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados efectivamente realizados y los que no, por contestación negativa por parte de la Entidad1.
S6: Es el resultado que entrega el Administrador Fiduciario del Fosyga a la Entidad2. Este archivo contiene los traslados aprobados por la Enitdad1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio, por cambios en los procesos de actualización de BDUA entre el S1 y el S4.
Fecha de afiliación a la EPSS: Corresponde a la fecha en que se suscribió el formulario de afiliación en la Entidad, independientemente del momento en que inicia la prestación de servicios al afiliado por parte de dicha entidad conforme con la normativa vigente.
Proceso de autorización de traslado de afiliados en la BDUA
4.2.1 Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad2 a la Entidad1
Mensualmente y de acuerdo con las solicitudes de traslados que cada entidad reciba estas remitirán al Administrador Fiduciario del Fosyga, el archivo S1 cuya estructura se define más adelante en el presente anexo, a más tardar el tercer (3o) día hábil del mes.
4.2.2 Actividades a realizar por el administrador fiduciario con el archivo S1
El Administrador Fiduciario del Fosyga debe, a los dos días hábiles siguientes de la recepción del archivo S1, emitir a la Entidad2 la respuesta de los registros que no se encuentran en la BDUA o que fueron glosados por alguna inconsistencia. Esta información se enviará en la estructura de archivo S3 definida más adelante en el presente anexo.
El Administrador Fiduciario enviará el archivo S2 a la Entidad1 los registros de afiliados que no fueron glosados por ningún causal. Este envío se realizará el quinto (5) día hábil del mes en el cual se recibió la solicitud.
Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario al archivo S1, serán bloqueados y no podrán ser objeto de novedades de actualización en los procesos normales de BDUA del mismo mes, hasta tanto no se surta todo el proceso de traslado.
4.2.3 Actividades a realizar por la Entidad1 con el archivo S2
En el segundo proceso de actualización de BDUA del mismo mes en el cual se envió la solicitud de traslado, la Entidad1 enviará la respuesta a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2 en el Archivo S4, que incluye la respuesta y la causal, de acuerdo con los códigos asignados.
4.2.4 Actividades del administrador fiduciario con el archivo S4
El Administrador Fiduciario del Fosyga en el segundo proceso de actualización de BDUA, décimo (10o) día hábil, procederá a validar y actualizar los traslados en la BDUA que fueron aprobados, con base en la información recibida en el archivo S1, e informará a la Entidad2 en el archivo S5 la respuesta a la solicitud recibida en el archivo S4 enviada por la Entidad1.
Los registros aprobados por la Entidad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo S6. Este envío se realizará el décimo segundo (12o) día hábil del mes en el cual se realizó la solicitud de traslado en la BDUA.
Además, teniendo en cuenta el artículo 31 del Decreto 1703 de 2002 que dice:
Artículo 31. Consulta Base de Datos. Las entidades promotoras de salud, EPS, y las de regímenes de excepción, al momento de recibir toda nueva solicitud de afiliación o traslado, bien sea en calidad de beneficiario o cotizante, deberán consultar la base de datos de afiliados de la Superintendencia Nacional de Salud u otra dispuesta por el Ministerio de Salud, con el fin de constatar que el solicitante y los miembros de su grupo familiar no tengan registradas otra u otras afiliaciones al Sistema.
De encontrarse registradas otras afiliaciones, la entidad receptora de la solicitud de afiliación o traslado informará sobre esta solicitud a las demás entidades que lo reporten como afiliado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su presentación, identificando plenamente al peticionario, para que dentro de un término no mayor de ocho (8) días hagan sus observaciones frente a la eventual múltiple afiliación o trasgresión a normas sobre movilidad dentro del Sistema. Si dentro de este término no hiciere ninguna observación se tendrá como válida la nueva afiliación o traslado y cesará de inmediato todo derecho para continuar realizando cobros o apropiaciones de UPC.
El Administrador Fiduciario del Fosyga dará como aceptada la solicitud de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo S2 pero que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo S4 y por tanto procederá a realizar el traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo S4 y que resulten glosados.
