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RESOLUCIÓN 3167 DE 2009
(agosto 28)
Diario Oficial No. 47.461 de 3 de septiembre de 2009
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012>
Por la cual se integran los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno y Gestión de Calidad, se crea el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por los artículos 6o de la Ley 87 de 1993, 19, 21 y 59 de la Ley 489 de 1998, el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 y los numerales 1, 2 y 4 del artículo 6o del Decreto 205 de 2003, y
CONSIDERANDO:
Que de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 489 de 1998, el Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional;
Que en desarrollo de las normas generales señaladas en la Ley 87 de 1993, se expidió el Decreto 1599 de 2005, mediante el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, determinando las generalidades y la estructura necesaria para su establecimiento, documentación, implementación y mantenimiento, la cual es de obligatorio cumplimiento, para los Ministerios, entre otras entidades;
Que la Ley 872 de 2003 creó el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de servicios a cargo de las entidades que conforman dicha rama, el cual debe estar enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo que estas mismas entidades definan y ser complementario al Sistema de Desarrollo Administrativo y de Control Interno;
Que el parágrafo 1o del artículo 2o de la Ley 872 de 2003 establece que la máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el Sistema de Gestión de la Calidad que se establezca, por lo cual, se hace necesario a través de la presente resolución organización del Sistema de Gestión de Calidad en el Ministerio de la Protección Social;
Que al amparo del Decreto 2913 de 2007, modificatorio del Decreto 2621 de 2006, se considera que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la Alta Dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos y que por lo tanto su implementación debe ser un proceso armónico y complementario;
Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la Circular número 1000-002-07, recomienda que para efectos de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI y el Sistema de Gestión de Calidad - NTCGP 1000:2004, el Comité de Coordinación de Control Interno, como máxima autoridad decisoria, asuma las funciones que le corresponden al equipo directivo en materia de calidad. De la misma forma, recomienda que sea un sólo equipo el responsable de la implementación correspondiente, con el ánimo de reducir costos y buscar una mayor eficiencia y eficacia institucional;
Que de conformidad con el parágrafo del artículo 3o de la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestión de Calidad es complementario a los Sistemas de Control Interno y de Desarrollo Administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998;
Que a efectos de cumplir la misión y objetivos institucionales y en concordancia con los principios de eficiencia, agilidad, eficacia y economía que les son propios a este Organismo, se estima procedente integrar los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno y Gestión de la Calidad y sus diferentes instancias y estrategias;
Que de acuerdo a lo establecido en el numeral 11 del artículo 6o del Decreto 205 de 2003, corresponde al Ministro de la Protección Social crear, organizar y conformar grupos internos de trabajo para atender el cumplimiento de las funciones del Ministerio de acuerdo con las necesidades del servicio, los planes, programas y proyectos aprobados por la entidad;
Que en mérito de lo anterior este Despacho,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La presente resolución tiene por objeto unificar los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno, y Gestión de Calidad de que tratan las Leyes 87 de 1993, 489 de 1998 y 872 de 2003, a través de la creación del Sistema Integrado de Gestión, el cual aplica a todas las instancias, dependencias y procesos de este Organismo.
ARTICULO 2o. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Crease el Sistema Integrado de Gestión en el Ministerio de la Protección Social, al cual se integran los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno y Gestión de Calidad, el que se define como una herramienta sistemática y transparente constituida por el conjunto de instancias, políticas, estrategias, metodologías, principios, normas, procedimientos y mecanismos para la gestión de los diferentes procesos de este Organismo en procura de fortalecer el desempeño institucional para el logro de la misión y objetivos que le han sido encomendados.
ARTÍCULO 3o. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social tendrá los siguientes objetivos:
1. Definir políticas de gestión dirigidas a la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo del Ministerio de la Protección Social.
2. Detectar y corregir oportunamente las desviaciones de los procesos que puedan afectar negativamente el cumplimiento de sus requisitos y el nivel de satisfacción de los usuarios, destinatarios o beneficiarios.
