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RESOLUCIÓN 367 DE 2023
(marzo 22)
Diario Oficial No. 52.489 de 16 de agosto de 2023
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
Por la cual se actualizan los Instrumentos de Gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho.
EL MINISTRO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,
en ejercicio de sus facultades legales, y en especial de las que le confieren el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto número 1081 de 2015, el numeral 17 del artículo 6o del Decreto número 1427 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que conforme a lo previsto por los artículos 20 y 74 de la Constitución Política, toda persona tiene derecho a recibir información veraz e imparcial y a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Que la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones” en su artículo 21 establece el deber de las entidades públicas de elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Que el Decreto número 1080 de 2015 “por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura”, en su artículo 2.8.2.5.3, establece que la responsabilidad de la gestión de documentos “está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas; aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas”.
Que el artículo 2.8.2.5.5 ibídem, establece que la gestión de documentos en toda la administración pública está regida por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculo archivístico, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y protección de la información y los datos.
Que el artículo 2.8.2.5.8 ibídem, advierte que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: “a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCDJ), b) La Tabla de Retención Documental (TRD), e) El Programa de Gestión Documental (PGD), d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR), e) El inventario Documental, f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos, g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales, h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad, i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos”.
Que el artículo 2.8.2.5.10 del referido decreto fija que todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual; y, el artículo 2.8.2.5.11 define que el mismo debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional y que, la implementación y seguimiento del PGD es responsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
Que la Ley 1712 de 2014 “por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, regula el derecho de acceso a la información pública establecido en el artículo 74 de la Constitución Política; !os procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho, las excepciones a la publicidad de información, y los sujetos obligados, señalando entre otros a “a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal…, en los órdenes nacional, …”. entre las cuales se encuentra el Ministerio de Justicia y del Derecho.
Que el artículo 3o de la Ley 1712 de 2014, establece el principio de la divulgación proactiva de la información, así: “El derecho de acceso a la información no radica únicamente en fa obligación de dar respuesta a las peticiones de la sociedad, sino también en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, atendiendo a límites razonables del talento humano y recursos físicos y financieros”.
Que el Decreto número 1081 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, establece en su artículo 2.1.1.5.1 como instrumentos de gestión de la información pública: “(1) Registro de Activos de Información. (2) índice de Información Clasificada y Reservada. (3) Esquema de Publicación de Información. (4) Programa de Gestión Documental. Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación”.
Que acorde con el anterior precepto, el artículo 2.1.1.5.2 ibídem señala que “El Registro de Activos de Información, el índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado”.
Que la Resolución 1519 de 2020 “por la cual se definen los estándares y directrices para publicar la información señalada en la Ley 1712 del 2014 y se definen los requisitos en materia de acceso a la información pública, accesibilidad web, seguridad digital, y datos abiertos” determinó una serie de parámetros sobre accesibilidad web, estándares de transparencia y divulgación de contenidos, seguridad digital y datos abiertos.
Que en atención a toda la normatividad aplicable a la materia, el Ministerio de Justicia y del Derecho emitió la Resolución número 1853 del 17 de noviembre de 2021, por medio de la cual se adoptó los instrumentos de Gestión de la información pública, correspondientes al (i) Registros de Activos de Información, (ii) índice de Información Clasificada y Reservada, (iii) Esquema de Publicación de Información y (iv) Programa de Gestión Documental.
Que durante la vigencia 2022 la Subdirección de Tecnologías y Sistemas de Información, en conjunto con todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho, consolidó la información de los activos, así como las actualizaciones a los mismos evidenciando 34 modificaciones, correspondiente a inclusiones y retiros de activos.
Que de conformidad con el artículo 2.1.1.5.2 del Decreto número 1081 de 2015, hace necesario actualizar los instrumentos de Gestión de la Información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, mediante acto administrativo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. ACTUALIZACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Actualizar los instrumentos de gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, entendiéndose como estos:
(i) Registros de Activos de Información, (ii) índice de Información Clasificada y Reservada, (iii) Esquema de Publicación de Información y (iv) Programa de Gestión Documental, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el Decreto número 1081 de 2015, adoptados mediante la Resolución número 1853 del 17 de noviembre de 2021.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los anteriores documentos hacen parte integral de la presente resolución, y podrán ser actualizados, según la necesidad, conforme a lo previsto en el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto número 1081 de 2015, o la norma que lo modifique, derogue o subrogue, lo anterior mediante acto administrativo debidamente justificado.
PARÁGRAFO SEGUNDO: Los instrumentos de gestión de la información pública del Ministerio de Justicia y del Derecho, que se mencionan en el presente artículo podrán ser consultados en el portal web www.minjustica.goc.co/transparencia.
ARTÍCULO 2o. DEBER DE MANTENER ACTUALIZADOS LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Todas las dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho deberán mantener actualizados los instrumentos señalados en el artículo 1o de la presente resolución, los cuales serán enviados a la Dirección de Tecnologías y Gestión de la Información para la gestión correspondiente.
PARÁGRAFO: La frecuencia de la actualización de los instrumentos mencionados se realizará de acuerdo con la necesidad o cambios que se presenten en la información de la entidad.
ARTÍCULO 3o. PUBLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO. Los instrumentos mencionados y sus actualizaciones deberán publicarse en la página web del Ministerio de Justicia y del Derecho de conformidad con el artículo 7o de la Ley 1712 de 2014.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 22 de marzo de 2023.
El Ministro de Justicia y del Derecho,
Néstor Iván Osuna Patiño.