Estructura de los archivos para el proceso de traslado
4.3.1 Archivo S1
| Código | Nombre del Campo | Longitud itida | Valor permitido (Ver Tabla 2. “Glosario de campos”) | Afiliado al subsidiado |
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | Como está actualmente en BDUA | X | |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 5 | Primer apellido del afiliado | 20 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 6 | Segundo apellido del afiliado | 30 | Como está actualmente en BDUA | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | Como está actualmente en BDUA | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 3-16 | *Dato actualizado del afiliado | X |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | *Dato actualizado del afiliado | X |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | *Dato actualizado del afiliado | X Vacío |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | *Dato actualizado del afiliado | X |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | *Dato actualizado del afiliado | X Vacío |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | *Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | *M, F | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación DANE | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación DANE | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U.R. | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la Entidad (EPSS) | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 30 | Tipo de Población Beneficiaria del Subsidio | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | Nivel Sisbén | X |
| 34 | Nivel Sisbén | 2 | ST, SP | X |
*La EPS Subsidiado podrá actualizar los datos del afiliado, de acuerdo con el documento de identificación que soporta el formulario de afiliación.
4.3.2 Archivo S2
| Código de Campo | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (Ver Tabla 11. “Glosario de campos”) | Requerido |
| 82 | Serial | X | ||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación DANE | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación DANE | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la Entidad que solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 83 | Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
4.3.3 Archivo S3 Y S6
| Código de Campo | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (Ver Tabla 11. “Glosario de campos”) | Requerido |
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | M, F | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 16 | X | |
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | X | |
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | X | |
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | X | |
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | X | |
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 8 | Género del afiliado | 1 | M, F | X |
| 9 | Código departamento de afiliación | 2 | Codificación DANE | X |
| 10 | Código municipio de afiliación | 3 | Codificación DANE | X |
| 11 | Zona de afiliación | 1 | U, R | X |
| 13 | Fecha de afiliación a la EPSS | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
| 30 | Tipo de Población Beneficiaria del Subsidio | 2 | 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 | X |
| 31 | Nivel Sisbén | 1 | 1, 2, 3, N | X |
| 34 | Modalidad del Subsidio | 2 | ST, SP | X |
| 80 | Código de Glosa Traslado | 6 | X | |
Los afiliados que sean devueltos en el archivo S3 o S6, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y serán retirados del módulo de traslados. Así las cosas el afiliado quedará tal cual se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que solicita el traslado debe realizar nuevamente el proceso en el siguiente mes.
4.3.4 Archivo S4
| Código de Campo | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (Ver Tabla 11. “Glosario de campos”) | Requerido |
| 82 | Serial | |||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | X | |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | |
| 81 | Aprobación o negación | 1 | 1, 0 | X |
| 78 o 79 | Causal de aprobación o negación | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | X |
| 84 | Fecha Factible de aprobación del traslado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
4.3.5 Archivo S5
| Código de Campo | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido (Ver Tabla 11. “Glosario de campos”) | Requerido |
| 82 | Serial | |||
| 72 | Código Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de la Entidad que solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 20 | X | |
| 73 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de la Entidad a la cual se le solicita el traslado | X |
| 1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS | X |
| 2 | Número de identificación del afiliado | 16 | ||
| 81 | Aprobación o negación | 1 | 1, 0 | X |
| 78 o 79 | Causal de aprobación o negación | 2 | 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 | X |
| 84 | Fecha Factible de aprobación del traslado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X |
5. Glosario de campos
En el siguiente glosario se presentan los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al Administrador Fiduciario del Fosyga para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados –BDUA–.
En la columna CÓDIGO se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable; en la columna NOMBRE DEL CAMPO la descripción de la variable; en la columna LONGITUD DEL CAMPO el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo; en la columna VALORES PERMITIDOS se registran los valores aceptados para cada variable y su descripción y en RÉGIMEN se indica a qué régimen (Contributivo –C–, Subsidiado –S–, Excepción –E–, Prepagadas o pólizas de salud –P–) es aplicable.
La segunda tabla de este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas en la parte 3 y 4 del presente anexo que están relacionados con el reporte de información para la actualización de los traslados de afiliados ante la BDUA.