3. Controlar los procesos para disminuir la duplicidad de funciones, las peticiones por incumplimiento, las quejas, reclamos, denuncias y demandas.
4. Registrar de forma ordenada y precisa las estadísticas de las desviaciones detectadas y de las acciones correctivas adoptadas.
5. Facilitar control político y ciudadano a la calidad de la gestión del Ministerio de la Protección Social, garantizando el fácil acceso a la información relativa a los resultados del sistema.
6. Proteger los recursos del Ministerio de la Protección Social buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
7. Garantizar la eficacia, la eficiencia y efectividad en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional.
8. Velar porque todas las actividades y recursos del Ministerio de la Protección Social estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos.
9. Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
10. Asegurarla oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.
11. Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.
12. Velar porque el Ministerio de la Protección Social disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
13. Establecer relaciones de cooperación, aceptación y reconocimiento entre los servidores públicos, los particulares investidos para el ejercicio de funciones administrativas y la comunidad en general.
14. Coadyuvar el cumplimiento de los fines sociales del Estado y de las responsabilidades y compromisos del servidor público.
15. Mejorar los niveles de gobernabilidad de la Administración Pública y la calidad de los bienes y servicios a cargo del Estado.
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 4o. INSTANCIAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Para efectos de la implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social, son instancias de participación y articulación, las siguientes:
1. El Ministro de la Protección Social, quien será responsable de la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión en este Organismo, para lo cual establecerá los instrumentos de gestión que garanticen resultados bajo parámetros de calidad, eficiencia y eficacia.
2. El representante de la Alta Dirección, quien será designado por el Ministro de la Protección Social.
3. La Oficina de Control Interno.
4. El Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión.
5. El Equipo Operativo de Racionalización de Trámites.
6. Los líderes de proceso.
7. Los subcomités de gestión.
8. Los Servidores Públicos.
EL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El representante de la Alta Dirección será el responsable de coordinar las acciones indispensables para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:
1. Coordinar las diferentes instancias y actividades del Sistema Integrado de Gestión.
2. Asegurar el desarrollo de cada una de las etapas previstas para el diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema.
3. Informar a la Alta Dirección sobre la planificación, desempeño y avances del Sistema Integrado de Gestión y de cualquier necesidad de mejora.
4. Someter a consideración del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión las propuestas de diseño, implementación, mantenimiento y mejora del Sistema.
5. Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión.
6. Promover la toma de conciencia del autocontrol en todos los niveles de la entidad.
OFICINA DE CONTROL INTERNO.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La Oficina de Control Interno velará por la implementación del Sistema Integrado de Gestión, verificará su efectividad, evaluará la aplicación de los controles internos y coadyuvará en el cumplimiento de los objetivos del Ministerio, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar y apoyar a la Alta Dirección del Ministerio de la Protección Social en el desarrollo y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestión, a través del cumplimiento de su función de valoración del riesgo, asesoría y acompañamiento, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura del autocontrol y de su relación con los Organismos externos de control.
2. Verificar la efectividad del Sistema Integrado de Gestión para el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control se encuentre asociado a todas las actividades del Ministerio y se apliquen correctamente los mecanismos de participación ciudadana.
3. Evaluar el proceso de planeación mediante el análisis objetivo de las variables y/o factores influyentes en los resultados o desvío de los avances, de manera que las recomendaciones de ajuste o mejoramiento, se realicen sobre los soportes y criterios válidos.
4. Verificar que se encuentren claramente definidos los niveles de autoridad y responsabilidad y que todas las acciones del Ministerio se enmarquen dentro de este contexto.
5. Evaluar los procesos con el fin de determinar la coherencia con los objetivos inherentes a la misión institucional, asesorando y acompañando las dependencias en la definición e implantación de mecanismos de control para garantizar la adecuada protección de los recursos, la eficiencia y eficacia en las actividades y la oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros.
