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RESOLUCIÓN 325 DE 2019
(septiembre 30)
Diario Oficial No. 51.093 de 1 de octubre 2019
MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
Por la cual se crea, integra y se reglamenta el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL (MADR),
en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, el Título 21 del Decreto 1083 de 2015 modificado y adicionado por artículo 4o del Decreto 648 de 2017, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que los organismos y entidades del Estado, en sus diferentes órdenes y niveles, deben establecer un Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. Que, en concordancia con lo anterior, el artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015, Reglamentario Único del Sector de la Función Pública, modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017, dispone que las entidades y organismos del Estado están obligadas a establecer un Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del más alto nivel jerárquico como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de Control Interno.
Que, el artículo 2.2.23.1 de la misma norma señala que el Sistema de Control Interno se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades, el cual fue adoptado en el Ministerio mediante la Resolución 198 de 2018.
Que el Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), adoptado por el MADR mediante Resolución 297 de 2017.
Que mediante memorando 20191800049493 de agosto 27 de 2019 suscrito por la Jefe de Oficina de Control, Interno justifica el trámite del presente documento y la derogatoria de la Resolución 322 de 2017 entre otras, por las siguientes razones:
- “Se debe incrementar el número de integrantes en la conformación del Comité, toda vez que este es responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno, entendiéndose como el conjunto de acciones, actividades, políticas, normas, planes y procedimientos, así como el prevenir, administrar y monitorear los riesgos que las afecten, en cumplimiento de la normatividad vigente. Aunado a lo anterior, los funcionarios que lo conformarán están involucrados con actividades propias del Sistema de Control Interno del Ministerio, por lo tanto, es importante que dicho Comité esté integrado por los Viceministerios y dos (2) Direcciones de los Procesos Misionales, uno por cada Viceministerio, tal es el caso de la Dirección de Cadenas Pecuarias, Pesqueras y Acuícolas del Viceministerio de Asuntos Agrícolas y la Dirección de Capacidades Productivas y Generación de Ingresos del Viceministerio de Desarrollo Rural, quienes además transmitirán las decisiones adoptadas por el Comité a las demás Direcciones del Ministerio; así como la Subdirección Administrativa toda vez que en su rol se encuentra las actividades de talento humano, la adopción de métodos, sistemas y procedimientos para el manejo de los inventarios y sistema de gestión documental del Ministerio”.
- “El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo -Ley 1437 de 2011, en su artículo 63 faculta a los comités deliberar, votar y decidir en conferencia virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos y dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio con los atributos de seguridad necesarios y con el propósito de facilitar las reuniones, por lo cual se hace indispensable incluir el desarrollo de sesiones a través de reuniones virtuales”.
- “La misma Ley 1437 de 2011, establece en su artículo 11, las causales de impedimento y recusación, los cuales deben ser tenidos en cuenta para los miembros que conforman este Comité, toda vez, que son quienes deben tomar decisiones definitivas en los diversos temas a tratar en las reuniones, y que no fueron incluidas en la Resolución 322 de 2017”
Por lo expuesto anteriormente,
RESUELVE:
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. Creáse el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIÓN. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno es un órgano de asesoría y decisión en los asuntos de control interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. En su rol de responsable y facilitador, hace parte de las instancias de articulación para el funcionamiento armónico del Sistema de Control Interno.
INTEGRACIÓN Y FUNCIONES DEL COMITÉ.
ARTÍCULO 3o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, está conformado por los siguientes miembros permanentes:
1. El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural, quien lo presidirá.
2. El Secretario General.
3. El Viceministro de Desarrollo Rural o su delegado.
4. El Viceministro de Asuntos Agropecuarios o su delegado.
5. El Director de Cadenas Pecuarias, Pesqueras y Acuícola.
6. El Director de Capacidades Productivas y Generación de Ingreso.
7. El Jefe de la Oficinal Asesora de Planeación y Prospectiva.
8. El Subdirector Administrativo.
9. El Jefe de Control Interno o quien haga sus veces, quien participará en el comité con voz pero sin voto.
PARÁGRAFO. En ausencia del Ministro, el Secretario General del Ministerio ejercerá la Presidencia en las sesiones.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, tendrá las siguientes funciones:
1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del Ministerio, aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de la Oficina de Control Interno, organismos de control y las recomendaciones de otras instancias institucionales, como el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio u otros que suministren información relevante para la mejora del sistema.
2. Aprobar el Programa Anual de Auditorías presentado por el Jefe de Control Interno para cada vigencia, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan, de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración. 3.3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, así como verificar su cumplimiento.
3. Revisar la información contenida en los estados financieros del Ministerio y hacer las recomendaciones a que haya lugar.
4. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.
5. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.
6. Someter a aprobación del Ministro la política de administración del riesgo previamente estructurada por parte de la Oficina Asesora de Planeación, como segunda línea, de defensa en la entidad.
7. Hacer seguimiento y evaluar la eficacia frente a la gestión del riesgo institucional, haciendo especial énfasis en la prevención y detección de fraude y mala conducta.
8. Proporcionar información para conocer si el Sistema de Control Interno se encuentra presente y funcionando efectivamente.
9. Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Ministerio.