TABLA 11
GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS MAESTROS Y DE NOVEDADES
| Código | Nombre del Campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen | ||||
1 | Tipo de documento del afiliado | 2 | MS | Menor sin Documento de Identificación | C | S | E | P |
RC
| Registro civil | C | S | E | P | ||||||
| TI | Tarjeta de identidad | C | S | E | P | |||||
| CC | Cédula de ciudadanía | C | S | E | P | |||||
| CE | Cédula de extranjería expedida por el DAS | C | S | E | P | |||||
| PA | Pasaporte | C | S | E | P | |||||
| CD | Carné Diplomático Expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores | C | P | |||||||
| AS | Adulto Sin Documento de Identificación | S | ||||||||
2 | Número de identificación del afiliado | 4-16 | MS | 6 | Numérico | Longitud y tipo de dato p e r m i t i d o para el número de identificación del afiliado según tipo de documento. | S | |||
| 12 | Alfanumérico | |||||||||
RC | 8 o 11 | Numérico | C | S | E | P | ||||
| 10 | Alfanumérico o Numérico | |||||||||
| TI | 10 | Alfanumérico o Numérico | C | S | E | P | ||||
| 11 | ||||||||||
| CC | 3-8 o 10 | C | S | E | P | |||||
| CE | 6 | C | S | E | P | |||||
| PA | 16 | Alfanumérico | C | S | E | P | ||||
AS | 6 | S | ||||||||
| 10 | Alfanumérico | |||||||||
| CD | 9 o 11 | Alfanumérico | C | P | ||||||
| 3 | Primer apellido del afiliado | 20 | En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especiales | C | S | E | P | |||
| 4 | Segundo apellido del afiliado | 30 | En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especiales | C | S | E | P | |||
| 5 | Primer nombre del afiliado | 20 | En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especiales | C | S | E | P | |||
| 6 | Segundo nombre del afiliado | 30 | En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especiales | C | S | E | P | |||
| 7 | Fecha de nacimiento del afiliado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | |||
| 8 | Género del afiliado | 1 | M | Masculino | C | S | E | P | ||
| F | Femenino | C | S | E | P | |||||
| 9 | Código del departamento de afiliación a salud | 2 | Codificación DANE | C | S | E | P | |||
| 10 | Código del municipio de afiliación a salud | 3 | Codificación DANE | C | S | E | P | |||
| 11 | Zona de afiliación a salud | 6 | U Urbana R Rural | C | S | E | P | |||
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la EPS o EOC o EPS'S | C | S | E | P | |||
| 13 | Fecha de afiliación a la entidad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | |||
14 | Estado actual de la afiliación | 2 | AC | Activo | C | S | E | P | ||
| RE | Retirado | C | S | E | P | |||||
| AF | Afiliado fallecido | C | S | E | P | |||||
| DE | Desafiliado | V | S | E | P | |||||
| SU | Suspendido (incluidos: IH Interrupción por período de Huelga o suspensión temporal contrato de trabajo, IS Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servicios públicos) | C | ||||||||
| RX | Afiliación interrumpida por viaje al exterior | C | ||||||||
15 | Tipo de documento del cotizante principal. | 2 | RC | Registro Civil de Nacimiento | C | E | ||||
| TI | Tarjeta de identidad | C | E | |||||||
| CC | Cédula de ciudadanía | C | E | |||||||
| CD | Carné Diplomático | |||||||||
| CE | Cédula de extranjería expedida por el DAS | C | E | |||||||
| PA | Pasaporte | C | E | |||||||
| 16 | Número de identificación del cotizante principal. | 3-16 | Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 | C | E | P | ||||
17 | Tipo de cotizante | 2 | 1 | Dependiente | C | |||||
| 2 | Empleada doméstica | C | ||||||||
| 3 | Independiente | C | ||||||||
| 4 | Madre comunitaria | C | ||||||||
| 10 | Pensionado | C | ||||||||
| 11 | Pensionado por sustitución | C | ||||||||
| 12 | Aprendices del SENA en etapa electiva | C | ||||||||
| 15 | Desempleado con subsidio Caja de Compensación Familiar | C | ||||||||
| 16 | Independiente agremiado | C | ||||||||
| 17 | Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC | C | ||||||||
| 18 | Afiliados con requisitos cumplidos para pensión | C | ||||||||
| 19 | Aprendices del SENA en etapa productiva | C | ||||||||
| 20 | Estudiantes Régimen Especial (Ley 789/02) | C | ||||||||
| 21 44 | Estudiantes de posgrado en salud Dependiente con características establecidas en los artículos 3o y 4o del Decreto 016 de 2011 <Ver Nota de Vigencia 1> | C C | ||||||||
18 | Tipo de afiliado | 1 | C | Cotizante | C | |||||
| B | Beneficiario | C | ||||||||
| A | Adicional | C | ||||||||