6. Evaluar el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio y la coherencia de sus componentes y elementos. Para ello le corresponde elaborar reportes al nivel directivo y al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, con propuestas para que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las acciones de mejoramiento del Sistema.
COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 7o. DEFINICIÓN E INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión es un órgano de coordinación y asesoría para la definición y orientación de las políticas, objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestión fundamentado en los Sistemas de Desarrollo Administrativo, Control Interno y Gestión de Calidad, el cual estará integrado por los siguientes funcionarios:
1. El Ministro de la Protección Social, quien lo presidirá.
2. El Viceministro de Salud y Bienestar.
3. El Viceministro de Relaciones Laborales.
4. El Viceministro Técnico.
5. El Secretario General.
6. El Director General de Planeación y Análisis de Política.
7. El Director General de Financiamiento.
8. El Director General de Seguridad Económica y Pensiones.
9. El Director General de Calidad de Servicios.
10. El Director General de Política y Análisis de Recursos Humanos.
11. El Director General de Promoción Social.
12. El Director General de Salud Pública.
13. El Director General de Gestión de la Demanda en Salud.
14. El Director General de Riesgos Profesionales.
15. El Director General de Protección Laboral.
16. El Director General de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo.
17. El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica y de Apoyo Legislativo.
18. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
19. El Jefe de la Oficina de Cooperación y Relaciones Internacionales.
20. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo para la Gestión del Pasivo Social de la empresa Puertos de Colombia.
21. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien asistirá con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Además de las señaladas para el Comité de Coordinación de Control Interno de que trata la Ley 87 de 1993 y sus normas reglamentarias, el Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión cumplirá las siguientes funciones:
1. Diseñar estrategias y lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social.
2. Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos del Ministerio de la Protección Social, frente a los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.
3. Asesorar al Ministro en la definición de planes estratégicos.
4. Recomendar prioridades para el adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información y la aplicación por áreas de indicadores de gestión;
5. Evaluar la gestión y el estado de ejecución y cumplimiento de los objetivos, políticas, planes, metas, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Ministerio de la Protección Social.
6. Elaborar diagnósticos sobre el estado de las políticas de desarrollo administrativo en el Ministerio de la Protección Social y proponer orientaciones.
7. Formular propuestas para tener en cuenta en la elaboración del Plan Sectorial de Desarrollo Administrativo.
8. Desagregar a nivel institucional las grandes orientaciones de política, definidas por el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo.
9. Colaborar en el desarrollo e implementación de las políticas de Desarrollo Administrativo dentro del Ministerio de la Protección Social.
10. Adoptar, implementar y hacer seguimiento a las disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos.
11. Recopilar información para la elaboración y evaluación de los planes Institucionales de Desarrollo Administrativo y de las políticas de Desarrollo Administrativo adoptadas por el Sector.
12. Determinar, proporcionar y mantener los recursos técnicos, humanos y financieros para el desarrollo y mejoramiento del sistema.
13. Realizar la revisión por la Dirección del sistema de Gestión de Calidad por lo menos una vez al año.
14. Estudiar y aprobar proyectos para la implementación y mejora del Sistema de Gestión de Calidad y Modelo Estándar de Control Interno.
15. Establecer los procedimientos y controles necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades a cargo del Comité.
16. Las demás que contribuyan a la consecución de los propósitos del Sistema
ARTÍCULO 9o. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión se reunirá bimestralmente y extraordinariamente, cuando sea convocado por el Presidente, por el representante de la Alta Dirección o por solicitud de la mitad más uno de sus miembros.
A las reuniones del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión podrán asistir funcionarios o personas externas a la entidad, invitados por el Presidente o por el representante de la Alta Dirección.
En las reuniones del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión, se podrá deliberar con la presencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros. Las decisiones se tomarán con el voto favorable de la mitad más uno de sus miembros asistentes, siempre y cuando exista el quórum deliberatorio señalado anteriormente.