10. Impartir los lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno.
11. Verificar la efectividad del sistema de control interno para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, conforme a las directrices dadas por el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. 13. Evaluar, decidir y adoptar oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema de control interno que presente en sus informes la Oficina de Control Interno.
12. Analizar los informes de visitas de evaluación y seguimiento que presente el Jefe de la Oficina de Control Interno, a fin de determinar las mejoras a ser implementadas en la entidad.
13. Definir mejoras al Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG implementado en el Ministerio, con especial énfasis en las actividades de control establecidas en todos los niveles de la organización, información que deberá ser suministrada al Comité de Gestión y Desempeño para su incorporación.
14. Analizar las recomendaciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio en relación con las políticas de gestión y desempeño que puedan generar cambios o ajustes a la estructura de control de la entidad.
15. Las demás que le sean asignadas por el Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural.
ARTÍCULO 5o. SECRETARÍA TÉCNICA. La Secretaría Técnica del Comité Interinstitucional de Control Interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural será ejercida por el Jefe de la Oficina de Control Internó, o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio, las siguientes:
1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión, con una antelación de cinco (5) días hábiles.
2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité.
3. Redactar las actas de las reuniones.
4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité Institucional de Coordinación de Control interno, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.
6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.
7. Las demás funciones que establezca la ley, el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, o el Departamento Administrativo de la Función Pública.
ARTÍCULO 7o. IMPEDIMENTOS, RECUSACIONES O CONFLICTOS DE INTERÉS. Los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno están sujetos a las causales de impedimento y recusación previstas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando un miembro del Comité advierta que puede estar inmerso en una de las causales de impedimento, deberá informarlo inmediatamente al Presidente del Comité, quien deberá decidir el impedimento. De aceptarlo, designará su reemplazo y en el mismo acto ordenará la entrega de los documentos a que haya lugar.
Si el integrante del Comité institucional de Coordinación de Control Interno no manifiesta su impedimento, podrá ser recusado por el interesado, quien deberá aportar las pruebas que considere necesarias para que el presidente del Comité decidirá sobre el impedimento.
Cuando el impedimento recaiga en quien dirija el Comité, la decisión se adoptará por la mayoría de los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno.
REUNIONES Y FUNCIONAMIENTO.
ARTÍCULO 8o. REUNIONES. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se reunirá de forma ordinaria como mínimo dos (2) veces al año.
PARÁGRAFO 1o. La convocatoria a las reuniones extraordinarias; la efectuará la Secretaría Técnica por escrito con la indicación del día, hora, el objeto de la reunión, y el orden del día, con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles.
PARÁGRAFO 2o. El Comité podrá sesionar de manera extraordinaria cuando la situación lo requiera, a petición de alguno de sus miembros, para lo cual presentará solicitud motivada a la Secretaría Técnica del Comité.
PARÁGRAFO 3o. En caso de urgencia se podrá convocar verbalmente, de lo cual se dejará constancia en el acta. La citación siempre indicará el orden del día a tratar.
ARTÍCULO 9o. Invitados a las Reuniones. Cuando se considere pertinente, el Presidente del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno o el Jefe de la Oficina de Control Interno, podrán invitar a funcionarios, representantes de entidades del sector que tengan injerencia en los asuntos a tratar según el orden del día, quienes podrán participar, aportar y debatir sobre los temas con voz pero sin voto.
ARTÍCULO 10. DESARROLLO DE LAS REUNIONES. Las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Ministerio serán instaladas por su presidente.
En cada reunión de Comité se tratarán los temas incluidos en el orden del día y uno de los puntos será necesariamente la lectura y aprobación del acta anterior. No obstante, el orden del día podrá ser modificado por decisión del Comité.
Una vez aprobado el orden del día se dará lectura al acta de la reunión anterior, con el objeto de ser aprobada por los integrantes del Comité.
ARTÍCULO 11. REUNIONES VIRTUALES. Las sesiones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:
1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntarán los soportes correspondientes al asunto a tratar.
2. El Secretario Técnico deberá especificar en el texto de la convocatoria la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.
3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y remitir al Secretario Técnico y a los demás miembros del Comité su decisión. Está remisión la podrá realizar por correo electrónico y siempre dentro de las 24 horas siguientes a la finalización de la sesión virtual. Vencido este término sin que el miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.
4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos, si en criterio del Presidente proceden, el Secretario enviará nuevamente el proyecto a todos los integrantes con los ajustes, para que sean aprobados por los miembros del Comité.
5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, el Secretario Técnico informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo a la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.
6. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por todos sus miembros.
PARÁGRAFO. La Secretaría Técnica del Comité conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, así como la intervención de los participantes realizada por cualquier medio tecnológico, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.
ARTÍCULO 12. QUÓRUM. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros. En caso de empate en la votación, el presidente del Comité tomará la decisión.
ARTÍCULO 13. ACTAS DE LAS REUNIONES. De cada reunión se levantará un acta que contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, las decisiones adoptadas y los votos emitidos por cada uno de los integrantes. El contenido del acta deberá ser aprobado en la siguiente sesión. Las actas llevarán el número consecutivo por cada año y serán suscritas por el presidente de la respectiva reunión del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, y el Secretario Técnico.
VARIOS.
ARTÍCULO 14. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución 322 del 2 de octubre de 2017.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de septiembre de 2019.
El Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural,
Andrés Valencia Pinzón.