| S | Asegurado | P | ||||||||
19 | Parentesco con cotizante principal | 1 | 1 | Cónyuge o compañero(a) permanente | C | |||||
| 2 | Hijo(a) | C | ||||||||
| 3 | Padre o madre | C | ||||||||
| 4 | Segundo grado de consanguinidad | C | ||||||||
| 5 | Tercer grado de consanguinidad | C | ||||||||
| 6 | Menor de 12 años sin consanguinidad | C | ||||||||
| 7 | Padre o madre del cónyuge | C | ||||||||
| 8 | Otros no parientes | P | ||||||||
| 20 | Condición de beneficiario mayor de 18 años | 1 | D | Discapacidad | C | |||||
| E | Estudiante | C | ||||||||
21 | Tipo de identificación del aportante | 2 | NI | Número de Identificación Tributaria | C | |||||
| CC | Cédula de ciudadanía | C | ||||||||
| TI | Tarjeta de Identidad | C | ||||||||
| RC | Registro Civil | C | ||||||||
| CE | Cédula de extranjería | C | ||||||||
| PA | Pasaporte | C | ||||||||
| 22 | Número de identificación del aportante | 16 | Sin Guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, SIN EL DÍGITO DE VERIFICACIÓN, para el tipo de documento NI. | C | ||||||
| 23 | Dígito de verificación | 1 | Numérico | C | ||||||
| 24 | Nombre o razón social del aportante | 150 | Nombre del Aportante para Cotizantes Dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son Aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (“), comilla sencilla o apóstrofo ('), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), backslash (\) y pipe (|)) | C | ||||||
| 25 | Tipo de aportante | 1 | 1 | Empleador | C | |||||
| 2 | Pagador de pensiones | C | ||||||||
| 3 | Entidad agrupadora | C | ||||||||
| 26 | Sector del aportante | 1 | 1 | Público | C | |||||
| 2 | Privado | C | ||||||||
| 3 | Mixto | C | ||||||||
| 27 | Código de la ARP | 4 | Según Tabla de ARP | C | ||||||
| 28 | A c t i v i d a d económica | 4 | Según Tabla CIIU revisión 3 DANE | C | ||||||
| 29 | Fecha de vinculación al aportante | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | ||||||
30 | Tipo de Población Beneficiaria del Subsidio. | 2 | 1 | Habitante de la calle | S | |||||
| 2 | Población Infantil a Cargo del ICBF | S | ||||||||
| 3 | Madres Comunitarias | S | ||||||||
| 4 | Gestor Cultural | S | ||||||||
| 5 | Población Sisbenizada | S | ||||||||
| 6 | Menores Desvinculados del Conflicto Armado | S | ||||||||
| 7 | Población Discapacitada | S | ||||||||
| 8 | Población Desmovilizada | S | ||||||||
| 9 | Población en Condiciones de Desplazamiento Forzado | S | ||||||||
| 10 | Población Infantil Vulnerable Bajo Protección de Instituciones Diferentes al ICBF | S | ||||||||
| 11 | Programa en Protección a Testigos | S | ||||||||
| 12 | Población en Centros Psiquiátricos | S | ||||||||
| 13 | Población Rural Migratorio | S | ||||||||
| 14 | Población Reclusa | S | ||||||||
| 15 | Población Rural No Migratoria | S | ||||||||
| 16 | Población de la Tercera Edad en Protección de Ancianatos. | S | ||||||||
| 17 | Comunidades Indígenas | S | ||||||||
| 18 | ROM (Gitanos) | S | ||||||||
| 19 | Negro(a) o Mulato(a) o Afrocolombiano(a) o Afrodescendiente | S | ||||||||
31 | Nivel Sisbén | 1 | 1 | Nivel I | S | |||||
| 2 | Nivel II | S | ||||||||
| 3 | Nivel III | S | ||||||||
| N | No aplica | S | ||||||||
| 32 | Fecha de inicio de novedad | Formato DD/MM/AAAA | C | S | E | P | ||||
| 33 | Tipo de actualización del documento de identidad | 1 | 0 | Evolución del tipo del documento | C | S | E | P | ||
| 1 | Corrección del documento de identidad | C | S | E | P | |||||
| 34 | Modalidad del Subsidio | 1 | ST | Subsidio Total | S | |||||
| SP | Subsidio Parcial | S | ||||||||
| 35 | Número de póliza o contrato plan adicional de salud ––PAS– | 15 | P | |||||||
| 36 | Fecha de Inicio de póliza o contrato plan adicional de salud | 10 | Formato DD/MM/AAAA | P | ||||||
| 37 | Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud | 1 | 1 | Medicina Prepagada | P | |||||
| 2 | Seguros Privados en salud | P | ||||||||
| 3 | Planes Complementarios | P | ||||||||
| 4 | Servicio de Ambulancia | P | ||||||||
| 38 | Prioridad sobre el Régimen Contributivo | 1 | 0 | Sí prima | P | |||||
| 1 | No prima | P | ||||||||
<Códigos adicionados por el Anexo Técnico la Resolución 4712 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:>
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valores Permitidos | Régimen | |
| 39 | Causal de retiro reportado por parte del municipio o del INPEC. | 1 | 1 | Afiliado no pertenece a EPSS reportada en BDUA. | Subsidiado |
| 2 | Afiliado no pertenece al municipio o al INPEC reportado en BDUA. | Subsidiado | |||