Las personas que tengan la calidad de invitados no se tendrán en cuenta para los efectos de quórum deliberatorio y decisorio.
ARTÍCULO 10. ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> De cada una de las sesiones del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social se levantará la respectiva acta, la cual será firmada por el Presidente y el Secretario Técnico, previa aprobación por la mayoría de los miembros del comité. Las actas serán numeradas de manera sucesiva por anualidades.
ARTÍCULO 11. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La Secretaría Técnica del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Interno del Ministerio de la Protección Social.
ARTÍCULO 12. FUNCIONES DEL SECRETARIO TÉCNICO. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Son funciones y obligaciones del Secretario Técnico del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.
1. Verificar el quórum al inicio de las sesiones del Comité.
2. Llevar la custodia y archivo de las actas y demás documentos, manteniendo el orden y evitando las modificaciones a los mismos sin la autorización correspondiente.
3. Citar a los integrantes del comité a las sesiones ordinarias o extraordinarias.
4. Recibir y preparar respuesta de la correspondencia, que sea de competencia del comité.
5. Firmar las actas que hayan sido aprobadas.
6. Informar al presidente y a los demás miembros del Comité de toda irregularidad que afecte la disciplina o administración del Comité.
7. Servir de interlocutor entre terceros y el Comité.
8. Suministrar información a los integrantes del Comité sobre los asuntos de competencia relacionados con el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio.
EQUIPO TÉCNICO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 13. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión es el órgano operativo y de apoyo del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 14. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión estará integrado por funcionarios designados por el Ministro de la Protección Social, será presidido por el Representante de la Alta Dirección y del cual harán parte las siguientes dependencias:
1. La Secretaría General.
2. La Dirección General de Planeación y Análisis de Política.
3. La Dirección General de Calidad de Servicios.
4. La Dirección General de Inspección, Vigilancia y Control del Trabajo.
5. La Oficina de Control Interno.
6. La Oficina Asesora de Comunicaciones
7. El Grupo de Mejoramiento Institucional.
8 El Grupo de Atención al Usuario y Participación Ciudadana.
9. El Grupo de Bienestar y Evaluación Laboral.
10 El Grupo de Soporte Informático.
También tendrán la calidad de integrantes del Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión, con voz pero sin voto, los líderes de los procesos citados de acuerdo con la agenda de cada reunión.
PARÁGRAFO. En ausencia del Representante de la Alta Dirección, las reuniones del Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión, serán presididas por un miembro del Equipo designado por este.
ARTÍCULO 15. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión cumplirá las siguientes funciones:
1. Elaborar y proponer estudios que permitan evaluar la satisfacción de los usuarios y el mejoramiento continuo del Ministerio.
2. Coadyuvar el desarrollo e implementación del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio, especialmente el Modelo Estándar de Control Interno-MECI-1000:2005, la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 y demás normas o documentos que las modifiquen sustituyan o adicionen y sean adoptados por el Ministerio de la Protección Social.
3. Diseñar, elaborar y proponer documentos y proyectos en materia de calidad dirigidos a mejorar el Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social.
4. Identificar, describir, documentar y proponer al Representante de Alta Dirección los procesos necesarios para el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión.
5. Facilitar y apoyar los procesos de difusión, entrenamiento y capacitación de los funcionarios para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión.
6. Las demás que le asigne el Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 16. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El quipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión se reunirá ordinariamente, por convocatoria que realice su presidente, por lo menos una vez al mes. En caso de ser necesario, el presidente o quien haga sus veces podrá convocar a reuniones extraordinarias.
Las decisiones del Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión se tomarán por mayoría simple y el quórum para deliberar será de la mitad más uno de sus integrantes.
En calidad de invitados podrán asistir representantes de otras entidades estatales o personas naturales particulares, cuya presencia sea necesaria para ilustrar técnicamente temas que se encuentren en discusión en el equipo.
ARTÍCULO 17. ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> De las reuniones del Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión se dejará constancia en actas, las cuales serán firmadas por el Presidente y el Secretario del mismo.
ARTÍCULO 18. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La Secretaría Técnica será ejercida por el Coordinador del Grupo de Mejoramiento Institucional en virtud de lo cual cumplirá las funciones de que trata el artículo 12 de la presente resolución en relación con el Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión.
El Equipo Técnico del Sistema Integrado de Gestión será autónomo para fijar la metodología necesaria para realizar la repartición y revisión de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que estén a cargo de acuerdo a la tabla de niveles de autoridad.
EQUIPO OPERATIVO DE NACIONALIZACIÓN Y TRÁMITES.
ARTÍCULO 19. DEFINICIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Operativo de Racionalización y Trámites es una instancia operativa y de apoyo del Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión en la búsqueda de alcanzar los propósitos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social en lo relativo a la implementación de la política antitrámites del Estado.
ARTÍCULO 20. INTEGRACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Operativo de Racionalización y Trámites estará integrado de la siguiente manera:
1. El Director General de Planeación y Análisis de Política, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.
4. El Coordinador del Grupo de Atención al Usuario y Participación Ciudadana.
5. El Coordinador del Grupo de Mejoramiento Institucional.
6. El Coordinador del Grupo de Sistemas de Información.
7. El Administrador de Trámites y Servicios del Ministerio de la Protección Social en el Sistema único de Información de Trámites - SUIT.
8. El Administrador de Contenido del Portal del Estado Colombiano - PEC
ARTÍCULO 21. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Operativo de racionalización y Trámites cumplirá las siguientes funciones:
1. Verificar que las normas relacionadas correspondan efectivamente al trámite y que no se incluyan requisitos o se exijan documentos que no estén previstos por la ley.
2. Consolidar y presentar al Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión las propuestas de supresión o racionalización de trámites del Ministerio de la Protección Social, presentadas por las áreas responsables.
3. Designar dos funcionarios para el registro permanente de información en las bases de datos del Portal del Estado Colombiano - PEC. Uno como Administrador de Contenido de la información que el Ministerio de la Protección Social reporte en el Portal del Estado Colombiano - PEC, relacionados con la información básica de la entidad y eventos de interés público; y otro como Administrador de Trámites, para el ingreso y actualización de la información y estadísticas de los trámites al Sistema único de Información de Trámites - SUIT.
4. Coordinar y articular la Estrategia de Gobierno en Línea en el Ministerio de la Protección Social.
5. Acompañar a los diversos grupos conformados al interior del Ministerio de la Protección Social, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de los TIC en las acciones que estos grupos adelanten.
6. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos y propender por levantar dichos obstáculos.
7. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio Web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de Red y de Internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio Web, entre otros.
8. Definir e implementar el esquema de vinculación de la entidad a la Intranet Gubernamental y cada uno de sus componentes.
9. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno en Línea por parte de los ciudadanos, las empresas y el propio Ministerio de la Protección Social.
10. Apoyar en la definición e implementación de los formatos y el procedimiento para el levantamiento o revisión de la información relevante de los trámites del Ministerio.
11. Participar en procesos de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios y trámites de Gobierno en Línea en el Ministerio de la Protección Social.
12. Garantizar la participación de funcionarios del Ministerio de la Protección Social en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea.
13. Las demás que le asigne el Comité Coordinador del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 22. REUNIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> El Equipo Operativo de Racionalización y Trámites se reunirá ordinariamente, por convocatoria que realice su presidente, por lo menos una vez al mes. En caso de ser necesario, el presidente o quien haga sus veces podrá convocar a reuniones extraordinarias.
Las decisiones del Equipo Operativo de Racionalización y Trámites se tomarán por mayoría simple y el quórum para deliberar será de la mitad más uno de sus integrantes.
Se podrán invitar a otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del mismo.