| 3 | Afiliado Repetido en BDUA. | Subsidiado | |||
| 82 | Serial | Número único asignado por la BDUA para cada afiliado. | Subsidiado | ||
TABLA 12
GLOSARIO DE CAMPOS ARCHIVOS DE TRASLADO
| Código | Nombre del Campo | Longitudes | Valores permitidos | Régimen | ||
| 70 | Número de Solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado | 8 | C | |||
| 71 | Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado | 8 | C | |||
| 72 | Código de Entidad que solicita el traslado | 6 | Código de las EPS o EOC o EPSS | C | S | |
| 73 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado | 6 | Código de las EPS o EOC o EPSS | C | S | |
| 74 | Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado | 6 | Código de las EPS o EOC o EPSS | C | S | |
76 | Tipo de Traslado | 1 | 0 | Inmediatamente | C | S |
| 1 | Primer día del mes siguiente a la fecha de afiliación. | C | S | |||
| 2 | Primer día del segundo mes siguiente a la fecha de afiliación | C | S | |||
| 77 | Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita | 10 | El Administrador Fiduciario calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 Fecha de Afiliación a la EPS o EOC y 76 Tipo de Traslado. | C | ||
78 | Causales de aceptación del traslado | 2 | 1 | Afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia | C | |
| 2 | Afiliación con pérdida de la antigüedad o su estado es “RETIRADO” en la entidad que lo tiene cargado en BDUA | C | ||||
| 3 | Por unificación de grupo familiar | C | ||||
| 4 | Por cobertura geográfica | C | S | |||
| 5 | Mal servicio comprobado | C | S | |||
| 6 | Pérdida de capacidad de pago. Pasa a ser beneficiario | C | ||||
| 7 | Entidad en liquidación | C | S | |||
| 8 | Traslado al Régimen de Excepción | C | ||||
| 9 | Pensionado del Seguro Social | C | ||||
| 10 | Por cumplimiento de un fallo de tutela | C | S | |||
| 11 | Fallecimiento del cotizante | C | ||||
| 12 | Incumplimiento del Margen de Solvencia | C | S | |||
| 79 | Causales de negación del traslado | 2 | 1 | No cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS | C | S |
| 2 | Suspensión por mora. | C | ||||
| 3 | El afiliado no ha manifestado a la Entidad su intención de traslado. | C | ||||
| 4 | Es beneficiario cónyuge y con grupo familiar unificado en la EPS a la cual se solicita el traslado. | C | ||||
| 5 | Usuarios con tratamiento en curso. | C | ||||
| 7 | La fecha en que se solicita el afiliado no es válida para la EPS que lo tiene en la BDUA. | C | S | |||
| 8 | El afiliado manifiesta NO querer trasladarse | S | ||||
| 80 | Código Glosa Traslado | 6 | Código generado por el Fosyga | C | S | |
| 81 | Aprobación o negación | 1 | 1 | Aprobado | C | S |
| 0 | Negado | C | S | |||
| 82 | Serial | Número único asignado por la BDUA a cada afiliado | C | S | ||
| 83 | Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita | 10 | Formato DD/MM/AAAA | S | ||
| 84 | Fecha factible de aprobación traslado. Cuando el traslado no es viable por la fecha desde la cual es solicitado el afiliado, se deberá indicar cuál sería la fecha en la cual si sería viable aprobar el traslado | 10 | Formato DD/MM/AAAA | C | ||
6. Especificaciones técnicas para la remisión de información
Medios
La información debe presentarse en medio digital. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios aceptados:
a) Disco Compacto (CD) y/o DVD;
b) Transferencia Electrónica.
Características del formato
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión '.txt';
b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la Razón Social en el Maestro de Aportantes);
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin. Se utiliza el ENTER como fin de registro;
d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor; es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,);
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni ningún otro caracter especial;
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el caracter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos;
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales;
h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento;
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación; por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres;
j) Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' la cual es un caracter diferente a cero y viceversa;
k) Los archivos planos no deben traer ningún caracter especial de fin de archivo ni de final de registro.