ARTÍCULO 23. ACTAS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> De las reuniones del Equipo Operativo de Racionalización y Trámites se dejará constancia en actas, las cuales serán firmadas por el Presidente y el Secretario del mismo.
ARTÍCULO 24. SECRETARÍA TÉCNICA. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La Secretaría Técnica será ejercida por el profesional que designe el Director General de Planeación y Análisis de Política, en virtud de lo cual cumplirá las funciones de trata el artículo 12 de la presente Resolución en relación con el Equipo Operativo de Racionalización y Trámites.
LPIDERES DE PROCESO.
ARTÍCULO 25. RESPONSABILIDADES DE LOS LÍDERES DE PROCESO. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Los Líderes del Proceso serán los responsables del proceso a su cargo, quienes además coordinarán el Subcomité de Gestión del proceso respectivo, para lo cual, cumplirán las siguientes funciones:
1. Asegurarse que las campañas de divulgación del Sistema Integrado de Gestión sean conocidas por todo el personal del proceso.
2. Preparar, revisar y aprobar los documentos correspondientes a su proceso.
3. Promover la participación del personal en la formulación de planes, proyectos e ideas para el mejoramiento de los procesos y la generación de Acciones Correctivas y Preventivas.
4. Determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse que tanto la operación como el control del proceso es eficaz.
5. Construir y analizar los indicadores de gestión que se miden en el proceso y tomar acciones según corresponda.
6. Analizar las no conformidades registradas en sus procesos y los reclamos de los clientes, para determinar sus causas, formular los planes de mejoramiento que permitan reducir las no conformidades y reclamos, evaluar su eficacia y solicitar el cierre de las no conformidades.
7. Realizar las capacitaciones correspondientes de las nuevas versiones de procedimientos y/o documentos propios del proceso.
8. Participar en las actividades que se encuentran programadas en el Sistema Integrado de Gestión.
SUBCOMITÉS DE GESTIÓN.
ARTÍCULO 26. SUBCOMITÉS DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Para cada uno de los procesos del Ministerio de la Protección Social habrá un Subcomité de Gestión, integrado por un número no superior a cinco (5) funcionarios designados por el líder de proceso.
ARTÍCULO 27. FUNCIONES. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Son funciones de los Subcomités de Gestión:
1. Fomentar en cada una de las dependencias la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la Misión institucional.
2. Participar en la definición de los planes indicativos, operativo anual y de acción, así como en el establecimiento de mecanismos de control, seguimiento y evaluación de los mismos, y la puesta en ejecución de acuerdo con los compromisos adquiridos.
3. Cumplir sus funciones en concordancia con las normas vigentes aplicables a su gestión.
4. Hacer recomendaciones para la adecuación de los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos y su utilización de manera efectiva y oportuna.
5. Documentar y aplicar los métodos, procesos y procedimientos y validarlos constantemente con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en los diferentes planes.
6. Participar en la gestión corporativa, mediante la acción individual en los procesos correspondientes a través del ejercicio intrínseco del control, garantizando el logro de productos y/o servicios.
7. Realizar seguimiento y control a la gestión, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos.
PARÁGRAFO. A nivel Territorial funcionará un Subcomité de Gestión por cada Dirección u Oficina Especial.
SERVIDORES PÚBLICOS.
ARTÍCULO 28. RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Como eje del Sistema Integrado de Gestión, están obligados a realizar todas sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO 29. FACILITADOR. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> Cada proceso contará con un facilitador, designado por el líder del mismo de entre los funcionarios de la dependencia, quien tendrá la función de activar al interior de la repartición el cumplimiento de los compromisos y la implantación del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de la Protección Social.
ARTÍCULO 30. DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La Oficina de Control Interno tendrá la responsabilidad de realizar la evaluación del desarrollo, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 31. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 32 de la Resolución 964 de 2012> La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga la Resolución 2452 de 2003, la Resolución 1911 de 2008 y demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 28 de agosto de 2009.
El Ministro de la Protección Social,
DIEGO PALACIO BETANCOURT.